Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

Ik heb ooit een supply chain-team een enkele inkooporder door zeven systemen en vier mensen zien sturen. Het duurde vijf dagen. De bestelling zelf? $72 aan printertoner.

Toen ik met het team sprak, kon niemand me vertellen waarom het proces bestond. In plaats daarvan mompelden ze de verboden zin: "Zo hebben we het altijd gedaan."

Dit is precies waar automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) schittert. Geen flitsende AI-chatbots of robotarmen, maar effectieve automatisering van processen die elke week uren opslokken.

Bij Botpress hebben we meer dan 750.000 AI-agenten die bedrijfsprocessen stroomlijnen - van het inwerken van leveranciers tot het afstemmen van facturen - voor zowel MKB-bedrijven, ondernemingen als bureaus. 

We hebben met eigen ogen gezien hoe BPA bedrijven die efficiënt schalen onderscheidt van bedrijven die stagneren. 

"BPA stelt mensen in staat om meer te doen. Eén individu kan nu beheren waar vroeger tien mensen voor nodig waren," legt Ajaykumar Mudaliar, een Product Manager bij Botpress, uit. "BPA is de ontsluiting voor bedrijven om van lineaire groei naar exponentiële schaalbaarheid te gaan."

In dit artikel leg ik uit wat BPA is, wat de meest voorkomende uitdagingen zijn bij het implementeren van BPA en hoe je een succesvolle BPA-strategie kunt implementeren.

Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

Automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) is het gebruik van technologie om taken en workflows te stroomlijnen en uit te voeren die traditioneel menselijke input vereisen.

Een bedrijfsproces is een reeks stappen die een bedrijf volgt om een taak uit te voeren, zoals het goedkeuren van een verlofaanvraag, het verwerken van een factuur of het afhandelen van een online bestelling.

BPA is hoe bedrijven taken sneller en met minder fouten kunnen uitvoeren door de repetitieve aspecten van hun activiteiten over te dragen aan machines. 

Maar in veel gevallen vervangt automatisering mensen niet, maar vult ze aan, zodat mensen en machines efficiënter kunnen samenwerken. Het wordt zo gewoon dat 2/3 van de organisaties bedrijfsprocessen heeft geautomatiseerd in ten minste één bedrijfsfunctie.

Wat is een voorbeeld van automatisering van bedrijfsprocessen?

Orderverwerking is een perfect voorbeeld van hoe automatisering alledaagse taken vereenvoudigt. Wat vroeger een handvol mensen en verschillende stappen vergde, gebeurt nu in enkele seconden.

Scenario: Een klant plaatst een bestelling op een website 

Zonder automatisering moet iemand van het operations- of fulfillmentteam het misschien doen:

1. Handmatig controleren of het item op voorraad is
2. Het inventarisatiesysteem bijwerken
3. Verwerk de betaling
4. Schrijf en verstuur een bevestigingsmail
5. Breng het magazijn of de verzendpartner op de hoogte
6. Een verzendlabel maken
7. Traceerinfo delen met de klant

Maar met BPA kan de hele keten van stappen in seconden plaatsvinden. 

Op het moment dat er een bestelling binnenkomt, gaat het BPA-systeem in de versnelling: het controleert de aankoop, past de voorraad aan, laadt de kaart op en activeert de uitvoering - en dat allemaal zonder dat een mens een toetsenbord hoeft aan te raken.

Wat is het verschil tussen RPA en BPA?

RPA automatiseert individuele taken door menselijke acties na te bootsen, terwijl BPA volledige workflows automatiseert door systemen achter de schermen te orkestreren.

Robotische procesautomatisering (RPA) richt zich op oppervlaktetaken - het soort repetitieve activiteiten dat een mens zou kunnen uitvoeren met behulp van een computer. Hieronder valt het kopiëren van gegevens van de ene spreadsheet naar de andere of het invullen van digitale formulieren. 

Aan de andere kant houdt BPA zich bezig met het volledige end-to-end proces. In plaats van menselijke input te simuleren, verbindt BPA verschillende systemen rechtstreeks. BPA zorgt voor de orkestratie van meerdere taken, waarbij API's en databases worden gebruikt om informatie te verplaatsen, beslissingen te nemen en acties te triggeren tussen afdelingen. 

In de praktijk werken deze technologieën vaak samen. BPA-initiatieven bevatten vaak RPA-componenten om taken binnen een grotere geautomatiseerde stroom te overbruggen.

Wanneer moet ik RPA gebruiken in plaats van BPA?

RPA is sneller te implementeren voor smalle use cases. Het is het beste voor het automatiseren van geïsoleerde stappen binnen een proces, vooral wanneer systemen niet goed geïntegreerd zijn. Dus als je team een taak wil automatiseren zonder bestaande systemen te veranderen, kies dan voor een RPA-oplossing.

BPA vereist meer planning vooraf, maar biedt een bredere impact, waardoor complexe workflows over teams en systemen heen geautomatiseerd kunnen worden. Als je een hele workflow probeert te stroomlijnen die meerdere afdelingen of tools omvat, dan is een BPA-oplossing beter voor jouw behoeften.

Belangrijkste kenmerken en onderdelen van BPA-tools

Tools voor het automatiseren van bedrijfsprocessen omvatten verschillende kerncomponenten die samenwerken om de efficiëntie te verhogen en handmatige interventie te verminderen:

Automatisering van werkstromen

Workflow automatisering is de kern van elk BPA systeem: de mogelijkheid om stap-voor-stap flows te bouwen die taken automatisch afhandelen. Deze workflows zorgen ervoor dat de juiste acties in de juiste volgorde worden uitgevoerd, door teams en tools heen.

Gegevensintegratie

BPA tools maken verbinding met de systemen die teams al gebruiken, zoals CRM's, HR-software of interne databases, zodat ze automatisch informatie kunnen ophalen en bijwerken.

Dit zorgt ervoor dat gegevens accuraat blijven en dat processen soepel verlopen tussen verschillende teams en tools.

Proces in kaart brengen en ontwerpen

Voordat teams een proces kunnen automatiseren, moeten ze het begrijpen. Dat is waar visual builders om de hoek komen kijken. Visual builders helpen teams:

• Breng huidige workflows stap voor stap in kaart
• Hiaten of onnodige stappen opsporen
• Samenwerken met verschillende teams voordat automatisering live gaat

Real-time bewaking en rapportage

Als alles eenmaal draait, moeten teams begrijpen wat werkt en wat niet. Goede BPA-platforms bieden:

• Dashboards met live statistieken (voltooide taken, vertragingen, fouten)
• Knelpuntdetectie
• Eenvoudige rapportage voor audits of prestatiebeoordelingen

Functies voor beveiliging en compliance

Goede BPA-platforms helpen gegevens veilig te houden. Ze bieden beveiligingsfuncties zoals toegangscontroles en activiteitenlogboeken om gevoelige informatie te beschermen en te voldoen aan industriële voorschriften.

Dit is vooral belangrijk op gebieden als financiën, HR en gezondheidszorg, waar privacy en compliance essentieel zijn.

Aangepaste logica en uitbreidbaarheid

Effectieve BPA-platforms hebben functies zoals:

• Regels en voorwaarden
• API-integraties
• Modulaire opzet

Deze tools maken het eenvoudiger om automatiseringen te bouwen die passen bij verschillende processen en die zich kunnen aanpassen als dingen veranderen.

Wat zijn de voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen?

Verhoogde efficiëntie

Automatisering verwijdert knelpunten en handmatige afhankelijkheden, zodat taken kunnen worden uitgevoerd zonder te hoeven wachten op overdrachten of goedkeuringen.

Dit zorgt voor meer schaalbaarheid naarmate het bedrijf groeit, zonder evenredige toename van het aantal medewerkers.

Hogere kostenbesparingen

BPA vermindert de arbeid die nodig is om routinetaken uit te voeren en voorkomt kostbare fouten die worden veroorzaakt door menselijke fouten of inconsistenties.

Na verloop van tijd nemen deze besparingen toe, vooral in processen met hoge volumes, waardoor er budget vrijkomt voor innovatie en niet alleen voor onderhoud.

Verbeterde nauwkeurigheid van gegevens

Nauwkeurigere gegevens leiden tot beslissingen met meer vertrouwen.

Door gegevensinvoer en systeemupdates te automatiseren, vermindert BPA de kans dat menselijke fouten in rapporten of workflows sluipen. 

Verbeterde naleving en risicobeheer

In gereguleerde industrieën kunnen procesafwijkingen juridische of financiële gevolgen hebben. 

BPA dwingt gestandaardiseerde procedures af en houdt gedetailleerde logboeken bij. Dit versterkt de controlebereidheid en minimaliseert de blootstelling aan procesgerelateerde risico's.

Betere klantenservice

Geautomatiseerde processen reageren sneller en consistenter, of het nu gaat om een supportticket, een orderupdate of een onboardingstap.

Met gekoppelde systemen en minder vertragingen krijgen klanten elke keer weer een tijdige, betrouwbare service.

Wat zijn 6 uitdagingen bij het implementeren van BPA?

1. Kwaliteit en integratie van gegevens

Een veel voorkomende reden waarom automatisering mislukt is niet de workflow zelf, maar de gegevens die erin worden ingevoerd.

Zelfs de beste automatisering kan niet veel doen met input die onvolledig of verouderd is.

Problemen met automatisering? Probeer het eens:

• Datapijplijnen opschonen voordat BPA wordt geschaald - zorg ervoor dat de gegevens echt bruikbaar zijn voordat u ze automatiseert
• Tools kiezen die netjes integreren met bestaande systemen - geen lappendeken meer van opstellingen of losgekoppelde bronnen
• De volledigheid van belangrijke gegevensinvoer controleren, met name de gegevens die beslissingen of vertakkingslogica aansturen

2. Beheer van veranderingen

Als je team automatisering ziet als een bedreiging in plaats van een hulpmiddel, zal het alles vertragen. Weerstand is normaal, vooral als werknemers onduidelijk zijn over hoe hun taken zouden kunnen veranderen...

Betrek eindgebruikers (d.w.z. werknemers) er vanaf het begin bij om in een vroeg stadium buy-in te krijgen. Vraag om hun input over pijnpunten en laat ze meedenken over hoe automatisering wordt gebruikt in hun workflows.

En kondig niet alleen de komst van nieuwe tools aan. Geef in plaats daarvan een duidelijke uitleg waarin de voordelen voor werknemers centraal staan. 

Het kader zal afhangen van hoe jouw werkplek BPA gebruikt. Het kan zijn dat automatisering wordt geïntroduceerd om wrijving weg te nemen en niet om werknemers te vervangen. Of misschien stelt uw BPA-oplossing werknemers in staat om zich beter te concentreren op complex werk, in plaats van tijd te verspillen aan repetitieve taken.

De uitrol van automatisering moet als een samenwerking worden ervaren, niet als een top-down proces. Leid in alle gevallen met empathie en duidelijkheid.

3. Systeemcompatibiliteit

Moderne automatiseringstools zijn geweldig... totdat ze op een systeem uit 2007 stuiten waar niemand aan kan komen zonder een IT-ticket.

Als uw BPA-project blijft steken vanwege starre software of vergrendelde API's, dan bent u niet de enige. Maar er zijn een paar manieren om het gemakkelijker te maken:

• Gebruik platforms die gebouwd zijn voor hybride omgevingen. Niet alles hoeft cloud-native te zijn - zorg ervoor dat je tools ook kunnen werken met oudere, on-premise systemen. (Dit betekent vaak dat je een flexibel bouwplatform moet gebruiken, zoals Botpress).
• Zoek naar kant-en-klare connectoren. Hoe minder aangepaste code u hoeft te schrijven om dingen met elkaar te laten praten, hoe sneller u zult gaan.

4. Beveiliging en naleving

Automatisering kan tijd besparen, maar als het gevoelige informatie verwerkt en niet volledig beveiligd is, kan het een hele nieuwe wereld van kritieke fouten openen. 

Begin met na te denken over het soort gegevens waar je automatisering mee in aanraking komt: klantgegevens, financiële gegevens, werknemersgegevens, referenties. Dit alles telt als gevoelig. 

Dus in plaats van beveiliging als een bijkomstigheid te behandelen, moet het een uitgangspunt worden. Dat betekent dat je een BPA-platform (of partnerbureau) moet kiezen dat volledig gecertificeerd is en vanaf dag één is gebouwd met compliance in gedachten.

Sterke platforms geven je de middelen om de controle te houden:

• Verfijnde machtigingen instellen zodat alleen de juiste mensen (of bots) bepaalde gegevens kunnen aanraken
• Gebruik encryptie zowel in rust als in transit
• Schakel auditlogs in om activiteiten bij te houden en problemen vroegtijdig op te sporen

En ja, Botpress heeft dit alles en meer standaard ingebouwd. We hebben duizenden bedrijven geholpen kritieke workflows te automatiseren zonder afbreuk te doen aan chatbotbeveiliging.

En als u in een gereguleerde sector werkt zoals de gezondheidszorg of de financiële sector, zorg er dan voor dat uw BPA-platform certificeringen heeft zoals SOC 2, HIPAA en ISO 27001.

5. Schaalbaarheid

Het is niet omdat een automatisering vandaag werkt, dat het morgen nog werkt. Wat 1000 aanvragen per dag verwerkt, kan het begeven bij 10.000. En als je niet klaar bent voor die groei, moet je uiteindelijk helemaal opnieuw beginnen. 

Maak schaalbaarheid vanaf het begin onderdeel van het plan in plaats van dingen gaandeweg aan te passen. 

Kies tools die met u mee kunnen groeien, niet tools die alleen werken voor een proof of concept. Denk na over hoe uw systeem omgaat met hogere belastingen, of het de prestaties in de loop van de tijd kan controleren en hoe gemakkelijk het zich kan aanpassen als workflows complexer worden. 

Automatiseringen moeten meegroeien met je bedrijf, niet beperken.

6. Kosten en toewijzing van middelen

Een van de grootste uitdagingen bij automatisering is het onderschatten van de tijd en het budget die nodig zijn om het goed te doen. Het komt vaak voor dat je er met goede bedoelingen aan begint, maar halverwege vastloopt door een slechte planning.

In plaats van te proberen alles in één keer te automatiseren, kies je één workflow die een grote impact heeft en gemakkelijk te meten is. Voer het uit als pilot, kijk wat werkt (en wat niet) en gebruik dat inzicht om je volgende stappen te bepalen.

Klein beginnen helpt teams om verstandig te besteden en geeft je echte gegevens om je strategie gaandeweg vorm te geven. 

Je kunt meer te weten komen over hoe je nieuwe AI-systemen in een organisatie kunt implementeren in onze Blauwdruk voor AI-implementatie. 

5 soorten oplossingen voor automatisering van bedrijfsprocessen

1. Workflow automatiseringstools

Als je een automatiseringssysteem gaat bouwen, heb je een workflow automation platform nodig. Dit is wat eigenlijk je logica uitvoert - het "als dit, dan dat" deel van de operatie.

Met platforms voor workflowautomatisering kun je stapsgewijze processen ontwerpen voor verschillende apps en teams. 

Met deze platforms kun je stapsgewijze processen ontwerpen die verschillende teams en tools overspannen. Veel platforms bieden visuele of low-code bouwers voor niet-technische medewerkers, maar geven ontwikkelaars ook de flexibiliteit om complexe functies te bouwen als dat nodig is. 

En ja, er zijn veel opties. Platformen zoals Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street en Monday.com helpen je allemaal om workflows in kaart te brengen en de saaie dingen te automatiseren. Sommige zijn meer gericht op interne processen, andere werken beter met klantgerichte systemen.

Het punt is: als je nog steeds processen aan elkaar naait met spreadsheets, formulieren en Slack , dan is een workflowautomatiseringsplatform wat je nodig hebt om hogerop te komen.

2. End-to-end procesautomatiseringssuites

Als workflowautomatiseringsplatforms de eenvoudige dingen afhandelen, dan zijn end-to-end procesautomatiseringssuites de volwaardige controlekamer.

End-to-end procesautomatiseringssuites gaan verder dan individuele workflows door volledige bedrijfsprocessen van begin tot eind te automatiseren. Denk aan: cross-functionele coördinatie, real-time tracking, case management, compliance, analytics en veel logica achter de schermen.

Laten we duidelijk zijn: je hebt dit niveau van tools niet nodig voor het goedkeuren van verlofaanvragen. Maar als je iets doet als onboarding, declaratieverwerking of iets anders met veel bewegende delen, handoffs en randgevallen? Dit is waar ze uitblinken.

Hier raken mensen in de war. Sommigen denken dat ze meteen een gigantische suite nodig hebben. Maar tenzij je met een serieus volume of complexiteit werkt, kun je misschien beter beginnen met iets eenvoudigers en het in lagen opbouwen.

Dat gezegd hebbende, als je er klaar voor bent, zijn er een paar grote namen die de moeite waard zijn om te bekijken: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex en Bizagi bieden allemaal serieuze mogelijkheden voor grootschalige orkestratie.

Botpress staat ook op deze lijst - vooral als je krachtige, end-to-end flows wilt bouwen die conversatiegevoelig zijn en direct integreren met je bestaande stack. (Ja, we zijn bevooroordeeld. Maar ook... niet verkeerd.)

TL;DR: Als uw activiteiten verstrikt raken in handmatige opdrachten en handmatige opvolging, dan zijn end-to-end procesautomatiseringssuites de platforms die ze ontwarren.

3. Oplossingen voor digitale procesautomatisering (DPA)

Oplossingen voor digitale procesautomatisering zijn tools die zich richten op het verbinden van interfaces voor klanten met back-end systemen om digitale ervaringen te creëren. Ze zorgen ervoor dat wanneer een klant een formulier indient, een afspraak maakt of met een bot chat, achter de schermen de juiste workflow wordt gestart.

Dus als iemand een verzoek invult op je portaal, verdwijnt het niet zomaar in een Google Sheet en een gebed. Het triggert iets echts: een case wordt aangemaakt, een workflow start, een team wordt gewaarschuwd.

Dit is vooral handig als je complexe, klantgerichte flows hebt die afhankelijk zijn van meerdere systemen die met elkaar praten.

Platformen zoals OutSystems en Creatio zijn precies hiervoor gemaakt. Ze verbinden front-end interacties met proceslogica en automatisering onder de motorkap.

TL;DR: Als je wilt dat acties van klanten echte workflows triggeren, dan is DPA de juiste keuze.

4. Integratie-gestuurde automatiseringsplatforms

Integratiegestuurde automatiseringsplatforms zijn ontworpen om ongelijksoortige tools met elkaar te verbinden en geautomatiseerde workflows mogelijk te maken door gegevens in realtime van de ene naar de andere tool te verplaatsen.

Dit zijn de connectoren. Ze proberen niet je hele bedrijfsproces te beheren, ze willen gewoon dat je apps met elkaar praten zonder dat jij als tussenpersoon optreedt.

Integratie-gestuurde automatiseringsplatforms zijn geweldig als je iets nodig hebt als: "Als iemand een contract tekent in PandaDoc, update dan HubSpot, stuur een Slack en tag ze in Airtable." Gemakkelijk, snel en zonder technische tickets.

Laten we eerlijk zijn: deze tools zijn er niet voor complexe logica of compliance-intensieve workflows. Maar als je in ops, marketing, of gewoon proberen om handmatig copy-paste tussen 10 apps te verwijderen, zult u genieten van hen.

Zapier is hier waarschijnlijk de bekendste naam. Make (voorheen Integromat) geeft je wat meer kracht en flexibiliteit. Workato voegt enterprise kracht toe (tegen een hogere prijs). Tray.io zit daar ergens tussenin, met een meer ontwikkelaarsvriendelijke vibe.

Je kunt veel doen met deze platforms: gegevens synchroniseren tussen tools, meldingen activeren, basis goedkeuringsstromen beheren en zelfs lichte klantgerichte automatiseringen samenstellen.

Bedenk wel: hoe complexer je logica wordt, hoe sneller deze tools hun grenzen zullen laten zien. Maar voor lichte automatiseringen? Ze zijn zo plug-and-play als het maar kan.

5. Intelligente automatiseringsplatforms

Intelligente automatiseringsplatforms zijn waar de dingen... slim beginnen te worden.

In tegenstelling tot eenvoudige workflowtools die starre regels volgen, voegen intelligente automatiseringsplatforms AI toe - denk aan machinaal leren , verwerking van natuurlijke taalen besluitvorming op basis van context. Dus in plaats van "als X, dan Y", krijg je "als dit een beetje op X lijkt en het sentiment negatief is en het document zegt Y, doe dan Z". Je krijgt nuance. Je krijgt flexibiliteit.

Intelligente automatiseringsplatforms zijn vooral handig als je gegevens rommelig zijn of als je automatisering wilt die menselijker aanvoelt.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Facturen lezen die niet voldoen aan een sjabloon. Prioriteit geven aan supporttickets op basis van toon. Documenten automatisch classificeren of routeringsbeslissingen nemen op basis van patronen uit het verleden. Allemaal uitvoerbaar.

Enkele van de grote spelers op dit gebied zijn UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder en Automation Anywhere. Elk biedt een mix van traditionele automatisering met AI erbovenop.

Botpress past hier ook, vooral als je AI agents wilt die begrijpen wat gebruikers vragen, natuurlijk reageren en back-end workflows triggeren op basis van intentie.

Kortom? Als uw automatisering tussen de regels door moet lezen, dan is intelligente automatisering de juiste stap.

(Geïnteresseerd? Ons artikel over intelligente procesautomatisering gaat dieper in op deze platformen).

Hoe automatisering van bedrijfsprocessen implementeren: Een stap-voor-stap handleiding

Het uitrollen van automatisering van bedrijfsprocessen hoeft niet vanaf de eerste dag een enorme digitale AI-transformatie te zijn. De beste implementaties beginnen klein. 

Of u nu uw eerste interne workflow automatiseert of een lappendeken van oude tools vervangt, deze stap-voor-stap gids helpt u om BPA helder aan te pakken.

1. Zoek uit waar de wrijving zit

Voordat je begint met het tekenen van stroomschema's of het vergelijken van automatiseringstools, moet je een stap terug doen en je afvragen: wat vertraagt het team eigenlijk?

Elk bedrijf heeft wel een paar processen die pijnlijk handmatig, foutgevoelig of gewoonweg vervelend zijn. Dat is waar automatisering echt een verschil kan maken - niet alleen daar waar het het makkelijkst is om in een workflow te stoppen.

Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, praat dan met de mensen die het werk doen. Wat is repetitief? Wat veroorzaakt vertragingen? Wat wordt steeds verkeerd gedaan? Je kunt ook kijken naar support tickets, klachten van gebruikers of systeemgegevens om knelpunten op te sporen.

2. Huidige processen begrijpen

"Automatiseer niet wat je niet begrijpt" zou regel #1 moeten zijn in elk BPA draaiboek.

Het is makkelijk om enthousiast te worden over het automatiseren van een onhandig proces, maar als je niet de tijd hebt genomen om uit te zoeken hoe dat proces eigenlijk werkt (en waarom het op die manier werkt), dan loop je het risico dat het later pijn gaat doen.

Hier loont een snelle duik in de materie. Zelfs elementaire vragen als "Wie start deze workflow?" of "Waar lopen dingen meestal vast?" kunnen je uren werk besparen.

Ook: sla de rommelige delen niet over. De randgevallen, de eenmalige workarounds die mensen gebruiken om dingen te laten werken - dat zijn precies de punten waar automatisering vaak stuk gaat.

Let op:

• Wie initieert de workflow en onder welke voorwaarden?
• Om welke systemen gaat het momenteel? Welke werken niet goed samen?
• Waar vinden handoffs plaats? Waar mislukken ze het vaakst?
• Voor welke stappen zijn handmatige oplossingen nodig?

3. Onderzoek BPA-oplossingen

Zodra u uw huidige processen in kaart hebt gebracht en weet wat u probeert te verbeteren, is het tijd om uw tools te kiezen. Maar hier zit het addertje onder het gras: er is geen universeel "beste" BPA-platform.

Sommige zijn gemaakt voor eenvoudige taakautomatisering. Andere zijn gemaakt voor complexe, meerstappen workflows met veel integraties. De echte vraag is dus: wat werkt voor jou?

U wilt weten hoe technisch uw team is, op welke systemen de BPA tool moet worden aangesloten en hoe flexibel de workflows moeten zijn. Sommige bedrijven hebben maatwerk op ontwikkelaarsniveau nodig. Andere hebben alleen iets nodig waarmee hun ops-team direct aan de slag kan.

Je kunt dit op drie manieren aanpakken:

Lichtgewicht taakautomatisering

Deze tools zijn gemaakt voor snelheid en eenvoud. Geweldig als je eenvoudig, repetitief werk wilt automatiseren.

Ze zijn het beste voor dingen als PTO-aanvragen, eenvoudige leadrouting of "als dit, dan dat"-logica - dingen waarvoor geen complexe besluitvorming of coördinatie in meerdere stappen nodig is.

Zoek naar functies zoals:

• Voorgebouwde integraties met je CRM of ticketingtools
• Eenvoudige drag-and-drop workflowbouwers
• Duidelijke grenzen aan schaalbaarheid of complexiteit

Populaire platforms in deze categorie zijn Botpress, Zapier, Automate.io en ingebouwde tools zoals Notion automations.

Als je BPA voor de eerste keer test of een snelle winactie nodig hebt, zijn dit uitstekende plaatsen om te beginnen.

Workflowautomatisering voor het middensegment

Op dit niveau begint de automatisering krachtiger te worden. Ideaal voor teams die de automatisering van basistaken voorbij zijn en nu workflows nodig hebben die reageren op meer adaptieve omstandigheden of die een vorm van menselijke besluitvorming nodig hebben.

Je kunt bijvoorbeeld goedkeuringen routeren op basis van dealgrootte, supporttickets escaleren op basis van sentiment of sequenties met meerdere stappen activeren wanneer klantgegevens in je CRM veranderen. 

Deze tools vinden meestal een balans tussen gebruiksgemak en mogelijkheden. Je krijgt nog steeds no-code of low-code interfaces, maar met veel meer controle over logica, uitzonderingen en rollen.

Enkele veel voorkomende kenmerken van middelgrote workflowautomatiseringsplatforms zijn:

• Vertakkende logica en voorwaardelijke paden
• Rolgebaseerde machtigingen
• Ondersteuning voor zowel gestructureerde stromen als flexibele uitzonderingen

Sommige tools op dit gebied bieden ook ingebouwde audit trails en integraties met bedrijfskritische systemen zoals CRM's, ERP's of kennisbanken.

Populaire platforms zijn Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (met regels en automatiseringen) en Monday.com met workflowlogica.

Uiteindelijk zijn mid-tier tools geweldig als je meer structuur en verfijning wilt brengen in je bedrijfsprocessen, zonder dat je de volledige bedrijfsmodus wilt gebruiken. Je krijgt nog steeds snelheid en toegankelijkheid, maar met veel meer controle.

BPA voor bedrijven

Dit zijn de robuuste platforms die zijn gebouwd om end-to-end workflows van meerdere teams en systemen af te handelen. Ze zijn gemaakt voor schaalbaarheid en complexiteit - ideaal voor wereldwijde activiteiten of goedkeuringsketens met meerdere lagen.

Als uw processen zich uitstrekken over meerdere systemen (CRM, ERP, HRIS, aangepaste databases) of als u fijnmazige controle nodig hebt over compliance, dan is BPA op bedrijfsniveau de oplossing die u zoekt.

Enterprise platformen draaien om orkestratie. Dat betekent workflows die uitzonderingen afhandelen, realtime gegevens synchroniseren tussen tools en compliance behouden zonder uit de pas te lopen.

Kenmerken waar je op moet letten zijn onder andere:

• Uitgebreide ondersteuning voor integratie
• Sterke compliance functies en audit trails
• Samenwerkingsvriendelijk ontwerp

Platformen op dit niveau worden vaak geleverd met ingebouwde analyses, SLA-tracking, sandbox-omgevingen en rolgebaseerd bestuur om schaal en complexiteit te ondersteunen.

Populaire spelers zijn Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx en Appian.

En onthoud: welk platform je ook kiest, het moet passen bij de manier waarop je teams al werken. Als de tool je dwingt om je hele proces te heroverwegen om het passend te maken, dan is het niet de juiste.

4. De gekozen oplossing testen

Begin met één workflow voordat je helemaal automatiseert. Slechts één. 

Zie het als je testrondje. Dit is de "crawl" in het klassieke Crawl-Walk-Run model.

Kies iets eenvoudigs maar waardevols. Misschien is het automatiseren hoe PTO-aanvragen worden goedgekeurd. Of het routeren van nieuwe supporttickets. Het belangrijkste is dat het meetbaar is - tijdsbesparing, sneller voltooide taken, minder handmatige fouten.

Je kunt dit handmatig opbouwen met je nieuwe BPA-tool, of AI de logica en edge cases laten afhandelen als je daar klaar voor bent. 

Sommige teams voeren pilots uit in een zandbak. Anderen gaan live met een klein team en houden de resultaten nauwlettend in de gaten. Hoe dan ook, je leert wat kapot gaat, wat moet worden aangepast en welke impact het daadwerkelijk heeft.

Als de piloot slaagt? Gefeliciteerd! Je hebt je bewijs. Gebruik het om je opzet te verfijnen en je sterk te maken voor een bredere uitrol. En als het niet lukt? Nog beter, je hebt de problemen opgepikt voordat je ging schalen.

En als je een diepere duik nodig hebt in hoe je dit soort uitrol structureert, kijk dan eens naar wat mijn getalenteerde collega heeft geschreven over strategische chatbotimplementatie. Daarin lees je hoe je van kruipen naar lopen naar rennen gaat - zonder over jezelf te struikelen.

5. Train je team

Zelfs de beste automatiseringsconfiguratie blijft niet werken als het team deze niet begrijpt - of erger nog, als ze het gevoel hebben dat deze zonder context van bovenaf wordt opgelegd.

Automatisering moet aanvoelen als een nuttige upgrade, niet als een verrassende vervanging. Als mensen niet weten hoe het in hun dagelijkse stroom past of waar ze naartoe moeten als er iets kapot gaat, zullen ze snel terugvallen op oude gewoonten.

Gooi ze dus niet zomaar een login toe. Laat ze zien hoe het in hun wereld werkt. Laat ze zien wat er van hun bord verdwijnt. Maak duidelijk dat het gaat om minder repetitieve taken en niet om het schrappen van koppen.

Hoe je dit uitrolt hangt af van de grootte en opzet van je team, maar een sterke adoptie begint meestal met:

• Rol-specifieke walkthroughs zodat elk team ziet hoe het van toepassing is op hun werk
• Snelle referentiegidsen of korte Looms voor als ze vergeten zijn welke knop wat doet
• Een open kanaalSlack, e-mail, wat dan ook) voor vragen, feedback of het melden van problemen

Met andere woorden: zorg dat automatisering voelt als een hulpmiddel, niet als een bedreiging.

6. Uitbreiden en itereren

Het is niet omdat je BPA pilot werkte dat je klaar bent. De beste automatiseringssystemen evolueren in de loop van de tijd en te snel schalen zonder verfijning is een snelle manier om dingen kapot te maken.

Als je eenmaal waarde hebt gezien in je eerste workflow, breid dan voorzichtig uit. Voeg nieuwe use cases toe, haal er meer teams bij en bouw een systeem op dat beter wordt naarmate het groeit.

Hier is iteratie het belangrijkst. Blijf de belangrijkste signalen volgen: Worden workflows sneller voltooid? Daalt het aantal fouten? Gebruiken mensen het nieuwe systeem echt?

Maak vervolgens kleine aanpassingen terwijl je bezig bent:

• Logica aanscherpen. Als stappen steeds op dezelfde plaats mislukken, herzie dan je triggers of voorwaarden.
• Verbeter handoffs. Maak duidelijk waar workflows meerdere teams of tools raken.
• Volg het gebruik. Praat met het team als het gebruik daalt. Is het proces verwarrend? Sluipt er weer handmatig werk in?
• Bekijk de statistieken opnieuw. Houd je de juiste KPI's bij? Voeg indien nodig nieuwe toe (bijv. doorlooptijd, voltooiingspercentage van taken).

Als alles eenmaal soepel werkt, maak dan een intern draaiboek. Op die manier kunnen andere teams voortbouwen op wat al werkt zonder vanaf nul te beginnen.

Wat zijn business process automation use cases?

HR inwerken

Onboarding klinkt eenvoudig totdat je beseft hoeveel bewegende delen erbij betrokken zijn. Accounts die moeten worden aangemaakt, documenten die moeten worden verzameld, apparatuur die beschikbaar moet worden gesteld en agenda's die moeten worden gevuld, de lijst gaat maar door.

Zonder automatisering gebeurt dit meestal via eindeloze e-mail threads en spreadsheet updates. Het is traag, foutgevoelig en eerlijk gezegd? Een hoofdpijn voor iedereen die erbij betrokken is.

Laten we eens kijken hoe BPA het onboardingproces soepel kan laten verlopen, zowel voor HR als voor de nieuwe medewerker.

Workflows triggeren op het moment dat een aanbod wordt geaccepteerd

De magie begint zodra een kandidaat ja zegt. BPA-tools kunnen automatisch werknemersrecords aanmaken in uw HRIS, welkomstmails en nalevingsformulieren versturen en de volgende stappen in gang zetten zonder dat iemand elke afdeling handmatig hoeft aan te raken.

Stel je dit eens voor: zodra het aanbod is getekend, krijgt het IT-team een ticket om een laptop en gebruikersaccounts in te stellen. Ondertussen krijgt de nieuwe medewerker een gepersonaliseerde inwerkmail en een link om documenten te uploaden die hij of zij moet indienen.

Plannen zonder heen-en-weergeloop

Oriëntatie, inschrijvingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, check-ins op de eerste dag - het kan allemaal automatisch worden ingepland. 

In plaats van te proberen om verschillende kalenders handmatig te coördineren, kunnen BPA tools tijdslots reserveren op basis van beschikbaarheid en bevestigingen sturen naar alle betrokkenen.

En voila. Geen gemiste stappen en een nieuwe medewerker die zich welkom voelt.

Welke hulpmiddelen maken dit mogelijk?

Meestal zie je een mix van tools: HRIS-platforms zoals BambooHR of Personio behandelen de gegevens van mensen, workflow automatiseringstools zoals Kissflow of Pipefy helpen taken aan elkaar te plakken en ITSM-tools zoals Jira Service Management zorgen ervoor dat de technische setup niet door de mazen van het net valt.

Klantenservice

Laten we eerlijk zijn. Supportmedewerkers verspillen veel te veel tijd aan dingen die niets te maken hebben met het daadwerkelijk helpen van klanten. Tickets sorteren. Prioriteiten toewijzen. Uitzoeken wie wat moet doen. En ondertussen wachten de klanten.

Dit is waar automatisering (en het gebruik van AI bij klantenservice) zijn geld verdient. In plaats van je supportteam te vervangen, gaat het erom dat ze hun werk kunnen doen, zodat ze zich kunnen richten op het oplossen van echte problemen.

Geautomatiseerde triage

Als er een ondersteuningsverzoek binnenkomt, moet iemand (of iets) uitzoeken waar het over gaat. Is het een factureringsprobleem? Een bug? Is de klant boos of gewoon in de war?

BPA-systemen kunnen dit volledig overnemen. Met behulp van AI (denk aan sentimentanalyse, trefwoordvergelijking of accountgeschiedenis) kunnen BPA-systemen tickets automatisch categoriseren en prioriteren. Dus in plaats van dat een agent door elk verzoek moet bladeren, wordt hij meteen gedropt bij de verzoeken die hij het hardst nodig heeft.

Slimme routing

Zodra een ticket is gecategoriseerd, is de volgende stap om het naar de juiste persoon te sturen. Dat alleen al kan uren in beslag nemen als het handmatig wordt gedaan.

Met BPA gebeurt de routering onmiddellijk. Een vraag over facturering gaat naar Financiën. Een productfout met hoge prioriteit gaat direct naar Engineering. Een probleem van een VIP-klant wordt gemarkeerd voor uw senior agents. Je kunt elke logica bouwen die je nodig hebt en alles draait op de achtergrond.

Automatisch vullen en statusupdates

Elke supportmedewerker kent de pijn van het kopiëren en plakken van klantgegevens van het ene systeem naar het andere. 

Maar als uw BPA is gekoppeld aan uw CRM of interne tools, kan het ticketvelden vooraf vullen met relevante gegevens voordat de agent het ticket aanraakt.

Je kunt automatisering ook gebruiken om realtime statusupdates te sturen of om afwachtende reacties op te volgen. Dat betekent minder handmatig werk voor teams en een vlottere ervaring voor de klant.

Tools die dit gemakkelijker maken

Platformen zoals Zendesk en Freshdesk hebben ingebouwde BPA-functies. Combineer deze met AI-gebaseerde routingtools en integraties met uw CRM of interne kennisbank en u hebt een ondersteuningsmotor die schaalbaar is.

Zeg vaarwel tegen repetitieve beheertaken. 

Contractbeheer

Contracten handmatig beheren? Welkom bij de chaos van versiebeheer en gemiste deadlines. Het automatiseren van contractworkflows zorgt voor de broodnodige orde en snelheid - bedankt AI in inkoop!

Contracten automatisch genereren

Het meest geschikt voor: Standaardovereenkomsten zoals NDA's, SOW's of MSA's.

Wat het doet: Haalt gegevens op uit sjablonen en vult details automatisch in op basis van CRM- of formulierinvoer.

Hete tip: Vergrendel belangrijke velden om ongeoorloofde bewerkingen te voorkomen, maar houd ruimte vrij voor aangepaste termen.

Route voor beoordeling en e-handtekening

Het meest geschikt voor: Interne goedkeuringen, samenwerking tussen teams en handtekeningen van klanten.

Wat het doet: Stuurt contracten naar de juiste persoon op het juiste moment - zoals juridisch, financieel, manager of klant - op basis van vooraf gedefinieerde regels.

Hete tip: Gebruik tools die bijhouden wie wat heeft geopend en ondertekend, zodat je nooit hoeft te raden waar dingen zijn blijven steken.

Wijzigingen bijhouden en herinneringen instellen

Het beste voor: Contracten compliant en up-to-date houden.

Wat het doet: Logt bewerkingen en goedkeuringen in een controlespoor en stuurt vervolgens herinneringen voor verlengingen of komende nalevingsbeoordelingen.

Tip: Wacht niet tot iemand het zich herinnert - stel 30, 60 of 90 dagen voor belangrijke data automatische meldingen in.

Welke hulpmiddelen maken dit mogelijk?

Veelgebruikte tools zijn CLM-platforms (bijv. Ironclad, DocuSign CLM), tools voor documentautomatisering, workflow- en e-handtekeningplatforms (bijv. PandaDoc, HelloSign).

Factuur- en onkostenverwerking

Handmatige factuurverwerking is het soort werk dat tijd en geduld opslokt. Nummers uit PDF's kopiëren, e-mails doorspitten voor goedkeuringen, mensen achterna zitten voor ontvangstbewijzen - het is geen wonder dat financiële teams overwerkt zijn.

Laten we eens kijken hoe BPA dit helpt opruimen.

Factuurgegevens extraheren

Eerste stap: weg met handmatige invoer. BPA-programma's met OCR of AI kunnen facturen scannen en belangrijke details zoals de naam van de leverancier, bedragen, vervaldatums en regelitems automatisch ophalen. Dat betekent geen getabbel meer tussen bestanden en spreadsheets.

Overeenstemmen met PO's of budgetten

Als de gegevens eenmaal binnen zijn, moet je ze ergens aan koppelen. Bijvoorbeeld een bestaande inkooporder of het budget van een afdeling. 

Automatisering regelt dit direct en markeert alles wat niet in lijn is, zodat niets onopgemerkt blijft.

Route voor goedkeuringen

In plaats van e-mails te sturen met de vraag "Hé, kun je dit goedkeuren?", laat je BPA de routering afhandelen. Het kan de juiste factuur naar de juiste persoon sturen op basis van regels.

En ja, het zal hen er ook aan herinneren.

Synchroniseren met boekhoudprogramma's

Als alles is goedgekeurd, kan BPA de goedgekeurde factuur automatisch naar uw boekhoudsoftware pushen. Geen extra gegevensinvoer. Gewoon klaar.

Tools zoals Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks en NetSuite maken deze instelling eenvoudig. Als je financiële team alles nog steeds handmatig doet... laten we dat dan oplossen.

AI-oplossingen volgende maand implementeren

Dankzij automatisering kunnen moderne teams sneller werken en zich concentreren op werk dat er echt toe doet.

Botpress is een conversationeel AI-platform dat teams de tools geeft om krachtige automatisering van bedrijfsprocessen te bouwen - van eenvoudige workflows tot complexe integraties met meerdere systemen.

Met visuele flow builders, onbeperkte integraties en meertalige ondersteuning kan iedereen schaalbare automatisering starten zonder ook maar één regel code te schrijven.

Begin vandaag nog met bouwen. Het is gratis.

FAQ

Wat is automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)?

BPA verwijst naar het gebruik van technologie om routinematige workflows en processen te automatiseren. Het gaat meestal om het inzetten van softwaretools en applicaties die repetitieve taken stroomlijnen, waardoor de handmatige inspanning afneemt en de algehele efficiëntie toeneemt.

Welke bedrijfsprocessen zijn het meest geschikt voor automatisering?

Processen die vaak voorkomen en duidelijke regels volgen zijn ideale kandidaten voor automatisering. Zo kunnen onboarding van werknemers, goedkeuringen van aankopen, interacties met de klantenservice en gegevensinvoer worden geautomatiseerd om tijd te besparen en fouten te verminderen.

Wat is het verschil tussen RPA en BPA?

Robotic Process Automation (RPA) gebruikt softwarebots om eenvoudige, repetitieve taken uit te voeren, zoals het invoeren van gegevens, terwijl Business Process Automation (BPA) verschillende systemen met elkaar verbindt om volledige workflows en meerdere processtappen te automatiseren voor uitgebreidere verbeteringen.

Wie heeft er baat bij het automatiseren van bedrijfsprocessen?

Automatisering levert over de hele linie waarde op. Bedrijven besparen tijd en geld, medewerkers kunnen zich richten op belangrijkere, strategische taken en klanten genieten van een snellere, betrouwbaardere service.

Hoe kan ik de ROI van BPA meten?

De ROI kan worden bijgehouden door het monitoren van belangrijke prestatie-indicatoren zoals kortere verwerkingstijden, kostenbesparingen, verbeteringen in de nauwkeurigheid en naleving van gegevens en een grotere klanttevredenheid. Regelmatige evaluaties en feedback van teams helpen ervoor te zorgen dat BPA de verwachte voordelen oplevert.

Hoe lang duurt het voordat je resultaat ziet van BPA?

Hoewel sommige efficiëntiewinsten binnen een paar maanden merkbaar kunnen zijn, duurt het vaak langer voordat de voordelen op volle schaal zichtbaar worden. Het is belangrijk om een gefaseerde aanpak te hanteren en voortdurend te optimaliseren om de langetermijnwaarde van BPA te realiseren.