Wie Sie Chatbots für Unternehmen im Jahr 2025 implementieren

KI-Chatbots sind allgegenwärtig – und die meisten werden von Unternehmen eingesetzt.

Unser Unternehmen hat bei der Einführung von Zehntausenden von Chatbots geholfen (ja, wirklich). Die meisten davon wurden von Unternehmen genutzt und kamen in jeder erdenklichen Branche zum Einsatz.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen:

• Wie Sie herausfinden, welcher Business-Chatbot zu Ihrem Unternehmen passt
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie einen Chatbot für Unternehmen implementieren
• Und eine Liste von Tools, mit denen Sie starten können

Was ist ein Chatbot für Unternehmen?

Ein Chatbot für Unternehmen ist ein KI-basiertes Tool, das mit Kunden oder Mitarbeitenden interagiert, um Gespräche zu automatisieren und Prozesse zu optimieren.

Er kann Anfragen bearbeiten, Empfehlungen geben und bei verschiedenen Geschäftsaufgaben unterstützen – das reduziert manuelle Arbeit und steigert Effizienz sowie Reaktionsgeschwindigkeit.

Enterprise-, Midmarket- und KMU-Chatbots

Es gibt große Unterschiede zwischen Unternehmen – und entsprechend große Unterschiede zwischen Business-Chatbots. Ein milliardenschweres Unternehmen wird sich für einen anderen Bot entscheiden als ein kleiner Familienbetrieb.

Enterprise-, Midmarket- und KMU-Chatbots lassen sich oft mit denselben Tools erstellen (z. B. einer flexiblen Chatbot-Plattform), unterscheiden sich aber in einigen wichtigen Punkten.

Enterprise-Chatbots

Enterprise-Chatbots sind für große Organisationen konzipiert, die tiefe Integrationen, Skalierbarkeit und Governance über komplexe Geschäftssysteme hinweg benötigen.

Was zeichnet einen Enterprise-Chatbot aus?

• Große Unternehmen sind oft in vielen Rechtsräumen aktiv und verarbeiten mehr personenbezogene Daten, daher gelten für ihre Bots strengere Chatbot-Sicherheitsanforderungen.
• Unternehmen nutzen häufig maßgeschneiderte interne Plattformen (für Kommunikation, Analysen usw.), was individuelle Integrationen erfordert, um einen Bot anzubinden.
• Ein Unternehmen mit mehr Abteilungen hat mehr Einsatzmöglichkeiten für einen Chatbot.

Diese Unterschiede bedeuten, dass ein Enterprise-Chatbot besonders hohe Sicherheitsstandards und maximale Flexibilität braucht (z. B. für individuelle Integrationen und Skalierung). Zudem müssen sie GDPR, SOC 2 und andere Datenschutzvorgaben einhalten.

Midmarket-Chatbots

Midmarket-Chatbots sind flexible Lösungen, die Kundeninteraktionen und Workflows automatisieren und sich mit wichtigen Geschäftstools verbinden – ohne die Komplexität auf Enterprise-Niveau.

Im Unterschied zu Enterprise-Chatbots benötigen Midmarket-Chatbots nicht immer individuelle Integrationen (da viele Chatbot-Plattformen vorgefertigte Integrationen für wichtige Systeme bieten).

Sicherheit bleibt auch bei Midmarket-Chatbots zentral, und die Fähigkeit, mit dem Unternehmen zu wachsen, ist besonders wichtig.

KMU-Chatbots

KMU-Chatbots sind meist Lösungen, die sich flexibel an wachsende Geschäftsanforderungen anpassen, ohne dass umfangreiche technische Ressourcen nötig sind.

Kleine Unternehmen nutzen Chatbots oft, um ihre Abläufe zu skalieren – also mehr zu erreichen, als das kleine Team allein leisten könnte. Typische Anwendungsfälle sind KI-gestützte Leadgenerierung und Kundenservice, da diese Aufgaben traditionell viel Personal erfordern, um sie zu skalieren.

Aufgrund des geringeren Umfangs sind Chatbots für kleine Unternehmen immer günstiger als Midmarket- oder Enterprise-Chatbots.

Geschäftsprozessautomatisierung

Business Process Automation (BPA) bedeutet, Geschäftsprozesse mit Technologie zu automatisieren – etwa Rechnungen automatisch zu verarbeiten, neue Mitarbeitende per KI einzuarbeiten oder Bestände in Echtzeit zu verwalten.

BPA nutzt nicht immer KI, aber durch die schnelle Verbreitung von LLM-Technologie wird KI immer häufiger eingesetzt. Wenn BPA intelligente Automatisierung beinhaltet, spricht man von Robotic Process Automation (RPA).

Business-Chatbots sind eine der einfachsten Möglichkeiten, BPA oder RPA einzuführen. Dank der Flexibilität von Chatbots mit agentischer KI können sie beim Skalieren besonders wirkungsvoll sein.

7 Einsatzmöglichkeiten für Chatbots im Unternehmen

Klartext: Ein Chatbot kann mehr als nur eine Aufgabe übernehmen.

Vielleicht haben Sie einen Chatbot, der sowohl Vertriebs- als auch Marketingaufgaben übernimmt. Oder einen Support-Bot, der gleichzeitig Leads generiert.

Viele Business-Chatbots sind jedoch branchenspezifische KI-Agenten.

Sehen wir uns also 7 Abteilungen an, in denen Business-Chatbots häufig eingesetzt werden – aber denken Sie daran: Sie können einen Chatbot für mehrere dieser Bereiche nutzen oder mehrere Chatbots für unterschiedliche Aufgaben innerhalb dieser Bereiche einsetzen.

Kundensupport

Sie kennen (zum Glück) wahrscheinlich nicht mehr die schlechten Kundenservice-Bots von früher. Sie können aufatmen – diese starren Bots gehören der Vergangenheit an.

Heute setzen die besten Teams KI für das Kundenerlebnis ein, statt veralteter Bots.

Heutige Kundenservice-Chatbots werden von LLMs angetrieben. Statt in einer Endlosschleife festzustecken, versteht ein LLM-Chatbot nahezu jede Anfrage (auch mit Tippfehlern).

Diese Chatbots geben Probleme nicht nur weiter – sie lösen sie. Sie ziehen Antworten aus einer Wissensdatenbank, führen Nutzer durch Problemlösungen und leiten nur dann weiter, wenn es nötig ist.

Support-Bots werden oft als KI-Ticketing-Tool eingesetzt, sortieren eingehende Anfragen und priorisieren sie eigenständig. Im großen Maßstab können sie ganze KI-Contact-Center für den Enterprise-Support betreiben.

Lead-Generierung

Die meisten Aufgaben zur Lead-Generierung werden in den nächsten Jahren von KI übernommen – bereits 40 % der Unternehmen planten im Jahr 2023, ihre Investitionen in KI für die Lead-Generierung zu erhöhen.

Die meisten Chatbots, mit denen Sie interagieren, sind Leadgenerierungs-Bots – auch wenn Sie es vielleicht nicht merken.

Ein Leadgen-Bot kann beispielsweise nach Projektanforderungen fragen und daraufhin eine Preisschätzung abgeben. Oder er agiert als Beratungsdienst, schlägt passende Lösungen vor und qualifiziert den Lead gleichzeitig.

Leadgenerierung ist der beliebteste Anwendungsfall im KI-gestützten Sales Funnel, da für einen gesunden Vertriebstrichter viele Leads generiert werden müssen. Zum Glück können diese Bots auch Leads qualifizieren – so landen keine ungeeigneten Kandidaten im Funnel.

Vertrieb

Es gibt unzählige Möglichkeiten, KI im Vertrieb einzusetzen – Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Ein Vertriebs-Chatbot kann Aufgaben wie die Qualifizierung von Leads, das Beantworten von Produktfragen und das Vereinbaren von Demo-Terminen übernehmen, ohne dass sofort ein Mensch eingreifen muss.

Sales-Chatbots liefern sofort Antworten auf typische Vertriebsfragen, etwa zu Preisen, Produktvergleichen oder Funktionsübersichten.

Wenn ein Lead noch nicht kaufbereit ist, kann der Chatbot später mit weiteren Informationen nachfassen oder einen Termin mit einem Vertriebsmitarbeiter vereinbaren.

Mit dem Aufschwung des Online-Shoppings sind Verkaufsbots besonders in der E-Commerce-Branche beliebt. E-Commerce-Chatbots oder Einzelhandels-Chatbots sind oft kleine digitale Assistenten für Kundinnen und Kunden beim Stöbern im Internet – sie können Produkte empfehlen oder sogar personalisierte Rabatte anbieten.

Marketing

Chatbots sind bei Marketingteams sehr beliebt, da viele ihrer Aufgaben beliebig skaliert werden können, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Marketing-Chatbots sind vielseitig in ihren Aufgaben und Fähigkeiten. Sie können:

• Produkte empfehlen
• Wettbewerbe oder Verlosungen veranstalten
• Soziale Medien verwalten
• Als digitale BDRs agieren
• Personalisierte E-Mail-Kampagnen durchführen

Auf Kundenseite ist Conversational Marketing eine Strategie zur Kundenbindung, die mit Echtzeit- und personalisierten Gesprächen Interessenten durch den Kaufprozess begleitet.

Durch den Dialog – ähnlich wie bei der Lead-Generierung – kann ein Marketing-Chatbot potenzielle Kundinnen und Kunden qualifizieren, Fragen zu Produkten beantworten und gezielt zu relevanten Inhalten oder Angeboten führen.

Finanzen

Fehler bei Finanzaufgaben können schwerwiegende Folgen haben. Chatbots helfen, menschliche Fehler zu vermeiden.

Chatbots für den Finanzbereich können die Ausgabenverwaltung vereinfachen, Steuerberechnungen erleichtern, Zahlungserinnerungen senden, Prognosen unterstützen und das Unternehmen über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden halten.

Die möglichen Anwendungsfälle werden im breiten Finanzbereich immer spezifischer:

• Versicherungs-Chatbots können bei der Schadensbearbeitung helfen, wie zum Beispiel Waiver Group’s Waiverlyn
• Buchhaltungsbots können Rechnungen verarbeiten und Ausgaben kategorisieren
• Und in großen Institutionen können Banken-Chatbots Kredite vorab prüfen und Betrugsmuster erkennen

Personalwesen

Viele HR-Mitarbeitende sind es leid, immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten. Von Unternehmen mit eigener HR-Abteilung bis zu Start-ups ohne HR-Manager können HR-Chatbots die Mitarbeitererfahrung deutlich verbessern.

HR-Chatbots können einfach sein: Sie beantworten häufig gestellte Fragen zu Richtlinien und nehmen Urlaubsanträge entgegen.

HR-Chatbots können aber auch komplex sein: Sie können zum Beispiel lernen, wie oft Mitarbeitende im Unternehmen krankmelden, und daraus einen vorausschauenden Dienstplan erstellen, um kurzfristige Engpässe zu vermeiden.

Der Funktionsumfang hängt ganz von den Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Hinweis: In unserem Unternehmen werden viele Chatbots eingesetzt, aber der beliebteste ist unser HR-Bot namens Harry Botter. Er beantwortet Fragen zu Sozialleistungen, Versicherungen, Urlaub, zum Mitarbeitendenverzeichnis oder zu anderen HR-Themen.

IT- und Tech-Support

IT-Chatbots sind ein weiteres gängiges Einsatzgebiet für Unternehmen. Viele Supportanfragen laufen nach dem gleichen Schema ab, daher ist es sinnvoll, die häufigsten Probleme an einen Bot auszulagern.

Für Mitarbeitende können IT-Support-Chatbots Passwörter zurücksetzen, neue Software einführen oder bei Problemen unterstützen.

Sie können aber auch die gesamte IT-Strategie unterstützen – etwa indem sie die Verteilung und Verwaltung von IT-Ressourcen vereinfachen und für Sicherheit und Compliance sorgen.

Vorteile von Business-Chatbots

Chatbots arbeiten rund um die Uhr ohne Ausfallzeiten

Ob bei Kundenanfragen, internen Anliegen oder Transaktionen – Chatbots sorgen dafür, dass kein Kontakt verloren geht, unabhängig von der Zeitzone.

Chatbots automatisieren wiederkehrende Aufgaben im großen Maßstab

Von der Terminplanung bis zur Datenverwaltung übernehmen Chatbots zeitaufwändige Prozesse mit hohem Volumen und entlasten so die Mitarbeitenden für strategischere Aufgaben.

Chatbots verbessern Reaktionszeiten und Effizienz

Statt in Warteschleifen zu hängen oder auf eine E-Mail-Antwort zu warten, erhalten Nutzerinnen und Nutzer sofortige Antworten, automatisierte Abläufe und nahtlose Self-Service-Optionen über verschiedene Kanäle hinweg.

Chatbots erfassen wertvolle Geschäftseinblicke

Chatbots verfolgen Interaktionen, analysieren das Verhalten der Kundschaft, erkennen Trends und optimieren Geschäftsprozesse – das führt zu fundierteren Entscheidungen.

Chatbots verbessern die Erfahrung für Kundschaft und Mitarbeitende

Durch optimierte Abläufe, weniger Reibung und personalisierte, KI-gestützte Interaktionen sorgen Chatbots für reibungslosere interne Prozesse und bessere Kundenbindung.

Arten von Chatbots

Nicht alle Business-Chatbots sind gleich. Tatsächlich gibt es deutliche Unterschiede zwischen den verschiedenen Typen von Business-Chatbots.

Schauen wir uns die drei Haupttypen von Business-Chatbots an – beginnend mit dem besten und dann schnell zu den weniger empfehlenswerten Optionen.

(Zum Glück ist die Technik inzwischen so weit, dass niemand mehr einen schlechten regelbasierten Chatbot wählen muss. Heute gibt es LLM-basierte Chatbots oft kostenlos oder sehr günstig.)

Regelbasierte Chatbots

Wenn Sie schon einmal eine frustrierende Erfahrung mit einem Chatbot gemacht haben, war es wahrscheinlich ein statischer, regelbasierter Chatbot.

Diese Bots folgen einfachen Abläufen und sind meist nur FAQ-Bots. Sie bekommen eine Liste mit Fragen und Antworten und werden dann eingesetzt.

Auch wenn sie altmodisch sind, haben diese Bots manchmal noch ihre Berechtigung. Mir fällt aber spontan kein gutes Beispiel ein. Ehrlich gesagt, sind sie einfach schlecht.

LLM-basierte Chatbots

Die perfekte Mitteloption: Ein LLM-Agent kann flexibel auf eine Vielzahl von Nutzerfragen reagieren (selbst wenn Slang verwendet, Wörter falsch geschrieben oder ungewöhnliche Formulierungen genutzt werden).

Da sie von großen Sprachmodellen angetrieben werden, können diese KI-Chatbots komplexe Gespräche mit Ihren Nutzern führen. Ein Beispiel, das Sie wahrscheinlich kennen, ist ChatGPT.

Wenn Sie einfach nur einen unkomplizierten Business-Bot möchten, ist der LLM-Chatbot die beste Wahl. Sie werden von großen Unternehmen und kleinen Betrieben gleichermaßen für viele Konversationsaufgaben eingesetzt.

KI-Agenten

Die beste Variante: Ein KI-Agent kann weit mehr als ein typischer Chatbot. Mithilfe von LLMs kann er fortgeschrittene Aktionen ausführen, um Nutzerinnen und Nutzer besser zu unterstützen. Zum Beispiel könnte ein KI-Agent:

• Aktuelle Lagerbestände abrufen
• Personalisierte Produktempfehlungen geben
• Auf frühere Gespräche mit dem Nutzer zurückgreifen
• Ein Passwort ändern
• Technisches Problem beheben
• Einen Termin mit einem Vertriebsmitarbeiter vereinbaren

Best Practices für Business-Chatbots

Unser Customer-Success-Team hat bereits Tausende Chatbots eingeführt. Viele Unternehmen machen beim Einsatz von Chatbots die gleichen Fehler.

Das Wichtigste ist immer: Stellen Sie das Nutzererlebnis in den Mittelpunkt. Gibt es Frust oder Hürden, sinkt der Mehrwert eines Bots sofort.

Gestalten Sie Chatbots für Entscheidungen, nicht nur für Gespräche

Ein Chatbot kann mehr als nur chatten. Er sollte nicht nur ein Produkt verkaufen, sondern auch Leads qualifizieren und Termine buchen.

Wenn er interne Abläufe unterstützt, sollte er Genehmigungen automatisieren, Aufgaben zuweisen oder Datensätze aktualisieren – nicht nur Antworten liefern.

Wenn Sie für eine Software bezahlen, nutzen Sie sie optimal. Jede gute Plattform bietet autonome Funktionen – setzen Sie diese gezielt in Ihren Flows ein.

Machen Sie Teilantworten nützlich

Wenn Ihr Chatbot nicht alle Informationen erhält, sollte er trotzdem ein hilfreiches Nutzererlebnis bieten.

Wenn zum Beispiel ein Chatbot einer Versicherung gefragt wird, „Wie hoch ist meine monatliche Prämie?“, aber nicht alle Daten des Nutzers vorliegen, könnte er antworten:

„Basierend auf ähnlichen Policen liegt Ihr geschätzter Beitrag zwischen 80 und 120 $ pro Monat. Für ein genaues Angebot benötige ich noch Ihr Alter und Ihre gewünschten Leistungen – möchten Sie fortfahren?“

Ähnlich kann ein Support-Chatbot bei einem komplexen IT-Problem zwar keine sofortige Lösung bieten, aber das Problem erfassen, erste Schritte zur Fehlerbehebung vorschlagen und die voraussichtliche Bearbeitungszeit mitteilen – so bleibt der Nutzer informiert und wird nicht frustriert.

Ein Chatbot, der zwar nur Teilantworten geben kann, diese aber hilfreich gestaltet, hält Nutzer engagiert, reduziert Frust und sorgt für produktive Gespräche.

Nahtlose Weiterleitung an Menschen priorisieren

Automatisierung ist mächtig, aber manche Anliegen brauchen menschliche Unterstützung – und dann sollte die Übergabe schnell und reibungslos funktionieren.

Zum Beispiel sollte ein B2B-Chatbot bei einem Problem mit Unternehmenssoftware nicht einfach nur sagen: „Ich leite das an den Support weiter.“ Stattdessen sollte er den gesamten Chatverlauf anhängen, das Anliegen kategorisieren und an den passenden Spezialisten weiterleiten, damit der Nutzer sich nicht wiederholen muss.

Noch besser wäre es, wenn der Chatbot verfügbare Termine vorschlagen könnte, sodass der Nutzer direkt im Chat eine Live-Support-Session buchen kann, statt auf eine E-Mail-Antwort zu warten. Eine reibungslose Eskalation verringert Frustration, beschleunigt die Lösung und sorgt für produktive Interaktionen.

Multi-modale Interaktionen ermöglichen

Multi-modale Interaktionen – etwa per Video, Bild oder Sprache – schaffen ein intensiveres Erlebnis und kommen unterschiedlichen Nutzerbedürfnissen entgegen. Ein multimodaler Business-Chatbot kann:

• Sprachbefehle verarbeiten, um beispielsweise Kundenservice oder internen Support freihändig zu ermöglichen
• Dokumente entgegennehmen, etwa zum Einreichen von Formularen, zur Identitätsprüfung oder für Anträge
• Bilder erkennen, um Produkte zu identifizieren, Barcodes zu scannen oder Probleme zu analysieren
• Interaktive Grafiken anzeigen, um Analysen, Berichte oder Schritt-für-Schritt-Abläufe zu präsentieren
• Anleitungsvideos zeigen, die Nutzer durch Onboarding, Problemlösungen oder Einrichtung führen

Die Welt wird immer multimodaler. Entwickeln Sie Ihren Chatbot so, dass er mit der Art und Weise Schritt hält, wie Ihre Nutzer kommunizieren.

Beispiele für Business-Chatbots

Ein Finanz-Chatbot, der 530.000 € einsparte

Die VR Bank Südpfalz, ein traditionsreiches Finanzinstitut, nutzte KI-Chatbots, um Kredit­anträge und Altersvorsorge zu vereinfachen – mit 530.000 € Kosteneinsparung und einer 56% Containment Rate.

Mit jährlich über 3.000 Immobilienkreditanträgen hatte die Bank hohe Bearbeitungskosten und regulatorische Hürden. Zur Lösung wurde AVA eingeführt – ein Chatbot, der Kundendaten erfasst, in das CRM integriert und rund um die Uhr Unterstützung bietet.

Nach dem Erfolg wurde AVA um Funktionen zur Altersvorsorge erweitert, sodass Kunden ihre Anlagen verfolgen und ihre Ersparnisse optimieren können. Diese Automatisierung sparte durchschnittlich 53 € pro Gespräch und senkte die Kosten deutlich bei gleichzeitig besserer Kundenerfahrung.

Lesen Sie die vollständige Fallstudie.

Ein Support-Chatbot ohne Halluzinationen

RubyLabs, das Unternehmen hinter Able – einer Plattform für personalisiertes Gesundheitscoaching – reduzierte die Anzahl der Support-Tickets drastisch, indem Antworten und Abo-Verwaltung automatisiert wurden.

Im Gesundheitsbereich zählt Genauigkeit. Ein entscheidender Erfolgsfaktor für RubyLabs war 0 KI-Halluzinationen bei 100.000 Gesprächen – so wurden in sensiblen Gesundheits- und Zahlungsfragen stets präzise Informationen geliefert.

Nach Einführung eines KI-gestützten Support-Systems verzeichnete RubyLabs 65% weniger manuelle Tickets und sparte 50.000 $ pro Jahr – und das bei weiterhin zuverlässigen und korrekten Antworten.

Durch die Automatisierung von Routineanfragen verbesserte das Unternehmen die Antwortzeiten, schaffte die Notwendigkeit für Tier-1-Support ab und optimierte die Abläufe für das gesamte Produktportfolio.

Lesen Sie die vollständige Fallstudie.

Ein Leadgenerierungs- und Buchungs-Chatbot, der 25% mehr Leads brachte

Die Waiver Group suchte nach einer Möglichkeit, mehr Beratungsgespräche zu buchen, ohne den Aufwand zu erhöhen. Sie starteten Waiverlyn, einen KI-Chatbot, der Fragen beantwortet, Leads qualifiziert und Termine automatisch vereinbart.

Statt auf eine Antwort per Kontaktformular zu warten, konnten Interessenten direkt mit Waiverlyn chatten, die benötigten Informationen erhalten und sofort einen Termin buchen.

Der Bot erstellt sogar Kalendereinladungen, aktualisiert Vertriebs-Tabellen und verschickt Follow-up-E-Mails – so geht nichts verloren.

Der Effekt war sofort spürbar: Die Zahl der Beratungen stieg um 25%, die Besucherinteraktion verneunfachte sich und der Chatbot amortisierte sich in nur drei Wochen. Außerdem half er dabei, schwache Leads herauszufiltern, sodass sich das Vertriebsteam auf vielversprechende Kontakte konzentrieren konnte.

Jetzt prüft die Waiver Group, wie sie den Bot noch leistungsfähiger machen kann – aus einem einfachen Chatbot wird so ein vollwertiger Vertriebsassistent.

Lesen Sie die vollständige Fallstudie.

So implementieren Sie einen Business-Chatbot

1. Anwendungsfälle und Ziele definieren

Konkrete Anwendungsfälle

Der wichtigste Teil eines Chatbot-Projekts ist vermutlich die Definition der Anwendungsfälle und Ziele. Das klingt einfach, aber ein vages Ziel wie „besseren Kundenservice bieten“ reicht nicht aus.

Der Chatbot braucht klare, messbare Ergebnisse. Soll er Tier-1-Supportanfragen bearbeiten, Leads qualifizieren, Termine automatisch buchen oder Transaktionen abwickeln?

Auch wenn Sie eine vollständige digitale KI-Transformation anstreben (also grundlegende Veränderungen durch Technologie), sollten Sie mit einem starken Anwendungsfall starten und dann ausbauen.

Messbare Ziele

Der Chatbot muss sich zudem an den strategischen Zielen des Unternehmens orientieren. Geht es darum, Betriebskosten zu senken? Mehr Verkäufe abzuschließen? Die Kundenbindung zu verbessern?

Sobald das Gesamtziel feststeht, sollten Sie definieren, wie Sie den Erfolg messen. Klare KPIs stellen sicher, dass der Chatbot einen messbaren Mehrwert liefert – das ist entscheidend für einen guten Chatbot-ROI. Beispiele für Chatbot-KPIs sind:

• Ein Support-Chatbot kann anhand der Ticket-Reduktion oder der Containment Rate bewertet werden.
• Ein Vertriebs-Chatbot misst etwa Lead-Konvertierungen oder gebuchte Demos.
• Ein Chatbot für Terminvereinbarungen wird nach erfolgreichen Buchungen bewertet.

2. Plattform und Entwicklungsansatz wählen

Wer baut Ihren Chatbot – und wie?

Es gibt zwei Hauptansätze für die Chatbot-Entwicklung:

• In-house: Ihr eigenes Entwicklerteam baut den Chatbot
• Outsource: Sie beauftragen eine KI-Agentur oder einen Freelancer mit dem Bau des Chatbots

Mit Low-Code-Plattformen braucht es kein großes technisches Know-how, um einen einfachen Business-Bot zu erstellen.

Verfügt ein Unternehmen über eigene technische Ressourcen, kann es sinnvoll sein, den Chatbot intern zu entwickeln. So ist der Kontakt zur verantwortlichen Person (oder zum Team) direkter.

Gibt es keinen internen Entwickler, entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür, einen Freelancer oder eine Agentur zu beauftragen. So profitiert man automatisch von Erfahrung und Know-how im Bereich Chatbot-Entwicklung und -Bereitstellung.

3. Chatbot-Workflow gestalten

Sie kennen das Ziel Ihres Chatbots – wie erreicht er es am besten?

Wenn Supportanfragen über Zendesk und eine Wissensdatenbank gelöst werden sollen: Soll der Bot zuerst versuchen, eine Antwort aus der Wissensdatenbank zu ziehen und nur bei Bedarf an Zendesk eskalieren? Oder soll er das Anliegen direkt in Zendesk erfassen und parallel in der Wissensdatenbank nach einer Antwort suchen?

Der Entwickler muss außerdem Folgendes berücksichtigen:

• Wie mit nicht gelösten Anfragen umgegangen wird
• Wann menschliche Mitarbeiter eingebunden werden sollen
• Welche Daten protokolliert werden sollen
• Wie die Effektivität des Chatbots gemessen wird

4. Integration in Plattformen, Kanäle, Webhooks und Wissensdatenbanken

Ein KI-Agent ohne Integrationen ist nur Ihre eigene Version von ChatGPT. Der Zweck eines KI-Agenten wird durch seine Integrationen definiert.

Es gibt viele Systeme, mit denen Sie einen KI-Agenten verbinden können – mit einer flexiblen Plattform sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt.

Diese Integrationen ermöglichen es einem KI-Agenten, sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einzufügen, statt nur ein ‚Zusatz‘ ohne Anbindung zu sein.

Wissensdatenbanken

Wenn Ihr Agent spezielle Informationen kennen soll – etwa Produktverfügbarkeit, lokale Vorschriften oder Softwaredokumentation – teilen Sie diese meist über eine Wissensdatenbank.

Mit einer Wissensdatenbank kann Ihr KI-Agent genaue und aktuelle Informationen bereitstellen (anders als ein allgemeiner Chatbot wie ChatGPT).

Eine Wissensdatenbank kann alles sein – von einer Tabelle oder einem Dokument bis hin zu einer vollständigen Datenbank. Beispiele sind interne Dokumentationen, Produktdatenbanken, Compliance-Repositorien oder Enterprise-Search-Systeme.

Die leistungsstärksten Systeme nutzen Retrieval-Augmented Generation (RAG), um Dokumente zu durchsuchen und relevante Informationen zu finden. (Keine Sorge, RAG ist in einer KI-Agenten-Plattform enthalten.)

Kanäle

Kanäle sind die Wege, über die Nutzer mit Ihrem KI-Agenten kommunizieren. Das ist selbsterklärend: Ein WhatsApp-Chatbot kommuniziert über WhatsApp. Ein Discord-Bot über Discord.

Ein häufiger Kanal für kundenorientierte KI-Agenten ist ein Website-Widget. Oft auch Webchat genannt, können Ihre Website-Besucher so mit Ihrem Agenten interagieren.

Ist ein KI-Agent auf einen Kanal beschränkt? Auf keinen Fall. Sie können Ihren Agenten so integrieren, dass er Informationen über Facebook Messenger erhält und Sie dann auf Slack benachrichtigt. Oder Sie bauen einen KI-Agenten, der Nachrichten an alle Ihre Kontakte über Telegram, SMS und E-Mail verschickt.

Webhooks

Wenn Sie möchten, dass Ihr KI-Agent auf Auslöser reagiert, benötigen Sie Webhooks. Solche automatisierten Ereignisbenachrichtigungen ermöglichen es KI-Agenten, in Echtzeit mit verschiedenen Systemen zu kommunizieren.

Wenn in einem System ein Ereignis eintritt, sendet der Webhook eine Anfrage an ein anderes System. Dadurch kann eine Aktion ausgelöst werden, ohne dass menschliches Eingreifen nötig ist. Beispiele für den Einsatz von Webhooks sind:

• Ein neuer Lead in Salesforce veranlasst den KI-Agenten, diesen zu bewerten und zuzuweisen.
• Support-Tickets lösen aus, dass KI-Agenten sie kategorisieren und bei Bedarf weiterleiten.
• KI-Agenten senden Versandbenachrichtigungen wenn sich der Bestellstatus ändert.
• Neue Mitarbeitende erhalten Schulungsunterlagen und Termineinladungen vom KI-Agenten.
• Sicherheitswarnungen veranlassen den KI-Agenten, diese zu analysieren und das IT-Team zu informieren.

Plattformen

Die anspruchsvollsten, spannendsten und nützlichsten Integrationen für KI-Agenten: Plattformen.

Lassen Sie sich von der Komplexität nicht abschrecken – die meisten Plattformen bieten zahlreiche vorgefertigte Integrationen für KI-Agenten an.

Beispiele für Plattformen, die du mit einem KI-Agenten integrieren kannst:

• CRM-Plattformen wie Hubspot und Salesforce, um Leads zu verfolgen und zu pflegen
• Helpdesk-Plattformen wie Zendesk und Intercom, für Kundensupport und Ticketbearbeitung
• Marketing-Automatisierungstools wie Mailchimp (oder erneut Hubspot) zum Versand externer E-Mails
• ERP-Systeme wie Oracle oder SAP, um das Bestandsmanagement zu optimieren
• Analyseplattformen wie Google Analytics zur Messung der Ergebnisse Ihres Agents

Zum Beispiel nutzt ein HR-KI-Agent die wichtigsten Unternehmensrichtlinien als Wissensbasis. Fragt ein Mitarbeitender nach dem Vorgehen in einer bestimmten Situation, kann der Chatbot die Richtliniendokumente zur Beantwortung heranziehen.

5. Testen und optimieren

Nachdem Sie Ihren KI-Chatbot erstellt haben, folgt der nächste Schritt: die Optimierung. Testen und Iterieren sind entscheidend für den Erfolg, werden aber von vielen, die schnell veröffentlichen möchten, oft übersehen.

Jede Chatbot-Plattform sollte im Studio einen Simulator bieten, mit dem Sie die Interaktionen mit dem Bot vor der Veröffentlichung testen können. Dies ist Ihr erster Schritt beim Testen und ein wichtiger Teil der Feinabstimmung während der Entwicklung.

Sobald du deinen ersten Entwurf fertiggestellt hast, kannst du eine Testversion deines Agenten per URL mit Freunden oder Kolleg:innen teilen. So stellst du sicher, dass alles funktioniert, bevor du den Agenten veröffentlichst.

Beim Testen können Sie Ihren Chatbot gezielt verbessern. Und seien Sie darauf vorbereitet: Dieser Prozess setzt sich auch nach der Veröffentlichung fort. Das ist ganz normal.

6. Überwachen und aktualisieren

Ihr Chatbot-Projekt endet nicht mit der Veröffentlichung – tatsächlich ist die Veröffentlichung erst der Anfang. Sobald Ihr Chatbot live ist, beginnt er für Sie zu arbeiten.

Eine gute Plattform bietet fortlaufende Chatbot-Analysen, die Einblicke geben, wann Ihr Agent genutzt wird, welche Themen gefragt sind und auf welchen Plattformen die Nutzer bevorzugt interagieren.

Die 7 beliebtesten Chatbots für Unternehmen

1. Botpress

Botpress ist eine vielseitige KI-Chatbot-Plattform, die sich endlos anpassen und erweitern lässt. Sie ist stets mit den neuesten LLM-Engines ausgestattet, sodass Chatbots und KI-Agenten immer auf dem aktuellen Stand der Technik sind.

Botpress bietet eine visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche für Entwickler, automatische Übersetzungen in über 100 Sprachen und grenzenlose Anpassungsmöglichkeiten.

Die Plattform enthält vorgefertigte Integrationen zu den beliebtesten Softwarelösungen und Kanälen, ermöglicht Entwicklern aber auch, ihren Bot mit jeder Wissensdatenbank oder internen Plattform zu verbinden. Diese grenzenlose Erweiterbarkeit macht Botpress zu einer hervorragenden Plattform für professionelle, unternehmensweite KI-Agenten.

Das Unternehmen hat im Juni 2024 über 750.000 aktive Bots im Einsatz, die mehr als 1 Milliarde Nachrichten verarbeiten. Die KI-Chatbots werden in Bereichen wie Kundenservice, HR, IT, Behörden, Technologie und mehr eingesetzt.

Botpress verfügt über eine florierende Community. Wenn Sie einen Entwickler für Ihren Chatbot suchen, bietet Botpress ein umfangreiches Partnernetzwerk mit erfahrenen Experten. Und die aktive Discord-Community mit 25.000 Bot-Buildern ermöglicht rund um die Uhr den Austausch mit anderen Entwicklern.

Das Kennenlernen der Plattform wird durch YouTube-Videotutorials und von Experten kuratierte Kurse an der Botpress Academy erleichtert.

‍‍Wichtige Funktionen

• Erweiterte Analysen
• Grenzenlose Erweiterbarkeit – verbinden Sie Ihren Bot mit jeder Plattform oder jedem Kanal
• Vorgefertigte Integrationen
• Sicherheitsstandards auf Enterprise-Niveau
• Automatische Übersetzung in über 100 Sprachen

Preise

Botpress bietet ein Pay-As-You-Go-Modell (inklusive kostenlosem Tarif), einen Team-Plan und einen Enterprise-Plan.

Der kostenlose Tarif umfasst 5 Bots, 2.000 eingehende Nachrichten pro Monat, 100 MB Vektor-Datenbankspeicher und 5 $ KI-Guthaben. Im Pay-As-You-Go-Modell können Nutzer bei steigendem Bedarf kleine Add-ons erwerben – zum Beispiel 100.000 zusätzliche Tabellenzeilen für 25 CAD, 5.000 zusätzliche eingehende Nachrichten für 10 CAD oder einen weiteren Bot für 1 CAD.

Der Plus-Plan kostet 89 $/Monat und beinhaltet einen Rabatt auf die angebotenen Add-ons.

Der Team-Plan enthält Add-ons im Wert von 1.000 $, kostet aber nur 495 $ pro Monat.

Der Enterprise-Plan wird individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten – jedes hat unterschiedliche Chatbot-Anforderungen. Er beinhaltet umfassenden Support und Mengenrabatte.

2. IBM Watson Assistant

IBM watsonx Assistant ist eine Conversational-AI-Plattform zur Entwicklung virtueller und sprachbasierter Assistenten für den Kundenservice.

Sie nutzt künstliche Intelligenz und große Sprachmodelle, um aus Kundeninteraktionen zu lernen, die Problemlösung zu beschleunigen und Wartezeiten zu verkürzen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Chatbots kann watsonx Assistant Wissensdatenbanken abfragen, Rückfragen stellen oder bei Bedarf an einen menschlichen Agenten weiterleiten. Die Plattform ist flexibel einsetzbar – sowohl in der Cloud als auch lokal.

Die Plattform bietet außerdem Sprachfunktionen, sodass sich watsonx Assistant in telefonische Kundensupportsysteme integrieren lässt. IBM positioniert watsonx Assistant als Werkzeug zur Steigerung der Effizienz und Effektivität von Kundenservice-Interaktionen.

‍‍Wichtige Funktionen

• Unterstützung für Agenten
• KI-Integration für besseres Kundenverständnis
• Vielfältige Integrationen mit bestehenden Tools
• Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen
• Visueller Builder für einfache Chatbot-Erstellung ohne viel Programmieraufwand

Preise

IBM watson Assistant bietet einen kostenlosen Lite-Tarif sowie individuelle Enterprise-Preise. Letztere werden je nach Bedarf des Unternehmens angepasst.

Der Plus-Tarif kostet 140 USD pro Monat als Grundgebühr, zusätzliche Kosten fallen für weitere Integrationen, zusätzliche MAUs und zusätzliche RUs an.

3. Intercom

Intercom ist eine Kundenservice-Plattform, die KI-gestützte Automatisierung mit menschlicher Unterstützung kombiniert, um Kundeninteraktionen zu verbessern. Unternehmen erhalten einen zentralen Posteingang, mit dem Teams Kundenanfragen über Websites, Apps und E-Mail an einem Ort verwalten können. Zu den KI-Funktionen von Intercom gehört der Fin AI Agent, ein Chatbot, der häufige Anfragen sofort beantwortet und so das Support-Volumen und die Reaktionszeiten reduziert.

Die Plattform ist bekannt für ihre anpassbaren Messaging-Tools, mit denen Unternehmen gezielte Kampagnen zur Kundenbindung erstellen können. Sie lässt sich nahtlos mit gängigen CRM-, Helpdesk- und Analyse-Tools integrieren und ist damit eine flexible Lösung für skalierbaren Kundensupport.

Wichtige Funktionen

• KI-gestützter Support
• Zentraler Posteingang
• Individuell anpassbare Nachrichten

Preise

Intercom bietet drei Haupttarife an:

• Essential: 29 $ pro Nutzer und Monat, inklusive grundlegender Funktionen für Kundenkommunikation.
• Advanced: 85 $ pro Nutzer und Monat, mit erweiterten Automatisierungen und Integrationen.
• Expert: 132 $ pro Nutzer und Monat, mit fortgeschrittenen Tools für größere Teams.

Für den KI-gestützten Fin Agent berechnet Intercom zusätzlich 0,99 $ pro gelöster Konversation. Unternehmen können die Kosten mit dem Preisrechner abschätzen.

4. ManyChat

ManyChat ist eine Chat-Marketing-Plattform, mit der Unternehmen interaktive Gespräche über Instagram Direct Messages, Facebook Messenger, WhatsApp und SMS automatisieren können.

ManyChat wurde 2015 gegründet und konzentriert sich darauf, Kundenbindung, Leadgenerierung und Vertriebsautomatisierung ohne Programmierkenntnisse zu vereinfachen. Die Plattform bietet eine visuelle Oberfläche zum Erstellen von Chatbots, mit der Nutzer Nachrichten versenden, Kommunikation planen und Antworten anhand von Schlüsselwörtern automatisieren können.

ManyChat unterstützt die Integration mit verschiedenen Drittanbieter-Anwendungen und erhöht so die Vielseitigkeit für Marketing, E-Commerce und Kundensupport.

Wichtige Funktionen

• Multi-Channel-Unterstützung
• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Vorgefertigte Vorlagen
• Drittanbieter-Integrationen
• Analysen und Einblicke

Preise

ManyChat bietet einen kostenlosen Tarif mit Basisfunktionen, der sich für kleine Unternehmen und den privaten Gebrauch eignet.

Für erweiterte Funktionen beginnt der Pro-Tarif bei 15 $ pro Monat und bietet unbegrenzte Broadcasts, Premium-Integrationen und fortgeschrittene Automatisierung.

Für größere Unternehmen mit speziellen Anforderungen gibt es individuelle Preisoptionen.

5. Chatfuel

Chatfuel ist eine No-Code-Chatbot-Plattform, mit der Unternehmen Kundeninteraktionen über Messenger-Anwendungen wie Facebook Messenger, Instagram und WhatsApp automatisieren können.

Chatfuel wurde 2015 gegründet und hat seinen Hauptsitz in San Francisco. Die Plattform ermöglicht es Nutzern, KI-basierte Chatbots ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

Wichtige Funktionen

• Flow Builder
• Live-Chat-Integration
• Zielgruppensegmentierung
• Integrationen mit Google Sheets, ChatGPT, Stripe, Zapier und JSON API

Preise

Chatfuel bietet verschiedene Preismodelle, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Der Facebook & Instagram Business-Tarif startet bei 23,99 $ pro Monat und beinhaltet 1.000 Konversationen. Jede weitere Konversation wird mit 0,02 $ berechnet.

Der WhatsApp Business-Tarif beginnt bei 69 $ pro Monat für 1.000 Chats, auch hier werden zusätzliche Chats mit 0,02 $ berechnet.

Für größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen bietet der Enterprise-Tarif individuelle Lösungen, einschließlich persönlichem Account Manager und Bot-Building-Services.

6. Yellow.ai

Yellow.ai ist eine KI-Chatbot-Plattform auf Enterprise-Niveau, die sowohl Kunden- als auch Mitarbeiterinteraktionen verbessert. Sie ist auf Kundenservice-Funktionen spezialisiert, unter anderem für Einzelhandel, Finanzdienstleistungen und Gesundheitswesen.

Yellow.ai ermöglicht personalisierte Interaktionen über verschiedene Kanäle hinweg, darunter Websites, Apps und verschiedene Messaging-Dienste.

Yellow.ai bietet einen No-Code/Low-Code-Bot-Builder, mit dem KI-Chatbots und Agenten schnell und ohne umfangreiche Programmierkenntnisse bereitgestellt werden können. Die Bereitstellungszeit wird durch vorgefertigte Vorlagen und Integrationen weiter verkürzt.

Die Plattform unterstützt Gespräche in über 100 Sprachen und bietet Services wie Kampagnenmanagement und autonome Kundeninteraktion.

Die Plattform verfügt über DynamicNLP™, das eine hohe Intent-Genauigkeit und Mehrsprachigkeit ermöglicht – dies kann die Bereitstellungszeit erheblich verkürzen und die Skalierbarkeit für Chatbot-Entwickler verbessern.

‍‍Wichtige Funktionen

• Vorgefertigte Integrationen
• Chatbot-Vorlagen
• Bietet eine einheitliche Kundenservice-Plattform
• Chatbot-Analysen für wichtige Kennzahlen

Preise

Yellow.ai bietet einen kostenlosen Plan und einen Enterprise-Plan an. Der kostenlose Plan erlaubt nur 1 Bot, 2 Kanäle, 1 eigene API und 1 aktive Kampagne.

Die Pro-Version hingegen ermöglicht unbegrenzte oder individuell anpassbare Nutzung der Funktionen. Der genaue Preis des Enterprise-Plans richtet sich nach Ihren spezifischen Anforderungen – für ein Angebot können Sie das Vertriebsteam kontaktieren.

7. Kore.ai

Kore.ai ist eine führende Conversational-AI-Plattform, mit der Unternehmen KI-gestützte virtuelle Assistenten und Chatbots für verschiedene Branchen wie Banken, Gesundheitswesen und Einzelhandel entwerfen, erstellen, testen und bereitstellen können.

Das Unternehmen wurde 2013 von CEO Raj Koneru gegründet, hat seinen Hauptsitz in Orlando, Florida, und beschäftigt etwa 1.000 Mitarbeiter.

Die Plattform bietet eine No-Code-Entwicklungsumgebung, mit der Unternehmen virtuelle Assistenten ohne umfangreiche Programmierkenntnisse erstellen und verwalten können.

Sie stellt vorgefertigte Vorlagen und Integrationen bereit, die eine nahtlose Bereitstellung über verschiedene digitale und Sprachkanäle ermöglichen. Die Lösungen von Kore.ai sind darauf ausgelegt, Kunden- und Mitarbeitererfahrungen durch Automatisierung und Prozessoptimierung zu verbessern.

Wichtige Funktionen

• Omnichannel-Unterstützung
• Mehrsprachige Fähigkeiten
• Erweiterte Analysen
• Vorgefertigte Integrationen

Preise

Kore.ai bietet flexible, nutzungsbasierte Preismodelle für unterschiedliche Unternehmensanforderungen:

• Essential-Plan: 50 $ pro Monat, geeignet für Unternehmen, die mit KI-Automatisierung starten.
• Advanced-Plan: 150 $ pro Monat, mit zusätzlichen Funktionen und höheren Nutzungslimits.
• Enterprise-Plan: Individuelle Preise, angepasst an spezifische Unternehmensanforderungen.

Jede Abrechnungseinheit entspricht einer Konversation von bis zu 15 Minuten zwischen einem Nutzer und dem KI-Chatbot. Dauert eine Konversation länger als 15 Minuten, werden zusätzliche Einheiten berechnet.

Nächste Woche einen Business-Chatbot bereitstellen

Heutzutage erwarten Kunden sofortigen, personalisierten Service.

Botpress bietet einen visuellen Drag-and-Drop-Flow-Builder, Sicherheit auf Unternehmensniveau, eine umfangreiche Lernbibliothek und eine aktive Discord-Community mit über 20.000 Bot-Entwicklern.

Unsere erweiterbare Plattform ermöglicht es Ihnen, jeden beliebigen individuellen Chatbot mit jeder gewünschten Integration zu erstellen – und unser Integration Hub enthält zahlreiche vorgefertigte Konnektoren zu den wichtigsten Kanälen.

Jetzt starten. Kostenlos.

FAQs

1. Was ist der Unterschied zwischen einem Chatbot-MVP und einem produktionsreifen Bot?

Der Unterschied zwischen einem Chatbot-MVP und einem produktionsreifen Bot liegt im Umfang. Ein Chatbot-MVP deckt nur den Kernanwendungsfall ab, wird nur begrenzt getestet und hat minimale Integrationen. Ein produktionsreifer Bot ist vollständig getestet, in Unternehmenssysteme integriert, auf Skalierbarkeit ausgelegt und für den realen Einsatz abgesichert.

2. Welche versteckten Kosten entstehen bei der Einführung eines Chatbots zusätzlich zu den Plattformgebühren?

Die versteckten Kosten bei der Einführung eines Chatbots umfassen oft Entwicklerstunden für individuelle Workflows, Gebühren für höheren Nachrichten- oder API-Verbrauch, Kosten für Drittanbieter-Integrationen (wie CRM- oder Analysetools), laufende Inhaltsaktualisierungen sowie Schulungsaufwand für Ihr Team. Auch Wartung und Optimierung im Laufe der Zeit erhöhen die langfristigen Investitionen.

3. Wie erkenne ich, ob mein Unternehmen bereit für einen Chatbot ist?

Sie können feststellen, ob Ihr Unternehmen bereit für einen Chatbot ist, indem Sie wiederkehrende Aufgaben, häufig gestellte Fragen oder eine hohe Supportbelastung identifizieren. Wenn Sie Leads durch langsame Reaktionszeiten verlieren oder viel Zeit für Routineanfragen aufwenden, kann ein Chatbot diese Arbeit übernehmen und die Reaktionsgeschwindigkeit verbessern.

4. Sollte ich einen Chatbot für mehrere Abteilungen nutzen oder für jede Funktion einen eigenen Bot einsetzen?

Sie sollten einen Chatbot für mehrere Abteilungen nur dann verwenden, wenn die Workflows einfach und klar strukturiert sind. Bei komplexeren oder spezialisierten Aufgaben (wie HR im Vergleich zu IT-Support) bieten separate Bots oder unterschiedliche Flows innerhalb eines Bots meist bessere Ergebnisse.

5. Wie kann ich die Genauigkeit meines Chatbots im Laufe der Zeit verbessern?

Um die Genauigkeit Ihres Chatbots zu verbessern, analysieren Sie regelmäßig die Nutzerinteraktionen, um Abbruchstellen oder falsch verstandene Eingaben zu erkennen. Aktualisieren Sie daraufhin die Trainingsbeispiele und passen Sie die Dialog-Flows an. Die Einbindung realer Gesprächsdaten und kontinuierliche Feedbackschleifen sind entscheidend für eine bessere Genauigkeit.