Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Scenariusz: Klient składa zamówienie na stronie internetowej 

Bez automatyzacji, ktoś w zespole operacyjnym lub realizacyjnym może być do tego zmuszony:

1. Ręczne sprawdzenie, czy produkt jest dostępny w magazynie
2. Aktualizacja systemu inwentaryzacji
3. Przetwarzanie płatności
4. Napisz i wyślij wiadomość e-mail z potwierdzeniem
5. Powiadomić magazyn lub partnera wysyłkowego
6. Generowanie etykiety wysyłkowej
7. Udostępnianie informacji o śledzeniu klientowi

Ale w przypadku BPA cały łańcuch kroków może nastąpić w ciągu kilku sekund. 

W momencie wpłynięcia zamówienia system BPA zaczyna działać: weryfikuje zakup, dostosowuje poziom zapasów, obciąża kartę i uruchamia realizację - wszystko to bez dotykania klawiatury przez człowieka.

Kiedy należy używać RPA zamiast BPA?

RPA jest szybsza do wdrożenia w wąskich przypadkach użycia. Najlepiej nadaje się do automatyzacji pojedynczych kroków w ramach procesu, zwłaszcza gdy systemy nie są dobrze zintegrowane. Jeśli więc Twój zespół chce zautomatyzować zadanie bez zmiany istniejących systemów, wybierz rozwiązanie RPA.

BPA wymaga więcej planowania z wyprzedzeniem, ale oferuje szerszy wpływ, umożliwiając automatyzację złożonych przepływów pracy w różnych zespołach i systemach. Jeśli próbujesz usprawnić cały przepływ pracy, który obejmuje wiele działów lub narzędzi, rozwiązanie BPA jest lepsze dla Twoich potrzeb.

Automatyzacja przepływu pracy

Automatyzacja przepływu pracy to podstawa każdego systemu BPA: możliwość budowania przepływów krok po kroku, które automatycznie obsługują zadania. Te przepływy pracy zapewniają, że właściwe działania odbywają się we właściwej kolejności, w różnych zespołach i narzędziach.

Integracja danych

Narzędzia BPA łączą się z systemami już używanymi przez zespoły, takimi jak CRM, oprogramowanie HR lub wewnętrzne bazy danych, dzięki czemu mogą automatycznie pobierać i aktualizować informacje.

Dzięki temu dane są dokładne, a procesy przebiegają sprawnie w różnych zespołach i przy użyciu różnych narzędzi.

Mapowanie i projektowanie procesów

Zanim zespoły będą mogły zautomatyzować proces, muszą go zrozumieć. W tym miejscu wkraczają kreatory wizualne. Kreatory wizualne pomagają zespołom:

• Mapowanie bieżących przepływów pracy krok po kroku
• Wykrywanie luk lub niepotrzebnych kroków
• Współpraca między zespołami przed uruchomieniem jakiejkolwiek automatyzacji.

Monitorowanie i raportowanie w czasie rzeczywistym

Gdy wszystko już działa, zespoły będą musiały zrozumieć, co działa, a co nie. Dobre platformy BPA oferują:

• Pulpity nawigacyjne ze statystykami na żywo (ukończenia zadań, opóźnienia, błędy)
• Wykrywanie wąskich gardeł
• Łatwe raportowanie na potrzeby audytów lub przeglądów wydajności

Funkcje bezpieczeństwa i zgodności

Dobre platformy BPA pomagają zapewnić bezpieczeństwo danych. Oferują funkcje bezpieczeństwa, takie jak kontrola uprawnień i dzienniki aktywności, aby chronić poufne informacje i spełniać przepisy branżowe.

Jest to szczególnie ważne w obszarach takich jak finanse, HR i opieka zdrowotna, gdzie prywatność i zgodność z przepisami mają kluczowe znaczenie.

Niestandardowa logika i rozszerzalność

Skuteczne platformy BPA będą zawierać takie funkcje jak:

• Zasady i warunki
• Integracje API
• Modułowa konfiguracja

Narzędzia te ułatwiają tworzenie automatyzacji, które pasują do różnych procesów i mogą dostosowywać się do zmian.

Zwiększona wydajność

Automatyzacja eliminuje wąskie gardła i ręczne zależności, umożliwiając postęp zadań bez oczekiwania na przekazanie lub zatwierdzenie.

Pozwala to na płynne skalowanie w miarę rozwoju firmy, bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Wyższe oszczędności kosztów

BPA zmniejsza nakład pracy wymagany do wykonania rutynowych zadań i zapobiega kosztownym pomyłkom spowodowanym błędami ludzkimi lub niespójnościami.

Z biegiem czasu oszczędności te rosną - zwłaszcza w przypadku procesów o dużej objętości - uwalniając budżet na innowacje, a nie tylko na konserwację.

Zwiększona dokładność danych

Dokładniejsze dane prowadzą do pewniejszych decyzji.

Automatyzując wprowadzanie danych i aktualizacje systemu, BPA zmniejsza ryzyko wkradnięcia się błędu ludzkiego do raportów lub przepływów pracy. 

Lepsza zgodność z przepisami i zarządzanie ryzykiem

W branżach podlegających regulacjom prawnym odchylenia w procesach mogą pociągać za sobą konsekwencje prawne lub finansowe. 

BPA egzekwuje standardowe procedury i prowadzi szczegółowe dzienniki. Wzmacnia to gotowość do audytu i minimalizuje narażenie na ryzyko związane z procesem.

Lepsza obsługa klienta

Zautomatyzowane procesy reagują szybciej i bardziej konsekwentnie - niezależnie od tego, czy chodzi o zgłoszenie do pomocy technicznej, aktualizację zamówienia czy etap wdrażania.

Dzięki połączonym systemom i mniejszej liczbie opóźnień klienci otrzymują terminową i niezawodną usługę za każdym razem.

1. Jakość i integracja danych

Częstym powodem niepowodzenia automatyzacji nie jest sam przepływ pracy, ale dane, które są do niego wprowadzane.

Nawet najlepsza automatyzacja nie może wiele zdziałać z niekompletnymi lub nieaktualnymi danymi wejściowymi.

Problemy z automatyzacją? Spróbuj:

• Czyszczenie potoków danych przed skalowaniem BPA - upewnij się, że dane są rzeczywiście użyteczne przed ich automatyzacją.
• Wybór narzędzi, które integrują się z istniejącymi systemami - koniec z patchworkowymi konfiguracjami lub odłączonymi źródłami.
• Audyt kompletności kluczowych danych wejściowych, zwłaszcza tych, które napędzają decyzje lub logikę rozgałęzień.

2. Zarządzanie zmianami

Jeśli Twój zespół postrzega automatyzację jako zagrożenie, a nie narzędzie, wszystko spowolni. Opór jest normalny, zwłaszcza jeśli pracownicy nie mają jasności co do tego, jak mogą zmienić się ich funkcje zawodowe.

Aby wcześnie uzyskać poparcie, należy od samego początku angażować użytkowników końcowych (tj. pracowników). Poproś ich o uwagi na temat bolączek i pozwól im przyczynić się do tego, w jaki sposób automatyzacja jest wykorzystywana w ich przepływach pracy.

I nie ogłaszaj tylko pojawienia się nowych narzędzi. Zamiast tego daj jasne wyjaśnienie, które koncentruje się na korzyściach dla pracowników. 

Ramki będą zależeć od tego, w jaki sposób miejsce pracy korzysta z BPA. Być może automatyzacja jest wprowadzana w celu usunięcia tarć, a nie zastąpienia pracowników. A może rozwiązanie BPA pozwoli pracownikom lepiej skupić się na złożonej pracy, zamiast tracić czas na powtarzalne zadania.

Wdrażanie automatyzacji powinno opierać się na współpracy, a nie na odgórnym zarządzaniu. We wszystkich przypadkach należy kierować się empatią i jasnością.

3. Kompatybilność systemu

Nowoczesne narzędzia do automatyzacji są świetne... dopóki nie natkną się na system z 2007 roku, którego nikt nie może dotknąć bez biletu IT.

Jeśli Twój projekt BPA wciąż utknął w martwym punkcie z powodu sztywnego oprogramowania lub zablokowanych interfejsów API, nie jesteś sam. Istnieje jednak kilka sposobów na ułatwienie pracy:

• Korzystaj z platform stworzonych dla środowisk hybrydowych. Nie wszystko musi być natywne dla chmury - upewnij się, że Twoje narzędzia mogą współpracować również ze starszymi, lokalnymi systemami. (Często wiąże się to z korzystaniem z elastycznej platformy budowlanej, takiej jak Botpress).
• Szukaj gotowych konektorów. Im mniej niestandardowego kodu musisz napisać, aby rzeczy ze sobą rozmawiały, tym szybciej będziesz się poruszać.

4. Bezpieczeństwo i zgodność

Automatyzacja może zaoszczędzić czas - ale jeśli obsługuje poufne informacje i nie jest w pełni bezpieczna, może otworzyć zupełnie nowy świat krytycznych błędów. 

Zacznij od zastanowienia się, jakiego rodzaju danych będzie dotykać Twoja automatyzacja: informacji o klientach, rejestrów finansowych, danych pracowników, poświadczeń. Wszystko to liczy się jako dane wrażliwe. 

Zamiast więc traktować bezpieczeństwo po macoszemu, uczyń z niego punkt wyjścia. Oznacza to wybór platformy BPA (lub agencji partnerskiej), która jest w pełni certyfikowana i zbudowana z myślą o zgodności od pierwszego dnia.

Silne platformy zapewniają narzędzia pozwalające zachować kontrolę:

• Ustaw szczegółowe uprawnienia, aby tylko odpowiednie osoby (lub boty) mogły dotykać określonych danych.
• Używaj szyfrowania zarówno w spoczynku, jak i w tranzycie.
• Włącz dzienniki audytu, aby śledzić aktywność i wcześnie wychwytywać problemy.

I tak, Botpress ma to wszystko i jeszcze więcej, wbudowane domyślnie. Pomogliśmy tysiącom firm zautomatyzować krytyczne przepływy pracy bez uszczerbku dla bezpieczeństwa chatbotów.

A jeśli działasz w branży regulowanej, takiej jak opieka zdrowotna lub finanse, upewnij się, że Twoja platforma BPA posiada certyfikaty, takie jak SOC 2, HIPAA i ISO 27001.

5. Skalowalność

To, że automatyzacja działa dzisiaj, nie oznacza, że będzie działać jutro. To, co obsługuje 1000 żądań dziennie, może załamać się przy 10 000. A jeśli nie jesteś gotowy na taki wzrost, skończysz na przebudowie od zera. 

Zamiast łatać wszystko na bieżąco, skalowalność powinna być częścią planu od samego początku. 

Wybieraj narzędzia, które mogą rozwijać się wraz z Tobą, a nie takie, które działają tylko w przypadku weryfikacji koncepcji. Zastanów się, jak Twój system radzi sobie z większymi obciążeniami, czy może monitorować wydajność w czasie i jak łatwo może się dostosować, gdy przepływy pracy stają się bardziej złożone. 

Automatyzacja powinna rozwijać się wraz z firmą, a nie ją ograniczać.

6. Alokacja kosztów i zasobów

Jednym z największych wyzwań związanych z automatyzacją jest niedocenianie tego, ile czasu i budżetu potrzeba, aby zrobić to dobrze. Często zdarza się, że zaczynamy z dobrymi intencjami, by w połowie drogi utknąć w martwym punkcie z powodu złego planowania.

Zamiast próbować zautomatyzować wszystko naraz, wybierz jeden przepływ pracy, który ma duży wpływ i jest łatwy do zmierzenia. Uruchom go pilotażowo, zobacz, co działa (a co nie) i wykorzystaj tę wiedzę, aby pokierować kolejnymi krokami.

Zaczynanie od małych kwot pomaga zespołom mądrze wydawać pieniądze i zapewnia rzeczywiste dane do kształtowania strategii w miarę postępów. 

Więcej informacji na temat wdrażania nowych systemów AI w organizacji można znaleźć w naszym Planie wdrożenia AI. 

1. Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy

Jeśli budujesz jakikolwiek system automatyzacji, będziesz potrzebować platformy automatyzacji przepływu pracy. To jest to, co faktycznie uruchamia logikę - część operacji "jeśli to, to tamto".

Platformy automatyzacji przepływów pracy umożliwiają projektowanie procesów krok po kroku w różnych aplikacjach i zespołach. 

Platformy te umożliwiają projektowanie procesów krok po kroku, które obejmują różne zespoły i narzędzia. Wiele z nich oferuje wizualne lub niskokodowe kreatory dla pracowników nietechnicznych, zapewniając jednocześnie programistom elastyczność w tworzeniu złożonych funkcji w razie potrzeby. 

I tak, istnieje wiele opcji. Platformy takie jak Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street i Monday.com pomagają mapować przepływy pracy i automatyzować nudne rzeczy. Niektóre z nich są bardziej ukierunkowane na wewnętrzne operacje, inne lepiej współpracują z systemami skierowanymi do klientów.

Chodzi o to, że jeśli nadal łączysz procesy za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, formularzy i wiadomości Slack , platforma automatyzacji przepływu pracy jest tym, czego potrzebujesz, aby przejść na wyższy poziom.

2. Kompleksowe pakiety do automatyzacji procesów

O ile platformy do automatyzacji przepływu pracy zajmują się prostymi rzeczami, kompleksowe pakiety do automatyzacji procesów są w pełni funkcjonalnym pokojem kontroli operacji.

Kompleksowe pakiety automatyzacji procesów wykraczają poza indywidualne przepływy pracy, automatyzując pełne procesy biznesowe od początku do końca. Pomyśl: koordynacja międzyfunkcyjna, śledzenie w czasie rzeczywistym, zarządzanie sprawami, zgodność, analityka i wiele logiki za kulisami.

Postawmy sprawę jasno: nie potrzebujesz tego poziomu narzędzi do zatwierdzania wniosków o urlop. Ale jeśli prowadzisz coś takiego jak wdrażanie w przedsiębiorstwie, przetwarzanie roszczeń lub cokolwiek z wieloma ruchomymi częściami, handoffami i przypadkami brzegowymi? To jest miejsce, w którym błyszczą.

W tym miejscu ludzie są zdezorientowani. Niektórzy zakładają, że od razu potrzebują gigantycznego pakietu. Ale jeśli nie działasz z dużym rozmachem lub złożonością, lepiej zacząć od czegoś prostszego i nakładać kolejne warstwy.

Niemniej jednak, gdy jesteś gotowy, istnieje kilka dużych firm, którym warto się przyjrzeć: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex i Bizagi oferują poważne możliwości w zakresie orkiestracji na dużą skalę.

Botpress również znalazł się na tej liście - zwłaszcza jeśli chcesz zbudować potężne, kompleksowe przepływy, które sprawiają wrażenie konwersacji i integrują się bezpośrednio z istniejącym stack. (Tak, jesteśmy stronniczy, ale też... nie mylimy się).

TL;DR: Jeśli Twoje operacje zaplątały się w przekazywanie i ręczne śledzenie, kompleksowe pakiety automatyzacji procesów są platformami, które je rozplątują.

3. Rozwiązania cyfrowej automatyzacji procesów (DPA)

Rozwiązania do automatyzacji procesów cyfrowych to narzędzia skoncentrowane na łączeniu interfejsów skierowanych do klienta z systemami zaplecza w celu tworzenia cyfrowych doświadczeń. Zapewniają one, że gdy klient przesyła formularz, umawia się na spotkanie lub rozmawia z botem, za kulisami uruchamiany jest właściwy przepływ pracy.

Jeśli więc ktoś wypełni wniosek na Twoim portalu, nie zniknie on po prostu w Arkuszu Google i modlitwie. Uruchamia coś rzeczywistego: tworzona jest sprawa, uruchamiany jest przepływ pracy, zespół jest powiadamiany.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku złożonych przepływów skierowanych do klientów, które opierają się na wielu systemach komunikujących się ze sobą.

Platformy takie jak OutSystems i Creatio są właśnie do tego stworzone. Łączą one interakcje front-end z logiką procesu i automatyzacją pod maską.

TL;DR: Jeśli chcesz, aby działania klientów uruchamiały rzeczywiste przepływy pracy, DPA jest najlepszym rozwiązaniem.

4. Platformy automatyzacji oparte na integracji

Platformy automatyzacji oparte na integracji są zaprojektowane tak, aby łączyć różne narzędzia i umożliwiać zautomatyzowane przepływy pracy poprzez przenoszenie danych między nimi w czasie rzeczywistym.

To są konektory. Nie próbują zarządzać całym procesem biznesowym, chcą tylko, aby aplikacje rozmawiały ze sobą bez pośrednictwa użytkownika.

Platformy automatyzacji oparte na integracji są świetne, jeśli potrzebujesz czegoś takiego jak: "Gdy ktoś podpisze umowę w PandaDoc, zaktualizuj HubSpot, wyślij powiadomienie Slack i oznacz go w Airtable". Łatwo, szybko i bez konieczności angażowania inżynierów.

Bądźmy szczerzy: te narzędzia nie są przeznaczone do złożonej logiki lub przepływów pracy wymagających dużej zgodności. Ale jeśli pracujesz w dziale operacyjnym, marketingu lub po prostu próbujesz usunąć ręczne kopiowanie-wklejanie między 10 aplikacjami, pokochasz je.

Zapier to prawdopodobnie najbardziej znana nazwa. Make (dawniej Integromat) zapewnia nieco większą moc i elastyczność. Workato dodaje siłę klasy korporacyjnej (za wyższą cenę). Tray.io znajduje się gdzieś pomiędzy, z bardziej przyjaznym dla deweloperów klimatem.

Dzięki tym platformom można zrobić wiele: synchronizować dane między narzędziami, wyzwalać powiadomienia, zarządzać podstawowymi przepływami zatwierdzeń, a nawet łączyć lekkie automatyzacje skierowane do klientów.

Należy tylko pamiętać, że im bardziej złożona logika, tym szybciej narzędzia te będą pokazywać swoje ograniczenia. Ale w przypadku lekkich automatyzacji? Są tak łatwe w obsłudze, jak to tylko możliwe.

5. Inteligentne platformy automatyzacji

Inteligentne platformy automatyzacji to miejsce, w którym wszystko zaczyna być... inteligentne.

W przeciwieństwie do podstawowych narzędzi przepływu pracy, które przestrzegają sztywnych reguł, inteligentne platformy automatyzacji łączą w sobie sztuczną inteligencję - uczenie maszynowe , przetwarzanie języka naturalnegoi podejmowanie decyzji na podstawie kontekstu. Więc zamiast "jeśli X, to Y", otrzymujesz "jeśli to wygląda jak X i sentyment jest negatywny , a dokument mówi Y, to zrób Z". Zyskujesz niuanse. Elastyczność.

Inteligentne platformy automatyzacji są szczególnie przydatne, gdy dane są nieuporządkowane lub chcesz, aby automatyzacja była bardziej ludzka.

Jak to wygląda w praktyce? Czytanie faktur, które nie są zgodne z szablonem. Nadawanie priorytetów zgłoszeniom do pomocy technicznej na podstawie tonu. Automatyczne klasyfikowanie dokumentów lub podejmowanie decyzji dotyczących routingu w oparciu o wcześniejsze wzorce. Wszystko to jest wykonalne.

Do największych graczy należą UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder i Automation Anywhere. Każdy z nich oferuje połączenie tradycyjnej automatyzacji ze sztuczną inteligencją.

Botpress pasuje również tutaj, zwłaszcza jeśli chcesz agentów AI, którzy rozumieją, o co pytają użytkownicy, reagują naturalnie i uruchamiają przepływy pracy zaplecza w oparciu o intencje.

Konkluzja? Jeśli automatyzacja wymaga czytania między wierszami, inteligentna automatyzacja jest właściwym rozwiązaniem.

(Zainteresowany? Nasz artykuł na temat inteligentnej automatyzacji procesów szczegółowo omawia te platformy).

1. Ustalenie, gdzie występuje tarcie

Zanim zaczniesz rysować schematy blokowe lub porównywać narzędzia do automatyzacji, cofnij się o krok i zapytaj: co tak naprawdę spowalnia pracę zespołu?

Każda firma ma kilka procesów, które są boleśnie ręczne, podatne na błędy lub po prostu irytujące. To właśnie tam automatyzacja może zrobić prawdziwą różnicę - nie tylko tam, gdzie najłatwiej jest ją wprowadzić do przepływu pracy.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, porozmawiaj z osobami wykonującymi daną pracę. Co jest powtarzalne? Co powoduje opóźnienia? Co wciąż jest robione źle? Możesz również przyjrzeć się biletom pomocy technicznej, skargom użytkowników lub danym systemowym, aby wykryć wąskie gardła.

2. Zrozumienie bieżących procesów

"Nie automatyzuj tego, czego nie rozumiesz" powinno być zasadą nr 1 w każdym podręczniku BPA.

Łatwo jest ekscytować się automatyzacją niezgrabnego procesu, ale jeśli nie poświęciłeś czasu, aby dowiedzieć się, jak ten proces faktycznie działa (i dlaczego działa w ten sposób), narażasz się na późniejszy ból.

W tym miejscu opłaca się szybka analiza. Nawet podstawowe pytania, takie jak "Kto rozpoczyna ten przepływ pracy?" lub "Gdzie rzeczy zwykle utknęły?", mogą zaoszczędzić wiele godzin przeróbek.

Ponadto: nie pomijaj niechlujnych części. Przypadki brzegowe, jednorazowe obejścia, których ludzie używają, aby wszystko działało - to właśnie tam automatyzacja ma tendencję do łamania.

Upewnij się, że szukasz:

• Kto inicjuje przepływ pracy i na jakich warunkach?
• Jakie systemy są obecnie zaangażowane? Które z nich nie współpracują ze sobą dobrze?
• Gdzie zdarzają się przekazania? Gdzie najczęściej się rozpadają?
• Które kroki wymagają ręcznego obejścia?

3. Badania nad rozwiązaniami BPA

Po zmapowaniu bieżących procesów i ustaleniu, co chcesz poprawić, nadszedł czas, aby wybrać narzędzia. Ale tu jest haczyk: nie ma uniwersalnej "najlepszej" platformy BPA.

Niektóre z nich są przeznaczone do automatyzacji prostych zadań. Inne są przeznaczone do złożonych, wieloetapowych przepływów pracy z mnóstwem integracji. Tak więc prawdziwe pytanie brzmi: co będzie działać dla Ciebie?

Będziesz chciał dowiedzieć się, jak techniczny jest twój zespół, do jakich systemów musi być podłączone narzędzie BPA i jak elastyczne muszą być przepływy pracy. Niektóre firmy potrzebują dostosowania na poziomie programisty. Inne potrzebują po prostu czegoś, co ich zespół operacyjny może uruchomić po wyjęciu z pudełka.

Można do tego podejść na trzy sposoby:

4. Pilotowanie wybranego rozwiązania

Zanim przejdziesz na automatyzację, zacznij od jednego przepływu pracy. Tylko jednego. 

Potraktuj to jako test. Jest to "pełzanie" w klasycznym modelu Crawl-Walk-Run.

Wybierz coś prostego, ale wartościowego. Może to zautomatyzowanie sposobu zatwierdzania wniosków o PTO. Albo przekierowywanie nowych zgłoszeń do pomocy technicznej. Kluczem jest to, że jest to mierzalne - zaoszczędzony czas, zadania wykonane szybciej, mniej błędów ręcznych.

Możesz zbudować to ręcznie za pomocą nowego narzędzia BPA lub pozwolić sztucznej inteligencji obsługiwać logikę i przypadki brzegowe, jeśli jesteś na to gotowy. 

Niektóre zespoły przeprowadzają testy pilotażowe w piaskownicy. Inne wdrażają je z małym zespołem i ściśle monitorują wyniki. Tak czy inaczej, dowiadujesz się, co się psuje, co wymaga poprawek i jaki wpływ faktycznie wywiera.

Jeśli pilot odniesie sukces? Gratulacje! Masz swój punkt dowodu. Użyj go, aby udoskonalić konfigurację i przedstawić argumenty za szerszym wdrożeniem. Jeśli nie? Jeszcze lepiej, udało ci się wychwycić problemy przed skalowaniem.

A jeśli potrzebujesz głębszego wgłębienia się w strukturę tego rodzaju wdrożenia, sprawdź, co mój utalentowany kolega napisał o strategicznym wdrażaniu chatbota. Opisuje on, jak przejść od raczkowania do chodzenia i biegania - bez potykania się o siebie.

5. Przeszkol swój zespół

Nawet najlepsza konfiguracja automatyzacji nie utrzyma się, jeśli zespół jej nie rozumie - lub, co gorsza, jeśli ma wrażenie, że jest przekazywana z góry bez kontekstu.

Automatyzacja powinna być odczuwana jako pomocne ulepszenie, a nie zaskakująca wymiana. Jeśli ludzie nie wiedzą, w jaki sposób wpisuje się ona w ich codzienną pracę lub gdzie się udać, gdy coś się zepsuje, szybko powrócą do starych nawyków.

Więc nie rzucaj im po prostu loginu. Pokaż im, jak to działa w ich świecie. Pokaż im, co to zdejmuje z ich talerza. Wyjaśnij, że chodzi o zmniejszenie liczby powtarzalnych zadań, a nie o redukcję zatrudnienia.

Sposób wdrożenia będzie zależeć od wielkości i konfiguracji zespołu, ale silna adopcja zwykle zaczyna się od:

• Przeprowadzanie inspekcji dla poszczególnych ról, dzięki czemu każdy zespół widzi, w jaki sposób odnosi się to do jego pracy.
• Przewodniki szybkiego dostępu lub krótkie pętle, gdy zapomną, który przycisk co robi
• Otwarty kanałSlack, e-mail, cokolwiek) do zadawania pytań, przesyłania opinii lub zgłaszania problemów.

Innymi słowy: spraw, by automatyzacja była narzędziem, a nie zagrożeniem.

6. Rozbudowa i iteracja

To, że pilotażowy BPA zadziałał, nie oznacza, że to koniec. Najlepsze systemy automatyzacji ewoluują z czasem, a zbyt szybkie skalowanie bez dopracowania to szybki sposób na zepsucie rzeczy.

Gdy zobaczysz wartość z pierwszego przepływu pracy, ostrożnie go rozszerzaj. Dodaj nowe przypadki użycia, zaangażuj więcej zespołów i zacznij budować system, który będzie się rozwijał wraz z rozwojem.

To właśnie tutaj iteracja ma największe znaczenie. Monitoruj kluczowe sygnały: Czy przepływy pracy są wykonywane szybciej? Czy wskaźniki błędów spadają? Czy ludzie faktycznie korzystają z nowego systemu?

Następnie wprowadzaj drobne poprawki na bieżąco:

• Zaostrzenie logiki. Jeśli poszczególne kroki są ciągle przerywane w tym samym miejscu, należy ponownie przeanalizować wyzwalacze lub warunki.
• Lepsze przekazywanie zadań. Zwiększ przejrzystość tam, gdzie przepływy pracy dotykają wielu zespołów lub narzędzi.
• Śledź przyjęcie. Jeśli użycie spada, porozmawiaj z zespołem. Czy proces jest mylący? Ręczna praca wkrada się z powrotem?
• Zrewiduj wskaźniki. Czy śledzisz właściwe wskaźniki KPI? W razie potrzeby dodaj nowe (np. czas realizacji, wskaźniki ukończenia zadań).

Gdy wszystkie elementy będą działać sprawnie, stwórz wewnętrzny playbook. W ten sposób inne zespoły mogą korzystać z tego, co już działa, bez konieczności rozpoczynania od zera.

Onboarding HR

Onboarding brzmi prosto, dopóki nie zdasz sobie sprawy, jak wiele ruchomych części jest w to zaangażowanych. Konta do skonfigurowania, dokumenty do zebrania, sprzęt do zapewnienia i kalendarze do wypełnienia, lista jest długa.

Bez automatyzacji większość z nich odbywa się poprzez niekończące się wątki e-mailowe i aktualizacje arkuszy kalkulacyjnych. Jest to powolne, podatne na błędy i szczerze mówiąc? Ból głowy dla wszystkich zaangażowanych.

Przyjrzyjmy się, w jaki sposób BPA może sprawić, że wdrożenie będzie przebiegać sprawnie, zarówno dla działu HR, jak i dla nowego pracownika.

Obsługa klienta

Bądźmy szczerzy. Agenci wsparcia tracą zbyt wiele czasu na rzeczy, które nie mają nic wspólnego z faktyczną pomocą klientom. Sortowanie zgłoszeń. Przypisywanie priorytetów. Ustalanie, kto powinien się czym zająć. A w międzyczasie klienci czekają.

To właśnie tutaj automatyzacja (i wykorzystanie sztucznej inteligencji w obsłudze klienta) zarabia na siebie. Zamiast zastępować zespół pomocy technicznej, chodzi o oczyszczenie ich talerza, aby mogli skupić się na rozwiązywaniu prawdziwych problemów.

Zarządzanie umowami

Ręczne zarządzanie umowami? Witamy w chaosie kontroli wersji i niedotrzymanych terminach. Automatyzacja przepływów pracy związanych z umowami wprowadza bardzo potrzebny porządek i szybkość - dzięki sztucznej inteligencji w zaopatrzeniu!

Przetwarzanie faktur i wydatków

Ręczna obsługa faktur to praca, która pochłania czas i cierpliwość. Kopiowanie numerów z plików PDF, przekopywanie się przez e-maile w poszukiwaniu zatwierdzeń, uganianie się za paragonami - nic dziwnego, że zespoły finansowe są przepracowane.

Przeanalizujmy, w jaki sposób BPA pomaga to wyczyścić.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (BPA)?

BPA odnosi się do wykorzystania technologii do automatyzacji rutynowych przepływów pracy i procesów. Zazwyczaj wiąże się to z wdrażaniem narzędzi programowych i aplikacji, które usprawniają powtarzalne zadania, zmniejszając wysiłek ręczny i zwiększając ogólną wydajność.

Które procesy biznesowe najlepiej nadają się do automatyzacji?

Procesy, które występują często i są zgodne z jasnymi zasadami, są idealnymi kandydatami do automatyzacji. Na przykład wdrażanie pracowników, zatwierdzanie zakupów, interakcje z obsługą klienta i wprowadzanie danych można zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów.

Jaka jest różnica między RPA a BPA?

Robotic Process Automation (RPA) wykorzystuje boty programowe do wykonywania prostych, powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, podczas gdy Business Process Automation (BPA) łączy różne systemy w celu automatyzacji całych przepływów pracy i wielu etapów procesu w celu bardziej kompleksowych ulepszeń.

Kto czerpie korzyści z automatyzacji procesów biznesowych?

Automatyzacja przynosi korzyści we wszystkich obszarach. Firmy oszczędzają czas i pieniądze, pracownicy mogą skupić się na ważniejszych, strategicznych zadaniach, a klienci cieszą się szybszą i bardziej niezawodną obsługą.

Jak mogę zmierzyć zwrot z inwestycji w BPA?

Zwrot z inwestycji można śledzić poprzez monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności, takich jak skrócenie czasu przetwarzania, oszczędność kosztów, poprawa dokładności i zgodności danych oraz zwiększenie zadowolenia klientów. Regularne przeglądy i informacje zwrotne od zespołów pomagają zapewnić, że BPA przynosi oczekiwane korzyści.

Jak długo trzeba czekać na rezultaty stosowania BPA?

Podczas gdy niektóre przyrosty wydajności mogą być zauważalne w ciągu kilku miesięcy, korzyści na pełną skalę często trwają dłużej. Ważne jest, aby przyjąć podejście etapowe i stale optymalizować, aby zrealizować długoterminową wartość BPA.