İş Süreçleri Otomasyonu Nedir?

Bir keresinde bir tedarik zinciri ekibinin tek bir satın alma siparişini yedi sistem ve dört kişi aracılığıyla yeniden yönlendirmesini izlemiştim. Beş gün sürdü. Asıl sipariş? 72 dolar değerinde yazıcı toneri.

Ekip ile konuştuğumda kimse bana bu sürecin neden var olduğunu söyleyemedi. Bunun yerine yasak olan şu cümleyi mırıldandılar: "Biz hep böyle yaptık."

İş süreçleri otomasyonu (BPA) tam da bu noktada parlıyor. Gösterişli yapay zekalı sohbet robotları veya robotik kollar değil, her hafta saatlerinizi alan süreçlerin etkili bir şekilde otomasyonu.

Botpress'te 750.000'den fazla dağıtıma yardımcı olduk Yapay zeka ajanları KOBİ'ler, işletmeler ve ajanslar için satıcı katılımından fatura mutabakatına kadar iş süreçlerini kolaylaştırır. 

BPA'nın verimli bir şekilde ölçeklenen şirketleri duraklayanlardan nasıl ayırdığını ilk elden gördük. 

"BPA insanları daha fazlasını yapmaları için güçlendiriyor. Bir zamanlar on kişi gerektiren işleri artık bir kişi yönetebiliyor," diye açıklıyor Botpress Ürün Müdürü Ajaykumar Mudaliar. "BPA, işletmelerin doğrusal büyümeden üstel ölçeklenebilirliğe geçmesinin kilidini açıyor."

Bu makalede, BPA'nın ne olduğunu, BPA'nın uygulanmasındaki yaygın zorlukları ve başarılı bir BPA stratejisinin nasıl uygulanacağını açıklayacağım.

İş süreci otomasyonu nedir?

İş süreci otomasyonu (BPA), geleneksel olarak insan girdisi içeren görevleri ve iş akışlarını düzene sokmak ve yürütmek için teknolojinin kullanılmasıdır.

İş süreci, bir şirketin izin talebini onaylamak, bir faturayı işleme koymak veya çevrimiçi bir siparişi yerine getirmek gibi bir görevi tamamlamak için izlediği bir dizi adımdır.

BPA, şirketlerin operasyonlarının tekrar eden yönlerini makinelere devrederek işlerini daha hızlı ve daha az hatayla halletme yöntemidir. 

Ancak çoğu durumda otomasyon insanların yerini almaz, aksine onları güçlendirir, insanların ve makinelerin birlikte daha verimli çalışmasını sağlar. Kuruluşların 2/3 'ünün en az bir iş fonksiyonunda iş süreçlerini otomatikleştirdiği noktaya kadar yaygın bir uygulama haline geliyor.

İş süreci otomasyonuna örnek nedir?

Sipariş karşılama, otomasyonun günlük işleri nasıl basitleştirdiğinin mükemmel bir örneğidir. Eskiden bir avuç insan ve birkaç adım gerektiren işler artık saniyeler içinde gerçekleşiyor.

Senaryo: Bir müşteri bir web sitesinden sipariş verir 

Otomasyon olmadan, operasyon veya yerine getirme ekibinden birinin bunu yapması gerekebilir:

1. Ürünün stokta olup olmadığını manuel olarak kontrol edin
2. Envanter sistemini güncelleyin
3. Ödemeyi işleme alın
4. Bir onay e-postası yazın ve gönderin
5. Depoyu veya nakliye ortağını bilgilendirin
6. Gönderi etiketi oluşturma
7. İzleme bilgilerini müşteriyle paylaşın

Ancak BPA ile tüm adımlar zinciri saniyeler içinde gerçekleşebilir. 

Bir sipariş geldiği anda BPA sistemi devreye giriyor: satın alma işlemini doğruluyor, stok seviyelerini ayarlıyor, karttan ödeme alıyor ve gönderimi tetikliyor - hepsi bir insanın klavyeye dokunmasına gerek kalmadan.

RPA ve BPA arasındaki fark nedir?

RPA, insan eylemlerini taklit ederek bireysel görevleri otomatikleştirirken, BPA perde arkasındaki sistemleri düzenleyerek tüm iş akışlarını otomatikleştirir.

Robotik süreç otomasyonu (RPA), bir insanın bilgisayar kullanarak gerçekleştirebileceği türden tekrarlayan faaliyetler olan yüzey düzeyindeki görevlere odaklanır. Bu, verilerin bir elektronik tablodan diğerine kopyalanmasını veya dijital formların doldurulmasını içerir. 

Öte yandan, BPA uçtan uca sürecin tamamıyla ilgilenir. İnsan girdisini simüle etmek yerine, BPA farklı sistemleri doğrudan birbirine bağlar. BPA, bilgileri taşımak, kararlar almak ve departmanlar arasında eylemleri tetiklemek için API'leri ve veritabanlarını kullanarak birden fazla görevin düzenlenmesini sağlar. 

Uygulamada bu teknolojiler genellikle birlikte çalışır. BPA girişimleri, daha büyük bir otomatik akış içindeki görevleri köprülemek için sıklıkla RPA bileşenlerini içerir.

Ne zaman BPA yerine RPA kullanmalıyım?

RPA'nın dar kullanım alanları için uygulanması daha hızlıdır. Özellikle sistemler iyi entegre edilmediğinde, bir süreç içindeki izole adımları otomatikleştirmek için en iyisidir. Dolayısıyla, ekibiniz mevcut sistemleri değiştirmeden bir görevi otomatikleştirmek istiyorsa, bir RPA çözümünü tercih edin.

BPA daha fazla ön planlama gerektirir, ancak ekipler ve sistemler arasında karmaşık iş akışlarının otomasyonuna izin vererek daha geniş bir etki sunar. Birden fazla departmanı veya aracı kapsayan bir iş akışının tamamını düzene sokmaya çalışıyorsanız, bir BPA çözümü ihtiyaçlarınız için daha iyidir.

BPA Araçlarının Temel Özellikleri ve Bileşenleri

İş süreci otomasyon araçları, verimliliği artırmak ve manuel müdahaleyi azaltmak için birlikte çalışan birkaç temel bileşen içerir:

İş akışı otomasyonu

İş akışı otomasyonu, herhangi bir BPA sisteminin özüdür: görevleri otomatik olarak ele alan adım adım akışlar oluşturma yeteneği. Bu iş akışları, doğru eylemlerin doğru sırada, ekipler ve araçlar arasında gerçekleşmesini sağlar.

Veri entegrasyonu

BPA araçları, CRM'ler, İK yazılımları veya dahili veritabanları gibi ekiplerin halihazırda kullandığı sistemlere bağlanarak bilgileri otomatik olarak çekebilir ve güncelleyebilir.

Bu, verilerin doğru olmasını ve süreçlerin farklı ekipler ve araçlar arasında sorunsuz çalışmasını sağlar.

Süreç haritalama ve tasarım

Ekiplerin bir süreci otomatikleştirmeden önce onu anlamaları gerekir. İşte bu noktada görsel oluşturucular devreye giriyor. Görsel oluşturucular ekiplere yardımcı olur:

• Mevcut iş akışlarını adım adım haritalandırın
• Boşlukları veya gereksiz adımları tespit edin
• Herhangi bir otomasyon yayına girmeden önce ekipler arasında işbirliği yapın

Gerçek zamanlı izleme ve raporlama

İşler yürümeye başladığında, ekiplerin neyin çalışıp neyin çalışmadığını anlaması gerekecektir. İyi BPA platformları şunları sunar:

• Canlı istatistikler içeren gösterge tabloları (görev tamamlamaları, gecikmeler, hatalar)
• Darboğaz tespiti
• Denetimler veya performans incelemeleri için kolay raporlama

Güvenlik ve uyumluluk özellikleri

İyi BPA platformları verilerin güvende tutulmasına yardımcı olur. Hassas bilgileri korumak ve sektör düzenlemelerini karşılamak için izin kontrolleri ve etkinlik günlükleri gibi güvenlik özellikleri sunarlar.

Bu özellikle finans, İK ve sağlık hizmetleri gibi gizlilik ve uyumluluğun gerekli olduğu alanlarda önemlidir.

Özel mantık ve genişletilebilirlik

Etkili BPA platformları aşağıdaki gibi özellikler içerecektir:

• Kurallar ve koşullar
• API entegrasyonları
• Modüler kurulum

Bu araçlar, farklı süreçlere uyan ve işler değiştikçe ayarlanabilen otomasyonlar oluşturmayı kolaylaştırır.

İş süreci otomasyonunun faydaları nelerdir?

Artan verimlilik

Otomasyon, darboğazları ve manuel bağımlılıkları ortadan kaldırarak görevlerin devirleri veya onayları beklemeden ilerlemesini sağlar.

Bu, iş büyüdükçe personel sayısında orantılı artışlar olmadan sorunsuz bir şekilde ölçeklenen daha fazlasını yaratır.

Daha yüksek maliyet tasarrufu

BPA, rutin görevleri tamamlamak için gereken işgücünü azaltır ve insan hatası veya tutarsızlıklardan kaynaklanan maliyetli hataları önler.

Zamanla, bu tasarruflar - özellikle yüksek hacimli süreçlerde - sadece bakım için değil, yenilik için de bütçeyi serbest bırakır.

Geliştirilmiş veri doğruluğu

Daha doğru veriler daha güvenli kararlar alınmasını sağlar.

Veri girişini ve sistem güncellemelerini otomatikleştiren BPA, insan hatalarının raporlara veya iş akışlarına sızma olasılığını azaltır. 

İyileştirilmiş uyumluluk ve risk yönetimi

Düzenlemeye tabi sektörlerde, süreç sapmaları yasal veya mali sonuçlar doğurabilir. 

BPA standart prosedürleri uygulamakta ve ayrıntılı kayıtlar tutmaktadır. Bu, denetim hazırlığını güçlendirir ve süreçle ilgili risklere maruz kalmayı en aza indirir.

Daha iyi müşteri hizmetleri

Otomatik süreçler, ister bir destek talebi, ister sipariş güncellemesi veya işe alım adımı olsun, daha hızlı ve daha tutarlı bir şekilde yanıt verir.

Birbirine bağlı sistemler ve daha az gecikme ile müşteriler her seferinde zamanında ve güvenilir hizmet alır.

BPA'nın uygulanmasında karşılaşılan 6 zorluk nedir?

1. Veri kalitesi ve entegrasyonu

Otomasyonun başarısız olmasının yaygın nedenlerinden biri iş akışının kendisi değil, iş akışını besleyen verilerdir.

En iyi otomasyon bile eksik veya güncel olmayan girdilerle fazla bir şey yapamaz.

Otomasyon sorunlarıyla mı karşılaşıyorsunuz? Deneyin:

• BPA'yı ölçeklendirmeden önce veri hatlarını temizleme - otomatikleştirmeden önce verilerin gerçekten kullanılabilir olduğundan emin olun
• Mevcut sistemlerle temiz bir şekilde entegre olan araçlar seçmek - artık yamalı kurulumlar veya bağlantısız kaynaklar yok
• Temel veri girdilerinin, özellikle de kararları veya dallanma mantığını yönlendirenlerin eksiksizliğinin denetlenmesi

2. Değişim yönetimi

Ekibiniz otomasyonu bir araç yerine bir tehdit olarak görürse, her şeyi yavaşlatacaktır. Direnç normaldir, özellikle de çalışanlar iş fonksiyonlarının nasıl değişeceği konusunda net değillerse...

Erken katılım sağlamak için son kullanıcıları (yani çalışanları) en başından itibaren sürece dahil edin. Sıkıntılı noktalar hakkında fikirlerini sorun ve otomasyonun iş akışlarında nasıl kullanılacağına katkıda bulunmalarına izin verin.

Ve sadece yeni araçların geldiğini duyurmayın. Bunun yerine, çalışanların faydalarını merkeze alan net bir açıklama yapın. 

Çerçeveleme, iş yerinizin BPA'yı nasıl kullandığına bağlı olacaktır. Otomasyon, çalışanların yerini almak için değil, sürtüşmeleri ortadan kaldırmak için kullanılıyor olabilir. Ya da belki de BPA çözümünüz, çalışanların tekrarlayan görevlerle zaman kaybetmek yerine karmaşık işlere daha iyi odaklanmalarını sağlayacaktır.

Otomasyon sunumları yukarıdan aşağıya değil, işbirliğine dayalı olmalıdır. Her durumda, empati ve açıklıkla liderlik edin.

3. Sistem uyumluluğu

Modern otomasyon araçları harikadır... Ta ki 2007'den kalma ve kimsenin BT bileti olmadan dokunamayacağı bir sistemle karşılaşana kadar.

BPA projeniz katı yazılımlar veya kilitli API'ler nedeniyle duraklıyorsa yalnız değilsiniz. Ancak işleri kolaylaştırmanın birkaç yolu var:

• Hibrit ortamlar için oluşturulmuş platformları kullanın. Her şeyin bulut yerlisi olması gerekmez - araçlarınızın eski, şirket içi sistemlerle de çalışabildiğinden emin olun. (Bu genellikle Botpress gibi esnek bir yapı platformu kullanmayı gerektirir).
• Önceden oluşturulmuş bağlayıcıları arayın. Bir şeyleri birbiriyle konuşturmak için ne kadar az özel kod yazmanız gerekirse, o kadar hızlı hareket edersiniz.

4. Güvenlik ve uyumluluk

Otomasyon zaman kazandırabilir - ancak hassas bilgileri işliyorsa ve tam olarak güvenli değilse, yepyeni bir kritik hata dünyasının kapılarını açabilir. 

Otomasyonunuzun ne tür verilere dokunacağını düşünerek başlayın: müşteri bilgileri, finansal kayıtlar, çalışan verileri, kimlik bilgileri. Bunların hepsi hassas olarak sayılır. 

Bu nedenle güvenliği sonradan düşünmek yerine başlangıç noktası haline getirin. Bu da tamamen sertifikalı ve ilk günden itibaren uyumluluk göz önünde bulundurularak oluşturulmuş bir BPA platformu (veya iş ortağı ajansı) seçmek anlamına gelir.

Güçlü platformlar size kontrolü elinizde tutmanızı sağlayacak araçlar sunar:

• Yalnızca doğru kişilerin (veya botların) belirli verilere dokunabilmesi için ayrıntılı izinler ayarlayın
• Hem dururken hem de aktarım sırasında şifreleme kullanın
• Etkinliği izlemek ve sorunları erkenden yakalamak için denetim günlüklerini açın

Ve evet, Botpress bunların hepsine ve daha fazlasına varsayılan olarak sahiptir. Binlerce şirketin chatbot güvenliğinden ödün vermeden kritik iş akışlarını otomatikleştirmesine yardımcı olduk.

Sağlık veya finans gibi düzenlemeye tabi bir sektördeyseniz, BPA platformunuzun SOC 2, HIPAA ve ISO 27001 gibi sertifikalara sahip olduğundan emin olun.

5. Ölçeklenebilirlik

Bir otomasyonun bugün çalışıyor olması, yarın da çalışacağı anlamına gelmez. Günde 1000 taleple başa çıkan bir otomasyon 10.000 taleple başa çıkamayabilir. Ve bu büyümeye hazır değilseniz, sıfırdan yeniden inşa etmek zorunda kalırsınız. 

İşleri ilerledikçe yamalamak yerine, ölçeklenebilirliği en başından itibaren planın bir parçası haline getirin. 

Yalnızca bir kavram kanıtı için çalışan araçları değil, sizinle birlikte büyüyebilecek araçları seçin. Sisteminizin daha yüksek yüklerle nasıl başa çıktığını, zaman içinde performansı izleyip izleyemediğini ve iş akışları daha karmaşık hale geldikçe ne kadar kolay adapte olabileceğini düşünün. 

Otomasyonlar işinizle birlikte büyümelidir, onu sınırlamamalıdır.

6. Maliyet ve kaynak tahsisi

Otomasyonla ilgili en büyük zorluklardan biri, iyi bir otomasyon için ne kadar zaman ve bütçe gerektiğini hafife almaktır. İyi niyetle işe girişmek, ancak kötü planlama nedeniyle yarı yolda durmak yaygındır.

Her şeyi bir kerede otomatikleştirmeye çalışmak yerine, yüksek etkili ve ölçmesi kolay bir iş akışı seçin. Bunu pilot olarak çalıştırın, neyin işe yaradığını (ve neyin yaramadığını) görün ve bu bilgileri sonraki adımlarınızı yönlendirmek için kullanın.

Küçükten başlamak, ekiplerin akıllıca harcama yapmasına yardımcı olur ve ilerledikçe stratejinizi şekillendirmek için size gerçek veriler sağlar. 

Yeni yapay zeka sistemlerinin bir kuruluşa nasıl uygulanacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için Blueprint to AI Implementation adlı çalışmamıza bakabilirsiniz. 

5 Tür İş Süreci Otomasyon Çözümü

1. İş akışı otomasyon araçları

Herhangi bir otomasyon sistemi kuruyorsanız, bir iş akışı otomasyon platformuna ihtiyacınız olacaktır. Bu, aslında mantığınızı çalıştıran şeydir - operasyonun "eğer bu, o zaman bu" kısmı.

İş akışı otomasyon platformları, farklı uygulamalar ve ekipler arasında adım adım süreçler tasarlamanıza olanak tanır. 

Bu platformlar, farklı ekipleri ve araçları kapsayan adım adım süreçler tasarlamanıza olanak tanır. Birçoğu, teknik olmayan çalışanlar için görsel veya düşük kodlu oluşturucular sunarken, aynı zamanda geliştiricilere gerektiğinde karmaşık özellikler oluşturma esnekliği sağlar. 

Ve evet, dışarıda pek çok seçenek var. Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street ve Monday.com gibi platformların tümü iş akışlarını belirlemenize ve sıkıcı şeyleri otomatikleştirmenize yardımcı olur. Bazıları daha çok şirket içi operasyonlara yönelirken, diğerleri müşteriye dönük sistemlerle daha iyi çalışır.

Mesele şu: Süreçleri hala elektronik tablolar, formlar ve Slack mesajlarıyla bir araya getiriyorsanız, seviye atlamak için ihtiyacınız olan şey bir iş akışı otomasyon platformudur.

2. Uçtan Uca Süreç Otomasyon Paketleri

İş akışı otomasyon platformları basit işleri hallediyorsa, uçtan uca süreç otomasyon paketleri tam kapsamlı operasyon kontrol odasıdır.

Uçtan uca süreç otomasyon paketleri, baştan sona tüm iş süreçlerini otomatikleştirerek bireysel iş akışlarının ötesine geçer. Şunları düşünün: fonksiyonlar arası koordinasyon, gerçek zamanlı takip, vaka yönetimi, uyumluluk, analitik ve perde arkasında çok fazla mantık.

Açık olalım: izin taleplerini onaylamak için bu düzeyde bir araca ihtiyacınız yok. Ancak kurumsal işe alım, talep işleme veya çok sayıda hareketli parça, aktarım ve uç durum içeren herhangi bir şey yürütüyorsanız? İşte bu noktada parlıyorlar.

İşte burada insanların kafası karışıyor. Bazıları hemen dev bir pakete ihtiyaç duyduklarını sanıyor. Ancak ciddi bir hacim veya karmaşıklıkta çalışmıyorsanız, daha basit bir şeyle başlayıp katmanlar halinde ilerlemeniz daha iyi olabilir.

Bununla birlikte, hazır olduğunuzda, bakmaya değer birkaç büyük isim var: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex ve Bizagi, büyük ölçekli düzenleme için ciddi bir güç sunuyor.

Ayrıca, Botpress de bu listeye giriyor - özellikle de konuşma hissi veren ve mevcut stack doğrudan entegre olan güçlü, uçtan uca akışlar oluşturmak istiyorsanız. (Evet, önyargılıyız. Ama aynı zamanda... yanlış değil.)

TL;DR: Operasyonlarınız aktarmalar ve manuel takip ile karışıyorsa, uçtan uca süreç otomasyon paketleri bunları çözen platformlardır.

3. Dijital Süreç Otomasyonu (DPA) Çözümleri

Dijital süreç otomasyonu çözümleri, dijital deneyimler oluşturmak için müşteriye dönük arayüzleri arka uç sistemlere bağlamaya odaklanan araçlardır. Bir müşteri bir form gönderdiğinde, bir randevu planladığında veya bir botla sohbet ettiğinde, perde arkasında doğru iş akışının gerçekten başlamasını sağlarlar.

Yani birisi portalınızda bir talep doldurursa, bu sadece bir Google Sayfasında ve bir duada kaybolup gitmez. Gerçek bir şeyi tetikler: bir vaka oluşturulur, bir iş akışı başlar, bir ekip uyarılır.

Bu, özellikle birden fazla sistemin birbiriyle konuşmasına dayanan karmaşık, müşteriye yönelik akışlarınız varsa kullanışlıdır.

OutSystems ve Creatio gibi platformlar tam olarak bunun için üretilmiştir. Ön uç etkileşimlerini süreç mantığı ve kaputun altındaki otomasyon ile birleştirirler.

TL;DR: Müşteri eylemlerinin gerçek iş akışlarını tetiklemesini istiyorsanız, DPA tam size göre.

4. Entegrasyon Odaklı Otomasyon Platformları

Entegrasyon odaklı otomasyon platformları, farklı araçları birbirine bağlamak ve verileri gerçek zamanlı olarak aralarında taşıyarak otomatik iş akışları sağlamak için tasarlanmıştır.

Bunlar bağlayıcılardır. Tüm iş sürecinizi yönetmeye çalışmazlar, sadece uygulamalarınızın siz aracı olmadan birbirleriyle konuşmasını isterler.

Entegrasyon odaklı otomasyon platformları, aşağıdaki gibi bir şeye ihtiyacınız varsa harikadır: "Birisi PandaDoc'ta bir sözleşme imzaladığında HubSpot'u güncelleyin, bir Slack bildirimi gönderin ve Airtable'da etiketleyin." Kolay, hızlı ve mühendislik bileti gerektirmiyor.

Gerçekçi olalım: bu araçlar karmaşık mantık veya uyumluluk açısından ağır iş akışları için burada değil. Ancak operasyonda, pazarlamada çalışıyorsanız veya 10 uygulama arasında manuel kopyala-yapıştır işlemini kaldırmaya çalışıyorsanız, bu araçları seveceksiniz.

Zapier muhtemelen burada en iyi bilinen isimdir. Make (eski adıyla Integromat) size biraz daha fazla güç ve esneklik sağlar. Workato kurumsal sınıf kas gücü ekler (daha yüksek bir fiyat noktasında). Tray.io, daha geliştirici dostu bir hava ile arada bir yerde oturuyor.

Bu platformlarla çok şey yapabilirsiniz: verileri araçlar arasında senkronize edebilir, bildirimleri tetikleyebilir, temel onay akışlarını yönetebilir ve hatta müşteriye yönelik hafif otomasyonları bir araya getirebilirsiniz.

Unutmayın: Mantığınız ne kadar karmaşık hale gelirse, bu araçlar sınırlarını o kadar hızlı gösterecektir. Ama hafif otomasyonlar için? Olabildiğince tak ve çalıştır özelliğine sahipler.

5. Akıllı Otomasyon Platformları

Akıllı otomasyon platformları, işlerin akıllı hale gelmeye başladığı yerdir.

Katı kuralları takip eden temel iş akışı araçlarının aksine, akıllı otomasyon platformları yapay zekayı bir araya getirir - makine öğrenimini düşünün , doğal dil işlemeve bağlama dayalı karar verme. Yani "eğer X ise, o zaman Y" yerine, "eğer bu X'e benziyorsa ve duyarlılık olumsuzsa ve doktor Y diyorsa, o zaman Z yapın". Nüans elde edersiniz. Esneklik elde edersiniz.

Akıllı otomasyon platformları özellikle verileriniz dağınık olduğunda veya daha insani hissettiren otomasyon istediğinizde kullanışlıdır.

Peki bu pratikte neye benziyor? Bir şablona uymayan faturaları okumak. Destek biletlerini tona göre önceliklendirmek. Belgeleri otomatik olarak sınıflandırma veya geçmiş kalıplara göre yönlendirme kararları verme. Hepsi yapılabilir.

Buradaki büyük oyunculardan bazıları UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder ve Automation Anywhere'dir. Her biri geleneksel otomasyon ile yapay zeka katmanlarının bir karışımını sunuyor.

Özellikle kullanıcıların ne sorduğunu anlayan, doğal bir şekilde yanıt veren ve niyete dayalı arka uç iş akışlarını tetikleyen yapay zeka aracıları istiyorsanız Botpress buraya da uyar.

Sonuç olarak? Otomasyonunuzun satır aralarını okuması gerekiyorsa, akıllı otomasyon doğru hamledir.

(İlginizi çekti mi? Akıllı süreç otomasyonu makalemiz bu platformları çok daha ayrıntılı bir şekilde inceliyor).

İş Süreçleri Otomasyonu Nasıl Uygulanır? Adım Adım Kılavuz

İş süreci otomasyonunu hayata geçirmek, ilk günden itibaren büyük bir yapay zeka dijital dönüşüm çabası olmak zorunda değil. En iyi uygulamalar küçük adımlarla başlar. 

İster ilk dahili iş akışınızı otomatikleştiriyor ister eski araçlardan oluşan bir yamalı bohçayı değiştiriyor olun, bu adım adım kılavuz BPA'ya net bir şekilde yaklaşmanıza yardımcı olacaktır.

1. Sürtünmenin nerede olduğunu bulun

Akış şemaları çizmeye veya otomasyon araçlarını karşılaştırmaya başlamadan önce bir adım geri atın ve şunu sorun: Ekibi gerçekten yavaşlatan nedir?

Her şirketin acı verici derecede manuel, hataya açık ya da sadece can sıkıcı olan birkaç süreci vardır. Otomasyonun gerçek bir fark yaratabileceği yer burasıdır - sadece bir iş akışında bırakmanın en kolay olduğu yer değil.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, işi yapan kişilerle konuşun. Tekrar eden ne var? Gecikmelere neden olan nedir? Ne sürekli yanlış yapılıyor? Darboğazları tespit etmek için destek biletlerine, kullanıcı şikayetlerine veya sistem verilerine de bakabilirsiniz.

2. Mevcut süreçlerin anlaşılması

"Anlamadığınız şeyi otomatikleştirmeyin" her BPA oyun kitabında 1 numaralı kural olmalıdır.

Hantal bir süreci otomatikleştirme konusunda heyecanlanmak kolaydır, ancak bu sürecin gerçekte nasıl çalıştığını (ve neden bu şekilde çalıştığını) anlamak için zaman ayırmadıysanız, kendinizi daha sonra acı çekmeye hazırlarsınız.

İşte bu noktada hızlıca derinlemesine bir araştırma işe yarar. "Bu iş akışını kim başlatıyor?" veya "İşler genellikle nerede takılıyor?" gibi temel sorular bile sizi saatlerce yeniden çalışmaktan kurtarabilir.

Ayrıca: Karmaşık kısımları atlamayın. Uç durumlar, insanların işleri yürütmek için kullandıkları tek seferlik geçici çözümler - bunlar tam olarak otomasyonun bozulma eğiliminde olduğu yerlerdir.

Aradığınızdan emin olun:

• İş akışını kim ve hangi koşullar altında başlatır?
• Şu anda hangi sistemler söz konusu? Hangileri birlikte iyi çalışmıyor?
• Devir teslimler nerede gerçekleşir? En sık nerede aksıyorlar?
• Hangi adımlar manuel geçici çözümlere dayanıyor?

3. BPA çözümlerini araştırın

Mevcut süreçlerinizi belirledikten ve neyi iyileştirmeye çalıştığınızı öğrendikten sonra sıra araçlarınızı seçmeye gelir. Ancak işin püf noktası şu: evrensel bir "en iyi" BPA platformu yok.

Bazıları basit görev otomasyonu için üretilmiştir. Diğerleri ise çok sayıda entegrasyona sahip karmaşık, çok adımlı iş akışları için üretilmiştir. Asıl soru şu: Sizin için hangisi işe yarayacak?

Ekibinizin ne kadar teknik olduğunu, BPA aracının hangi sistemlere bağlanması gerektiğini ve iş akışlarının ne kadar esnek olması gerektiğini belirlemek isteyeceksiniz. Bazı şirketler geliştirici düzeyinde özelleştirmeye ihtiyaç duyar. Diğerleri ise sadece operasyon ekiplerinin kutudan çıktığı gibi çalıştırabileceği bir şeye ihtiyaç duyar.

Bu konuya üç şekilde yaklaşabilirsiniz:

Hafif görev otomasyonu

Bu araçlar hız ve basitlik için üretilmiştir. Basit, tekrarlayan işleri otomatikleştiriyorsanız harika.

PTO talepleri, basit öncü yönlendirme veya "eğer bu ise, o zaman şu" mantığı gibi karmaşık karar verme veya çok adımlı koordinasyon gerektirmeyen şeyler için en iyisidir.

Aşağıdaki gibi özelliklere bakın:

• CRM veya biletleme araçlarınızla önceden oluşturulmuş entegrasyonlar
• Basit sürükle ve bırak iş akışı oluşturucular
• Ölçeklenebilirlik veya karmaşıklık konusunda net sınırlar

Bu kategorideki popüler platformlar arasında Botpress, Zapier, Automate.io ve Notion otomasyonları gibi yerleşik araçlar bulunmaktadır.

BPA'yı ilk kez test ediyorsanız veya hızlı bir kazanıma ihtiyacınız varsa, bunlar başlamak için mükemmel yerlerdir.

Orta seviye iş akışı otomasyonu

Bu katman, otomasyonun daha güçlü hale gelmeye başladığı yerdir. Temel görev otomasyonunu aşan ve artık daha uyarlanabilir koşullara yanıt veren iş akışlarına ihtiyaç duyan veya bir tür döngü içinde insan karar verme süreci gerektiren ekipler için idealdir.

Onayları anlaşma boyutuna göre yönlendiriyor, destek taleplerini duyarlılığa göre yükseltiyor veya CRM'nizdeki müşteri verileri değiştiğinde çok adımlı dizileri tetikliyor olabilirsiniz. 

Bu araçlar genellikle kullanım kolaylığı ve yetenek arasında bir denge kurar. Hala kodsuz veya düşük kodlu arayüzler elde edersiniz, ancak mantık, istisnalar ve roller üzerinde çok daha fazla kontrole sahip olursunuz.

Orta sınıf iş akışı otomasyon platformlarının bazı ortak özellikleri şunlardır:

• Dallanma mantığı ve koşullu yollar
• Rol tabanlı izinler
• Hem yapılandırılmış akışlar hem de esnek istisnalar için destek

Bu alandaki bazı araçlar yerleşik denetim izleri ve CRM'ler, ERP'ler veya bilgi tabanları gibi iş açısından kritik sistemlerle entegrasyonlar da sunar.

Popüler platformlar arasında Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (kurallar ve otomasyonlarla) ve iş akışı mantığına sahip Monday.com bulunmaktadır.

Sonuç olarak, orta katman araçlar, tam kurumsal moda geçmeden iş operasyonlarına daha fazla yapı ve karmaşıklık getirmek istediğinizde harikadır. Hala hız ve erişilebilirlik elde edersiniz, ancak çok daha fazla kontrole sahip olursunuz.

Kurumsal sınıf BPA

Bunlar, birden fazla ekip ve sistemde uçtan uca iş akışlarını yönetmek için tasarlanmış ağır hizmet platformlarınızdır. Ölçek ve karmaşıklık için üretilmişlerdir - küresel operasyonlar veya çok katmanlı onay zincirleri için idealdirler.

Süreçleriniz birden fazla sistemi kapsıyorsa (CRM, ERP, HRIS, özel veritabanları) veya uyumluluk üzerinde hassas kontrole ihtiyacınız varsa, kurumsal düzeyde BPA olmak istediğiniz yerdir.

Kurumsal platformlar orkestrasyonla ilgilidir. Bu, istisnaları ele alan, araçlar arasında gerçek zamanlı verileri senkronize eden ve adımlarını bozmadan uyumluluğu koruyan iş akışları anlamına gelir.

Aranacak özellikler şunlardır:

• Kapsamlı entegrasyon desteği
• Güçlü uyumluluk özellikleri ve denetim izleri
• İşbirliği dostu tasarım

Bu katmandaki platformlar genellikle ölçek ve karmaşıklığı desteklemek için yerleşik analitik, SLA izleme, sandbox ortamları ve rol tabanlı yönetişim ile birlikte gelir.

Popüler oyuncular arasında Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx ve Appian bulunmaktadır.

Ve unutmayın: Hangi platformu seçerseniz seçin, ekiplerinizin halihazırda nasıl çalıştığıyla uyumlu olmalıdır. Eğer araç sizi tüm sürecinizi yeniden düşünmeye zorluyorsa doğru araç değildir.

4. Seçilen çözümün pilot uygulaması

Otomasyona geçmeden önce tek bir iş akışıyla başlayın. Sadece bir tane. 

Bunu test sürüşünüz olarak düşünün. Bu, klasik Crawl-Walk-Run modelindeki "crawl "dır.

Basit ama değerli bir şey seçin. Belki de PTO taleplerinin nasıl onaylanacağını otomatikleştirmektir. Ya da yeni destek biletlerinin yönlendirilmesi. Önemli olan ölçülebilir olmasıdır - zaman tasarrufu, görevlerin daha hızlı tamamlanması, daha az manuel hata.

Bunu yeni BPA aracınızla manuel olarak oluşturabilir veya hazırsanız mantığı ve uç durumları yapay zekanın halletmesine izin verebilirsiniz. 

Bazı ekipler pilot uygulamaları kum havuzunda yürütür. Diğerleri ise küçük bir ekiple canlı yayına geçer ve sonuçları yakından izler. Her iki durumda da neyin bozulduğunu, neyin değiştirilmesi gerektiğini ve gerçekte nasıl bir etki yarattığını öğrenirsiniz.

Pilot başarılı olursa? Tebrikler! Elinizde bir kanıt noktası var. Bunu, kurulumunuzu iyileştirmek ve daha geniş çapta yaygınlaştırmak için kullanın. Başarısız olursa? Daha da iyisi, sorunları ölçeklendirmeden önce yakaladınız.

Bu tür bir yayılmanın nasıl yapılandırılacağı konusunda daha derin bir araştırmaya ihtiyacınız varsa, yetenekli meslektaşımın stratejik chatbot uygulaması hakkında yazdıklarına göz atın. Kendinize çelme takmadan emeklemeden yürümeye ve koşmaya nasıl geçeceğinizi anlatıyor.

5. Ekibinizi eğitin

En iyi otomasyon kurulumu bile, ekip bunu anlamazsa ya da daha kötüsü, bağlamı olmadan yukarıdan aşağıya aktarılıyormuş gibi hissederse kalıcı olmayacaktır.

Otomasyon, sürpriz bir değişim değil, faydalı bir yükseltme gibi hissettirmelidir. İnsanlar bunun günlük akışlarına nasıl uyduğunu veya bir şey bozulduğunda nereye gideceklerini bilmezlerse, eski alışkanlıklarına hızla geri döneceklerdir.

Bu yüzden onlara sadece bir giriş atmayın. Kendi dünyalarında nasıl çalıştığını onlara anlatın. Tabaklarından nelerin eksildiğini gösterin. Bunun kafaları kesmekle değil, daha az tekrarlayan görevle ilgili olduğunu açıkça belirtin.

Bunu nasıl uygulayacağınız ekibinizin büyüklüğüne ve kurulumuna bağlıdır, ancak güçlü bir benimseme genellikle şu şekilde başlar:

• Her ekibin kendi işine nasıl uygulanacağını görmesi için role özel gözden geçirmeler
• Hangi düğmenin ne işe yaradığını unuttukları zamanlar için hızlı başvuru kılavuzları veya kısa Loom'lar
• Sorular, geri bildirim veya sorunları bildirmek için açık bir kanalSlack, e-posta, her neyse)

Başka bir deyişle: otomasyonu bir tehdit değil, bir araç gibi hissettirin.

6. Genişletin ve yineleyin

BPA pilotunuzun işe yaramış olması işinizin bittiği anlamına gelmez. En iyi otomasyon sistemleri zaman içinde gelişir ve iyileştirme yapmadan çok hızlı ölçeklendirmek, işleri bozmanın hızlı bir yoludur.

İlk iş akışınızın değerini gördükten sonra dikkatlice genişletin. Yeni kullanım senaryoları ekleyin, daha fazla ekip oluşturun ve büyüdükçe gelişen bir sistem oluşturmaya başlayın.

Yinelemenin en önemli olduğu yer burasıdır. Önemli sinyalleri izlemeye devam edin: İş akışları daha hızlı tamamlanıyor mu? Hata oranları düşüyor mu? İnsanlar yeni sistemi gerçekten kullanıyor mu?

Ardından, ilerledikçe küçük ayarlamalar yapın:

• Mantığı sıkılaştırın. Adımlar aynı yerde bozulmaya devam ediyorsa, tetikleyicilerinizi veya koşullarınızı yeniden gözden geçirin.
• Aktarımları iyileştirin. İş akışlarının birden fazla ekip veya araçla temas ettiği yerlere netlik katın.
• Benimsemeyi takip edin. Kullanım düşerse ekiple konuşun. Süreç kafa karıştırıcı mı? Manuel çalışma geri mi geliyor?
• Metrikleri yeniden gözden geçirin. Doğru KPI'ları mı takip ediyorsunuz? Gerekirse yenilerini ekleyin (örneğin, geri dönüş süresi, görev tamamlama oranları).

Parçalar sorunsuz bir şekilde çalışmaya başladığında, dahili bir oyun kitabı oluşturun. Bu şekilde, diğer ekipler sıfırdan başlamadan halihazırda çalışanı temel alabilir.

İş süreci otomasyonunun kullanım alanları nelerdir?

İK işe alım

İşe alıştırma, ne kadar çok hareketli parçanın dahil olduğunu fark edene kadar kulağa basit geliyor. Kurulacak hesaplar, toplanacak belgeler, tedarik edilecek ekipmanlar ve doldurulacak takvimler derken liste uzayıp gidiyor.

Otomasyon olmadan, bunların çoğu bitmek bilmeyen e-posta dizileri ve elektronik tablo güncellemeleri yoluyla gerçekleşir. Yavaş, hataya açık ve dürüst olmak gerekirse? İlgili herkes için bir baş ağrısı.

BPA'nın hem İK hem de yeni işe alınan kişi için işe alım sürecini nasıl sorunsuz hale getirebileceğini inceleyelim.

Bir teklif kabul edildiği anda iş akışlarını tetikleyin

Sihir, bir aday evet dediğinde başlar. BPA araçları, HRIS'inizde çalışan kayıtlarını otomatik olarak oluşturabilir, hoş geldiniz e-postaları ve uyum formları gönderebilir ve birisinin her departmanı manuel olarak dürtmesine gerek kalmadan sonraki adımları başlatabilir.

Şunu hayal edin: Teklif imzalandığı anda BT ekibi bir dizüstü bilgisayar ve kullanıcı hesapları kurmak için bir bilet alır. Bu arada, yeni işe alınan kişi kişiselleştirilmiş bir işe başlama e-postası ve göndermesi gereken belgeleri yükleyebileceği bir bağlantı alıyor.

İleri geri yapmadan programlayın

Oryantasyon, sosyal yardım kayıtları, ilk gün kontrolleri - bunların hepsi otomatik olarak planlanabilir. 

Takvimler arasında manuel olarak koordinasyon sağlamaya çalışmak yerine, BPA araçları müsaitlik durumuna göre zaman dilimleri ayırabilir ve ilgili herkese onay gönderebilir.

Ve işte. Kaçırılmış adımlar yok ve gerçekten hoş karşılandığını hisseden yeni bir işe alım.

Hangi araçlar bunu gerçekleştiriyor?

Genellikle araçların bir karışımını görürsünüz: BambooHR veya Personio gibi HRIS platformları kişilerin verilerini işler, Kissflow veya Pipefy gibi iş akışı otomasyon araçları görevleri bir araya getirmeye yardımcı olur ve Jira Hizmet Yönetimi gibi ITSM araçları teknoloji kurulumunun gözden kaçmamasını sağlar.

Müşteri desteği

Dürüst olalım. Destek temsilcileri, müşterilere gerçekten yardımcı olmakla hiçbir ilgisi olmayan şeylere çok fazla zaman harcıyor. Destek taleplerini sıralamak. Öncelikleri belirlemek. Kimin neyi alması gerektiğini bulmak. Ve bu sırada müşteriler bekliyor.

Otomasyonun (ve müşteri hizmetlerinde yapay zeka kullanımının) hakkını verdiği yer burasıdır. Destek ekibinizin yerini almaktan ziyade, gerçek sorunları çözmeye odaklanabilmeleri için onların yükünü hafifletmekle ilgilidir.

Otomatik triyaj

Bir destek talebi geldiğinde, birinin (veya bir şeyin) bunun ne hakkında olduğunu anlaması gerekir. Faturalandırma sorunu mu? Bir hata mı? Müşteri kızgın mı yoksa sadece kafası mı karışık?

BPA sistemleri bunu tamamen devralabilir. BPA sistemleri yapay zeka kullanarak (duygu analizi, anahtar kelime eşleştirme veya hesap geçmişi gibi) talepleri otomatik olarak kategorize edebilir ve önceliklendirebilir. Böylece bir temsilci her talebi gözden geçirmek yerine, doğrudan en çok ihtiyaç duyulan taleplere yönlendirilir.

Akıllı yönlendirme

Bir bilet kategorize edildikten sonra, bir sonraki adım onu doğru kişiye göndermektir. Bu işlem manuel olarak yapılırsa saatler sürebilir.

BPA ile yönlendirme anında gerçekleşir. Bir fatura sorusu Finans'a gider. Yüksek öncelikli bir ürün hatası doğrudan Mühendisliğe gider. VIP bir müşterinin sorunu kıdemli temsilcileriniz için işaretlenir. İhtiyacınız olan her türlü mantığı oluşturabilirsiniz ve bunların hepsi arka planda çalışır.

Otomatik doldurma ve durum güncellemeleri

Her destek temsilcisi, müşteri bilgilerini bir sistemden diğerine kopyalayıp yapıştırmanın ne kadar zor olduğunu bilir. 

Ancak BPA'nız CRM'nize veya dahili araçlarınıza bağlıysa, müşteri temsilcisi daha dokunmadan bilet alanlarını ilgili verilerle önceden doldurabilir.

Otomasyonu gerçek zamanlı durum güncellemeleri göndermek veya bekleyen yanıtları takip etmek için de kullanabilirsiniz. Bu, ekipler için daha az manuel çalışma ve müşteri için daha sorunsuz bir deneyim anlamına gelir.

Bunu kolaylaştıran araçlar

Zendesk ve Freshdesk gibi platformlar yerleşik BPA özelliklerine sahiptir. Bunları yapay zeka destekli yönlendirme araçları ve CRM veya dahili bilgi tabanınızla entegrasyonlarla eşleştirdiğinizde ölçeklenebilir bir destek motoruna sahip olursunuz.

Tekrarlayan yönetici görevlerine elveda deyin. 

Sözleşme yönetimi

Sözleşmeleri manuel olarak mı yönetiyorsunuz? Sürüm kontrolü kaosuna ve kaçırılan son teslim tarihlerine hoş geldiniz. Sözleşme iş akışlarını otomatikleştirmek, çok ihtiyaç duyulan düzeni ve hızı getirir - tedarikte yapay zeka sayesinde!

Otomatik oluşturulan sözleşmeler

En iyi kullanım alanı: NDA'lar, SOW'lar veya MSA'lar gibi standart anlaşmalar.

Ne işe yarar? Şablonlardan veri çeker ve CRM veya form girdilerine göre ayrıntıları otomatik olarak doldurur.

Önemli ipucu: Yetkisiz düzenlemeleri önlemek için anahtar alanları kilitleyin, ancak özel terimler için yer bırakın.

İnceleme ve e-imza için rota

En iyi kullanım alanları: Dahili onaylar, ekipler arası işbirliği ve müşteri imzaları.

Ne işe yarar? Sözleşmeleri önceden tanımlanmış kurallara göre doğru zamanda doğru kişiye (hukuk, finans, yönetici veya müşteri gibi) gönderir.

Önemli ipucu: Kimin neyi açtığını ve imzaladığını takip eden araçlar kullanın, böylece işlerin nerede takıldığını asla tahmin edemezsiniz.

Değişiklikleri takip edin ve hatırlatıcılar ayarlayın

En iyi kullanım alanı: Sözleşmeleri uyumlu ve güncel tutmak.

Ne işe yarar? Düzenlemeleri ve onayları bir denetim izinde kaydeder, ardından yenilemeler veya yaklaşan uyumluluk incelemeleri için hatırlatıcılar gönderir.

Önemli ipucu: Birinin hatırlamasını beklemeyin - önemli tarihlerden 30, 60 veya 90 gün önce otomatik bildirimler ayarlayın.

Hangi araçlar bunu gerçekleştiriyor?

Yaygın araçlar arasında CLM platformları (örn. Ironclad, DocuSign CLM), belge otomasyon araçları, iş akışı ve e-imza platformları (örn. PandaDoc, HelloSign) bulunmaktadır.

Fatura ve gider işleme

Manuel fatura işleme, zaman ve sabır tüketen türden bir iştir. PDF'lerden numaraları kopyalamak, onaylar için e-postaları araştırmak, makbuzlar için insanları takip etmek - finans ekiplerinin aşırı çalışmasına şaşmamalı.

BPA'nın bunu temizlemeye nasıl yardımcı olduğunu inceleyelim.

Fatura verilerini ayıklayın

İlk adım: manuel girişten kurtulun. OCR veya yapay zekaya sahip BPA araçları faturaları tarayabilir ve satıcı adı, tutarlar, son ödeme tarihleri, satır öğeleri gibi temel ayrıntıları otomatik olarak çıkarabilir. Bu da dosyalar ve elektronik tablolar arasında sekme yapmaya son demektir.

PO'lar veya bütçelerle eşleştirme

Veriler girildikten sonra, bunları bir şeylerle eşleştirmeniz gerekir. Örneğin, mevcut bir satın alma siparişi veya bir departmanın bütçesi. 

Otomasyon bunu anında halleder ve uyuşmayan her şeyi işaretler, böylece hiçbir şey fark edilmeden gözden kaçmaz.

Onaylar için rota

"Hey, bunu onaylayabilir misiniz?" e-postaları göndermek yerine, bırakın BPA yönlendirmeyi halletsin. Kurallara göre doğru faturayı doğru kişiye gönderebilir.

Ve evet, bu onlara da hatırlatacaktır.

Muhasebe araçları ile senkronizasyon

Her şey imzalandığında, BPA onaylanan faturayı otomatik olarak muhasebe yazılımınıza aktarabilir. Ekstra veri girişi yok. Sadece bitti.

Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks ve NetSuite gibi araçlar bu kurulumu kolaylaştırır. Finans ekibiniz hala her şeyi manuel olarak yapıyorsa... gelin bunu düzeltelim.

Yapay Zeka Çözümlerini Gelecek Ay Dağıtın

Otomasyon, modern ekiplerin daha hızlı hareket etmesini ve gerçekten önemli olan işlere odaklanmasını sağlar.

Botpress , ekiplere basit iş akışlarından karmaşık, çok sistemli entegrasyonlara kadar güçlü iş süreci otomasyonu oluşturmaları için araçlar sağlayan bir diyalogsal yapay zeka platformudur.

Görsel akış oluşturucular, sınırsız entegrasyon ve çok dilli destek ile herkes tek bir satır kod yazmadan ölçeklenebilir otomasyon başlatabilir.

Bugün inşa etmeye başlayın. Ücretsiz.

SSS

İş süreci otomasyonu (BPA) nedir?

BPA, rutin iş akışlarını ve süreçleri otomatikleştirmek için teknolojinin kullanılması anlamına gelir. Tipik olarak, tekrar eden görevleri kolaylaştıran, manuel çabayı azaltan ve genel verimliliği artıran yazılım araçlarının ve uygulamalarının dağıtılmasını içerir.

Hangi iş süreçleri otomasyon için en iyisidir?

Sıklıkla gerçekleşen ve net kurallara uyan süreçler otomasyon için ideal adaylardır. Örneğin, çalışan işe alımı, satın alma onayları, müşteri hizmetleri etkileşimleri ve veri girişi zamandan tasarruf etmek ve hataları azaltmak için otomatikleştirilebilir.

RPA ve BPA arasındaki fark nedir?

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) veri girişi gibi basit, tekrarlayan görevleri gerçekleştirmek için yazılım botlarını kullanırken, İş Süreci Otomasyonu (BPA) daha kapsamlı iyileştirmeler için tüm iş akışlarını ve çoklu süreç adımlarını otomatikleştirmek üzere farklı sistemleri birbirine bağlar.

İş süreçlerini otomatikleştirmek kime fayda sağlar?

Otomasyon her yönden değer sağlar. İşletmeler zamandan ve paradan tasarruf eder, çalışanlar daha önemli, stratejik görevlere odaklanabilir ve müşteriler daha hızlı, daha güvenilir hizmetin keyfini çıkarır.

BPA'nın yatırım getirisini nasıl ölçebilirim?

ROI, işlem sürelerindeki azalmalar, maliyet tasarrufları, veri doğruluğu ve uyumluluğundaki gelişmeler ve artan müşteri memnuniyeti gibi temel performans göstergeleri izlenerek takip edilebilir. Düzenli incelemeler ve ekiplerden alınan geri bildirimler, BPA'nın beklenen faydaları sağlamasına yardımcı olur.

BPA'nın sonuçlarını görmek ne kadar sürer?

Bazı verimlilik kazanımları birkaç ay içinde fark edilebilirken, tam ölçekli faydaların gerçekleşmesi genellikle daha uzun sürer. BPA'nın uzun vadeli değerinin farkına varmak için aşamalı bir yaklaşım benimsemek ve sürekli olarak optimize etmek önemlidir.