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- BPA automatizza interi flussi di lavoro, collegando i sistemi e riducendo il lavoro manuale per aumentare la velocità, l'accuratezza e la coerenza.
- A differenza della RPA, che imita il clic degli esseri umani sulle schermate, la BPA opera dietro le quinte e gestisce processi complessi e multi-fase end-to-end.
- Il successo della BPA dipende dalla pulizia dei dati, dalla compatibilità dei sistemi e dalla gestione delle modifiche, che richiedono un'attenta pianificazione per evitare problemi di integrazione o resistenze da parte degli utenti.
Sebbene la sua popolarità sia in aumento, l'automazione dei processi aziendali (BPA) sta trasformando da anni il modo in cui le aziende operano.
La BPA è spesso vista come il caso d'uso perfetto per l'integrazione dell'IA e dei chatbot nelle aziende: l'automazione di interi flussi di lavoro e processi complessi per aumentare l'efficienza.
Infatti, il 50% delle organizzazioni prevede di automatizzare i propri processi in futuro.
In questa panoramica spiegheremo cos'è la BPA, le sfide comuni nell'implementazione della BPA e spiegheremo come implementare una strategia BPA di successo.
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
L'automazione dei processi aziendali (BPA) è un approccio strategico che sfrutta il software per gestire attività complesse e ripetitive.
Si concentra sulla semplificazione delle operazioni quotidiane, assicurandosi che l'azienda funzioni senza problemi.
Un processo aziendale è la sequenza di passaggi che un'azienda segue per portare a termine un compito specifico. Ad esempio, si consideri il flusso di lavoro necessario per l'elaborazione di un ordine, dalla ricezione dell'ordine alla consegna finale.
L'automazione di questi flussi di lavoro può contribuire a ridurre al minimo gli errori manuali e a liberare il tempo dei dipendenti, consentendo loro di concentrarsi su attività di maggior valore.
In questo caso l'automazione potrebbe funzionare come segue:
- Quando si riceve un ordine, il software verifica automaticamente i dettagli dell'ordine, aggiorna l'inventario, elabora il pagamento e invia un'e-mail di conferma al cliente.
- Il sistema inoltra quindi le informazioni dell'ordine al reparto spedizioni o a un fornitore di logistica terzo, generando automaticamente le etichette di spedizione e i numeri di tracking.
Qual è la differenza tra RPA e BPA?
Potrebbero sembrare simili, ma la BPA e l'automazione robotica dei processi (RPA) differiscono notevolmente nella pratica.
La RPA di solito prevede la programmazione di un robot software di base (o "bot") per eseguire compiti ripetitivi come l'inserimento di dati utilizzando le stesse interfacce grafiche che utilizzerebbe un essere umano.
Le soluzioni BPA, invece, operano spesso dietro le quinte o indipendentemente da un'interfaccia utente, automatizzando flussi di lavoro complessi e recuperando le informazioni secondo le necessità.
L'addestramento di un bot RPA può essere semplice come la registrazione di un umano che esegue un compito, mentre una soluzione BPA richiede generalmente una pianificazione e un'integrazione più strategica.
In molti casi, la BPA copre una più ampia varietà di casi d'uso e fornisce soluzioni end-to-end più complete. Spesso i sistemi BPA incorporano l'RPA come componente di una funzionalità più ampia.
Caratteristiche e componenti principali degli strumenti BPA
Gli strumenti di automazione dei processi aziendali sono progettati per semplificare le operazioni automatizzando flussi di lavoro complessi e integrando sistemi diversi. Queste soluzioni includono in genere diversi componenti fondamentali che lavorano insieme per aumentare l'efficienza e ridurre l'intervento manuale:
Automazione del flusso di lavoro
Gli strumenti BPA consentono alle aziende di progettare, eseguire e monitorare flussi di lavoro automatizzati che sostituiscono le attività manuali ripetitive. In questo modo si garantisce che i processi siano standardizzati e vengano eseguiti in modo coerente.
Integrazione dei dati
Gli strumenti progettati per automatizzare i processi aziendali devono integrarsi con diverse fonti e sistemi di dati (come ERP, CRM e altre applicazioni legacy) per fornire una visione unificata delle informazioni. Questo facilita il processo decisionale in tempo reale e riduce i silos di dati.
Mappatura e progettazione dei processi
Molte piattaforme BPA offrono strumenti visivi per la mappatura dei processi esistenti. Questi strumenti consentono ai team di riprogettare i flussi di lavoro per ottenere prestazioni ottimali prima di implementare l'automazione.
Monitoraggio e reporting in tempo reale
Gli strumenti BPA spesso incorporano dashboard e funzionalità di analisi che forniscono una visione completa delle prestazioni dei processi. Tracciano continuamente le metriche chiave e individuano le aree di miglioramento, consentendo alle organizzazioni di ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza complessiva.
Sicurezza e conformità
Data la natura sensibile dei dati aziendali, le solide soluzioni BPA sono costruite con strutture di sicurezza complete che proteggono le informazioni critiche e garantiscono la conformità alle normative.
Applicano controlli di accesso rigorosi e utilizzano tecniche di crittografia avanzate, con un monitoraggio continuo per salvaguardare l'integrità dei dati.
Scalabilità e flessibilità
I migliori strumenti BPA sono progettati per scalare con l'azienda, adattandosi alla crescita e all'evoluzione dei requisiti di processo. Offrono funzionalità personalizzabili e capacità di integrazione per adattarsi a diversi settori e casi d'uso.
Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali
Maggiore efficienza
L'automazione delle attività ripetitive velocizza le operazioni e garantisce la coerenza dei processi, consentendo ai dipendenti di dedicare più tempo all'innovazione.
Risparmio sui costi
La riduzione degli interventi manuali e degli errori riduce i costi operativi, liberando risorse per la crescita e gli investimenti strategici.
Maggiore accuratezza dei dati
Grazie all'integrazione e all'elaborazione automatizzata dei dati, BPA riduce al minimo gli errori e fornisce una visione affidabile e in tempo reale delle informazioni aziendali critiche.
Miglioramento della conformità e della gestione del rischio
I processi standardizzati e le tracce di controllo integrate aiutano a mantenere l'aderenza ai requisiti normativi, riducendo il rischio di problemi di conformità.
Migliore servizio clienti
Interazioni semplificate con i clienti e gestione automatizzata dei dati portano a tempi di risposta più rapidi e a un'esperienza più personalizzata.
Sfide comuni nell'implementazione della BPA
L'implementazione dell'automazione dei processi aziendali può essere trasformativa, ma spesso comporta diverse sfide. Ecco una panoramica degli ostacoli più comuni e delle strategie per superarli:
Qualità e integrazione dei dati
Sfida
Garantire che i dati siano accurati e perfettamente integrati può essere difficile. Dati di scarsa qualità possono far deragliare i processi automatizzati e portare a errori.
Approccio
- Sviluppare una solida strategia di governance dei dati.
- Investite in strumenti efficaci di pulizia dei dati.
- Stabilire protocolli standardizzati per mantenere la coerenza tra i sistemi.
Gestione del cambiamento
Sfida
La transizione dai processi manuali all'automazione può creare incertezza tra i membri del team, che possono preoccuparsi dei cambiamenti o della sicurezza del lavoro.
Approccio
Coinvolgete il vostro team in anticipo, comunicate chiaramente i vantaggi della BPA e fornite una formazione mirata per aiutare tutti ad adattarsi senza problemi.
Compatibilità del sistema
Sfida
L'integrazione degli strumenti BPA con i sistemi preesistenti può essere complessa e, se non gestita con attenzione, può interrompere i flussi di lavoro esistenti.
Approccio
Esaminate a fondo il vostro attuale ambiente tecnologico e scegliete strumenti di automazione progettati per un'integrazione senza problemi.
Sicurezza e conformità
Sfida
L'automazione dei processi aziendali aumenta la necessità di proteggere i dati sensibili e di rispettare gli standard normativi.
Approccio
Rafforzare le misure di sicurezza con una crittografia robusta, controlli di accesso efficaci e verifiche regolari per garantire la conformità e salvaguardare le operazioni.
Scalabilità
Sfida
Una soluzione BPA che funziona per un piccolo team potrebbe non soddisfare le esigenze di un'organizzazione in crescita.
Approccio
Scegliete piattaforme con architetture modulari che possono essere scalate o aggiornate in base all'evoluzione dell'azienda.
Allocazione dei costi e delle risorse
Sfida
L'investimento iniziale per la BPA può essere significativo, e bilanciare i costi con i benefici attesi è fondamentale.
Approccio
Iniziate con un programma pilota per testare l'efficacia del sistema, raccogliere feedback e misurare le prestazioni. Questo approccio graduale aiuta a perfezionare la strategia e a gestire le risorse in modo efficace prima di un lancio su larga scala.
Tipi di soluzioni di automazione dei processi aziendali
Esistono diversi tipi di soluzioni BPA progettate per semplificare diversi aspetti delle operazioni aziendali. Queste soluzioni variano in base al loro obiettivo, dall'automazione di attività ripetitive all'integrazione di flussi di lavoro e fonti di dati complessi.
Strumenti di automazione del flusso di lavoro
Questi strumenti semplificano i processi quotidiani automatizzando le attività ripetitive e gestendo i flussi di documenti e le approvazioni. In questo modo, assicurano che le operazioni quotidiane rimangano coerenti ed efficienti.
Automazione dei processi digitali (DPA)
La DPA migliora l'automazione del flusso di lavoro tradizionale integrando vari canali digitali. Questo approccio collega le interfacce web e altri punti di contatto con i clienti, creando un ambiente senza soluzione di continuità che migliora l'esperienza dell'utente e la sua reattività.
Piattaforme di integrazione aziendale
Queste piattaforme sono progettate per collegare sistemi diversi all'interno di un'organizzazione. Facilitano il flusso dei dati e la comunicazione in tempo reale tra le diverse applicazioni, assicurando che tutti gli aspetti dei processi aziendali funzionino in modo coerente.
Automazione intelligente
L'automazione intelligente si basa sulla BPA tradizionale incorporando elementi di intelligenza artificiale come l'apprendimento automatico e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP). Questo approccio non solo automatizza le attività di routine, ma consente anche ai sistemi di imparare dai dati e prendere decisioni informate.
Come implementare l'automazione dei processi aziendali: Una guida passo dopo passo
L'implementazione dell'automazione dei processi aziendali non deve essere un'impresa ardua. Ecco una guida semplice, passo dopo passo, per aiutarvi a iniziare.
1. Identificare i processi fondamentali
Iniziate identificando i vostri processi principali. Esaminate le attività che consumano molto tempo e risorse - pensate a processi come l'elaborazione degli ordini o l'approvazione dei documenti - e determinate quali sono mature per l'automazione.
2. Valutare i flussi di lavoro esistenti
Esaminate attentamente il modo in cui il vostro team opera attualmente e individuate eventuali colli di bottiglia o inefficienze. Questa comprensione vi aiuterà a scegliere gli strumenti di automazione giusti.
3. Ricerca di soluzioni BPA
Esplorate i vari strumenti che corrispondono alle vostre esigenze. Considerate fattori quali:
- Capacità di integrazione con i vostri sistemi attuali
- Scalabilità in base alla crescita dell'azienda
- Facilità d'uso per un'adozione senza problemi
4. Pilotare la soluzione scelta
Esplorate i vari strumenti che corrispondono alle vostre esigenze. Considerate fattori quali:
- Capacità di integrazione con i vostri sistemi attuali
- Scalabilità in base alla crescita dell'azienda
- Facilità d'uso per un'adozione senza problemi
5. Formare il team
Fornite una formazione completa e una documentazione chiara per garantire che tutti comprendano il funzionamento del nuovo sistema. Una formazione efficace aiuterà il vostro team ad aggiornarsi rapidamente e a utilizzare la tecnologia con fiducia.
6. Integrare e scalare
Una volta che il progetto pilota ha avuto successo, espandete gradualmente l'uso della soluzione BPA in tutti i vostri progetti. Monitorate costantemente le principali metriche di performance e modificate il vostro approccio, se necessario, per garantire benefici a lungo termine.
Casi d'uso dell'automazione dei processi aziendali
I 2/3 delle organizzazioni hanno automatizzato i processi aziendali in almeno una funzione aziendale. Ecco alcuni dei numerosi casi d'uso dell'automazione che possono essere sfruttati in tutti i settori.
Inserimento delle risorse umane
L'automazione può semplificare l'intero processo di reclutamento, dallo screening dei candidati alla programmazione dei colloqui, fino alla gestione delle pratiche di onboarding.
Ad esempio, un sistema HR potrebbe integrarsi con i sistemi di tracciamento dei candidati per aggiornare automaticamente i record dei candidati e attivare i flussi di lavoro di onboarding una volta che un candidato è stato assunto.
Automazione del servizio clienti
In settori come l'ospitalità o la finanza, i chatbot AI possono migliorare notevolmente l'esperienza del cliente.
Ad esempio, un chatbot per hotel potrebbe semplificare il check-in degli ospiti:
- Gestione efficiente delle richieste di informazioni sui servizi disponibili
- Fornire raccomandazioni locali personalizzate
Allo stesso modo, i chatbot finanziari possono risolvere rapidamente le richieste di fatturazione ed elaborare le transazioni di routine, assicurando ai clienti un'assistenza tempestiva senza i ritardi dell'intervento manuale.
Gestione dei contratti
I sistemi di gestione automatizzata dei contratti snelliscono l'intero ciclo di vita del contratto, gestendo fasi chiave come la stesura e la revisione prima di passare all'approvazione finale, il tutto garantendo la conformità legale.
Ad esempio, una soluzione di gestione dei contratti potrebbe:
- Generazione automatica di modelli standard
- Inoltrare i contratti per le firme digitali e acquisire le modifiche in un repository centralizzato.
Questo approccio riduce gli errori manuali e accelera l'elaborazione, consentendo ai team legali e di approvvigionamento di concentrarsi sulle trattative strategiche.
Elaborazione di fatture e spese
Nel settore finanziario, l'automazione trasforma il modo in cui vengono elaborate le fatture e le spese, acquisendo i dati e confrontandoli con gli ordini di acquisto senza alcun intervento manuale.
Invece di affidarsi a un noioso inserimento di dati, questi strumenti aggiornano automaticamente i registri finanziari, migliorando l'accuratezza e rendendo più efficace il controllo finanziario.
Semplificando i processi di approvazione e riconciliazione delle spese, le organizzazioni possono ridurre i costi amministrativi e accelerare le operazioni finanziarie.
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FAQ
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali (BPA)?
La BPA si riferisce all'uso della tecnologia per automatizzare i flussi di lavoro e i processi di routine. In genere comporta l'impiego di strumenti e applicazioni software che semplificano le attività ripetitive, riducendo lo sforzo manuale e aumentando l'efficienza complessiva.
Quali sono i processi aziendali più adatti all'automazione?
I processi che si verificano frequentemente e che seguono regole chiare sono i candidati ideali per l'automazione. Ad esempio, l'inserimento dei dipendenti, l'approvazione degli acquisti, le interazioni con il servizio clienti e l'inserimento dei dati possono essere automatizzati per risparmiare tempo e ridurre gli errori.
Qual è la differenza tra RPA e BPA?
La Robotic Process Automation (RPA) utilizza bot software per eseguire compiti semplici e ripetitivi come l'inserimento dei dati, mentre la Business Process Automation (BPA) collega sistemi diversi per automatizzare interi flussi di lavoro e più fasi del processo per ottenere miglioramenti più completi.
Chi trae vantaggio dall'automazione dei processi aziendali?
L'automazione offre un valore trasversale. Le aziende risparmiano tempo e denaro, i dipendenti possono concentrarsi su attività strategiche più importanti e i clienti possono usufruire di un servizio più rapido e affidabile.
Come posso misurare il ROI della BPA?
Il ROI può essere tracciato monitorando gli indicatori di prestazione chiave, come la riduzione dei tempi di elaborazione, il risparmio sui costi, il miglioramento dell'accuratezza e della conformità dei dati e la maggiore soddisfazione dei clienti. Le revisioni periodiche e il feedback dei team aiutano a garantire che la BPA produca i vantaggi previsti.
Quanto tempo ci vuole per vedere i risultati del BPA?
Mentre alcuni guadagni di efficienza possono essere percepiti entro pochi mesi, i benefici su larga scala spesso richiedono più tempo per concretizzarsi. È importante adottare un approccio graduale e ottimizzare continuamente per realizzare il valore a lungo termine della BPA.
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