ما هي أتمتة العمليات التجارية؟

شاهدت ذات مرة فريق سلسلة توريد يعيد توجيه طلب شراء واحد من خلال سبعة أنظمة وأربعة أشخاص. استغرق الأمر خمسة أيام. الطلب الفعلي؟ حبر طابعة بقيمة 72 دولاراً.

عندما تحدثت إلى الفريق، لم يتمكن أحد من إخباري عن سبب وجود هذه العملية. وبدلاً من ذلك، تمتموا بالعبارة المحظورة: "هكذا كنا نفعلها دائماً".

هذا هو بالضبط المكان الذي تتألق فيه أتمتة عمليات الأعمال (BPA). ليس روبوتات الدردشة الآ لية المبهرجة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي أو الأذرع الآلية، ولكن الأتمتة الفعالة للعمليات التي تستهلك ساعات من العمل كل أسبوع.

لقد ساعدنا في Botpress في نشر أكثر من 750,000 وكيل ذكاء اصطناعي الذي يعمل على تبسيط العمليات التجارية - بدءاً من تأهيل البائعين إلى تسوية الفواتير - للشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات والوكالات على حد سواء. 

لقد رأينا عن كثب كيف تفصل BPA الشركات التي تتوسع بكفاءة عن تلك التي تتعثر. 

"تمكّن BPA الأشخاص من القيام بالمزيد. يمكن لفرد واحد الآن إدارة ما كان يتطلب عشرة أشخاص من قبل"، يوضح أجايكومار موداليار، مدير المنتج في Botpress. "إن BPA هو الحل الأمثل للشركات للانتقال من النمو الخطي إلى قابلية التوسع الأسي."

في هذا المقال، سأشرح في هذا المقال ما هي اتفاقية بازل، والتحديات الشائعة في تنفيذ اتفاقية بازل، وسأشرح كيفية تنفيذ استراتيجية ناجحة لاتفاقية بازل.

ما هي أتمتة عمليات الأعمال؟

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي استخدام التكنولوجيا لتبسيط وتنفيذ المهام وسير العمل التي عادةً ما تنطوي على مدخلات بشرية.

العملية التجارية عبارة عن سلسلة من الخطوات التي تتبعها الشركة لإكمال مهمة ما، مثل الموافقة على طلب إجازة، أو معالجة فاتورة، أو تنفيذ طلب عبر الإنترنت.

BPA هي الطريقة التي تنجز بها الشركات المهام بشكل أسرع وبأخطاء أقل من خلال تسليم الجوانب المتكررة من عملياتها إلى الآلات. 

ولكن في العديد من الحالات، لا تحل الأتمتة محل الأشخاص، بل تعززهم، مما يمكّن البشر والآلات من العمل معًا بكفاءة أكبر. وقد أصبحت هذه الممارسة شائعة إلى درجة أن ثلثي المؤسسات لديها عمليات أعمال مؤتمتة في وظيفة واحدة على الأقل.

ما هو مثال على أتمتة العمليات التجارية؟

يُعد تنفيذ الطلبات خير مثال على كيفية تبسيط الأتمتة للمهام اليومية. فما كان يستغرق في السابق حفنة من الأشخاص وعدة خطوات أصبح الآن يتم في ثوانٍ معدودة.

السيناريو: يقوم عميل بتقديم طلب على موقع إلكتروني 

بدون الأتمتة، قد يضطر شخص ما في فريق العمليات أو فريق التنفيذ إلى القيام بذلك:

1. تحقق يدوياً مما إذا كانت السلعة متوفرة في المخزون
2. تحديث نظام الجرد
3. معالجة الدفع
4. كتابة وإرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني
5. إخطار المستودع أو شريك الشحن
6. إنشاء ملصق شحن
7. مشاركة معلومات التتبع مع العميل

ولكن مع BPA، يمكن أن تحدث سلسلة الخطوات بأكملها في ثوانٍ. 

في اللحظة التي يصل فيها الطلب، يبدأ نظام BPA في العمل: يتحقق من عملية الشراء، ويضبط مستويات المخزون، ويشحن البطاقة، ويبدأ التنفيذ - كل ذلك دون أن يلمس الإنسان لوحة المفاتيح.

ما الفرق بين RPA و BPA؟

تعمل الأتمتة الآلية الآلية على أتمتة المهام الفردية من خلال محاكاة الإجراءات البشرية، بينما تعمل الأتمتة الآلية الآلية على أتمتة مهام سير العمل بالكامل من خلال تنسيق الأنظمة خلف الكواليس.

يركز التشغيل الآلي للعمليات الروبوتية (RPA) على المهام السطحية - أنواع الأنشطة المتكررة التي قد يؤديها الإنسان باستخدام الكمبيوتر. ويشمل ذلك نسخ البيانات من جدول بيانات إلى آخر، أو ملء النماذج الرقمية. 

من ناحية أخرى، تهتم BPA بالعملية الكاملة من البداية إلى النهاية. فبدلاً من محاكاة المدخلات البشرية، تقوم BPA بربط الأنظمة المختلفة مباشرةً. تتعامل BPA مع تنسيق مهام متعددة، باستخدام واجهات برمجة التطبيقات وقواعد البيانات لنقل المعلومات واتخاذ القرارات وتحريك الإجراءات عبر الأقسام. 

من الناحية العملية، غالباً ما تعمل هذه التقنيات معاً. وغالباً ما تتضمن مبادرات أتمتة العمليات الإدارية في كثير من الأحيان مكونات أتمتة العمليات الآلية للربط بين المهام ضمن تدفق مؤتمت أكبر.

متى يجب استخدام RPA بدلاً من BPA؟

الأتمتة الآلية أسرع في التنفيذ لحالات الاستخدام الضيقة. وهو الأفضل لأتمتة الخطوات المعزولة داخل العملية، خاصةً عندما لا تكون الأنظمة غير متكاملة بشكل جيد. لذلك إذا كان فريقك يريد أتمتة مهمة ما دون تغيير الأنظمة الحالية، فاختر حل الأتمتة الآلية.

يتطلب BPA المزيد من التخطيط المسبق ولكنه يوفر تأثيرًا أوسع نطاقًا، مما يسمح بأتمتة تدفقات العمل المعقدة عبر الفرق والأنظمة. إذا كنت تحاول تبسيط سير عمل كامل يمتد عبر أقسام أو أدوات متعددة، فإن حل BPA هو الأفضل لاحتياجاتك.

الميزات والمكونات الرئيسية لأدوات BPA

تتضمن أدوات أتمتة العمليات التجارية العديد من المكونات الأساسية التي تعمل معًا لزيادة الكفاءة وتقليل التدخل اليدوي:

أتمتة سير العمل

إن أتمتة سير العمل هي جوهر أي نظام BPA: القدرة على إنشاء تدفقات خطوة بخطوة تتعامل مع المهام تلقائيًا. تضمن تدفقات سير العمل هذه حدوث الإجراءات الصحيحة بالترتيب الصحيح، عبر الفرق والأدوات.

تكامل البيانات

تتصل أدوات BPA بالأنظمة التي تستخدمها فرق العمل بالفعل، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء أو برامج الموارد البشرية أو قواعد البيانات الداخلية، بحيث يمكنها سحب المعلومات وتحديثها تلقائيًا.

وهذا يحافظ على دقة البيانات وسلاسة العمليات عبر الفرق والأدوات المختلفة.

تخطيط العمليات وتصميمها

قبل أن تتمكن الفرق من أتمتة عملية ما، يجب أن تفهمها. وهنا يأتي دور أدوات الإنشاء المرئية. تساعد أدوات الإنشاء المرئية الفرق:

• رسم خريطة لسير العمل الحالي خطوة بخطوة
• اكتشف الثغرات أو الخطوات غير الضرورية
• التعاون بين الفرق قبل بدء تشغيل أي عملية أتمتة

المراقبة وإعداد التقارير في الوقت الحقيقي

بمجرد تشغيل الأمور، ستحتاج الفرق إلى فهم ما يعمل وما لا يعمل. توفر منصات BPA الجيدة:

• لوحات معلومات بإحصائيات مباشرة (إكمال المهام، والتأخيرات، والأخطاء)
• اكتشاف عنق الزجاجة
• سهولة إعداد التقارير لعمليات التدقيق أو مراجعات الأداء

ميزات الأمان والامتثال

تساعد منصات BPA الجيدة في الحفاظ على أمان البيانات. فهي توفر ميزات أمان مثل عناصر التحكم في الأذونات وسجلات الأنشطة لحماية المعلومات الحساسة وتلبية لوائح الصناعة.

هذا الأمر مهم بشكل خاص في مجالات مثل الشؤون المالية والموارد البشرية والرعاية الصحية، حيث الخصوصية والامتثال ضروريان.

منطق مخصص وقابلية التوسيع

ستتضمن منصات BPA الفعالة ميزات مثل:

• القواعد والشروط
• تكامل واجهة برمجة التطبيقات (API)
• الإعداد المعياري

تسهل هذه الأدوات إنشاء عمليات أتمتة تناسب العمليات المختلفة ويمكن تعديلها مع تغير الأمور.

ما هي فوائد أتمتة عمليات الأعمال؟

زيادة الكفاءة

تعمل الأتمتة على إزالة الاختناقات والتبعيات اليدوية، مما يسمح للمهام بالتقدم دون انتظار عمليات التسليم أو الموافقات.

وهذا يخلق المزيد من السلاسة في التوسع بسلاسة مع نمو الأعمال، دون زيادة متناسبة في عدد الموظفين.

وفورات أعلى في التكلفة

يقلل BPA من العمالة المطلوبة لإكمال المهام الروتينية ويمنع الأخطاء المكلفة الناجمة عن الخطأ البشري أو التناقضات.

ومع مرور الوقت، تتراكم هذه الوفورات - خاصة في العمليات ذات الحجم الكبير - مما يؤدي إلى تحرير الميزانية للابتكار، وليس فقط للصيانة.

دقة البيانات المحسّنة

تؤدي البيانات الأكثر دقة إلى اتخاذ قرارات أكثر ثقة.

من خلال أتمتة إدخال البيانات وتحديثات النظام، تقلل BPA من فرصة حدوث خطأ بشري في التقارير أو سير العمل. 

تحسين الامتثال وإدارة المخاطر

في الصناعات الخاضعة للتنظيم، يمكن أن تترتب على انحرافات العمليات عواقب قانونية أو مالية. 

تطبق BPA إجراءات موحدة وتحتفظ بسجلات مفصلة. وهذا يعزز الاستعداد للتدقيق ويقلل من التعرض للمخاطر المتعلقة بالعمليات.

خدمة عملاء أفضل

تستجيب العمليات المؤتمتة بشكل أسرع وأكثر اتساقاً - سواء كانت تذكرة دعم أو تحديث طلب أو خطوة تأهيل.

وبفضل الأنظمة المتصلة وتقليل التأخيرات، يحصل العملاء على خدمة موثوقة وفي الوقت المناسب في كل مرة.

ما هي التحديات الستة التي تواجه تنفيذ اتفاقية بازل BPA؟

1. جودة البيانات وتكاملها

أحد الأسباب الشائعة لفشل الأتمتة ليس سير العمل نفسه - بل البيانات التي تغذيه.

حتى أفضل الأتمتة لا يمكنها فعل الكثير مع مدخلات غير مكتملة أو قديمة.

هل تواجه مشكلات في الأتمتة؟ جرّب:

• تنظيف خطوط أنابيب البيانات قبل توسيع نطاق BPA - تأكد من أن البيانات قابلة للاستخدام بالفعل قبل أتمتة ما حولها
• اختيار الأدوات التي تتكامل بشكل نظيف مع الأنظمة الحالية - لا مزيد من الإعدادات المرقعة أو المصادر المنفصلة
• التدقيق في اكتمال مدخلات البيانات الرئيسية، خاصة تلك التي تقود القرارات أو منطق التفرع

2. إدارة التغيير

إذا كان فريقك يرى الأتمتة كتهديد بدلاً من كونها أداة، فسيؤدي ذلك إلى إبطاء كل شيء. المقاومة أمر طبيعي، خاصة إذا كان الموظفون غير واضحين بشأن كيفية تغير وظائفهم الوظيفية.

للحصول على التأييد في وقت مبكر، قم بإشراك المستخدمين النهائيين (أي الموظفين) منذ البداية. اطلب منهم تقديم مدخلاتهم حول نقاط الضعف واسمح لهم بالمساهمة في كيفية استخدام الأتمتة في سير عملهم.

ولا تكتفي بالإعلان عن وصول أدوات جديدة. بدلاً من ذلك، قدم شرحاً واضحاً يركز على فوائد الموظفين. 

سيعتمد التأطير على كيفية استخدام مكان عملك للتشغيل الآلي. فقد يتم إدخال الأتمتة لإزالة الاحتكاك وليس لاستبدال الموظفين. أو ربما سيسمح حل BPA الخاص بك للموظفين بالتركيز بشكل أفضل على العمل المعقد، بدلاً من إضاعة الوقت في المهام المتكررة.

يجب أن تكون عمليات طرح الأتمتة تعاونية وليس من أعلى إلى أسفل. في جميع الحالات، قم بالقيادة بتعاطف ووضوح.

3. توافق النظام

أدوات الأتمتة الحديثة رائعة... إلى أن تصطدم بنظام من عام 2007 لا يمكن لأحد أن يلمسها دون تذكرة تكنولوجيا المعلومات.

إذا كان مشروعك الخاص بتقييم أداء الأعمال BPA يتعثر بسبب البرمجيات الجامدة أو واجهات برمجة التطبيقات المقفلة، فأنت لست وحدك. ولكن هناك بعض الطرق لتسهيل الأمور:

• استخدم المنصات المصممة للبيئات المختلطة. ليس من الضروري أن يكون كل شيء أصليًا في السحابة - تأكد من أن أدواتك يمكن أن تعمل مع الأنظمة القديمة في مكان العمل أيضًا. (غالباً ما يتضمن ذلك استخدام منصة بناء مرنة، مثل Botpress).
• ابحث عن موصلات مسبقة الصنع. كلما قل عدد التعليمات البرمجية المخصصة التي تحتاج إلى كتابتها لجعل الأشياء تتحدث مع بعضها البعض، كلما تحركت بشكل أسرع.

4. الأمن والامتثال

يمكن أن توفر الأتمتة الوقت - ولكن إذا كانت تتعامل مع معلومات حساسة وغير آمنة تمامًا، فقد تفتح عالمًا جديدًا بالكامل من الأخطاء الحرجة. 

ابدأ بالتفكير في نوع البيانات التي ستتناولها الأتمتة: معلومات العملاء، والسجلات المالية، وبيانات الموظفين، وبيانات الاعتماد. كل ذلك يعتبر حساساً. 

لذا بدلاً من التعامل مع الأمن كفكرة ثانوية، اجعله نقطة البداية. وهذا يعني اختيار منصة BPA (أو وكالة شريكة) معتمدة بالكامل ومصممة مع مراعاة الامتثال منذ اليوم الأول.

تمنحك المنصات القوية الأدوات اللازمة للبقاء مسيطراً على الأمور:

• تعيين أذونات دقيقة بحيث يمكن للأشخاص المناسبين (أو الروبوتات) فقط لمس بيانات معينة
• استخدام التشفير سواء في حالة السكون أو أثناء النقل
• قم بتشغيل سجلات التدقيق لتتبع النشاط واكتشاف المشكلات مبكرًا

ونعم، يحتوي Botpress على كل هذا وأكثر، مدمج افتراضيًا. لقد ساعدنا آلاف الشركات على أتمتة عمليات سير العمل المهمة دون المساومة على أمانchatbot .

وإذا كنت تعمل في مجال منظم مثل الرعاية الصحية أو التمويل، فتأكد من حصول منصة BPA الخاصة بك على شهادات مثل SOC 2 و HIPAA و ISO 27001.

5. قابلية التوسع

فقط لأن الأتمتة تعمل اليوم لا يعني أنها ستصمد غداً. ما يعالج 1000 طلب في اليوم قد ينهار عند 10,000 طلب. وإذا لم تكن مستعدًا لهذا النمو، سينتهي بك الأمر بإعادة البناء من الصفر. 

بدلاً من ترقيع الأشياء أثناء سير العمل، اجعل قابلية التوسع جزءًا من الخطة منذ البداية. 

اختر الأدوات التي يمكن أن تنمو معك، وليس تلك التي تعمل فقط لإثبات المفهوم. فكّر في كيفية تعامل نظامك مع الأحمال الأعلى، وما إذا كان بإمكانه مراقبة الأداء بمرور الوقت، ومدى سهولة تكيّفه مع زيادة تعقيد سير العمل. 

يجب أن تنمو الأتمتة مع نشاطك التجاري، لا أن تحد منه.

6. تخصيص التكاليف والموارد

أحد أكبر التحديات التي تواجه الأتمتة هو الاستهانة بالوقت والميزانية اللازمين لتنفيذها بشكل جيد. من الشائع أن تقفز بنوايا حسنة، ثم تتعثر في منتصف الطريق بسبب سوء التخطيط.

بدلًا من محاولة أتمتة كل شيء دفعة واحدة، اختر سير عمل واحد عالي التأثير وسهل القياس. قم بتشغيله كتجربة تجريبية، واعرف ما الذي ينجح (وما الذي لا ينجح)، واستخدم هذه الرؤية لتوجيه خطواتك التالية.

إن البدء على نطاق صغير يساعد الفرق على الإنفاق بحكمة ويمنحك بيانات حقيقية لتشكيل استراتيجيتك أثناء تقدمك. 

يمكنك معرفة المزيد حول كيفية تطبيق أنظمة الذكاء الاصطناعي الجديدة في المؤسسة من خلال مخطط تنفيذ الذكاء الاصطناعي. 

5 أنواع من حلول أتمتة العمليات التجارية

1. أدوات أتمتة سير العمل

إذا كنت تقوم ببناء أي نوع من أنظمة الأتمتة، فستحتاج إلى نظام أساسي لأتمتة سير العمل. هذا هو ما يدير منطقك بالفعل - الجزء الخاص بـ "إذا كان هذا، ثم ذاك" من العملية.

تتيح لك منصات أتمتة سير العمل تصميم عمليات تدريجية عبر تطبيقات وفرق عمل مختلفة. 

تتيح لك هذه المنصات تصميم عمليات تدريجية تمتد عبر فرق وأدوات مختلفة. ويوفر العديد منها أدوات بناء مرئية أو منخفضة التعليمات البرمجية للموظفين غير التقنيين، مع منح المطورين المرونة اللازمة لبناء ميزات معقدة عند الحاجة. 

ونعم، هناك الكثير من الخيارات المتاحة. منصات مثل Botpress و Pipefy و Kissflow و Process Street و Monday.com تساعدك جميعها على تخطيط سير العمل وأتمتة الأشياء المملة. بعضها يميل أكثر نحو العمليات الداخلية، والبعض الآخر يعمل بشكل أفضل مع الأنظمة التي تواجه العملاء.

النقطة المهمة هي: إذا كنت لا تزال تجمع العمليات معًا باستخدام جداول البيانات والنماذج ورسائل Slack فإن منصة أتمتة سير العمل هي ما تحتاجه للارتقاء بالمستوى.

2. مجموعات أتمتة العمليات المتكاملة

إذا كانت منصات التشغيل الآلي لسير العمل تتعامل مع الأمور البسيطة، فإن مجموعات التشغيل الآلي للعمليات المتكاملة هي غرفة التحكم في العمليات الكاملة.

تتجاوز مجموعات أتمتة العمليات من البداية إلى النهاية عمليات سير العمل الفردية من خلال أتمتة العمليات التجارية الكاملة من البداية إلى النهاية. فكّر في: التنسيق متعدد الوظائف، والتتبع في الوقت الفعلي، وإدارة الحالات، والامتثال، والتحليلات، والكثير من المنطق وراء الكواليس.

لنكن واضحين: لا تحتاج إلى هذا المستوى من الأدوات للموافقة على طلبات الإجازات. ولكن إذا كنت تدير شيئاً مثل التأهيل المؤسسي، أو معالجة المطالبات، أو أي شيء يحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة، وعمليات التسليم، والحالات الحرجة؟ هذا هو المكان الذي تتألق فيه.

والآن، هنا يقع الناس في حيرة من أمرهم. يفترض البعض أنهم بحاجة إلى مجموعة عملاقة على الفور. ولكن ما لم تكن تعمل بحجم أو تعقيد كبير، قد يكون من الأفضل أن تبدأ بشيء أبسط ثم تتدرج في العمل.

ومع ذلك، عندما تكون مستعدًا، هناك عدد قليل من الأسماء الكبيرة التي تستحق البحث عنها: تقدم كل من Appian و IBM Business Automation Workflow و Nintex و Bizagi قوة كبيرة للتنسيق على نطاق واسع.

كما أن Botpress موجود في هذه القائمة أيضًا - خاصةً إذا كنت ترغب في إنشاء تدفقات قوية ومتكاملة تبدو وكأنها محادثة وتتكامل مباشرةً مع stack الحالية. (نعم، نحن متحيزون. ولكننا أيضًا... لسنا مخطئين).

خلاصة القول: إذا كانت عملياتك متشابكة في عمليات التسليم والتتبع اليدوي، فإن مجموعات أتمتة العمليات من البداية إلى النهاية هي المنصات التي تفك تشابكها.

3. حلول أتمتة العمليات الرقمية (DPA)

حلول أتمتة العمليات الرقمية هي أدوات تركز على ربط الواجهات التي تواجه العملاء بالأنظمة الخلفية لإنشاء تجارب رقمية. فهي تتأكد من أنه عندما يقوم العميل بإرسال نموذج أو تحديد موعد أو إجراء محادثة مع روبوت، فإن سير العمل الصحيح يبدأ بالفعل خلف الكواليس.

لذلك إذا قام شخص ما بتعبئة طلب على بوابتك، فإنه لا يتلاشى في ورقة جوجل والدعاء. إنه يؤدي إلى شيء حقيقي: يتم إنشاء حالة، ويبدأ سير العمل، ويتم تنبيه الفريق.

يكون هذا مفيداً بشكل خاص إذا كان لديك تدفقات معقدة تواجه العملاء وتعتمد على أنظمة متعددة تتحدث مع بعضها البعض.

تم تصميم منصات مثل OutSystems و Creatio لهذا الغرض بالضبط. فهي تربط التفاعلات الأمامية بمنطق العمليات والأتمتة تحت الغطاء.

خلاصة القول: إذا كنت تريد أن تؤدي إجراءات العملاء إلى تشغيل عمليات سير عمل حقيقية، فإن DPA هو الحل الأمثل.

4. منصات الأتمتة القائمة على التكامل

صُممت منصات الأتمتة القائمة على التكامل لربط الأدوات المتباينة وتمكين سير العمل الآلي من خلال نقل البيانات بينها في الوقت الفعلي.

هذه هي الموصلات. إنهم لا يحاولون إدارة عملية عملك بالكامل، بل يريدون فقط أن تتحدث تطبيقاتك مع بعضها البعض دون أن تقوم أنت بدور الوسيط.

منصات الأتمتة التي يقودها التكامل رائعة إذا كنت بحاجة إلى شيء مثل: "عندما يوقع شخص ما عقدًا في PandaDoc، قم بتحديث HubSpot، وأرسل إشعارًا من Slack وقم بوضع علامة عليه في Airtable." سهلة وسريعة ولا تحتاج إلى تذاكر هندسية.

لنكن واقعيين: هذه الأدوات ليست هنا من أجل المنطق المعقد أو مهام سير العمل المعقدة أو مهام سير العمل ذات الامتثال الثقيل. ولكن إذا كنت تعمل في مجال العمليات أو التسويق أو تحاول فقط إزالة النسخ واللصق اليدوي بين 10 تطبيقات، فستحبها.

ربما يكون Zapier هو الاسم الأكثر شهرة هنا. يمنحك تطبيق Make (المعروف سابقًا باسم Integromat) المزيد من القوة والمرونة. تضيف Workato قوة على مستوى المؤسسات (بسعر أعلى). يقع Tray.io في مكان ما بينهما، مع أجواء أكثر ملاءمة للمطورين.

يمكنك القيام بالكثير باستخدام هذه المنصات: مزامنة البيانات عبر الأدوات، وتشغيل الإشعارات، وإدارة تدفقات الموافقة الأساسية، وحتى تجميع عمليات التشغيل الآلي الخفيفة التي تواجه العملاء.

فقط ضع في اعتبارك: كلما أصبح منطقك أكثر تعقيدًا، كلما أظهرت هذه الأدوات حدودها بشكل أسرع. ولكن بالنسبة للأتمتة خفيفة الوزن؟ إنها على وشك التوصيل والتشغيل كما هي.

5. منصات الأتمتة الذكية

منصات الأتمتة الذكية هي المكان الذي تبدأ فيه الأمور تصبح ذكية... ذكية.

على عكس أدوات سير العمل الأساسية التي تتبع قواعد جامدة، تمزج منصات الأتمتة الذكية بين الذكاء الاصطناعي - فكر في التعلم الآلي , ومعالجة اللغة الطبيعيةواتخاذ القرارات بناءً على السياق. فبدلاً من "إذا كان X، ثم Y"، تحصل على "إذا كان هذا يبدو نوعًا ما مثل X والمشاعر سلبية والمستند يقول Y، فقم بالقيام بـ Z". تحصل على فارق بسيط. تحصل على المرونة.

تُعد منصات الأتمتة الذكية مفيدة بشكل خاص عندما تكون بياناتك فوضوية أو عندما تريد أتمتة تبدو أكثر إنسانية.

كيف يبدو ذلك عملياً؟ قراءة الفواتير التي لا تتبع نموذجاً محدداً. تحديد أولويات تذاكر الدعم بناءً على النغمة. تصنيف المستندات تلقائياً أو اتخاذ قرارات التوجيه بناءً على الأنماط السابقة. كل ذلك قابل للتنفيذ.

بعض من اللاعبين الكبار هنا تشمل UiPath، و Microsoft Power Automate + AI Builder، و Automation Anywhere. يقدم كل منها مزيجًا من الأتمتة التقليدية مع وضع الذكاء الاصطناعي في الأعلى.

يناسب Botpress هنا أيضًا، خاصةً إذا كنت تريد وكلاء ذكاء اصطناعي يفهمون ما يطلبه المستخدمون، ويستجيبون بشكل طبيعي، ويطلقون تدفقات العمل الخلفية بناءً على النية.

خلاصة القول؟ إذا كانت الأتمتة الخاصة بك تحتاج إلى قراءة ما بين السطور، فإن الأتمتة الذكية هي الخطوة المناسبة.

(هل أنت مهتم؟ مقال أتمتة العمليات الذكية الخاص بنا يتعمق في هذه المنصات بمزيد من التفاصيل).

كيفية تنفيذ أتمتة العمليات التجارية: دليل خطوة بخطوة

ليس من الضروري أن يكون تطبيق أتمتة عمليات الأعمال جهداً هائلاً للتحول الرقمي للذكاء الاصطناعي منذ اليوم الأول. فأفضل التطبيقات تبدأ صغيرة. 

سواء كنت تقوم بأتمتة سير عملك الداخلي الأول أو تستبدل خليطًا من الأدوات القديمة، سيساعدك هذا الدليل التفصيلي خطوة بخطوة على التعامل مع أتمتة عمليات أتمتة الأعمال بوضوح.

1. معرفة مكان الاحتكاك

قبل أن تبدأ في رسم المخططات الانسيابية أو مقارنة أدوات الأتمتة، خذ خطوة للوراء واسأل: ما الذي يبطئ الفريق بالفعل؟

كل شركة لديها بعض العمليات اليدوية المؤلمة أو المعرضة للأخطاء أو المزعجة بشكل كامل. وهنا يمكن للأتمتة أن تُحدث فرقاً حقيقياً - وليس فقط حيثما يكون من الأسهل إسقاطها في سير العمل.

إذا لم تكن متأكداً من أين تبدأ، تحدث إلى الأشخاص الذين يقومون بالعمل. ما هي الأمور المتكررة؟ ما الذي يسبب التأخير؟ ما الذي يتم إنجازه بشكل خاطئ؟ يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على تذاكر الدعم أو شكاوى المستخدمين أو بيانات النظام لاكتشاف الاختناقات.

2. فهم العمليات الحالية

"لا تقم بأتمتة ما لا تفهمه" يجب أن تكون القاعدة رقم 1 في أي قاعدة من قواعد تشغيل BPA.

من السهل أن تتحمس لأتمتة عملية معقدة، ولكن إذا لم تأخذ الوقت الكافي لمعرفة كيفية عمل هذه العملية بالفعل ( ولماذا تعمل بهذه الطريقة)، فأنت تهيئ نفسك للألم لاحقًا.

هذا هو المكان الذي يؤتي فيه الغوص العميق السريع ثماره. حتى الأسئلة الأساسية مثل "من يبدأ سير العمل هذا؟" أو "أين تتعطل الأمور عادةً؟" يمكن أن توفر عليك ساعات من إعادة العمل.

أيضاً: لا تتخطى الأجزاء الفوضوية. الحالات الهامشية، والحلول البديلة التي يستخدمها الناس لمرة واحدة لجعل الأمور تعمل - هذه هي بالضبط حيث تميل الأتمتة إلى التعطل.

احرص على البحث عن:

• من الذي يبدأ سير العمل وتحت أي ظروف؟
• ما هي الأنظمة المتضمنة حاليًا؟ ما هي الأنظمة التي لا تعمل معاً بشكل جيد؟
• أين تحدث عمليات التسليم؟ وأين تنهار في أغلب الأحيان؟
• ما هي الخطوات التي تعتمد على الحلول اليدوية؟

3. البحث عن حلول BPA

بمجرد أن تقوم بتحديد عملياتك الحالية ومعرفة ما تحاول تحسينه، فقد حان الوقت لاختيار أدواتك. ولكن هنا تكمن المشكلة: لا توجد منصة عالمية "أفضل" لتقييم أداء الأعمال.

بعضها مصمم لأتمتة المهام البسيطة. والبعض الآخر مصمم لسير عمل معقد ومتعدد الخطوات مع الكثير من عمليات التكامل. لذا فإن السؤال الحقيقي هو، ما الذي يناسبك؟

ستحتاج إلى معرفة مدى تقنية فريقك، وما هي الأنظمة التي تحتاج أداة BPA إلى التوصيل بها، ومدى مرونة سير العمل التي يجب أن تكون عليها. تحتاج بعض الشركات إلى تخصيص على مستوى المطورين. والبعض الآخر يحتاج فقط إلى شيء يمكن لفريق العمليات تشغيله خارج الصندوق.

يمكنك التعامل مع هذا الأمر بثلاث طرق:

أتمتة المهام خفيفة الوزن

هذه الأدوات مصممة للسرعة والبساطة. رائعة إذا كنت تقوم بأتمتة الأعمال المباشرة والمتكررة.

إنها الأفضل لأشياء مثل طلبات PTO، أو التوجيه البسيط للمقدم، أو منطق "إذا كان هذا ثم ذاك" - أشياء لا تحتاج إلى اتخاذ قرارات معقدة أو تنسيق متعدد الخطوات.

ابحث عن ميزات مثل:

• عمليات تكامل مدمجة مسبقاً مع أدوات إدارة علاقات العملاء أو أدوات حجز التذاكر
• منشئو سير العمل بالسحب والإفلات البسيط
• حدود واضحة لقابلية التوسع أو التعقيد

تشمل الأنظمة الأساسية الشائعة في هذه الفئة Botpress و Zapier و Automate.io والأدوات المدمجة مثل أتمتة Notion .

إذا كنت تختبر BPA لأول مرة أو كنت بحاجة إلى فوز سريع، فهذه أماكن ممتازة للبدء.

أتمتة سير العمل متوسط المدى

هذا المستوى هو المكان الذي تبدأ فيه الأتمتة في أن تصبح أكثر قوة. إنه مثالي للفرق التي تجاوزت مرحلة أتمتة المهام الأساسية وتحتاج الآن إلى عمليات سير عمل تستجيب لظروف أكثر تكيفاً أو تتطلب شكلاً من أشكال اتخاذ القرارات البشرية في الحلقة.

قد تقوم بتوجيه الموافقات بناءً على حجم الصفقة، أو تصعيد تذاكر الدعم بناءً على المشاعر، أو تشغيل تسلسل متعدد الخطوات عندما تتغير بيانات العميل في نظام إدارة علاقات العملاء لديك. 

تحقق هذه الأدوات عادةً توازنًا بين سهولة الاستخدام والقدرة. لا يزال بإمكانك الحصول على واجهات خالية من التعليمات البرمجية أو منخفضة التعليمات البرمجية، ولكن مع مزيد من التحكم في المنطق والاستثناءات والأدوار.

تتضمن بعض الميزات الشائعة لمنصات أتمتة سير العمل متوسطة المدى ما يلي:

• منطق التفرع والمسارات الشرطية
• الأذونات المستندة إلى الدور
• دعم كل من التدفقات المهيكلة والاستثناءات المرنة

كما توفر بعض الأدوات في هذا المجال أيضاً مسارات تدقيق مدمجة وعمليات تكامل مع الأنظمة المهمة للأعمال مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء أو تخطيط موارد المؤسسات أو قواعد المعرفة.

تشمل المنصات الشائعة Botpress وPipefy وPipefy وKissflow Asana Premium/Business (مع القواعد والأتمتة)، وMondi.com مع منطق سير العمل.

في النهاية، تُعد الأدوات متوسطة المستوى رائعة عندما تريد إضفاء المزيد من التنظيم والتطور على عمليات الأعمال - دون الانتقال إلى وضع المؤسسة بالكامل. لا يزال بإمكانك الحصول على السرعة وإمكانية الوصول، ولكن مع المزيد من التحكم.

BPA على مستوى المؤسسات

هذه هي منصاتك شديدة التحمل المصممة للتعامل مع تدفقات العمل من البداية إلى النهاية عبر فرق وأنظمة متعددة. إنها مصممة لتناسب الحجم والتعقيد - وهي مثالية للعمليات العالمية أو سلاسل الموافقة متعددة الطبقات.

إذا كانت عملياتك تمتد عبر عدة أنظمة (إدارة علاقات العملاء، وتخطيط موارد المؤسسات، ونظام معلومات الموارد البشرية، وقواعد البيانات المخصصة)، أو إذا كنت بحاجة إلى تحكم دقيق في الامتثال، فإن BPA على مستوى المؤسسات هو المكان الذي تريد أن تكون فيه.

تتمحور المنصات المؤسسية حول التنسيق. وهذا يعني عمليات سير العمل التي تتعامل مع الاستثناءات، ومزامنة البيانات في الوقت الفعلي عبر الأدوات، والحفاظ على الامتثال دون أن تتخطى الخطوات.

تتضمن الميزات التي يجب البحث عنها ما يلي:

• دعم التكامل الشامل
• ميزات امتثال قوية ومسارات تدقيق قوية
• تصميم ملائم للتعاون

غالبًا ما تأتي المنصات في هذا المستوى مزودة بتحليلات مدمجة، وتتبع اتفاقية مستوى الخدمة وبيئات وضع الحماية والحوكمة القائمة على الأدوار لدعم التوسع والتعقيد.

تشمل الجهات المشهورة Botpress وServiceNow وNintex وIBM watsonx وAppian.

وتذكر: أياً كانت المنصة التي تختارها، يجب أن تعمل مع الطريقة التي تعمل بها فرقك بالفعل. إذا كانت الأداة تجبرك على إعادة التفكير في العملية بأكملها لمجرد جعلها مناسبة، فهي ليست الأداة المناسبة.

4. تجربة الحل المختار

قبل الشروع في الأتمتة، ابدأ بسير عمل واحد فقط. واحد فقط. 

فكّر في الأمر على أنه اختبار التشغيل. هذا هو "الزحف" في نموذج الزحف-المشي-التشغيل الكلاسيكي.

اختر شيئاً بسيطاً ولكنه قيّم. ربما يكون أتمتة كيفية الموافقة على طلبات الحصول على إجازة زيارة العمل. أو توجيه تذاكر الدعم الجديدة. المفتاح هو أن يكون الأمر قابلاً للقياس - توفير الوقت، إنجاز المهام بشكل أسرع، تقليل الأخطاء اليدوية.

يمكنك إنشاء ذلك باستخدام أداة BPA الجديدة يدويًا، أو السماح للذكاء الاصطناعي بالتعامل مع المنطق والحالات المتطورة إذا كنت مستعدًا لذلك. 

تقوم بعض الفرق بتشغيل برامج تجريبية في بيئة تجريبية. والبعض الآخر يبدأ البث المباشر مع فريق صغير ويراقب النتائج عن كثب. في كلتا الحالتين، أنت تتعلم ما الذي يتعطل، وما الذي يحتاج إلى تعديل، وما هو التأثير الذي يحققه بالفعل.

إذا نجح الطيار؟ تهانينا! لقد حصلت على نقطة إثبات. استخدمها لتحسين إعداداتك وإعداد قضية لتعميمها على نطاق أوسع. وإذا لم ينجح؟ من الأفضل أن تكون قد اكتشفت المشاكل قبل التوسع.

وإذا كنت بحاجة إلى التعمق أكثر في كيفية هيكلة هذا النوع من الطرح، اطلع على ما كتبه زميلي الموهوب حول التنفيذ الاستراتيجي chatbot . فهو يغطي كيفية الانتقال من الزحف إلى المشي إلى الركض - دون أن تتعثر في طريقك.

5. تدريب فريقك

حتى أفضل إعدادات الأتمتة لن تثبت إذا لم يفهمها الفريق - أو الأسوأ من ذلك، إذا شعروا أنها وُزِّعت عليهم من أعلى بدون سياق.

يجب أن تبدو الأتمتة وكأنها ترقية مفيدة وليست بديلاً مفاجئاً. إذا لم يعرف الأشخاص كيف يتناسب ذلك مع تدفقهم اليومي أو إلى أين يذهبون عندما يتعطل شيء ما، فسوف يعودون إلى العادات القديمة بسرعة.

لذا لا تقم فقط بإلقاء معلومات تسجيل الدخول إليهم. اشرح لهم كيف يعمل في عالمهم. أرهم ما الذي يزيح عن كاهلهم. اجعل الأمر واضحًا أن الأمر يتعلق بتقليل المهام المتكررة وليس بقطع الرؤوس.

ستعتمد كيفية تنفيذ ذلك على حجم فريقك وإعداداته، ولكن عادةً ما يبدأ التبني القوي عادةً بـ

• إرشادات إرشادية خاصة بالأدوار بحيث يرى كل فريق كيف ينطبق ذلك على عمله
• أدلة مرجعية سريعة أو نول قصيرة عندما ينسون أي زر يفعل ماذا
• قناة مفتوحةSlack أو بريد إلكتروني أو أيًا كان) للأسئلة أو الملاحظات أو الإبلاغ عن المشكلات

بعبارة أخرى: اجعل الأتمتة تبدو كأداة وليس كتهديد.

6. التوسيع والتكرار

لا يعني نجاح التجربة التجريبية لأتمتة عمليات التشغيل BPA أنك انتهيت. فأفضل أنظمة الأتمتة تتطور بمرور الوقت، والتوسع بسرعة كبيرة دون تنقيح هو طريقة سريعة لتعطيل الأمور.

بمجرد أن ترى قيمة من سير عملك الأول، توسع بعناية. أضف حالات استخدام جديدة، وجلب المزيد من الفرق، وابدأ في بناء نظام يتحسن مع نموه.

هنا تكمن أهمية التكرار. استمر في مراقبة الإشارات الرئيسية: هل تكتمل عمليات سير العمل بشكل أسرع؟ هل تنخفض معدلات الخطأ؟ هل يستخدم الأشخاص النظام الجديد بالفعل؟

ثم، قم بإجراء تعديلات صغيرة أثناء تقدمك:

• تشديد المنطق. إذا استمرت الخطوات في التعطل في نفس المكان، أعد النظر في المشغلات أو الشروط.
• تحسين عمليات التسليم. أضف الوضوح حيثما تتصل عمليات سير العمل بفرق أو أدوات متعددة.
• تتبع التبني. إذا انخفض الاستخدام، تحدث إلى الفريق. هل العملية مربكة؟ هل يتسلل العمل اليدوي مرة أخرى؟
• إعادة النظر في المقاييس. هل تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة؟ أضف مقاييس جديدة إذا لزم الأمر (على سبيل المثال، وقت التسليم، ومعدلات إنجاز المهام).

بمجرد أن تعمل الأجزاء بسلاسة، قم بإنشاء دليل تشغيل داخلي. وبهذه الطريقة، يمكن للفرق الأخرى البناء على ما يعمل بالفعل دون البدء من الصفر.

ما هي حالات استخدام أتمتة عمليات الأعمال؟

إعداد الموارد البشرية على متن الطائرة

تبدو عملية التأهيل بسيطة إلى أن تدرك عدد الأجزاء المتحركة التي ينطوي عليها الأمر. فالحسابات التي يجب إعدادها، والوثائق التي يجب جمعها، والمعدات التي يجب توفيرها، والتقويمات التي يجب ملؤها، والقائمة تطول.

بدون الأتمتة، يحدث معظم ذلك من خلال سلاسل لا نهاية لها من رسائل البريد الإلكتروني وتحديثات جداول البيانات. إنها بطيئة ومعرضة للأخطاء، وبصراحة؟ صداع لجميع المعنيين.

دعنا نتعرف على كيفية جعل عملية التعيين سلسة بالنسبة للموارد البشرية والموظف الجديد على حد سواء.

تشغيل مهام سير العمل لحظة قبول العرض

يبدأ السحر بمجرد موافقة المرشح. يمكن لأدوات BPA إنشاء سجلات الموظفين تلقائياً في نظام معلومات الموارد البشرية لديك، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية ونماذج الامتثال، وبدء الخطوات التالية دون أن يقوم شخص ما بالترغيب يدوياً في كل قسم.

تخيل ما يلي: في اللحظة التي يتم فيها توقيع العرض، يحصل فريق تكنولوجيا المعلومات على تذكرة لإعداد حاسوب محمول وحسابات مستخدمين. وفي الوقت نفسه، يتلقى الموظف الجديد بريداً إلكترونياً مخصصاً لإعداده ورابطاً لتحميل أي مستندات يحتاج إلى إرسالها.

الجدول الزمني بدون ذهاباً وإياباً

التوجيه، والتسجيل في المزايا، وتسجيل المزايا، وعمليات تسجيل الحضور في اليوم الأول - يمكن جدولة كل ذلك تلقائياً. 

بدلاً من محاولة التنسيق عبر التقويمات يدويًا، يمكن لأدوات BPA حجز الفترات الزمنية بناءً على التوافر وإرسال التأكيدات إلى جميع المعنيين.

وفويلا. لا توجد خطوات ضائعة وموظف جديد يشعر بالترحيب بالفعل.

ما هي الأدوات التي تحقق ذلك؟

سترى عادةً مزيجاً من الأدوات: تتعامل منصات نظم معلومات الموارد البشرية مثل BambooHR أو Personio مع بيانات الأشخاص، وتساعد أدوات أتمتة سير العمل مثل Kissflow أو Pipefy في تجميع المهام معاً، وتساعد أدوات إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات مثل Jira Service Management على التأكد من عدم سقوط الإعدادات التقنية في الشقوق.

دعم العملاء

لنكن صادقين. يضيع وكلاء الدعم الكثير من الوقت في أشياء لا علاقة لها بمساعدة العملاء فعلياً. فرز التذاكر. تحديد الأولويات. معرفة من يجب أن يأخذ ماذا. وفي هذه الأثناء، ينتظر العملاء.

وهنا يأتي دور الأتمتة (واستخدام الذكاء الاصطناعي في خدمة العملاء). فبدلاً من استبدال فريق الدعم الخاص بك، فإن الأمر يتعلق بتصفية أعمالهم حتى يتمكنوا من التركيز فعلياً على حل المشاكل الحقيقية.

الفرز الآلي

عند ورود طلب دعم، يجب على شخص ما (أو شيء ما) أن يكتشف سبب الطلب. هل هي مشكلة في الفوترة؟ هل هي مشكلة في الفواتير؟ هل العميل غاضب أم مرتبك فقط؟

يمكن أن تتولى أنظمة BPA هذا الأمر بالكامل. باستخدام الذكاء الاصطناعي (فكر في: تحليل المشاعر، أو مطابقة الكلمات الرئيسية، أو سجل الحساب)، يمكن لأنظمة BPA تصنيف التذاكر وترتيب أولوياتها تلقائياً. فبدلاً من أن يقوم الوكيل بتصفح كل طلب، يتم توجيهه مباشرةً إلى الطلبات التي تحتاجها أكثر من غيرها.

التوجيه الذكي

بمجرد تصنيف التذكرة، فإن الخطوة التالية هي إرسالها إلى الشخص المناسب. وهذا وحده يمكن أن يستغرق ساعات إذا تم ذلك يدوياً.

مع BPA، يحدث التوجيه على الفور. تذهب مسألة الفوترة إلى الشؤون المالية. خطأ في منتج ذي أولوية عالية يذهب مباشرة إلى قسم الهندسة. يتم الإبلاغ عن مشكلة عميل من كبار الشخصيات إلى كبار العملاء. يمكنك إنشاء أي منطق تحتاجه، وكل ذلك يعمل في الخلفية.

الملء التلقائي وتحديثات الحالة

يعرف كل وكيل دعم معاناة نسخ معلومات العميل ولصقها من نظام إلى آخر. 

ولكن إذا تم ربط BPA الخاص بك في CRM أو الأدوات الداخلية، فيمكنه ملء حقول التذاكر مسبقاً بالبيانات ذات الصلة قبل أن يلمسها الوكيل.

يمكنك أيضًا استخدام الأتمتة لإرسال تحديثات الحالة في الوقت الفعلي أو متابعة الردود المعلقة. وهذا يعني عملاً يدوياً أقل للفرق، وتجربة أكثر سلاسة للعميل.

الأدوات التي تجعل هذا الأمر أسهل

تحتوي المنصات مثل Zendesk و Freshdesk على ميزات مدمجة في BPA. قم بإقرانها بأدوات التوجيه المدعومة بالذكاء الاصطناعي والتكامل مع إدارة علاقات العملاء أو قاعدة المعرفة الداخلية لديك، وستحصل على محرك دعم يتسع نطاقه.

ودِّع المهام الإدارية المتكررة. 

إدارة العقود

إدارة العقود يدوياً؟ مرحباً بك في فوضى التحكم في الإصدار وفقدان المواعيد النهائية. إن أتمتة سير عمل العقود يجلب بعض النظام والسرعة التي تشتد الحاجة إليها - بفضل الذكاء الاصطناعي في المشتريات!

عقود الإنشاء التلقائي

الأفضل لـ: الاتفاقيات القياسية مثل اتفاقيات عدم الإفصاح، أو اتفاقيات البيع، أو اتفاقيات الخدمات الإدارية.

ماذا يفعل: يسحب البيانات من القوالب ويملأ التفاصيل تلقائيًا استنادًا إلى إدارة علاقات العملاء أو مدخلات النماذج.

نصيحة مهمة: قم بتأمين الحقول الرئيسية لتجنب التعديلات غير المصرح بها، ولكن احتفظ بمساحة للمصطلحات المخصصة.

مسار المراجعة والتوقيع الإلكتروني

الأفضل لـ الموافقات الداخلية، والتعاون بين الفرق، وتوقيعات العملاء.

ماذا يفعل: يرسل العقود إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب - مثل القانوني أو المالي أو المدير أو العميل - بناءً على قواعد محددة مسبقًا.

نصيحة مهمة: استخدم الأدوات التي تتعقب من قام بفتح وتوقيع ماذا، حتى لا تخمن أبدًا أين علقت الأشياء.

تتبع التغييرات وتعيين التذكيرات

الأفضل لـ الحفاظ على امتثال العقود وتحديثها.

ماذا يفعل: يسجل عمليات التحرير والموافقات في سجل تدقيق، ثم يرسل تذكيرات للتجديدات أو مراجعات الامتثال القادمة.

نصيحة مهمة: لا تنتظر أن يتذكر أحد - قم بإعداد إشعارات تلقائية قبل 30 أو 60 أو 90 يومًا من التواريخ الرئيسية.

ما هي الأدوات التي تحقق ذلك؟

وتتضمن الأدوات الشائعة منصات إدارة المستندات (مثل Ironclad و DocuSign CLM) وأدوات أتمتة المستندات ومنصات سير العمل والتوقيع الإلكتروني (مثل PandaDoc و HelloSign).

معالجة الفواتير والمصروفات

التعامل اليدوي مع الفواتير هو نوع العمل الذي يستنزف الوقت والصبر. فنسخ الأرقام من ملفات PDF، والبحث في رسائل البريد الإلكتروني للحصول على الموافقات، ومطاردة الأشخاص للحصول على الإيصالات - فلا عجب أن تكون فرق الشؤون المالية مرهقة.

دعونا نوضح كيف يساعد BPA في تنظيف هذا الأمر.

استخراج بيانات الفواتير

الخطوة الأولى: التخلص من الإدخال اليدوي. يمكن لأدوات BPA المزودة بتقنية التعرف الضوئي على الحروف أو الذكاء الاصطناعي مسح الفواتير ضوئيًا واستخراج التفاصيل الرئيسية مثل اسم البائع والمبالغ وتواريخ الاستحقاق والبنود - تلقائيًا. وهذا يعني الاستغناء عن التنقل بين الملفات وجداول البيانات.

المطابقة مع أوامر الشراء أو الميزانيات

بمجرد إدخال البيانات، تحتاج إلى مطابقتها مع شيء ما. على سبيل المثال، أمر شراء موجود أو ميزانية قسم ما. 

تتعامل الأتمتة مع هذا الأمر على الفور وتضع علامة على أي شيء لا يتوافق، حتى لا ينزلق أي شيء دون أن يلاحظه أحد.

مسار الموافقات

بدلًا من إرسال رسائل البريد الإلكتروني "مرحبًا، هل يمكنك الموافقة على هذا؟ يمكنه إرسال الفاتورة الصحيحة إلى الشخص المناسب بناءً على القواعد.

ونعم، سيذكرهم ذلك أيضاً.

المزامنة مع أدوات المحاسبة

عندما يتم التوقيع على كل شيء، يمكن لـ BPA دفع الفاتورة المعتمدة إلى برنامج المحاسبة الخاص بك تلقائيًا. بدون إدخال بيانات إضافية. يتم ذلك فقط.

أدوات مثل Tipalti و Airbase و Ramp و QuickBooks و NetSuite تجعل هذا الإعداد سهلاً. إذا كان فريقك المالي لا يزال يقوم بكل شيء يدوياً... دعنا نصلح ذلك.

نشر حلول الذكاء الاصطناعي الشهر المقبل

الأتمتة هي الطريقة التي تتحرك بها الفرق الحديثة بشكل أسرع وتركز على العمل المهم بالفعل.

Botpress هي عبارة عن منصة ذكاء اصطناعي للمحادثة تمنح الفرق الأدوات اللازمة لإنشاء أتمتة قوية لعمليات الأعمال، بدءاً من عمليات سير العمل البسيطة إلى عمليات التكامل المعقدة متعددة الأنظمة.

بفضل أدوات إنشاء التدفق المرئي، وعمليات التكامل غير المحدودة، والدعم متعدد اللغات، يمكن لأي شخص إطلاق أتمتة قابلة للتطوير دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية.

ابدأ البناء اليوم. إنه مجاني.

الأسئلة الأكثر تداولًا

ما هي أتمتة عمليات الأعمال (BPA)؟

يشير مصطلح BPA إلى استخدام التكنولوجيا لأتمتة سير العمل والعمليات الروتينية. وهو ينطوي عادةً على نشر أدوات وتطبيقات برمجية تعمل على تبسيط المهام المتكررة، مما يقلل من الجهد اليدوي ويعزز الكفاءة العامة.

ما هي العمليات التجارية الأفضل للأتمتة؟

العمليات التي تحدث بشكل متكرر وتتبع قواعد واضحة هي المرشحة المثالية للأتمتة. على سبيل المثال، يمكن أتمتة عمليات تأهيل الموظفين والموافقات على الشراء وتفاعلات خدمة العملاء وإدخال البيانات لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء.

ما الفرق بين RPA و BPA؟

تستخدم أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) روبوتات برمجية لأداء مهام بسيطة ومتكررة مثل إدخال البيانات، بينما تربط أتمتة العمليات التجارية (BPA) أنظمة مختلفة لأتمتة سير العمل بالكامل وخطوات عملية متعددة لإجراء تحسينات أكثر شمولاً.

من المستفيد من أتمتة العمليات التجارية؟

توفر الأتمتة قيمة في جميع المجالات. فالشركات توفر الوقت والمال، ويمكن للموظفين التركيز على مهام أكثر أهمية واستراتيجية، ويتمتع العملاء بخدمة أسرع وأكثر موثوقية.

كيف يمكنني قياس العائد على الاستثمار في BPA؟

يمكن تتبع العائد على الاستثمار من خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية مثل التخفيضات في أوقات المعالجة، وتوفير التكاليف، والتحسينات في دقة البيانات والامتثال، وتعزيز رضا العملاء. وتساعد المراجعات المنتظمة والتغذية المرتدة من الفرق على ضمان تحقيق الفوائد المتوقعة من تطبيق BPA.

كم من الوقت يستغرق ظهور نتائج BPA؟

في حين أن بعض المكاسب الناتجة عن الكفاءة قد تكون ملحوظة في غضون بضعة أشهر، إلا أن الفوائد الكاملة غالبًا ما تستغرق وقتًا أطول لتتحقق. من المهم اتباع نهج تدريجي والتحسين المستمر لتحقيق القيمة طويلة الأجل لتكنولوجيا BPA.