Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) erfreut sich zunehmender Beliebtheit und verändert seit Jahren die Arbeitsweise von Unternehmen.
BPA wird oft als der perfekte Anwendungsfall für die Integration von KI und Chatbots in Unternehmen angesehen: die Automatisierung ganzer Arbeitsabläufe und komplexer Prozesse zur Steigerung der Effizienz.
In der Tat planen 50 % der Unternehmen, ihre Prozesse in Zukunft zu automatisieren.
In diesem Überblick erklären wir, was BPA ist, welche Herausforderungen bei der Umsetzung von BPA häufig auftreten und wie eine erfolgreiche BPA-Strategie umgesetzt werden kann.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) ist ein strategischer Ansatz, bei dem Software zur Bewältigung komplexer und sich wiederholender Aufgaben eingesetzt wird.
Sie konzentriert sich auf die Rationalisierung der alltäglichen Abläufe und sorgt dafür, dass das Unternehmen reibungslos läuft.
Ein Geschäftsprozess ist die Abfolge von Schritten, die ein Unternehmen durchführt, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Denken Sie zum Beispiel an den Arbeitsablauf bei der Bearbeitung einer Bestellung - vom Eingang der Bestellung bis zur endgültigen Lieferung.
Die Automatisierung dieser Arbeitsabläufe kann dazu beitragen, manuelle Fehler zu minimieren und den Mitarbeitern mehr Zeit zu geben, damit sie sich auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren können.
Die Automatisierung könnte in diesem Fall wie folgt funktionieren:
- Wenn eine Bestellung eingeht, überprüft die Software automatisch die Auftragsdetails, aktualisiert den Bestand, bearbeitet die Zahlung und sendet dem Kunden eine Bestätigungs-E-Mail.
- Das System leitet dann die Bestellinformationen an die Versandabteilung oder einen externen Logistikdienstleister weiter und erstellt automatisch Versandetiketten und Kontrollnummern.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und BPA?
Sie mögen ähnlich klingen, doch in der Praxis unterscheiden sich BPA und Robotic Process Automation (RPA) erheblich.
Bei RPA wird in der Regel ein einfacher Software-Roboter (oder "Bot") programmiert, der sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe über dieselben grafischen Benutzeroberflächen ausführt, die auch ein Mensch verwenden würde.
Im Gegensatz dazu arbeiten BPA-Lösungen oft im Hintergrund oder unabhängig von einer Benutzeroberfläche, automatisieren komplexe Arbeitsabläufe und rufen Informationen nach Bedarf ab.
Das Training eines RPA-Bots kann so einfach sein wie das Aufnehmen eines Menschen bei der Ausführung einer Aufgabe, während eine BPA-Lösung im Allgemeinen mehr strategische Planung und Integration erfordert.
In vielen Fällen deckt BPA eine größere Vielfalt von Anwendungsfällen ab und bietet umfassendere End-to-End-Lösungen. Oft enthalten BPA-Systeme RPA als eine Komponente innerhalb ihrer breiteren Funktionalität.
Hauptmerkmale und Komponenten von BPA-Tools
Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen dienen der Rationalisierung von Abläufen durch die Automatisierung komplexer Workflows und die Integration verschiedener Systeme. Diese Lösungen umfassen in der Regel mehrere Kernkomponenten, die zusammenarbeiten, um die Effizienz zu steigern und manuelle Eingriffe zu reduzieren:
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Mit BPA-Tools können Unternehmen automatisierte Arbeitsabläufe entwerfen, ausführen und überwachen, die sich wiederholende manuelle Aufgaben ersetzen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Prozesse standardisiert sind und einheitlich ablaufen.
Integration von Daten
Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen müssen mit verschiedenen Datenquellen und Systemen (wie ERP, CRM und anderen Legacy-Anwendungen) integriert werden, um eine einheitliche Sicht auf die Informationen zu ermöglichen. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung in Echtzeit und reduziert Datensilos.
Prozessabbildung und -gestaltung
Viele BPA-Plattformen bieten visuelle Werkzeuge für die Darstellung bestehender Prozesse. Mit diesen Werkzeugen können Teams Arbeitsabläufe neu gestalten, um eine optimale Leistung zu erzielen, bevor die Automatisierung eingeführt wird.
Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit
BPA-Tools enthalten häufig Dashboards und Analysefunktionen, die einen umfassenden Überblick über die Prozessleistung bieten. Sie verfolgen kontinuierlich wichtige Kennzahlen und zeigen verbesserungswürdige Bereiche auf, sodass Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Gesamteffizienz steigern können.
Sicherheit und Konformität
Angesichts der sensiblen Natur von Geschäftsdaten werden robuste BPA-Lösungen mit umfassenden Sicherheitsrahmen aufgebaut, die wichtige Informationen schützen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.
Sie setzen strenge Zugangskontrollen durch und verwenden fortschrittliche Verschlüsselungstechniken mit kontinuierlicher Überwachung zur Sicherung der Datenintegrität.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Die besten BPA-Tools sind so konzipiert, dass sie mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich an das Wachstum und die sich entwickelnden Prozessanforderungen anpassen. Sie bieten anpassbare Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, um sich an verschiedene Branchen und Anwendungsfälle anzupassen.
Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Gesteigerte Effizienz
Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben beschleunigt die Abläufe und gewährleistet die Konsistenz der Prozesse, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für Innovationen aufwenden können.
Kosteneinsparungen
Die Reduzierung manueller Eingriffe und Fehler senkt die Betriebskosten und setzt Ressourcen für Wachstum und strategische Investitionen frei.
Erhöhte Datengenauigkeit
Durch die automatisierte Datenintegration und -verarbeitung minimiert BPA Fehler und bietet einen zuverlässigen Echtzeit-Überblick über wichtige Geschäftsinformationen.
Verbesserte Compliance und Risikomanagement
Standardisierte Prozesse und integrierte Prüfpfade helfen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und das Risiko von Compliance-Problemen zu verringern.
Bessere Kundenbetreuung
Optimierte Kundeninteraktionen und automatisierte Datenverarbeitung führen zu schnelleren Reaktionszeiten und einem individuelleren Erlebnis.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Umsetzung von BPA
Die Implementierung der Automatisierung von Geschäftsprozessen kann eine Umwälzung bewirken, ist jedoch oft mit verschiedenen Herausforderungen verbunden. Hier ein Blick auf häufige Hindernisse und Strategien zu deren Überwindung
Datenqualität und -integration
Herausforderung
Die Sicherstellung genauer und nahtlos integrierter Daten kann schwierig sein. Daten von schlechter Qualität können automatisierte Prozesse zum Scheitern bringen und zu Fehlern führen.
Näherung
- Entwicklung einer soliden Data-Governance-Strategie.
- Investieren Sie in effektive Datenbereinigungstools.
- Erstellung standardisierter Protokolle zur Wahrung der Konsistenz zwischen den Systemen.
Management von Veränderungen
Herausforderung
Die Umstellung von manuellen Prozessen auf Automatisierung kann bei den Teammitgliedern Unsicherheit hervorrufen, da sie sich Sorgen über Veränderungen oder die Sicherheit ihres Arbeitsplatzes machen.
Näherung
Binden Sie Ihr Team frühzeitig ein, kommunizieren Sie klar die Vorteile von BPA und bieten Sie gezielte Schulungen an, damit die Anpassung für alle reibungslos verläuft.
Kompatibilität des Systems
Herausforderung
Die Integration von BPA-Tools in Altsysteme kann komplex sein und bestehende Arbeitsabläufe stören, wenn sie nicht sorgfältig gehandhabt werden.
Näherung
Führen Sie eine gründliche Überprüfung Ihrer aktuellen Technologieumgebung durch und wählen Sie Automatisierungstools aus, die für eine reibungslose Integration ausgelegt sind.
Sicherheit und Konformität
Herausforderung
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen steigt die Notwendigkeit, sensible Daten zu schützen und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
Näherung
Verstärken Sie die Sicherheitsmaßnahmen durch robuste Verschlüsselung, wirksame Zugangskontrollen und regelmäßige Audits, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und den Betrieb zu sichern.
Skalierbarkeit
Herausforderung
Eine BPA-Lösung, die für ein kleines Team geeignet ist, erfüllt möglicherweise nicht die Anforderungen einer wachsenden Organisation.
Näherung
Entscheiden Sie sich für Plattformen mit modularen Architekturen, die skaliert oder aufgerüstet werden können, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.
Zuweisung von Kosten und Ressourcen
Herausforderung
Die Anfangsinvestitionen für BPA können beträchtlich sein, und die Abwägung zwischen Kosten und erwartetem Nutzen ist von entscheidender Bedeutung.
Näherung
Beginnen Sie mit einem Pilotprogramm, um die Wirksamkeit des Systems zu testen, Feedback zu sammeln und die Leistung zu messen. Dieser schrittweise Ansatz hilft Ihnen, Ihre Strategie zu verfeinern und Ihre Ressourcen effektiv zu verwalten, bevor Sie das System in vollem Umfang einführen.
Arten von Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Es gibt verschiedene Arten von BPA-Lösungen zur Rationalisierung verschiedener Aspekte von Geschäftsabläufen. Diese Lösungen haben unterschiedliche Schwerpunkte, von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben bis zur Integration komplexer Arbeitsabläufe und Datenquellen.
Werkzeuge zur Workflow-Automatisierung
Diese Werkzeuge rationalisieren die alltäglichen Prozesse, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und den Dokumentenfluss und die Genehmigungen verwalten. Auf diese Weise stellen sie sicher, dass die täglichen Abläufe konsistent und effizient bleiben.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA)
DPA erweitert die traditionelle Workflow-Automatisierung durch die Integration verschiedener digitaler Kanäle. Dieser Ansatz verbindet Webschnittstellen und andere Kundenkontaktpunkte und schafft so eine nahtlose Umgebung, die die Benutzerfreundlichkeit und Reaktionsfähigkeit verbessert.
Plattformen zur Unternehmensintegration
Diese Plattformen sind darauf ausgelegt, unterschiedliche Systeme innerhalb eines Unternehmens miteinander zu verbinden. Sie erleichtern den reibungslosen Datenfluss und die Kommunikation in Echtzeit zwischen verschiedenen Anwendungen und sorgen dafür, dass alle Aspekte Ihrer Geschäftsprozesse zusammenarbeiten.
Intelligente Automatisierung
Intelligente Automatisierung baut auf der traditionellen BPA auf, indem sie KI-Elemente wie maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) einbezieht. Dieser Ansatz automatisiert nicht nur Routineaufgaben, sondern ermöglicht es Systemen auch, aus Daten zu lernen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Wie man Geschäftsprozessautomatisierung implementiert: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Implementierung der Automatisierung von Geschäftsprozessen muss nicht überwältigend sein. Hier finden Sie eine unkomplizierte, schrittweise Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.
1. Identifizierung der Kernprozesse
Beginnen Sie damit, Ihre Kernprozesse zu identifizieren. Schauen Sie sich die Aufgaben an, die viel Zeit und Ressourcen verbrauchen - denken Sie an Prozesse wie die Auftragsabwicklung oder die Genehmigung von Dokumenten - und bestimmen Sie, welche davon reif für eine Automatisierung sind.
2. Bewertung der bestehenden Arbeitsabläufe
Schauen Sie sich genau an, wie Ihr Team derzeit arbeitet, und ermitteln Sie etwaige Engpässe oder Ineffizienzen. Dieses Verständnis hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Automatisierungswerkzeuge.
3. Forschung zu BPA-Lösungen
Erkunden Sie verschiedene Tools, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie:
- Integrationsmöglichkeiten mit Ihren aktuellen Systemen
- Skalierbarkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst
- Benutzerfreundlichkeit für eine reibungslose Einführung
Wenn Sie beispielsweise nach einer KI-gesteuerten Lösung suchen, könnten Plattformen wie Botpress eine gute Wahl sein.
4. Pilotierung der gewählten Lösung
Erkunden Sie verschiedene Tools, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie:
- Integrationsmöglichkeiten mit Ihren aktuellen Systemen
- Skalierbarkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst
- Benutzerfreundlichkeit für eine reibungslose Einführung
Wenn Sie beispielsweise nach einer KI-gesteuerten Lösung suchen, könnten Plattformen wie Botpress eine gute Wahl sein.
5. Trainieren Sie Ihr Team
Sorgen Sie für eine umfassende Schulung und eine klare Dokumentation, damit jeder versteht, wie das neue System funktioniert. Eine wirksame Schulung wird Ihrem Team helfen, sich schnell einzuarbeiten und die Technologie sicher zu nutzen.
6. Integrieren und ausbauen
Sobald die Pilotphase erfolgreich verlaufen ist, sollten Sie den Einsatz der BPA-Lösung schrittweise auf alle Ihre Projekte ausweiten. Überwachen Sie laufend die wichtigsten Leistungskennzahlen und passen Sie Ihren Ansatz bei Bedarf an, um langfristige Vorteile zu gewährleisten.
Anwendungsfälle der Geschäftsprozessautomatisierung
2/3 der Unternehmen haben ihre Geschäftsprozesse in mindestens einer Geschäftsfunktion automatisiert. Hier sind einige der vielen Anwendungsfälle der Automatisierung, die branchenübergreifend genutzt werden können.
HR-Onboarding
Die Automatisierung kann den gesamten Einstellungsprozess vereinfachen, vom Screening der Bewerber über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Verwaltung der Einstellungsunterlagen.
So kann beispielsweise ein HR-System mit Bewerberverfolgungssystemen integriert werden, um Bewerberdatensätze automatisch zu aktualisieren und Onboarding-Workflows auszulösen, sobald ein Bewerber eingestellt wird.
Automatisierung des Kundendienstes
In Branchen wie dem Hotel- und Gaststättengewerbe oder dem Finanzsektor können KI-Chatbots das Kundenerlebnis erheblich verbessern.
Ein Hotel-Chatbot könnte zum Beispiel das Einchecken der Gäste optimieren:
- Effiziente Bearbeitung von Anfragen über verfügbare Annehmlichkeiten
- Personalisierte lokale Empfehlungen
In ähnlicher Weise können Chatbots im Finanzbereich Rechnungsanfragen schnell lösen und Routinetransaktionen bearbeiten, um sicherzustellen, dass Kunden prompte Unterstützung erhalten, ohne dass es zu Verzögerungen durch manuelle Eingriffe kommt.
Vertragsmanagement
Automatisierte Vertragsverwaltungssysteme rationalisieren den gesamten Lebenszyklus von Verträgen, indem sie wichtige Phasen wie die Ausarbeitung und Überprüfung vor der endgültigen Genehmigung übernehmen und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleisten.
Zum Beispiel könnte eine Vertragsmanagementlösung:
- Automatische Erstellung von Standardvorlagen
- Weiterleitung von Verträgen für digitale Signaturen und Erfassung von Änderungen in einem zentralen Repository
Dieser Ansatz reduziert manuelle Fehler und beschleunigt die Bearbeitung, so dass sich die Rechts- und Beschaffungsteams auf strategische Verhandlungen konzentrieren können.
Bearbeitung von Rechnungen und Ausgaben
Im Finanzsektor verändert die Automatisierung die Bearbeitung von Rechnungen und Ausgaben, indem Daten erfasst und mit Bestellungen abgeglichen werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Anstelle der mühsamen Dateneingabe aktualisieren diese Tools die Finanzdaten automatisch, was zu einer höheren Genauigkeit und einer effektiveren Finanzkontrolle führt.
Durch die Rationalisierung von Ausgabengenehmigungen und Abstimmungsprozessen können Unternehmen ihren Verwaltungsaufwand reduzieren und ihre Finanzvorgänge beschleunigen.
Einsatz von KI-Lösungen im nächsten Monat
KI-Chatbots werden von Unternehmen schnell massenhaft eingesetzt - im Kundenservice, bei internen Abläufen und im E-Commerce.
Die Unternehmen, die sich nur langsam anpassen, werden die Konsequenzen spüren, wenn sie die KI-Welle verpassen. Botpress ist eine unendlich erweiterbare Plattform zur Erstellung von Bots, die für Unternehmen entwickelt wurde. Unser stack ermöglicht es Entwicklern, Chatbots und KI-Agenten mit beliebigen Funktionen zu erstellen.
Unsere erweiterte Sicherheitssuite gewährleistet, dass die Kundendaten stets geschützt sind und von Ihrem Entwicklungsteam vollständig kontrolliert werden.
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FAQ
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?
BPA bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Routineabläufen und -prozessen. In der Regel geht es dabei um den Einsatz von Software-Tools und -Anwendungen, die sich wiederholende Aufgaben rationalisieren, den manuellen Aufwand verringern und die Gesamteffizienz steigern.
Welche Geschäftsprozesse eignen sich am besten für die Automatisierung?
Prozesse, die häufig vorkommen und klaren Regeln folgen, sind ideale Kandidaten für die Automatisierung. So können beispielsweise das Onboarding von Mitarbeitern, Kaufgenehmigungen, Interaktionen mit dem Kundenservice und die Dateneingabe automatisiert werden, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und BPA?
Robotic Process Automation (RPA) verwendet Software-Bots, um einfache, sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe auszuführen, während Business Process Automation (BPA) verschiedene Systeme miteinander verbindet, um ganze Arbeitsabläufe und mehrere Prozessschritte zu automatisieren und so umfassendere Verbesserungen zu erzielen.
Wer profitiert von der Automatisierung der Geschäftsprozesse?
Automatisierung ist in jeder Hinsicht von Vorteil. Unternehmen sparen Zeit und Geld, Mitarbeiter können sich auf wichtigere, strategische Aufgaben konzentrieren, und Kunden genießen einen schnelleren, zuverlässigeren Service.
Wie kann ich den ROI von BPA messen?
Der ROI lässt sich durch die Überwachung wichtiger Leistungsindikatoren wie verkürzte Bearbeitungszeiten, Kosteneinsparungen, Verbesserungen bei der Datengenauigkeit und -einhaltung sowie eine höhere Kundenzufriedenheit verfolgen. Regelmäßige Überprüfungen und Rückmeldungen der Teams helfen sicherzustellen, dass die BPA die erwarteten Vorteile bringt.
Wie lange dauert es, bis die Wirkung von BPA sichtbar wird?
Während sich einige Effizienzgewinne innerhalb weniger Monate bemerkbar machen können, dauert es oft länger, bis sich die Vorteile in vollem Umfang einstellen. Es ist wichtig, einen schrittweisen Ansatz zu wählen und kontinuierlich zu optimieren, um den langfristigen Nutzen von BPA zu realisieren.
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