Calendly-Integration für Chatbots und KI-Agenten
Über diese Integration
Calendly ist eine unserer nützlichsten Integrationen für Terminvereinbarungen. Durch die Verbindung eines Chatbots mit Calendly können Nutzer direkt im Chat Termine buchen, ohne die App wechseln zu müssen.
Die Integration funktioniert, indem Chatbot-Flows mit einem Calendly-Kalender verknüpft werden. Wenn ein Nutzer einen Termin anfragt, prüft der Chatbot die Verfügbarkeit und zeigt Buchungsoptionen an.
Mit dieser Lösung wird die Terminvereinbarung Teil des Gesprächs – Nutzer wählen eine Zeit, bestätigen den Termin und erhalten automatisch Erinnerungen, alles direkt über den Chatbot.
Wichtige Funktionen
- Verfügbare Zeitfenster im Chat teilen
- Termine direkt aus Chatbot-Gesprächen buchen
- Automatische Synchronisierung mit Calendly-Kalendern
- Buchungsbestätigungen an Nutzer senden
- Erinnerungen und Nachfassaktionen über den Chat auslösen
- Termine über den Chatbot aktualisieren oder absagen
- Nutzerdaten vor der Terminbuchung erfassen
- Terminvereinbarung mit Workflows oder CRMs verbinden
FAQs
Wie kann ein Chatbot meine Verfügbarkeit in Calendly prüfen?
Nutze die Calendly-API, um verfügbare Zeitfenster für einen bestimmten Ereignistyp abzurufen und diese im Chat anzuzeigen. Authentifiziere dich mit einem Personal Access Token oder OAuth, rufe event_type_available_times für einen Zeitraum von 7 Tagen ab und gib die Zeiten an den Nutzer zurück.
Wie verbinde ich einen Chatbot mit meinem Calendly-Konto?
Authentifiziere Calendly in deinem Bot (PAT oder OAuth), wähle die Ereignistypen aus, die du anbieten möchtest, und richte Webhook-Abonnements ein, damit der Bot über neue oder stornierte Termine informiert wird. Am einfachsten ist dies mit einer vorgefertigten Calendly-Integration (wie bei Botpress, Landbot oder Intercom).
Wie kann ich Buchungsbestätigungen und Erinnerungen über einen Chatbot senden?
Calendly verschickt Bestätigungen automatisch (Kalendereinladungen oder E-Mails) und kann auch Erinnerungen senden (E-Mail/SMS bei kostenpflichtigen Plänen). Dein Bot kann die Bestätigungsdetails wiedergeben und bei Bedarf eigene Chat-Erinnerungen hinzufügen.
Wie kann ich einen Calendly-Termin über einen Chatbot aktualisieren oder absagen?
Zeige die von Calendly bereitgestellten Links zum Verschieben oder Absagen eines Termins an oder verweise die Nutzer auf ihre Bestätigungs-E-Mail; deine Webhooks informieren den Bot über Änderungen, damit er das Gespräch oder CRM aktualisieren kann.
Wie kann ich vor der Terminbuchung in Calendly Nutzerdaten erfassen?
Erfasse die Daten im Chat (Name, E-Mail, individuelle Antworten) und übergib sie per Link oder Einbettungsparameter an Calendly (einschließlich Antworten auf Einladungsfragen wie a1…a10). Das reduziert Hürden und sorgt für saubere Datensätze.
Wie buchen Nutzer einen Termin über ein Chatbot-Gespräch?
Der Chatbot sammelt die wichtigsten Daten, zeigt verfügbare Zeitfenster an und leitet den Nutzer in dein Buchungstool weiter, um den Termin zu bestätigen. Anschließend teilt der Bot die Bestätigung und speichert die Termindetails für Nachfassaktionen.
Wie verbinde ich die Terminvereinbarung über einen Chatbot mit meinem CRM?
Du verbindest die Terminvereinbarung mit einem CRM, indem du Buchungsereignisse synchronisierst. Wenn ein Termin erstellt oder geändert wird, übergibt der Chatbot die Details – wie Name, E-Mail und Uhrzeit – als Kontakt und Kalendereintrag an das CRM.
What it is
A simply great integration to connect your Calendly account to your Botpress Bot. Send meeting invites to users and receive an event when they schedule directly in your bot.
How it works
When enabling the integration, a Webhook Subscription is created for your Calendly account using the provided Access Token. This webhook sends an event to the integration when an invitee signs up for one of your events.
The Schedule Calendly Event action can be used to create event link. It requires a Conversation Id and Calendly Event URL. It uses the URL to match an event from your Calendly and creates a new link with your Conversation Id embeded inside. This Id is then used to trigger the Calendly Event inside the conversation so that your bot can respond to the event.
Conversation Id is a unique identifier for each conversation. You can pass into this field to embed your id. When receiving a Calendly Event you can use in the Advanced Options Conversation ID field of the Calendly Event Trigger. This will pull the event to the appropriate conversation.
You can see the full integration code at: https://github.com/SimplyGreatBots/Calendly
Tutorial Video
Pre-requisites
Receiving events from Calendly requires a Standard or higher subscription to have access to webhooks required for this integration.
Calendly Setup
- Go to your Calendly Integrations Page and click on
API and Webhooks.
- Click on
Generate New Token, choose a name, and click Create Token.
- After the token is created, copy, and save it in a safe location. You will need in step 3 of the Botpress setup.
Botpress Setup
- Click
Install on the top right and select your bot.
- Click the popup that appears to configure your integration.
- Add your Calendly access token to the
Access Token field.
- Enable and save the integration.
## What it is
A simply great integration to connect your Calendly account to your Botpress Bot. Send meeting invites to users and receive an event when they schedule directly in your bot.
## How it works
When enabling the integration, a Webhook Subscription is created for your Calendly account using the provided `Access Token`. This webhook sends an event to the integration when an invitee signs up for one of your events.
The `Schedule Calendly Event` action can be used to create event link. It requires a Conversation Id and Calendly Event URL. It uses the URL to match an event from your Calendly and creates a new link with your Conversation Id embeded inside. This Id is then used to trigger the `Calendly Event` inside the conversation so that your bot can respond to the event.
`Conversation Id` is a unique identifier for each conversation. You can pass into this field to embed your id. When receiving a Calendly Event you can use in the Advanced Options `Conversation ID` field of the `Calendly Event Trigger`. This will pull the event to the appropriate conversation.
You can see the full integration code at: https://github.com/SimplyGreatBots/Calendly
## Tutorial Video
[](https://youtu.be/0jdsGJhoQfo)
#### Pre-requisites
Receiving events from Calendly requires a `Standard` or higher subscription to have access to webhooks required for this integration.
#### Calendly Setup
1. Go to your [Calendly Integrations Page](https://calendly.com/integrations) and click on `API and Webhooks`.
2. Click on `Generate New Token`, choose a name, and click `Create Token`.
3. After the token is created, copy, and save it in a safe location. You will need in step 3 of the Botpress setup.
#### Botpress Setup
1. Click `Install` on the top right and select your bot.
2. Click the popup that appears to configure your integration.
3. Add your Calendly access token to the `Access Token` field.
4. Enable and save the integration.
