Wat is Business Process Automation?

Ik heb ooit gezien hoe een supply chain-team één inkooporder door zeven systemen en vier mensen liet gaan. Het duurde vijf dagen. De daadwerkelijke bestelling? 72 dollar aan printertoner.

Toen ik het team sprak, kon niemand me vertellen waarom het proces bestond. In plaats daarvan mompelden ze de verboden zin: “Zo doen we het altijd al.”

Precies hier blinkt automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) uit. Geen flitsende AI-chatbots of robotarmen, maar effectieve automatisering van processen die elke week uren kosten.

Bij Botpress hebben we meer dan 750.000 AI agents uitgerold die bedrijfsprocessen stroomlijnen – van leveranciers-onboarding tot factuurafstemming – voor zowel mkb’s, grote bedrijven als bureaus.

We hebben uit eerste hand gezien hoe BPA bedrijven helpt efficiënt op te schalen, terwijl anderen vastlopen.

“BPA stelt mensen in staat meer te doen. Eén persoon kan nu beheren wat vroeger tien mensen kostte,” legt Ajaykumar Mudaliar, Product Manager bij Botpress, uit. “BPA is de sleutel voor bedrijven om van lineaire groei naar exponentiële schaalbaarheid te gaan.”

In dit artikel leg ik uit wat BPA is, welke uitdagingen er zijn bij de implementatie, en hoe je een succesvolle BPA-strategie opzet.

Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

Business process automation (BPA) is het gebruik van technologie om taken en workflows te stroomlijnen en uit te voeren die traditioneel menselijke input vereisen.

Een bedrijfsproces is een reeks stappen die een bedrijf volgt om een taak uit te voeren, zoals het goedkeuren van een verlofaanvraag, het verwerken van een factuur of het afhandelen van een online bestelling.

BPA is hoe bedrijven taken sneller en met minder fouten uitvoeren door de repetitieve onderdelen van hun processen aan machines over te laten.

In veel gevallen vervangt automatisering mensen niet, maar ondersteunt ze juist, waardoor mensen en machines efficiënter samenwerken. Het wordt zo gangbaar dat twee derde van de organisaties bedrijfsprocessen heeft geautomatiseerd in minstens één bedrijfsfunctie.

Wat is een voorbeeld van bedrijfsprocesautomatisering?

Orderafhandeling is een perfect voorbeeld van hoe automatisering dagelijkse taken vereenvoudigt. Wat vroeger meerdere mensen en stappen kostte, gebeurt nu in seconden.

Scenario: Een klant plaatst een bestelling op een website

Zonder automatisering moet iemand van het operations- of fulfilmentteam het volgende doen:

1. Handmatig controleren of het artikel op voorraad is
2. Het voorraadsysteem bijwerken
3. Verwerk de betaling
4. Schrijf en verstuur een bevestigingsmail
5. Breng het magazijn of de verzendpartner op de hoogte
6. Een verzendlabel genereren
7. Deel trackinginformatie met de klant

Maar met BPA kan de hele keten van stappen in enkele seconden plaatsvinden.

Op het moment dat een bestelling binnenkomt, komt het BPA-systeem direct in actie: het verifieert de aankoop, past de voorraad aan, belast de kaart en start de levering – allemaal zonder dat er een mens aan te pas komt.

Wat is het verschil tussen RPA en BPA?

RPA automatiseert individuele taken door menselijke handelingen na te bootsen, terwijl BPA volledige workflows automatiseert door systemen achter de schermen aan te sturen.

Robotic process automation (RPA) richt zich op oppervlakkige taken – de soort repetitieve activiteiten die een mens op een computer zou uitvoeren. Denk aan het kopiëren van gegevens van het ene spreadsheet naar het andere, of het invullen van digitale formulieren.

BPA richt zich daarentegen op het volledige end-to-end proces. In plaats van menselijke input na te bootsen, verbindt BPA verschillende systemen direct met elkaar. BPA regelt de coördinatie van meerdere taken, gebruikt API’s en databases om informatie te verplaatsen, beslissingen te nemen en acties te triggeren tussen afdelingen.

In de praktijk werken deze technologieën vaak samen. BPA-initiatieven bevatten vaak RPA-componenten om taken binnen een groter geautomatiseerd proces te verbinden.

Wanneer gebruik ik RPA in plaats van BPA?

RPA is sneller te implementeren voor beperkte toepassingen. Het is ideaal voor het automatiseren van losse stappen binnen een proces, vooral als systemen niet goed geïntegreerd zijn. Wil je een taak automatiseren zonder bestaande systemen te veranderen, kies dan voor een RPA-oplossing.

BPA vereist meer voorbereiding, maar heeft een grotere impact doordat je complexe workflows over teams en systemen heen kunt automatiseren. Wil je een hele workflow stroomlijnen die meerdere afdelingen of tools omvat, dan is een BPA-oplossing geschikter.

Belangrijkste functies en onderdelen van BPA-tools

Tools voor automatisering van bedrijfsprocessen bestaan uit verschillende kerncomponenten die samenwerken om efficiëntie te verhogen en handmatig werk te verminderen:

Workflow-automatisering

Workflow-automatisering vormt de kern van elk BPA-systeem: de mogelijkheid om stapsgewijze flows te bouwen die taken automatisch afhandelen. Deze workflows zorgen ervoor dat de juiste acties in de juiste volgorde plaatsvinden, over teams en tools heen.

Gegevensintegratie

BPA-tools koppelen aan systemen die teams al gebruiken, zoals CRM’s, HR-software of interne databases, zodat informatie automatisch opgehaald en bijgewerkt kan worden.

Zo blijven gegevens accuraat en processen soepel verlopen tussen verschillende teams en tools.

Procesmapping en -ontwerp

Voordat teams een proces kunnen automatiseren, moeten ze het begrijpen. Daar komen visuele builders bij kijken. Visuele builders helpen teams om:

• Breng de huidige workflows stap voor stap in kaart
• Signaleer hiaten of onnodige stappen
• Werk samen tussen teams voordat automatisering live gaat

Realtime monitoring en rapportage

Als alles draait, moeten teams begrijpen wat werkt en wat niet. Goede BPA-platforms bieden:

• Dashboards met live statistieken (taakvoltooiingen, vertragingen, fouten)
• Bottleneck-detectie
• Eenvoudige rapportage voor audits of prestatiebeoordelingen

Beveiliging en compliance-functies

Goede BPA-platforms helpen data veilig te houden. Ze bieden beveiligingsfuncties zoals toegangsbeheer en activiteitenlogs om gevoelige informatie te beschermen en aan regelgeving te voldoen.

Dit is vooral belangrijk in sectoren als financiën, HR en gezondheidszorg, waar privacy en naleving essentieel zijn.

Aangepaste logica en uitbreidbaarheid

Effectieve BPA-platformen bevatten functies zoals:

• Regels en voorwaarden
• API-integraties
• Modulaire opzet

Deze tools maken het makkelijker om automatiseringen te bouwen die passen bij verschillende processen en zich kunnen aanpassen als er iets verandert.

Wat zijn de voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)?

Meer efficiëntie

Automatisering haalt knelpunten en handmatige afhankelijkheden weg, waardoor taken kunnen doorgaan zonder te hoeven wachten op overdrachten of goedkeuringen.

Hierdoor ontstaan er meer oplossingen die soepel opschalen naarmate het bedrijf groeit, zonder dat het personeelsbestand evenredig hoeft te groeien.

Grotere kostenbesparingen

BPA vermindert de hoeveelheid werk voor routinetaken en voorkomt dure fouten door menselijke vergissingen of inconsistenties.

Op termijn stapelen deze besparingen zich op – zeker bij processen met veel volume – waardoor er budget vrijkomt voor innovatie in plaats van alleen onderhoud.

Verbeterde gegevensnauwkeurigheid

Nauwkeurigere data leidt tot meer zelfverzekerde beslissingen.

Door gegevensinvoer en systeemupdates te automatiseren, verkleint BPA de kans op menselijke fouten in rapportages of workflows.

Verbeterde naleving en risicobeheer

In gereguleerde sectoren kunnen afwijkingen in processen juridische of financiële gevolgen hebben.

BPA zorgt voor gestandaardiseerde procedures en houdt gedetailleerde logboeken bij. Dit versterkt de audit-gereedheid en minimaliseert de blootstelling aan procesgerelateerde risico's.

Betere klantenservice

Geautomatiseerde processen reageren sneller en consistenter – of het nu gaat om een supportticket, een orderupdate of een onboardingstap.

Met gekoppelde systemen en minder vertragingen krijgen klanten altijd tijdige en betrouwbare service.

Wat zijn 6 uitdagingen bij het implementeren van BPA?

1. Datakwaliteit en integratie

Een veelvoorkomende reden waarom automatisering faalt, is niet de workflow zelf – maar de data die erin wordt gevoed.

Zelfs de beste automatisering kan weinig doen met onvolledige of verouderde input.

Loop je tegen automatiseringsproblemen aan? Probeer dan het volgende:

• Data-pijplijnen opschonen vóór je BPA opschaalt – zorg dat de data bruikbaar is voordat je er automatisering omheen bouwt
• Kies tools die naadloos integreren met bestaande systemen – geen lappendeken meer van losse oplossingen of onsamenhangende bronnen.
• Controleren of essentiële gegevens compleet zijn, vooral die welke beslissingen of vertakkingslogica aansturen

2. Verandermanagement

Als je team automatisering als een bedreiging ziet in plaats van een hulpmiddel, vertraagt dat alles. Weerstand is normaal, zeker als medewerkers niet weten hoe hun functie zal veranderen.

Om vanaf het begin draagvlak te krijgen, betrek je eindgebruikers (dus medewerkers) direct. Vraag naar hun knelpunten en laat ze meedenken over hoe automatisering in hun werkprocessen wordt ingezet.

En kondig niet alleen de komst van nieuwe tools aan. Geef in plaats daarvan een duidelijke uitleg die de voordelen voor medewerkers centraal stelt.

Hoe je het brengt, hangt af van hoe BPA in jouw organisatie wordt ingezet. Misschien wordt automatisering geïntroduceerd om frictie weg te nemen, niet om medewerkers te vervangen. Of zorgt je BPA-oplossing ervoor dat medewerkers zich meer op complex werk kunnen richten, in plaats van tijd te verliezen aan repetitieve taken.

Automatisering moet als een samenwerking aanvoelen, niet als een top-down beslissing. Leid altijd met empathie en duidelijkheid.

3. Systeemcompatibiliteit

Moderne automatiseringstools zijn geweldig... totdat ze een systeem uit 2007 tegenkomen waar niemand aan mag komen zonder een IT-ticket.

Als je BPA-project steeds vastloopt door starre software of gesloten API’s, ben je niet de enige. Maar er zijn een paar manieren om het makkelijker te maken:

• Gebruik platforms die geschikt zijn voor hybride omgevingen. Niet alles hoeft cloud-native te zijn – zorg dat je tools ook met oudere, lokale systemen kunnen werken. (Dit betekent vaak een flexibel bouwplatform gebruiken, zoals Botpress.)
• Kijk naar kant-en-klare connectors. Hoe minder maatwerk je nodig hebt om systemen te koppelen, hoe sneller je vooruitkomt.

4. Beveiliging en compliance

Automatisering kan tijd besparen – maar als het gevoelige informatie verwerkt en niet volledig veilig is, kan het juist voor kritieke fouten zorgen.

Denk eerst na over welke data je automatisering verwerkt: klantgegevens, financiële administratie, personeelsinformatie, inloggegevens. Alles telt als gevoelig.

Zie beveiliging dus niet als bijzaak, maar als uitgangspunt. Kies voor een BPA-platform (of partnerbureau) dat volledig gecertificeerd is en vanaf het begin met compliance is gebouwd.

Sterke platforms geven je de tools om de controle te behouden:

• Stel gedetailleerde rechten in zodat alleen de juiste mensen (of bots) bepaalde data kunnen benaderen
• Gebruik versleuteling zowel bij opslag als tijdens verzending
• Schakel auditlogs in om activiteiten te volgen en problemen vroegtijdig te signaleren

En ja, Botpress heeft dit allemaal standaard ingebouwd. We hebben duizenden bedrijven geholpen om kritieke workflows te automatiseren zonder concessies te doen aan chatbotbeveiliging.

En als je in een gereguleerde sector werkt, zoals de zorg of financiële dienstverlening, zorg er dan voor dat je BPA-platform certificeringen heeft zoals SOC 2, HIPAA en ISO 27001.

5. Schaalbaarheid

Dat een automatisering vandaag werkt, betekent niet dat die morgen ook nog voldoet. Wat 1.000 verzoeken per dag aankan, kan bij 10.000 instorten. En als je niet voorbereid bent op die groei, moet je uiteindelijk helemaal opnieuw beginnen.

In plaats van steeds te repareren, maak schaalbaarheid vanaf het begin onderdeel van je plan.

Kies tools die met je mee kunnen groeien, niet alleen werken als proof of concept. Denk na over hoe je systeem hogere belasting aankan, of het prestaties in de tijd kan monitoren en hoe makkelijk het zich aanpast als workflows complexer worden.

Automatiseringen moeten met je bedrijf meegroeien, niet beperken.

6. Kosten en inzet van middelen

Een van de grootste uitdagingen bij automatisering is onderschatten hoeveel tijd en budget het kost om het goed te doen. Het is gebruikelijk om enthousiast te beginnen, maar halverwege vast te lopen door slechte planning.

In plaats van alles tegelijk te automatiseren, kies je één workflow die veel impact heeft en makkelijk te meten is. Voer deze als pilot uit, kijk wat werkt (en wat niet), en gebruik die inzichten voor je volgende stappen.

Klein beginnen helpt teams om verstandig te investeren en geeft je echte data om je strategie bij te sturen.

Je kunt meer leren over het implementeren van nieuwe AI-systemen in een organisatie via onze Blueprint voor AI-implementatie.

5 typen Business Process Automation-oplossingen

1. Workflow-automatiseringstools

Als je een automatiseringssysteem bouwt, heb je een workflow-automatiseringsplatform nodig. Dit voert daadwerkelijk je logica uit – het "als dit, dan dat"-gedeelte van het proces.

Workflow-automatiseringsplatforms laten je stapsgewijze processen ontwerpen over verschillende apps en teams heen.

Deze platforms laten je stapsgewijze processen ontwerpen die verschillende teams en tools omvatten. Veel bieden visuele of low-code builders voor niet-technische medewerkers, terwijl ontwikkelaars de flexibiliteit krijgen om complexe functies te bouwen als dat nodig is.

En ja, er zijn veel opties. Platforms zoals Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street en Monday.com helpen je om workflows uit te tekenen en saaie taken te automatiseren. Sommige zijn meer gericht op interne processen, andere werken beter met klantgerichte systemen.

Kortom: als je processen nog steeds aan elkaar knoopt met spreadsheets, formulieren en Slack-berichten, heb je een workflow-automatiseringsplatform nodig om een stap verder te komen.

2. End-to-End suites voor procesautomatisering

Als workflow-automatiseringsplatforms het eenvoudige werk doen, zijn end-to-end process automation suites het volledige controlecentrum voor de operatie.

End-to-end procesautomatiseringssuites gaan verder dan individuele workflows door volledige bedrijfsprocessen van begin tot eind te automatiseren. Denk aan: samenwerking tussen afdelingen, realtime tracking, casemanagement, compliance, analytics en veel logica achter de schermen.

Laten we duidelijk zijn: je hebt dit soort tools niet nodig voor het goedkeuren van verlofaanvragen. Maar als je iets runt als onboarding op ondernemingsniveau, claimsafhandeling of processen met veel schakels en uitzonderingen? Dan komen ze echt tot hun recht.

Hier raken mensen vaak in de war. Sommigen denken dat ze meteen een groot pakket nodig hebben. Maar tenzij je op grote schaal of met veel complexiteit werkt, kun je beter eenvoudig beginnen en later uitbreiden.

Als je er klaar voor bent, zijn er een paar grote namen om te overwegen: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex en Bizagi bieden allemaal serieuze mogelijkheden voor grootschalige coördinatie.

Botpress hoort ook zeker in dit rijtje thuis – vooral als je krachtige, end-to-end flows wilt bouwen die natuurlijk aanvoelen en direct integreren met je bestaande stack. (Ja, we zijn bevooroordeeld. Maar ook... niet onterecht.)

Samengevat: Als je processen vastlopen door overdrachten en handmatig bijhouden, zijn end-to-end automatiseringsplatforms de oplossing om dit te ontwarren.

3. Digital Process Automation (DPA)-oplossingen

Digitale procesautomatiseringsoplossingen zijn tools die zich richten op het koppelen van klantgerichte interfaces aan back-endsystemen om digitale ervaringen te creëren. Ze zorgen ervoor dat wanneer een klant een formulier invult, een afspraak plant of met een bot chat, de juiste workflow achter de schermen daadwerkelijk wordt gestart.

Dus als iemand een verzoek indient via je portaal, verdwijnt dat niet zomaar in een Google Sheet en een gebed. Er gebeurt echt iets: er wordt een case aangemaakt, een workflow gestart, een team gewaarschuwd.

Dit is vooral handig als je complexe, klantgerichte flows hebt die afhankelijk zijn van meerdere systemen die met elkaar communiceren.

Platformen zoals OutSystems en Creatio zijn hier precies voor gemaakt. Ze verbinden front-end interacties met proceslogica en automatisering achter de schermen.

TL;DR: Wil je dat klantacties echte workflows starten, dan is DPA wat je zoekt.

4. Integratie-gedreven automatiseringsplatforms

Integratiegerichte automatiseringsplatforms zijn ontworpen om verschillende tools te koppelen en geautomatiseerde workflows mogelijk te maken door data in realtime tussen systemen te verplaatsen.

Dit zijn de connectors. Ze proberen niet je hele bedrijfsproces te beheren, ze willen alleen dat je apps met elkaar communiceren zonder dat jij als tussenpersoon hoeft op te treden.

Integratiegerichte automatiseringsplatforms zijn ideaal als je iets wilt als: “Wanneer iemand een contract tekent in PandaDoc, update HubSpot, stuur een Slack-melding en tag ze in Airtable.” Snel, eenvoudig en zonder tussenkomst van engineering.

Laten we eerlijk zijn: deze tools zijn niet bedoeld voor complexe logica of processen met veel compliance. Maar als je in operations, marketing zit, of gewoon handmatig knip-en-plakwerk tussen 10 apps wilt vermijden, ga je ze geweldig vinden.

Zapier is hier waarschijnlijk de bekendste naam. Make (voorheen Integromat) biedt wat meer kracht en flexibiliteit. Workato voegt enterprise-mogelijkheden toe (tegen een hogere prijs). Tray.io zit daar tussenin, met een meer ontwikkelaarsgerichte aanpak.

Je kunt veel doen met deze platforms: data synchroniseren tussen tools, meldingen triggeren, eenvoudige goedkeuringsflows beheren en zelfs lichte klantgerichte automatiseringen samenstellen.

Onthoud wel: hoe complexer je logica wordt, hoe sneller deze tools hun grenzen bereiken. Maar voor eenvoudige automatiseringen? Die zijn echt zo plug-and-play als het maar kan.

5. Intelligente automatiseringsplatforms

Intelligente automatiseringsplatforms zijn waar het echt slim begint te worden.

In tegenstelling tot eenvoudige workflowtools die strikte regels volgen, combineren intelligente automatiseringsplatforms AI – denk aan machine learning, natuurlijke taalverwerking en besluitvorming op basis van context. In plaats van “als X, dan Y”, krijg je “als dit lijkt op X en de stemming is negatief en het document zegt Y, doe dan Z.” Je krijgt nuance. Je krijgt flexibiliteit.

Intelligente automatiseringsplatformen zijn vooral handig als je data rommelig is of als je automatisering wilt die menselijker aanvoelt.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Facturen lezen zonder vast sjabloon. Supporttickets prioriteren op basis van toon. Documenten automatisch classificeren of routeren op basis van eerdere patronen. Allemaal mogelijk.

Enkele grote spelers hier zijn UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder en Automation Anywhere. Ze bieden allemaal een mix van traditionele automatisering met AI daarbovenop.

Botpress past hier ook, vooral als je AI-agents wilt die begrijpen wat gebruikers vragen, natuurlijk reageren en back-end workflows starten op basis van intentie.

Kortom: als je automatisering tussen de regels moet kunnen lezen, is intelligente automatisering de juiste keuze.

(Interesse? Ons artikel over intelligente procesautomatisering gaat veel dieper in op deze platforms.)

Hoe implementeer je business process automation: een stapsgewijze handleiding

Het invoeren van automatisering van bedrijfsprocessen hoeft geen grootschalige AI-digitale transformatie te zijn vanaf dag één. De beste implementaties beginnen klein.

Of je nu je eerste interne workflow automatiseert of een wirwar van oude tools vervangt, deze stapsgewijze gids helpt je BPA helder aan te pakken.

1. Zoek uit waar de knelpunten zitten

Voordat je flowcharts tekent of automatiseringstools vergelijkt, neem even afstand en vraag jezelf af: wat vertraagt het team nu echt?

Elk bedrijf heeft wel een paar processen die pijnlijk handmatig, foutgevoelig of gewoon ronduit irritant zijn. Dáár kan automatisering echt het verschil maken – niet alleen waar het het makkelijkst is om een workflow toe te voegen.

Weet je niet waar je moet beginnen? Praat met de mensen die het werk doen. Wat is repetitief? Wat veroorzaakt vertragingen? Wat gaat steeds mis? Je kunt ook supporttickets, klachten of systeemdata bekijken om knelpunten te vinden.

2. Begrijp de huidige processen

“Automatiseer niet wat je niet begrijpt” moet regel #1 zijn in elk BPA-handboek.

Het is verleidelijk om direct een inefficiënt proces te automatiseren, maar als je niet eerst begrijpt hoe dat proces precies werkt (en waarom het zo werkt), bezorg je jezelf later problemen.

Hier loont een korte, grondige analyse. Zelfs simpele vragen als “Wie start deze workflow?” of “Waar loopt het meestal vast?” kunnen je uren herwerk besparen.

En: sla de rommelige delen niet over. De uitzonderingen, de eenmalige oplossingen die mensen gebruiken om het werk gedaan te krijgen – juist daar gaat automatisering vaak mis.

Let hierbij op:

• Wie start de workflow en onder welke voorwaarden?
• Welke systemen zijn nu betrokken? Welke werken niet goed samen?
• Waar vinden overdrachten plaats? Waar gaat het meestal mis?
• Welke stappen zijn afhankelijk van handmatige omwegen?

3. Onderzoek BPA-oplossingen

Als je je huidige processen in kaart hebt gebracht en weet wat je wilt verbeteren, is het tijd om je tools te kiezen. Maar let op: er is geen universeel ‘beste’ BPA-platform.

Sommige zijn gemaakt voor eenvoudige taakautomatisering. Andere zijn bedoeld voor complexe, meerstapsworkflows met veel integraties. De echte vraag is dus: wat werkt voor jou?

Je moet bepalen hoe technisch je team is, met welke systemen het BPA-hulpmiddel moet integreren en hoe flexibel de workflows moeten zijn. Sommige bedrijven hebben maatwerk op ontwikkelaarsniveau nodig. Andere willen gewoon iets waarmee hun operationeel team direct aan de slag kan.

Je kunt dit op drie manieren aanpakken:

Lichte taakautomatisering

Deze tools zijn gemaakt voor snelheid en eenvoud. Ideaal als je eenvoudige, repetitieve taken wilt automatiseren.

Ze zijn ideaal voor zaken als verlofaanvragen, simpele leadroutering of “als dit, dan dat”-logica – dingen die geen complexe beslissingen of meerstapscoördinatie vereisen.

Let op functies zoals:

• Kant-en-klare integraties met je CRM- of ticketingsystemen
• Eenvoudige workflowbouwers met slepen-en-neerzetten
• Duidelijke beperkingen qua schaalbaarheid of complexiteit

Populaire platforms in deze categorie zijn onder andere Botpress, Zapier, Automate.io en ingebouwde tools zoals Notion-automatiseringen.

Als je BPA voor het eerst probeert of snel resultaat wilt, zijn dit uitstekende startpunten.

Workflow-automatisering voor het middensegment

In deze laag wordt automatisering krachtiger. Ideaal voor teams die verder zijn dan simpele taakautomatisering en nu workflows nodig hebben die reageren op veranderende omstandigheden of waarbij menselijke beslissingen nodig zijn.

Misschien stuur je goedkeuringen door op basis van de grootte van een deal, schaal je supporttickets op basis van sentiment, of start je meerstapsprocessen wanneer klantgegevens in je CRM veranderen.

Deze tools bieden meestal een goede balans tussen gebruiksgemak en mogelijkheden. Je krijgt nog steeds no-code of low-code interfaces, maar met veel meer controle over logica, uitzonderingen en rollen.

Enkele veelvoorkomende functies van workflow-automatiseringsplatforms uit het middensegment zijn:

• Vertakkingslogica en voorwaardelijke paden
• Rechten op basis van rollen
• Ondersteuning voor zowel gestructureerde flows als flexibele uitzonderingen

Sommige tools in deze categorie bieden ook ingebouwde audittrails en integraties met bedrijfskritische systemen zoals CRM’s, ERP’s of kennisbanken.

Populaire platforms zijn onder andere Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (met regels en automatiseringen) en Monday.com met workflowlogica.

Uiteindelijk zijn mid-tier tools ideaal als je meer structuur en verfijning wilt in je bedrijfsprocessen – zonder meteen op enterprise-niveau te zitten. Je krijgt nog steeds snelheid en toegankelijkheid, maar met veel meer controle.

BPA op ondernemingsniveau

Dit zijn de krachtige platforms die zijn gebouwd om end-to-end workflows te ondersteunen over meerdere teams en systemen. Ze zijn gemaakt voor schaalbaarheid en complexiteit – ideaal voor wereldwijde operaties of meerlaagse goedkeuringsprocessen.

Als je processen over meerdere systemen lopen (CRM, ERP, HRIS, eigen databases), of als je gedetailleerde controle over compliance nodig hebt, is BPA op ondernemingsniveau wat je zoekt.

Enterprise-platforms draaien om coördinatie. Dat betekent workflows die uitzonderingen afhandelen, realtime data synchroniseren tussen tools en compliance waarborgen zonder onderbreking.

Kenmerken om op te letten zijn onder andere:

• Uitgebreide integratie-ondersteuning
• Sterke compliance-functies en audittrails
• Samenwerkingsgerichte vormgeving

Platformen in deze categorie bieden vaak ingebouwde analyses, SLA-tracking, testomgevingen en governance op basis van rollen om schaalbaarheid en complexiteit te ondersteunen.

Bekende namen zijn Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx en Appian.

En onthoud: welk platform je ook kiest, het moet aansluiten bij hoe je teams nu al werken. Als je je hele proces moet omgooien om het passend te maken, is het niet de juiste keuze.

4. Test de gekozen oplossing

Voordat je volledig inzet op automatisering, begin met één enkele workflow. Slechts één.

Zie het als een proefronde. Dit is de “crawl” in het bekende Crawl-Walk-Run model.

Kies iets eenvoudigs maar waardevols. Bijvoorbeeld het automatiseren van de goedkeuring van verlofaanvragen, of het routeren van nieuwe supporttickets. Het belangrijkste is dat het meetbaar is – tijd bespaard, taken sneller afgerond, minder handmatige fouten.

Je kunt dit handmatig bouwen met je nieuwe BPA-tool, of de AI het logische werk en de uitzonderingen laten afhandelen als je daar klaar voor bent.

Sommige teams draaien pilots in een sandbox. Anderen gaan live met een klein team en monitoren de resultaten nauwgezet. Hoe dan ook, je leert wat er misgaat, wat bijgesteld moet worden en welk effect het daadwerkelijk heeft.

Is de pilot geslaagd? Gefeliciteerd! Je hebt je bewijs. Gebruik het om je opzet te verbeteren en draagvlak te creëren voor bredere uitrol. Niet gelukt? Nog beter, je hebt de problemen ontdekt voordat je ging opschalen.

Wil je dieper ingaan op hoe je zo’n uitrol structureert? Lees dan wat mijn getalenteerde collega schreef over strategische chatbot-implementatie. Daarin lees je hoe je van kruipen naar lopen en rennen gaat – zonder te struikelen.

5. Train je team

Zelfs de beste automatisering zal niet blijven hangen als het team het niet begrijpt—of erger nog, als ze het gevoel hebben dat het zonder context van bovenaf wordt opgelegd.

Automatisering moet aanvoelen als een nuttige verbetering, niet als een onverwachte vervanging. Als mensen niet weten hoe het in hun dagelijkse werk past of waar ze terechtkunnen als er iets misgaat, vallen ze snel terug in oude gewoontes.

Geef ze dus niet zomaar een login. Leid ze rond in hun wereld. Laat zien wat het voor hen uit handen neemt. Maak duidelijk dat het draait om minder herhalende taken, niet om banen schrappen.

Hoe je dit uitrolt hangt af van de grootte en samenstelling van je team, maar een sterke adoptie begint meestal met:

• Rol-specifieke rondleidingen zodat elk team ziet hoe het op hun werk van toepassing is
• Snelgidsen of korte Loom-video’s voor als ze vergeten welke knop wat doet
• Een open kanaal (Slack, e-mail, wat dan ook) voor vragen, feedback of het melden van problemen

Met andere woorden: laat automatisering aanvoelen als een hulpmiddel, niet als een bedreiging.

6. Breid uit en blijf itereren

Alleen omdat je BPA-pilot werkte, betekent niet dat je klaar bent. De beste automatiseringssystemen ontwikkelen zich continu, en te snel opschalen zonder bijsturing is een snelle manier om dingen te laten mislopen.

Als je eenmaal waarde hebt gehaald uit je eerste workflow, breid dan voorzichtig uit. Voeg nieuwe use cases toe, betrek meer teams en begin met het opbouwen van een systeem dat beter wordt naarmate het groeit.

Hier is iteratie het belangrijkst. Blijf belangrijke signalen monitoren: Worden workflows sneller afgerond? Dalen de foutpercentages? Gebruiken mensen het nieuwe systeem daadwerkelijk?

Maak daarna kleine aanpassingen onderweg:

• Verfijn de logica. Als stappen steeds op hetzelfde punt misgaan, kijk dan opnieuw naar je triggers of voorwaarden.
• Verbeter overdrachten. Zorg voor duidelijkheid waar workflows meerdere teams of tools raken.
• Volg het gebruik op. Daalt het gebruik? Praat met het team. Is het proces onduidelijk? Komt handmatig werk weer terug?
• Bekijk de statistieken opnieuw. Houd je de juiste KPI’s bij? Voeg nieuwe toe als dat nodig is (zoals doorlooptijd of taakvoltooiingspercentages).

Als alles soepel werkt, maak dan een intern draaiboek. Zo kunnen andere teams voortbouwen op wat al werkt, zonder opnieuw te hoeven beginnen.

Wat zijn use cases voor business process automation?

HR-onboarding

Onboarding lijkt eenvoudig tot je beseft hoeveel losse onderdelen erbij komen kijken. Accounts aanmaken, documenten verzamelen, apparatuur regelen, agenda’s vullen – de lijst is lang.

Zonder automatisering gebeurt het meeste hiervan via eindeloze e-mailthreads en updates in spreadsheets. Het is traag, foutgevoelig en eerlijk gezegd? Een hoofdpijn voor iedereen.

Laten we bekijken hoe BPA onboarding echt soepel kan laten verlopen, zowel voor HR als voor de nieuwe medewerker.

Start workflows zodra een aanbod wordt geaccepteerd

Het echte werk begint zodra een kandidaat ‘ja’ zegt. BPA-tools kunnen automatisch personeelsdossiers aanmaken in je HRIS, welkomstmails en complianceformulieren versturen en de volgende stappen in gang zetten zonder dat iemand elk team handmatig hoeft aan te sporen.

Stel je voor: zodra het contract is getekend, krijgt het IT-team een ticket om een laptop en gebruikersaccounts in te stellen. Tegelijkertijd ontvangt de nieuwe medewerker een gepersonaliseerde onboardingmail en een link om de documenten te uploaden die hij of zij moet indienen.

Plan zonder het eindeloze heen-en-weer

Introductie, aanmelden voor voordelen, eerste werkdag-check-ins – alles kan automatisch ingepland worden.

In plaats van handmatig agenda’s af te stemmen, kunnen BPA-tools tijdslots reserveren op basis van beschikbaarheid en bevestigingen sturen naar alle betrokkenen.

En voilà. Geen gemiste stappen en een nieuwe medewerker die zich echt welkom voelt.

Welke tools maken dit mogelijk?

Je ziet meestal een mix van tools: HRIS-platforms zoals BambooHR of Personio beheren personeelsdata, workflow-automatiseringstools zoals Kissflow of Pipefy verbinden taken, en ITSM-tools zoals Jira Service Management zorgen dat de technische inrichting niet wordt vergeten.

Klantenservice

Supportmedewerkers verspillen veel te veel tijd aan dingen die niets met het helpen van klanten te maken hebben.

Hier bewijst automatisering (en het gebruik van AI in klantenservice) zijn waarde. Het gaat er niet om je supportteam te vervangen, maar om hun werkdruk te verlichten zodat ze zich kunnen richten op het oplossen van echte problemen.

Automatische triage

Wanneer er een supportverzoek binnenkomt, moet iemand (of iets) bepalen waar het over gaat. Is het een factureringsprobleem? Een bug? Is de klant boos of gewoon in de war?

BPA-systemen kunnen dit volledig overnemen. Met AI (denk aan: sentimentanalyse, keyword-matching of accountgeschiedenis) kunnen BPA-systemen tickets automatisch categoriseren en prioriteren. In plaats van dat een medewerker elk verzoek moet doornemen, worden ze direct naar de verzoeken geleid die hun aandacht het meest nodig hebben.

Slimme routering

Zodra een ticket is gecategoriseerd, moet het naar de juiste persoon worden gestuurd. Dat alleen al kan uren kosten als het handmatig gebeurt.

Met BPA gebeurt routering direct. Een factureringsvraag gaat naar Finance. Een belangrijk productprobleem gaat direct naar Engineering. Een probleem van een VIP-klant wordt gemarkeerd voor je senior agents. Je kunt alle logica bouwen die je wilt, en alles draait op de achtergrond.

Automatisch invullen en statusupdates

Elke supportmedewerker kent de pijn van het kopiëren en plakken van klantgegevens van het ene systeem naar het andere.

Maar als je BPA is gekoppeld aan je CRM of interne tools, kan het ticketvelden vooraf invullen met relevante gegevens voordat de medewerker het ticket opent.

Je kunt automatisering ook inzetten om realtime statusupdates te sturen of opvolging te doen bij openstaande reacties. Dat betekent minder handmatig werk voor teams en een soepelere ervaring voor de klant.

Tools die dit makkelijker maken

Platformen zoals Zendesk en Freshdesk hebben ingebouwde BPA-functies. Combineer die met AI-gestuurde routeringstools en integraties met je CRM of interne kennisbank, en je hebt een supportmotor die makkelijk schaalt.

Zeg vaarwel tegen repetitieve administratieve taken.

Contractbeheer

Beheer je contracten handmatig? Dan krijg je te maken met versiebeheer-chaos en gemiste deadlines. Door contractworkflows te automatiseren breng je orde en snelheid – dankzij AI in inkoop!

Contracten automatisch genereren

Het beste voor: Standaardovereenkomsten zoals NDA's, SOW's of MSA's.

Wat het doet: Haalt gegevens uit sjablonen en vult automatisch details in op basis van CRM- of formulierinvoer.

Handige tip: Vergrendel belangrijke velden om ongeautoriseerde wijzigingen te voorkomen, maar laat ruimte voor aangepaste voorwaarden.

Route voor beoordeling en elektronische ondertekening

Ideaal voor: Interne goedkeuringen, samenwerking tussen teams en klantondertekening.

Wat het doet: Stuurt contracten naar de juiste persoon op het juiste moment – zoals juridisch, financiën, manager of klant – op basis van vooraf ingestelde regels.

Handige tip: Gebruik tools waarmee je kunt zien wie wat heeft geopend en ondertekend, zodat je nooit hoeft te raden waar iets vastloopt.

Wijzigingen bijhouden en herinneringen instellen

Ideaal voor: Contracten up-to-date en compliant houden.

Wat het doet: Logt bewerkingen en goedkeuringen in een audittrail en stuurt herinneringen voor verlengingen of aankomende compliancecontroles.

Tip: Wacht niet tot iemand eraan denkt – stel automatische meldingen in 30, 60 of 90 dagen voor belangrijke data.

Welke tools maken dit mogelijk?

Veelgebruikte tools zijn CLM-platforms (zoals Ironclad, DocuSign CLM), documentautomatiseringstools, workflow- en e-signature-platforms (zoals PandaDoc, HelloSign).

Factuur- en onkostendeclaratieverwerking

Handmatige factuurverwerking is precies het soort werk dat tijd en geduld kost. Cijfers overtypen uit PDF’s, e-mails doorspitten voor goedkeuringen, mensen achterna zitten voor bonnetjes – geen wonder dat financiële teams overbelast zijn.

Laten we bekijken hoe BPA dit oplost.

Factuurgegevens extraheren

Eerste stap: stop met handmatig invoeren. BPA-tools met OCR of AI kunnen facturen scannen en automatisch belangrijke gegevens zoals leveranciersnaam, bedragen, vervaldatums en regels ophalen. Geen eindeloos schakelen meer tussen bestanden en spreadsheets.

Koppelen aan inkooporders of budgetten

Zodra de data binnen is, moet je deze koppelen aan iets. Bijvoorbeeld een bestaande inkooporder of het budget van een afdeling.

Automatisering pakt dit direct op en markeert alles wat niet klopt, zodat er niets onopgemerkt blijft.

Route voor goedkeuringen

In plaats van steeds “Kun je dit goedkeuren?”-mails te sturen, laat je BPA de routering afhandelen. Het kan de juiste factuur naar de juiste persoon sturen op basis van regels.

En ja, hij zal ze er ook aan herinneren.

Synchroniseer met boekhoudtools

Als alles is goedgekeurd, kan BPA de factuur automatisch in je boekhoudsoftware zetten. Geen extra invoer nodig. Klaar.

Tools zoals Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks en NetSuite maken deze inrichting eenvoudig. Doet je financiële team nog alles handmatig? Tijd om dat te veranderen.

Implementeer AI-oplossingen volgende maand

Automatisering zorgt ervoor dat moderne teams sneller werken en zich kunnen richten op wat echt belangrijk is.

Botpress is een conversational AI-platform dat teams de tools biedt om krachtige business process automation te bouwen – van eenvoudige workflows tot complexe, multi-systeem integraties.

Met visuele flow builders, onbeperkte integraties en meertalige ondersteuning kan iedereen schaalbare automatisering starten zonder een regel code te schrijven.

Begin vandaag nog met bouwen. Het is gratis.

Veelgestelde vragen

Wat is business process automation (BPA)?

BPA verwijst naar het gebruik van technologie om routinematige workflows en processen te automatiseren. Dit houdt meestal in dat softwaretools en applicaties worden ingezet om repetitieve taken te stroomlijnen, waardoor handmatig werk afneemt en de efficiëntie toeneemt.

Welke bedrijfsprocessen zijn het meest geschikt voor automatisering?

Processen die vaak voorkomen en duidelijke regels volgen, zijn ideaal voor automatisering. Voorbeelden zijn onboarding van medewerkers, goedkeuring van aankopen, klantinteracties en gegevensinvoer; deze kunnen worden geautomatiseerd om tijd te besparen en fouten te verminderen.

Wat is het verschil tussen RPA en BPA?

Robotic Process Automation (RPA) gebruikt softwarebots om eenvoudige, repetitieve taken uit te voeren zoals gegevensinvoer, terwijl Business Process Automation (BPA) verschillende systemen verbindt om volledige workflows en meerdere processtappen te automatiseren voor bredere verbeteringen.

Wie profiteert van het automatiseren van bedrijfsprocessen?

Automatisering levert overal waarde op. Bedrijven besparen tijd en geld, medewerkers kunnen zich richten op belangrijker en strategisch werk, en klanten profiteren van snellere en betrouwbaardere service.

Hoe meet ik de ROI van BPA?

Het rendement kan worden gevolgd door belangrijke prestatie-indicatoren te monitoren, zoals kortere verwerkingstijden, kostenbesparingen, verbeterde datanauwkeurigheid en naleving, en hogere klanttevredenheid. Regelmatige evaluaties en feedback van teams zorgen ervoor dat BPA de verwachte voordelen oplevert.

Hoe lang duurt het voordat je resultaat ziet van BPA?

Hoewel sommige efficiëntieverbeteringen binnen enkele maanden merkbaar zijn, duren de volledige voordelen vaak langer. Het is belangrijk om gefaseerd te werk te gaan en voortdurend te optimaliseren om de langetermijnwaarde van BPA te realiseren.