Mimo rosnącej popularności, automatyzacja procesów biznesowych (BPA) od lat zmienia sposób działania firm.
BPA jest często postrzegane jako idealny przypadek użycia integracji AI i chatbotów w biznesie: automatyzacja całych przepływów pracy i złożonych procesów w celu zwiększenia wydajności.
W rzeczywistości 50% organizacji planuje zautomatyzować swoje procesy w przyszłości.
W tym przeglądzie wyjaśnimy, czym jest BPA, typowe wyzwania związane z wdrażaniem BPA i wyjaśnimy, jak wdrożyć skuteczną strategię BPA.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to strategiczne podejście, które wykorzystuje oprogramowanie do obsługi zarówno złożonych, jak i powtarzalnych zadań.
Koncentruje się na usprawnianiu codziennych operacji, upewniając się, że firma działa płynnie.
Proces biznesowy to sekwencja kroków podejmowanych przez firmę w celu wykonania określonego zadania. Na przykład, rozważmy przepływ pracy związany z przetwarzaniem zamówienia - od otrzymania zamówienia do ostatecznej dostawy.
Automatyzacja tych przepływów pracy może pomóc zminimalizować błędy ręczne i zwolnić czas pracowników, pozwalając im skupić się na działaniach o wyższej wartości.
Automatyzacja w tym przypadku może działać w następujący sposób:
- Po otrzymaniu zamówienia oprogramowanie automatycznie weryfikuje szczegóły zamówienia, aktualizuje zapasy, przetwarza płatność i wysyła wiadomość e-mail z potwierdzeniem do klienta.
- Następnie system przekazuje informacje o zamówieniu do działu wysyłki lub zewnętrznego dostawcy usług logistycznych, automatycznie generując etykiety wysyłkowe i numery śledzenia.
Jaka jest różnica między RPA a BPA?
Brzmią podobnie, ale BPA i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) różnią się znacznie w praktyce.
RPA zazwyczaj polega na zaprogramowaniu podstawowego robota programowego (lub "bota") do wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, przy użyciu tych samych graficznych interfejsów użytkownika, z których korzystałby człowiek.
Z kolei rozwiązania BPA często działają za kulisami lub niezależnie od interfejsu użytkownika, automatyzując złożone przepływy pracy i pobierając informacje w razie potrzeby.
Szkolenie bota RPA może być tak proste, jak nagranie człowieka wykonującego zadanie, podczas gdy rozwiązanie BPA wymaga zazwyczaj bardziej strategicznego planowania i integracji.
W wielu przypadkach BPA obejmuje szerszą gamę przypadków użycia i zapewnia bardziej kompleksowe, kompleksowe rozwiązania. Często systemy BPA zawierają RPA jako jeden z elementów ich szerszej funkcjonalności.
Kluczowe cechy i komponenty narzędzi BPA
Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych mają na celu usprawnienie operacji poprzez automatyzację złożonych przepływów pracy i integrację różnych systemów. Rozwiązania te zazwyczaj obejmują kilka podstawowych komponentów, które współpracują ze sobą w celu zwiększenia wydajności i ograniczenia ręcznej interwencji:
Automatyzacja przepływu pracy
Narzędzia BPA umożliwiają firmom projektowanie, wykonywanie i monitorowanie zautomatyzowanych przepływów pracy, które zastępują powtarzalne zadania wykonywane ręcznie. Zapewnia to standaryzację i spójność procesów.
Integracja danych
Narzędzia zaprojektowane do automatyzacji procesów biznesowych muszą integrować się z różnymi źródłami danych i systemami (takimi jak ERP, CRM i inne starsze aplikacje), aby zapewnić ujednolicony widok informacji. Ułatwia to podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym i redukuje silosy danych.
Mapowanie i projektowanie procesów
Wiele platform BPA oferuje narzędzia wizualne do mapowania istniejących procesów. Narzędzia te umożliwiają zespołom przeprojektowanie przepływów pracy w celu uzyskania optymalnej wydajności przed wdrożeniem automatyzacji.
Monitorowanie i raportowanie w czasie rzeczywistym
Narzędzia BPA często zawierają pulpity nawigacyjne i funkcje analityczne, które zapewniają kompleksowy wgląd w wydajność procesów. Nieustannie śledzą kluczowe wskaźniki i wskazują obszary wymagające poprawy, umożliwiając organizacjom optymalizację przepływów pracy i zwiększenie ogólnej wydajności.
Bezpieczeństwo i zgodność
Biorąc pod uwagę wrażliwy charakter danych biznesowych, solidne rozwiązania BPA są tworzone w oparciu o kompleksowe ramy bezpieczeństwa, które chronią krytyczne informacje, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami.
Egzekwują ścisłą kontrolę dostępu i wdrażają zaawansowane techniki szyfrowania, z ciągłym monitorowaniem w celu ochrony integralności danych.
Skalowalność i elastyczność
Najlepsze narzędzia BPA są zaprojektowane tak, aby skalować się wraz z firmą, dostosowując się do wzrostu i zmieniających się wymagań procesowych. Oferują one konfigurowalne funkcje i możliwości integracji, aby dostosować się do różnych branż i przypadków użycia.
Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych
Zwiększona wydajność
Automatyzacja powtarzalnych zadań przyspiesza operacje i zapewnia spójność procesów, umożliwiając pracownikom poświęcenie większej ilości czasu na innowacje.
Oszczędność kosztów
Ograniczenie ręcznych interwencji i błędów obniża koszty operacyjne, uwalniając zasoby na rozwój i strategiczne inwestycje.
Zwiększona dokładność danych
Dzięki zautomatyzowanej integracji i przetwarzaniu danych, BPA minimalizuje błędy i zapewnia niezawodny wgląd w krytyczne informacje biznesowe w czasie rzeczywistym.
Lepsza zgodność z przepisami i zarządzanie ryzykiem
Ustandaryzowane procesy i wbudowane ścieżki audytu pomagają zachować zgodność z wymogami regulacyjnymi, zmniejszając ryzyko wystąpienia kwestii zgodności.
Lepsza obsługa klienta
Usprawnione interakcje z klientami i zautomatyzowana obsługa danych prowadzą do krótszych czasów reakcji i bardziej spersonalizowanej obsługi.
Najczęstsze wyzwania związane z wdrażaniem BPA
Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych może być przełomowe, ale często wiąże się z kilkoma wyzwaniami. Oto spojrzenie na typowe przeszkody i strategie ich pokonywania
Jakość i integracja danych
Wyzwanie
Zapewnienie dokładności i płynnej integracji danych może być trudne. Niska jakość danych może wykoleić zautomatyzowane procesy i prowadzić do błędów.
Podejście
- Opracowanie solidnej strategii zarządzania danymi.
- Zainwestuj w skuteczne narzędzia do czyszczenia danych.
- Ustanowienie standardowych protokołów w celu utrzymania spójności między systemami.
Zarządzanie zmianą
Wyzwanie
Przejście od procesów manualnych do automatyzacji może powodować niepewność wśród członków zespołu, którzy mogą martwić się o zmiany lub bezpieczeństwo zatrudnienia.
Podejście
Zaangażuj swój zespół na wczesnym etapie, wyraźnie informuj o korzyściach płynących z BPA i zapewnij ukierunkowane szkolenia, aby pomóc wszystkim w płynnej adaptacji.
Kompatybilność systemu
Wyzwanie
Integracja narzędzi BPA ze starszymi systemami może być złożona i może zakłócać istniejące przepływy pracy, jeśli nie jest zarządzana ostrożnie.
Podejście
Przeprowadź dokładny przegląd obecnego środowiska technologicznego i wybierz narzędzia do automatyzacji zaprojektowane z myślą o płynnej integracji.
Bezpieczeństwo i zgodność
Wyzwanie
Automatyzacja procesów biznesowych zwiększa potrzebę ochrony wrażliwych danych i przestrzegania standardów regulacyjnych.
Podejście
Wzmocnienie środków bezpieczeństwa dzięki solidnemu szyfrowaniu, skutecznej kontroli dostępu i regularnym audytom w celu zapewnienia zgodności i ochrony operacji.
Skalowalność
Wyzwanie
Rozwiązanie BPA, które sprawdza się w przypadku małego zespołu, może nie spełniać potrzeb rozwijającej się organizacji.
Podejście
Wybierz platformy o modułowej architekturze, które można skalować lub modernizować w miarę rozwoju firmy.
Alokacja kosztów i zasobów
Wyzwanie
Początkowa inwestycja w BPA może być znacząca, a zrównoważenie kosztów z oczekiwanymi korzyściami ma kluczowe znaczenie.
Podejście
Rozpocznij od programu pilotażowego, aby przetestować skuteczność systemu, zebrać informacje zwrotne i zmierzyć wydajność. Takie etapowe podejście pomaga udoskonalić strategię i efektywnie zarządzać zasobami przed wdrożeniem systemu na pełną skalę.
Rodzaje rozwiązań do automatyzacji procesów biznesowych
Istnieje kilka rodzajów rozwiązań BPA zaprojektowanych w celu usprawnienia różnych aspektów działalności biznesowej. Rozwiązania te różnią się pod względem celu, od automatyzacji powtarzalnych zadań po integrację złożonych przepływów pracy i źródeł danych.
Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy
Narzędzia te usprawniają codzienne procesy poprzez automatyzację powtarzalnych zadań oraz zarządzanie przepływem i zatwierdzaniem dokumentów. W ten sposób zapewniają, że codzienne operacje pozostają spójne i wydajne.
Automatyzacja procesów cyfrowych (DPA)
DPA usprawnia tradycyjną automatyzację przepływu pracy poprzez integrację różnych kanałów cyfrowych. Podejście to łączy interfejsy internetowe i inne punkty kontaktu z klientem, tworząc płynne środowisko, które poprawia wrażenia użytkownika i szybkość reakcji.
Platformy integracyjne dla przedsiębiorstw
Platformy te są przeznaczone do łączenia różnych systemów w organizacji. Ułatwiają płynny przepływ danych i komunikację w czasie rzeczywistym między różnymi aplikacjami, zapewniając spójną współpracę wszystkich aspektów procesów biznesowych.
Inteligentna automatyzacja
Inteligentna automatyzacja opiera się na tradycyjnym BPA poprzez włączenie elementów sztucznej inteligencji, takich jak uczenie maszynowe i przetwarzanie języka naturalnego (NLP). Takie podejście nie tylko automatyzuje rutynowe zadania, ale także umożliwia systemom uczenie się na podstawie danych i podejmowanie świadomych decyzji.
Jak wdrożyć automatyzację procesów biznesowych: Przewodnik krok po kroku
Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych nie musi być przytłaczające. Oto prosty przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci zacząć.
1. Identyfikacja podstawowych procesów
Zacznij od zidentyfikowania podstawowych procesów. Przyjrzyj się zadaniom, które pochłaniają dużo czasu i zasobów - pomyśl o procesach takich jak przetwarzanie zamówień lub zatwierdzanie dokumentów - i określ, które z nich nadają się do automatyzacji.
2. Ocena istniejących przepływów pracy
Przyjrzyj się dokładnie, jak obecnie działa Twój zespół i wskaż wszelkie wąskie gardła lub nieefektywności. Takie zrozumienie pomoże ci wybrać odpowiednie narzędzia do automatyzacji.
3. Badania nad rozwiązaniami BPA
Zapoznaj się z różnymi narzędziami, które odpowiadają Twoim potrzebom. Weź pod uwagę takie czynniki jak:
- Możliwości integracji z obecnymi systemami
- Skalowalność w miarę rozwoju firmy
- Łatwość obsługi zapewniająca płynne wdrożenie
Na przykład, jeśli szukasz rozwiązania opartego na sztucznej inteligencji, platformy takie jak Botpress mogą być świetną opcją.
4. Pilotowanie wybranego rozwiązania
Zapoznaj się z różnymi narzędziami, które odpowiadają Twoim potrzebom. Weź pod uwagę takie czynniki jak:
- Możliwości integracji z obecnymi systemami
- Skalowalność w miarę rozwoju firmy
- Łatwość obsługi zapewniająca płynne wdrożenie
Na przykład, jeśli szukasz rozwiązania opartego na sztucznej inteligencji, platformy takie jak Botpress mogą być świetną opcją.
5. Przeszkol swój zespół
Zapewnij kompleksowe szkolenie i przejrzystą dokumentację, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, jak działa nowy system. Skuteczne szkolenie pomoże zespołowi szybko przyspieszyć i pewnie korzystać z technologii.
6. Integracja i zwiększanie skali
Gdy pilotaż zakończy się sukcesem, stopniowo rozszerzaj wykorzystanie rozwiązania BPA w swoich projektach. Stale monitoruj kluczowe wskaźniki wydajności i dostosuj swoje podejście w razie potrzeby, aby zapewnić długoterminowe korzyści.
Przypadki użycia automatyzacji procesów biznesowych
2/3 organizacji zautomatyzowało procesy biznesowe w co najmniej jednej funkcji biznesowej. Oto niektóre z wielu przypadków zastosowania automatyzacji, które można wykorzystać w różnych branżach.
Onboarding HR
Automatyzacja może uprościć cały proces rekrutacji, od selekcji kandydatów i planowania rozmów kwalifikacyjnych po zarządzanie dokumentacją wdrożeniową.
Przykładowo, system HR może integrować się z systemami śledzenia kandydatów, aby automatycznie aktualizować rekordy kandydatów i uruchamiać przepływy pracy onboardingu po zatrudnieniu kandydata.
Automatyzacja obsługi klienta
W branżach takich jak hotelarstwo czy finanse, chatboty AI mogą znacznie poprawić jakość obsługi klienta.
Przykładowo, chatbot hotelowy może usprawnić proces meldowania gości poprzez:
- Sprawna obsługa zapytań o dostępne udogodnienia
- Dostarczanie spersonalizowanych rekomendacji lokalnych
Podobnie chatboty finansowe mogą szybko rozwiązywać zapytania dotyczące rozliczeń i przetwarzać rutynowe transakcje, zapewniając klientom szybkie wsparcie bez opóźnień związanych z ręczną interwencją.
Zarządzanie umowami
Zautomatyzowane systemy zarządzania umowami usprawniają cały cykl życia umowy, obsługując kluczowe etapy, takie jak sporządzanie i przegląd przed przejściem do ostatecznego zatwierdzenia, a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z prawem.
Na przykład, rozwiązanie do zarządzania umowami może:
- Automatyczne generowanie standardowych szablonów
- Przekierowywanie umów do podpisów cyfrowych i rejestrowanie zmian w scentralizowanym repozytorium.
Takie podejście zmniejsza liczbę błędów ręcznych i przyspiesza przetwarzanie, umożliwiając zespołom prawnym i zakupowym skupienie się na negocjacjach strategicznych.
Przetwarzanie faktur i wydatków
W sektorze finansowym automatyzacja zmienia sposób przetwarzania faktur i wydatków poprzez przechwytywanie danych i dopasowywanie ich do zamówień zakupu bez ręcznej interwencji.
Zamiast polegać na żmudnym wprowadzaniu danych, narzędzia te automatycznie aktualizują dokumentację finansową, prowadząc do poprawy dokładności i skuteczniejszej kontroli finansowej.
Usprawniając procesy zatwierdzania i uzgadniania wydatków, organizacje mogą zmniejszyć koszty administracyjne i przyspieszyć operacje finansowe.
Wdrożenie rozwiązań AI w przyszłym miesiącu
Chatboty AI szybko osiągają masową popularność wśród przedsiębiorstw - w obsłudze klienta, operacjach wewnętrznych i handlu elektronicznym.
Firmy, które są powolne w adaptacji, odczują konsekwencje przegapienia fali AI. Botpress to nieskończenie rozszerzalna platforma do tworzenia botów stworzona dla przedsiębiorstw. Nasz stack umożliwia programistom tworzenie chatbotów i agentów AI o dowolnych możliwościach.
Nasz ulepszony pakiet zabezpieczeń zapewnia, że dane klientów są zawsze chronione i w pełni kontrolowane przez zespół programistów.
Zacznij budować tutaj. To nic nie kosztuje.
FAQ
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (BPA)?
BPA odnosi się do wykorzystania technologii do automatyzacji rutynowych przepływów pracy i procesów. Zazwyczaj wiąże się to z wdrażaniem narzędzi programowych i aplikacji, które usprawniają powtarzalne zadania, zmniejszając wysiłek ręczny i zwiększając ogólną wydajność.
Które procesy biznesowe najlepiej nadają się do automatyzacji?
Procesy, które występują często i są zgodne z jasnymi zasadami, są idealnymi kandydatami do automatyzacji. Na przykład wdrażanie pracowników, zatwierdzanie zakupów, interakcje z obsługą klienta i wprowadzanie danych można zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów.
Jaka jest różnica między RPA a BPA?
Robotic Process Automation (RPA) wykorzystuje boty programowe do wykonywania prostych, powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, podczas gdy Business Process Automation (BPA) łączy różne systemy w celu automatyzacji całych przepływów pracy i wielu etapów procesu w celu bardziej kompleksowych ulepszeń.
Kto czerpie korzyści z automatyzacji procesów biznesowych?
Automatyzacja przynosi korzyści we wszystkich obszarach. Firmy oszczędzają czas i pieniądze, pracownicy mogą skupić się na ważniejszych, strategicznych zadaniach, a klienci cieszą się szybszą i bardziej niezawodną obsługą.
Jak mogę zmierzyć zwrot z inwestycji w BPA?
Zwrot z inwestycji można śledzić poprzez monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności, takich jak skrócenie czasu przetwarzania, oszczędność kosztów, poprawa dokładności i zgodności danych oraz zwiększenie zadowolenia klientów. Regularne przeglądy i informacje zwrotne od zespołów pomagają zapewnić, że BPA przynosi oczekiwane korzyści.
Jak długo trzeba czekać na rezultaty stosowania BPA?
Podczas gdy niektóre przyrosty wydajności mogą być zauważalne w ciągu kilku miesięcy, korzyści na pełną skalę często trwają dłużej. Ważne jest, aby przyjąć podejście etapowe i stale optymalizować, aby zrealizować długoterminową wartość BPA.
