Cos’è l’automazione dei processi aziendali?

Una volta ho visto un team della supply chain deviare un singolo ordine d’acquisto attraverso sette sistemi e quattro persone. Ci sono voluti cinque giorni. L’ordine reale? 72 dollari di toner per stampanti.

Quando ho parlato con il team, nessuno sapeva dirmi perché esistesse quel processo. Invece, hanno borbottato la frase proibita: “Abbiamo sempre fatto così.”

Ed è proprio qui che brilla l’automazione dei processi aziendali (BPA). Non parliamo di chatbot AI appariscenti o di bracci robotici, ma di automazione efficace dei processi che fanno perdere ore ogni settimana.

In Botpress, abbiamo contribuito a distribuire oltre 750.000 agenti AI che semplificano i processi aziendali – dall’onboarding dei fornitori alla riconciliazione delle fatture – per PMI, grandi aziende e agenzie.

Abbiamo visto in prima persona come la BPA distingua le aziende che crescono in modo efficiente da quelle che si bloccano.

“La BPA permette alle persone di fare di più. Ora una sola persona può gestire ciò che prima richiedeva dieci persone”, spiega Ajaykumar Mudaliar, Product Manager di Botpress. “La BPA è la chiave per passare da una crescita lineare a una scalabilità esponenziale.”

In questo articolo spiegherò cos’è la BPA, le sfide comuni nell’implementazione della BPA e come implementare una strategia BPA di successo.

Cos’è l’automazione dei processi aziendali?

L'automazione dei processi aziendali (BPA) è l'uso della tecnologia per semplificare ed eseguire compiti e flussi di lavoro che tradizionalmente richiedono l'intervento umano.

Un processo aziendale è una serie di passaggi che un’azienda segue per completare un’attività, come approvare una richiesta di ferie, elaborare una fattura o evadere un ordine online.

La BPA permette alle aziende di svolgere le attività più rapidamente e con meno errori, affidando alle macchine gli aspetti ripetitivi delle loro operazioni.

Ma in molti casi, l’automazione non sostituisce le persone, bensì le potenzia, permettendo a umani e macchine di lavorare insieme in modo più efficiente. È ormai una pratica comune, tanto che 2/3 delle organizzazioni hanno automatizzato processi aziendali almeno in una funzione.

Qual è un esempio di automazione dei processi aziendali?

L’evasione degli ordini è un esempio perfetto di come l’automazione semplifica le attività quotidiane. Quello che prima richiedeva più persone e diversi passaggi ora avviene in pochi secondi.

Scenario: Un cliente effettua un ordine su un sito web

Senza automazione, qualcuno del team operations o fulfillment dovrebbe:

1. Controlla manualmente se l’articolo è disponibile
2. Aggiorna il sistema di inventario
3. Elabora il pagamento
4. Scrivi e invia un’email di conferma
5. Notifica al magazzino o al partner logistico
6. Genera un’etichetta di spedizione
7. Condividi le informazioni di tracciamento con il cliente

Con la BPA, però, l’intera catena di passaggi può avvenire in pochi secondi.

Non appena arriva un ordine, il sistema BPA entra in azione: verifica l’acquisto, aggiorna le scorte, addebita la carta e avvia l’evasione – tutto senza che nessuno debba toccare la tastiera.

Qual è la differenza tra RPA e BPA?

L’RPA automatizza singole attività imitando le azioni umane, mentre la BPA automatizza interi flussi di lavoro orchestrando i sistemi dietro le quinte.

L’automazione dei processi robotici (RPA) si concentra su attività superficiali – quelle ripetitive che una persona svolgerebbe al computer. Questo include copiare dati da un foglio di calcolo a un altro o compilare moduli digitali.

D’altra parte, la BPA riguarda l’intero processo end-to-end. Invece di simulare l’input umano, la BPA collega direttamente diversi sistemi. Gestisce l’orchestrazione di più attività, utilizzando API e database per spostare informazioni, prendere decisioni e attivare azioni tra i reparti.

In pratica, queste tecnologie spesso lavorano insieme. Le iniziative BPA includono frequentemente componenti RPA per collegare attività all'interno di un flusso automatizzato più ampio.

Quando dovrei usare l’RPA invece della BPA?

L'RPA è più veloce da implementare per casi d'uso ristretti. È ideale per automatizzare passaggi isolati all'interno di un processo, soprattutto quando i sistemi non sono ben integrati. Quindi, se il tuo team vuole automatizzare un'attività senza modificare i sistemi esistenti, scegli una soluzione RPA.

La BPA richiede una pianificazione iniziale più approfondita ma offre un impatto più ampio, consentendo di automatizzare flussi di lavoro complessi tra team e sistemi. Se vuoi ottimizzare un intero processo che coinvolge più reparti o strumenti, una soluzione BPA è la scelta migliore.

Caratteristiche chiave e componenti degli strumenti BPA

Gli strumenti di automazione dei processi aziendali includono diversi componenti fondamentali che lavorano insieme per aumentare l’efficienza e ridurre l’intervento manuale:

Automazione dei flussi di lavoro

L'automazione dei flussi di lavoro è il cuore di qualsiasi sistema BPA: la capacità di costruire flussi passo-passo che gestiscono le attività in modo automatico. Questi flussi garantiscono che le azioni giuste avvengano nell'ordine corretto, tra team e strumenti.

Integrazione dei dati

Gli strumenti di BPA si collegano ai sistemi già utilizzati dai team, come CRM, software HR o database interni, così da poter recuperare e aggiornare automaticamente le informazioni.

Questo mantiene i dati accurati e i processi fluidi tra diversi team e strumenti.

Mappatura e progettazione dei processi

Prima che i team possano automatizzare un processo, devono comprenderlo. È qui che entrano in gioco i builder visuali. I builder visuali aiutano i team a:

• Mappa passo dopo passo i flussi di lavoro attuali
• Individua lacune o passaggi inutili
• Collabora tra i team prima che qualsiasi automazione venga attivata

Monitoraggio e reportistica in tempo reale

Una volta avviato il sistema, i team dovranno capire cosa funziona e cosa no. Le migliori piattaforme BPA offrono:

• Dashboard con statistiche in tempo reale (task completati, ritardi, errori)
• Rilevamento dei colli di bottiglia
• Reportistica semplice per audit o revisioni delle prestazioni

Funzionalità di sicurezza e conformità

Le migliori piattaforme BPA aiutano a mantenere i dati al sicuro. Offrono funzionalità di sicurezza come controlli dei permessi e registri delle attività per proteggere le informazioni sensibili e rispettare le normative di settore.

Questo è particolarmente importante in settori come finanza, risorse umane e sanità, dove privacy e conformità sono essenziali.

Logica personalizzata ed estendibilità

Le piattaforme BPA efficaci includono funzionalità come:

• Regole e condizioni
• Integrazioni API
• Configurazione modulare

Questi strumenti facilitano la creazione di automazioni che si adattano a processi diversi e possono evolvere nel tempo.

Quali sono i vantaggi dell’automazione dei processi aziendali?

Maggiore efficienza

L’automazione elimina i colli di bottiglia e le dipendenze manuali, permettendo alle attività di avanzare senza attendere passaggi di consegne o approvazioni.

Questo permette di creare soluzioni che si adattano facilmente alla crescita dell’azienda, senza aumentare proporzionalmente il personale.

Risparmio maggiore sui costi

La BPA riduce il lavoro necessario per completare attività di routine e previene errori costosi dovuti a errori umani o incoerenze.

Col tempo, questi risparmi si sommano – soprattutto nei processi ad alto volume – liberando budget da destinare all’innovazione, non solo alla manutenzione.

Maggiore precisione dei dati

Dati più precisi portano a decisioni più sicure.

Automatizzando l’inserimento dati e l’aggiornamento dei sistemi, la BPA riduce il rischio di errori umani nei report o nei flussi di lavoro.

Migliore conformità e gestione del rischio

Nei settori regolamentati, le deviazioni dai processi possono avere conseguenze legali o finanziarie.

La BPA applica procedure standardizzate e mantiene registri dettagliati. Questo rafforza la preparazione agli audit e riduce al minimo i rischi legati ai processi.

Migliore servizio clienti

I processi automatizzati rispondono più rapidamente e in modo coerente – che si tratti di un ticket di supporto, un aggiornamento ordine o una fase di onboarding.

Con sistemi connessi e meno ritardi, i clienti ricevono sempre un servizio tempestivo e affidabile.

Quali sono le 6 sfide nell’implementazione della BPA?

1. Qualità e integrazione dei dati

Un motivo comune per cui l’automazione fallisce non è il workflow in sé, ma i dati che lo alimentano.

Anche la migliore automazione serve a poco se i dati in ingresso sono incompleti o non aggiornati.

Problemi con l’automazione? Prova a:

• Pulire le pipeline di dati prima di scalare la BPA – assicurati che i dati siano effettivamente utilizzabili prima di automatizzare intorno ad essi
• Scegli strumenti che si integrano facilmente con i sistemi esistenti – basta soluzioni improvvisate o fonti scollegate
• Verifica della completezza dei dati chiave in ingresso, soprattutto quelli che guidano decisioni o logiche di ramificazione

2. Gestione del cambiamento

Se il tuo team vede l’automazione come una minaccia invece che come uno strumento, tutto rallenterà. La resistenza è normale, soprattutto se i dipendenti non hanno chiaro come potrebbero cambiare le loro mansioni.

Per ottenere consenso fin dall’inizio, coinvolgi gli utenti finali (cioè i dipendenti) da subito. Chiedi il loro parere sui punti critici e permetti loro di contribuire a come l’automazione verrà integrata nei loro flussi di lavoro.

Non limitarti ad annunciare l’arrivo di nuovi strumenti. Spiega chiaramente i vantaggi per i dipendenti.

L’approccio dipenderà da come viene utilizzata la BPA nella tua azienda. Potrebbe trattarsi di un’automazione introdotta per ridurre gli attriti, non per sostituire i dipendenti. Oppure la tua soluzione BPA permetterà ai dipendenti di concentrarsi su attività complesse invece di perdere tempo su compiti ripetitivi.

L’implementazione dell’automazione dovrebbe essere collaborativa, non imposta dall’alto. In ogni caso, guida con empatia e chiarezza.

3. Compatibilità del sistema

Gli strumenti di automazione moderni sono ottimi… finché non si imbattono in un sistema del 2007 che nessuno può toccare senza un ticket IT.

Se il tuo progetto di BPA si blocca a causa di software rigidi o API chiuse, non sei il solo. Ma ci sono alcuni modi per semplificare le cose:

• Usa piattaforme pensate per ambienti ibridi. Non tutto deve essere cloud-native: assicurati che i tuoi strumenti funzionino anche con sistemi legacy on-premise. (Spesso questo richiede una piattaforma di sviluppo flessibile, come Botpress.)
• Cerca connettori predefiniti. Meno codice personalizzato devi scrivere per far comunicare i sistemi, più velocemente procederai.

4. Sicurezza e conformità

L’automazione può far risparmiare tempo – ma se gestisce informazioni sensibili e non è completamente sicura, può causare errori critici.

Inizia pensando a quali dati la tua automazione toccherà: informazioni sui clienti, dati finanziari, dati dei dipendenti, credenziali. Tutto questo è considerato sensibile.

Quindi, invece di considerare la sicurezza come un ripensamento, falla diventare un punto di partenza. Scegli una piattaforma BPA (o un’agenzia partner) completamente certificata e progettata per la conformità fin dall’inizio.

Le piattaforme solide ti danno gli strumenti per mantenere il controllo:

• Imposta permessi dettagliati in modo che solo le persone (o i bot) autorizzati possano accedere a determinati dati
• Utilizza la crittografia sia a riposo che in transito
• Attiva i log di audit per monitorare le attività e individuare tempestivamente eventuali problemi

E sì, Botpress offre tutto questo e molto altro, integrato di default. Abbiamo aiutato migliaia di aziende ad automatizzare flussi di lavoro critici senza compromettere la sicurezza dei chatbot.

E se lavori in un settore regolamentato come sanità o finanza, assicurati che la tua piattaforma BPA abbia certificazioni come SOC 2, HIPAA e ISO 27001.

5. Scalabilità

Solo perché un’automazione funziona oggi non significa che reggerà domani. Ciò che gestisce 1000 richieste al giorno potrebbe crollare con 10.000. E se non sei pronto a crescere, dovrai ricominciare da capo.

Invece di risolvere i problemi man mano che si presentano, rendi la scalabilità parte del piano fin dall’inizio.

Scegli strumenti che possano crescere con te, non solo quelli adatti a una prova concettuale. Considera come il sistema gestisce carichi maggiori, se può monitorare le prestazioni nel tempo e quanto sia facile adattarsi a flussi di lavoro più complessi.

Le automazioni devono crescere insieme alla tua azienda, non limitarla.

6. Costi e allocazione delle risorse

Una delle sfide principali dell’automazione è sottovalutare quanto tempo e budget siano necessari per farla bene. È comune iniziare con buone intenzioni, solo per bloccarsi a metà strada a causa di una pianificazione insufficiente.

Invece di cercare di automatizzare tutto subito, scegli un flusso di lavoro ad alto impatto e facile da misurare. Usalo come progetto pilota, osserva cosa funziona (e cosa no) e sfrutta queste informazioni per guidare i prossimi passi.

Partire in piccolo aiuta i team a spendere in modo intelligente e ti dà dati reali per modellare la strategia strada facendo.

Puoi approfondire come implementare nuovi sistemi IA in un’organizzazione nella nostra Guida all’implementazione dell’IA.

5 tipi di soluzioni per l’automazione dei processi aziendali

1. Strumenti per l’automazione dei flussi di lavoro

Se stai costruendo qualsiasi tipo di sistema di automazione, ti servirà una piattaforma di workflow automation. È ciò che esegue effettivamente la tua logica – la parte “se succede questo, allora fai quello”.

Le piattaforme di automazione dei flussi consentono di progettare processi passo-passo tra diverse app e team.

Queste piattaforme ti permettono di progettare processi passo-passo che coinvolgono diversi team e strumenti. Molte offrono builder visuali o low-code per i dipendenti non tecnici, offrendo allo stesso tempo agli sviluppatori la flessibilità di creare funzionalità complesse quando necessario.

E sì, ci sono molte opzioni disponibili. Piattaforme come Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street e Monday.com aiutano a mappare i workflow e automatizzare le attività ripetitive. Alcune sono più orientate alle operazioni interne, altre si integrano meglio con i sistemi rivolti ai clienti.

Il punto è: se stai ancora collegando processi con fogli di calcolo, moduli e messaggi Slack, una piattaforma di automazione dei flussi di lavoro è ciò che ti serve per fare un salto di qualità.

2. Suite di automazione dei processi end-to-end

Se le piattaforme di automazione dei workflow gestiscono le attività semplici, le suite di automazione dei processi end-to-end sono la vera sala di controllo delle operazioni.

Le suite di automazione dei processi end-to-end vanno oltre i singoli flussi di lavoro automatizzando interi processi aziendali dall’inizio alla fine. Pensa: coordinamento tra funzioni, monitoraggio in tempo reale, gestione dei casi, conformità, analisi e molta logica dietro le quinte.

Chiariamo: non serve questo livello di strumenti per approvare richieste di ferie. Ma se gestisci onboarding aziendali, processi di gestione sinistri o qualsiasi attività con molte fasi, passaggi e casi particolari? Qui queste soluzioni danno il meglio.

Ed è qui che molti si confondono. Alcuni pensano di dover avere subito una suite completa. Ma a meno che tu non abbia volumi o complessità elevate, potresti iniziare con qualcosa di più semplice e aggiungere funzionalità in seguito.

Detto ciò, quando sei pronto, ci sono alcuni nomi importanti da considerare: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex e Bizagi offrono soluzioni robuste per l’orchestrazione su larga scala.

Anche Botpress rientra in questa lista – soprattutto se vuoi creare flussi potenti, end-to-end, che siano conversazionali e si integrino direttamente con il tuo stack esistente. (Sì, siamo di parte. Ma non abbiamo torto.)

In breve: se le tue operazioni si complicano tra passaggi manuali e tracciamenti, le suite di automazione end-to-end sono le piattaforme che le semplificano.

3. Soluzioni di Digital Process Automation (DPA)

Le soluzioni di automazione dei processi digitali sono strumenti pensati per collegare le interfacce rivolte ai clienti con i sistemi di back-end, creando esperienze digitali. Garantiscono che, quando un cliente invia un modulo, prenota un appuntamento o chatta con un bot, il giusto flusso di lavoro venga effettivamente avviato dietro le quinte.

Così, se qualcuno invia una richiesta dal tuo portale, non si perde in un Google Sheet e una speranza. Si attiva qualcosa di concreto: viene creato un caso, parte un workflow, un team viene avvisato.

Questo è particolarmente utile se hai flussi complessi rivolti ai clienti che dipendono dall’interazione tra più sistemi.

Piattaforme come OutSystems e Creatio sono pensate proprio per questo. Collegano le interazioni front-end con la logica di processo e l’automazione dietro le quinte.

TL;DR: Se vuoi che le azioni dei clienti attivino veri flussi di lavoro, la DPA è la soluzione giusta.

4. Piattaforme di automazione guidate dall’integrazione

Le piattaforme di automazione guidate dall’integrazione sono progettate per collegare strumenti diversi e abilitare flussi di lavoro automatizzati trasferendo dati tra di essi in tempo reale.

Questi sono i connettori. Non vogliono gestire l’intero processo aziendale, ma solo far comunicare le tue app tra loro senza che tu debba fare da intermediario.

Le piattaforme di automazione basate su integrazione sono ideali se ti serve qualcosa come: “Quando qualcuno firma un contratto in PandaDoc, aggiorna HubSpot, invia una notifica Slack e taggalo in Airtable.” Facile, veloce e senza bisogno di ticket per gli sviluppatori.

Diciamolo chiaramente: questi strumenti non sono pensati per logiche complesse o flussi di lavoro con molti vincoli normativi. Ma se lavori in operations, marketing o vuoi solo evitare il copia-incolla tra 10 app, li adorerai.

Zapier è probabilmente il nome più noto qui. Make (ex Integromat) offre un po’ più di potenza e flessibilità. Workato aggiunge funzionalità di livello enterprise (a un prezzo più alto). Tray.io si posiziona a metà, con un approccio più orientato agli sviluppatori.

Con queste piattaforme puoi fare molto: sincronizzare dati tra strumenti, attivare notifiche, gestire flussi di approvazione di base e persino creare leggere automazioni rivolte ai clienti.

Tieni solo presente: più la tua logica diventa complessa, più velocemente questi strumenti mostreranno i loro limiti. Ma per automazioni leggere? Sono praticamente plug-and-play.

5. Piattaforme di automazione intelligente

Le piattaforme di automazione intelligente sono dove le cose iniziano a diventare... intelligenti.

A differenza degli strumenti di workflow di base che seguono regole rigide, le piattaforme di automazione intelligente integrano l’IA – come il machine learning, natural language processing e la presa di decisioni basata sul contesto. Quindi, invece di “se X allora Y”, ottieni “se sembra X e il sentiment è negativo e il documento dice Y, allora fai Z.” Ottieni sfumature. Ottieni flessibilità.

Le piattaforme di automazione intelligente sono particolarmente utili quando i tuoi dati sono disordinati o desideri un’automazione che sembri più umana.

Ma come si traduce tutto ciò nella pratica? Leggere fatture senza un modello fisso. Dare priorità ai ticket di supporto in base al tono. Classificare automaticamente documenti o prendere decisioni di instradamento basate su schemi passati. Tutto possibile.

Alcuni dei principali attori qui includono UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder e Automation Anywhere. Ognuno offre una combinazione di automazione tradizionale con IA integrata.

Anche qui Botpress è ideale, soprattutto se vuoi agenti AI che comprendano le richieste degli utenti, rispondano in modo naturale e attivino flussi di lavoro back-end in base all’intento.

In poche parole? Se la tua automazione deve cogliere le sfumature, l’automazione intelligente è la scelta giusta.

(Interessato? Il nostro articolo su intelligent process automation approfondisce queste piattaforme in modo molto più dettagliato.)

Come implementare l’automazione dei processi aziendali: guida passo passo

Implementare l’automazione dei processi aziendali non deve essere necessariamente un grande progetto di trasformazione digitale AI fin dal primo giorno. Le migliori implementazioni partono in piccolo.

Che tu stia automatizzando il tuo primo flusso interno o sostituendo una serie di strumenti legacy, questa guida passo-passo ti aiuterà ad affrontare la BPA con chiarezza.

1. Individua dove si trova l’attrito

Prima di disegnare diagrammi di flusso o confrontare strumenti di automazione, fermati un attimo e chiediti: cosa sta realmente rallentando il team?

Ogni azienda ha alcuni processi che sono dolorosamente manuali, soggetti a errori o semplicemente fastidiosi. È qui che l’automazione può fare davvero la differenza – non solo dove è più facile inserire un flusso di lavoro.

Se non sai da dove partire, parla con chi svolge il lavoro. Cosa è ripetitivo? Cosa causa ritardi? Dove si commettono errori? Puoi anche analizzare ticket di supporto, reclami degli utenti o dati di sistema per individuare i colli di bottiglia.

2. Comprendere i processi attuali

“Non automatizzare ciò che non comprendi” dovrebbe essere la regola numero uno in ogni manuale di BPA.

Automatizzare un processo inefficiente può sembrare entusiasmante, ma se non hai prima capito come funziona davvero (e perché funziona così), rischi di avere problemi in futuro.

Qui una rapida analisi approfondita fa la differenza. Anche domande basilari come “Chi avvia questo flusso?” o “Dove si blocca di solito il processo?” possono farti risparmiare ore di lavoro.

Inoltre: non saltare le parti complicate. I casi limite, le soluzioni temporanee che le persone usano per far funzionare le cose – sono proprio questi i punti in cui l’automazione tende a rompersi.

Assicurati di cercare:

• Chi avvia il workflow e in quali condizioni?
• Quali sistemi sono attualmente coinvolti? Quali non funzionano bene insieme?
• Dove avvengono i passaggi di consegna? Dove si verificano più spesso i problemi?
• Quali passaggi dipendono da soluzioni manuali?

3. Ricerca soluzioni BPA

Una volta mappati i processi attuali e chiarito cosa vuoi migliorare, è il momento di scegliere gli strumenti. Ma attenzione: non esiste una piattaforma BPA “migliore” per tutti.

Alcuni sono pensati per automatizzare compiti semplici. Altri sono progettati per flussi di lavoro complessi e multi-step con molte integrazioni. Quindi la vera domanda è: cosa funzionerà per te?

Dovrai capire quanto è tecnico il tuo team, in quali sistemi deve integrarsi lo strumento BPA e quanto devono essere flessibili i flussi di lavoro. Alcune aziende hanno bisogno di personalizzazioni a livello sviluppatore. Altre vogliono solo qualcosa che il team operativo possa usare subito.

Puoi affrontare questa fase in tre modi:

Automazione di attività leggere

Questi strumenti sono pensati per velocità e semplicità. Ottimi se devi automatizzare attività semplici e ripetitive.

Sono ideali per richieste di ferie, semplice instradamento dei lead o logiche “se questo, allora quello” – attività che non richiedono decisioni complesse o coordinamento su più passaggi.

Cerca funzionalità come:

• Integrazioni predefinite con il tuo CRM o strumenti di ticketing
• Builder di workflow drag-and-drop semplici
• Limiti chiari su scalabilità o complessità

Le piattaforme più diffuse in questa categoria includono Botpress, Zapier, Automate.io e strumenti integrati come le automazioni di Notion.

Se stai testando la BPA per la prima volta o hai bisogno di un risultato rapido, questi sono ottimi punti di partenza.

Automazione dei flussi di lavoro di fascia media

Questo livello è dove l’automazione inizia a diventare più potente. È ideale per i team che hanno superato l’automazione di base delle attività e ora necessitano di flussi di lavoro che rispondano a condizioni più dinamiche o richiedano una decisione umana nel processo.

Potresti instradare approvazioni in base al valore dell’accordo, aumentare la priorità dei ticket di supporto in base al sentiment, o avviare sequenze multi-step quando i dati dei clienti cambiano nel tuo CRM.

Questi strumenti solitamente trovano un equilibrio tra facilità d’uso e funzionalità. Offrono comunque interfacce no-code o low-code, ma con molto più controllo su logica, eccezioni e ruoli.

Alcune funzionalità comuni delle piattaforme di automazione dei flussi di lavoro di fascia media includono:

• Logica ramificata e percorsi condizionali
• Permessi basati sui ruoli
• Supporto sia per flussi strutturati che per eccezioni flessibili

Alcuni strumenti in questo ambito offrono anche audit trail integrati e integrazioni con sistemi aziendali critici come CRM, ERP o knowledge base.

Le piattaforme più diffuse includono Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (con regole e automazioni) e Monday.com con logica di workflow.

In definitiva, gli strumenti intermedi sono ideali quando vuoi portare più struttura e sofisticazione alle operazioni aziendali — senza passare a una soluzione enterprise completa. Ottieni comunque velocità e accessibilità, ma con molto più controllo.

BPA di livello enterprise

Queste sono piattaforme robuste pensate per gestire flussi di lavoro end-to-end tra più team e sistemi. Sono progettate per la scala e la complessità – ideali per operazioni globali o catene di approvazione multilivello.

Se i tuoi processi coinvolgono diversi sistemi (CRM, ERP, HRIS, database personalizzati) o se hai bisogno di un controllo dettagliato sulla conformità, la BPA di livello enterprise è la scelta giusta.

Le piattaforme enterprise servono per l’orchestrazione. Significa flussi di lavoro che gestiscono eccezioni, sincronizzano dati in tempo reale tra strumenti e mantengono la conformità senza interruzioni.

Le funzionalità da cercare includono:

• Supporto completo all’integrazione
• Funzionalità di conformità avanzate e tracciabilità delle attività
• Design pensato per la collaborazione

Le piattaforme di questo livello spesso includono analytics integrati, monitoraggio SLA, ambienti sandbox e governance basata sui ruoli per supportare la scalabilità e la complessità.

Tra i principali operatori ci sono Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx e Appian.

E ricorda: qualunque piattaforma tu scelga, deve adattarsi al modo in cui i tuoi team lavorano già. Se lo strumento ti costringe a ripensare tutto il processo solo per adattarlo, non è quello giusto.

4. Testare la soluzione scelta

Prima di automatizzare tutto, inizia con un solo flusso di lavoro. Solo uno.

Consideralo come una prova generale. È la fase “crawl” del classico modello Crawl-Walk-Run.

Scegli qualcosa di semplice ma utile. Magari automatizzare l’approvazione delle richieste di ferie. O l’instradamento dei nuovi ticket di supporto. L’importante è che sia misurabile: tempo risparmiato, attività completate più rapidamente, meno errori manuali.

Puoi costruirlo manualmente con il tuo nuovo strumento BPA, oppure lasciare che l’IA gestisca la logica e i casi limite se sei pronto.

Alcuni team fanno test in sandbox. Altri vanno live con un piccolo gruppo e monitorano da vicino i risultati. In ogni caso, impari cosa non funziona, cosa va aggiustato e quale impatto reale ottieni.

Se il test pilota ha successo? Complimenti! Hai la tua prova concreta. Usala per perfezionare la configurazione e sostenere un’implementazione più ampia. Se non funziona? Ancora meglio, hai individuato i problemi prima di espandere.

E se vuoi approfondire come strutturare questo tipo di implementazione, dai un’occhiata a ciò che ha scritto il mio talentuoso collega sull’implementazione strategica dei chatbot. Spiega come passare dalla fase iniziale a quella avanzata – senza inciampare.

5. Forma il tuo team

Anche la migliore automazione non funzionerà se il team non la comprende—o peggio, se la percepisce come qualcosa imposto dall’alto senza contesto.

L’automazione dovrebbe essere percepita come un aiuto, non come una sostituzione improvvisa. Se le persone non sanno come si inserisce nel loro flusso quotidiano o dove rivolgersi in caso di problemi, torneranno rapidamente alle vecchie abitudini.

Quindi non limitarti a fornire un accesso. Accompagnali mostrando come funziona nel loro contesto. Fai vedere cosa gli semplifica. Deve essere chiaro che si tratta di meno compiti ripetitivi, non di tagli al personale.

Come implementare dipenderà dalla dimensione e dalla struttura del tuo team, ma una buona adozione inizia solitamente da:

• Guide pratiche specifiche per ruolo, così ogni team vede come applicarle al proprio lavoro
• Guide rapide o brevi video Loom per ricordare quale pulsante fa cosa
• Un canale aperto (Slack, email, ecc.) per domande, feedback o segnalazione di problemi

In altre parole: fai in modo che l’automazione sia uno strumento, non una minaccia.

6. Espandi e migliora

Solo perché il tuo progetto pilota BPA ha funzionato non significa che hai finito. I migliori sistemi di automazione si evolvono nel tempo, e scalare troppo in fretta senza miglioramenti è il modo più rapido per causare problemi.

Dopo aver riscontrato valore dal tuo primo flusso di lavoro, espandi con attenzione. Aggiungi nuovi casi d'uso, coinvolgi altri team e inizia a costruire un sistema che migliori man mano che cresce.

Qui l’iterazione è fondamentale. Continua a monitorare i segnali chiave: I flussi si completano più velocemente? Il tasso di errore diminuisce? Le persone usano davvero il nuovo sistema?

Poi, apporta piccoli aggiustamenti man mano:

• Raffina la logica. Se i passaggi si bloccano sempre nello stesso punto, rivedi i tuoi trigger o le condizioni.
• Migliora i passaggi di consegna. Porta chiarezza dove i flussi di lavoro coinvolgono più team o strumenti.
• Monitora l’adozione. Se l’utilizzo cala, parla con il team. Il processo è poco chiaro? Il lavoro manuale sta tornando?
• Rivedi le metriche. Stai monitorando i KPI giusti? Aggiungine di nuovi se necessario (es. tempi di risposta, tassi di completamento delle attività).

Quando tutto funziona senza intoppi, crea un playbook interno. Così altri team potranno partire da ciò che già funziona senza dover ricominciare da zero.

Quali sono i casi d’uso dell’automazione dei processi aziendali?

Onboarding HR

L’onboarding sembra semplice finché non ci si rende conto di quanti elementi sono coinvolti. Account da configurare, documenti da raccogliere, attrezzature da fornire, calendari da riempire: la lista è lunga.

Senza automazione, la maggior parte di queste attività avviene tramite infiniti scambi di email e aggiornamenti su fogli di calcolo. È lento, soggetto a errori e, onestamente? Una seccatura per tutti.

Vediamo come la BPA può davvero rendere l’onboarding fluido, sia per le risorse umane che per il nuovo assunto.

Attiva i flussi di lavoro non appena un’offerta viene accettata

La magia inizia quando un candidato accetta. Gli strumenti BPA possono creare automaticamente i profili dei dipendenti nel tuo HRIS, inviare email di benvenuto e moduli di conformità, e avviare i passaggi successivi senza che qualcuno debba sollecitare manualmente ogni reparto.

Immagina questo: appena l’offerta viene firmata, il team IT riceve una richiesta per configurare un laptop e gli account utente. Nel frattempo, il nuovo assunto riceve un’email di onboarding personalizzata e un link per caricare i documenti necessari.

Pianifica senza botta e risposta

Orientamento, iscrizione ai benefit, check-in del primo giorno: tutto può essere programmato automaticamente.

Invece di coordinare manualmente i calendari, gli strumenti BPA possono prenotare slot disponibili e inviare conferme a tutti i partecipanti.

Ed ecco fatto. Nessun passaggio saltato e un nuovo assunto che si sente davvero accolto.

Quali strumenti rendono possibile tutto questo?

Di solito si vede una combinazione di strumenti: piattaforme HRIS come BambooHR o Personio gestiscono i dati delle persone, strumenti di automazione dei flussi di lavoro come Kissflow o Pipefy collegano le attività, e strumenti ITSM come Jira Service Management assicurano che la configurazione tecnica non venga trascurata.

Assistenza clienti

Diciamolo chiaramente. Gli operatori di supporto perdono troppo tempo in attività che non hanno nulla a che vedere con l’aiutare davvero i clienti. Smistare ticket. Assegnare priorità. Decidere chi deve occuparsi di cosa. Nel frattempo, i clienti aspettano.

Qui l’automazione (e l’uso dell’AI nel servizio clienti) dimostra il suo valore. Non si tratta di sostituire il team di supporto, ma di liberarlo da compiti ripetitivi così da potersi concentrare sulla risoluzione dei problemi reali.

Smistamento automatico delle richieste

Quando arriva una richiesta di assistenza, qualcuno (o qualcosa) deve capire di cosa si tratta. È un problema di fatturazione? Un bug? Il cliente è arrabbiato o solo confuso?

I sistemi BPA possono occuparsi completamente di questo. Usando l’AI (ad esempio: analisi del sentiment, corrispondenza di parole chiave o cronologia account), i sistemi BPA possono categorizzare e dare priorità ai ticket automaticamente. Così, invece che un operatore debba scorrere ogni richiesta, si trova subito quelle che richiedono il suo intervento.

Instradamento intelligente

Una volta che un ticket è stato categorizzato, il passo successivo è inviarlo alla persona giusta. Solo questa operazione può richiedere ore se fatta manualmente.

Con la BPA, il routing avviene all’istante. Una domanda sulla fatturazione va a Finance. Un bug di prodotto prioritario va subito a Engineering. Un problema di un cliente VIP viene segnalato agli agenti senior. Puoi costruire tutta la logica che ti serve, e tutto funziona in background.

Compilazione automatica e aggiornamenti di stato

Ogni agente di supporto conosce la fatica di copiare e incollare informazioni dei clienti da un sistema all’altro.

Ma se il tuo BPA è collegato al CRM o agli strumenti interni, può precompilare i campi dei ticket con dati rilevanti prima ancora che l’operatore li apra.

Puoi anche usare l’automazione per inviare aggiornamenti di stato in tempo reale o sollecitare risposte in sospeso. Meno lavoro manuale per i team e un’esperienza più fluida per il cliente.

Strumenti che semplificano questo

Piattaforme come Zendesk e Freshdesk includono funzionalità BPA integrate. Abbinale a strumenti di instradamento AI e integrazioni con il tuo CRM o knowledge base interna per creare un motore di supporto scalabile.

Dì addio alle attività amministrative ripetitive.

Gestione dei contratti

Gestisci i contratti manualmente? Benvenuto nel caos delle versioni e nelle scadenze mancate. Automatizzare i flussi di lavoro contrattuali porta ordine e velocità – grazie all’AI negli acquisti!

Generazione automatica di contratti

Ideale per: Accordi standard come NDA, SOW o MSA.

Cosa fa: Preleva dati dai template e compila automaticamente i dettagli in base a CRM o input da form.

Consiglio utile: Blocca i campi chiave per evitare modifiche non autorizzate, ma lascia spazio per termini personalizzati.

Inoltra per revisione e firma elettronica

Ideale per: approvazioni interne, collaborazione tra team e firme dei clienti.

Cosa fa: Invia i contratti alla persona giusta al momento giusto – come legale, finanza, responsabile o cliente – in base a regole predefinite.

Consiglio utile: Usa strumenti che tracciano chi ha aperto e firmato cosa, così non dovrai mai indovinare dove si blocca il processo.

Tieni traccia delle modifiche e imposta promemoria

Ideale per: Mantenere i contratti conformi e aggiornati.

Cosa fa: registra modifiche e approvazioni in una traccia di audit, poi invia promemoria per rinnovi o revisioni di conformità imminenti.

Consiglio utile: Non aspettare che qualcuno si ricordi: imposta notifiche automatiche 30, 60 o 90 giorni prima delle date chiave.

Quali strumenti rendono possibile tutto questo?

Gli strumenti comuni includono piattaforme CLM (ad esempio, Ironclad, DocuSign CLM), strumenti di automazione documentale, piattaforme di workflow e firma elettronica (ad esempio, PandaDoc, HelloSign).

Gestione di fatture e spese

La gestione manuale delle fatture è il tipo di lavoro che consuma tempo e pazienza. Copiare numeri dai PDF, cercare approvazioni nelle email, rincorrere le persone per le ricevute: non c’è da stupirsi che i team finanziari siano sovraccarichi.

Vediamo come BPA aiuta a mettere ordine in tutto questo.

Estrai dati da fatture

Primo passo: elimina l’inserimento manuale. Gli strumenti BPA con OCR o AI possono scansionare le fatture ed estrarre automaticamente dettagli chiave come nome del fornitore, importi, scadenze, voci – senza dover più passare da un file o foglio di calcolo all’altro.

Abbina a ordini di acquisto o budget

Una volta inseriti i dati, devi associarli a qualcosa. Ad esempio, a un ordine di acquisto esistente o al budget di un dipartimento.

L’automazione gestisce tutto istantaneamente e segnala qualsiasi anomalia, così nulla passa inosservato.

Flusso per approvazioni

Invece di inviare email tipo “Ehi, puoi approvare questo?”, lascia che BPA gestisca l’instradamento. Può inviare la fattura giusta alla persona giusta in base alle regole.

E sì, lo ricorderà anche a loro.

Sincronizza con strumenti di contabilità

Quando tutto è stato approvato, la BPA può inserire automaticamente la fattura approvata nel tuo software di contabilità. Niente più inserimenti manuali. Fatto.

Strumenti come Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks e NetSuite rendono questa configurazione semplice. Se il tuo team finanziario fa ancora tutto manualmente… è ora di cambiare.

Distribuisci soluzioni AI il prossimo mese

L’automazione permette ai team moderni di muoversi più velocemente e concentrarsi su ciò che conta davvero.

Botpress è una piattaforma di conversational AI che offre ai team gli strumenti per automatizzare i processi aziendali — dai flussi semplici alle integrazioni complesse tra più sistemi.

Con builder visuali di flussi, integrazioni illimitate e supporto multilingue, chiunque può lanciare automazioni scalabili senza scrivere una riga di codice.

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FAQ

Cos’è l’automazione dei processi aziendali (BPA)?

La BPA si riferisce all’uso della tecnologia per automatizzare flussi di lavoro e processi di routine. In genere comporta l’implementazione di strumenti e applicazioni software che semplificano le attività ripetitive, riducendo il lavoro manuale e aumentando l’efficienza complessiva.

Quali processi aziendali sono più adatti all’automazione?

I processi che si verificano spesso e seguono regole chiare sono ideali per l'automazione. Ad esempio, onboarding dei dipendenti, approvazioni di acquisto, interazioni con il servizio clienti e inserimento dati possono essere automatizzati per risparmiare tempo e ridurre gli errori.

Qual è la differenza tra RPA e BPA?

La Robotic Process Automation (RPA) utilizza bot software per svolgere compiti semplici e ripetitivi come l’inserimento dati, mentre la Business Process Automation (BPA) collega diversi sistemi per automatizzare interi workflow e più fasi di processo, offrendo miglioramenti più ampi.

Chi trae vantaggio dall’automazione dei processi aziendali?

L’automazione porta valore a tutti i livelli. Le aziende risparmiano tempo e denaro, i dipendenti possono concentrarsi su compiti più importanti e strategici, e i clienti godono di un servizio più rapido e affidabile.

Come posso misurare il ROI della BPA?

Il ROI può essere monitorato osservando indicatori chiave come riduzione dei tempi di elaborazione, risparmi sui costi, miglioramenti nell’accuratezza dei dati e nella conformità, e maggiore soddisfazione dei clienti. Revisioni regolari e feedback dai team aiutano a garantire che la BPA offra i benefici attesi.

Quanto tempo serve per vedere i risultati della BPA?

Alcuni miglioramenti di efficienza possono essere visibili in pochi mesi, ma i benefici completi spesso richiedono più tempo. È importante adottare un approccio graduale e ottimizzare continuamente per ottenere il massimo valore a lungo termine dalla BPA.