Ano ang Business Process Automation?

Minsan ay napanood ko ang isang supply chain team na nag-reroute ng isang purchase order sa pamamagitan ng pitong system at apat na tao. Tumagal ng limang araw. Ang aktwal na order? $72 na halaga ng printer toner.

Nang kausapin ko ang koponan, walang makapagsasabi sa akin kung bakit umiiral ang proseso. Sa halip, ibinulong nila ang ipinagbabawal na parirala: "Ganyan namin ito palagi ginagawa."

Ito ay eksakto kung saan kumikinang ang business process automation (BPA). Hindi marangya AI chatbots o robotic arm – ngunit epektibong automation ng mga proseso na kumakain ng oras bawat linggo.

Sa Botpress , nakatulong kami sa pag-deploy ng mahigit 750,000 AI agent na nag-streamline ng mga proseso ng negosyo – mula sa vendor onboarding hanggang sa invoice reconciliation – para sa mga SMB, enterprise, at ahensya. 

Nakita namin mismo kung paano pinaghihiwalay ng BPA ang mga kumpanyang mahusay na sumusukat sa mga stall. 

"BPA ay nagbibigay ng kapangyarihan sa mga tao na gumawa ng higit pa. Ang isang indibidwal ay maaari na ngayong pamahalaan kung ano ang minsan ay nangangailangan ng sampung tao," paliwanag ni Ajaykumar Mudaliar, isang Product Manager sa Botpress . "Ang BPA ay ang pag-unlock para sa mga negosyo na lumipat mula sa linear na paglago patungo sa exponential scalability."

Sa artikulong ito, ipapaliwanag ko kung ano ang BPA, ang mga karaniwang hamon sa pagpapatupad ng BPA, at ipaliwanag kung paano ipatupad ang isang matagumpay na diskarte sa BPA.

Ano ang automation ng proseso ng negosyo?

Ang business process automation (BPA) ay ang paggamit ng teknolohiya upang i-streamline at isagawa ang mga gawain at daloy ng trabaho na tradisyonal na kinasasangkutan ng input ng tao.

Ang proseso ng negosyo ay isang serye ng mga hakbang na sinusunod ng isang kumpanya upang makumpleto ang isang gawain, tulad ng pag-apruba sa isang kahilingan sa oras-off, pagproseso ng isang invoice, o pagtupad sa isang online na order.

Ang BPA ay kung paano nagagawa ng mga kumpanya ang mga gawain nang mas mabilis at may mas kaunting mga pagkakamali sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga paulit-ulit na aspeto ng kanilang mga operasyon sa mga makina. 

Ngunit sa maraming pagkakataon, hindi pinapalitan ng automation ang mga tao sa halip ay pinapalaki sila, na nagbibigay-daan sa mga tao at makina na magtulungan nang mas mahusay. Nagiging karaniwan na ito hanggang sa puntong 2/3 ng mga organisasyon ay may mga automated na proseso ng negosyo sa kahit isang function ng negosyo.

Ano ang isang halimbawa ng automation ng proseso ng negosyo?

Ang pagtupad sa order ay isang perpektong halimbawa kung paano pinapasimple ng automation ang mga pang-araw-araw na gawain. Kung ano ang ginamit sa isang dakot ng mga tao at ilang hakbang ay nangyayari na ngayon sa ilang segundo.

Scenario: Nag-order ang isang customer sa isang website 

Kung walang automation, maaaring kailanganin ng isang tao sa operations o fulfillment team na:

1. Manu-manong suriin kung ang item ay nasa stock
2. I-update ang sistema ng imbentaryo
3. Iproseso ang pagbabayad
4. Sumulat at magpadala ng email ng kumpirmasyon
5. Ipaalam sa bodega o kasosyo sa pagpapadala
6. Bumuo ng label sa pagpapadala
7. Ibahagi ang impormasyon sa pagsubaybay sa customer

Ngunit sa BPA, ang buong hanay ng mga hakbang ay maaaring mangyari sa ilang segundo. 

Sa sandaling dumating ang isang order, nagsimula ang BPA system: bini-verify nito ang pagbili, inaayos ang mga antas ng stock, sinisingil ang card, at nagti-trigger ng katuparan - lahat nang walang taong humahawak ng keyboard.

Ano ang pagkakaiba ng RPA at BPA?

Ang RPA ay nag-o-automate ng mga indibidwal na gawain sa pamamagitan ng paggaya sa mga aksyon ng tao, habang ang BPA ay nag-o-automate ng buong daloy ng trabaho sa pamamagitan ng pag-o-orkestra ng mga system sa likod ng mga eksena.

Nakatuon ang robotic process automation (RPA) sa mga gawain sa surface-level – ang mga uri ng paulit-ulit na aktibidad na maaaring gawin ng isang tao gamit ang isang computer. Kabilang dito ang pagkopya ng data mula sa isang spreadsheet patungo sa isa pa, o pagpuno ng mga digital na form. 

Sa kabilang banda, ang BPA ay nababahala sa buong end-to-end na proseso. Sa halip na gayahin ang input ng tao, direktang ikinokonekta ng BPA ang iba't ibang system. Pinangangasiwaan ng BPA ang orkestrasyon ng maraming gawain, gamit ang mga API at database para maglipat ng impormasyon, gumawa ng mga desisyon, at mag-trigger ng mga aksyon sa mga departamento. 

Sa pagsasagawa, ang mga teknolohiyang ito ay madalas na nagtutulungan. Ang mga inisyatiba ng BPA ay madalas na kinabibilangan ng mga bahagi ng RPA upang i-bridge ang mga gawain sa loob ng mas malaking automated na daloy.

Kailan ko dapat gamitin ang RPA sa BPA?

Ang RPA ay mas mabilis na ipatupad para sa makitid na mga kaso ng paggamit. Pinakamainam para sa pag-automate ng mga nakahiwalay na hakbang sa loob ng isang proseso, lalo na kapag ang mga system ay hindi maayos na pinagsama. Kaya kung gusto ng iyong team na i-automate ang isang gawain nang hindi binabago ang mga kasalukuyang system, mag-opt para sa isang RPA solution.

Ang BPA ay nangangailangan ng mas maagang pagpaplano ngunit nag-aalok ng mas malawak na epekto, na nagbibigay-daan sa automation ng mga kumplikadong daloy ng trabaho sa mga team at system. Kung sinusubukan mong i-streamline ang isang buong daloy ng trabaho na sumasaklaw sa maraming departamento o tool, kung gayon ang isang solusyon sa BPA ay mas mahusay para sa iyong mga pangangailangan.

Mga Pangunahing Tampok at Bahagi ng BPA Tools

Kasama sa mga tool sa automation ng proseso ng negosyo ang ilang pangunahing bahagi na nagtutulungan upang humimok ng kahusayan at bawasan ang manu-manong interbensyon:

Automation ng daloy ng trabaho

Ang automation ng daloy ng trabaho ay ang core ng anumang BPA system: ang kakayahang bumuo ng sunud-sunod na mga daloy na awtomatikong humahawak sa mga gawain. Tinitiyak ng mga workflow na ito na ang mga tamang aksyon ay mangyayari sa tamang pagkakasunud-sunod, sa mga team, at mga tool.

Pagsasama ng data

Ang mga tool ng BPA ay kumokonekta sa mga system na ginagamit na ng mga team, tulad ng mga CRM, HR software, o mga panloob na database, upang awtomatiko nilang makuha at i-update ang impormasyon.

Pinapanatili nitong tumpak ang data at maayos na tumatakbo ang mga proseso sa iba't ibang team at tool.

Proseso ng pagmamapa at disenyo

Bago ma-automate ng mga team ang isang proseso, kailangan nilang maunawaan ito. Doon pumapasok ang mga visual builder. Tinutulungan ng mga visual builder ang mga team:

• I-map out ang mga kasalukuyang daloy ng trabaho nang hakbang-hakbang
• Spot gaps o hindi kinakailangang hakbang
• Mag-collaborate sa mga team bago maging live ang anumang automation

Real-time na pagsubaybay at pag-uulat

Kapag tumatakbo na ang mga bagay, kakailanganin ng mga koponan na maunawaan kung ano ang gumagana at kung ano ang hindi. Nag-aalok ang magagandang BPA platform:

• Mga dashboard na may mga live na istatistika (mga pagkumpleto ng gawain, pagkaantala, mga error)
• Pag-detect ng bottleneck
• Madaling pag-uulat para sa mga pag-audit o pagsusuri sa pagganap

Mga tampok ng seguridad at pagsunod

Ang magagandang BPA platform ay nakakatulong na panatilihing ligtas ang data. Nag-aalok sila ng mga feature na panseguridad tulad ng mga kontrol sa pahintulot at mga log ng aktibidad upang protektahan ang sensitibong impormasyon at matugunan ang mga regulasyon sa industriya.

Ito ay lalong mahalaga sa mga lugar tulad ng pananalapi, HR, at pangangalagang pangkalusugan, kung saan mahalaga ang privacy at pagsunod.

Custom na logic at extensibility

Ang mga epektibong platform ng BPA ay magsasama ng mga tampok tulad ng:

• Mga tuntunin at kundisyon
• Mga pagsasama ng API
• Modular na pag-setup

Pinapadali ng mga tool na ito ang pagbuo ng mga automation na umaangkop sa iba't ibang proseso at maaaring mag-adjust habang nagbabago ang mga bagay.

Ano ang mga pakinabang ng automation ng proseso ng negosyo?

Tumaas na kahusayan

Inaalis ng automation ang mga bottleneck at manual na dependency, na nagpapahintulot sa mga gawain na umunlad nang hindi naghihintay sa mga handoff o pag-apruba.

Lumilikha ito ng mas maayos na sukat habang lumalaki ang negosyo, nang walang proporsyonal na pagtaas sa bilang ng bilang.

Mas mataas na pagtitipid sa gastos

Binabawasan ng BPA ang kinakailangang paggawa upang makumpleto ang mga nakagawiang gawain at pinipigilan ang mga magastos na pagkakamali na dulot ng pagkakamali ng tao o hindi pagkakapare-pareho.

Sa paglipas ng panahon, ang mga pagtitipid na ito ay pinagsama-sama - lalo na sa mataas na dami ng mga proseso - na nagpapalaya sa badyet para sa pagbabago, hindi lamang sa pagpapanatili.

Pinahusay na katumpakan ng data

Ang mas tumpak na data ay humahantong sa mas kumpiyansa na mga desisyon.

Sa pamamagitan ng pag-automate ng pagpasok ng data at pag-update ng system, binabawasan ng BPA ang pagkakataon ng pagkakamali ng tao na gumagapang sa mga ulat o daloy ng trabaho. 

Pinahusay na pagsunod at pamamahala sa panganib

Sa mga regulated na industriya, ang mga paglihis sa proseso ay maaaring magdala ng legal o pinansyal na mga kahihinatnan. 

Ang BPA ay nagpapatupad ng mga pamantayang pamamaraan at nagpapanatili ng mga detalyadong tala. Pinapalakas nito ang kahandaan sa pag-audit at pinapaliit ang pagkakalantad sa mga panganib na nauugnay sa proseso.

Mas mahusay na serbisyo sa customer

Ang mga awtomatikong proseso ay tumutugon nang mas mabilis at mas pare-pareho – ito man ay isang ticket ng suporta, pag-update ng order, o hakbang sa onboarding.

Sa mga konektadong system at mas kaunting pagkaantala, nakakakuha ang mga customer ng napapanahon, maaasahang serbisyo sa bawat oras.

Ano ang 6 na hamon sa pagpapatupad ng BPA?

1. Kalidad at pagsasama ng data

Ang isang karaniwang dahilan kung bakit nabigo ang pag-automate ay hindi ang daloy ng trabaho mismo - ito ay ang data na nagpapakain dito.

Kahit na ang pinakamahusay na automation ay walang magagawa sa mga input na hindi kumpleto o hindi na napapanahon.

Tumatakbo sa mga isyu sa automation? Subukan:

• Nililinis ang mga pipeline ng data bago i-scale ang BPA – tiyaking magagamit ang data bago mag-automate sa paligid nito
• Pagpili ng mga tool na malinis na isinasama sa mga kasalukuyang system – wala nang patchwork setup o disconnected source
• Pag-audit sa pagkakumpleto ng mga pangunahing input ng data, lalo na ang mga nagtutulak ng mga desisyon o sumasanga na lohika

2. Pamamahala ng pagbabago

Kung nakikita ng iyong team ang automation bilang isang banta sa halip na isang tool, pabagalin nito ang lahat. Normal ang pagtutol, lalo na kung ang mga empleyado ay hindi malinaw kung paano maaaring magbago ang kanilang mga tungkulin sa trabaho..

Upang makakuha ng maagang pagbili, isama ang mga end user (ibig sabihin, mga empleyado) mula sa simula. Hilingin ang kanilang input sa mga pain point at payagan silang mag-ambag sa kung paano ginagamit ang automation sa kanilang mga workflow.

At huwag lamang ipahayag ang pagdating ng mga bagong tool. Sa halip, magbigay ng malinaw na paliwanag na nakasentro sa mga benepisyo ng mga empleyado. 

Ang pag-frame ay depende sa kung paano ginagamit ng iyong lugar ng trabaho ang BPA. Maaaring ang automation ay ipinakilala upang alisin ang alitan, at hindi upang palitan ang mga empleyado. O marahil ang iyong solusyon sa BPA ay magbibigay-daan sa mga empleyado na mas tumutok sa kumplikadong trabaho, sa halip na mag-aksaya ng oras sa mga paulit-ulit na gawain.

Ang mga pag-automate na rollout ay dapat na parang nagtutulungan, hindi top-down. Sa lahat ng pagkakataon, manguna nang may empatiya at kalinawan.

3. Pagkakatugma ng system

Mahusay ang mga makabagong tool sa automation... hanggang sa magkaroon sila ng isang sistema mula 2007 na walang sinuman ang makakahawak nang walang IT ticket.

Kung patuloy na humihinto ang iyong proyekto sa BPA dahil sa matibay na software o mga naka-lock na API, hindi ka nag-iisa. Ngunit may ilang mga paraan upang gawing mas madali ang mga bagay:

• Gumamit ng mga platform na binuo para sa mga hybrid na kapaligiran. Hindi lahat ng bagay ay kailangang cloud-native – tiyaking magagamit din ng iyong mga tool ang mas lumang mga system na nasa lugar. (Kadalasan itong nagsasangkot ng paggamit ng nababaluktot na platform ng gusali, tulad ng Botpress .)
• Maghanap ng mga prebuilt connectors. Ang mas kaunting custom na code na kailangan mong isulat para makapag-usap ang mga bagay-bagay sa isa't isa, mas mabilis kang kumilos.

4. Seguridad at pagsunod

Maaaring makatipid ng oras ang pag-automate – ngunit kung pinangangasiwaan nito ang sensitibong impormasyon at hindi ganap na secure, maaari itong magbukas ng isang bagong mundo ng mga kritikal na error. 

Magsimula sa pamamagitan ng pag-iisip tungkol sa kung anong uri ng data ang hahawakan ng iyong automation: impormasyon ng customer, mga rekord sa pananalapi, data ng empleyado, mga kredensyal. Lahat ng ito ay binibilang bilang sensitibo. 

Kaya sa halip na ituring ang seguridad bilang isang nahuling pag-iisip, gawin itong panimulang punto. Nangangahulugan iyon ng pagpili ng BPA platform (o partner agency) na ganap na na-certify at binuo nang may iniisip na pagsunod mula sa unang araw.

Ang malalakas na platform ay nagbibigay sa iyo ng mga tool upang manatiling may kontrol:

• Magtakda ng mga pinong pahintulot upang ang mga tamang tao (o bot) lang ang makaka-touch sa ilang partikular na data
• Gumamit ng encryption kapwa sa pahinga at sa pagbibiyahe
• I-on ang mga audit log para masubaybayan ang aktibidad at mahuli ang mga isyu nang maaga

at oo, Botpress may lahat ng ito at higit pa, na naka-built in bilang default. Nakatulong kami sa libu-libong kumpanya na i-automate ang mga kritikal na daloy ng trabaho nang hindi nakompromiso ang seguridad ng chatbot .

At kung ikaw ay nasa isang regulated na industriya tulad ng pangangalaga sa kalusugan o pananalapi, siguraduhin na ang iyong BPA platform ay may mga certification tulad ng SOC 2, HIPAA, at ISO 27001.

5. Scalability

Dahil lang sa gumagana ang automation ngayon ay hindi ito nangangahulugang magtatagal ito bukas. Ang humahawak ng 1000 kahilingan sa isang araw ay maaaring mag-buckle sa 10,000. At kung hindi ka pa handa para sa paglago na iyon, magtatapos ka sa muling pagtatayo mula sa simula. 

Sa halip na mag-patch ng mga bagay habang nagpapatuloy ka, gawing bahagi ng plano ang scalability mula sa simula. 

Pumili ng mga tool na maaaring lumago kasama mo, hindi ang mga tool na gumagana lamang para sa isang patunay ng konsepto. Pag-isipan kung paano pinangangasiwaan ng iyong system ang mas matataas na pag-load, kung masusubaybayan ba nito ang performance sa paglipas ng panahon, at kung gaano kadali ito makakaangkop habang nagiging mas kumplikado ang mga workflow. 

Ang mga automation ay dapat lumago kasama ng iyong negosyo, hindi ito limitahan.

6. Gastos at paglalaan ng mapagkukunan

Ang isa sa mga pinakamalaking hamon sa automation ay ang pagmamaliit sa kung gaano karaming oras at badyet ang kinakailangan upang magawa nang maayos. Karaniwan na ang pagpasok nang may mabuting hangarin, ngunit natigil lamang sa kalagitnaan dahil sa hindi magandang pagpaplano.

Sa halip na subukang i-automate ang lahat nang sabay-sabay, pumili ng isang workflow na may mataas na epekto at madaling sukatin. Patakbuhin ito bilang isang piloto, tingnan kung ano ang gumagana (at kung ano ang hindi), at gamitin ang insight na iyon upang gabayan ang iyong mga susunod na hakbang.

Ang pagsisimula sa maliit ay nakakatulong sa mga team na gumastos nang matalino, at nagbibigay sa iyo ng totoong data upang hubugin ang iyong diskarte habang nagpapatuloy ka. 

Maaari kang matuto nang higit pa tungkol sa kung paano ipatupad ang mga bagong AI system sa isang organisasyon mula sa aming Blueprint hanggang AI Implementation . 

5 Uri ng Business Process Automation Solutions

1. Mga tool sa automation ng daloy ng trabaho

Kung gumagawa ka ng anumang uri ng sistema ng automation, kakailanganin mo ng platform ng automation ng daloy ng trabaho. Ito ang aktwal na nagpapatakbo ng iyong lohika - ang "kung ito, pagkatapos ay iyon" na bahagi ng operasyon.

Hinahayaan ka ng mga workflow automation platform na magdisenyo ng sunud-sunod na proseso sa iba't ibang app at team. 

Hinahayaan ka ng mga platform na ito na magdisenyo ng mga hakbang-hakbang na proseso na sumasaklaw sa iba't ibang team at tool. Marami ang nag-aalok ng mga visual o low-code builder para sa mga empleyadong hindi teknikal, habang binibigyan din ang mga developer ng flexibility na bumuo ng mga kumplikadong feature kapag kinakailangan. 

At oo, mayroong maraming mga pagpipilian out doon. Mga platform tulad ng Botpress , Pipefy, Kissflow, Process Street, at Monday.com lahat ay nakakatulong sa iyo na mag-map out ng mga workflow at i-automate ang nakakainip na bagay. Ang ilan ay mas umaasa sa mga internal na ops, ang iba ay mas mahusay na naglalaro sa mga system na nakaharap sa customer.

Ang punto ay: kung tinatahi mo pa rin ang mga proseso kasama ng mga spreadsheet, form, at Slack mga mensahe, isang workflow automation platform ang kailangan mo para mag-level up.

2. End-to-End Process Automation Suite

Kung pinangangasiwaan ng mga workflow automation platform ang mga simpleng bagay, ang end-to-end process automation suite ay ang full-on na operations control room.

Ang mga end-to-end na proseso ng automation suite ay higit pa sa mga indibidwal na daloy ng trabaho sa pamamagitan ng pag-automate ng buong proseso ng negosyo mula simula hanggang matapos. Isipin: cross-functional na koordinasyon, real-time na pagsubaybay, pamamahala ng kaso, pagsunod, analytics, at maraming lohika sa likod ng mga eksena.

Maging malinaw tayo: hindi mo kailangan ang antas ng tooling na ito para sa pag-apruba ng mga kahilingan sa time-off. Ngunit kung nagpapatakbo ka ng isang bagay tulad ng pag-onboard ng enterprise, pagpoproseso ng mga claim, o anumang bagay na may maraming gumagalaw na bahagi, handoff, at edge case? Dito sila nagniningning.

Ngayon, narito kung saan nalilito ang mga tao. Ipinapalagay ng ilan na kailangan nila kaagad ng isang higanteng suite. Ngunit maliban kung nagpapatakbo ka sa seryosong dami o kumplikado, maaaring mas mahusay kang magsimula sa isang bagay na mas simple at patong-patong.

Sabi nga, kapag handa ka na, may ilang malalaking pangalan na dapat tingnan: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex, at Bizagi lahat ay nag-aalok ng seryosong kalamnan para sa malakihang orkestra.

Gayundin, Botpress gumagawa din ng listahang ito – lalo na kung gusto mong bumuo ng makapangyarihan, dulo-sa-kataposang mga daloy na nakadarama ng pakikipag-usap at direktang sumasama sa iyong umiiral na stack . (Oo, biased kami. Pero din... hindi mali.)

TL;DR: Kung nagkakagulo ang iyong mga operasyon sa mga handoff at manu-manong pagsubaybay, ang mga end-to-end na proseso ng automation suite ay ang mga platform na naglalahad sa kanila.

3. Mga Solusyon sa Digital Process Automation (DPA).

Ang mga digital process automation solution ay mga tool na nakatuon sa pagkonekta ng mga interface na nakaharap sa customer sa mga back-end system upang lumikha ng mga digital na karanasan. Tinitiyak nila na kapag ang isang customer ay nagsumite ng isang form, nag-iskedyul ng appointment, o nakipag-chat sa isang bot, ang tamang daloy ng trabaho ay talagang nagsisimula sa likod ng mga eksena.

Kaya't kung may mag-request sa iyong portal, hindi lang ito mawawala sa isang Google Sheet at isang panalangin. Ito ay nagti-trigger ng isang bagay na totoo: ang isang kaso ay nagagawa, ang isang daloy ng trabaho ay nagsisimula, ang isang koponan ay inalertuhan.

Ito ay partikular na kapaki-pakinabang kung mayroon kang kumplikado, mga daloy na nakaharap sa customer na umaasa sa maraming system na nakikipag-usap sa isa't isa.

Ang mga platform tulad ng OutSystems at Creatio ay ginawa para dito. Ikinonekta nila ang mga front-end na pakikipag-ugnayan sa lohika ng proseso at automation sa ilalim ng hood.

TL;DR: Kung gusto mong mag-trigger ng mga tunay na daloy ng trabaho ang mga pagkilos ng customer, DPA ang iyong pupuntahan.

4. Integration-Led Automation Platforms

Ang mga platform ng automation na pinangungunahan ng integration ay idinisenyo upang ikonekta ang magkakaibang mga tool at paganahin ang mga awtomatikong daloy ng trabaho sa pamamagitan ng paglipat ng data sa pagitan ng mga ito sa real time.

Ito ang mga konektor. Hindi nila sinusubukang pamahalaan ang iyong buong proseso ng negosyo, gusto lang nilang makipag-usap ang iyong mga app sa isa't isa nang hindi ka kumikilos bilang middleman.

Ang mga platform ng automation na pinangungunahan ng integration ay mahusay kung kailangan mo ng isang bagay tulad ng: “Kapag may pumirma ng kontrata sa PandaDoc, i-update ang HubSpot, magpadala ng Slack notification, at i-tag sila sa Airtable.” Madali, mabilis, at walang kasamang engineering ticket.

Maging totoo tayo: ang mga tool na ito ay wala dito para sa kumplikadong lohika o mga daloy ng trabaho na mabigat sa pagsunod. Ngunit kung ikaw ay nasa ops, marketing, o sinusubukan lang na alisin ang manu-manong copy-paste sa pagitan ng 10 app, magugustuhan mo ang mga ito.

Zapier ay marahil ang pinakakilalang pangalan dito. Ang Make (dating Integromat) ay nagbibigay sa iyo ng kaunting lakas at flexibility. Ang Workato ay nagdaragdag ng enterprise-grade na kalamnan (sa mas mataas na punto ng presyo). Nasa pagitan ang Tray.io, na may mas nakaka-develop na vibe.

Marami kang magagawa sa mga platform na ito: mag-sync ng data sa mga tool, mag-trigger ng mga notification, mamahala ng mga pangunahing daloy ng pag-apruba, at magsama-sama pa ng mga magaan na automation na nakaharap sa customer.

Tandaan lamang: kung nagiging mas kumplikado ang iyong lohika, mas mabilis na ipapakita ng mga tool na ito ang kanilang mga limitasyon. Ngunit para sa magaan na automation? Halos kasing plug-and-play ang mga ito.

5. Mga Intelligent Automation Platform

Ang mga matalinong platform ng automation ay kung saan nagsisimulang maging matalino ang mga bagay.

Hindi tulad ng mga pangunahing tool sa daloy ng trabaho na sumusunod sa mahigpit na panuntunan, ang mga intelligent na platform ng automation ay naghahalo sa AI - isipin ang machine learning, natural na pagpoproseso ng wika , at paggawa ng desisyon batay sa konteksto. Kaya sa halip na "kung X, pagkatapos ay Y," makakakuha ka ng "kung ito ay mukhang X at negatibo ang damdamin at sinabi ng doc na Y, pagkatapos ay gawin ang Z." Nakakakuha ka ng nuance. Makakakuha ka ng flexibility.

Ang mga matalinong platform ng automation ay partikular na kapaki-pakinabang kapag ang iyong data ay magulo o gusto mo ng automation na mas makatao.

Kaya ano ang hitsura nito sa pagsasanay? Nagbabasa ng mga invoice na hindi sumusunod sa isang template. Pag-priyoridad ng mga support ticket batay sa tono. Awtomatikong pag-uuri ng mga dokumento o paggawa ng mga desisyon sa pagruruta batay sa mga nakaraang pattern. Lahat magagawa.

Ang ilan sa mga malalaking manlalaro dito ay kinabibilangan ng UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder, at Automation Anywhere. Ang bawat isa ay nag-aalok ng isang halo ng tradisyonal na automation na may AI layered sa itaas.

Botpress angkop din dito, lalo na kung gusto mo ng mga ahente ng AI na nauunawaan kung ano ang tinatanong ng mga user, natural na tumugon, at nagti-trigger ng mga back-end na workflow batay sa layunin.

Bottom line? Kung ang iyong automation ay kailangang magbasa sa pagitan ng mga linya, ang intelligent automation ay ang paglipat.

(Interesado? Ang aming intelligent na proseso ng automation na artikulo ay sumisid sa mga platform na ito nang mas detalyado.)

Paano Magpapatupad ng Business Process Automation: Isang Step-by-Step na Gabay

Ang paglulunsad ng pag-automate ng proseso ng negosyo ay hindi kailangang maging isang napakalaking pagsisikap ng AI digital transformation mula sa unang araw. Ang pinakamahusay na pagpapatupad ay nagsisimula sa maliit. 

Kung awtomatiko mo man ang iyong unang panloob na daloy ng trabaho o pinapalitan ang isang tagpi-tagpi ng mga legacy na tool, ang sunud-sunod na gabay na ito ay makakatulong sa iyong lapitan ang BPA nang may kalinawan.

1. Alamin kung nasaan ang alitan

Bago ka magsimulang gumuhit ng mga flowchart o paghahambing ng mga tool sa automation, bumalik at magtanong: ano ba talaga ang nagpapabagal sa team?

Ang bawat kumpanya ay may ilang mga proseso na masakit na manu-mano, madaling kapitan ng pagkakamali, o nakakainis lang. Na kung saan ang automation ay maaaring gumawa ng isang tunay na pagkakaiba - hindi lamang kung saan ito ay pinakamadaling mag-drop sa isang daloy ng trabaho.

Kung hindi ka sigurado kung saan magsisimula, makipag-usap sa mga taong gumagawa ng trabaho. Ano ang paulit-ulit? Ano ang nagiging sanhi ng pagkaantala? Ano ang patuloy na ginagawang mali? Maaari ka ring tumingin sa mga support ticket, reklamo ng user, o data ng system upang makita ang mga bottleneck.

2. Unawain ang mga kasalukuyang proseso

"Huwag i-automate ang hindi mo naiintindihan" ay dapat na panuntunan #1 sa anumang BPA playbook.

Madaling matuwa tungkol sa pag-automate ng isang clunky na proseso, ngunit kung hindi ka naglaan ng oras upang malaman kung paano talaga gumagana ang prosesong iyon (at kung bakit ito gumagana sa ganoong paraan), itinatakda mo ang iyong sarili para sa sakit sa ibang pagkakataon.

Ito ay kung saan ang isang mabilis na malalim na pagsisid ay nagbabayad. Kahit na ang mga pangunahing tanong tulad ng "Sino ang nagsimula ng workflow na ito?" o "Saan karaniwang natigil ang mga bagay?" makakatipid ka ng mga oras ng rework.

Gayundin: huwag laktawan ang mga magugulong bahagi. Ang mga edge case, ang mga one-off na workaround na ginagamit ng mga tao para patakbuhin ang mga bagay - iyon mismo ang kung saan malamang na masira ang automation.

Tiyaking hanapin ang:

• Sino ang nagpasimula ng workflow at sa ilalim ng anong mga kundisyon?
• Anong mga sistema ang kasalukuyang kasangkot? Alin sa mga ito ang hindi nagtutulungan nang maayos?
• Saan nangyayari ang mga handoffs? Saan sila madalas na naghihiwalay?
• Aling mga hakbang ang umaasa sa mga manu-manong workaround?

3. Magsaliksik ng mga solusyon sa BPA

Kapag na-mapa mo na ang iyong mga kasalukuyang proseso at alam mo kung ano ang sinusubukan mong pagbutihin, oras na para piliin ang iyong mga tool. Ngunit narito ang catch: walang unibersal na "pinakamahusay" na platform ng BPA.

Ang ilan ay binuo para sa simpleng pag-automate ng gawain. Ang iba ay ginawa para sa mga kumplikado, maraming hakbang na daloy ng trabaho na may maraming mga pagsasama. Kaya ang totoong tanong ay, ano ang gagana para sa iyo ?

Gusto mong malaman kung gaano ka-teknikal ang iyong team, kung anong mga system ang kailangang isaksak ng tool ng BPA, at kung gaano ka-flexible ang mga workflow. Ang ilang mga kumpanya ay nangangailangan ng pagpapasadya sa antas ng developer. Ang iba ay kailangan lang ng isang bagay na maaaring tumakbo sa labas ng kahon ng kanilang ops team.

Maaari mong lapitan ito sa tatlong paraan:

Magaan ang automation ng gawain

Ang mga tool na ito ay binuo para sa bilis at pagiging simple. Mahusay kung nag-automate ka ng direkta, paulit-ulit na trabaho.

Ang mga ito ay pinakamainam para sa mga bagay tulad ng mga kahilingan sa PTO, simpleng pagruruta ng lead, o lohika na "kung ito, kung gayon" - mga bagay na hindi nangangailangan ng kumplikadong paggawa ng desisyon o multi-step na koordinasyon.

Maghanap ng mga tampok tulad ng:

• Mga prebuilt na pagsasama sa iyong CRM o mga tool sa pagticket
• Mga simpleng drag-and-drop na tagabuo ng workflow
• Mga malinaw na limitasyon sa scalability o pagiging kumplikado

Kabilang sa mga sikat na platform sa kategoryang ito Botpress , Zapier , Automate.io, at mga built-in na tool tulad ng Notion mga automation.

Kung sinusubok mo ang BPA sa unang pagkakataon o kailangan mo ng mabilisang panalo, ito ay mahusay na mga lugar upang magsimula.

Pag-automate ng daloy ng trabaho sa kalagitnaan

Ang tier na ito ay kung saan nagsisimulang maging mas malakas ang automation. Tamang-tama ito para sa mga team na lumampas na sa pangunahing pag-automate ng gawain at ngayon ay nangangailangan ng mga daloy ng trabaho na tumutugon sa higit pang mga adaptive na kondisyon o nangangailangan ng ilang uri ng paggawa ng desisyon ng tao sa loob ng loop.

Maaaring nagruruta ka ng mga pag-apruba batay sa laki ng deal, nagpapalaki ng mga ticket ng suporta batay sa damdamin, o nagti-trigger ng mga multi-step na pagkakasunud-sunod kapag nagbago ang data ng customer sa iyong CRM. 

Ang mga tool na ito ay karaniwang nagbibigay ng balanse sa pagitan ng kadalian ng paggamit at kakayahan. Makakakuha ka pa rin ng mga interface na walang code o mababang code, ngunit may higit na kontrol sa lohika, mga pagbubukod, at mga tungkulin.

Kasama sa ilang karaniwang feature ng mid-range na workflow automation platform ang:

• Sumasanga na lohika at kondisyonal na mga landas
• Mga pahintulot na nakabatay sa tungkulin
• Suporta para sa parehong mga structured na daloy at flexible exception

Nag-aalok din ang ilang tool sa espasyong ito ng mga built-in na audit trail at pagsasama sa mga sistemang kritikal sa negosyo tulad ng mga CRM, ERP, o mga base ng kaalaman.

Kabilang sa mga sikat na platform Botpress , Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (na may mga panuntunan at automation), at Monday.com na may logic sa daloy ng trabaho.

Sa huli, ang mga mid-tier na tool ay mahusay kapag gusto mong magdala ng higit pang istraktura at pagiging sopistikado sa mga business ops – nang hindi nagpapatuloy sa buong enterprise mode. Nakukuha mo pa rin ang bilis at pagiging naa-access, ngunit may higit na kontrol.

Enterprise-grade BPA

Ito ang iyong mga heavy-duty na platform na binuo para pangasiwaan ang mga end-to-end na daloy ng trabaho sa maraming team at system. Ginawa ang mga ito para sa sukat at pagiging kumplikado – perpekto para sa mga pandaigdigang operasyon o multi-layered na mga chain ng pag-apruba.

Kung ang iyong mga proseso ay sumasaklaw sa ilang system (CRM, ERP, HRIS, mga custom na database), o kung kailangan mo ng mahusay na kontrol sa pagsunod, ang enterprise-grade BPA ay kung saan mo gustong maging.

Ang mga platform ng negosyo ay tungkol sa orkestrasyon. Nangangahulugan iyon ng mga daloy ng trabaho na humahawak ng mga pagbubukod, nagsi-sync ng real-time na data sa mga tool, at nagpapanatili ng pagsunod nang hindi humihinto.

Ang mga tampok na hahanapin ay kinabibilangan ng:

• Komprehensibong suporta sa pagsasama
• Malakas na feature sa pagsunod at audit trail
• Collaboration-friendly na disenyo

Ang mga platform sa tier na ito ay kadalasang may kasamang built-in na analytics, pagsubaybay sa SLA, mga sandbox na kapaligiran, at pamamahalang nakabatay sa tungkulin upang suportahan ang sukat at pagiging kumplikado.

Kabilang sa mga sikat na manlalaro Botpress , ServiceNow, Nintex, IBM watsonx, at Appian.

At tandaan: anumang platform ang pipiliin mo, dapat itong gumana sa kung paano gumagana ang iyong mga koponan. Kung pinipilit ka ng tool na pag-isipang muli ang iyong buong proseso para lang maging angkop, hindi ito ang tama.

4. Pilot ang napiling solusyon

Bago ka mag all-in sa automation, magsimula sa iisang workflow. Isa lang. 

Isipin mo ito bilang iyong test run. Ito ang "crawl" sa klasikong modelo ng Crawl-Walk-Run.

Pumili ng isang bagay na simple ngunit mahalaga. Marahil ito ay nag-automate kung paano maaaprubahan ang mga kahilingan sa PTO. O pagruruta ng mga bagong support ticket. Ang susi ay nasusukat ito – nakakatipid ng oras, mas mabilis na natapos ang mga gawain, mas kaunting manu-manong error.

Magagawa mo ito nang manu-mano gamit ang iyong bagong tool na BPA, o hayaan ang AI na pangasiwaan ang logic at mga edge case kung handa ka na para dito. 

Ang ilang mga koponan ay nagpapatakbo ng mga piloto sa isang sandbox. Ang iba ay live na kasama ang isang maliit na koponan at malapit na sinusubaybayan ang mga resulta. Sa alinmang paraan, natututo ka kung ano ang masisira, kung ano ang nangangailangan ng pagsasaayos, at kung ano talaga ang epekto nito.

Kung magtagumpay ang piloto? Congrats! Nakuha mo na ang iyong proof point. Gamitin ito para pinuhin ang iyong setup at gumawa ng kaso para sa mas malawak na paglulunsad. Kung hindi? Mas mabuti pa, nakuha mo ang mga isyu bago mag-scale.

At kung kailangan mo ng mas malalim na pagsisid sa kung paano buuin ang ganitong uri ng rollout, tingnan kung ano ang isinulat ng aking mahuhusay na kasamahan tungkol sa madiskarteng pagpapatupad ng chatbot . Sinasaklaw nito kung paano lumipat mula sa paggapang hanggang sa paglalakad hanggang sa pagtakbo – nang hindi natatapakan ang iyong sarili.

5. Sanayin ang iyong pangkat

Kahit na ang pinakamahusay na pag-setup ng automation ay hindi mananatili kung hindi ito naiintindihan ng team—o mas masahol pa, kung sa tingin nila ay ipinapasa ito mula sa itaas nang walang konteksto.

Ang pag-automate ay dapat na parang isang kapaki-pakinabang na pag-upgrade, hindi isang sorpresang kapalit. Kung hindi alam ng mga tao kung paano ito nababagay sa kanilang pang-araw-araw na daloy o kung saan pupunta kapag may nasira, mabilis silang babalik sa mga dating gawi.

Kaya't huwag lamang itapon sa kanila ang isang pag-login. Gabayan sila sa kung paano ito gumagana sa kanilang mundo. Ipakita sa kanila kung ano ang inaalis nito sa kanilang plato. Gawing malinaw na ito ay tungkol sa mas kaunting mga paulit-ulit na gawain at hindi tungkol sa pagputol ng mga ulo.

Kung paano mo ito ilalabas ay depende sa laki at setup ng iyong team, ngunit karaniwang nagsisimula ang malakas na pag-aampon sa:

• Mga walkthrough na partikular sa tungkulin upang makita ng bawat koponan kung paano ito nalalapat sa kanilang trabaho
• Mabilis na sangguniang gabay o maikling Looms para sa kapag nakalimutan nila kung aling button ang gumagawa ng ano
• Isang bukas na channel ( Slack , email, anuman) para sa mga tanong, feedback, o mga isyu sa pag-uulat

Sa madaling salita: gawin ang automation na parang isang tool, hindi isang banta.

6. Palawakin at ulitin

Dahil lang sa nagtrabaho ang iyong BPA pilot ay hindi nangangahulugan na tapos ka na. Ang pinakamahusay na mga sistema ng automation ay nagbabago sa paglipas ng panahon, at ang pag-scale ng masyadong mabilis nang walang pagpipino ay isang mabilis na paraan upang sirain ang mga bagay.

Kapag nakita mo na ang halaga mula sa iyong unang daloy ng trabaho, maingat na palawakin. Magdagdag ng mga bagong kaso ng paggamit, magdala ng higit pang mga koponan, at magsimulang bumuo ng isang sistema na bumubuti habang ito ay lumalaki.

Dito pinakamahalaga ang pag-ulit. Panatilihin ang pagsubaybay sa mga pangunahing signal: Mas mabilis bang kumukumpleto ang mga daloy ng trabaho? Bumababa ba ang mga rate ng error? Ginagamit ba talaga ng mga tao ang bagong sistema?

Pagkatapos, gumawa ng maliliit na pagsasaayos habang nagpapatuloy ka:

• Higpitan ang lohika. Kung patuloy na masira ang mga hakbang sa parehong lugar, muling bisitahin ang iyong mga trigger o kundisyon.
• Pagbutihin ang mga handoff. Magdagdag ng kalinawan kung saan ang mga daloy ng trabaho ay nakakaapekto sa maraming koponan o tool.
• Subaybayan ang pag-aampon. Kung bumaba ang paggamit, makipag-usap sa koponan. Nakakalito ba ang proseso? Manu-manong trabaho gumagapang pabalik?
• Muling bisitahin ang mga sukatan. Sinusubaybayan mo ba ang mga tamang KPI? Magdagdag ng mga bago kung kinakailangan (hal., oras ng turnaround, mga rate ng pagkumpleto ng gawain).

Kapag ang mga piraso ay gumagana nang maayos, lumikha ng isang panloob na playbook. Sa ganoong paraan, maaaring buuin ng ibang mga koponan kung ano ang gumagana nang hindi nagsisimula sa simula.

Ano ang mga kaso ng paggamit ng business process automation?

Pag-onboard ng HR

Simple lang ang onboarding hanggang sa mapagtanto mo kung gaano karaming gumagalaw na bahagi ang nasasangkot. Mga account na ise-set up, mga dokumentong kokolektahin, mga kagamitan sa probisyon, at mga kalendaryong pupunan, ang listahan ay nagpapatuloy.

Nang walang automation, karamihan sa mga ito ay nangyayari sa pamamagitan ng walang katapusang mga email thread at mga update sa spreadsheet. Ito ay mabagal, madaling kapitan ng pagkakamali, at sa totoo lang? Sakit ng ulo para sa lahat ng kasali.

Isaalang-alang natin kung paano aktuwal na gagawing maayos ng BPA ang onboarding, para sa HR at sa bagong hire.

Mag-trigger ng daloy ng trabaho sa sandaling tinanggap ang isang alok

Magsisimula ang magic kapag sinabi ng isang kandidato na oo. Ang mga tool ng BPA ay maaaring awtomatikong lumikha ng mga tala ng empleyado sa iyong HRIS, magpadala ng mga welcome email at mga form sa pagsunod, at simulan ang mga susunod na hakbang nang walang manu-manong humihikayat sa bawat departamento.

Isipin ito: sa ikalawang pagpirma ng alok, makakakuha ang IT team ng tiket para mag-set up ng laptop at mga user account. Samantala, nakakakuha ang bagong hire ng personalized na onboarding email at isang link para mag-upload ng anumang mga dokumentong kailangan nilang isumite.

Mag-iskedyul nang walang pabalik-balik

Oryentasyon, pag-enroll sa mga benepisyo, unang araw na pag-check-in – lahat ng ito ay maaaring awtomatikong iiskedyul. 

Sa halip na subukang manu-manong mag-coordinate sa mga kalendaryo, maaaring magreserba ang mga tool ng BPA ng mga time slot batay sa availability at magpadala ng mga kumpirmasyon sa lahat ng kasangkot.

At voila. Walang napalampas na mga hakbang at isang bagong hire na talagang pakiramdam na tinatanggap.

Anong mga tool ang gumagawa nito?

Karaniwang makikita mo ang isang halo ng mga tool: Ang mga platform ng HRIS tulad ng BambooHR o Personio ay humahawak sa data ng mga tao, ang mga tool sa automation ng daloy ng trabaho tulad ng Kissflow o Pipefy ay tumutulong sa pagsasama-sama ng mga gawain, at ang mga tool ng ITSM tulad ng Jira Service Management ay tinitiyak na ang tech setup ay hindi mahuhulog sa mga bitak.

Suporta sa Customer

Maging tapat tayo. Ang mga ahente ng suporta ay nag-aaksaya ng masyadong maraming oras sa mga bagay na walang kinalaman sa aktwal na pagtulong sa mga customer. Pag-uuri ng mga tiket. Pagtatalaga ng mga priyoridad. Inaalam kung sino ang dapat kunin kung ano. At pansamantala, naghihintay ang mga customer.

Ito ay kung saan ang automation (at ang paggamit ng AI sa serbisyo sa customer ) ay kumikita nito. Sa halip na palitan ang iyong team ng suporta, ito ay tungkol sa pag-clear sa kanilang plato para talagang makapag-focus sila sa paglutas ng mga totoong problema.

Automated triage

Kapag may dumating na kahilingan sa suporta, kailangang malaman ng isang tao (o isang bagay) kung tungkol saan ito. Isyu ba ito sa pagsingil? Isang bug? Galit ba ang customer o nalilito lang?

Ang mga sistema ng BPA ay maaaring ganap na kunin ito. Gamit ang AI (isipin: pagsusuri ng damdamin, pagtutugma ng keyword, o kasaysayan ng account), maaaring awtomatikong ikategorya at unahin ng mga BPA system ang mga tiket. Kaya't sa halip na isang ahente ang mag-skim sa bawat kahilingan, ibinaba sila sa mga pinaka nangangailangan sa kanila.

Matalinong pagruruta

Kapag nakategorya na ang isang tiket, ang susunod na hakbang ay ipadala ito sa tamang tao. Iyon lamang ay maaaring magsunog ng mga oras kung ito ay gagawin nang manu-mano.

Sa BPA, nangyayari kaagad ang pagruruta. Ang tanong sa pagsingil ay napupunta sa Pananalapi. Ang isang mataas na priyoridad na bug ng produkto ay dumiretso sa Engineering. Ang isyu ng isang VIP na kliyente ay naba-flag para sa iyong mga senior agent. Maaari kang bumuo ng anumang lohika na kailangan mo, at lahat ng ito ay tumatakbo sa background.

Auto-filling at mga update sa status

Alam ng bawat ahente ng suporta ang sakit ng pagkopya at pag-paste ng impormasyon ng customer mula sa isang system patungo sa isa pa. 

Ngunit kung ang iyong BPA ay nakakabit sa iyong CRM o mga panloob na tool, maaari nitong paunang punan ang mga field ng ticket ng may-katuturang data bago pa man ito mahawakan ng ahente.

Maaari mo ring gamitin ang automation para magpadala ng mga real-time na update sa status o mag-follow up sa mga nakabinbing tugon. Nangangahulugan iyon ng mas kaunting manu-manong trabaho para sa mga koponan, at mas maayos na karanasan para sa customer.

Mga tool na nagpapadali nito

Mga platform tulad ng Zendesk at ang Freshdesk ay may mga built-in na feature ng BPA. Ipares ang mga may AI-powered routing tool at integrations sa iyong CRM o internal knowledge base, at mayroon kang support engine na sumusukat.

Magpaalam sa paulit-ulit na mga gawain ng admin. 

Pamamahala ng kontrata

Manu-manong pamamahala ng mga kontrata? Maligayang pagdating sa kaguluhan sa pagkontrol ng bersyon at hindi nasagot na mga deadline. Ang pag-automate ng mga daloy ng trabaho sa kontrata ay nagdudulot ng ilang kinakailangang kaayusan at bilis – salamat sa AI sa pagkuha !

Awtomatikong bumuo ng mga kontrata

Pinakamahusay para sa: Mga karaniwang kasunduan tulad ng mga NDA, SOW, o MSA.

Ano ang ginagawa nito: Kinukuha ang data mula sa mga template at awtomatikong pinupunan ang mga detalye batay sa mga input ng CRM o form.

Patok na tip: I-lock ang mga key na field para maiwasan ang mga hindi awtorisadong pag-edit, ngunit maglaan ng puwang para sa mga custom na termino.

Ruta para sa pagsusuri at e-signature

Pinakamahusay para sa: Mga panloob na pag-apruba, pakikipagtulungan ng cross-team, at mga lagda ng kliyente.

Ano ang ginagawa nito: Nagpapadala ng mga kontrata sa tamang tao sa tamang oras – tulad ng legal, pananalapi, manager, o kliyente – batay sa mga paunang natukoy na panuntunan.

Mainit na tip: Gumamit ng mga tool na sumusubaybay kung sino ang nagbukas at lumagda kung ano, para hindi mo mahulaan kung saan natigil ang mga bagay.

Subaybayan ang mga pagbabago at magtakda ng mga paalala

Pinakamahusay para sa: Pagpapanatiling sumusunod sa mga kontrata at napapanahon.

Ano ang ginagawa nito: Nag-log ng mga pag-edit at pag-apruba sa isang audit trail, pagkatapos ay nagpapadala ng mga paalala para sa mga pag-renew o paparating na mga pagsusuri sa pagsunod.

Mainit na tip: Huwag maghintay na may makaalala – mag-set up ng mga auto-notification 30, 60, o 90 araw bago ang mahahalagang petsa.

Anong mga tool ang gumagawa nito?

Kasama sa mga karaniwang tool ang mga platform ng CLM (hal., Ironclad, DocuSign CLM), mga tool sa automation ng dokumento, daloy ng trabaho at mga platform ng e-signature (hal., PandaDoc, HelloSign).

Pagproseso ng invoice at gastos

Ang manu-manong paghawak ng invoice ay ang uri ng trabaho na nakakaubos ng oras at pasensya. Pagkopya ng mga numero mula sa mga PDF, paghuhukay sa mga email para sa mga pag-apruba, paghabol sa mga tao para sa mga resibo – hindi nakakagulat na ang mga finance team ay labis na nagtatrabaho.

Isa-isahin natin kung paano nakakatulong ang BPA na linisin ito.

I-extract ang data ng invoice

Unang hakbang: itapon ang manu-manong pagpasok. Ang mga tool ng BPA na may OCR o AI ay maaaring mag-scan ng mga invoice at maglabas ng mga pangunahing detalye tulad ng pangalan ng vendor, mga halaga, mga takdang petsa, mga item sa linya – nang awtomatiko. Ibig sabihin, wala nang tabbing sa pagitan ng mga file at spreadsheet.

Itugma sa mga PO o mga badyet

Kapag nakapasok na ang data, kailangan mo itong itugma sa isang bagay. Halimbawa, isang umiiral nang purchase order o badyet ng departamento. 

Agad itong pinangangasiwaan ng automation at bina-flag ang anumang bagay na hindi nakahanay, kaya walang nakakalusot nang hindi napapansin.

Ruta para sa pag-apruba

Sa halip na magpadala ng "Hey, maaari mo bang aprubahan ito?" mga email, hayaan ang BPA na pangasiwaan ang pagruruta. Maaari itong magpadala ng tamang invoice sa tamang tao batay sa mga panuntunan.

At oo, ito ay magpapaalala rin sa kanila.

I-sync sa mga tool sa accounting

Kapag na-sign off na ang lahat, maaaring awtomatikong itulak ng BPA ang naaprubahang invoice sa iyong accounting software. Walang dagdag na data entry. Katatapos lang.

Ginagawang madali ng mga tool tulad ng Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks, at NetSuite ang pag-setup na ito. Kung ginagawa pa rin ng iyong finance team ang lahat nang manu-mano... ayusin natin iyon.

I-deploy ang AI Solutions sa Susunod na Buwan

Ang pag-automate ay kung paano mas mabilis na gumagalaw ang mga modernong team at tumutuon sa trabaho na talagang mahalaga.

Botpress ay isang pakikipag-usap na platform ng AI na nagbibigay sa mga koponan ng mga tool upang bumuo ng mahusay na pag-automate ng proseso ng negosyo - mula sa mga simpleng daloy ng trabaho hanggang sa kumplikado, multi-system na pagsasama.

Sa mga tagabuo ng visual na daloy, walang limitasyong pagsasama, at suporta sa maraming wika, sinuman ay maaaring maglunsad ng scalable automation nang hindi sumusulat ng isang linya ng code.

Simulan ang pagtatayo ngayon. Ito'y LIBRE.

FAQ

Ano ang business process automation (BPA)?

Ang BPA ay tumutukoy sa paggamit ng teknolohiya upang i-automate ang mga nakagawiang daloy ng trabaho at proseso. Karaniwan itong nagsasangkot ng pag-deploy ng mga tool ng software at application na nag-streamline ng mga paulit-ulit na gawain, binabawasan ang manu-manong pagsisikap at pagpapalakas ng pangkalahatang kahusayan.

Aling mga proseso ng negosyo ang pinakamainam para sa automation?

Ang mga prosesong madalas mangyari at sumusunod sa malinaw na mga panuntunan ay mainam na mga kandidato para sa automation. Halimbawa, ang onboarding ng empleyado, mga pag-apruba sa pagbili, mga pakikipag-ugnayan sa serbisyo sa customer, at pagpasok ng data ay maaaring i-automate para makatipid ng oras at mabawasan ang mga pagkakamali.

Ano ang pagkakaiba ng RPA at BPA?

Gumagamit ang Robotic Process Automation (RPA) ng mga software bot upang magsagawa ng mga simple at paulit-ulit na gawain tulad ng pagpasok ng data, habang ang Business Process Automation (BPA) ay nagkokonekta ng iba't ibang system para i-automate ang buong workflow at maramihang mga hakbang sa proseso para sa mas kumpletong mga pagpapahusay.

Sino ang nakikinabang sa pag-automate ng mga proseso ng negosyo?

Ang automation ay naghahatid ng halaga sa buong board. Ang mga negosyo ay nakakatipid ng oras at pera, ang mga empleyado ay maaaring tumuon sa mas mahalaga, madiskarteng mga gawain, at ang mga customer ay mas mabilis at mas maaasahang serbisyo.

Paano ko masusukat ang ROI ng BPA?

Maaaring masubaybayan ang ROI sa pamamagitan ng pagsubaybay sa mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap tulad ng mga pagbawas sa mga oras ng pagproseso, pagtitipid sa gastos, mga pagpapahusay sa katumpakan at pagsunod ng data, at pinahusay na kasiyahan ng customer. Nakakatulong ang mga regular na pagsusuri at feedback mula sa mga team na matiyak na naihahatid ng BPA ang mga inaasahang benepisyo.

Gaano katagal bago makita ang mga resulta mula sa BPA?

Bagama't maaaring kapansin-pansin ang ilang dagdag na kahusayan sa loob ng ilang buwan, kadalasang mas matagal bago matupad ang mga full-scale na benepisyo. Mahalagang gumawa ng isang dahan-dahang diskarte at patuloy na mag-optimize para matanto ang pangmatagalang halaga ng BPA.