Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Szenario: Ein Kunde gibt eine Bestellung auf einer Website auf 

Ohne Automatisierung müsste das vielleicht jemand aus dem Betriebs- oder Erfüllungsteam tun:

1. Manuell prüfen, ob der Artikel vorrätig ist
2. Aktualisierung des Inventarsystems
3. Bearbeitung der Zahlung
4. Schreiben und versenden Sie eine Bestätigungs-E-Mail
5. Benachrichtigen Sie das Lager oder den Versandpartner
6. Ein Versandetikett generieren
7. Weitergabe von Tracking-Informationen an den Kunden

Aber bei BPA kann die gesamte Kette der Schritte in Sekundenschnelle ablaufen. 

In dem Moment, in dem eine Bestellung eingeht, setzt sich das BPA-System in Gang: Es prüft den Kauf, passt den Lagerbestand an, belastet die Karte und löst die Lieferung aus - und das alles, ohne dass ein Mensch eine Tastatur berührt.

Wann sollte ich RPA statt BPA verwenden?

RPA lässt sich für enge Anwendungsfälle schneller implementieren. Sie eignet sich am besten für die Automatisierung isolierter Schritte innerhalb eines Prozesses, insbesondere wenn die Systeme nicht gut integriert sind. Wenn Ihr Team also eine Aufgabe automatisieren möchte, ohne bestehende Systeme zu ändern, sollten Sie sich für eine RPA-Lösung entscheiden.

BPA erfordert mehr Planung im Vorfeld, bietet aber eine breitere Wirkung und ermöglicht die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe über Teams und Systeme hinweg. Wenn Sie versuchen, einen ganzen Arbeitsablauf zu rationalisieren, der sich über mehrere Abteilungen oder Tools erstreckt, dann ist eine BPA-Lösung besser für Ihre Bedürfnisse geeignet.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Workflow-Automatisierung ist das Herzstück eines jeden BPA-Systems: die Fähigkeit, schrittweise Abläufe zu erstellen, die Aufgaben automatisch erledigen. Diese Workflows stellen sicher, dass die richtigen Aktionen in der richtigen Reihenfolge, team- und toolübergreifend durchgeführt werden.

Integration von Daten

BPA-Tools lassen sich mit den Systemen verbinden, die die Teams bereits nutzen, z. B. CRM, HR-Software oder interne Datenbanken, so dass sie Informationen automatisch einholen und aktualisieren können.

So bleiben die Daten korrekt und die Prozesse laufen reibungslos über verschiedene Teams und Tools hinweg.

Prozessabbildung und -gestaltung

Bevor Teams einen Prozess automatisieren können, müssen sie ihn verstehen. Hier kommen die Visual Builder ins Spiel. Visuelle Builder helfen den Teams:

• Schritt für Schritt die aktuellen Arbeitsabläufe darstellen
• Lücken oder unnötige Schritte erkennen
• Teamübergreifende Zusammenarbeit, bevor eine Automatisierung in Betrieb genommen wird

Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit

Sobald die Dinge laufen, müssen die Teams verstehen, was funktioniert und was nicht. Gute BPA-Plattformen bieten:

• Dashboards mit Live-Statistiken (Erledigung von Aufgaben, Verzögerungen, Fehler)
• Erkennung von Engpässen
• Einfache Berichterstattung für Audits oder Leistungsüberprüfungen

Sicherheits- und Konformitätsfunktionen

Gute BPA-Plattformen tragen zum Schutz der Daten bei. Sie bieten Sicherheitsfunktionen wie Berechtigungskontrollen und Aktivitätsprotokolle, um sensible Daten zu schützen und Branchenvorschriften zu erfüllen.

Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie Finanzen, Personalwesen und Gesundheitswesen, in denen Datenschutz und Compliance von entscheidender Bedeutung sind.

Benutzerdefinierte Logik und Erweiterbarkeit

Wirksame BPA-Plattformen umfassen Funktionen wie:

• Regeln und Bedingungen
• API-Integrationen
• Modularer Aufbau

Diese Werkzeuge erleichtern die Erstellung von Automatisierungen, die sich an unterschiedliche Prozesse anpassen und bei Veränderungen eingesetzt werden können.

Gesteigerte Effizienz

Durch die Automatisierung werden Engpässe und manuelle Abhängigkeiten beseitigt, so dass Aufgaben fortgesetzt werden können, ohne auf Übergaben oder Genehmigungen zu warten.

Auf diese Weise entstehen mehr Arbeitsplätze, die sich bei einem Wachstum des Unternehmens reibungslos skalieren lassen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter proportional ansteigt.

Höhere Kosteneinsparungen

BPA reduziert den Arbeitsaufwand für die Erledigung von Routineaufgaben und verhindert kostspielige Fehler, die durch menschliches Versagen oder Unstimmigkeiten verursacht werden.

Im Laufe der Zeit summieren sich diese Einsparungen - insbesondere bei Prozessen mit hohem Volumen - und setzen Budgets für Innovationen frei, nicht nur für die Wartung.

Erhöhte Datengenauigkeit

Genauere Daten führen zu sichereren Entscheidungen.

Durch die Automatisierung der Dateneingabe und der Systemaktualisierung verringert BPA die Gefahr, dass sich menschliche Fehler in Berichte oder Arbeitsabläufe einschleichen. 

Verbesserte Compliance und Risikomanagement

In regulierten Branchen können Prozessabweichungen rechtliche oder finanzielle Folgen haben. 

Die BPA setzt standardisierte Verfahren durch und führt detaillierte Protokolle. Dies stärkt die Prüfungsbereitschaft und minimiert die prozessbezogenen Risiken.

Bessere Kundenbetreuung

Automatisierte Prozesse reagieren schneller und konsistenter - ganz gleich, ob es sich um ein Support-Ticket, eine Auftragsaktualisierung oder einen Onboarding-Schritt handelt.

Mit vernetzten Systemen und weniger Verzögerungen erhalten die Kunden jederzeit einen pünktlichen und zuverlässigen Service.

1. Datenqualität und -integration

Ein häufiger Grund für das Scheitern der Automatisierung ist nicht der Workflow selbst, sondern die Daten, die in ihn einfließen.

Selbst die beste Automatisierung kann nicht viel ausrichten, wenn die Eingaben unvollständig oder veraltet sind.

Haben Sie Probleme mit der Automatisierung? Versuchen Sie es:

• Bereinigung von Datenpipelines vor der Skalierung von BPA - stellen Sie sicher, dass die Daten tatsächlich nutzbar sind, bevor Sie sie automatisieren
• Auswahl von Tools, die sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lassen - keine Patchwork-Konfigurationen oder unzusammenhängenden Quellen mehr
• Prüfung der Vollständigkeit der wichtigsten Dateneingaben, insbesondere derjenigen, die für Entscheidungen oder Verzweigungslogik maßgeblich sind

2. Veränderungsmanagement

Wenn Ihr Team die Automatisierung als Bedrohung und nicht als Werkzeug betrachtet, wird sie alles verlangsamen. Widerstand ist normal, vor allem, wenn die Mitarbeiter sich nicht im Klaren darüber sind, wie sich ihre Arbeitsaufgaben ändern könnten...

Um eine frühzeitige Akzeptanz zu erreichen, sollten Sie die Endnutzer (d. h. die Mitarbeiter) von Anfang an einbeziehen. Bitten Sie sie um ihre Meinung zu Problemen und lassen Sie sie mitbestimmen, wie die Automatisierung in ihren Arbeitsabläufen eingesetzt wird.

Und verkünden Sie nicht einfach die Ankunft neuer Werkzeuge. Geben Sie stattdessen eine klare Erklärung, die die Vorteile für die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. 

Die Ausgestaltung hängt davon ab, wie Ihr Arbeitsplatz BPA einsetzt. Es könnte sein, dass die Automatisierung eingeführt wird, um Reibungsverluste zu beseitigen, und nicht, um Mitarbeiter zu ersetzen. Oder aber Ihre BPA-Lösung ermöglicht es den Mitarbeitern, sich besser auf komplexe Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben zu verschwenden.

Automatisierungseinführungen sollten in Zusammenarbeit erfolgen und nicht von oben nach unten. Führen Sie in jedem Fall mit Einfühlungsvermögen und Klarheit.

3. Systemkompatibilität

Moderne Automatisierungstools sind großartig... bis sie auf ein System aus dem Jahr 2007 stoßen, das niemand ohne IT-Ticket anfassen kann.

Wenn Ihr BPA-Projekt aufgrund starrer Software oder festgefahrener APIs immer wieder ins Stocken gerät, sind Sie nicht allein. Aber es gibt ein paar Möglichkeiten, die Dinge zu erleichtern:

• Verwenden Sie Plattformen, die für hybride Umgebungen entwickelt wurden. Es muss nicht alles Cloud-nativ sein - stellen Sie sicher, dass Ihre Tools auch mit älteren, vor Ort installierten Systemen funktionieren. (Dazu gehört oft die Verwendung einer flexiblen Bauplattform wie Botpress).
• Suchen Sie nach vorgefertigten Verbindungen. Je weniger benutzerdefinierten Code Sie schreiben müssen, damit die Dinge miteinander kommunizieren, desto schneller kommen Sie voran.

4. Sicherheit und Konformität

Automatisierung kann Zeit sparen - aber wenn sie sensible Informationen verarbeitet und nicht vollständig sicher ist, kann sie eine ganz neue Welt kritischer Fehler eröffnen. 

Überlegen Sie sich zunächst, welche Art von Daten Ihre Automatisierung berühren wird: Kundeninformationen, Finanzdaten, Mitarbeiterdaten, Berechtigungsnachweise. All diese Daten gelten als sensibel. 

Anstatt also die Sicherheit als nachträglichen Gedanken zu behandeln, sollten Sie sie zum Ausgangspunkt machen. Das bedeutet, dass Sie sich für eine BPA-Plattform (oder eine Partneragentur) entscheiden sollten, die vollständig zertifiziert ist und von Anfang an auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtet ist.

Starke Plattformen geben Ihnen die Möglichkeit, die Kontrolle zu behalten:

• Legen Sie fein abgestufte Berechtigungen fest, damit nur die richtigen Personen (oder Bots) auf bestimmte Daten zugreifen können.
• Verschlüsselung sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung
• Aktivieren Sie Audit-Protokolle, um Aktivitäten zu verfolgen und Probleme frühzeitig zu erkennen.

Und ja, Botpress hat all das und mehr standardmäßig eingebaut. Wir haben Tausenden von Unternehmen geholfen, kritische Arbeitsabläufe zu automatisieren, ohne Kompromisse bei der Chatbot-Sicherheit einzugehen.

Und wenn Sie in einer regulierten Branche wie dem Gesundheits- oder Finanzwesen tätig sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre BPA-Plattform über Zertifizierungen wie SOC 2, HIPAA und ISO 27001 verfügt.

5. Skalierbarkeit

Nur weil eine Automatisierung heute funktioniert, heißt das nicht, dass sie auch morgen noch funktioniert. Was 1000 Anfragen pro Tag bewältigt, kann bei 10.000 schon zusammenbrechen. Und wenn Sie auf dieses Wachstum nicht vorbereitet sind, müssen Sie am Ende wieder von vorne anfangen. 

Anstatt Dinge nach und nach zu flicken, sollten Sie die Skalierbarkeit von Anfang an in den Plan einbeziehen. 

Wählen Sie Tools, die mit Ihnen wachsen können, und nicht solche, die nur für einen Proof of Concept funktionieren. Überlegen Sie, wie Ihr System höhere Lasten bewältigt, ob es die Leistung im Laufe der Zeit überwachen kann und wie leicht es sich an komplexere Arbeitsabläufe anpassen lässt. 

Automatisierungen sollten mit Ihrem Unternehmen wachsen und es nicht einschränken.

6. Kosten und Ressourcenzuweisung

Eine der größten Herausforderungen bei der Automatisierung ist die Unterschätzung des Zeit- und Budgetaufwands für eine gute Umsetzung. Es ist üblich, mit guten Absichten zu beginnen, nur um dann auf halber Strecke aufgrund schlechter Planung stecken zu bleiben.

Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu automatisieren, sollten Sie einen Arbeitsablauf auswählen, der besonders wirkungsvoll und leicht zu messen ist. Führen Sie ihn als Pilotprojekt durch, um zu sehen, was funktioniert (und was nicht), und nutzen Sie diese Erkenntnisse als Grundlage für Ihre nächsten Schritte.

Ein kleiner Anfang hilft den Teams, ihre Ausgaben sinnvoll zu gestalten, und gibt ihnen echte Daten an die Hand, mit denen sie ihre Strategie weiterentwickeln können. 

In unserem Blueprint zur KI-Implementierung erfahren Sie mehr darüber, wie neue KI-Systeme in einem Unternehmen implementiert werden können. 

1. Werkzeuge zur Workflow-Automatisierung

Wenn Sie ein Automatisierungssystem aufbauen, benötigen Sie eine Plattform zur Workflow-Automatisierung. Auf dieser Plattform wird Ihre Logik ausgeführt - der "Wenn dies, dann das"-Teil des Vorgangs.

Mit Plattformen zur Workflow-Automatisierung können Sie Schritt-für-Schritt-Prozesse für verschiedene Anwendungen und Teams entwerfen. 

Mit diesen Plattformen können Sie schrittweise Prozesse entwerfen, die verschiedene Teams und Tools umfassen. Viele bieten visuelle oder Low-Code-Builder für Mitarbeiter, die keine technischen Vorkenntnisse haben, und geben Entwicklern gleichzeitig die Flexibilität, bei Bedarf komplexe Funktionen zu erstellen. 

Und ja, es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten. Plattformen wie Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street und Monday.com helfen Ihnen dabei, Arbeitsabläufe abzubilden und die langweiligen Dinge zu automatisieren. Einige eignen sich eher für interne Abläufe, andere wiederum sind besser für kundenorientierte Systeme geeignet.

Der Punkt ist: Wenn Sie Ihre Prozesse immer noch mit Kalkulationstabellen, Formularen und Slack zusammenfügen, ist eine Plattform zur Workflow-Automatisierung genau das Richtige für Sie, um aufzusteigen.

2. End-to-End-Prozessautomatisierungssuiten

Während Workflow-Automatisierungsplattformen die einfachen Dinge erledigen, sind End-to-End-Prozessautomatisierungssuites der komplette Betriebskontrollraum.

End-to-End-Prozessautomatisierungssuites gehen über einzelne Workflows hinaus, indem sie komplette Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende automatisieren. Denken Sie dabei an funktionsübergreifende Koordination, Nachverfolgung in Echtzeit, Fallmanagement, Compliance, Analysen und eine Menge Logik hinter den Kulissen.

Um es klar zu sagen: Für die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen benötigen Sie keine derartigen Werkzeuge. Aber wenn Sie etwas wie Enterprise Onboarding, Claims Processing oder irgendetwas mit vielen beweglichen Teilen, Übergaben und Randfällen betreiben? Hier können sie glänzen.

Nun, hier kommen die Leute durcheinander. Manche glauben, sie bräuchten sofort eine riesige Suite. Aber wenn Sie nicht gerade ein großes Volumen oder eine hohe Komplexität haben, ist es vielleicht besser, mit etwas Einfacherem anzufangen und sich zu steigern.

Wenn Sie bereit sind, sollten Sie sich jedoch einige große Namen ansehen: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex und Bizagi bieten allesamt eine starke Leistung für die Orchestrierung in großem Maßstab.

Auch Botpress ist auf dieser Liste vertreten - vor allem, wenn Sie leistungsstarke, durchgängige Abläufe erstellen möchten, die sich konversationell anfühlen und sich direkt in Ihren bestehenden stack integrieren lassen. (Ja, wir sind voreingenommen. Aber auch... nicht falsch.)

TL;DR: Wenn sich Ihre Abläufe in Übergaben und manueller Verfolgung verheddern, sind End-to-End-Prozessautomatisierungssuites die Plattformen, die sie entwirren.

3. Lösungen für die digitale Prozessautomatisierung (DPA)

Lösungen für die digitale Prozessautomatisierung sind Tools, die sich auf die Verbindung von kundenorientierten Schnittstellen mit Backend-Systemen konzentrieren, um digitale Erlebnisse zu schaffen. Sie sorgen dafür, dass der richtige Workflow hinter den Kulissen in Gang gesetzt wird, wenn ein Kunde ein Formular ausfüllt, einen Termin vereinbart oder mit einem Bot chattet.

Wenn also jemand eine Anfrage in Ihrem Portal ausfüllt, verschwindet sie nicht einfach in einem Google Sheet und einem Gebet. Sie löst etwas Reales aus: Ein Fall wird erstellt, ein Workflow gestartet, ein Team alarmiert.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie komplexe, kundenorientierte Abläufe haben, die von mehreren miteinander kommunizierenden Systemen abhängen.

Plattformen wie OutSystems und Creatio sind genau dafür gemacht. Sie verbinden Front-End-Interaktionen mit Prozesslogik und Automatisierung unter der Haube.

TL;DR: Wenn Sie möchten, dass Kundenaktionen echte Workflows auslösen, ist DPA die richtige Wahl.

4. Integrationsgeleitete Automatisierungsplattformen

Auf Integration ausgerichtete Automatisierungsplattformen sind darauf ausgelegt, unterschiedliche Tools miteinander zu verbinden und automatisierte Arbeitsabläufe zu ermöglichen, indem sie Daten in Echtzeit zwischen ihnen austauschen.

Das sind die Konnektoren. Sie versuchen nicht, Ihren gesamten Geschäftsprozess zu verwalten, sie wollen nur, dass Ihre Anwendungen miteinander kommunizieren, ohne dass Sie als Vermittler auftreten.

Auf Integration ausgerichtete Automatisierungsplattformen sind großartig, wenn Sie etwas brauchen wie: "Wenn jemand einen Vertrag in PandaDoc unterschreibt, aktualisiere HubSpot, sende eine Slack und markiere ihn in Airtable." Einfach, schnell und ohne Engineering-Tickets.

Seien wir ehrlich: Diese Tools sind nicht für komplexe Logik oder Compliance-lastige Workflows gedacht. Aber wenn Sie in der Produktion oder im Marketing tätig sind oder einfach nur versuchen, das manuelle Kopieren und Einfügen zwischen 10 Anwendungen zu vermeiden, werden Sie sie lieben.

Zapier ist hier wahrscheinlich der bekannteste Name. Make (ehemals Integromat) bietet Ihnen ein wenig mehr Leistung und Flexibilität. Workato fügt Muskeln auf Unternehmensniveau hinzu (zu einem höheren Preis). Tray.io liegt irgendwo dazwischen, mit einer eher entwicklerfreundlichen Ausstrahlung.

Mit diesen Plattformen können Sie eine Menge tun: Daten zwischen verschiedenen Tools synchronisieren, Benachrichtigungen auslösen, grundlegende Genehmigungsabläufe verwalten und sogar leichte kundenorientierte Automatisierungen zusammenstellen.

Bedenken Sie nur: Je komplexer Ihre Logik wird, desto schneller stoßen diese Werkzeuge an ihre Grenzen. Aber für einfache Automatisierungen? Sie sind so einfach zu bedienen wie nur möglich.

5. Intelligente Automatisierungsplattformen

Intelligente Automatisierungsplattformen sind der Punkt, an dem die Dinge anfangen... intelligent zu werden.

Im Gegensatz zu einfachen Workflow-Tools, die starren Regeln folgen, mischen intelligente Automatisierungsplattformen KI ein - denken Sie an maschinelles Lernen , Verarbeitung natürlicher Spracheund Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Kontext. Statt "wenn X, dann Y" heißt es dann "wenn das irgendwie nach X aussieht und die Stimmung negativ ist und der Arzt Y sagt, dann mach Z". Sie erhalten Nuancen. Sie erhalten Flexibilität.

Intelligente Automatisierungsplattformen sind besonders nützlich, wenn Ihre Daten unübersichtlich sind oder Sie eine Automatisierung wünschen, die sich menschlicher anfühlt.

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Das Lesen von Rechnungen, die nicht einer Vorlage entsprechen. Priorisierung von Supportanfragen je nach Tonfall. Automatische Klassifizierung von Dokumenten oder Entscheidungen über die Weiterleitung auf der Grundlage früherer Muster. Alles machbar.

Zu den großen Anbietern in diesem Bereich gehören UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder und Automation Anywhere. Sie alle bieten eine Mischung aus traditioneller Automatisierung und darauf aufgesetzter KI.

Botpress eignet sich auch hier, insbesondere wenn Sie KI-Agenten wünschen, die verstehen, was Nutzer fragen, natürlich reagieren und Backend-Workflows auf der Grundlage von Absichten auslösen.

Und das Fazit? Wenn Ihre Automatisierung zwischen den Zeilen lesen muss, ist intelligente Automatisierung der richtige Weg.

(Interessiert? In unserem Artikel über intelligente Prozessautomatisierung gehen wir auf diese Plattformen näher ein).

1. Herausfinden, wo die Reibung ist

Bevor Sie anfangen, Flussdiagramme zu zeichnen oder Automatisierungstools zu vergleichen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich fragen: Was bremst das Team tatsächlich aus?

In jedem Unternehmen gibt es einige Prozesse, die mühsam manuell ausgeführt werden, fehleranfällig sind oder einfach nur nerven. Hier kann die Automatisierung einen echten Unterschied machen - nicht nur dort, wo es am einfachsten ist, sie in einen Arbeitsablauf einzubauen.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, sprechen Sie mit den Leuten, die die Arbeit machen. Was ist repetitiv? Was verursacht Verzögerungen? Was wird immer wieder falsch gemacht? Sie können sich auch Support-Tickets, Benutzerbeschwerden oder Systemdaten ansehen, um Engpässe zu erkennen.

2. Verstehen der aktuellen Prozesse

"Automatisiere nicht, was du nicht verstehst" sollte die Regel Nr. 1 in jedem BPA-Spielbuch sein.

Es ist leicht, sich für die Automatisierung eines umständlichen Prozesses zu begeistern, aber wenn Sie sich nicht die Zeit genommen haben, um herauszufinden, wie dieser Prozess tatsächlich funktioniert (und warum er so funktioniert), bereiten Sie sich auf spätere Schmerzen vor.

Hier zahlt sich ein kurzer Blick in die Tiefe aus. Selbst grundlegende Fragen wie "Wer startet diesen Arbeitsablauf?" oder "Wo bleiben die Dinge normalerweise stecken?" können Ihnen Stunden an Nacharbeit ersparen.

Und: Überspringen Sie nicht die unübersichtlichen Teile. Die Randfälle, die einmaligen Workarounds, die Menschen verwenden, um Dinge zum Laufen zu bringen - das sind genau die Stellen, an denen die Automatisierung zu scheitern droht.

Achten Sie darauf, was Sie suchen:

• Wer leitet den Arbeitsablauf ein und unter welchen Bedingungen?
• Welche Systeme sind derzeit beteiligt? Welche arbeiten nicht reibungslos zusammen?
• Wo finden Übergaben statt? Wo scheitern sie am häufigsten?
• Welche Schritte beruhen auf manuellen Umgehungen?

3. Forschung zu BPA-Lösungen

Sobald Sie Ihre aktuellen Prozesse skizziert haben und wissen, was Sie verbessern wollen, ist es an der Zeit, Ihre Werkzeuge auszuwählen. Aber hier ist der Haken: Es gibt keine universelle "beste" BPA-Plattform.

Einige sind für die einfache Automatisierung von Aufgaben konzipiert. Andere sind für komplexe, mehrstufige Arbeitsabläufe mit vielen Integrationen gedacht. Die eigentliche Frage ist also, was für Sie geeignet ist.

Sie müssen herausfinden, wie technisch versiert Ihr Team ist, in welche Systeme das BPA-Tool integriert werden muss und wie flexibel die Arbeitsabläufe sein sollen. Einige Unternehmen benötigen Anpassungen auf Entwicklerebene. Andere brauchen nur etwas, mit dem ihr Betriebsteam sofort arbeiten kann.

Sie können dies auf drei Arten angehen:

4. Pilotierung der gewählten Lösung

Bevor Sie sich ganz der Automatisierung widmen, sollten Sie mit einem einzigen Arbeitsablauf beginnen. Nur einem. 

Betrachten Sie es als Ihren Testlauf. Dies ist der "Crawl" im klassischen Crawl-Walk-Run-Modell.

Wählen Sie etwas Einfaches, aber Wertvolles. Vielleicht ist es die Automatisierung der Genehmigung von PTO-Anträgen. Oder die Weiterleitung neuer Support-Tickets. Das Wichtigste ist, dass es messbar ist - Zeitersparnis, schnellere Erledigung von Aufgaben, weniger manuelle Fehler.

Sie können dies mit Ihrem neuen BPA-Tool manuell erstellen oder die Logik und die Randfälle der KI überlassen, wenn Sie dazu bereit sind. 

Einige Teams führen Pilotprojekte in einer Sandbox durch. Andere gehen mit einem kleinen Team live und überwachen die Ergebnisse genau. So oder so lernen Sie, was nicht funktioniert, was optimiert werden muss und welche Auswirkungen es tatsächlich hat.

Wenn der Pilot erfolgreich ist? Herzlichen Glückwunsch! Sie haben den Beweis erbracht. Nutzen Sie ihn, um Ihre Einrichtung zu verfeinern und für eine breitere Einführung zu plädieren. Und wenn es nicht klappt? Noch besser: Sie haben die Probleme vor der Skalierung erkannt.

Und wenn Sie einen tieferen Einblick in die Strukturierung dieser Art von Einführung benötigen, lesen Sie, was mein talentierter Kollege über die strategische Chatbot-Implementierung geschrieben hat. Darin geht es darum, wie man vom Kriechen zum Gehen zum Laufen kommt - ohne über sich selbst zu stolpern.

5. Trainieren Sie Ihr Team

Selbst die beste Automatisierungseinrichtung wird nicht funktionieren, wenn das Team sie nicht versteht - oder schlimmer noch, wenn es das Gefühl hat, dass sie von oben herab und ohne Kontext eingeführt wurde.

Automatisierung sollte sich wie ein hilfreiches Upgrade anfühlen, nicht wie ein überraschender Ersatz. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie sich in ihre täglichen Abläufe einfügen oder wohin sie sich wenden können, wenn etwas nicht funktioniert, werden sie schnell zu alten Gewohnheiten zurückkehren.

Werfen Sie ihnen also nicht einfach ein Login zu. Zeigen Sie ihnen, wie es in ihrer Welt funktioniert. Zeigen Sie ihnen, was ihnen dadurch abgenommen wird. Machen Sie deutlich, dass es hier um weniger sich wiederholende Aufgaben geht und nicht darum, Köpfe abzubauen.

Wie Sie dies umsetzen, hängt von der Größe und dem Aufbau Ihres Teams ab, aber eine gute Akzeptanz beginnt in der Regel mit der Einführung:

• Rollenspezifische Begehungen, damit jedes Team sieht, wie es auf seine Arbeit anwendbar ist
• Kurzanleitungen oder kurze Looms für den Fall, dass sie vergessen, welche Taste was bewirkt
• Ein offener KanalSlack, E-Mail, was auch immer) für Fragen, Feedback oder das Melden von Problemen

Mit anderen Worten: Machen Sie die Automatisierung zu einem Werkzeug und nicht zu einer Bedrohung.

6. Erweitern und iterieren

Nur weil Ihr BPA-Pilotprojekt funktioniert hat, heißt das nicht, dass Sie fertig sind. Die besten Automatisierungssysteme entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, und eine zu schnelle Skalierung ohne Verfeinerung ist ein schneller Weg, um Dinge kaputt zu machen.

Sobald Sie den Wert Ihres ersten Workflows erkannt haben, sollten Sie ihn vorsichtig erweitern. Fügen Sie neue Anwendungsfälle hinzu, beziehen Sie weitere Teams ein und beginnen Sie mit dem Aufbau eines Systems, das sich mit dem Wachstum verbessert.

Hier ist die Wiederholung am wichtigsten. Überwachen Sie weiterhin wichtige Signale: Werden die Arbeitsabläufe schneller abgeschlossen? Gehen die Fehlerquoten zurück? Nutzen die Mitarbeiter das neue System tatsächlich?

Nehmen Sie dann nach und nach kleine Anpassungen vor:

• Straffen Sie die Logik. Wenn Schritte immer wieder an der gleichen Stelle abbrechen, sollten Sie Ihre Auslöser oder Bedingungen überdenken.
• Verbessern Sie Übergaben. Schaffen Sie Klarheit, wenn Arbeitsabläufe mehrere Teams oder Tools berühren.
• Verfolgen Sie die Akzeptanz. Wenn die Nutzung zurückgeht, sprechen Sie mit dem Team. Ist der Prozess verwirrend? Schleicht sich wieder manuelle Arbeit ein?
• Überprüfen Sie die Metriken. Verfolgen Sie die richtigen KPIs? Fügen Sie bei Bedarf neue hinzu (z. B. Durchlaufzeit, Erledigungsquote von Aufgaben).

Sobald die Teile reibungslos funktionieren, erstellen Sie ein internes Playbook. Auf diese Weise können andere Teams auf dem aufbauen, was bereits funktioniert, ohne bei Null anfangen zu müssen.

HR-Onboarding

Onboarding hört sich einfach an, bis man merkt, wie viele bewegliche Teile beteiligt sind. Konten müssen eingerichtet werden, Dokumente müssen gesammelt werden, Geräte müssen bereitgestellt werden, Kalender müssen gefüllt werden - die Liste ist endlos.

Ohne Automatisierung geschieht das meiste davon durch endlose E-Mail-Threads und Tabellenkalkulationen. Das ist langsam, fehleranfällig und ehrlich gesagt? Kopfschmerzen für alle Beteiligten.

Gehen wir einmal durch, wie BPA das Onboarding sowohl für die Personalabteilung als auch für den neuen Mitarbeiter reibungslos gestalten kann.

Kundenbetreuung

Seien wir doch mal ehrlich. Supportmitarbeiter verschwenden viel zu viel Zeit mit Dingen, die nichts mit der eigentlichen Kundenbetreuung zu tun haben. Tickets sortieren. Prioritäten zuweisen. Herausfinden, wer was übernehmen soll. Und in der Zwischenzeit warten die Kunden.

Hier macht sich die Automatisierung (und der Einsatz von KI im Kundenservice) bezahlt. Es geht nicht darum, Ihr Support-Team zu ersetzen, sondern darum, es zu entlasten, damit es sich auf das Lösen echter Probleme konzentrieren kann.

Vertragsmanagement

Verträge manuell verwalten? Willkommen im Chaos der Versionskontrolle und verpassten Fristen. Die Automatisierung von Vertragsabläufen bringt die dringend benötigte Ordnung und Geschwindigkeit - dank KI in der Beschaffung!

Bearbeitung von Rechnungen und Ausgaben

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist eine Arbeit, die Zeit und Geduld raubt. Zahlen aus PDFs kopieren, E-Mails nach Genehmigungen durchforsten, Belege einholen - kein Wunder, dass die Finanzteams überlastet sind.

Schauen wir uns an, wie BPA dazu beiträgt, dies zu bereinigen.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?

BPA bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Routineabläufen und -prozessen. In der Regel geht es dabei um den Einsatz von Software-Tools und -Anwendungen, die sich wiederholende Aufgaben rationalisieren, den manuellen Aufwand verringern und die Gesamteffizienz steigern.

Welche Geschäftsprozesse eignen sich am besten für die Automatisierung?

Prozesse, die häufig vorkommen und klaren Regeln folgen, sind ideale Kandidaten für die Automatisierung. So können beispielsweise das Onboarding von Mitarbeitern, Kaufgenehmigungen, Interaktionen mit dem Kundenservice und die Dateneingabe automatisiert werden, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und BPA?

Robotic Process Automation (RPA) verwendet Software-Bots, um einfache, sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe auszuführen, während Business Process Automation (BPA) verschiedene Systeme miteinander verbindet, um ganze Arbeitsabläufe und mehrere Prozessschritte zu automatisieren und so umfassendere Verbesserungen zu erzielen.

Wer profitiert von der Automatisierung der Geschäftsprozesse?

Automatisierung ist in jeder Hinsicht von Vorteil. Unternehmen sparen Zeit und Geld, Mitarbeiter können sich auf wichtigere, strategische Aufgaben konzentrieren, und Kunden genießen einen schnelleren, zuverlässigeren Service.

Wie kann ich den ROI von BPA messen?

Der ROI lässt sich durch die Überwachung wichtiger Leistungsindikatoren wie verkürzte Bearbeitungszeiten, Kosteneinsparungen, Verbesserungen bei der Datengenauigkeit und -einhaltung sowie eine höhere Kundenzufriedenheit verfolgen. Regelmäßige Überprüfungen und Rückmeldungen der Teams helfen sicherzustellen, dass die BPA die erwarteten Vorteile bringt.

Wie lange dauert es, bis die Wirkung von BPA sichtbar wird?

Während sich einige Effizienzgewinne innerhalb weniger Monate bemerkbar machen können, dauert es oft länger, bis sich die Vorteile in vollem Umfang einstellen. Es ist wichtig, einen schrittweisen Ansatz zu wählen und kontinuierlich zu optimieren, um den langfristigen Nutzen von BPA zu realisieren.