비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 그 인기가 급증하고 있지만, 수년 동안 기업의 운영 방식을 변화시켜 왔습니다.
BPA는 전체 워크플로와 복잡한 프로세스를 자동화하여 효율성을 높이는 비즈니스에서 AI 통합 및 챗봇의 완벽한 사용 사례로 여겨지곤 합니다.
실제로 조직의 50%가 향후 프로세스를 자동화할 계획이라고 답했습니다.
이 개요에서는 BPA가 무엇인지, BPA를 구현할 때 흔히 발생하는 문제를 설명하고 성공적인 BPA 전략을 구현하는 방법에 대해 설명합니다.
비즈니스 프로세스 자동화란 무엇인가요?
비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 소프트웨어를 활용하여 복잡하고 반복적인 작업을 모두 처리하는 전략적 접근 방식입니다.
일상적인 운영을 간소화하여 비즈니스가 원활하게 운영되도록 하는 데 중점을 둡니다.
비즈니스 프로세스는 회사가 특정 작업을 수행하기 위해 따르는 일련의 단계입니다. 예를 들어 주문 접수부터 최종 배송까지 주문 처리와 관련된 워크플로우를 생각해 보세요.
이러한 워크플로를 자동화하면 수작업 오류를 최소화하고 직원의 시간을 절약할 수 있어 직원들이 더 가치 있는 활동에 집중할 수 있습니다.
이 경우 자동화는 다음과 같이 작동할 수 있습니다:
- 주문이 접수되면 소프트웨어가 자동으로 주문 세부 정보를 확인하고, 재고를 업데이트하고, 결제를 처리하고, 고객에게 확인 이메일을 보냅니다.
- 그러면 시스템이 주문 정보를 배송 부서 또는 타사 물류 공급업체에 전달하여 배송 레이블과 추적 번호를 자동으로 생성합니다.
RPA와 BPA의 차이점은 무엇인가요?
비슷하게 들릴 수 있지만 BPA와 로봇 프로세스 자동화 (RPA)는 실제로는 큰 차이가 있습니다.
RPA는 일반적으로 사람이 사용하는 것과 동일한 그래픽 사용자 인터페이스를 사용하여 데이터 입력과 같은 반복적인 작업을 수행하도록 기본 소프트웨어 로봇(또는 '봇')을 프로그래밍하는 것입니다.
반면, BPA 솔루션은 종종 백그라운드에서 또는 사용자 인터페이스와 독립적으로 작동하여 복잡한 워크플로우를 자동화하고 필요에 따라 정보를 검색합니다.
RPA 봇을 교육하는 것은 사람이 작업을 수행하는 모습을 녹화하는 것만큼 간단할 수 있지만, BPA 솔루션은 일반적으로 보다 전략적인 계획과 통합이 필요합니다.
대부분의 경우 BPA는 더 다양한 사용 사례를 다루며 보다 포괄적인 엔드투엔드 솔루션을 제공합니다. 종종 BPA 시스템은 광범위한 기능 내에 하나의 구성 요소로 RPA를 통합합니다.
BPA 도구의 주요 기능 및 구성 요소
비즈니스 프로세스 자동화 도구는 복잡한 워크플로우를 자동화하고 서로 다른 시스템을 통합하여 운영을 간소화하도록 설계되었습니다. 이러한 솔루션에는 일반적으로 효율성을 높이고 수동 개입을 줄이기 위해 함께 작동하는 몇 가지 핵심 구성 요소가 포함되어 있습니다:
워크플로 자동화
BPA 도구를 통해 기업은 반복적인 수작업을 대체하는 자동화된 워크플로를 설계, 실행, 모니터링할 수 있습니다. 이를 통해 프로세스가 표준화되고 일관되게 실행되도록 보장합니다.
데이터 통합
비즈니스 프로세스를 자동화하도록 설계된 도구는 다양한 데이터 소스 및 시스템(예: ERP, CRM, 기타 레거시 애플리케이션)과 통합되어 통합된 정보 보기를 제공해야 합니다. 이를 통해 실시간 의사결정을 촉진하고 데이터 사일로를 줄일 수 있습니다.
프로세스 매핑 및 설계
많은 BPA 플랫폼은 기존 프로세스를 매핑하기 위한 시각적 도구를 제공합니다. 이러한 도구를 통해 팀은 자동화를 구현하기 전에 최적의 성능을 위해 워크플로를 재설계할 수 있습니다.
실시간 모니터링 및 보고
BPA 도구에는 프로세스 성과를 종합적으로 파악할 수 있는 대시보드와 분석 기능이 통합되어 있는 경우가 많습니다. 이러한 도구는 주요 지표를 지속적으로 추적하고 개선이 필요한 부분을 정확히 찾아내어 조직이 워크플로를 최적화하고 전반적인 효율성을 향상시킬 수 있도록 지원합니다.
보안 및 규정 준수
비즈니스 데이터의 민감한 특성을 고려할 때, 강력한 BPA 솔루션은 포괄적인 보안 프레임워크로 구축되어 중요 정보를 보호하는 동시에 규정 준수를 보장합니다.
엄격한 액세스 제어를 시행하고 고급 암호화 기술을 배포하며, 지속적인 모니터링을 통해 데이터 무결성을 보호합니다.
확장성 및 유연성
최고의 BPA 도구는 비즈니스 성장과 진화하는 프로세스 요구 사항을 수용하여 비즈니스와 함께 확장할 수 있도록 설계되었습니다. 다양한 산업과 사용 사례에 맞게 조정할 수 있는 사용자 지정 기능과 통합 기능을 제공합니다.
비즈니스 프로세스 자동화의 이점
효율성 향상
반복적인 작업을 자동화하면 운영 속도가 빨라지고 프로세스 전반의 일관성이 보장되어 직원들이 혁신에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
비용 절감
수동 개입과 오류를 줄이면 운영 비용이 절감되어 성장과 전략적 투자를 위한 리소스를 확보할 수 있습니다.
향상된 데이터 정확도
자동화된 데이터 통합 및 처리 기능을 통해 BPA는 오류를 최소화하고 중요한 비즈니스 정보에 대한 신뢰할 수 있는 실시간 보기를 제공합니다.
규정 준수 및 위험 관리 개선
표준화된 프로세스와 내장된 감사 추적 기능을 통해 규정 요건을 준수하고 규정 준수 문제의 위험을 줄일 수 있습니다.
더 나은 고객 서비스
간소화된 고객 상호 작용과 자동화된 데이터 처리로 응답 시간이 단축되고 개인화된 경험을 제공할 수 있습니다.
BPA 구현의 일반적인 과제
비즈니스 프로세스 자동화를 구현하는 것은 혁신적일 수 있지만, 몇 가지 어려움이 따르는 경우가 많습니다. 다음은 일반적인 장애물과 이를 극복하기 위한 전략을 살펴봅니다.
데이터 품질 및 통합
도전 과제
데이터의 정확성과 원활한 통합을 보장하는 것은 어려울 수 있습니다. 품질이 좋지 않은 데이터는 자동화된 프로세스를 방해하고 오류로 이어질 수 있습니다.
접근 방식
- 강력한 데이터 거버넌스 전략을 개발하세요.
- 효과적인 데이터 정리 도구에 투자하세요.
- 표준화된 프로토콜을 설정하여 시스템 전반에서 일관성을 유지하세요.
변경 관리
도전 과제
수동 프로세스에서 자동화로 전환하면 팀원들 사이에 불확실성이 생길 수 있으며, 이들은 변화나 고용 안정성에 대해 걱정할 수 있습니다.
접근 방식
팀원들을 조기에 참여시키고, BPA의 이점을 명확하게 전달하며, 모두가 원활하게 적응할 수 있도록 맞춤형 교육을 제공하세요.
시스템 호환성
도전 과제
BPA 도구를 레거시 시스템과 통합하는 것은 복잡할 수 있으며 신중하게 관리하지 않으면 기존 워크플로우를 방해할 수 있습니다.
접근 방식
현재 기술 환경을 철저히 검토하고 원활한 통합을 위해 설계된 자동화 도구를 선택하세요.
보안 및 규정 준수
도전 과제
비즈니스 프로세스를 자동화하면 민감한 데이터를 보호하고 규제 표준을 준수해야 할 필요성이 높아집니다.
접근 방식
강력한 암호화, 효과적인 액세스 제어, 정기적인 감사로 보안 조치를 강화하여 규정 준수를 보장하고 운영을 안전하게 보호하세요.
확장성
도전 과제
소규모 팀에 적합한 BPA 솔루션은 성장하는 조직의 요구 사항을 충족하지 못할 수 있습니다.
접근 방식
비즈니스의 발전에 따라 확장하거나 업그레이드할 수 있는 모듈식 아키텍처를 갖춘 플랫폼을 선택하세요.
비용 및 리소스 할당
도전 과제
BPA의 초기 투자 비용은 상당할 수 있으며, 비용과 기대 이익의 균형을 맞추는 것이 중요합니다.
접근 방식
파일럿 프로그램으로 시작하여 시스템의 효과를 테스트하고 피드백을 수집하며 성과를 측정하세요. 이러한 단계적 접근 방식은 본격적인 출시 전에 전략을 구체화하고 리소스를 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.
비즈니스 프로세스 자동화 솔루션의 유형
비즈니스 운영의 다양한 측면을 간소화하도록 설계된 여러 유형의 BPA 솔루션이 있습니다. 이러한 솔루션은 반복적인 작업 자동화부터 복잡한 워크플로 및 데이터 소스 통합에 이르기까지 그 초점이 다양합니다.
워크플로 자동화 도구
이러한 도구는 반복적인 작업을 자동화하고 문서 흐름과 결재를 관리하여 일상적인 프로세스를 간소화합니다. 이를 통해 일상 업무의 일관성과 효율성을 유지할 수 있습니다.
디지털 프로세스 자동화(DPA)
DPA는 다양한 디지털 채널을 통합하여 기존의 워크플로우 자동화를 향상시킵니다. 이 접근 방식은 웹 인터페이스와 기타 고객 접점을 연결하여 사용자 경험과 응답성을 개선하는 원활한 환경을 조성합니다.
엔터프라이즈 통합 플랫폼
이러한 플랫폼은 조직 내 서로 다른 시스템을 연결하도록 설계되었습니다. 서로 다른 애플리케이션 간의 원활한 데이터 흐름과 실시간 커뮤니케이션을 촉진하여 비즈니스 프로세스의 모든 측면이 일관성 있게 작동하도록 보장합니다.
지능형 자동화
지능형 자동화는 머신 러닝 및 자연어 처리 (NLP)와 같은 AI 요소를 통합하여 기존 BPA를 기반으로 합니다. 이 접근 방식은 일상적인 작업을 자동화할 뿐만 아니라 시스템이 데이터를 통해 학습하고 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.
비즈니스 프로세스 자동화를 구현하는 방법: 단계별 가이드
비즈니스 프로세스 자동화를 구현하는 것이 부담스러울 필요는 없습니다. 다음은 시작하는 데 도움이 되는 간단한 단계별 가이드입니다.
1. 핵심 프로세스 식별
핵심 프로세스를 파악하는 것부터 시작하세요. 주문 처리나 문서 승인과 같이 많은 시간과 리소스를 소비하는 프로세스를 살펴보고 어떤 프로세스가 자동화에 적합한지 결정하세요.
2. 기존 워크플로 평가
현재 팀이 어떻게 운영되고 있는지 면밀히 살펴보고 병목 현상이나 비효율적인 부분을 정확히 파악하세요. 이러한 이해는 올바른 자동화 도구를 선택하는 데 도움이 됩니다.
3. BPA 솔루션 연구
필요에 맞는 다양한 도구를 살펴보세요. 다음과 같은 요소를 고려하세요:
- 기존 시스템과의 통합 기능
- 비즈니스 성장에 따른 확장성
- 원활한 도입을 위한 사용자 친화성
예를 들어, AI 기반 솔루션을 찾고 있다면 Botpress 같은 플랫폼이 좋은 선택이 될 수 있습니다.
4. 선택한 솔루션 시범 사용
필요에 맞는 다양한 도구를 살펴보세요. 다음과 같은 요소를 고려하세요:
- 기존 시스템과의 통합 기능
- 비즈니스 성장에 따른 확장성
- 원활한 도입을 위한 사용자 친화성
예를 들어, AI 기반 솔루션을 찾고 있다면 Botpress 같은 플랫폼이 좋은 선택이 될 수 있습니다.
5. 팀 교육
모든 사람이 새로운 시스템의 작동 방식을 이해할 수 있도록 포괄적인 교육과 명확한 문서를 제공하세요. 효과적인 교육은 팀이 빠르게 적응하고 자신 있게 기술을 사용할 수 있도록 도와줍니다.
6. 통합 및 확장
파일럿이 성공적으로 완료되면 프로젝트 전반으로 BPA 솔루션 사용을 점진적으로 확대하세요. 주요 성과 지표를 지속적으로 모니터링하고 필요에 따라 접근 방식을 조정하여 장기적인 이점을 확보하세요.
비즈니스 프로세스 자동화 사용 사례
조직의 3분의 2가 적어도 한 가지 이상의 비즈니스 기능에서 비즈니스 프로세스를 자동화하고 있습니다. 다음은 산업 전반에서 활용할 수 있는 자동화의 다양한 사용 사례 중 일부입니다.
HR 온보딩
자동화를 통해 후보자 심사 및 면접 일정부터 온보딩 서류 관리까지 전체 채용 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
예를 들어, HR 시스템이 지원자 추적 시스템과 통합되어 후보자 기록을 자동으로 업데이트하고 후보자가 채용되면 온보딩 워크플로우를 트리거할 수 있습니다.
고객 서비스 자동화
접객업이나 금융과 같은 산업에서 AI 챗봇은 고객 경험을 크게 향상시킬 수 있습니다.
예를 들어 호텔 챗봇은 다음과 같은 방법으로 게스트 체크인을 간소화할 수 있습니다:
- 이용 가능한 편의시설에 대한 문의를 효율적으로 처리하기
- 개인화된 지역 추천 제공
마찬가지로 금융 챗봇은 청구 문의를 신속하게 해결하고 일상적인 거래를 처리하여 고객이 수동 개입으로 인한 지연 없이 신속한 지원을 받을 수 있도록 합니다.
계약 관리
자동화된 계약 관리 시스템은 최종 승인으로 넘어가기 전에 초안 작성 및 검토와 같은 주요 단계를 처리하여 전체 계약 라이프사이클을 간소화하는 동시에 법률 준수를 보장합니다.
예를 들어 계약 관리 솔루션이 있습니다:
- 표준 템플릿 자동 생성
- 디지털 서명을 위해 계약을 라우팅하고 중앙 저장소에 변경 사항을 캡처하세요.
이 접근 방식은 수작업 오류를 줄이고 처리 속도를 높여 법무팀과 조달팀이 전략적 협상에 집중할 수 있도록 합니다.
송장 및 비용 처리
금융 부문에서는 자동화를 통해 수동 개입 없이 데이터를 캡처하고 이를 구매 주문과 대조하여 송장 및 비용 처리 방식을 혁신합니다.
이러한 도구는 지루한 데이터 입력에 의존하는 대신 재무 기록을 자동으로 업데이트하여 정확성을 높이고 보다 효과적인 재무 관리를 가능하게 합니다.
비용 승인 및 조정 프로세스를 간소화함으로써 조직은 관리 오버헤드를 줄이고 재무 운영을 신속하게 처리할 수 있습니다.
다음 달에 AI 솔루션 배포
AI 챗봇은 고객 서비스, 내부 운영, 전자상거래 등 기업에서 빠르게 대중적으로 도입되고 있습니다.
도입이 느린 기업은 인공지능의 물결을 놓친 대가를 치르게 될 것입니다. Botpress 기업을 위해 개발된 무한히 확장 가능한 봇 구축 플랫폼입니다. 개발자는 Botpress의 stack 통해 모든 기능을 갖춘 챗봇과 AI 에이전트를 구축할 수 있습니다.
강화된 보안 제품군은 고객 데이터를 항상 보호하고 개발팀에서 완벽하게 제어할 수 있도록 보장합니다.
여기에서 구축을 시작하세요. 무료입니다.
자주 묻는 질문들
비즈니스 프로세스 자동화(BPA)란 무엇인가요?
BPA는 일상적인 워크플로와 프로세스를 자동화하기 위해 기술을 사용하는 것을 말합니다. 일반적으로 반복적인 작업을 간소화하여 수작업을 줄이고 전반적인 효율성을 높이는 소프트웨어 도구와 애플리케이션을 배포하는 것이 포함됩니다.
어떤 비즈니스 프로세스가 자동화에 가장 적합할까요?
자주 발생하고 명확한 규칙을 따르는 프로세스는 자동화의 이상적인 후보입니다. 예를 들어 직원 온보딩, 구매 승인, 고객 서비스 상호 작용, 데이터 입력 등을 자동화하여 시간을 절약하고 실수를 줄일 수 있습니다.
RPA와 BPA의 차이점은 무엇인가요?
로봇 프로세스 자동화(RPA)는 소프트웨어 봇을 사용하여 데이터 입력과 같은 단순하고 반복적인 작업을 수행하는 반면, 비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 다양한 시스템을 연결하여 전체 워크플로와 여러 프로세스 단계를 자동화하여 보다 포괄적인 개선이 이루어집니다.
비즈니스 프로세스 자동화의 이점은 누구에게 있을까요?
자동화는 전반적으로 가치를 제공합니다. 기업은 시간과 비용을 절약하고, 직원은 더 중요하고 전략적인 업무에 집중할 수 있으며, 고객은 더 빠르고 안정적인 서비스를 누릴 수 있습니다.
BPA의 ROI는 어떻게 측정할 수 있나요?
처리 시간 단축, 비용 절감, 데이터 정확도 및 규정 준수 개선, 고객 만족도 향상 등의 주요 성과 지표를 모니터링하여 ROI를 추적할 수 있습니다. 팀의 정기적인 검토와 피드백을 통해 BPA가 예상되는 이점을 제공하는지 확인할 수 있습니다.
BPA의 결과를 확인하는 데 얼마나 걸리나요?
몇 달 안에 일부 효율성 개선이 눈에 띄게 나타날 수 있지만, 본격적인 이점을 실현하는 데는 더 오랜 시간이 걸리는 경우가 많습니다. BPA의 장기적인 가치를 실현하기 위해서는 단계적인 접근 방식을 취하고 지속적으로 최적화하는 것이 중요합니다.
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