雖然業務流程自動化 (BPA) 的知名度正急速攀升，但多年來它一直在改變公司的營運方式。
BPA 通常被視為 AI 整合和聊天機器人在企業中的完美用例：整個工作流程和複雜流程的自動化，以提升效率。
事實上，有50%的組織計劃在未來將流程自動化。
在這篇概述中，我們將解釋什麼是 BPA、實施 BPA 時常遇到的挑戰，並說明如何成功實施 BPA 策略。
什麼是業務流程自動化？
業務流程自動化 (BPA) 是利用軟體處理複雜和重複任務的策略方法。
它專注於簡化日常運作，確保業務順利進行。
業務流程是公司為完成特定任務所遵循的一連串步驟。例如，考慮處理訂單所涉及的工作流程 - 從接收訂單到最終交付。
自動化這些工作流程有助於減少手動錯誤，並釋放員工的時間，讓員工專注於更高價值的活動。
在這種情況下，自動化的運作方式可能如下：
- 當收到訂單時，軟體會自動驗證訂單的詳細資料、更新庫存、處理付款，並傳送確認電子郵件給客戶。
- 系統隨後會將訂單資訊轉發給運送部門或第三方物流供應商，自動產生運送標籤和追蹤號碼。
RPA 和 BPA 有何差異？
BPA 和機器人流程自動化(RPA) 聽起來很相似，但實際上卻有很大的差異。
RPA 通常包括編寫基本軟體機器人（或稱「機器人」）的程式，讓其使用與人類相同的圖形化使用者介面來執行資料輸入等重複性工作。
相比之下，BPA 解決方案通常在幕後或獨立於使用者介面運作，自動執行複雜的工作流程，並在需要時檢索資訊。
訓練 RPA 機器人可以像記錄人類執行任務一樣簡單，而 BPA 解決方案通常需要更多的策略規劃和整合。
在許多情況下，BPA 涵蓋更廣泛的使用個案，並提供更全面的端對端解決方案。通常，BPA 系統將 RPA 作為其更廣泛功能中的一個組成部分。
BPA 工具的主要功能和組件
業務流程自動化工具旨在透過自動化複雜的工作流程和整合不同的系統來簡化作業。這些解決方案通常包含數個核心元件，共同運作以提高效率並減少人工干擾：
工作流程自動化
BPA 工具允許企業設計、執行和監控自動化工作流程，以取代重複的手動工作。這可確保流程的標準化和運行的一致性。
資料整合
旨在自動化業務流程的工具必須與各種資料來源和系統 (如 ERP、CRM 和其他傳統應用程式) 整合，以提供統一的資訊檢視。這有助於即時決策並減少資料孤島。
流程繪製與設計
許多 BPA 平台都提供可視化工具來繪製現有流程。這些工具可讓團隊在實施自動化之前重新設計工作流程，以獲得最佳效能。
即時監控與報告
BPA 工具通常包含儀表板和分析功能，可提供流程績效的全面檢視。這些工具可持續追蹤關鍵指標並指出需要改進的地方，使組織能夠優化工作流程並提高整體效率。
安全性與合規性
鑑於商業資料的敏感性，強大的 BPA 解決方案必須建置全面的安全架構，以保護重要資訊，同時確保符合法規。
他們執行嚴格的存取控制，並部署先進的加密技術，持續監控以保障資料的完整性。
可擴充性和靈活性
最佳的 BPA 工具可隨著您的業務擴充，以適應成長和不斷演進的流程需求。它們提供可自訂的功能和整合能力，以適應各種產業和使用個案。
業務流程自動化的優點
提高效率
將重複性工作自動化可加快作業速度，並確保各個流程的一致性，讓員工有更多時間專注於創新。
節約成本
減少手動介入和錯誤可降低營運成本，騰出資源用於成長和策略性投資。
增強資料精確度
透過自動化的資料整合與處理，BPA 將錯誤降至最低，並提供可靠、即時的關鍵業務資訊檢視。
改善合規性和風險管理
標準化的流程和內建的稽核追蹤有助於維持對法規要求的遵循，降低發生法規遵循問題的風險。
更好的客戶服務
簡化的客戶互動和自動化的資料處理，帶來更快的回應時間和更個人化的體驗。
實施 BPA 的共同挑戰
實施業務流程自動化可能會帶來巨大的改變，但也經常會遇到一些挑戰。以下是常見的障礙及克服策略
資料品質與整合
挑戰
確保資料的準確性和無縫整合是非常困難的。品質不佳的資料可能會使自動化流程脫軌並導致錯誤。
方法
- 制定健全的資料管理策略。
- 投資於有效的資料清理工具。
- 建立標準化協議，以維持各系統的一致性。
變更管理
挑戰
從手動流程過渡到自動化可能會造成團隊成員的不確定性，他們可能會擔心變動或工作保障。
方法
及早讓您的團隊參與，清楚溝通 BPA 的好處，並提供有針對性的訓練，協助每個人順利適應。
系統相容性
挑戰
將 BPA 工具與傳統系統整合可能很複雜，如果不小心管理，可能會打亂現有的工作流程。
方法
徹底檢視您目前的技術環境，並選擇專為順利整合而設計的自動化工具。
安全性與合規性
挑戰
業務流程自動化增加了保護敏感資料和遵守法規標準的需求。
方法
利用強大的加密功能、有效的存取控制和定期稽核來強化安全措施，以確保符合法規並保障作業安全。
擴充性
挑戰
適用於小型團隊的 BPA 解決方案可能無法滿足成長中組織的需求。
方法
選擇具有模組化架構的平台，可隨著您的業務發展而擴充或升級。
成本與資源分配
挑戰
BPA 的初始投資可能相當龐大，平衡成本與預期效益至關重要。
方法
從試驗計劃開始，以測試系統的有效性、收集回饋和衡量績效。這種分階段的方法有助於在全面推行之前完善您的策略並有效管理資源。
業務流程自動化解決方案的類型
BPA 解決方案有多種類型，旨在簡化業務運作的不同方面。這些解決方案的重點各有不同，從重複性工作的自動化到整合複雜的工作流程和資料來源。
工作流程自動化工具
這些工具透過自動化重複性工作、管理文件流程和批核，簡化日常流程。如此一來，就能確保日常作業保持一致且有效率。
數位流程自動化 (DPA)
DPA 透過整合各種數位通路來強化傳統工作流程的自動化。此方法可連結網路介面與其他客戶接觸點，創造出可改善使用者體驗與回應能力的無縫環境。
企業整合平台
這些平台的設計是為了連接組織內不同的系統。它們有助於不同應用程式之間的順暢資料流和即時通訊，確保業務流程的各個方面都能協調一致地運作。
智慧型自動化
智慧型自動化在傳統 BPA 的基礎上，融入了人工智能元素，例如機器學習和自然語言處理(NLP)。這種方法不僅能自動執行例行性工作，還能讓系統從資料中學習，並做出明智的決策。
如何實施業務流程自動化：逐步指南
實施業務流程自動化並不是一件難事。以下是一份簡單直接、循序漸進的指南，可協助您開始使用。
1.識別核心流程
首先確定您的核心流程。看看耗費大量時間和資源的任務 - 想想訂單處理或文件批核等流程 - 並確定哪些是成熟的自動化流程。
2.評估現有的工作流程
仔細檢視您的團隊目前如何運作，並找出任何瓶頸或低效率的地方。這種瞭解將有助於您選擇正確的自動化工具。
3.研究 BPA 解決方案
探索符合您需求的各種工具。考慮以下因素
- 與您現有系統的整合能力
- 可隨業務成長而擴充
- 易於使用，可順利採用
例如，如果您正在尋找 AI 驅動的解決方案，Botpress 等平台可能是個不錯的選擇。
4.試行所選的解決方案
探索符合您需求的各種工具。考慮以下因素
- 與您現有系統的整合能力
- 可隨業務成長而擴充
- 易於使用，可順利採用
例如，如果您正在尋找 AI 驅動的解決方案，Botpress 等平台可能是個不錯的選擇。
5.訓練您的團隊
提供全面的訓練和明確的文件，確保每個人都瞭解新系統的運作方式。有效的訓練可協助您的團隊快速上手，並自信地使用技術。
6.整合並擴大規模
一旦試用成功，就逐步將 BPA 解決方案的使用範圍擴大到所有專案。持續監控關鍵績效指標，並視需要調整方法，以確保長期效益。
業務流程自動化使用案例
三分之二的組織至少在一項業務功能中實現了業務流程自動化。以下是自動化在各行各業中的一些使用案例。
人力資源入職
自動化可以簡化整個招募流程，從候選人篩選、面試排程到入職文件管理。
例如，人力資源系統可能會與應徵者追蹤系統整合，以自動更新應徵者記錄，並在應徵者受僱後啟動入職工作流程。
客戶服務自動化
在酒店或金融等行業中，AI 聊天機器人可以大大改善客戶體驗。
舉例來說，飯店聊天機器人可以透過以下方式簡化住客報到程序：
- 有效率地處理有關可用設施的查詢
- 提供個人化的當地建議
同樣地，財務聊天機器人也能快速解決帳單查詢和處理例行交易，確保客戶能迅速獲得支援，而不會因人工介入而延遲。
合約管理
自動化合約管理系統可簡化整個合約生命週期，在進入最終核准之前處理起草和審核等關鍵階段，同時確保符合法律規定。
例如，合約管理解決方案可以
- 自動產生標準範本
- 傳送合約以進行數位簽章，並將變更擷取至集中式儲存庫
此方法可減少手動錯誤，並加快處理速度，讓法律與採購團隊能專注於策略談判。
發票和費用處理
在財務領域，自動化透過擷取資料並與採購訂單進行比對，改變了發票和費用的處理方式，而無需人工介入。
這些工具可自動更新財務記錄，而非依賴繁瑣的資料輸入，從而提高準確性和更有效的財務控制。
透過簡化開支核准與對帳流程，組織可以減少行政開銷，加快財務運作。
下月部署 AI 解決方案
AI 聊天機器人很快就在客戶服務、內部營運和電子商務等企業中大量採用。
遲鈍的公司將會感受到錯過 AI 浪潮的後果。Botpress 是專為企業打造的無限擴充殭屍建置平台。我們的stack 可讓開發人員建立具備任何功能的聊天機器人和 AI 代理。
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常見問題
什麼是業務流程自動化 (BPA)？
BPA 是指使用技術將例行工作流程自動化。它通常涉及部署軟體工具和應用程式，以簡化重複性工作、減少人工操作並提高整體效率。
哪些業務流程最適合自動化？
經常發生且遵循明確規則的流程是自動化的理想候選。例如，員工入職、採購核准、客戶服務互動和資料輸入都可以自動化，以節省時間並減少錯誤。
RPA 和 BPA 有何差異？
機器人流程自動化 (Robotic Process Automation, RPA) 使用軟體機器人來執行簡單、重複性的工作，例如資料輸入，而業務流程自動化 (Business Process Automation, BPA) 則連結不同的系統來自動化整個工作流程和多個流程步驟，以達到更全面的改善。
誰會從自動化業務流程中獲益？
自動化提供全面的價值。企業可以節省時間和金錢，員工可以專注於更重要的策略性任務，而客戶則可以享受更快速、更可靠的服務。
如何衡量 BPA 的 ROI？
投資報酬率可透過監控關鍵績效指標（如處理時間縮短、成本節省、資料準確性與合規性改善，以及客戶滿意度提升）來追蹤。團隊的定期檢閱和回饋有助於確保 BPA 實現預期效益。
BPA 需要多久才能見效？
雖然某些效率的提升可能在幾個月內就會顯現出來，但全面的效益往往需要更長的時間才能實現。重要的是，要採取分階段的方法並持續優化，以實現 BPA 的長期價值。
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