.webp)
- تعمل BPA على أتمتة عمليات سير العمل بالكامل، وربط الأنظمة وتقليل الجهد اليدوي لتعزيز السرعة والدقة والاتساق.
- على عكس أتمتة العمليات الآلية، التي تحاكي البشر الذين ينقرون على الشاشات، تعمل أتمتة العمليات الآلية خلف الكواليس وتتعامل مع العمليات المعقدة متعددة الخطوات من البداية إلى النهاية.
- يتوقف النجاح مع BPA على البيانات النظيفة وتوافق النظام وإدارة التغيير، مما يتطلب تخطيطًا دقيقًا لتجنب مشاكل التكامل أو مقاومة المستخدمين.
في حين أن شعبيتها آخذة في الارتفاع، فإن أتمتة عمليات الأعمال (BPA) تعمل على تغيير طريقة عمل الشركات منذ سنوات.
غالبًا ما يُنظر إلى BPA على أنها حالة الاستخدام المثالية لدمج الذكاء الاصطناعي وروبوتات الدردشة الآلية في الأعمال: أتمتة تدفقات العمل بأكملها والعمليات المعقدة لزيادة الكفاءة.
في الواقع، تخطط 50% من المؤسسات لأتمتة عملياتها في المستقبل.
في هذه النظرة العامة، سنشرح في هذه النظرة العامة ما هي BPA، والتحديات الشائعة في تنفيذ BPA، وسنشرح كيفية تنفيذ استراتيجية ناجحة BPA.
ما هي أتمتة عمليات الأعمال؟
أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هو نهج استراتيجي يستفيد من البرمجيات للتعامل مع المهام المعقدة والمتكررة على حد سواء.
يركز على تبسيط العمليات اليومية، والتأكد من سير الأعمال بسلاسة.
العملية التجارية هي تسلسل الخطوات التي تتبعها الشركة لإنجاز مهمة محددة. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك سير العمل المتضمن في معالجة طلب ما - من استلام الطلب إلى التسليم النهائي.
يمكن أن تساعد أتمتة عمليات سير العمل هذه في تقليل الأخطاء اليدوية وتوفير وقت الموظفين، مما يسمح للموظفين بالتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى.
قد تعمل الأتمتة في هذه الحالة على النحو التالي:
- عند استلام الطلب، يقوم البرنامج تلقائياً بالتحقق من تفاصيل الطلب وتحديث المخزون ومعالجة الدفع وإرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني إلى العميل.
- ثم يرسل النظام بعد ذلك معلومات الطلب إلى قسم الشحن أو مزود خدمات لوجستية خارجي، ويقوم تلقائياً بإنشاء ملصقات الشحن وأرقام التتبع.
ما الفرق بين RPA و BPA؟
قد يبدوان متشابهين ولكنهما يختلفان بشكل كبير في الممارسة العملية بين أتمتة العمليات الآلية وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA).
وعادةً ما تتضمن الأتمتة الآلية لبرمجة روبوت برمجي أساسي (أو "روبوت") لأداء مهام متكررة مثل إدخال البيانات باستخدام واجهات المستخدم الرسومية نفسها التي يستخدمها الإنسان.
في المقابل، تعمل حلول BPA في كثير من الأحيان خلف الكواليس أو بشكل مستقل عن واجهة المستخدم، حيث تعمل على أتمتة عمليات سير العمل المعقدة واسترجاع المعلومات حسب الحاجة.
يمكن أن يكون تدريب روبوتات الأتمتة الآلية الآلية بسيطاً مثل تسجيل إنسان يؤدي مهمة، في حين أن حل أتمتة العمليات الآلية يتطلب عموماً المزيد من التخطيط الاستراتيجي والتكامل.
في العديد من الحالات، تغطي عمليات أتمتة العمليات الآلية مجموعة واسعة من حالات الاستخدام وتوفر حلولاً أكثر شمولاً وشمولاً. وفي كثير من الأحيان، تدمج أنظمة أتمتة العمليات الإدارية في كثير من الأحيان أتمتة العمليات الإدارية كعنصر واحد ضمن وظائفها الأوسع نطاقاً.
الميزات والمكونات الرئيسية لأدوات BPA
صُممت أدوات أتمتة العمليات التجارية لتبسيط العمليات من خلال أتمتة تدفقات العمل المعقدة ودمج الأنظمة المختلفة. تتضمن هذه الحلول عادةً العديد من المكونات الأساسية التي تعمل معًا لزيادة الكفاءة وتقليل التدخل اليدوي:
أتمتة سير العمل
تسمح أدوات BPA للشركات بتصميم وتنفيذ ومراقبة سير العمل الآلي الذي يحل محل المهام اليدوية المتكررة. وهذا يضمن توحيد العمليات وتشغيلها بشكل متسق.
تكامل البيانات
يجب أن تتكامل الأدوات المصممة لأتمتة العمليات التجارية مع مصادر وأنظمة البيانات المختلفة (مثل تخطيط موارد المؤسسات وإدارة علاقات العملاء والتطبيقات القديمة الأخرى) لتوفير رؤية موحدة للمعلومات. وهذا يسهل عملية اتخاذ القرارات في الوقت الفعلي ويقلل من انغلاق البيانات.
تخطيط العمليات وتصميمها
تقدم العديد من من منصات BPA أدوات مرئية لتخطيط العمليات الحالية. تتيح هذه الأدوات للفرق إعادة تصميم سير العمل لتحقيق الأداء الأمثل قبل تنفيذ الأتمتة.
المراقبة وإعداد التقارير في الوقت الحقيقي
غالبًا ما تشتمل أدوات أتمتة الأعمال BPA على لوحات معلومات وقدرات تحليلية توفر رؤية شاملة لأداء العمليات. كما أنها تتعقب باستمرار المقاييس الرئيسية وتحدد مجالات التحسين بشكل دقيق، مما يمكّن المؤسسات من تحسين سير العمل وتعزيز الكفاءة الكلية.
الأمن والامتثال
ونظراً للطبيعة الحساسة لبيانات الأعمال، يتم تصميم حلول BPA القوية مع أطر أمنية شاملة تحمي المعلومات الهامة مع ضمان الامتثال التنظيمي.
فهي تفرض ضوابط صارمة على الوصول وتنشر تقنيات تشفير متقدمة، مع المراقبة المستمرة لحماية سلامة البيانات.
قابلية التوسع والمرونة
صُممت أفضل أدوات BPA للتوسع مع أعمالك، واستيعاب النمو ومتطلبات العمليات المتطورة. وهي توفر ميزات قابلة للتخصيص وقدرات تكاملية للتكيف مع مختلف الصناعات وحالات الاستخدام.
فوائد أتمتة العمليات التجارية
زيادة الكفاءة
تعمل أتمتة المهام المتكررة على تسريع العمليات وضمان الاتساق بين العمليات، مما يتيح للموظفين تخصيص المزيد من الوقت للابتكار.
وفورات في التكاليف
يؤدي الحد من التدخل اليدوي والأخطاء إلى تقليل التكاليف التشغيلية، مما يؤدي إلى تحرير الموارد للنمو والاستثمارات الاستراتيجية.
دقة البيانات المحسّنة
من خلال تكامل البيانات ومعالجتها آلياً، تقلل BPA من الأخطاء وتوفر عرضاً موثوقاً وفي الوقت الفعلي لمعلومات الأعمال المهمة.
تحسين الامتثال وإدارة المخاطر
تساعد العمليات الموحدة ومسارات التدقيق المضمنة في الحفاظ على الالتزام بالمتطلبات التنظيمية، مما يقلل من مخاطر مشكلات الامتثال.
خدمة عملاء أفضل
يؤدي تبسيط تفاعلات العملاء ومعالجة البيانات آلياً إلى أوقات استجابة أسرع وتجربة أكثر تخصيصاً.
التحديات الشائعة في تنفيذ BPA
يمكن أن يكون تنفيذ أتمتة العمليات التجارية تحويليًا، إلا أنه غالبًا ما يصاحبه العديد من التحديات. إليك نظرة على العقبات والاستراتيجيات الشائعة للتغلب عليها:
جودة البيانات وتكاملها
التحدي
قد يكون من الصعب ضمان دقة البيانات وتكاملها بسلاسة. قد تؤدي البيانات ذات الجودة الرديئة إلى عرقلة العمليات المؤتمتة وتؤدي إلى حدوث أخطاء.
النهج
- وضع استراتيجية قوية لحوكمة البيانات.
- استثمر في أدوات فعالة لتنقية البيانات.
- وضع بروتوكولات موحدة للحفاظ على الاتساق بين الأنظمة.
إدارة التغيير
التحدي
يمكن أن يؤدي الانتقال من العمليات اليدوية إلى الأتمتة إلى خلق حالة من عدم اليقين بين أعضاء الفريق، الذين قد يشعرون بالقلق بشأن التغييرات أو الأمن الوظيفي.
النهج
قم بإشراك فريقك في وقت مبكر، وقم بتوصيل فوائد اتفاقية بازل بوضوح، ووفر تدريبًا موجهًا لمساعدة الجميع على التكيف بسلاسة.
توافق النظام
التحدي
قد يكون دمج أدوات BPA مع الأنظمة القديمة أمراً معقداً وقد يؤدي إلى تعطيل سير العمل الحالي إذا لم تتم إدارته بعناية.
النهج
قم بإجراء مراجعة شاملة لبيئتك التقنية الحالية واختر أدوات التشغيل الآلي المصممة لتحقيق التكامل السلس.
الأمن والامتثال
التحدي
تزيد أتمتة العمليات التجارية من الحاجة إلى حماية البيانات الحساسة والالتزام بالمعايير التنظيمية.
النهج
تعزيز التدابير الأمنية من خلال تشفير قوي، وضوابط وصول فعالة، وعمليات تدقيق منتظمة لضمان الامتثال وحماية العمليات.
قابلية التوسع
التحدي
قد لا يلبي حل BPA الذي يناسب فريقًا صغيرًا احتياجات منظمة متنامية.
النهج
اختر الأنظمة الأساسية ذات البنى المعيارية التي يمكن توسيع نطاقها أو ترقيتها مع تطور أعمالك.
التكلفة وتخصيص الموارد
التحدي
يمكن أن يكون الاستثمار الأولي لاتفاقية بازل كبيراً، كما أن الموازنة بين التكاليف والفوائد المتوقعة أمر بالغ الأهمية.
النهج
ابدأ ببرنامج تجريبي لاختبار فعالية النظام وجمع الملاحظات وقياس الأداء. يساعد هذا النهج التدريجي على تحسين استراتيجيتك وإدارة الموارد بفعالية قبل طرحه على نطاق واسع.
أنواع حلول أتمتة العمليات التجارية
هناك عدة أنواع من حلول BPA المصممة لتبسيط جوانب مختلفة من العمليات التجارية. تختلف هذه الحلول في تركيزها، من أتمتة المهام المتكررة إلى دمج تدفقات العمل ومصادر البيانات المعقدة.
أدوات أتمتة سير العمل
تعمل هذه الأدوات على تبسيط العمليات اليومية من خلال أتمتة المهام المتكررة وإدارة تدفقات المستندات والموافقات. وهي بذلك تضمن بقاء العمليات اليومية متسقة وفعالة.
أتمتة العمليات الرقمية (DPA)
تعمل DPA على تعزيز أتمتة سير العمل التقليدية من خلال دمج مختلف القنوات الرقمية. ويربط هذا النهج بين واجهات الويب ونقاط اتصال العملاء الأخرى، مما يخلق بيئة سلسة تعمل على تحسين تجربة المستخدم واستجابته.
منصات التكامل المؤسسي
تم تصميم هذه المنصات لربط الأنظمة المتباينة داخل المؤسسة. فهي تعمل على تسهيل تدفق البيانات بسلاسة والتواصل في الوقت الفعلي بين التطبيقات المختلفة، مما يضمن عمل جميع جوانب عمليات أعمالك معًا بشكل متماسك.
الأتمتة الذكية
تعتمد الأتمتة الذكية على الأتمتة التقليدية لأتمتة عمليات أتمتة الأعمال من خلال دمج عناصر الذكاء الاصطناعي مثل التعلم الآلي ومعالجة اللغات الطبيعية (NLP). لا يقتصر هذا النهج على أتمتة المهام الروتينية فحسب، بل يمكّن الأنظمة أيضاً من التعلم من البيانات واتخاذ قرارات مستنيرة.
كيفية تنفيذ أتمتة العمليات التجارية: دليل خطوة بخطوة
لا يجب أن يكون تنفيذ أتمتة عمليات الأعمال أمراً مربكاً. إليك دليل مباشر ومفصّل خطوة بخطوة لمساعدتك على البدء.
1. تحديد العمليات الأساسية
ابدأ بتحديد عملياتك الأساسية. انظر إلى المهام التي تستهلك الكثير من الوقت والموارد - فكر في عمليات مثل معالجة الطلبات أو الموافقات على المستندات - وحدد أي منها مهيأ للأتمتة.
2. تقييم سير العمل الحالي
ألقِ نظرة فاحصة على كيفية عمل فريقك حاليًا وحدد أي اختناقات أو أوجه قصور. سيساعدك هذا الفهم على اختيار أدوات الأتمتة المناسبة.
3. البحث عن حلول BPA
استكشف الأدوات المختلفة التي تتناسب مع احتياجاتك. ضع في اعتبارك عوامل مثل:
- إمكانيات التكامل مع أنظمتك الحالية
- قابلية التوسع مع نمو أعمالك
- سهولة الاستخدام لسلاسة التبني
4. تجربة الحل المختار
استكشف الأدوات المختلفة التي تتناسب مع احتياجاتك. ضع في اعتبارك عوامل مثل:
- إمكانيات التكامل مع أنظمتك الحالية
- قابلية التوسع مع نمو أعمالك
- سهولة الاستخدام لسلاسة التبني
5. تدريب فريقك
توفير تدريب شامل ووثائق واضحة لضمان فهم الجميع لكيفية عمل النظام الجديد. سيساعد التدريب الفعال فريقك على التعرّف على النظام الجديد بسرعة واستخدام التكنولوجيا بثقة.
6. الدمج والتوسع
بمجرد نجاح التجربة التجريبية، قم بتوسيع نطاق استخدام حل BPA تدريجياً في جميع مشاريعك. راقب باستمرار مقاييس الأداء الرئيسية وعدّل نهجك حسب الحاجة لضمان تحقيق فوائد طويلة الأجل.
حالات استخدام أتمتة العمليات التجارية
قام ثلثا المؤسسات بأتمتة عمليات الأعمال في وظيفة واحدة على الأقل من وظائف الأعمال. فيما يلي بعض حالات الاستخدام العديدة للأتمتة التي يمكن الاستفادة منها في مختلف الصناعات.
إعداد الموارد البشرية على متن الطائرة
يمكن للأتمتة تبسيط عملية التوظيف بأكملها، بدءاً من فحص المرشحين وجدولة المقابلات الشخصية وحتى إدارة أوراق التوظيف.
على سبيل المثال، يمكن أن يتكامل نظام الموارد البشرية مع أنظمة تتبع مقدمي الطلبات لتحديث سجلات المرشحين تلقائياً وتشغيل مهام سير عمل التأهيل بمجرد تعيين المرشح.
أتمتة خدمة العملاء
في صناعات مثل الضيافة أو التمويل، يمكن لروبوتات الدردشة الآلية التي تعمل بالذكاء الاصطناعي أن تجعل تجربة العملاء أفضل بكثير.
على سبيل المثال، قد يعمل chatbot الخاص بالفندق على تبسيط عملية تسجيل وصول النزلاء عن طريق:
- التعامل بفعالية مع الاستفسارات حول وسائل الراحة المتاحة
- تقديم توصيات محلية مخصصة
وبالمثل، يمكن لروبوتات الدردشة المالية حل استفسارات الفواتير ومعالجة المعاملات الروتينية بسرعة، مما يضمن حصول العملاء على الدعم الفوري دون تأخير في التدخل اليدوي.
إدارة العقود
تعمل أنظمة إدارة العقود المؤتمتة على تبسيط دورة حياة العقد بأكملها من خلال التعامل مع المراحل الرئيسية مثل الصياغة والمراجعة قبل الانتقال إلى الموافقة النهائية، كل ذلك مع ضمان الامتثال القانوني.
على سبيل المثال، قد يكون حل إدارة العقود:
- إنشاء القوالب القياسية تلقائياً
- توجيه العقود للتوقيعات الرقمية وتسجيل التغييرات في مستودع مركزي
يعمل هذا النهج على تقليل الأخطاء اليدوية وتسريع المعالجة، مما يسمح للفرق القانونية وفرق المشتريات بالتركيز على المفاوضات الاستراتيجية.
معالجة الفواتير والمصروفات
في قطاع التمويل، تعمل الأتمتة على تحويل كيفية معالجة الفواتير والمصروفات من خلال التقاط البيانات ومطابقتها مع أوامر الشراء دون تدخل يدوي.
وبدلاً من الاعتماد على إدخال البيانات الممل، تقوم هذه الأدوات بتحديث السجلات المالية تلقائيًا، مما يؤدي إلى تحسين الدقة وزيادة فعالية الرقابة المالية.
من خلال تبسيط عمليات الموافقة على النفقات والتسوية، يمكن للمؤسسات تقليل النفقات الإدارية وتسريع عملياتها المالية.
نشر حلول الذكاء الاصطناعي الشهر المقبل
تصل روبوتات الدردشة الآلية القائمة على الذكاء الاصطناعي بسرعة إلى معدلات اعتماد واسعة النطاق بين الشركات - في خدمة العملاء والعمليات الداخلية والتجارة الإلكترونية.
ستشعر الشركات التي تتباطأ في تبنيها بعواقب تفويت موجة الذكاء الاصطناعي. Botpress عبارة عن منصة بناء روبوتات قابلة للتوسيع إلى ما لا نهاية مصممة للمؤسسات. تسمح stack للمطورين ببناء روبوتات الدردشة الآلية ووكلاء الذكاء الاصطناعي بأي قدرات.
تضمن لك مجموعة الأمان المحسّنة لدينا حماية بيانات العميل دائماً، والتحكم الكامل في بيانات العميل من قِبل فريق التطوير الخاص بك.
ابدأ البناء هنا. إنه مجاني.
الأسئلة الأكثر تداولًا
ما هي أتمتة عمليات الأعمال (BPA)؟
يشير مصطلح BPA إلى استخدام التكنولوجيا لأتمتة سير العمل والعمليات الروتينية. وهو ينطوي عادةً على نشر أدوات وتطبيقات برمجية تعمل على تبسيط المهام المتكررة، مما يقلل من الجهد اليدوي ويعزز الكفاءة العامة.
ما هي العمليات التجارية الأفضل للأتمتة؟
العمليات التي تحدث بشكل متكرر وتتبع قواعد واضحة هي المرشحة المثالية للأتمتة. على سبيل المثال، يمكن أتمتة عمليات تأهيل الموظفين والموافقات على الشراء وتفاعلات خدمة العملاء وإدخال البيانات لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء.
ما الفرق بين RPA و BPA؟
تستخدم أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) روبوتات برمجية لأداء مهام بسيطة ومتكررة مثل إدخال البيانات، بينما تربط أتمتة العمليات التجارية (BPA) أنظمة مختلفة لأتمتة سير العمل بالكامل وخطوات عملية متعددة لإجراء تحسينات أكثر شمولاً.
من المستفيد من أتمتة العمليات التجارية؟
توفر الأتمتة قيمة في جميع المجالات. فالشركات توفر الوقت والمال، ويمكن للموظفين التركيز على مهام أكثر أهمية واستراتيجية، ويتمتع العملاء بخدمة أسرع وأكثر موثوقية.
كيف يمكنني قياس العائد على الاستثمار في BPA؟
يمكن تتبع العائد على الاستثمار من خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية مثل التخفيضات في أوقات المعالجة، وتوفير التكاليف، والتحسينات في دقة البيانات والامتثال، وتعزيز رضا العملاء. وتساعد المراجعات المنتظمة والتغذية المرتدة من الفرق على ضمان تحقيق الفوائد المتوقعة من تطبيق BPA.
كم من الوقت يستغرق ظهور نتائج BPA؟
في حين أن بعض المكاسب الناتجة عن الكفاءة قد تكون ملحوظة في غضون بضعة أشهر، إلا أن الفوائد الكاملة غالبًا ما تستغرق وقتًا أطول لتتحقق. من المهم اتباع نهج تدريجي والتحسين المستمر لتحقيق القيمة طويلة الأجل لتكنولوجيا BPA.
.png)
