ระบบอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

การทำงานอัตโนมัติ

เครื่องมือ BPA ช่วยให้ธุรกิจสามารถออกแบบ ดำเนินการ และตรวจสอบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่แทนที่งานซ้ำซากด้วยมือ ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการต่างๆ จะได้รับการมาตรฐานและทำงานสอดคล้องกัน

การรวมข้อมูล

เครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติจะต้องบูรณาการกับแหล่งข้อมูลและระบบต่างๆ (เช่น ERP, CRM และแอปพลิเคชันเก่าอื่นๆ) เพื่อให้มองเห็นข้อมูลได้เป็นหนึ่งเดียว ซึ่งจะช่วยให้ตัดสินใจได้แบบเรียลไทม์และลดการแยกข้อมูล

การทำแผนที่กระบวนการและการออกแบบ

แพลตฟอร์ม BPA จำนวนมากมีเครื่องมือภาพสำหรับการทำแผนที่กระบวนการที่มีอยู่ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ทีมงานสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์ใหม่เพื่อประสิทธิภาพที่เหมาะสมที่สุดก่อนที่จะนำระบบอัตโนมัติมาใช้

การตรวจสอบและรายงานแบบเรียลไทม์

เครื่องมือ BPA มักรวมเอาแดชบอร์ดและความสามารถในการวิเคราะห์ไว้ด้วยกัน ซึ่งช่วยให้มองเห็นภาพรวมของประสิทธิภาพกระบวนการได้อย่างครอบคลุม เครื่องมือเหล่านี้จะติดตามตัวชี้วัดสำคัญและระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ช่วยให้องค์กรสามารถปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะสมและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมได้

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตาม

เนื่องจากข้อมูลทางธุรกิจมีลักษณะละเอียดอ่อน โซลูชัน BPA ที่แข็งแกร่งจึงถูกสร้างขึ้นด้วยกรอบความปลอดภัยที่ครอบคลุมเพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญในขณะที่ยังรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบ 

พวกเขาบังคับใช้การควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวดและใช้เทคนิคการเข้ารหัสขั้นสูง พร้อมด้วยการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อปกป้องความสมบูรณ์ของข้อมูล

ความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่น

เครื่องมือ BPA ที่ดีที่สุดได้รับการออกแบบมาให้ปรับขนาดตามธุรกิจของคุณ รองรับการเติบโตและข้อกำหนดของกระบวนการที่เปลี่ยนแปลงไป เครื่องมือเหล่านี้มีคุณลักษณะที่ปรับแต่งได้และความสามารถในการผสานรวมเพื่อปรับให้เข้ากับอุตสาหกรรมและกรณีการใช้งานต่างๆ

เพิ่มประสิทธิภาพ

การทำให้งานที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติจะช่วยเร่งความเร็วในการดำเนินการและรับประกันความสม่ำเสมอในทุกกระบวนการ ช่วยให้พนักงานมีเวลาสำหรับนวัตกรรมมากขึ้น

ประหยัดค่าใช้จ่าย

การลดการแทรกแซงและข้อผิดพลาดด้วยตนเองช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน และช่วยจัดสรรทรัพยากรสำหรับการเติบโตและการลงทุนเชิงกลยุทธ์

เพิ่มความแม่นยำของข้อมูล

ด้วยการบูรณาการและประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติ BPA จึงลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด และมอบมุมมองข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญแบบเรียลไทม์ที่เชื่อถือได้

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการความเสี่ยงที่ได้รับการปรับปรุง

กระบวนการมาตรฐานและเส้นทางการตรวจสอบในตัวช่วยรักษาความสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ลดความเสี่ยงของปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น

การโต้ตอบกับลูกค้าที่มีประสิทธิภาพและการจัดการข้อมูลอัตโนมัติทำให้เวลาตอบสนองรวดเร็วยิ่งขึ้นและประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวมากยิ่งขึ้น

คุณภาพข้อมูลและการบูรณาการ

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ความเข้ากันได้ของระบบ

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตาม

ความสามารถในการปรับขนาด

การจัดสรรต้นทุนและทรัพยากร

เครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยปรับกระบวนการในแต่ละวันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยทำให้การทำงานซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติและจัดการการไหลของเอกสารและการอนุมัติ การดำเนินการดังกล่าวจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการดำเนินการในแต่ละวันจะมีความสอดคล้องและมีประสิทธิภาพ

ระบบอัตโนมัติกระบวนการทางดิจิทัล (DPA)

DPA ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์แบบเดิมด้วยการบูรณาการช่องทางดิจิทัลต่างๆ แนวทางนี้เชื่อมต่ออินเทอร์เฟซเว็บและจุดสัมผัสอื่นๆ ของลูกค้า สร้างสภาพแวดล้อมที่ราบรื่นซึ่งช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้และการตอบสนอง

แพลตฟอร์มการรวมระบบองค์กร

แพลตฟอร์มเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อระบบที่แตกต่างกันภายในองค์กร ช่วยให้การไหลของข้อมูลราบรื่นและการสื่อสารแบบเรียลไทม์ระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกแง่มุมของกระบวนการทางธุรกิจของคุณทำงานร่วมกันอย่างสอดประสานกัน

ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ

ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะสร้างขึ้นจาก BPA แบบดั้งเดิมโดยผสานรวมองค์ประกอบ AI เช่น การเรียนรู้ของเครื่องจักรและ การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) แนวทางนี้ไม่เพียงแต่ทำให้งานประจำวันเป็นอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังทำให้ระบบสามารถเรียนรู้จากข้อมูลและตัดสินใจอย่างรอบรู้ได้อีกด้วย 

1.ระบุกระบวนการหลัก

เริ่มต้นด้วยการระบุกระบวนการหลักของคุณ พิจารณางานที่ใช้เวลาและทรัพยากรเป็นจำนวนมาก เช่น การประมวลผลคำสั่งซื้อหรือการอนุมัติเอกสาร และพิจารณาว่ากระบวนการใดบ้างที่พร้อมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ

2. ประเมินเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่

ลองพิจารณาอย่างใกล้ชิดว่าทีมของคุณทำงานอย่างไรในปัจจุบันและระบุจุดคอขวดหรือความไม่มีประสิทธิภาพใดๆ ความเข้าใจนี้จะช่วยให้คุณเลือกเครื่องมืออัตโนมัติที่เหมาะสมได้

3. ค้นคว้าเกี่ยวกับโซลูชัน BPA

สำรวจเครื่องมือต่างๆ ที่ตรงกับความต้องการของคุณ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น:

• ความสามารถในการบูรณาการกับระบบปัจจุบันของคุณ
• ความสามารถในการปรับขนาดตามการเติบโตของธุรกิจของคุณ
• ความเป็นมิตรต่อผู้ใช้เพื่อการนำไปใช้งานอย่างราบรื่น
  

4. ทดลองใช้โซลูชันที่เลือก

สำรวจเครื่องมือต่างๆ ที่ตรงกับความต้องการของคุณ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น:

• ความสามารถในการบูรณาการกับระบบปัจจุบันของคุณ
• ความสามารถในการปรับขนาดตามการเติบโตของธุรกิจของคุณ
• ความเป็นมิตรต่อผู้ใช้เพื่อการนำไปใช้งานอย่างราบรื่น
  

5. ฝึกอบรมทีมงานของคุณ

จัดให้มีการฝึกอบรมที่ครอบคลุมและเอกสารประกอบที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจถึงวิธีการทำงานของระบบใหม่ การฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลจะช่วยให้ทีมของคุณเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็วและใช้เทคโนโลยีได้อย่างมั่นใจ

6. บูรณาการและขยายขนาด

เมื่อโครงการนำร่องประสบความสำเร็จ ให้ค่อยๆ ขยายการใช้งานโซลูชัน BPA ให้กับโครงการต่างๆ ของคุณ ตรวจสอบตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญอย่างต่อเนื่อง และปรับวิธีการตามความจำเป็นเพื่อให้มั่นใจถึงผลประโยชน์ในระยะยาว

การต้อนรับบุคลากรใหม่

ระบบอัตโนมัติสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการสรรหาบุคลากรทั้งหมดได้ ตั้งแต่การคัดเลือกผู้สมัคร การกำหนดเวลาสัมภาษณ์ ไปจนถึงการจัดการเอกสารการต้อนรับพนักงานใหม่

ตัวอย่างเช่น ระบบ HR อาจบูรณาการกับระบบการติดตามผู้สมัครเพื่ออัปเดตข้อมูลผู้สมัครโดยอัตโนมัติและทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์การต้อนรับเมื่อผู้สมัครได้รับการว่าจ้าง

ระบบบริการลูกค้าอัตโนมัติ

ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การต้อนรับหรือการเงิน แชทบอท AI สามารถทำให้ประสบการณ์ของลูกค้าดีขึ้นได้อย่างมาก

ตัวอย่างเช่น แชทบอทของโรงแรม อาจปรับปรุงการเช็คอินของแขกโดย:

• จัดการการสอบถามเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพ
• การให้คำแนะนำเฉพาะบุคคลในพื้นที่

ในทำนองเดียวกัน แชทบอททางการเงิน สามารถแก้ปัญหาการสอบถามเรื่องการเรียกเก็บเงินและประมวลผลธุรกรรมประจำวันได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับการสนับสนุนอย่างรวดเร็วโดยไม่เกิดความล่าช้าจากการดำเนินการด้วยตนเอง

การจัดการสัญญา

ระบบการจัดการสัญญาอัตโนมัติช่วยปรับปรุงวงจรชีวิตสัญญาทั้งหมดโดยจัดการขั้นตอนสำคัญๆ เช่น การร่างและการตรวจสอบก่อนที่จะดำเนินการอนุมัติขั้นสุดท้าย ทั้งหมดนี้ทำได้โดยยังคงให้เป็นไปตามกฎหมาย 

ตัวอย่างเช่น โซลูชันการจัดการสัญญาอาจ:

• สร้างเทมเพลตมาตรฐานโดยอัตโนมัติ
• สัญญาเส้นทางสำหรับลายเซ็นดิจิทัลและบันทึกการเปลี่ยนแปลงในที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง

แนวทางนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยมือและเร่งการประมวลผล ช่วยให้ทีมกฎหมายและการจัดซื้อสามารถเน้นที่การเจรจาเชิงกลยุทธ์ได้

การประมวลผลใบแจ้งหนี้และค่าใช้จ่าย

ในภาคการเงิน ระบบอัตโนมัติจะเปลี่ยนแปลงวิธีการประมวลผลใบแจ้งหนี้และค่าใช้จ่ายด้วยการจับข้อมูลและจับคู่กับใบสั่งซื้อโดยไม่ต้องมีการดำเนินการด้วยตนเอง 

แทนที่จะพึ่งพาการป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อ เครื่องมือเหล่านี้จะอัปเดตบันทึกทางการเงินโดยอัตโนมัติ ทำให้มีความแม่นยำมากขึ้น และการควบคุมทางการเงินที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการและเร่งการดำเนินการทางการเงินได้ โดยการปรับปรุงกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายและการกระทบยอดค่าใช้จ่าย

ระบบอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจ (BPA) คืออะไร

BPA หมายถึงการใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์และกระบวนการตามปกติเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชันที่ช่วยลดขั้นตอนซ้ำซาก ลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม

กระบวนการทางธุรกิจใดเหมาะที่สุดสำหรับการทำงานอัตโนมัติ?

กระบวนการที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งและปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนถือเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น การรับพนักงานเข้าทำงาน การอนุมัติการซื้อ การโต้ตอบกับฝ่ายบริการลูกค้า และการป้อนข้อมูลสามารถทำงานอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด

ความแตกต่างระหว่าง RPA และ BPA คืออะไร?

ระบบอัตโนมัติกระบวนการโดยหุ่นยนต์ (RPA) ใช้ซอฟต์แวร์บ็อตเพื่อดำเนินการงานง่ายๆ ซ้ำๆ เช่น การป้อนข้อมูล ในขณะที่ระบบอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจ (BPA) เชื่อมต่อระบบต่างๆ เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดและขั้นตอนกระบวนการต่างๆ เป็นอัตโนมัติ เพื่อการปรับปรุงที่ครอบคลุมยิ่งขึ้น

ใครได้รับประโยชน์จากการใช้กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ?

ระบบอัตโนมัติส่งมอบคุณค่าในทุกด้าน ธุรกิจประหยัดเวลาและเงิน พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญและเป็นกลยุทธ์มากขึ้น และลูกค้าก็ได้รับบริการที่รวดเร็วและเชื่อถือได้มากขึ้น

ฉันจะวัด ROI ของ BPA ได้อย่างไร

สามารถติดตาม ROI ได้โดยการตรวจสอบตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก เช่น การลดเวลาในการประมวลผล การประหยัดต้นทุน การปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด และความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น การตรวจสอบและข้อเสนอแนะจากทีมงานเป็นประจำจะช่วยให้มั่นใจได้ว่า BPA จะมอบผลประโยชน์ตามที่คาดหวัง

BPA ต้องใช้เวลานานแค่ไหนจึงจะเห็นผล?

แม้ว่าประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นอาจสังเกตได้ภายในเวลาไม่กี่เดือน แต่ประโยชน์เต็มรูปแบบมักใช้เวลานานกว่านั้นจึงจะเกิดขึ้นจริง สิ่งสำคัญคือต้องใช้แนวทางแบบเป็นขั้นตอนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้รับประโยชน์จาก BPA ในระยะยาว