Embora a sua popularidade esteja a aumentar, a automatização de processos empresariais (BPA) tem vindo a transformar a forma como as empresas funcionam há anos.
O BPA é frequentemente visto como o caso de utilização perfeito para a integração da IA e dos chatbots nas empresas: a automatização de fluxos de trabalho completos e de processos complexos para aumentar a eficiência.
De facto, 50% das organizações planeiam automatizar os seus processos no futuro.
Neste resumo, explicaremos o que é a ABP, os desafios comuns na implementação da ABP e explicaremos como implementar uma estratégia de ABP bem-sucedida.
O que é a automatização de processos empresariais?
A automatização de processos empresariais (BPA) é uma abordagem estratégica que utiliza software para lidar com tarefas complexas e repetitivas.
Centra-se na racionalização das operações quotidianas, assegurando o bom funcionamento da empresa.
Um processo empresarial é a sequência de passos que uma empresa segue para realizar uma tarefa específica. Por exemplo, considere o fluxo de trabalho envolvido no processamento de uma encomenda - desde a receção da encomenda até à entrega final.
A automatização destes fluxos de trabalho pode ajudar a minimizar os erros manuais e a libertar o tempo dos funcionários, permitindo que estes se concentrem em actividades de maior valor.
Neste caso, a automatização pode funcionar da seguinte forma:
- Quando uma encomenda é recebida, o software verifica automaticamente os detalhes da encomenda, actualiza o inventário, processa o pagamento e envia um e-mail de confirmação ao cliente.
- Em seguida, o sistema encaminha as informações da encomenda para o departamento de expedição ou para um fornecedor de logística externo, gerando automaticamente etiquetas de expedição e números de seguimento.
Qual é a diferença entre RPA e BPA?
Podem parecer semelhantes, mas a BPA e a automatização de processos robóticos (RPA) diferem significativamente na prática.
A RPA envolve normalmente a programação de um robô de software básico (ou "bot") para executar tarefas repetitivas, como a introdução de dados, utilizando as mesmas interfaces gráficas de utilizador que um ser humano utilizaria.
Em contrapartida, as soluções BPA funcionam frequentemente nos bastidores ou independentemente de uma interface de utilizador, automatizando fluxos de trabalho complexos e recuperando informações conforme necessário.
Treinar um bot RPA pode ser tão simples como gravar um humano a executar uma tarefa, enquanto uma solução BPA requer geralmente um planeamento e uma integração mais estratégicos.
Em muitos casos, a BPA abrange uma maior variedade de casos de utilização e fornece soluções mais abrangentes e completas. Muitas vezes, os sistemas BPA incorporam a RPA como um componente da sua funcionalidade mais alargada.
Principais caraterísticas e componentes das ferramentas BPA
As ferramentas de automatização de processos empresariais são concebidas para simplificar as operações através da automatização de fluxos de trabalho complexos e da integração de sistemas distintos. Estas soluções incluem normalmente vários componentes principais que funcionam em conjunto para aumentar a eficiência e reduzir a intervenção manual:
Automatização do fluxo de trabalho
As ferramentas BPA permitem às empresas conceber, executar e monitorizar fluxos de trabalho automatizados que substituem tarefas manuais repetitivas. Isso garante que os processos sejam padronizados e executados de forma consistente.
Integração de dados
As ferramentas concebidas para automatizar processos empresariais devem integrar-se com várias fontes de dados e sistemas (como ERP, CRM e outras aplicações antigas) para proporcionar uma visão unificada da informação. Isto facilita a tomada de decisões em tempo real e reduz os silos de dados.
Mapeamento e conceção de processos
Muitas plataformas BPA oferecem ferramentas visuais para mapear os processos existentes. Estas ferramentas permitem às equipas redesenhar os fluxos de trabalho para um desempenho ótimo antes da implementação da automatização.
Monitorização e relatórios em tempo real
As ferramentas BPA incorporam frequentemente dashboards e capacidades analíticas que fornecem uma visão abrangente do desempenho do processo. Acompanham continuamente as principais métricas e identificam áreas de melhoria, permitindo às organizações otimizar os fluxos de trabalho e melhorar a eficiência global.
Segurança e conformidade
Dada a natureza sensível dos dados empresariais, as soluções BPA robustas são criadas com estruturas de segurança abrangentes que protegem as informações críticas, garantindo simultaneamente a conformidade regulamentar.
Aplicam controlos de acesso rigorosos e utilizam técnicas de encriptação avançadas, com monitorização contínua para salvaguardar a integridade dos dados.
Escalabilidade e flexibilidade
As melhores ferramentas de BPA são concebidas para acompanhar o seu negócio, acomodando o crescimento e a evolução dos requisitos do processo. Oferecem funcionalidades personalizáveis e capacidades de integração para se adaptarem a vários sectores e casos de utilização.
Benefícios da automatização de processos empresariais
Aumento da eficiência
A automatização de tarefas repetitivas acelera as operações e garante a consistência dos processos, permitindo que os funcionários dediquem mais tempo à inovação.
Poupança de custos
A redução da intervenção manual e dos erros diminui os custos operacionais, libertando recursos para o crescimento e os investimentos estratégicos.
Maior exatidão dos dados
Com a integração e o processamento automatizados de dados, o BPA minimiza os erros e fornece uma visão fiável e em tempo real de informações comerciais críticas.
Melhoria da conformidade e da gestão do risco
Os processos normalizados e as pistas de auditoria incorporadas ajudam a manter a adesão aos requisitos regulamentares, reduzindo o risco de problemas de conformidade.
Melhor serviço ao cliente
As interações simplificadas com os clientes e o tratamento automatizado de dados conduzem a tempos de resposta mais rápidos e a uma experiência mais personalizada.
Desafios comuns na implementação da ABP
A implementação da automatização de processos empresariais pode ser transformadora, mas muitas vezes apresenta vários desafios. Aqui está um olhar sobre os obstáculos comuns e as estratégias para os ultrapassar
Qualidade e integração dos dados
Desafio
Garantir que os dados são exactos e perfeitamente integrados pode ser difícil. Dados de má qualidade podem fazer descarrilar processos automatizados e conduzir a erros.
Abordagem
- Desenvolver uma estratégia sólida de governação de dados.
- Investir em ferramentas eficazes de limpeza de dados.
- Estabelecer protocolos normalizados para manter a coerência entre sistemas.
Gestão da mudança
Desafio
A transição de processos manuais para a automatização pode criar incerteza entre os membros da equipa, que podem preocupar-se com as mudanças ou com a segurança no emprego.
Abordagem
Envolva a sua equipa desde o início, comunique claramente os benefícios da ABP e forneça formação específica para ajudar todos a adaptarem-se sem problemas.
Compatibilidade do sistema
Desafio
A integração de ferramentas de ABP com sistemas antigos pode ser complexa e pode perturbar os fluxos de trabalho existentes se não for gerida cuidadosamente.
Abordagem
Efectue uma análise exaustiva do seu ambiente tecnológico atual e selecione ferramentas de automatização concebidas para uma integração harmoniosa.
Segurança e conformidade
Desafio
A automatização dos processos empresariais aumenta a necessidade de proteger os dados sensíveis e de cumprir as normas regulamentares.
Abordagem
Reforçar as medidas de segurança com encriptação robusta, controlos de acesso eficazes e auditorias regulares para garantir a conformidade e salvaguardar as operações.
Escalabilidade
Desafio
Uma solução de ABP que funcione para uma pequena equipa pode não satisfazer as necessidades de uma organização em crescimento.
Abordagem
Escolha plataformas com arquitecturas modulares que possam ser escaladas ou actualizadas à medida que a sua empresa evolui.
Afetação de custos e recursos
Desafio
O investimento inicial da ABP pode ser significativo e é fundamental equilibrar os custos com os benefícios esperados.
Abordagem
Comece com um programa piloto para testar a eficácia do sistema, recolher feedback e medir o desempenho. Esta abordagem faseada ajuda a aperfeiçoar a sua estratégia e a gerir eficazmente os recursos antes de um lançamento em grande escala.
Tipos de soluções de automatização de processos empresariais
Existem vários tipos de soluções BPA concebidas para otimizar diferentes aspectos das operações comerciais. Estas soluções variam no seu objetivo, desde a automatização de tarefas repetitivas até à integração de fluxos de trabalho e fontes de dados complexos.
Ferramentas de automatização do fluxo de trabalho
Estas ferramentas simplificam os processos quotidianos, automatizando tarefas repetitivas e gerindo fluxos e aprovações de documentos. Ao fazê-lo, asseguram que as operações diárias permanecem consistentes e eficientes.
Automatização de processos digitais (DPA)
A DPA melhora a automatização do fluxo de trabalho tradicional através da integração de vários canais digitais. Esta abordagem liga as interfaces Web e outros pontos de contacto com o cliente, criando um ambiente sem descontinuidades que melhora a experiência do utilizador e a capacidade de resposta.
Plataformas de integração empresarial
Estas plataformas são concebidas para ligar sistemas díspares numa organização. Facilitam o fluxo de dados e a comunicação em tempo real entre diferentes aplicações, assegurando que todos os aspectos dos seus processos empresariais funcionam em conjunto e de forma coesa.
Automação inteligente
A automatização inteligente baseia-se na ABP tradicional, incorporando elementos de IA como a aprendizagem automática e o processamento de linguagem natural (PNL). Esta abordagem não só automatiza as tarefas de rotina, como também permite que os sistemas aprendam com os dados e tomem decisões informadas.
Como implementar a automatização de processos empresariais: Um guia passo-a-passo
A implementação da automatização de processos empresariais não tem de ser uma tarefa difícil. Aqui está um guia simples, passo a passo, para o ajudar a começar.
1. Identificar os processos principais
Comece por identificar os seus processos principais. Analise as tarefas que consomem muito tempo e recursos - pense em processos como o processamento de encomendas ou a aprovação de documentos - e determine quais as que podem ser automatizadas.
2. Avaliar os fluxos de trabalho existentes
Analise atentamente o funcionamento atual da sua equipa e identifique eventuais estrangulamentos ou ineficiências. Este conhecimento ajudá-lo-á a escolher as ferramentas de automatização adequadas.
3. Pesquisar soluções para a BPA
Explore várias ferramentas que correspondam às suas necessidades. Considere factores como:
- Capacidades de integração com os seus sistemas actuais
- Escalabilidade à medida que a sua empresa cresce
- Facilidade de utilização para uma adoção sem problemas
Por exemplo, se procura uma solução orientada para a IA, plataformas como o Botpress podem ser uma óptima opção.
4. Pilotar a solução escolhida
Explore várias ferramentas que correspondam às suas necessidades. Considere factores como:
- Capacidades de integração com os seus sistemas actuais
- Escalabilidade à medida que a sua empresa cresce
- Facilidade de utilização para uma adoção sem problemas
Por exemplo, se procura uma solução orientada para a IA, plataformas como o Botpress podem ser uma óptima opção.
5. Formar a sua equipa
Forneça formação abrangente e documentação clara para garantir que todos compreendem o funcionamento do novo sistema. Uma formação eficaz ajudará a sua equipa a familiarizar-se rapidamente e a utilizar a tecnologia com confiança.
6. Integrar e aumentar a escala
Quando o piloto for bem sucedido, expanda gradualmente a utilização da solução BPA nos seus projectos. Monitorize continuamente os principais indicadores de desempenho e ajuste a sua abordagem conforme necessário para garantir benefícios a longo prazo.
Casos de utilização da automatização de processos empresariais
2/3 das organizações automatizaram processos empresariais em pelo menos uma função empresarial. Eis alguns dos muitos casos de utilização da automatização que podem ser aproveitados em todos os sectores.
Integração de RH
A automatização pode simplificar todo o processo de recrutamento, desde a seleção de candidatos e a marcação de entrevistas até à gestão da documentação de integração.
Por exemplo, um sistema de RH pode integrar-se com sistemas de rastreio de candidatos para atualizar automaticamente os registos dos candidatos e desencadear fluxos de trabalho de integração quando um candidato é contratado.
Automatização do serviço ao cliente
Em sectores como a hotelaria ou as finanças, os chatbots com IA podem melhorar significativamente a experiência do cliente.
Por exemplo, o chatbot de um hotel pode simplificar o check-in dos hóspedes:
- Tratar eficazmente os pedidos de informação sobre as comodidades disponíveis
- Fornecimento de recomendações locais personalizadas
Do mesmo modo, os chatbots financeiros podem resolver rapidamente questões de faturação e processar transacções de rotina, garantindo que os clientes recebem apoio imediato sem os atrasos da intervenção manual.
Gestão de contratos
Os sistemas automatizados de gestão de contratos simplificam todo o ciclo de vida dos contratos, tratando das principais fases, como a redação e a revisão, antes de passarem à aprovação final, garantindo simultaneamente a conformidade legal.
Por exemplo, uma solução de gestão de contratos pode:
- Gerar automaticamente modelos padrão
- Encaminhar contratos para assinaturas digitais e capturar alterações num repositório centralizado
Esta abordagem reduz os erros manuais e acelera o processamento, permitindo que as equipas jurídicas e de compras se concentrem nas negociações estratégicas.
Processamento de facturas e despesas
No sector financeiro, a automatização transforma a forma como as facturas e as despesas são processadas, capturando dados e comparando-os com as ordens de compra sem intervenção manual.
Em vez de dependerem de uma entrada de dados fastidiosa, estas ferramentas actualizam automaticamente os registos financeiros, o que conduz a uma maior precisão e a um controlo financeiro mais eficaz.
Ao simplificar os processos de aprovação e reconciliação de despesas, as organizações podem reduzir as despesas administrativas e agilizar as suas operações financeiras.
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FAQ
O que é a automatização de processos empresariais (BPA)?
A ABP refere-se à utilização da tecnologia para automatizar fluxos de trabalho e processos de rotina. Normalmente, envolve a implementação de ferramentas e aplicações de software que simplificam tarefas repetitivas, reduzindo o esforço manual e aumentando a eficiência geral.
Quais são os melhores processos empresariais para automatizar?
Os processos que ocorrem frequentemente e seguem regras claras são candidatos ideais para a automatização. Por exemplo, a integração de funcionários, as aprovações de compras, as interações com o serviço ao cliente e a introdução de dados podem ser automatizadas para poupar tempo e reduzir os erros.
Qual é a diferença entre RPA e BPA?
A automatização de processos robóticos (RPA) utiliza bots de software para executar tarefas simples e repetitivas, como a introdução de dados, enquanto a automatização de processos empresariais (BPA) liga diferentes sistemas para automatizar fluxos de trabalho completos e várias etapas de processos para melhorias mais abrangentes.
Quem beneficia com a automatização dos processos empresariais?
A automatização proporciona valor em todos os sectores. As empresas poupam tempo e dinheiro, os empregados podem concentrar-se em tarefas mais importantes e estratégicas e os clientes usufruem de um serviço mais rápido e fiável.
Como é que posso medir o ROI do BPA?
O ROI pode ser acompanhado através da monitorização dos principais indicadores de desempenho, tais como reduções nos tempos de processamento, poupança de custos, melhorias na exatidão e conformidade dos dados e maior satisfação do cliente. As revisões regulares e o feedback das equipas ajudam a garantir que a ABP está a produzir os benefícios previstos.
Quanto tempo é necessário para ver os resultados do BPA?
Embora alguns ganhos de eficiência possam ser notados dentro de alguns meses, os benefícios em grande escala geralmente levam mais tempo para se materializar. É importante adotar uma abordagem faseada e otimizar continuamente para obter o valor a longo prazo da ABP.
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