ビジネスプロセス自動化とは？

かつてサプライチェーンチームが、1件の発注書を7つのシステムと4人を経由して回したのを見たことがあります。5日かかりました。実際の注文内容はプリンタートナー72ドル分でした。

チームに話を聞いたとき、なぜそのプロセスが存在するのか誰も説明できませんでした。代わりに「昔からこうやってきたから」という禁句が返ってきました。

まさにここがビジネスプロセス自動化（BPA）の真価です。派手なAIチャットボットやロボットアームではなく、毎週何時間もかかる業務プロセスの効果的な自動化がポイントです。

Botpressでは、75万件以上のAIエージェントを導入し、ベンダーのオンボーディングから請求書の照合まで、SMB、エンタープライズ、代理店の業務プロセスを効率化してきました。

BPAが効率的に拡大する企業と、途中で停滞する企業を分けることを私たちは実際に見てきました。

「BPAによって人はより多くのことができるようになります。かつて10人必要だった作業を、今では1人で管理できるのです」とBotpressのプロダクトマネージャー、Ajaykumar Mudaliar氏は語ります。「BPAは、ビジネスが直線的な成長から指数関数的なスケーラビリティへと進化するための鍵です。」

この記事では、BPAとは何か、導入時によくある課題、そして成功するBPA戦略の実践方法について解説します。

ビジネスプロセス自動化とは何ですか？

ビジネスプロセス自動化（BPA）は、従来人手が必要だったタスクやワークフローをテクノロジーで効率化・実行することです。

ビジネスプロセスとは、会社がタスクを完了するために踏む一連のステップのことです。例えば、休暇申請の承認、請求書処理、オンライン注文の対応などが挙げられます。

BPAは、企業が繰り返し作業を機械に任せることで、より速く、ミスを減らして業務を進める方法です。

ただし、多くの場合、自動化は人を置き換えるのではなく、人を補完し、人と機械がより効率的に協力できるようにします。今やこれは一般的な手法となっており、3分の2の組織が少なくとも1つの業務でビジネスプロセスを自動化しています。

業務プロセス自動化の例は？

注文処理は、日常業務を自動化で簡素化する好例です。以前は複数人と複数ステップが必要だった作業も、今では数秒で完了します。

シナリオ：顧客がウェブサイトで注文をする場合

自動化がなければ、オペレーションやフルフィルメント担当者が以下の作業を手動で行う必要があります：

1. 在庫があるか手動で確認する
2. 在庫管理システムの更新
3. 支払いを処理する
4. 確認メールを作成して送信する
5. 倉庫や配送パートナーに通知する
6. 配送ラベルの生成
7. 顧客に追跡情報を共有する

しかしBPAを使えば、一連のステップ全体が数秒で完了します。

注文が入った瞬間、BPAシステムが自動で動き出します。購入内容の確認、在庫数の調整、カード決済、発送手配まで、人がキーボードに触れることなく完了します。

RPAとBPAの違いは？

RPAは個別タスクを人間の操作を模倣して自動化し、BPAはワークフロー全体を裏側でシステム連携して自動化します。

ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）は、表面的な作業、つまり人間がパソコンで繰り返し行うような作業に特化しています。たとえば、スプレッドシート間のデータコピーやデジタルフォームの入力などです。

一方、BPAはプロセス全体の自動化に焦点を当てています。人間の入力を模倣するのではなく、BPAは異なるシステム同士を直接つなぎます。BPAは複数のタスクを調整し、APIやデータベースを使って情報を移動させ、意思決定を行い、部門をまたいでアクションを実行します。

実際には、これらの技術はしばしば連携して動作します。BPAの取り組みには、より大きな自動化フロー内でタスクをつなぐためにRPAの要素が含まれることがよくあります。

RPAをBPAより優先して使うべきタイミングは？

RPAは、限定的な用途であれば導入が早いです。特にシステム間の連携が十分でない場合、プロセス内の個別ステップを自動化するのに最適です。既存システムを変更せずに業務を自動化したい場合は、RPAソリューションを選びましょう。

BPAは事前の計画が多く必要ですが、より広範な影響をもたらし、複数のチームやシステムをまたぐ複雑なワークフローの自動化が可能です。複数部門やツールにまたがる業務全体を効率化したい場合は、BPAソリューションが最適です。

BPAツールの主な機能と構成要素

ビジネスプロセス自動化ツールには、効率化と手作業削減を実現するための主要なコンポーネントが複数含まれています。

ワークフロー自動化

ワークフロー自動化はBPAシステムの核です。タスクを自動で処理するステップごとのフローを構築できる機能で、チームやツールをまたいで正しい順序で適切なアクションを実行します。

データ統合

BPAツールは、チームがすでに使っているCRMや人事ソフト、社内データベースなどと連携し、情報の自動取得や更新を可能にします。

これにより、データの正確性が保たれ、さまざまなチームやツール間でスムーズに業務が進みます。

プロセスマッピングと設計

チームがプロセスを自動化する前に、その内容を理解する必要があります。そこで役立つのがビジュアルビルダーです。ビジュアルビルダーはチームが以下を行うのに役立ちます：

• 現在のワークフローを一つひとつ段階的に可視化しましょう
• 抜けや不要なステップを見つける
• 自動化を本番稼働させる前に、チーム間で協力しましょう。

リアルタイムでの監視とレポート作成

運用が始まったら、チームは何がうまくいっていて何がうまくいっていないかを把握する必要があります。優れたBPAプラットフォームは以下を提供します：

• リアルタイム統計（タスク完了数、遅延、エラー）を表示するダッシュボード
• ボトルネックの検出
• 監査やパフォーマンスレビューのための簡単なレポート作成

セキュリティとコンプライアンス機能

優れたBPAプラットフォームはデータの安全性を守ります。権限管理やアクティビティログなどのセキュリティ機能を備え、機密情報を保護し業界規制にも対応します。

特に金融、人事、医療など、プライバシーやコンプライアンスが重要な分野では非常に大切です。

カスタムロジックと拡張性

効果的なBPAプラットフォームには、次のような機能が含まれます：

• ルールと条件
• API連携
• モジュール式の構成

これらのツールを使えば、さまざまな業務プロセスに合わせた自動化を構築し、変化にも柔軟に対応できます。

ビジネスプロセス自動化のメリットは何ですか？

効率の向上

自動化によりボトルネックや手作業の依存がなくなり、タスクが引き継ぎや承認を待たずに進められます。

これにより、事業の成長に合わせてスムーズに拡張でき、人的リソースを比例して増やす必要がなくなります。

より高いコスト削減効果

BPAは、定型業務に必要な労力を削減し、人為的なミスや不整合による高コストな失敗を防ぎます。

時間が経つにつれ、こうしたコスト削減効果は積み重なります。特に大量処理が必要な業務では、維持費だけでなくイノベーションに予算を回せるようになります。

データ精度の向上

より正確なデータは、より自信を持った意思決定につながります。

データ入力やシステム更新を自動化することで、BPAはレポートやワークフローへの人的ミスの混入を減らします。

コンプライアンスとリスク管理の強化

規制の厳しい業界では、プロセスの逸脱が法的または財務的なリスクにつながることがあります。

BPAは標準化された手順を徹底し、詳細なログを保持します。これにより監査対応力が強化され、プロセス関連リスクへの露出も最小限に抑えられます。

カスタマーサービスの向上

自動化されたプロセスは、サポートチケットや注文更新、オンボーディングなど、どんな場合でもより迅速かつ一貫した対応が可能です。

システムが連携し、遅延が減ることで、顧客は毎回タイムリーで信頼できるサービスを受けられます。

BPA導入時の主な課題6つは何ですか？

1. データ品質と連携

自動化が失敗する一般的な理由は、ワークフロー自体ではなく、その元となるデータにあります。

どんなに優れた自動化でも、不完全または古い入力データでは効果を発揮できません。

自動化で問題が発生した場合は、次の方法を試してください：

• BPAを拡大する前にデータパイプラインを整理し、実際に使えるデータかどうかを確認しましょう。
• 既存システムとスムーズに統合できるツールを選ぶことで、つぎはぎの設定や分断されたデータソースから解放されます
• 特に意思決定や分岐ロジックに関わる重要なデータ入力の網羅性を監査すること

2. 変更管理

チームが自動化を脅威と捉えると、すべてが遅くなります。抵抗は普通のことですが、従業員が自分の業務がどう変わるのか不明確な場合は特にそうです。

早い段階で賛同を得るには、エンドユーザー（従業員など）を最初から巻き込みましょう。課題について意見を聞き、業務フローで自動化をどう活用するか一緒に考えてもらいましょう。

新しいツールの導入をただ発表するだけでなく、従業員にとってのメリットを中心に明確に説明しましょう。

BPAの導入目的は職場によって異なります。業務の摩擦を減らすためかもしれませんし、従業員の仕事を奪うためではなく、単純作業から解放してより複雑な業務に集中できるようにするためかもしれません。

自動化の導入はトップダウンではなく、協力的な雰囲気で進めるべきです。常に共感と明確さを大切にしましょう。

3. システムの互換性

最新の自動化ツールは優れていますが、2007年製のシステムにぶつかると、ITチケットなしでは誰も触れないという問題が発生します。

BPAプロジェクトがソフトウェアの制約やAPIの閉鎖性で停滞しているなら、同じ悩みを持つ人は多いはずです。ただし、状況を改善する方法はいくつかあります。

• ハイブリッド環境向けに設計されたプラットフォームを使いましょう。 すべてがクラウドネイティブである必要はありません。既存のオンプレミスシステムとも連携できるツールを選びましょう。（Botpressのような柔軟な開発プラットフォームがよく使われます。）
• 事前構築済みコネクタを探しましょう。 連携のためにカスタムコードを書く手間が少ないほど、導入もスピーディーです。

4. セキュリティとコンプライアンス

自動化は時間を節約できますが、機密情報を扱う場合に十分なセキュリティがなければ、重大なミスにつながるリスクもあります。

まずは自動化が扱うデータの種類を考えましょう。顧客情報、財務記録、従業員データ、認証情報など、すべてが機密データです。

セキュリティを後回しにせず、最初から重視しましょう。つまり、最初から認証済みでコンプライアンスを考慮して構築されたBPAプラットフォーム（またはパートナー企業）を選ぶことが重要です。

強力なプラットフォームは、管理を維持するためのツールを提供します。

• 細かい権限設定で、特定のデータにアクセスできる人（またはボット）を限定する
• 保存時および転送時の両方で暗号化を使用する
• 監査ログを有効にしてアクティビティを追跡し、問題を早期に発見しましょう

そして、Botpressにはこれらすべてが標準で組み込まれています。私たちは何千もの企業がチャットボットのセキュリティを損なうことなく重要なワークフローを自動化するのを支援してきました。

また、医療や金融など規制の厳しい業界の場合は、BPAプラットフォームがSOC 2、HIPAA、ISO 27001などの認証を取得しているか確認しましょう。

5. 拡張性

今うまく動いている自動化も、将来も同じとは限りません。1日1000件のリクエストに対応できても、1万件になれば破綻するかもしれません。成長に備えていなければ、結局ゼロから作り直す羽目になります。

その場しのぎの対応ではなく、最初からスケーラビリティを計画に組み込みましょう。

成長に合わせて拡張できるツールを選びましょう。PoC（概念実証）だけで終わるものではなく、負荷が増えたときの対応や、パフォーマンスの継続的な監視、ワークフローが複雑化した際の柔軟な適応ができるかも考慮しましょう。

自動化はビジネスの成長に合わせて拡張できるべきで、制限になってはいけません。

6. コストとリソース配分

自動化の最大の課題の一つは、十分な時間や予算が必要だと見積もらずに始めてしまうことです。良い意図で始めても、計画不足で途中で頓挫することがよくあります。

すべてを一度に自動化しようとせず、インパクトが大きく、効果測定しやすいワークフローを1つ選びましょう。パイロット運用でうまくいく点・いかない点を見極め、次のステップに活かします。

小さく始めることで、チームは賢く予算を使いながら、実際のデータをもとに戦略を調整できます。

新しいAIシステムを組織に導入する方法については、AI導入のためのブループリントをご覧ください。

ビジネスプロセス自動化（BPA）ソリューションの5つのタイプ

1. ワークフロー自動化ツール

どんな自動化システムを構築する場合でも、ワークフロー自動化プラットフォームが必要です。これが実際にロジックを実行する、「もしこれなら、あれをする」という部分です。

ワークフロー自動化プラットフォームを使えば、さまざまなアプリやチームをまたいだ手順を設計できます。

これらのプラットフォームでは、複数のチームやツールをまたぐステップバイステップのプロセスを設計できます。多くはノーコードやローコードのビジュアルビルダーを備えており、非技術者でも使いやすく、開発者には複雑な機能を構築する柔軟性も提供します。

選択肢はたくさんあります。Botpress、Pipefy、Kissflow、Process Street、Monday.comなどのプラットフォームは、ワークフローの可視化や単純作業の自動化をサポートします。社内業務向けに強いものもあれば、顧客対応システムと相性の良いものもあります。

つまり、今もスプレッドシートやフォーム、Slackメッセージで業務をつなぎ合わせているなら、ワークフロー自動化プラットフォームを導入することで一段上のレベルに進めます。

2. エンドツーエンドのプロセス自動化スイート

ワークフロー自動化プラットフォームが単純な作業を処理するなら、エンドツーエンドのプロセス自動化スイートは本格的なオペレーションコントロールルームです。

エンドツーエンドのプロセス自動化スイートは、個別のワークフローを超えて、ビジネスプロセス全体を最初から最後まで自動化します。つまり、部門横断の調整、リアルタイム追跡、ケース管理、コンプライアンス、分析、そして多くのロジックが裏で動いています。

明確にしておきましょう：有給申請の承認にはここまでのツールは不要です。しかし、エンタープライズのオンボーディングや保険請求処理など、多くの工程や引き継ぎ、例外処理がある場合は、こうしたツールが真価を発揮します。

ここでよくある誤解があります。多くの人が最初から巨大なスイートが必要だと思いがちですが、実際は大規模・高難度でなければ、シンプルなものから始めて徐々に拡張した方が良い場合もあります。

準備ができたら、検討すべき有名なサービスがいくつかあります。Appian、IBM Business Automation Workflow、Nintex、Bizagiは、大規模なオーケストレーションに強みを持っています。

また、Botpressもこのリストに入ります。特に、会話らしいエンドツーエンドのフローを構築し、既存のシステムと直接連携したい場合に最適です。（私たちは少しバイアスがあるかもしれませんが…間違ってはいません。）

要点: 業務の引き継ぎや手作業の追跡で混乱しているなら、エンドツーエンドのプロセス自動化スイートがその問題を解決します。

3. デジタルプロセスオートメーション（DPA）ソリューション

デジタルプロセスオートメーションソリューションは、顧客向けインターフェースとバックエンドシステムをつなぎ、デジタル体験を実現するためのツールです。 顧客がフォームを送信したり、予約をしたり、ボットとチャットした際に、裏側で正しいワークフローが確実に動き出すようにします。

誰かがポータルでリクエストを送信しても、それがGoogleスプレッドシートに埋もれて終わることはありません。実際に案件が作成され、ワークフローが始まり、チームに通知されます。

これは、複数のシステムが連携する複雑な顧客対応フローがある場合に特に役立ちます。

OutSystemsやCreatioのようなプラットフォームはまさにこの用途向けです。フロントエンドのやり取りと、裏側のプロセスロジックや自動化をつなげます。

要点： 顧客のアクションで本当のワークフローを動かしたいなら、DPAが最適です。

4. 統合主導型自動化プラットフォーム

連携型自動化プラットフォームは、異なるツール同士をつなぎ、リアルタイムでデータを移動させることで自動化されたワークフローを実現します。

これらはコネクタです。ビジネスプロセス全体を管理するのではなく、アプリ同士を仲介なしで連携させることが目的です。

統合主導型の自動化プラットフォームは、「PandaDocで誰かが契約書に署名したら、HubSpotを更新し、Slackに通知し、Airtableでタグ付けする」といった用途に最適です。簡単で素早く、エンジニアのチケットも不要です。

正直なところ、これらのツールは複雑なロジックや厳格なコンプライアンスが求められる業務には向いていません。しかし、オペレーションやマーケティング、あるいは10個のアプリ間で手作業のコピペを減らしたい場合には最適です。

ここで最も有名なのはZapierです。Make（旧Integromat）は、より多くの機能と柔軟性を提供します。Workatoはエンタープライズ向けの強力な機能を追加します（価格は高めです）。Tray.ioはその中間で、開発者向けの雰囲気があります。

これらのプラットフォームでは多くのことが可能です。ツール間のデータ同期、通知のトリガー、基本的な承認フローの管理、さらには簡単な顧客向け自動化の構築もできます。

ただし、ロジックが複雑になるほど、こうしたツールの限界も早く見えてきます。軽量な自動化なら、これほど手軽なものはありません。

5. インテリジェント自動化プラットフォーム

インテリジェントオートメーションプラットフォームは、ここから本格的に“スマート”な領域に入ります。

基本的なワークフローツールが厳格なルールに従うのに対し、インテリジェント自動化プラットフォームはAIを組み合わせます。たとえば機械学習、自然言語処理、そして文脈に基づく意思決定などです。つまり「XならY」ではなく、「これがXっぽくてかつ感情がネガティブかつドキュメントにYと書いてあればZを実行」といった柔軟な対応が可能です。ニュアンスや柔軟性が生まれます。

インテリジェントオートメーションプラットフォームは、データが複雑だったり、より人間らしい自動化を求める場合に特に有効です。

実際にはどうなるかというと、テンプレートに沿っていない請求書の読み取り、トーンに応じたサポートチケットの優先順位付け、過去のパターンに基づくドキュメントの自動分類やルーティング判断などが可能です。

ここでの大手にはUiPath、Microsoft Power Automate + AI Builder、Automation Anywhereなどがあります。それぞれ、従来の自動化にAIを組み合わせた機能を提供しています。

Botpressもこの分野に適しています。ユーザーの質問意図を理解し、自然な応答を返し、意図に応じてバックエンドのワークフローを起動したい場合に特におすすめです。

結論として、もし自動化に“行間を読む”力が必要なら、インテリジェントオートメーションが最適です。

（興味があれば、インテリジェントプロセスオートメーションの記事でこれらのプラットフォームについてさらに詳しく解説しています。）

ビジネスプロセス自動化の導入方法：ステップバイステップガイド

業務プロセス自動化の導入は、最初から大規模なAIデジタルトランスフォーメーションである必要はありません。最良の導入例は、小さく始めることです。

初めて社内ワークフローを自動化する場合も、古いツールを置き換える場合も、このステップバイステップガイドがBPA導入を明確に進める手助けになります。

1. どこに課題があるかを特定する

フローチャートを描いたり自動化ツールを比較したりする前に、一歩引いて「本当にチームの足を引っ張っているのは何か？」を考えましょう。

どの会社にも、手作業で面倒だったりミスが起きやすい、あるいは単純に煩わしいプロセスがいくつかあります。自動化が本当に効果を発揮するのは、単にワークフローを追加しやすい場所だけではありません。

どこから始めればいいかわからない場合は、実際に作業している人に話を聞いてみましょう。何が繰り返し発生していますか？どこで遅延が生じていますか？何がよく間違えられますか？サポートチケットやユーザーからの苦情、システムデータを見てボトルネックを特定するのも有効です。

2. 現在のプロセスを理解する

「理解していないものは自動化しない」——これはBPAの鉄則です。

使いにくいプロセスを自動化できることにワクワクしがちですが、そのプロセスが実際にどう機能しているか、そしてなぜそうなっているのかを理解していないと、後で苦労することになります。

ここで少し深掘りすることで大きな効果が得られます。「誰がこのワークフローを始めるのか？」「どこでよく詰まるのか？」といった基本的な質問だけでも、後々の手戻りを大幅に減らせます。

また、面倒な部分を省略しないでください。例外ケースや一時的な回避策こそ、自動化がうまくいかない原因になりやすいポイントです。

必ず次の点を確認しましょう：

• 誰がワークフローを開始し、どのような条件で実行されるのか？
• 現在どのシステムが関与していますか？どれがうまく連携できていませんか？
• どこで引き継ぎが発生しますか？どこで問題が起きやすいですか？
• どの工程が手作業の回避策に頼っていますか？

3. BPAソリューションの調査

現状の業務フローを整理し、改善したい点が明確になったら、次はツール選びです。ただし、万能なBPAプラットフォームは存在しません。

シンプルなタスク自動化向けのものもあれば、多数の連携を含む複雑なマルチステップワークフロー向けのものもあります。つまり、本当に大事なのは、あなたにとって何が最適かということです。

チームの技術レベル、BPAツールが連携する必要のあるシステム、ワークフローの柔軟性などを把握しましょう。開発者レベルのカスタマイズが必要な会社もあれば、運用チームがすぐに使えるものを求める会社もあります。

このアプローチには3つの方法があります。

軽量なタスク自動化

これらのツールはスピードとシンプルさ重視で、単純で繰り返しの多い作業の自動化に最適です。

PTO申請や簡単なリード振り分け、「もしAならB」といった単純なロジックなど、複雑な判断や多段階の調整が不要なケースに最適です。

以下のような機能を探しましょう：

• CRMやチケット管理ツールとの事前連携
• シンプルなドラッグ＆ドロップ式ワークフロービルダー
• 拡張性や複雑さに明確な制限がある

このカテゴリの代表的なプラットフォームには、Botpress、Zapier、Automate.io、Notionの自動化機能などがあります。

初めてBPAを試す場合や、短期間で成果を出したい場合は、これらが最適なスタート地点です。

中規模のワークフロー自動化

このレベルから自動化の力が本格的に発揮されます。単純なタスク自動化を卒業し、より柔軟な条件や人間の判断を含むワークフローが必要なチームに最適です。

取引規模に応じて承認を振り分けたり、感情分析でサポートチケットをエスカレーションしたり、CRMの顧客データ変更時にマルチステップのシーケンスをトリガーしたりできます。

これらのツールは、使いやすさと機能性のバランスが取れています。ノーコードやローコードのインターフェースを維持しつつ、ロジックや例外処理、権限管理などをより細かく制御できます。

中規模ワークフロー自動化プラットフォームの一般的な機能には以下が含まれます：

• 分岐ロジックや条件分岐パス
• 役割ベースの権限管理
• 構造化されたフローと柔軟な例外処理の両方に対応

この分野の一部ツールには、監査証跡やCRM、ERP、ナレッジベースなどの基幹システムとの連携機能も備わっています。

代表的なプラットフォームには、Botpress、Pipefy、Kissflow、Asana Premium/Business（ルールや自動化機能付き）、Monday.com（ワークフロー論理付き）などがあります。

最終的に、中間層のツールは業務をより構造化・高度化したいときに最適です。エンタープライズ向けほど重くはなく、スピードと使いやすさを保ちつつ、より多くのコントロールが得られます。

エンタープライズ向けBPA

これらは複数のチームやシステムをまたぐエンドツーエンドのワークフローを処理するための本格的なプラットフォームです。スケールや複雑さに対応しており、グローバルな運用や多層的な承認フローに最適です。

プロセスが複数のシステム（CRM、ERP、HRIS、カスタムデータベースなど）にまたがる場合や、コンプライアンスを細かく管理したい場合は、エンタープライズ向けBPAが最適です。

エンタープライズ向けプラットフォームはオーケストレーションが重要です。つまり、例外処理、リアルタイムデータのツール間同期、コンプライアンス維持などをワークフローで実現します。

注目すべき機能は次の通りです：

• 幅広い連携サポート
• 強力なコンプライアンス機能と監査証跡
• コラボレーションしやすい設計

このレベルのプラットフォームには、組み込みの分析機能、SLAトラッキング、サンドボックス環境、ロールベースのガバナンスなど、スケールや複雑さに対応する機能が備わっています。

代表的なサービスには、Botpress、ServiceNow、Nintex、IBM watsonx、Appianなどがあります。

そして忘れないでください：どのプラットフォームを選んでも、既存の業務フローに合うことが大切です。 そのツールを使うために業務全体を見直さなければならないなら、それは最適な選択ではありません。

4. 選択したソリューションを試験運用する

自動化を全面導入する前に、まずは1つのワークフローから始めましょう。本当に1つだけで構いません。

これはテスト運用のようなものです。いわゆる「Crawl-Walk-Run」モデルの“Crawl（試行）”にあたります。

シンプルだけど価値のあるものを選びましょう。例えば、有給休暇申請の承認を自動化したり、新しいサポートチケットの振り分けを自動化したり。重要なのは、成果が測定できることです（節約できた時間、処理の迅速化、手作業ミスの減少など）。

この仕組みは新しいBPAツールで手動構築することもできますし、AIにロジックや例外処理を任せることも可能です。

一部のチームはサンドボックス環境でパイロット運用を行い、他のチームは少人数で本番導入して結果を細かく監視します。どちらにしても、どこが問題か、どこを調整すべきか、実際にどんな効果があるのかを学ぶことができます。

パイロットが成功した場合は、おめでとうございます！その実績をもとに仕組みを改善し、全社展開の根拠にしましょう。うまくいかなかった場合も、拡大前に課題を発見できたのでむしろ良い結果です。

このような導入プロセスの構築方法をさらに詳しく知りたい場合は、同僚が書いた戦略的チャットボット導入の記事もご覧ください。段階的に進める方法がわかりやすく解説されています。

5. チームをトレーニングする

どんなに優れた自動化でも、チームが仕組みを理解していなかったり、背景説明もなく上から押し付けられていると感じれば、定着しません。

自動化は、便利なアップグレードとして感じられるべきで、突然の置き換えのように思われてはいけません。日々の業務フローにどう組み込まれるのか、トラブル時の対応先が分からなければ、すぐに従来のやり方に戻ってしまいます。

単にログイン情報を渡すだけでなく、相手の業務に合わせて使い方を案内しましょう。どんな作業が減るのかを見せて、繰り返し作業が減ることが目的であり、人員削減が目的ではないことを明確に伝えましょう。

導入方法はチーム規模や体制によって異なりますが、強い定着には以下が重要です：

• 各チームが自分たちの業務にどう適用できるかを示す役割別のウォークスルー
• 操作を忘れたときのためのクイックリファレンスガイドや短いLoom動画
• 質問やフィードバック、問題報告のためのオープンなチャネル（Slack、メールなど）

つまり、オートメーションを脅威ではなく、あくまで“道具”として感じられるようにしましょう。

6. 拡張と反復

BPAのパイロットがうまくいったからといって、それで終わりではありません。最良の自動化システムは進化し続けるもので、改善せずに急拡大するとすぐに破綻します。

最初のワークフローで価値を実感できたら、慎重に拡大しましょう。新しいユースケースを追加し、他のチームも巻き込みながら、成長とともに改善されるシステムを構築していきます。

ここが最もイテレーションが重要になるポイントです。主要な指標を継続的に監視しましょう：ワークフローの完了が速くなっているか？エラー率は下がっているか？人々は実際に新しいシステムを使っているか？

その後、進めながら少しずつ調整していきましょう：

• ロジックを見直しましょう。 いつも同じ場所でつまずく場合は、トリガーや条件を再検討しましょう。
• 引き継ぎを改善しましょう。 複数のチームやツールが関わる部分に明確さを加えます。
• 導入状況を追跡しましょう。 利用が減った場合はチームに相談を。プロセスが分かりにくい？手作業が戻ってきていないか？
• 指標を見直しましょう。 適切なKPIを追跡していますか？必要に応じて新しい指標（例：対応時間、タスク完了率）を追加しましょう。

各パーツがスムーズに動作するようになったら、社内向けのプレイブックを作成しましょう。そうすれば、他のチームもゼロから始めることなく、既存の成功事例を活用できます。

ビジネスプロセス自動化の活用例は？

人事オンボーディング

オンボーディングは一見簡単そうですが、実際には多くの作業が絡み合っています。アカウントの設定、書類の収集、機器の手配、カレンダーの調整など、やることは山積みです。

自動化がなければ、ほとんどの作業は終わりのないメールのやり取りやスプレッドシートの更新で進みます。遅く、ミスも多く、正直なところ全員にとって頭痛の種です。

BPAがどのようにして人事と新入社員の両方にとってスムーズなオンボーディングを実現できるか、実際に見てみましょう。

オファーが承認された瞬間にワークフローをトリガー

候補者が「はい」と答えた瞬間からが本番です。BPAツールなら、HRISへの従業員登録、ウェルカムメールやコンプライアンス書類の送信、次のステップの自動開始まで、人手を介さずに進められます。

想像してみてください：オファーがサインされた瞬間、ITチームにはノートパソコンやユーザーアカウントのセットアップ依頼が届きます。同時に新入社員には、個別のオンボーディングメールと必要書類のアップロードリンクが送られます。

やり取りの手間なくスケジュール調整

オリエンテーション、福利厚生の申請、初日のチェックインなどもすべて自動でスケジューリングできます。

手動でカレンダーを調整する代わりに、BPAツールが空き時間を自動で予約し、関係者全員に確認を送信できます。

これで完了です。手順の抜け漏れもなく、新入社員も本当に歓迎されていると感じられます。

これを実現するツールは何でしょうか？

通常は複数のツールを組み合わせて使います。BambooHRやPersonioのようなHRISプラットフォームで人事データを管理し、KissflowやPipefyのようなワークフロー自動化ツールでタスクをつなぎ、Jira Service ManagementのようなITSMツールで技術面の抜け漏れを防ぎます。

カスタマーサポート

正直なところ、サポート担当者は本来の顧客対応とは関係のない作業に多くの時間を費やしています。チケットの仕分け、優先順位付け、担当者の割り当てなど。その間にも顧客は待たされています。

ここで自動化（およびカスタマーサービスでのAI活用）が本領を発揮します。サポートチームを置き換えるのではなく、彼らの負担を減らし、本当に解決すべき問題に集中できるようにすることが目的です。

自動トリアージ

サポートリクエストが届いたとき、誰か（または何か）が内容を判断する必要があります。請求の問題か、バグか、顧客が怒っているのか、それとも単に混乱しているだけなのか。

BPAシステムはこれらの作業も完全に自動化できます。AI（感情分析、キーワード抽出、アカウント履歴など）を活用し、チケットを自動で分類・優先順位付けします。担当者はすべてのリクエストを確認する必要がなく、本当に必要な案件だけに集中できます。

スマートルーティング

チケットの分類が終わったら、次は担当者への振り分けです。これを手作業で行うと、それだけで何時間もかかることがあります。

BPAを使えば、ルーティングは即座に行われます。請求に関する質問は経理部へ、重大な製品バグはエンジニアリングへ、VIP顧客の問題は上級担当者に通知されます。必要なロジックを自由に構築でき、すべてバックグラウンドで動作します。

自動入力やステータス更新

すべてのサポート担当者は、顧客情報をシステム間でコピー＆ペーストする苦労を知っています。

しかし、BPAがCRMや社内ツールと連携していれば、担当者が対応する前に関連データでチケット項目を自動入力できます。

自動化を使って、リアルタイムのステータス更新や未対応の返信へのフォローアップも可能です。これによりチームの手作業が減り、顧客にとってもスムーズな体験になります。

これを簡単にするツール

ZendeskやFreshdeskのようなプラットフォームにはBPA機能が組み込まれています。これらをAIによるルーティングツールやCRM、社内ナレッジベースとの連携と組み合わせれば、拡張性の高いサポート体制が構築できます。

繰り返しの事務作業とはもうお別れです。

契約管理

契約を手作業で管理していますか？バージョン管理の混乱や締切の見落としがつきものです。契約ワークフローを自動化すれば、必要な秩序とスピードが生まれます。調達におけるAIのおかげです！

契約書の自動生成

おすすめの用途： NDA、SOW、MSAなどの標準契約書に最適です。

機能： テンプレートからデータを取得し、CRMやフォーム入力に基づいて自動的に詳細を埋めます。

ワンポイントアドバイス： 重要な項目は編集できないようにロックしつつ、カスタム条項を追加できる余地を残しましょう。

レビューと電子署名のためのルート

おすすめ用途： 社内承認、チーム間のコラボレーション、クライアントの署名

機能概要： あらかじめ設定したルールに基づき、法務、経理、マネージャー、クライアントなど、適切な担当者に契約書をタイミングよく送信します。

ワンポイント： 誰がどこで開封・署名したかを追跡できるツールを使えば、どこで止まっているか迷うことがありません。

変更履歴の追跡とリマインダーの設定

最適な用途：契約のコンプライアンス維持と最新化。

機能：編集や承認を監査ログに記録し、契約更新やコンプライアンス審査のリマインダーを送信します。

ワンポイント： 誰かが覚えているのを待つのではなく、重要な日付の30日、60日、90日前に自動通知を設定しましょう。

これを実現するツールは何でしょうか？

一般的なツールには、CLMプラットフォーム（例：Ironclad、DocuSign CLM）、ドキュメント自動化ツール、ワークフローや電子署名プラットフォーム（例：PandaDoc、HelloSign）などがあります。

請求書や経費処理

請求書の手作業処理は、時間も忍耐力も消耗する作業です。PDFから数字を転記したり、承認メールを探したり、領収書を集めて人を追いかけたり——これでは経理チームが疲弊するのも当然です。

BPAがどのようにこの状況を整理するのか、分解してみましょう。

請求書データの抽出

最初のステップは手入力をやめることです。OCRやAI搭載のBPAツールなら、請求書をスキャンしてベンダー名、金額、期日、明細などの主要情報を自動で抽出できます。もうファイルやスプレッドシートを行き来する必要はありません。

発注書や予算との照合

データが入力されたら、それを何かに紐付ける必要があります。例えば、既存の発注書や部門の予算などです。

自動化なら即座に処理し、不一致があればすぐに検知して見逃しを防ぎます。

承認のためのルーティング

「承認してもらえますか？」というメールを送る代わりに、BPAにルーティングを任せましょう。設定したルールに基づいて、適切な請求書を適切な担当者に自動で送信できます。

もちろん、リマインダーも自動で送ってくれます。

会計ツールと同期

すべて承認されたら、BPAが自動で会計ソフトに請求書を登録します。追加のデータ入力は不要です。これで完了です。

Tipalti、Airbase、Ramp、QuickBooks、NetSuiteなどのツールを使えば、この設定は簡単です。もし経理チームがまだすべて手作業で行っているなら…今すぐ改善しましょう。

来月にはAIソリューションを導入しましょう

自動化は、現代のチームがより速く動き、本当に重要な仕事に集中するための手段です。

Botpressは、チームがシンプルなワークフローから複雑なマルチシステム連携まで、強力なビジネスプロセス自動化を構築できる会話型AIプラットフォームです。

ビジュアルフロービルダー、無制限の連携、多言語対応により、誰でもコードを書かずにスケーラブルな自動化を始められます。

今すぐ構築を始めましょう。無料です。

よくある質問

ビジネスプロセス自動化（BPA）とは？

BPAは、日常的なワークフローやプロセスを自動化するための技術活用を指します。通常、繰り返し作業を効率化し、手作業を減らし、全体の効率を高めるソフトウェアツールやアプリケーションの導入を伴います。

どの業務プロセスが自動化に最適？

頻繁に発生し、明確なルールに従うプロセスは自動化に最適です。例えば、従業員の入社手続き、購買承認、カスタマーサービス対応、データ入力などは、自動化によって時間短縮とミス削減が可能です。

RPAとBPAの違いは何ですか？

ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）は、データ入力のような単純で繰り返しの作業をソフトウェアボットで自動化します。一方、ビジネス・プロセス・オートメーション（BPA）は、複数のシステムを連携させて、全体のワークフローや複数の工程を自動化し、より包括的な改善を実現します。

業務プロセスの自動化で恩恵を受けるのは誰か？

自動化はあらゆる面で価値をもたらします。企業は時間とコストを削減でき、従業員はより重要で戦略的な業務に集中でき、顧客は迅速で信頼性の高いサービスを受けられます。

BPAのROIはどう測定できますか？

ROIは、処理時間の短縮、コスト削減、データ精度やコンプライアンスの向上、顧客満足度の改善など主要な指標を追跡することで測定できます。定期的なレビューやチームからのフィードバックも、BPAが期待通りの効果を発揮しているか確認するのに役立ちます。

BPAの効果が現れるまでにどれくらいかかりますか？

一部の効率化は数ヶ月で実感できる場合もありますが、全体的な効果が現れるには時間がかかることが多いです。段階的な導入と継続的な最適化を行い、BPAの長期的な価値を引き出すことが重要です。