Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Ich habe einmal gesehen, wie ein Supply-Chain-Team eine einzige Bestellung durch sieben Systeme und vier Personen geschleust hat. Es dauerte fünf Tage. Der eigentliche Auftrag? 72 Dollar für Druckertoner.

Als ich mit dem Team sprach, konnte mir niemand erklären, warum der Prozess existiert. Stattdessen murmelten sie den verbotenen Satz: „Das haben wir schon immer so gemacht.“

Genau hier spielt Business Process Automation (BPA) ihre Stärken aus. Nicht auffällige KI-Chatbots oder Roboterarme – sondern effiziente Automatisierung von Prozessen, die jede Woche viele Stunden kosten.

Bei Botpress haben wir über 750.000 KI-Agenten bereitgestellt, die Geschäftsprozesse optimieren – von der Lieferantenanbindung bis zur Rechnungsabstimmung – für KMUs, Großunternehmen und Agenturen.

Wir haben aus erster Hand gesehen, wie BPA Unternehmen, die effizient skalieren, von denen unterscheidet, die ins Stocken geraten.

„BPA ermöglicht es Menschen, mehr zu erreichen. Eine Person kann jetzt Aufgaben übernehmen, für die früher zehn nötig waren“, erklärt Ajaykumar Mudaliar, Product Manager bei Botpress. „BPA ist der Schlüssel, damit Unternehmen von linearem Wachstum zu exponentieller Skalierbarkeit übergehen können.“

In diesem Artikel erkläre ich, was BPA ist, welche Herausforderungen es bei der Einführung gibt und wie man eine erfolgreiche BPA-Strategie umsetzt.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Business Process Automation (BPA) bezeichnet den Einsatz von Technologie, um Aufgaben und Abläufe zu automatisieren, die traditionell menschlichen Input erfordern.

Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Schritten, die ein Unternehmen durchläuft, um eine Aufgabe zu erledigen – etwa einen Urlaubsantrag genehmigen, eine Rechnung bearbeiten oder eine Online-Bestellung ausführen.

Mit BPA erledigen Unternehmen Aufgaben schneller und fehlerärmer, indem sie die wiederkehrenden Teile ihrer Abläufe an Maschinen übergeben.

In vielen Fällen ersetzt Automatisierung Menschen nicht, sondern unterstützt sie – so arbeiten Mensch und Maschine effizienter zusammen. Das ist mittlerweile so verbreitet, dass zwei Drittel der Unternehmen Geschäftsprozesse mindestens in einem Bereich automatisiert haben.

Was ist ein Beispiel für Geschäftsprozessautomatisierung?

Was früher eine Handvoll Leute und mehrere Schritte erforderte, passiert jetzt in Sekunden.

Szenario: Ein Kunde gibt eine Bestellung auf einer Website auf

Ohne Automatisierung müsste jemand aus dem Betriebs- oder Logistikteam Folgendes tun:

1. Manuell prüfen, ob der Artikel auf Lager ist
2. Das Bestandssystem aktualisieren
3. Zahlung abwickeln
4. Eine Bestätigungs-E-Mail schreiben und versenden
5. Das Lager oder den Versandpartner benachrichtigen
6. Ein Versandetikett generieren
7. Teilen Sie dem Kunden die Sendungsverfolgung mit

Mit BPA kann die gesamte Abfolge von Schritten in wenigen Sekunden ablaufen.

Sobald eine Bestellung eingeht, startet das BPA-System automatisch: Es prüft den Kauf, passt den Lagerbestand an, belastet die Karte und stößt die Auslieferung an – alles, ohne dass ein Mensch eine Taste drückt.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und BPA?

RPA automatisiert Einzelaufgaben, indem es menschliche Aktionen nachahmt, während BPA ganze Workflows automatisiert, indem es Systeme im Hintergrund orchestriert.

Robotic Process Automation (RPA) konzentriert sich auf Aufgaben an der Oberfläche – also auf wiederkehrende Tätigkeiten, die ein Mensch am Computer erledigen würde. Dazu gehört zum Beispiel das Kopieren von Daten von einer Tabelle in eine andere oder das Ausfüllen digitaler Formulare.

BPA betrachtet hingegen den gesamten Prozess von Anfang bis Ende. Statt menschliche Eingaben zu simulieren, verbindet BPA verschiedene Systeme direkt miteinander. Es steuert mehrere Aufgaben, nutzt APIs und Datenbanken, um Informationen zu bewegen, Entscheidungen zu treffen und Aktionen abteilungsübergreifend auszulösen.

In der Praxis arbeiten diese Technologien oft zusammen. BPA-Initiativen beinhalten häufig RPA-Komponenten, um Aufgaben innerhalb eines größeren automatisierten Ablaufs zu verbinden.

Wann sollte ich RPA statt BPA einsetzen?

RPA lässt sich für eng umrissene Anwendungsfälle schneller umsetzen. Es eignet sich besonders, um einzelne Schritte in einem Prozess zu automatisieren – vor allem, wenn Systeme nicht gut integriert sind. Wenn dein Team eine Aufgabe automatisieren will, ohne bestehende Systeme zu verändern, ist eine RPA-Lösung die richtige Wahl.

BPA erfordert mehr Planung im Voraus, bietet aber einen größeren Nutzen, da komplexe Workflows über Teams und Systeme hinweg automatisiert werden können. Wenn Sie einen gesamten Ablauf über mehrere Abteilungen oder Tools hinweg optimieren möchten, ist eine BPA-Lösung die bessere Wahl.

Wichtige Funktionen und Komponenten von BPA-Tools

Business-Process-Automation-Tools bestehen aus mehreren Kernkomponenten, die zusammenarbeiten, um Effizienz zu steigern und manuelle Eingriffe zu reduzieren:

Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung ist das Herzstück jedes BPA-Systems: Die Möglichkeit, Schritt-für-Schritt-Flows zu erstellen, die Aufgaben automatisch abwickeln. Diese Workflows sorgen dafür, dass die richtigen Aktionen in der richtigen Reihenfolge, über Teams und Tools hinweg, ausgeführt werden.

Datenintegration

BPA-Tools verbinden sich mit den bereits genutzten Systemen wie CRM, HR-Software oder internen Datenbanken, um Informationen automatisch abzurufen und zu aktualisieren.

Dadurch bleiben die Daten korrekt und die Abläufe funktionieren reibungslos in verschiedenen Teams und Tools.

Prozessabbildung und -gestaltung

Bevor Teams einen Prozess automatisieren können, müssen sie ihn verstehen. Hier kommen visuelle Builder ins Spiel. Sie helfen Teams dabei:

• Bestehende Workflows Schritt für Schritt abbilden
• Lücken oder unnötige Schritte erkennen
• Arbeiten Sie teamübergreifend zusammen, bevor eine Automatisierung live geht

Echtzeit-Überwachung und Berichte

Sobald alles läuft, müssen Teams verstehen, was funktioniert und was nicht. Gute BPA-Plattformen bieten:

• Dashboards mit Live-Statistiken (abgeschlossene Aufgaben, Verzögerungen, Fehler)
• Engpass-Erkennung
• Einfache Berichte für Audits oder Leistungsbeurteilungen

Sicherheits- und Compliance-Funktionen

Gute BPA-Plattformen helfen, Daten sicher zu halten. Sie bieten Sicherheitsfunktionen wie Berechtigungskontrollen und Aktivitätsprotokolle, um sensible Informationen zu schützen und Branchenvorgaben einzuhalten.

Das ist besonders wichtig in Bereichen wie Finanzen, Personalwesen und Gesundheitswesen, wo Datenschutz und Compliance unerlässlich sind.

Individuelle Logik und Erweiterbarkeit

Effektive BPA-Plattformen bieten Funktionen wie:

• Regeln und Bedingungen
• API-Integrationen
• Modularer Aufbau

Diese Tools erleichtern es, Automatisierungen zu erstellen, die zu verschiedenen Prozessen passen und sich an Veränderungen anpassen können.

Welche Vorteile bietet die Geschäftsprozessautomatisierung?

Höhere Effizienz

Automatisierung beseitigt Engpässe und manuelle Abhängigkeiten, sodass Aufgaben ohne Verzögerung durch Übergaben oder Freigaben vorankommen.

So entstehen mehr Prozesse, die mit dem Unternehmenswachstum problemlos skalieren – ohne dass die Mitarbeiterzahl proportional steigen muss.

Höhere Kosteneinsparungen

BPA reduziert den Arbeitsaufwand für Routineaufgaben und verhindert kostspielige Fehler durch menschliche Irrtümer oder Unstimmigkeiten.

Mit der Zeit summieren sich diese Einsparungen – besonders bei Prozessen mit hohem Volumen – und schaffen Budget für Innovation statt nur für Wartung.

Verbesserte Datengenauigkeit

Genauere Daten führen zu sichereren Entscheidungen.

Durch die Automatisierung von Dateneingaben und Systemaktualisierungen verringert BPA das Risiko, dass sich menschliche Fehler in Berichte oder Abläufe einschleichen.

Bessere Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement

In regulierten Branchen können Abweichungen vom Prozess rechtliche oder finanzielle Folgen haben.

BPA sorgt für standardisierte Abläufe und detaillierte Protokolle. Das stärkt die Audit-Bereitschaft und minimiert Risiken im Zusammenhang mit Prozessen.

Besserer Kundenservice

Automatisierte Prozesse reagieren schneller und einheitlicher – egal ob Support-Ticket, Bestellstatus oder Onboarding-Schritt.

Mit vernetzten Systemen und weniger Verzögerungen erhalten Kunden jedes Mal pünktlichen und zuverlässigen Service.

Was sind 6 Herausforderungen bei der Einführung von BPA?

1. Datenqualität und Integration

Ein häufiger Grund, warum Automatisierung scheitert, ist nicht der Workflow selbst – sondern die Daten, die ihn speisen.

Selbst die beste Automatisierung bringt wenig, wenn die Eingaben unvollständig oder veraltet sind.

Probleme bei der Automatisierung? Versuchen Sie Folgendes:

• Datenpipelines bereinigen, bevor BPA skaliert wird – stellen Sie sicher, dass die Daten tatsächlich nutzbar sind, bevor Sie sie automatisieren
• Wählen Sie Tools, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren – Schluss mit Flickwerk und isolierten Datenquellen.
• Überprüfen Sie die Vollständigkeit der wichtigsten Daten, insbesondere jener, die Entscheidungen oder Verzweigungen steuern.

2. Change Management

Wenn Ihr Team Automatisierung als Bedrohung statt als Werkzeug sieht, wird alles langsamer. Widerstand ist normal, besonders wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, wie sich ihre Aufgaben verändern könnten.

Um frühzeitig Akzeptanz zu schaffen, sollten Endnutzer (also Mitarbeitende) von Anfang an eingebunden werden. Frage nach ihren Problemen und lass sie mitbestimmen, wie Automatisierung in ihren Arbeitsabläufen eingesetzt wird.

Und kündigen Sie neue Tools nicht einfach nur an. Erklären Sie stattdessen klar und verständlich, welchen Nutzen die Mitarbeitenden davon haben.

Die Einordnung hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen BPA nutzt. Vielleicht wird Automatisierung eingeführt, um Reibung zu reduzieren – nicht um Mitarbeitende zu ersetzen. Oder Ihre BPA-Lösung ermöglicht es, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren, statt Zeit mit Routinearbeiten zu verschwenden.

Automatisierungseinführungen sollten kooperativ und nicht von oben herab wirken. Führen Sie immer mit Empathie und Klarheit.

3. Systemkompatibilität

Moderne Automatisierungstools sind großartig … bis sie auf ein System von 2007 treffen, das niemand ohne IT-Ticket anfassen darf.

Wenn Ihr BPA-Projekt immer wieder an starrer Software oder gesperrten APIs scheitert, sind Sie nicht allein. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, sich das Leben leichter zu machen:

• Nutzen Sie Plattformen, die für hybride Umgebungen gebaut sind. Nicht alles muss cloudbasiert sein – stellen Sie sicher, dass Ihre Tools auch mit älteren, lokalen Systemen funktionieren. (Oft ist dazu eine flexible Entwicklungsplattform wie Botpress nötig.)
• Suchen Sie nach vorgefertigten Konnektoren. Je weniger eigener Code nötig ist, um Systeme zu verbinden, desto schneller kommen Sie voran.

4. Sicherheit und Compliance

Automatisierung kann Zeit sparen – aber wenn sie mit sensiblen Daten arbeitet und nicht vollständig sicher ist, kann sie ganz neue, kritische Fehlerquellen eröffnen.

Überlegen Sie zuerst, mit welchen Daten Ihre Automatisierung arbeitet: Kundendaten, Finanzunterlagen, Personaldaten, Zugangsdaten – alles davon ist sensibel.

Behandeln Sie Sicherheit nicht als nachträglichen Gedanken, sondern als Ausgangspunkt. Das bedeutet, eine BPA-Plattform (oder Agentur) zu wählen, die von Anfang an vollständig zertifiziert und auf Compliance ausgelegt ist.

Starke Plattformen geben Ihnen die Werkzeuge, um die Kontrolle zu behalten:

• Legen Sie detaillierte Berechtigungen fest, damit nur die richtigen Personen (oder Bots) auf bestimmte Daten zugreifen können
• Verwenden Sie Verschlüsselung sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung von Daten.
• Aktivieren Sie Audit-Logs, um Aktivitäten zu verfolgen und Probleme frühzeitig zu erkennen.

Und ja, all das und mehr ist bei Botpress standardmäßig integriert. Wir haben Tausenden Unternehmen geholfen, kritische Workflows zu automatisieren – ohne Kompromisse bei der Chatbot-Sicherheit.

Und wenn Sie in einer regulierten Branche wie dem Gesundheitswesen oder Finanzwesen tätig sind, stellen Sie sicher, dass Ihre BPA-Plattform Zertifizierungen wie SOC 2, HIPAA und ISO 27001 besitzt.

5. Skalierbarkeit

Nur weil eine Automatisierung heute funktioniert, heißt das nicht, dass sie morgen noch standhält. Was 1.000 Anfragen am Tag bewältigt, kann bei 10.000 zusammenbrechen. Wenn Sie darauf nicht vorbereitet sind, müssen Sie alles neu aufbauen.

Statt im Nachhinein zu flicken, sollte Skalierbarkeit von Anfang an Teil des Plans sein.

Wählen Sie Tools, die mit Ihnen wachsen können, nicht solche, die nur für einen Proof of Concept taugen. Überlegen Sie, wie Ihr System mit höherer Auslastung umgeht, ob es die Leistung langfristig überwachen kann und wie einfach es sich an komplexere Workflows anpassen lässt.

Automatisierungen sollten mit Ihrem Unternehmen wachsen – nicht es einschränken.

6. Kosten und Ressourceneinsatz

Eine der größten Herausforderungen bei der Automatisierung ist, den Zeit- und Budgetaufwand zu unterschätzen. Oft startet man motiviert, bleibt aber wegen schlechter Planung auf halber Strecke stecken.

Statt alles auf einmal zu automatisieren, wählen Sie einen Workflow, der viel bewirkt und leicht messbar ist. Testen Sie ihn als Pilot, sehen Sie, was funktioniert (und was nicht), und nutzen Sie die Erkenntnisse für die nächsten Schritte.

Klein anzufangen hilft Teams, Ressourcen gezielt einzusetzen und liefert echte Daten, um die Strategie laufend anzupassen.

Mehr darüber, wie Sie neue KI-Systeme in ein Unternehmen einführen, erfahren Sie in unserem Blueprint zur KI-Implementierung.

5 Arten von Lösungen zur Geschäftsprozessautomatisierung

1. Workflow-Automatisierungstools

Wenn Sie irgendeine Form von Automatisierung aufbauen, brauchen Sie eine Workflow-Automatisierungsplattform. Sie führt Ihre Logik aus – also den „wenn dies, dann das“-Teil des Prozesses.

Workflow-Automatisierungsplattformen ermöglichen es Ihnen, Schritt-für-Schritt-Prozesse über verschiedene Apps und Teams hinweg zu gestalten.

Mit diesen Plattformen können Sie Schritt-für-Schritt-Prozesse gestalten, die verschiedene Teams und Tools einbinden. Viele bieten visuelle oder Low-Code-Builder für nicht-technische Mitarbeitende und geben Entwicklern zugleich die Flexibilität, komplexe Funktionen zu erstellen.

Und ja, es gibt viele Optionen. Plattformen wie Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street und Monday.com helfen dabei, Workflows zu gestalten und Routineaufgaben zu automatisieren. Manche sind stärker auf interne Abläufe ausgerichtet, andere eignen sich besser für kundennahe Systeme.

Fazit: Wenn Sie Prozesse immer noch mit Tabellen, Formularen und Slack-Nachrichten zusammenhalten, benötigen Sie eine Workflow-Automatisierungsplattform, um das nächste Level zu erreichen.

2. End-to-End-Prozessautomatisierungssuiten

Wenn Workflow-Automatisierungsplattformen die einfachen Aufgaben übernehmen, sind End-to-End-Prozessautomatisierungssuiten das komplette Steuerzentrum für Abläufe.

End-to-End-Prozessautomatisierungssuiten gehen über einzelne Workflows hinaus, indem sie komplette Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende automatisieren. Das bedeutet: bereichsübergreifende Koordination, Echtzeit-Tracking, Fallmanagement, Compliance, Analysen und viel Logik im Hintergrund.

Klar: Für die Genehmigung von Urlaubsanträgen brauchen Sie kein derartiges Tooling. Aber wenn Sie komplexe Prozesse wie Onboarding, Schadensabwicklung oder andere Abläufe mit vielen Beteiligten und Sonderfällen steuern? Genau hier spielen diese Plattformen ihre Stärken aus.

Hier kommt oft Verwirrung auf. Manche denken, sie brauchen sofort eine riesige Suite. Aber wenn Sie nicht gerade mit sehr hohem Volumen oder extremer Komplexität arbeiten, fahren Sie meist besser, wenn Sie mit etwas Einfachem starten und später erweitern.

Wenn Sie bereit sind, gibt es einige große Namen, die Sie sich ansehen sollten: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex und Bizagi bieten leistungsstarke Lösungen für groß angelegte Orchestrierung.

Auch Botpress gehört auf diese Liste – besonders, wenn Sie leistungsstarke, durchgängige Flows erstellen möchten, die sich natürlich anfühlen und sich direkt in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren lassen. (Ja, wir sind voreingenommen. Aber auch ... nicht falsch.)

Kurzfassung: Wenn deine Abläufe durch Übergaben und manuelles Nachverfolgen ins Stocken geraten, helfen End-to-End-Prozessautomatisierungssuiten, sie zu entwirren.

3. Lösungen für digitale Prozessautomatisierung (DPA)

Digitale Prozessautomatisierungslösungen sind Tools, die kundennahe Oberflächen mit Backend-Systemen verbinden, um digitale Erlebnisse zu schaffen. Sie sorgen dafür, dass beim Absenden eines Formulars, Vereinbaren eines Termins oder Chatten mit einem Bot der richtige Workflow im Hintergrund startet.

Wenn also jemand eine Anfrage über Ihr Portal stellt, verschwindet sie nicht einfach in einer Google-Tabelle und einem Gebet. Es passiert wirklich etwas: Ein Fall wird erstellt, ein Workflow startet, ein Team wird benachrichtigt.

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie komplexe, kundenorientierte Flows haben, die auf mehreren Systemen basieren.

Plattformen wie OutSystems und Creatio sind genau dafür gemacht. Sie verbinden Frontend-Interaktionen mit Prozesslogik und Automatisierung im Hintergrund.

TL;DR: Wenn Sie möchten, dass Kundenaktionen echte Workflows auslösen, ist DPA die richtige Wahl.

4. Integrationsbasierte Automatisierungsplattformen

Integrationsbasierte Automatisierungsplattformen sind darauf ausgelegt, verschiedene Tools zu verbinden und automatisierte Workflows zu ermöglichen, indem sie Daten in Echtzeit zwischen ihnen bewegen.

Das sind die Konnektoren. Sie wollen nicht den gesamten Geschäftsprozess steuern, sondern einfach Ihre Apps miteinander verbinden, ohne dass Sie als Vermittler auftreten müssen.

Integrationsbasierte Automatisierungsplattformen sind ideal, wenn Sie zum Beispiel Folgendes brauchen: „Wenn jemand einen Vertrag in PandaDoc unterschreibt, aktualisiere HubSpot, sende eine Slack-Benachrichtigung und markiere die Person in Airtable.“ Schnell, einfach und ohne Engineering-Tickets.

Seien wir ehrlich: Diese Tools sind nicht für komplexe Logik oder besonders regulierte Workflows gedacht. Aber wenn Sie im Bereich Operations, Marketing oder einfach dabei sind, manuelles Copy-Paste zwischen zehn Apps zu vermeiden, werden Sie sie lieben.

Zapier ist hier wohl der bekannteste Name. Make (früher Integromat) bietet mehr Möglichkeiten und Flexibilität. Workato bringt Enterprise-Funktionen (zu einem höheren Preis). Tray.io liegt irgendwo dazwischen und richtet sich eher an Entwickler.

Mit diesen Plattformen können Sie viel machen: Daten zwischen Tools synchronisieren, Benachrichtigungen auslösen, einfache Freigabeprozesse steuern und sogar leichte, kundenorientierte Automatisierungen zusammenstellen.

Beachte dabei: Je komplexer deine Logik wird, desto schneller stoßen diese Tools an ihre Grenzen. Für einfache Automatisierungen sind sie aber nahezu sofort einsatzbereit.

5. Intelligente Automatisierungsplattformen

Intelligente Automatisierungsplattformen sind der Punkt, an dem es wirklich … smart wird.

Im Gegensatz zu einfachen Workflow-Tools, die starren Regeln folgen, kombinieren intelligente Automatisierungsplattformen KI – etwa Machine Learning, Natural Language Processing und kontextbasierte Entscheidungsfindung. Statt „wenn X, dann Y“ erhalten Sie „wenn das ungefähr wie X aussieht und die Stimmung negativ ist und das Dokument Y sagt, dann mache Z.“ Sie bekommen mehr Nuancen und Flexibilität.

Intelligente Automatisierungsplattformen sind besonders hilfreich, wenn Ihre Daten unstrukturiert sind oder Sie eine Automatisierung wünschen, die menschlicher wirkt.

Wie sieht das in der Praxis aus? Rechnungen auslesen, die keinem festen Muster folgen. Support-Tickets nach Tonfall priorisieren. Dokumente automatisch klassifizieren oder Routing-Entscheidungen anhand vergangener Muster treffen. All das ist möglich.

Zu den großen Anbietern zählen hier UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder und Automation Anywhere. Sie kombinieren klassische Automatisierung mit einer Schicht aus KI.

Auch Botpress passt hier gut, besonders wenn Sie KI-Agenten möchten, die Nutzeranfragen verstehen, natürlich antworten und Backend-Workflows je nach Absicht auslösen.

Fazit: Wenn deine Automatisierung zwischen den Zeilen lesen muss, ist intelligente Automatisierung die richtige Wahl.

(Interesse? Unser Artikel zu intelligenter Prozessautomatisierung geht auf diese Plattformen noch viel ausführlicher ein.)

So führen Sie Geschäftsprozessautomatisierung ein: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Einführung von Business Process Automation muss kein riesiges KI-Digitalisierungsprojekt von Anfang an sein. Die besten Umsetzungen starten klein.

Egal, ob Sie Ihren ersten internen Workflow automatisieren oder ein Sammelsurium alter Tools ersetzen: Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen, BPA klar anzugehen.

1. Finden Sie heraus, wo es hakt

Bevor Sie Flussdiagramme zeichnen oder Automatisierungstools vergleichen, nehmen Sie sich einen Moment und fragen Sie: Was bremst das Team wirklich aus?

Jedes Unternehmen hat Prozesse, die besonders manuell, fehleranfällig oder einfach nur lästig sind. Genau hier kann Automatisierung einen echten Unterschied machen – nicht nur dort, wo es am einfachsten ist, einen Workflow einzufügen.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sprechen Sie mit den Leuten, die die Arbeit machen. Was ist wiederkehrend? Was verursacht Verzögerungen? Was läuft immer wieder schief? Sie können auch Support-Tickets, Nutzerbeschwerden oder Systemdaten nutzen, um Engpässe zu erkennen.

2. Bestehende Prozesse verstehen

„Automatisieren Sie nichts, was Sie nicht verstehen“ sollte Regel Nr. 1 in jedem BPA-Playbook sein.

Es ist verlockend, einen umständlichen Prozess zu automatisieren, aber wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, zu verstehen, wie dieser Prozess tatsächlich funktioniert (und warum er so abläuft), bereiten Sie sich später unnötige Probleme.

Hier lohnt sich ein kurzer Deep Dive. Selbst grundlegende Fragen wie „Wer startet diesen Workflow?“ oder „Wo hakt es meistens?“ können dir Stunden an Nacharbeit ersparen.

Wichtig: Überspringen Sie nicht die unordentlichen Teile. Die Sonderfälle und Workarounds, mit denen Prozesse am Laufen gehalten werden – genau dort scheitert Automatisierung oft.

Achten Sie auf Folgendes:

• Wer startet den Workflow und unter welchen Bedingungen?
• Welche Systeme sind aktuell beteiligt? Welche funktionieren nicht gut zusammen?
• Wo finden Übergaben statt? Wo gehen sie am häufigsten schief?
• Welche Schritte erfordern manuelle Umgehungslösungen?

3. BPA-Lösungen recherchieren

Sobald Sie Ihre aktuellen Prozesse analysiert und Ihre Ziele definiert haben, geht es an die Auswahl der passenden Tools. Aber Vorsicht: Es gibt keine universell „beste“ BPA-Plattform.

Manche sind für einfache Aufgabenautomatisierung gebaut. Andere sind für komplexe, mehrstufige Abläufe mit vielen Integrationen konzipiert. Die eigentliche Frage ist also: Was passt zu Ihnen?

Sie sollten herausfinden, wie technisch Ihr Team ist, in welche Systeme das BPA-Tool integriert werden muss und wie flexibel die Workflows sein sollen. Manche Unternehmen benötigen individuelle Anpassungen durch Entwickler, andere brauchen nur eine Lösung, die das Operations-Team direkt nutzen kann.

Sie können das auf drei Arten angehen:

Leichte Aufgabenautomatisierung

Diese Tools sind auf Geschwindigkeit und Einfachheit ausgelegt. Ideal, wenn Sie einfache, sich wiederholende Aufgaben automatisieren möchten.

Sie eignen sich am besten für Dinge wie Urlaubsanträge, einfache Lead-Verteilung oder „Wenn dies, dann das“-Logik – also Aufgaben, die keine komplexen Entscheidungen oder mehrstufige Koordination erfordern.

Achten Sie auf Funktionen wie:

• Vorgefertigte Integrationen mit Ihrem CRM oder Ticket-Systemen
• Einfache Drag-and-Drop-Workflow-Builder
• Klare Grenzen bei Skalierbarkeit oder Komplexität

Beliebte Plattformen in dieser Kategorie sind Botpress, Zapier, Automate.io und integrierte Tools wie Notion Automations.

Wenn Sie BPA zum ersten Mal testen oder einen schnellen Erfolg brauchen, sind das hervorragende Startpunkte.

Automatisierung im mittleren Bereich

In dieser Stufe wird Automatisierung leistungsfähiger. Sie eignet sich für Teams, die über einfache Aufgabenautomatisierung hinausgewachsen sind und nun Workflows benötigen, die auf adaptive Bedingungen reagieren oder menschliche Entscheidungen einbeziehen.

Sie könnten Genehmigungen nach Dealgröße steuern, Support-Tickets je nach Stimmung eskalieren oder mehrstufige Abläufe auslösen, wenn sich Kundendaten im CRM ändern.

Diese Tools bieten meist eine gute Balance aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang. Sie erhalten weiterhin No-Code- oder Low-Code-Oberflächen, haben aber deutlich mehr Kontrolle über Logik, Ausnahmen und Rollen.

Zu den typischen Funktionen von Workflow-Automatisierungsplattformen der Mittelklasse gehören:

• Verzweigungslogik und bedingte Pfade
• Rollenbasierte Berechtigungen
• Unterstützung sowohl für strukturierte Abläufe als auch für flexible Ausnahmen

Einige Tools in diesem Bereich bieten auch integrierte Prüfpfade und Anbindungen an geschäftskritische Systeme wie CRMs, ERPs oder Wissensdatenbanken.

Beliebte Plattformen sind Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (mit Regeln und Automatisierungen) und Monday.com mit Workflow-Logik.

Letztlich sind Tools der Mittelklasse ideal, wenn Sie mehr Struktur und Raffinesse in Ihre Geschäftsabläufe bringen möchten – ohne gleich auf Enterprise-Niveau zu gehen. Sie profitieren weiterhin von Geschwindigkeit und Zugänglichkeit, erhalten aber deutlich mehr Kontrolle.

BPA auf Enterprise-Niveau

Das sind leistungsstarke Plattformen, die End-to-End-Workflows über mehrere Teams und Systeme hinweg abbilden. Sie sind für Skalierbarkeit und Komplexität ausgelegt – ideal für globale Abläufe oder mehrstufige Genehmigungsprozesse.

Wenn Ihre Prozesse mehrere Systeme (CRM, ERP, HRIS, eigene Datenbanken) umfassen oder Sie detaillierte Compliance-Kontrolle benötigen, ist BPA auf Enterprise-Niveau die richtige Wahl.

Enterprise-Plattformen sind auf Orchestrierung ausgelegt. Das bedeutet Workflows, die Ausnahmen behandeln, Echtzeitdaten zwischen Tools synchronisieren und Compliance sicherstellen, ohne ins Stocken zu geraten.

Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• Umfassende Integrationsunterstützung
• Starke Compliance-Funktionen und Prüfpfade
• Kollaborationsfreundliches Design

Plattformen in dieser Kategorie bieten oft integrierte Analysen, SLA-Überwachung, Testumgebungen und rollenbasierte Steuerung, um Skalierung und Komplexität zu unterstützen.

Beliebte Anbieter sind Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx und Appian.

Und denken Sie daran: Egal, welche Plattform Sie wählen, sie sollte zu den bestehenden Abläufen Ihrer Teams passen. Wenn das Tool Sie zwingt, alles umzustellen, nur damit es funktioniert, ist es nicht das richtige.

4. Testen Sie die ausgewählte Lösung

Bevor Sie komplett auf Automatisierung setzen, starten Sie mit einem einzigen Workflow. Nur einem.

Betrachten Sie es als Testlauf – das ist das „Crawl“ im klassischen Crawl-Walk-Run-Modell.

Wählen Sie etwas Einfaches, aber Wertvolles. Vielleicht die Automatisierung der Genehmigung von Urlaubsanträgen oder das Weiterleiten neuer Support-Tickets. Wichtig ist, dass es messbar ist – gesparte Zeit, schneller erledigte Aufgaben, weniger manuelle Fehler.

Sie können dies mit Ihrem neuen BPA-Tool manuell aufbauen oder – wenn Sie bereit sind – die Logik und Sonderfälle von KI abwickeln lassen.

Manche Teams führen Pilotprojekte in einer Testumgebung durch. Andere gehen mit einem kleinen Team live und beobachten die Ergebnisse genau. So oder so lernen Sie, was nicht funktioniert, was angepasst werden muss und welchen tatsächlichen Nutzen es bringt.

Wenn der Pilot erfolgreich ist? Glückwunsch! Sie haben Ihren Beweis. Nutzen Sie ihn, um Ihr Setup zu optimieren und eine Ausweitung zu begründen. Wenn nicht? Umso besser – Sie haben die Probleme erkannt, bevor Sie skalieren.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, wie Sie so einen Rollout strukturieren, lesen Sie, was mein talentierter Kollege über strategische Chatbot-Einführung geschrieben hat. Dort erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen – ohne sich zu verzetteln.

5. Team schulen

Selbst die beste Automatisierung wird sich nicht durchsetzen, wenn das Team sie nicht versteht – oder schlimmer noch, wenn sie ohne Kontext von oben verordnet wird.

Automatisierung sollte sich wie eine hilfreiche Verbesserung anfühlen, nicht wie ein überraschender Ersatz. Wenn die Leute nicht wissen, wie sie in ihren Alltag passt oder wohin sie sich bei Problemen wenden können, kehren sie schnell zu alten Gewohnheiten zurück.

Geben Sie ihnen nicht einfach einen Login. Zeigen Sie ihnen, wie es in ihrem Arbeitsalltag funktioniert. Machen Sie klar, welche Aufgaben dadurch wegfallen. Zeigen Sie deutlich, dass es um weniger monotone Arbeit geht – nicht darum, Stellen abzubauen.

Wie Sie das umsetzen, hängt von Teamgröße und Struktur ab – aber eine starke Einführung beginnt meist mit:

• Rollenbasierte Anleitungen, damit jedes Team sieht, wie es für seine Arbeit relevant ist
• Kurzanleitungen oder kurze Loom-Videos für den Fall, dass sie vergessen, welcher Button was macht
• Ein offener Kanal (Slack, E-Mail, was auch immer) für Fragen, Feedback oder zur Meldung von Problemen

Anders gesagt: Automatisierung sollte sich wie ein hilfreiches Werkzeug anfühlen, nicht wie eine Bedrohung.

6. Ausbauen und weiterentwickeln

Nur weil Ihr BPA-Pilot funktioniert hat, sind Sie noch nicht am Ziel. Die besten Automatisierungssysteme entwickeln sich weiter, und zu schnelles Skalieren ohne Optimierung führt schnell zu Problemen.

Sobald Sie mit Ihrem ersten Workflow einen Mehrwert erzielt haben, erweitern Sie vorsichtig. Fügen Sie neue Anwendungsfälle hinzu, holen Sie weitere Teams ins Boot und bauen Sie ein System auf, das mit dem Wachstum immer besser wird.

Gerade hier ist Iteration entscheidend. Überwachen Sie die wichtigsten Kennzahlen: Werden Workflows schneller abgeschlossen? Gehen die Fehlerquoten zurück? Wird das neue System tatsächlich genutzt?

Nehmen Sie dann nach und nach kleine Anpassungen vor:

• Logik nachschärfen. Wenn die Schritte immer an derselben Stelle scheitern, überprüfen Sie Ihre Trigger oder Bedingungen erneut.
• Verbessern Sie Übergaben. Schaffen Sie Klarheit an Schnittstellen zwischen Teams oder Tools.
• Beobachten Sie die Nutzung. Wenn sie sinkt, sprechen Sie mit dem Team. Ist der Prozess unklar? Kommt wieder mehr Handarbeit ins Spiel?
• Überprüfen Sie die Kennzahlen. Erfassen Sie die richtigen KPIs? Ergänzen Sie sie bei Bedarf (z. B. Bearbeitungszeit, Abschlussrate von Aufgaben).

Sobald alles reibungslos läuft, erstellen Sie ein internes Handbuch. So können andere Teams auf dem aufbauen, was bereits funktioniert, ohne von vorne anfangen zu müssen.

Was sind Anwendungsfälle für Business Process Automation?

HR-Onboarding

Onboarding klingt einfach, bis man merkt, wie viele Aufgaben dazugehören: Konten einrichten, Dokumente sammeln, Geräte bereitstellen, Kalender füllen – die Liste ist lang.

Ohne Automatisierung läuft vieles über endlose E-Mail-Ketten und Tabellen-Updates. Das ist langsam, fehleranfällig und ehrlich gesagt? Für alle Beteiligten nervig.

Schauen wir uns an, wie BPA das Onboarding für HR und neue Mitarbeitende wirklich reibungslos machen kann.

Workflows auslösen, sobald ein Angebot angenommen wird

Die Magie beginnt, sobald ein Kandidat zusagt. BPA-Tools können automatisch Mitarbeiterdatensätze im HRIS anlegen, Willkommens-E-Mails und Compliance-Formulare versenden und die nächsten Schritte anstoßen – ganz ohne manuelles Nachfassen in jeder Abteilung.

Stellen Sie sich vor: Sobald das Angebot unterschrieben ist, erhält das IT-Team automatisch ein Ticket zur Einrichtung von Laptop und Benutzerkonten. Gleichzeitig bekommt der neue Mitarbeiter eine personalisierte Onboarding-E-Mail und einen Link zum Hochladen der erforderlichen Dokumente.

Terminvereinbarung ohne Hin und Her

Orientierung, Anmeldung zu Leistungen, Check-ins am ersten Tag – all das kann automatisch geplant werden.

Statt Termine manuell abzustimmen, können BPA-Tools Zeitfenster je nach Verfügbarkeit reservieren und allen Beteiligten eine Bestätigung schicken.

Und voilà. Keine vergessenen Schritte und ein neuer Kollege, der sich wirklich willkommen fühlt.

Welche Tools ermöglichen das?

Oft sieht man eine Mischung aus Tools: HRIS-Plattformen wie BambooHR oder Personio verwalten Personaldaten, Workflow-Automatisierungstools wie Kissflow oder Pipefy verbinden Aufgaben, und ITSM-Tools wie Jira Service Management sorgen dafür, dass die technische Einrichtung nicht untergeht.

Kundenservice

Seien wir ehrlich: Support-Agents verschwenden viel zu viel Zeit mit Aufgaben, die nichts mit echter Kundenhilfe zu tun haben. Tickets sortieren, Prioritäten zuweisen, herausfinden, wer was übernimmt. Und währenddessen warten die Kunden.

Hier zeigt sich der Nutzen von Automatisierung (und dem Einsatz von KI im Kundenservice). Es geht nicht darum, Ihr Support-Team zu ersetzen, sondern deren Aufgaben zu erleichtern, damit sie sich auf echte Probleme konzentrieren können.

Automatisierte Ersteinschätzung

Wenn eine Support-Anfrage eingeht, muss jemand (oder etwas) herausfinden, worum es geht. Geht es um Abrechnung? Einen Fehler? Ist der Kunde verärgert oder nur verwirrt?

BPA-Systeme können das komplett übernehmen. Mit KI (z. B. Sentiment-Analyse, Schlüsselwort-Erkennung oder Kontohistorie) können Tickets automatisch kategorisiert und priorisiert werden. So landen die Agenten direkt bei den wichtigsten Anfragen, statt jede einzeln zu prüfen.

Intelligentes Routing

Sobald ein Ticket kategorisiert ist, muss es an die richtige Person weitergeleitet werden. Das kann allein schon Stunden kosten, wenn es manuell gemacht wird.

Mit BPA erfolgt die Weiterleitung sofort. Eine Abrechnungsfrage geht an die Buchhaltung. Ein dringender Produktfehler direkt an die Technik. Ein Anliegen eines VIP-Kunden wird für Ihre erfahrenen Mitarbeiter markiert. Sie können jede gewünschte Logik abbilden – alles läuft im Hintergrund.

Automatisches Ausfüllen und Status-Updates

Jeder Support-Mitarbeiter kennt den Schmerz, Kundendaten von einem System ins nächste zu kopieren.

Ist Ihr BPA mit Ihrem CRM oder internen Tools verknüpft, kann es Ticketfelder schon mit relevanten Daten ausfüllen, bevor ein Agent sie überhaupt sieht.

Sie können Automatisierung auch nutzen, um Status-Updates in Echtzeit zu versenden oder bei ausstehenden Antworten nachzuhaken. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit für Teams und ein reibungsloseres Erlebnis für die Kunden.

Tools, die das erleichtern

Plattformen wie Zendesk und Freshdesk bieten integrierte BPA-Funktionen. In Kombination mit KI-gestütztem Routing und Integrationen mit Ihrem CRM oder internen Wissensdatenbank entsteht eine Support-Engine, die mitwächst.

Verabschieden Sie sich von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben.

Vertragsmanagement

Verwalten Sie Verträge noch manuell? Das führt schnell zu Versionschaos und verpassten Fristen. Durch die Automatisierung von Vertragsabläufen kommt endlich Ordnung und Tempo ins Spiel – danke KI im Einkauf!

Verträge automatisch erstellen

Am besten geeignet für: Standardvereinbarungen wie NDAs, SOWs oder MSAs.

Was es macht: Zieht Daten aus Vorlagen und füllt Details automatisch anhand von CRM- oder Formulareingaben aus.

Tipp: Sperren Sie wichtige Felder, um unbefugte Änderungen zu verhindern, lassen Sie aber Platz für individuelle Bedingungen.

Zur Prüfung und elektronischen Unterschrift weiterleiten

Am besten geeignet für: Interne Freigaben, teamübergreifende Zusammenarbeit und Kundensignaturen.

Was es macht: Sendet Verträge zur richtigen Zeit an die richtige Person – etwa an die Rechtsabteilung, die Finanzabteilung, den Manager oder den Kunden – basierend auf vordefinierten Regeln.

Tipp: Nutzen Sie Tools, die nachverfolgen, wer was geöffnet und unterschrieben hat – so wissen Sie immer, wo es hängt.

Änderungen nachverfolgen und Erinnerungen setzen

Am besten geeignet für: Verträge aktuell und konform halten.

Was es macht: Protokolliert Änderungen und Freigaben in einem Audit-Trail, sendet dann Erinnerungen für Verlängerungen oder anstehende Compliance-Prüfungen.

Hot tip: Warten Sie nicht darauf, dass sich jemand erinnert – richten Sie automatische Benachrichtigungen 30, 60 oder 90 Tage vor wichtigen Terminen ein.

Welche Tools ermöglichen das?

Gängige Tools sind CLM-Plattformen (z. B. Ironclad, DocuSign CLM), Dokumentenautomatisierung, Workflow- und E-Signatur-Plattformen (z. B. PandaDoc, HelloSign).

Rechnungs- und Spesenbearbeitung

Manuelle Rechnungsbearbeitung ist eine Arbeit, die Zeit und Geduld raubt. Zahlen aus PDFs abtippen, E-Mails nach Freigaben durchsuchen, Kollegen wegen Quittungen hinterherlaufen – kein Wunder, dass Finanzteams überlastet sind.

Schauen wir uns an, wie BPA hier für Ordnung sorgt.

Rechnungsdaten extrahieren

Kein Wechseln mehr zwischen Dateien und Tabellen.

Abgleich mit Bestellungen oder Budgets

Sobald die Daten vorliegen, müssen sie abgeglichen werden – zum Beispiel mit einer bestehenden Bestellung oder dem Budget einer Abteilung.

Automatisierung erledigt das sofort und markiert alles, was nicht passt, sodass nichts unbemerkt bleibt.

Zur Genehmigung weiterleiten

Statt „Kannst du das bitte freigeben?“-E-Mails zu verschicken, übernimmt BPA das Routing. Die richtige Rechnung geht automatisch an die richtige Person – basierend auf den Regeln.

Und ja, daran wird er sie auch erinnern.

Mit Buchhaltungstools synchronisieren

Sobald alles genehmigt ist, kann BPA die Rechnung automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen. Kein zusätzliches Eintippen – einfach erledigt.

Mit Tools wie Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks und NetSuite ist diese Einrichtung einfach. Wenn Ihr Finanzteam noch alles manuell erledigt… dann sollten wir das ändern.

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FAQ

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?

BPA bezeichnet den Einsatz von Technologie zur Automatisierung wiederkehrender Abläufe und Prozesse. Dabei werden meist Software-Tools eingesetzt, die Routineaufgaben vereinfachen, den manuellen Aufwand verringern und die Effizienz steigern.

Welche Geschäftsprozesse eignen sich am besten für Automatisierung?

Prozesse, die häufig vorkommen und klaren Regeln folgen, eignen sich ideal zur Automatisierung. Zum Beispiel können Mitarbeiter-Onboarding, Freigaben von Einkäufen, Kundenservice-Interaktionen und Dateneingaben automatisiert werden, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und BPA?

Robotic Process Automation (RPA) nutzt Software-Bots für einfache, wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingabe, während Business Process Automation (BPA) verschiedene Systeme verbindet, um ganze Workflows und mehrere Prozessschritte umfassend zu automatisieren.

Wer profitiert von der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Automatisierung bringt überall Vorteile. Unternehmen sparen Zeit und Geld, Mitarbeitende können sich auf wichtigere, strategische Aufgaben konzentrieren und Kunden profitieren von schnellerem, zuverlässigerem Service.

Wie kann ich den ROI von BPA messen?

Der ROI kann verfolgt werden, indem wichtige Leistungskennzahlen wie kürzere Bearbeitungszeiten, Kosteneinsparungen, bessere Datenqualität und Compliance sowie höhere Kundenzufriedenheit überwacht werden. Regelmäßige Überprüfungen und Feedback der Teams helfen, sicherzustellen, dass BPA die erwarteten Vorteile bringt.

Wie lange dauert es, bis BPA Ergebnisse zeigt?

Einige Effizienzgewinne werden vielleicht schon nach wenigen Monaten sichtbar, aber der volle Nutzen zeigt sich meist erst später. Es ist wichtig, schrittweise vorzugehen und kontinuierlich zu optimieren, um langfristig vom BPA zu profitieren.