什麼是業務流程自動化？

我曾目睹一個供應鏈團隊透過七個系統和四個人重新安排單一採購訂單的路線。花了五天時間。實際訂單？價值 72 美元的印表機碳粉。

當我和團隊討論時，沒有人能告訴我為什麼會有這樣的流程。相反，他們嘟囔著那句禁語：「我們一直都是這樣做的」。

這正是業務流程自動化 (BPA) 的優勢所在。不是華麗的人工智能聊天機器人或機械手臂，而是有效地將每週耗費時間的流程自動化。

在Botpress，我們已協助部署超過 750,000 個 人工智能代理為中小企業、企業和代理公司 簡化了從供應商入職到發票對帳的 業務流程。 

我們已經親眼目睹 BPA 如何將高效擴展的公司與停滯不前的公司區分開來。 

"BPA 賦予人們做更多事情的能力。Botpress 的產品經理 Ajaykumar Mudaliar 解釋說。「BPA是企業從線性增長轉向指數擴展性的解鎖方式」。

在本文中，我將解釋什麼是 BPA、實施 BPA 時常遇到的挑戰，並說明如何成功實施 BPA 策略。

什麼是業務流程自動化？

業務流程自動化 (BPA) 是利用科技來簡化和執行傳統上需要人工輸入的任務和工作流程。

業務流程是公司為完成任務所遵循的一系列步驟，例如批准請假申請、處理發票或完成線上訂單。

BPA 是公司將重複性的作業交給機器，以更快的速度完成任務並減少錯誤。 

但在許多情況下，自動化並非取代人力，而是增強人力，讓人類與機器更有效率地合作。這已經成為普遍的做法，甚至有三分之二的組織已經在至少一項業務功能中實現了自動化業務流程。

什麼是業務流程自動化的範例？

訂單執行是自動化如何簡化日常工作的最佳範例。過去需要幾個人和幾個步驟的工作，現在只需要幾秒鐘就能完成。

情景：客戶在網站上下訂單 

如果沒有自動化，營運或執行團隊中的某些人可能不得不這樣做：

1. 手動檢查商品是否有庫存
2. 更新庫存系統
3. 處理付款
4. 撰寫並傳送確認電子郵件
5. 通知倉庫或運輸夥伴
6. 產生運送標籤
7. 與客戶分享追蹤資訊

但有了 BPA，整個步驟鏈可以在幾秒鐘內完成。 

當訂單來到時，BPA 系統就會啟動：它會驗證購買、調整庫存水準、從卡中扣款，並啟動執行 - 所有這一切都不需要人工觸摸鍵盤。

RPA 和 BPA 有何差異？

RPA 透過模仿人類的動作來自動執行個別任務，而 BPA 則透過在幕後安排系統來自動執行整個工作流程。

機器人流程自動化 (Robotic Process Automation, RPA) 著重於表面層級的任務，也就是人類可能使用電腦執行的重複性活動。這包括將資料從一個試算表複製到另一個試算表，或填寫數位表格。 

另一方面，BPA 關注的是完整的端對端流程。BPA 並非模擬人的輸入，而是直接連接不同的系統。BPA 處理多項任務的協調，使用 API 和資料庫來移動資訊、做出決策，並觸發跨部門的行動。 

在實踐中，這些技術經常一起工作。BPA 計畫經常包含 RPA 元件，以便在更大的自動化流程中橋樑任務。

何時應該使用 RPA 而非 BPA？

對於狹窄的使用個案，RPA 的實作速度較快。它最適合自動化流程中的孤立步驟，尤其是在系統整合不完善的情況下。因此，如果您的團隊想要在不改變現有系統的情況下自動執行任務，請選擇 RPA 解決方案。

BPA 需要更多的前期規劃，但卻能提供更廣泛的影響，允許跨團隊和系統的複雜工作流程自動化。如果您想要簡化跨越多個部門或工具的整個工作流程，那麼 BPA 解決方案會更符合您的需求。

BPA 工具的主要功能和組件

業務流程自動化工具包括幾個核心元件，這些元件共同作用以提高效率並減少人工干擾：

工作流程自動化

工作流程自動化是任何 BPA 系統的核心：建立自動處理任務的逐步流程的能力。這些工作流程可確保以正確的順序、跨團隊和工具執行正確的動作。

資料整合

BPA 工具可連結團隊已使用的系統，例如 CRM、人力資源軟體或內部資料庫，因此可以自動取得並更新資訊。

這可讓資料保持準確，並讓流程在不同的團隊和工具間順利運作。

流程繪製與設計

在團隊能夠自動化流程之前，他們需要瞭解流程。這就是可視化建立工具的用武之地。可視化建立工具可協助團隊

• 逐步規劃目前的工作流程
• 找出缺口或不必要的步驟
• 在任何自動化功能啟用前，進行跨團隊協作

即時監控與報告

一旦開始運行，團隊就需要瞭解哪些有效，哪些無效。良好的 BPA 平台可提供

• 具備即時統計（任務完成度、延遲、錯誤）的儀表板
• 瓶頸偵測
• 輕鬆報告審計或績效審查

安全性和合規性功能

良好的 BPA 平台有助於保護資料安全。它們提供權限控制和活動日誌等安全功能，以保護敏感資訊並符合產業法規。

這在財務、人力資源和醫療保健等領域尤其重要，因為在這些領域中，隱私權和合規性是不可或缺的。

自訂邏輯與擴充能力

有效的 BPA 平台將包括以下功能：

• 規則與條件
• API 整合
• 模組化設定

這些工具可讓您更輕鬆地建立適合不同流程的自動化，並可隨著情況的變化而調整。

業務流程自動化有哪些好處？

提高效率

自動化消除了瓶頸和手動依賴，讓任務無需等待交接或核准即可進行。

這可創造出更多可隨業務成長順利擴充的功能，而無需按比例增加員工人數。

更高的成本節省

BPA 可減少完成例行任務所需的人力，並避免因人為錯誤或不一致所造成的高成本錯誤。

隨著時間的推移，這些節省的成本會複合計算，尤其是在高產量製程中，可騰出預算用於創新，而不只是維護。

增強資料精確度

更精確的資料可讓您做出更有把握的決策。

透過自動化資料輸入和系統更新，BPA 可降低報告或工作流程中出現人為錯誤的機會。 

改善合規性和風險管理

在受管制的產業中，製程偏差可能會帶來法律或財務上的後果。 

BPA 執行標準化的程序並保存詳細的日誌。這可強化稽核準備，並將流程相關風險的暴露程度降至最低。

更好的客戶服務

無論是支援票單、訂單更新或上線步驟，自動化流程的回應速度更快、更一致。

有了連接的系統和更少的延遲，客戶每次都能獲得及時、可靠的服務。

實施 BPA 的 6 項挑戰是什麼？

1.資料品質與整合

自動化失敗的常見原因並非工作流程本身，而是饋送至工作流程的資料。

即使是最好的自動化系統，也無法對不完整或過時的輸入做太多事。

遇到自動化問題？試試看：

• 在擴充 BPA 之前清理資料管道 - 在自動化之前確保資料確實可用
• 選擇與現有系統整合的工具 - 不再有拼湊的設定或脫節的來源
• 審核關鍵資料輸入的完整性，尤其是驅動決策或分支邏輯的資料輸入

2.變更管理

如果您的團隊將自動化視為威脅而非工具，那麼一切都會變得緩慢。抗拒是正常的，尤其是當員工不清楚他們的工作職能可能會如何改變時。

為了及早獲得認同，請從一開始就讓最終使用者（即員工）參與。詢問他們對痛點的意見，並讓他們參與如何在工作流程中使用自動化。

不要只是宣佈新工具的到來。相反，要以員工的利益為中心，給予清楚的說明。 

取決於您的工作場所如何使用 BPA。可能引入自動化是為了消除摩擦，而不是取代員工。或者您的 BPA 解決方案可以讓員工更專注於複雜的工作，而不是浪費時間在重複性的工作上。

自動化的推出應該是協同合作，而不是自上而下。在任何情況下，都要以同理心和清晰度來引導。

3.系統相容性

現代的自動化工具非常好......直到它們碰到 2007 年的系統，沒有 IT 票就沒有人能碰它。

如果您的 BPA 專案因為僵化的軟體或鎖定的 API 而一直停滯不前，您並不孤單。但是有幾種方法可以讓事情變得更簡單：

• 使用專為混合環境打造的平台。並非所有東西都必須是雲原生的 - 確保您的工具也能與較舊的內部部署系統搭配使用。(這通常需要使用彈性的建置平台，例如Botpress）。
• 尋找預建連接器。您需要編寫的自訂程式碼越少，就越能加快工作進度。

4.安全性與合規性

自動化可以節省時間 - 但如果自動化處理的是敏感資訊，而且不完全安全，就可能開啟一個全新的世界，造成嚴重的錯誤。 

先想想您的自動化會接觸到哪些資料：客戶資訊、財務記錄、員工資料、憑證。所有這些都屬於敏感資料。 

因此，與其將安全性視為事後的考慮，不如將其視為起點。這表示您要選擇一個經過全面認證的 BPA 平台 (或合作夥伴機構)，並且從一開始就將合规性納入考量。

強大的平台提供您掌控一切的工具：

• 設定精細的權限，因此只有適當的人（或機器人）才能接觸特定資料
• 在靜止和傳輸過程中使用加密功能
• 開啟稽核日誌以追蹤活動並及早發現問題

是的，Botpress 預設內建所有這些功能。我們已經幫助數以千計的公司在不影響聊天機安全性的情況下，自動化重要的工作流程。

如果您身處醫療或金融等受管制的產業，請確定您的 BPA 平台已通過 SOC 2、HIPAA 和 ISO 27001 等認證。

5.擴充性

自動化今天可以運作並不代表明天也可以。每天處理 1000 個請求的自動化系統，在處理 10,000 個請求時可能就會出現問題。如果您還沒準備好迎接這種成長，您最終會從頭開始重建。 

與其邊做邊修補，不如從一開始就將擴充能力列為計劃的一部分。 

選擇能與您一同成長的工具，而不是只適用於概念驗證的工具。請考慮您的系統如何處理較高的負載、是否可以隨時間監控效能，以及在工作流程變得更複雜時如何輕鬆適應。 

自動化應該與您的業務一同成長，而不是限制它。

6.成本和資源分配

自動化最大的挑戰之一就是低估了做好自動化所需的時間和預算。帶著良好的意願投入，卻因計畫不周而半途而廢的情況很常見。

與其嘗試一次過將所有事情自動化，不如挑選一個影響力大又容易衡量的工作流程。將其作為試點來運行，看看哪些有效（哪些無效），並利用這些洞察力來引導您的下一步。

小規模起步有助於團隊明智地花費，並為您提供真實的數據，讓您在過程中制定策略。 

您可以從我們的「AI 實作藍圖」（Blueprint to AI Implementation）獲得更多有關如何在組織中實作新AI 系統的資訊。 

5 種業務流程自動化解決方案

1.工作流程自動化工具

如果您要建立任何類型的自動化系統，您將需要一個工作流程自動化平台。這是實際執行您的邏輯 - 運作中的「如果這樣，那麼那樣」部分。

工作流程自動化平台可讓您設計跨不同應用程式和團隊的逐步流程。 

這些平台可讓您設計跨越不同團隊和工具的逐步流程。許多平台提供可視化或低程式碼建構器給非技術人員使用，同時也讓開發人員在需要時能彈性建構複雜的功能。 

是的，有很多選擇。像Botpress、Pipefy、Kissflow、Process Street 和 Monday.com 等平台都能幫助您規劃工作流程，並將無聊的工作自動化。有些更傾向於內部作業，有些則更適合面向客戶的系統。

重點是：如果您仍在使用試算表、表單和Slack 訊息拼接流程，工作流程自動化平台就是您提升等級所需的工具。

2.端對端流程自動化套件

如果說工作流程自動化平台處理的是簡單的事情，那麼端對端流程自動化套件就是全面的作業控制室。

端對端流程自動化套件從頭到尾自動化完整的業務流程，超越個別的工作流程。 想想：跨功能協調、即時追蹤、案例管理、合規性、分析，以及幕後的大量邏輯。

讓我們弄清楚：您不需要這種層級的工具來核准請假申請。但如果您要執行的是企業入職、索賠處理或任何具有大量移動部件、交接和邊緣案例的工作？這就是他們發光發熱的地方。

這就是人們感到困惑的地方。有些人認為他們需要立即使用大型套件。但除非您的工作量或複雜度很高，否則您最好還是先從簡單的開始，然後再慢慢累積。

儘管如此，當您準備好時，有幾個大公司值得您參考：Appian、IBM Business Automation Workflow、Nintex 和 Bizagi 都能為大規模的協調提供強大的實力。

此外，Botpress 也上榜了 - 特別是如果您想要建立強大的、端對端流程，讓人感覺像是在對話，並且直接與您現有的stack整合。(是的，我們有偏見，但也......沒錯）。

簡而言之： 如果您的作業糾纏於交接和手動追蹤，端對端流程自動化套件就是解決問題的平台。

3.數位流程自動化 (DPA) 解決方案

數位流程自動化解決方案是專門用於連接客戶介面與後端系統以創造數位體驗的工具。這些解決方案可確保當客戶提交表單、安排約會或與機器人聊天時，正確的工作流程會在幕後啟動。

因此，如果有人在您的入口網站填寫請求，它不會只是消失在 Google Sheet 和禱告中。它會觸發一些真實的事情：個案被建立、工作流程開始、團隊被提醒。

如果您的流程複雜、面對客戶且依賴多個系統互相交談，這將特別有用。

OutSystems 和 Creatio 等平台正是為此而生。它們將前端互動與流程邏輯及引擎蓋下的自動化相連結。

簡言之:如果您想讓客戶動作觸發真正的工作流程，DPA 是您的最佳選擇。

4.整合導向的自動化平台

以整合為導向的自動化平台旨在連接不同的工具，並透過在這些工具之間即時移動資料來實現自動化工作流程。

這些是連接器。他們並非試圖管理您的整個業務流程，他們只是希望您的應用程式能夠彼此對話，而不需要您擔任中間人。

以整合為主導的自動化平台非常好，如果您需要類似這樣的東西：「當有人在 PandaDoc 簽訂合約時，更新 HubSpot、傳送Slack 通知，並在 Airtable 中標記他們」。簡單、快速，而且不涉及工程票。

說實話：這些工具不是用來處理複雜的邏輯或繁重的工作流程。但如果您是營運、行銷或只是想移除 10 個應用程式之間的手動複製貼上，您就會愛上它們。

Zapier 可能是這裡最知名的名字。Make（前身為 Integromat）給您更多的功能與彈性。Workato 增加了企業級的功能（價格較高）。Tray.io 介於兩者之間，對開發人員較為友善。

您可以在這些平台上做很多事：跨工具同步資料、觸發通知、管理基本的核准流程，甚至縫合面向客戶的輕量自動化。

請記住：您的邏輯越複雜，這些工具就會越快顯示出它們的極限。但對於輕量級自動化而言？它們是隨插即用的工具。

5.智慧型自動化平台

智慧型自動化平台讓事情開始變得......智慧。

與遵循僵化規則的基本工作流程工具不同，智慧型自動化平台混合了人工智慧（即機器學習 ）、 自然語言處理以及基於情境的決策。 因此，您得到的不是「如果 X，那麼 Y」，而是「如果這看起來有點像 X，而且情緒是負面的，文件說 Y，那麼做 Z」。您將得到細微的差異。靈活變通。

當您的資料雜亂無章，或您想要感覺更人性化的自動化時，智慧型自動化平台就特別有用。

那麼實際上會是什麼樣子呢？閱讀不遵循範本的發票。根據語氣排定支援票單的優先順序。根據過往模式自動對文件進行分類或做出路由決策。這些都是可行的。

其中一些大廠包括 UiPath、Microsoft Power Automate + AI Builder 以及 Automation Anywhere。每種產品都混合了傳統自動化與人工智能。

Botpress 在這方面也很適合，尤其是如果您想要人工智慧代理能了解使用者的問題、自然地回應，並根據意圖觸發後端的工作流程。

底線？如果您的自動化系統需要閱讀字裡行間的意思，智慧型自動化就是您的最佳選擇。

(有興趣？我們的智慧型流程自動化文章會詳細探討這些平台）。

如何實施業務流程自動化：逐步指南

推出業務流程自動化不一定要從第一天開始就進行大規模的AI 數位轉換。最好的實作都是從小處著手。 

無論您是要將第一個內部工作流程自動化，還是要取代拼湊的舊工具，這份循序漸進的指南都能幫助您清晰地處理 BPA。

1.找出摩擦的位置

在您開始繪製流程圖或比較自動化工具之前，請退一步問：究竟是什麼拖慢了團隊的腳步？

每家公司都有一些令人痛苦的手動流程、容易出錯的流程，或是令人討厭的流程。這正是自動化可以發揮真正作用的地方 - 而不只是在工作流程中最容易被忽略的地方。

如果您不確定該從何著手，請與工作人員討論。什麼是重複性工作？什麼會造成延誤？哪些工作一直做錯？您也可以查看支援票單、使用者抱怨或系統資料來找出瓶頸。

2.瞭解目前的流程

"不要自動化您不瞭解的東西」應該是任何 BPA 遊戲手冊中的第一條規則。

要將笨拙的流程自動化很容易讓人興奮，但如果您沒有花時間搞清楚該流程實際上是如何運作的（以及為什麼要這樣運作），您就會為自己日後的痛苦埋下伏筆。

這就是快速深入瞭解的好處。即使是像 「誰開始這個工作流程？」或 「事情通常會在哪裡卡住？」這樣的基本問題，也能為您省下返工的時間。

另外：不要跳過亂七八糟的部分。邊緣案例、人們用來讓事情運行的一次性變通方法 - 這些正是自動化容易出問題的地方。

請務必尋找：

• 誰在什麼情況下啟動工作流程？
• 目前涉及哪些系統？哪些不能很好地配合？
• 交接在哪裡發生？哪些地方最常發生交接失敗？
• 哪些步驟需要手動變通？

3.研究 BPA 解決方案

一旦您規劃出您目前的流程，並知道您想要改善什麼，就該選擇您的工具了。但問題是：並沒有放之四海皆準的 「最佳 」BPA 平台。

有些是專為簡單的自動化任務所設計。另一些則是為複雜的多步驟工作流程與大量的整合而設計。所以真正的問題是，什麼才適合您呢？

您要弄清楚您的團隊技術水平如何、BPA 工具需要插入哪些系統，以及工作流程需要有多大的彈性。有些公司需要開發人員級別的客製化。其他公司則只需要開箱即可使用的工具。

您可以用三種方式來處理這個問題：

輕量級工作自動化

這些工具專為快速和簡單而設計。如果您要自動執行簡單、重複性的工作，這些工具是您的最佳選擇。

它們最適合用於 PTO 請求、簡單的導線路由或「如果這樣，那麼那樣」的邏輯 - 不需要複雜決策或多步驟協調的事情。

尋找以下功能：

• 與您的 CRM 或票務工具的預建整合
• 簡單的拖放式工作流程建立工具
• 可擴充性或複雜性的明確限制

此類受歡迎的平台包括Botpress、Zapier、Automate.io，以及Notion automations 等內建工具。

如果您是第一次測試 BPA 或需要速戰速決，這些都是極佳的起點。

中階工作流程自動化

此層級是自動化開始變得更強大的地方。它非常適合那些已經超越了基本任務自動化，現在需要工作流程來回應更多自適應性條件或需要某種形式的人在迴圈決策的團隊。

您可能會根據交易規模進行路由批核、根據情緒升級支援票單，或在 CRM 中的客戶資料發生變化時觸發多步順序。 

這些工具通常在易用性與功能之間取得平衡。您仍可獲得無程式碼或低程式碼介面，但對於邏輯、異常和角色的控制卻更多。

中階工作流程自動化平台的一些常見功能包括

• 分支邏輯和條件路徑
• 基於角色的權限
• 同時支援結構化流量與彈性例外處理

此領域的某些工具還提供內建的稽核追蹤功能，以及與 CRM、ERP 或知識庫等關鍵業務系統的整合。

受歡迎的平台包括Botpress、Pipefy、Kissflow、Asana Premium/Business（具備規則和自動化功能），以及具備工作流程邏輯的 Monday.com。

最後，當您想要為業務作業帶來更多架構與複雜性時，中階工具是很好的選擇，但又不會完全進入企業模式。您仍可獲得速度與存取性，但控制力更強。

企業級 BPA

這些是您的重型平台，專為處理跨多個團隊和系統的端對端工作流程而打造。它們專為規模和複雜性而設計 - 是全球營運或多層核准鏈的理想選擇。

如果您的流程橫跨數個系統 (CRM、ERP、HRIS、自訂資料庫)，或是您需要對合規性進行精細控制，企業級 BPA 就是您的最佳選擇。

企業平台是關於協調。這意味著工作流程可以處理異常、同步工具間的即時資料，並在不影響步調的情況下維持合規性。

需要尋找的功能包括

• 全面的整合支援
• 強大的合規性功能和稽核追蹤
• 方便協作的設計

此層級的平台通常具備內建分析、SLA 追蹤、沙箱環境及以角色為基礎的管理，以支援規模與複雜性。

受歡迎的廠商包括Botpress、ServiceNow、Nintex、IBM watsonx 和 Appian。

請記住：無論您選擇什麼平台，它都應該能配合您的團隊現有的運作方式。如果該工具迫使您重新思考您的整個流程，使其符合您的需求，那麼該工具就不適合您。

4.試行所選的解決方案

在您全力投入自動化之前，請先從單一工作流程開始。只有一個。 

將其視為您的試運行。這是經典 Crawl-Walk-Run 模型中的「爬行」。

挑選一些簡單但有價值的事情。也許是自動化 PTO 申請的核准方式。或是路由新的支援票單。關鍵是它是可衡量的 - 節省的時間、更快完成的任務、更少的手動錯誤。

您可以使用新的 BPA 工具手動建立此功能，如果您準備好了，也可以讓 AI 來處理邏輯和邊緣案例。 

有些團隊在沙箱中進行試用。其他團隊則是以小團隊的方式上線，並密切監控結果。無論是哪種方式，您都可以了解到哪些地方會失敗、哪些地方需要調整，以及實際上會產生什麼影響。

如果試點成功？恭喜你您得到了證明點。利用它來完善您的設定，並為更廣泛的鋪設提出理由。如果不成功？更好的是，您在擴展之前就發現了問題。

如果您需要深入了解如何組織這類推出，請查看我的才華洋溢的同事所寫的關於策略性聊天機器人實施的文章。它涵蓋了如何從爬到走再到跑，而不會絆倒自己。

5.訓練您的團隊

即使是最好的自動化設定，如果團隊不瞭解它，或更糟的是，如果他們覺得它是高高在上、沒有上下文的傳達，那麼它也不會持久。

自動化應該讓人覺得是有用的升級，而不是突如其來的取代。如果人們不知道如何將自動化融入日常工作流程，或是發生故障時該去哪裡處理，他們就會很快恢復舊習慣。

因此，不要只是丟給他們一個登入帳號。告訴他們如何在他們的世界中運作。向他們展示這能為他們帶來什麼。讓他們明白這是為了減少重複性工作，而不是為了削減人頭。

您如何推出此功能將取決於您的團隊規模和設定，但強大的採用通常會從以下幾方面開始：

• 針對特定角色的演練，讓每個團隊都能了解如何應用在他們的工作上
• 快速參考指南或簡易織機，當您忘記哪個按鈕是做什麼的時候可以使用
• 開放頻道Slack、電子郵件等) 以提出問題、回饋或報告問題

換句話說：讓自動化覺得是一種工具，而不是一種威脅。

6.擴展和迭代

您的 BPA 試驗成功並不代表您就大功告成了。最好的自動化系統都是隨著時間演進的，太快擴充而沒有精進是快速破壞東西的方法。

當您從第一個工作流程中看到價值後，請小心擴充。增加新的使用個案、加入更多的團隊，並開始建立一個能隨著成長而改善的系統。

這是迭代最重要的地方。持續監控關鍵信號：工作流程是否完成得更快？錯誤率是否下降？人們是否真的在使用新系統？

然後，邊走邊做小調整：

• 收緊邏輯。如果步驟一直在相同的地方發生故障，請重新檢視您的觸發器或條件。
• 改善交接。在工作流程觸及多個團隊或工具時，增加清晰度。
• 追蹤採用情況。如果使用率下降，請與團隊討論。流程是否令人困惑？手動工作是否逐漸回流？
• 重新檢視指標。您追蹤的 KPI 對嗎？必要時增加新的指標（例如，週轉時間、任務完成率）。

一旦各個環節都順利運作，就可以建立內部操作手冊。如此一來，其他團隊就可以在已經運作的基礎上繼續發展，而無需從頭開始。

什麼是業務流程自動化用例？

人力資源入職

入職聽起來很簡單，直到您意識到其中牽涉許多動作。要建立帳戶、收集文件、提供設備、填寫行事曆，等等，不勝枚舉。

在沒有自動化的情況下，大部分的工作都是透過無止盡的電子郵件線程和試算表更新來完成。這會很慢、很容易出錯，而且說實話？對每個人來說都是件頭痛的事。

讓我們來看看 BPA 如何讓人力資源部和新員工都能順利入職。

在接受要約的一刻觸發工作流程

一旦候選人同意，神奇的事情就開始了。BPA 工具可以在您的 HRIS 中自動建立員工記錄、發送歡迎電子郵件和合規表單，並啟動下一個步驟，而無需每個部門的人手推動。

試想一下：在簽訂聘用合約的同時，IT 團隊就會收到設定筆記型電腦和使用者帳戶的通知單。同時，新員工也會收到個人化的入職電子郵件，以及上傳任何需要提交文件的連結。

無需反覆的排程

新生訓練、福利登記、第一天報到 - 所有這些都可以自動排程。 

BPA 工具可以根據可用性預留時段，並將確認訊息傳送給所有相關人員，而不是手動協調各個行事曆。

瞧。不會錯過任何步驟，新員工也會真正感受到歡迎。

是什麼工具讓這一切成真？

您通常會看到工具的組合：HRIS 平台（如 BambooHR 或 Personio）處理員工的資料，工作流程自動化工具（如 Kissflow 或 Pipefy）協助將任務縫合在一起，而 ITSM 工具（如 Jira Service Management）則確保技術設定不會出錯。

客戶支援

說實話。支援人員浪費太多時間在與實際幫助客戶無關的事情上。整理票單。分配優先順序。找出誰應該處理什麼。與此同時，客戶卻在等待。

這就是自動化（以及在客戶服務中使用AI）的用武之地。這並非取代您的支援團隊，而是要清理他們的工作，讓他們可以專注於解決真正的問題。

自動分流

當收到支援請求時，總有人（或某件事）要弄清楚請求的內容。是帳單問題嗎？錯誤？客戶是生氣還是只是困惑？

BPA 系統可以完全解決這個問題。BPA 系統可使用 AI（例如：情感分析、關鍵字比對或帳戶歷史）自動分類和優先排序票單。因此，座席不需要略過每個請求，而是直接將他們放入最需要的請求中。

智慧型路由

一旦票單被分類，下一步就是將它傳送給正確的人。如果是手動完成，光是這一步就得花上好幾個小時。

有了 BPA，路由會立即發生。帳單問題會轉到財務部。一個高優先級的產品錯誤會直接轉到工程部門。VIP 客戶的問題會標示給您的資深經紀人。您可以建立任何所需的邏輯，而一切都在背景中執行。

自動填寫和狀態更新

每個支援人員都知道從一個系統複製和貼上客戶資訊到另一個系統的痛苦。 

但如果您的 BPA 連接到 CRM 或內部工具，它就可以在座席接觸票單之前，將相關資料預先填入票單欄位。

您也可以使用自動化功能傳送即時狀態更新或跟進待定回覆。這意味著團隊的手動工作更少，客戶的體驗更順暢。

讓這一切更輕鬆的工具

Zendesk 和 Freshdesk 等平台已內建 BPA 功能。搭配人工智能驅動的路由工具以及與 CRM 或內部知識庫的整合，您就擁有了一個可擴充的支援引擎。

告別重複的管理任務。 

合約管理

手動管理合約？歡迎體驗版本控制的混亂和錯過截止日期。自動化合約工作流程可帶來急需的秩序與速度 - 這要歸功於採購領域的 AI！

自動產生合約

最適合：標準協議，如 NDA、SOW 或 MSA。

它的功能： 根據 CRM 或表格輸入，從模板中提取資料並自動填入詳細資訊。

熱門建議： 鎖定關鍵欄位以避免未經授權的編輯，但保留自訂條款的空間。

供審閱和電子簽名的路徑

最適合內部核准、跨團隊協作和客戶簽名。

它的功能：根據預先定義的規則，在適當的時間將合約傳送給適當的人，例如法律、財務、經理或客戶。

熱門建議：使用可追蹤誰開啟和簽署了什麼的工具，讓您永遠不會猜測事情卡在哪裡。

追蹤變更並設定提醒

最適合：保持合約合規和最新。

它的功能：將編輯和核准記錄在稽核記錄中，然後發送續期或即將進行的合規性審查提醒。

熱門建議：別等人記起 - 在關鍵日期前 30、60 或 90 天設定自動通知。

是什麼工具讓這一切成真？

常見的工具包括 CLM 平台（如 Ironclad、DocuSign CLM）、文件自動化工具、工作流程和電子簽名平台（如 PandaDoc、HelloSign）。

發票和費用處理

手動處理發票是一種耗費時間和耐心的工作。從 PDF 複製數字、翻閱電子郵件尋求核准、追蹤人員索取收據 - 難怪財務團隊工作過度疲累。

讓我們來分析一下 BPA 如何幫助清理這方面的問題。

擷取發票資料

第一步：摒棄手動輸入。具有 OCR 或 AI 功能的 BPA 工具可以掃描發票，並自動找出關鍵細節，例如供應商名稱、金額、到期日、細列項目。這意味著不再需要在檔案和試算表之間劃分。

與 PO 或預算匹配

一旦資料輸入後，您需要將它與某些東西配對。例如，現有的採購訂單或部門預算。 

自動化會即時處理，並標示任何不一致的地方，因此沒有任何東西會被忽略。

審批路徑

與其發送「嘿，您能批准這個嗎？」的電子郵件，不如讓 BPA 來處理路由。它可以根據規則將正確的發票發送給正確的人。

是的，這也會提醒他們。

與會計工具同步

當一切簽核完成後，BPA 可將已核准的發票自動推送至您的會計軟體。無需額外的資料輸入。只需完成。

Tipalti、Airbase、Ramp、QuickBooks 和 NetSuite 等工具可輕鬆進行此設定。如果您的財務團隊仍在手動完成所有工作......讓我們來解決這個問題。

下月部署 AI 解決方案

自動化是現代團隊加快進度並專注於真正重要工作的方式。

Botpress 是一個會話式 AI 平台，提供團隊建立強大業務流程自動化的工具 - 從簡單的工作流程到複雜的多系統整合。

透過可視化流程建立器、無限整合和多語言支援，任何人都可以啟動可擴充的自動化，而無需編寫任何程式碼。

今天就開始建立。這是免費的。

常見問題

什麼是業務流程自動化 (BPA)？

BPA 是指使用技術將例行工作流程自動化。它通常涉及部署軟體工具和應用程式，以簡化重複性工作、減少人工操作並提高整體效率。

哪些業務流程最適合自動化？

經常發生且遵循明確規則的流程是自動化的理想候選。例如，員工入職、採購核准、客戶服務互動和資料輸入都可以自動化，以節省時間並減少錯誤。

RPA 和 BPA 有何差異？

機器人流程自動化 (Robotic Process Automation, RPA) 使用軟體機器人來執行簡單、重複性的工作，例如資料輸入，而業務流程自動化 (Business Process Automation, BPA) 則連結不同的系統來自動化整個工作流程和多個流程步驟，以達到更全面的改善。

誰會從自動化業務流程中獲益？

自動化提供全面的價值。企業可以節省時間和金錢，員工可以專注於更重要的策略性任務，而客戶則可以享受更快速、更可靠的服務。

如何衡量 BPA 的 ROI？

投資報酬率可透過監控關鍵績效指標（如處理時間縮短、成本節省、資料準確性與合規性改善，以及客戶滿意度提升）來追蹤。團隊的定期檢閱和回饋有助於確保 BPA 實現預期效益。

BPA 需要多久才能見效？

雖然某些效率的提升可能在幾個月內就會顯現出來，但全面的效益往往需要更長的時間才能實現。重要的是，要採取分階段的方法並持續優化，以實現 BPA 的長期價值。