自動化中的 RPA 是什麼？

雖然近年來 RPA 越來越受歡迎，但其實它已經改變企業流程多年。

RPA 常被視為 AI 整合或企業聊天機器人的最佳應用案例：自動化重複且瑣碎的工作。

在本篇概覽中，我們將說明 RPA 的運作原理、類型、適合自動化的任務，以及如何部署 RPA 解決方案。

什麼是 RPA？

機器人流程自動化（RPA）是企業流程自動化的一種。它利用軟體機器人或AI 智能代理來自動執行重複、基於邏輯的人機任務。

RPA 軟體結合自動化、電腦視覺與機器學習，可自動化所有基於規則的電腦任務。

RPA 可以自動化哪些任務？

RPA 最適合自動化重複、基於規則且涉及結構化數位資料的任務。

這些任務可以由人員觸發——例如員工指示 RPA 分類並歸檔新資料——也可以自動觸發。

什麼時候該使用 RPA？

隨著 AI 及相關解決方案快速發展，企業有時很難判斷哪種方案最適合自身需求。

許多任務都能用 RPA 自動化，但若任務較為複雜，選擇更進階的解決方案可能更合適。

適合使用 RPA 的情境

RPA 最適合自動化重複性任務、整合舊系統、處理結構化資料，以及任何需要大量處理且決策需求低的工作。

因此，若企業想自動化發票處理、帳務核對、操作舊主機系統或處理客戶訂單，RPA 是理想選擇。

適合選擇其他 AI 解決方案的情境

有許多任務並不適合 RPA 處理，包括：

• 處理非結構化資料
• 個人化互動
• 預測分析
• 決策判斷
• 持續學習

因此，若企業希望用 AI 解決方案來分類並自動回覆客戶郵件，更適合選擇自然語言處理軟體或對話式 AI。

如果企業想用 AI 預測趨勢，應選擇機器學習方案；若想自動與客戶互動，則應選擇AI 聊天機器人而非 RPA。

RPA 應用案例

RPA 軟體應用廣泛——幾乎所有重複、基於邏輯的數位任務都能自動化。不過，當這類任務量大時，投資 RPA 的效益會更明顯。

以下是 RPA 解決方案最常見的幾種應用：

價格與系統監控

RPA 非常適合自動化持續監控價格與系統效能。機器人可追蹤各平台價格變動，確保公司價格具競爭力且即時更新。

在系統監控方面，RPA 可檢查效能問題並針對異常發送警示。這類 RPA 機器人通常會在軟體或系統背景中持續運作。

薪資處理

薪資及其他組織會計作業通常定期執行，因此非常適合用 RPA 自動化。

資料管理

大多數 RPA 應用都屬於「資料管理」範疇。各行各業常見的 RPA 資料管理任務包括：

• 資料輸入
• 資料擷取
• 資料驗證
• 資料遷移
• 資料清理
• 資料庫更新
• 資料核對
• 資料排序與分類

這些廣泛的任務幾乎適用於任何產業或情境——不同的只是資料類型及處理方式。

訂單履行

像訂單履行這類重複性工作——包括包裝與出貨處理——非常適合 RPA。這類任務需要高度準確性，涉及大量資料輸入與驗證，且流程會重複數千次。

文件

RPA 可用於確保合規與文件紀錄。

例如，律師事務所在填寫複雜文件時，可利用 RPA 自動填入正確資訊、驗證完成度與正確性，並確保最終文件符合法規標準。

RPA 機器人也能依員工需求歸檔、調閱文件與資料，甚至建立稽核紀錄以追蹤流程與變更。

RPA 類型

無人值守 RPA

無人值守 RPA 機器人可獨立運作，無需人工介入。它們可依排程自動執行、由特定事件觸發，或全天候 24 小時運作。

例如，無人值守 RPA 機器人可在每天工作結束時批次處理資料，或自動執行薪資流程。

有人值守 RPA

有人值守 RPA 機器人與人員協同工作，通常由使用者主動觸發。這類機器人協助需要人工介入或判斷的任務。

例如，客服人員在通話時可用有人值守 RPA 機器人調閱客戶資訊。

混合型 RPA

混合型 RPA 結合了有人值守與無人值守 RPA。這類機器人需要時會與人互動，其他時候則可獨立運作。

這些機器人用於串接需要人工參與與可完全自動化的任務流程。

例如，混合型 RPA 機器人可在通話時協助員工，通話結束後自動處理剩餘的任務。

智慧型 RPA

智慧型 RPA——有時稱為智慧自動化——是指傳統 RPA 結合人工智慧技術。這些技術可能包括自然語言處理、機器學習或電腦視覺。

單靠 RPA，主要是遵循嚴格規則，處理可預測、結構化的任務。當步驟重複且資料乾淨一致時效果最佳。

但結合 AI 後，RPA 機器人能開始辨識模式、解讀文字，甚至做出情境判斷。

RPA 有哪些好處？

和其他 AI 相關解決方案一樣，RPA 因其高效且具成本效益而快速普及。由於重複性任務容易出現人為錯誤，RPA 也能提升整體準確率。

提升生產力

RPA 機器人能比人類更快處理重複且耗時的任務，讓員工能專注於更具策略性的工作。

降低成本

自動化基於規則的任務能大幅減少企業人力成本，尤其是在 RPA 系統規模擴大或應用於多個業務流程時。

提升準確性

RPA 能減少資料輸入、計算及文件處理等流程中的人為錯誤，提升準確率並降低高額錯誤成本。

如果公司希望嚴格記錄操作，這些機器人也可以被設定為嚴格遵循法規與合規指引。

提升員工滿意度

當員工能專注於有趣的工作，而不是重複且單調的任務時，他們對工作的滿意度會更高。

可擴展且具適應性

RPA 解決方案可根據企業需求彈性擴充或縮減，無需投入大量基礎設施或資源。

若業務流程或法規要求有所變動，也無需重新訓練員工——只需快速重新設定或更新 RPA 機器人，即可符合新標準。

企業級 RPA

企業級 RPA 指的是在組織內大規模部署 RPA，以滿足企業複雜需求，並常跨足不同業務流程。

這涉及導入穩健、安全、可擴展，且能在多個部門或職能間處理大量交易的 RPA 解決方案。

就像 企業級聊天機器人 一樣，企業級 RPA 必須符合其管轄範圍與應用情境下的所有資料安全與隱私要求。這通常包括使用稽核追蹤與基於角色的存取控制，以遵循內部政策、產業標準及法規要求。

如何部署 RPA

RPA 會模擬人類與數位系統互動時的操作，依照一套指令來處理資料、執行交易及與其他系統溝通。

以下是部署 RPA 的步驟說明：

1. 識別合適的任務

實施 RPA 的第一步是找出那些重複性高、依規則執行且耗時的任務。

接著將這些任務流程進行繪製，了解其中的具體步驟，包括資料輸入、決策點及完成流程所需的動作。

2. 設計並建立機器人

任務流程繪製完成後，開發人員或業務分析師會設計 RPA 機器人，建立指示機器人執行細節的腳本或工作流程。

3. 部署機器人

機器人設計完成後，會部署到其運作的環境——通常是在公司現有的軟體應用程式中。機器人會像人類一樣操作軟體，瀏覽介面、輸入資料並執行指令。

4. 機器人執行

機器人部署後，會自動開始執行任務。它可以登入應用程式、移動檔案、填寫表單，或從文件中擷取資料。

5. 機器人監控

機器人開始運作後，可透過控制儀表板即時監控。企業可追蹤機器人效能、管理其活動，並根據需要進行調整。

若發生系統錯誤或流程變更等問題，可重新設定機器人以適應新情況。

6. 持續優化

RPA 並非一次性部署後就不需管理的解決方案。隨著流程演變，機器人可能需要更新，以處理新任務或調整現有工作流程。

此外，隨著企業對 RPA 的熟悉度提升，通常會發現更多可自動化的領域，進而持續擴展自動化應用。

下個月部署 AI 解決方案

AI 聊天機器人在企業中的普及率正快速提升——無論是客服、內部營運還是電商。慢一步採用的公司，將會錯過 AI 浪潮帶來的機會。

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常見問題

1. RPA 跟 AI 一樣嗎？有什麼不同？

RPA（機器人流程自動化）與 AI 不同。RPA 透過模仿使用者操作（如點擊、輸入）來自動化規則型任務，而 AI 則是模擬人類推理，並從資料中學習以做出決策。RPA 屬於確定性，依照腳本執行；AI 則是機率性且具適應性。

2. RPA 與傳統自動化工具有何不同？

RPA 與傳統自動化的主要差異在於，RPA 透過使用者介面與應用程式互動（就像人類一樣），不需複雜的系統層級整合。傳統自動化需要 API 存取或後端程式設計，而 RPA 可透過模擬滑鼠點擊與鍵盤輸入，更快速部署。

3. 沒有程式知識也能用 RPA 嗎？

可以，RPA 不需要程式知識。多數現代 RPA 平台（如 UiPath、Power Automate）都提供拖拉式、無程式碼介面，讓業務用戶能透過視覺化流程建立自動化。

4. RPA 有哪些風險或限制？

RPA 的限制包括脆弱性——當應用程式的使用者介面變動時，機器人可能會失效。RPA 也難以處理非結構化資料（如電子郵件或掃描文件），無法執行需要人類判斷的任務。

5. RPA 如何與 AI 聊天機器人或語音助理協作？

RPA 可執行由 AI 聊天機器人或語音助理觸發的後端流程，例如建立支援單或發送發票。聊天機器人負責前端對話，RPA 則在背景靜默執行交易任務，實現端到端自動化解決方案。