Apakah itu Automasi Proses Perniagaan?

Saya pernah melihat pasukan rantaian bekalan mengubah hala pesanan pembelian tunggal melalui tujuh sistem dan empat orang. Ia mengambil masa lima hari. Perintah sebenar? Toner pencetak bernilai $72.

Apabila saya bercakap dengan pasukan, tiada siapa yang boleh memberitahu saya mengapa proses itu wujud. Sebaliknya, mereka menggumamkan frasa terlarang: "Begitulah kami selalu melakukannya."

Di sinilah automasi proses perniagaan (BPA) bersinar. Bukan chatbot AI yang mencolok atau lengan robotik – tetapi automasi proses yang berkesan yang memakan masa berjam-jam setiap minggu.

Pada Botpress , kami telah membantu menggunakan lebih 750,000 ejen AI yang menyelaraskan proses perniagaan – daripada pemasangan vendor kepada penyelarasan invois – untuk SMB, perusahaan dan agensi yang sama. 

Kami telah melihat secara langsung cara BPA memisahkan syarikat yang berskala dengan cekap daripada syarikat yang terhenti. 

"BPA memberi kuasa kepada orang ramai untuk melakukan lebih banyak lagi. Seorang individu kini boleh menguruskan apa yang dahulunya memerlukan sepuluh orang," jelas Ajaykumar Mudaliar, Pengurus Produk di Botpress . "BPA ialah kunci untuk perniagaan beralih daripada pertumbuhan linear kepada skalabiliti eksponen."

Dalam artikel ini, saya akan menerangkan apa itu BPA, cabaran biasa dalam melaksanakan BPA, dan menerangkan cara melaksanakan strategi BPA yang berjaya.

Apakah automasi proses perniagaan?

Automasi proses perniagaan (BPA) ialah penggunaan teknologi untuk menyelaras dan melaksanakan tugas dan aliran kerja yang secara tradisinya melibatkan input manusia.

Proses perniagaan ialah satu siri langkah yang diikuti oleh syarikat untuk menyelesaikan tugas, seperti meluluskan permintaan masa rehat, memproses invois atau memenuhi pesanan dalam talian.

BPA ialah cara syarikat menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesilapan dengan menyerahkan aspek berulang operasi mereka kepada mesin. 

Tetapi dalam banyak kes, automasi tidak menggantikan orang sebaliknya menambah mereka, membolehkan manusia dan mesin bekerja bersama dengan lebih cekap. Ia menjadi amalan biasa sehingga 2/3 organisasi telah mengautomasikan proses perniagaan dalam sekurang-kurangnya satu fungsi perniagaan.

Apakah contoh automasi proses perniagaan?

Pemenuhan pesanan ialah contoh sempurna tentang cara automasi memudahkan tugas harian. Apa yang digunakan oleh segelintir orang dan beberapa langkah kini berlaku dalam beberapa saat.

Senario: Pelanggan membuat pesanan di tapak web 

Tanpa automasi, seseorang dalam pasukan operasi atau pemenuhan mungkin perlu:

1. Semak secara manual sama ada item itu ada dalam stok
2. Kemas kini sistem inventori
3. Memproses pembayaran
4. Tulis dan hantar e-mel pengesahan
5. Beritahu gudang atau rakan kongsi penghantaran
6. Hasilkan label penghantaran
7. Kongsi maklumat penjejakan dengan pelanggan

Tetapi dengan BPA, keseluruhan rantaian langkah boleh berlaku dalam beberapa saat. 

Sebaik sahaja pesanan masuk, sistem BPA bermula: ia mengesahkan pembelian, melaraskan tahap stok, mengecaj kad dan mencetuskan pemenuhan - semuanya tanpa manusia menyentuh papan kekunci.

Apakah perbezaan antara RPA dan BPA?

RPA mengautomasikan tugas individu dengan meniru tindakan manusia, manakala BPA mengautomasikan keseluruhan aliran kerja dengan mengatur sistem di belakang tabir.

Automasi proses robotik (RPA) memfokuskan pada tugas peringkat permukaan - jenis aktiviti berulang yang mungkin dilakukan oleh manusia menggunakan komputer. Ini termasuk menyalin data dari satu hamparan ke hamparan yang lain, atau mengisi borang digital. 

Sebaliknya, BPA mengambil berat tentang proses penuh dari hujung ke hujung. Daripada mensimulasikan input manusia, BPA menghubungkan sistem yang berbeza secara langsung. BPA mengendalikan orkestrasi berbilang tugas, menggunakan API dan pangkalan data untuk memindahkan maklumat, membuat keputusan dan mencetuskan tindakan merentas jabatan. 

Dalam amalan, teknologi ini sering bekerja bersama-sama. Inisiatif BPA selalunya termasuk komponen RPA untuk merapatkan tugas dalam aliran automatik yang lebih besar.

Bilakah saya harus menggunakan RPA berbanding BPA?

RPA lebih pantas dilaksanakan untuk kes penggunaan sempit. Ia adalah yang terbaik untuk mengautomasikan langkah terpencil dalam proses, terutamanya apabila sistem tidak disepadukan dengan baik. Jadi jika pasukan anda ingin mengautomasikan tugas tanpa mengubah sistem sedia ada, pilih penyelesaian RPA.

BPA memerlukan lebih banyak perancangan awal tetapi menawarkan impak yang lebih luas, membolehkan automasi aliran kerja yang kompleks merentas pasukan dan sistem. Jika anda cuba menyelaraskan keseluruhan aliran kerja yang merangkumi pelbagai jabatan atau alatan, maka penyelesaian BPA adalah lebih baik untuk keperluan anda.

Ciri dan Komponen Utama Alat BPA

Alat automasi proses perniagaan termasuk beberapa komponen teras yang bekerjasama untuk memacu kecekapan dan mengurangkan campur tangan manual:

Automasi aliran kerja

Automasi aliran kerja ialah teras kepada mana-mana sistem BPA: keupayaan untuk membina aliran langkah demi langkah yang mengendalikan tugas secara automatik. Aliran kerja ini memastikan tindakan yang betul berlaku dalam susunan yang betul, merentas pasukan dan alatan.

Penyepaduan data

Alat BPA berhubung dengan pasukan sistem yang telah digunakan, seperti CRM, perisian HR atau pangkalan data dalaman, supaya mereka boleh menarik masuk dan mengemas kini maklumat secara automatik.

Ini memastikan data tepat dan proses berjalan lancar merentas pasukan dan alatan yang berbeza.

Pemetaan proses dan reka bentuk

Sebelum pasukan boleh mengautomasikan proses, mereka perlu memahaminya. Di situlah pembina visual masuk. Pembina visual membantu pasukan:

• Petakan aliran kerja semasa langkah demi langkah
• Jurang titik atau langkah yang tidak perlu
• Bekerjasama merentas pasukan sebelum sebarang automasi disiarkan secara langsung

Pemantauan dan pelaporan masa nyata

Setelah perkara berjalan, pasukan perlu memahami perkara yang berfungsi dan apa yang tidak. Platform BPA yang baik menawarkan:

• Papan pemuka dengan statistik langsung (penyiapan tugas, kelewatan, ralat)
• Pengesanan bottleneck
• Pelaporan mudah untuk audit atau semakan prestasi

Ciri keselamatan dan pematuhan

Platform BPA yang baik membantu memastikan data selamat. Mereka menawarkan ciri keselamatan seperti kawalan kebenaran dan log aktiviti untuk melindungi maklumat sensitif dan memenuhi peraturan industri.

Ini amat penting dalam bidang seperti kewangan, sumber manusia dan penjagaan kesihatan, di mana privasi dan pematuhan adalah penting.

Logik tersuai dan kebolehlanjutan

Platform BPA yang berkesan akan termasuk ciri seperti:

• Peraturan dan syarat
• Penyepaduan API
• Persediaan modular

Alat ini memudahkan untuk membina automasi yang sesuai dengan proses yang berbeza dan boleh melaraskan apabila keadaan berubah.

Apakah faedah automasi proses perniagaan?

Peningkatan kecekapan

Automasi menghilangkan kesesakan dan kebergantungan manual, membolehkan tugasan berjalan tanpa menunggu serah terima atau kelulusan.

Ini mewujudkan lebih banyak skala dengan lancar apabila perniagaan berkembang, tanpa pertambahan berkadar dalam bilangan pekerja.

Penjimatan kos yang lebih tinggi

BPA mengurangkan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas rutin dan menghalang kesilapan yang mahal yang disebabkan oleh kesilapan manusia atau ketidakkonsistenan.

Dari masa ke masa, kompaun penjimatan ini - terutamanya dalam proses volum tinggi - membebaskan belanjawan untuk inovasi, bukan hanya penyelenggaraan.

Ketepatan data dipertingkatkan

Data yang lebih tepat membawa kepada keputusan yang lebih yakin.

Dengan mengautomasikan kemasukan data dan kemas kini sistem, BPA mengurangkan kemungkinan ralat manusia menjalar ke dalam laporan atau aliran kerja. 

Pematuhan dan pengurusan risiko yang lebih baik

Dalam industri terkawal, penyelewengan proses boleh membawa akibat undang-undang atau kewangan. 

BPA menguatkuasakan prosedur piawai dan mengekalkan log terperinci. Ini mengukuhkan kesediaan audit dan meminimumkan pendedahan kepada risiko berkaitan proses.

Perkhidmatan pelanggan yang lebih baik

Proses automatik bertindak balas dengan lebih pantas dan lebih konsisten – sama ada tiket sokongan, kemas kini pesanan atau langkah onboarding.

Dengan sistem bersambung dan kelewatan yang lebih sedikit, pelanggan mendapat perkhidmatan yang tepat pada masanya dan boleh dipercayai setiap kali.

Apakah 6 cabaran dalam melaksanakan BPA?

1. Kualiti dan penyepaduan data

Sebab biasa automasi gagal bukanlah aliran kerja itu sendiri - ia adalah data yang dimasukkan ke dalamnya.

Malah automasi terbaik tidak dapat berbuat banyak dengan input yang tidak lengkap atau ketinggalan zaman.

Menghadapi masalah automasi? Cuba:

• Membersihkan saluran paip data sebelum menskalakan BPA – pastikan data benar-benar boleh digunakan sebelum mengautomasikan sekelilingnya
• Memilih alatan yang berintegrasi bersih dengan sistem sedia ada – tiada lagi persediaan tampalan atau sumber terputus
• Mengaudit kesempurnaan input data utama, terutamanya yang memacu keputusan atau logik cawangan

2. Pengurusan perubahan

Jika pasukan anda melihat automasi sebagai ancaman dan bukannya alat, ia akan memperlahankan segala-galanya. Rintangan adalah perkara biasa, terutamanya jika pekerja tidak jelas tentang bagaimana fungsi kerja mereka mungkin berubah.

Untuk mendapatkan pembelian awal, libatkan pengguna akhir (iaitu pekerja) dari awal. Minta input mereka tentang titik kesakitan dan benarkan mereka menyumbang kepada cara automasi digunakan dalam aliran kerja mereka.

Dan jangan hanya mengumumkan ketibaan alat baharu. Sebaliknya, berikan penjelasan yang jelas yang memusatkan faedah pekerja. 

Pembingkaian akan bergantung pada cara tempat kerja anda menggunakan BPA. Mungkin automasi sedang diperkenalkan untuk menghilangkan geseran, dan bukan untuk menggantikan pekerja. Atau mungkin penyelesaian BPA anda akan membolehkan pekerja memberi tumpuan yang lebih baik pada kerja yang kompleks, daripada membuang masa untuk tugasan yang berulang.

Pelancaran automasi harus berasa kolaboratif, bukan atas ke bawah. Dalam semua kes, pimpin dengan empati dan kejelasan.

3. Keserasian sistem

Alat automasi moden sangat bagus… sehingga mereka menghadapi sistem dari 2007 yang tiada siapa boleh sentuh tanpa tiket IT.

Jika projek BPA anda terus terhenti kerana perisian tegar atau API terkunci, anda tidak bersendirian. Tetapi terdapat beberapa cara untuk memudahkan:

• Gunakan platform yang dibina untuk persekitaran hibrid. Tidak semuanya perlu asli awan – pastikan alatan anda boleh berfungsi dengan sistem di premis yang lebih lama juga. (Ini selalunya melibatkan penggunaan platform bangunan yang fleksibel, seperti Botpress .)
• Cari penyambung terbina. Semakin sedikit kod tersuai yang anda perlu tulis untuk membuat sesuatu bercakap antara satu sama lain, semakin cepat anda akan bergerak.

4. Keselamatan dan pematuhan

Automasi boleh menjimatkan masa – tetapi jika ia mengendalikan maklumat sensitif dan tidak selamat sepenuhnya, ia boleh membuka dunia ralat kritikal yang baharu. 

Mulakan dengan memikirkan jenis data yang akan disentuh oleh automasi anda: maklumat pelanggan, rekod kewangan, data pekerja, bukti kelayakan. Semuanya dikira sensitif. 

Oleh itu, daripada menganggap keselamatan sebagai sesuatu yang difikirkan, jadikan ia sebagai titik permulaan. Ini bermakna memilih platform BPA (atau agensi rakan kongsi) yang diperakui sepenuhnya dan dibina dengan mengambil kira pematuhan dari hari pertama.

Platform yang kukuh memberi anda alatan untuk kekal terkawal:

• Tetapkan kebenaran terperinci supaya hanya orang yang betul (atau bot) boleh menyentuh data tertentu
• Gunakan penyulitan semasa rehat dan dalam transit
• Hidupkan log audit untuk menjejak aktiviti dan menangkap isu lebih awal

Dan ya, Botpress mempunyai semua ini dan banyak lagi, terbina dalam secara lalai. Kami telah membantu beribu-ribu syarikat mengautomasikan aliran kerja kritikal tanpa menjejaskan keselamatan chatbot .

Dan jika anda berada dalam industri terkawal seperti penjagaan kesihatan atau kewangan, pastikan platform BPA anda mempunyai pensijilan seperti SOC 2, HIPAA dan ISO 27001.

5. Kebolehskalaan

Hanya kerana automasi berfungsi hari ini tidak bermakna ia akan bertahan esok. Perkara yang mengendalikan 1000 permintaan sehari mungkin berubah menjadi 10,000. Dan jika anda tidak bersedia untuk pertumbuhan itu, anda akhirnya akan membina semula dari awal. 

Daripada menampal sesuatu semasa anda pergi, jadikan kebolehskalaan sebahagian daripada rancangan dari awal. 

Pilih alat yang boleh berkembang bersama anda, bukan alat yang hanya berfungsi untuk bukti konsep. Fikirkan tentang cara sistem anda mengendalikan beban yang lebih tinggi, sama ada ia boleh memantau prestasi dari semasa ke semasa dan betapa mudahnya ia boleh menyesuaikan diri apabila aliran kerja menjadi lebih kompleks. 

Automasi harus berkembang dengan perniagaan anda, bukan mengehadkannya.

6. Kos dan peruntukan sumber

Salah satu cabaran terbesar dengan automasi ialah memandang rendah berapa banyak masa dan belanjawan yang diperlukan untuk melakukannya dengan baik. Ia adalah perkara biasa untuk melompat masuk dengan niat yang baik, hanya untuk terhenti separuh jalan kerana perancangan yang tidak baik.

Daripada cuba mengautomasikan semuanya sekaligus, pilih satu aliran kerja yang berimpak tinggi dan mudah diukur. Jalankan ia sebagai juruterbang, lihat perkara yang berkesan (dan apa yang tidak), dan gunakan cerapan itu untuk membimbing langkah anda yang seterusnya.

Bermula dari kecil membantu pasukan berbelanja dengan bijak dan memberi anda data sebenar untuk membentuk strategi anda semasa anda pergi. 

Anda boleh mengetahui lebih lanjut tentang cara melaksanakan sistem AI baharu ke dalam organisasi daripada Pelan Tindakan kami hingga Pelaksanaan AI . 

5 Jenis Penyelesaian Automasi Proses Perniagaan

1. Alat automasi aliran kerja

Jika anda membina apa-apa jenis sistem automasi, anda akan memerlukan platform automasi aliran kerja. Inilah yang sebenarnya menjalankan logik anda - bahagian "jika ini, maka itu" operasi.

Platform automasi aliran kerja membolehkan anda mereka bentuk proses langkah demi langkah merentas apl dan pasukan yang berbeza. 

Platform ini membolehkan anda mereka bentuk proses langkah demi langkah yang merangkumi pasukan dan alatan yang berbeza. Banyak yang menawarkan pembina visual atau kod rendah untuk pekerja yang bukan teknikal, sambil turut memberikan kelonggaran kepada pembangun untuk membina ciri yang kompleks apabila diperlukan. 

Dan ya, terdapat banyak pilihan di luar sana. Platform seperti Botpress , Pipefy, Kissflow, Process Street dan Monday.com semuanya membantu anda memetakan aliran kerja dan mengautomasikan perkara yang membosankan. Sesetengah lebih cenderung kepada ops dalaman, yang lain bermain lebih baik dengan sistem yang menghadapi pelanggan.

Perkara utama ialah: jika anda masih mencantumkan proses bersama-sama dengan hamparan, borang dan Slack mesej, platform automasi aliran kerja ialah perkara yang anda perlukan untuk meningkatkan tahap.

2. Suite Automasi Proses Hujung ke Hujung

Jika platform automasi aliran kerja mengendalikan perkara mudah, suite automasi proses hujung ke hujung ialah bilik kawalan operasi penuh.

Suite automasi proses hujung ke hujung melangkaui aliran kerja individu dengan mengautomasikan proses perniagaan penuh dari awal hingga akhir. Fikirkan: penyelarasan merentas fungsi, penjejakan masa nyata, pengurusan kes, pematuhan, analitik dan banyak logik di sebalik tabir.

Mari kita jelaskan: anda tidak memerlukan tahap alatan ini untuk meluluskan permintaan masa rehat. Tetapi jika anda menjalankan sesuatu seperti onboarding perusahaan, pemprosesan tuntutan, atau apa-apa sahaja dengan banyak bahagian bergerak, handoff dan bekas tepi? Di sinilah mereka bersinar.

Sekarang, di sinilah orang menjadi keliru. Ada yang menganggap mereka memerlukan suite gergasi dengan segera. Tetapi melainkan anda beroperasi pada volum atau kerumitan yang serius, anda mungkin lebih baik memulakan dengan sesuatu yang lebih mudah dan berlapis-lapis.

Walau bagaimanapun, apabila anda sudah bersedia, terdapat beberapa nama besar yang patut dilihat: Appian, Aliran Kerja Automasi Perniagaan IBM, Nintex dan Bizagi semuanya menawarkan otot yang serius untuk orkestrasi berskala besar.

Juga, Botpress membuat senarai ini juga - terutamanya jika anda ingin membina aliran hebat, hujung ke hujung yang terasa perbualan dan disepadukan secara langsung dengan sedia ada anda stack . (Ya, kami berat sebelah. Tetapi juga... tidak salah.)

TL;DR: Jika operasi anda semakin kusut dalam penyerahan dan penjejakan manual, suite automasi proses hujung-ke-hujung ialah platform yang menguraikannya.

3. Penyelesaian Automasi Proses Digital (DPA).

Penyelesaian automasi proses digital ialah alat yang tertumpu pada menghubungkan antara muka yang dihadapi pelanggan dengan sistem bahagian belakang untuk mencipta pengalaman digital. Mereka memastikan bahawa apabila pelanggan menyerahkan borang, menjadualkan janji temu atau bersembang dengan bot, aliran kerja yang betul sebenarnya bermula di belakang tabir.

Jadi jika seseorang mengisi permintaan di portal anda, permintaan itu bukan sahaja hilang dalam Helaian Google dan doa. Ia mencetuskan sesuatu yang nyata: kes dibuat, aliran kerja bermula, pasukan dimaklumkan.

Ini amat berguna jika anda mempunyai aliran yang kompleks dan berhadapan dengan pelanggan yang bergantung pada berbilang sistem yang bercakap antara satu sama lain.

Platform seperti OutSystems dan Creatio dibuat untuk ini. Mereka menghubungkan interaksi bahagian hadapan dengan logik proses dan automasi di bawah hud.

TL;DR: Jika anda mahu tindakan pelanggan mencetuskan aliran kerja sebenar, DPA adalah pilihan anda.

4. Platform Automasi Diterajui Integrasi

Platform automasi yang diterajui integrasi direka bentuk untuk menyambungkan alat yang berbeza dan mendayakan aliran kerja automatik dengan mengalihkan data antara mereka dalam masa nyata.

Ini adalah penyambungnya. Mereka tidak cuba menguruskan keseluruhan proses perniagaan anda, mereka hanya mahu apl anda bercakap antara satu sama lain tanpa anda bertindak sebagai orang tengah.

Platform automasi yang diterajui integrasi sangat bagus jika anda memerlukan sesuatu seperti: “Apabila seseorang menandatangani kontrak dalam PandaDoc, kemas kini HubSpot, hantar Slack pemberitahuan, dan tandai mereka dalam Airtable.” Mudah, cepat dan tiada tiket kejuruteraan yang terlibat.

Mari kita nyata: alat ini tidak ada di sini untuk logik yang kompleks atau aliran kerja berat pematuhan. Tetapi jika anda berada dalam operasi, pemasaran atau hanya cuba mengalih keluar salin-tampal manual antara 10 apl, anda akan menyukainya.

Zapier mungkin nama yang paling terkenal di sini. Make (dahulunya Integromat) memberi anda lebih kuasa dan fleksibiliti. Workato menambah otot gred perusahaan (pada titik harga yang lebih tinggi). Tray.io terletak di suatu tempat di antaranya, dengan suasana yang lebih mesra pembangun.

Anda boleh melakukan banyak perkara dengan platform ini: menyegerakkan data merentas alatan, mencetuskan pemberitahuan, mengurus aliran kelulusan asas, dan juga mencantumkan automasi ringan yang dihadapi oleh pelanggan.

Perlu diingat: semakin kompleks logik anda, semakin pantas alat ini akan menunjukkan hadnya. Tetapi untuk automasi ringan? Ia adalah lebih kurang sebagai plug-and-play kerana ia mendapat.

5. Platform Automasi Pintar

Platform automasi pintar adalah tempat perkara mula menjadi... pintar.

Tidak seperti alat aliran kerja asas yang mengikut peraturan tegar, platform automasi pintar bercampur dalam AI – fikirkan pembelajaran mesin, pemprosesan bahasa semula jadi dan membuat keputusan berdasarkan konteks. Jadi, bukannya "jika X, maka Y," anda mendapat "jika ini kelihatan seperti X dan sentimen negatif dan doktor mengatakan Y, maka lakukan Z." Anda mendapat nuansa. Anda mendapat fleksibiliti.

Platform automasi pintar amat berguna apabila data anda tidak kemas atau anda mahukan automasi yang dirasakan lebih manusiawi.

Jadi apakah ini kelihatan seperti dalam amalan? Membaca invois yang tidak mengikut templat. Mengutamakan tiket sokongan berdasarkan nada. Mengelaskan dokumen secara automatik atau membuat keputusan penghalaan berdasarkan corak masa lalu. Semua boleh dilakukan.

Beberapa pemain besar di sini termasuk UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder dan Automation Anywhere. Setiap satu menawarkan gabungan automasi tradisional dengan AI berlapis di atas.

Botpress sesuai di sini juga, terutamanya jika anda mahu ejen AI yang memahami perkara yang ditanya oleh pengguna, bertindak balas secara semula jadi dan mencetuskan aliran kerja bahagian belakang berdasarkan niat.

Kesimpulannya? Jika automasi anda perlu membaca antara baris, automasi pintar adalah langkahnya.

(Berminat? Artikel automasi proses pintar kami menyelami platform ini dengan lebih terperinci.)

Cara Melaksanakan Automasi Proses Perniagaan: Panduan Langkah demi Langkah

Melancarkan automasi proses perniagaan tidak semestinya merupakan usaha transformasi digital AI yang besar-besaran dari hari pertama. Pelaksanaan terbaik bermula dari kecil. 

Sama ada anda mengautomasikan aliran kerja dalaman pertama anda atau menggantikan tampalan alatan warisan, panduan langkah demi langkah ini akan membantu anda mendekati BPA dengan jelas.

1. Tentukan di mana geseran itu

Sebelum anda mula melukis carta alir atau membandingkan alatan automasi, mundur selangkah dan tanya: apakah yang sebenarnya melambatkan pasukan?

Setiap syarikat mempunyai beberapa proses yang sangat manual, mudah ralat, atau hanya menjengkelkan. Di situlah automasi boleh membuat perbezaan yang nyata – bukan sahaja di tempat yang paling mudah untuk dimasukkan ke dalam aliran kerja.

Jika anda tidak pasti di mana untuk bermula, berbincang dengan orang yang melakukan kerja. Apakah yang berulang? Apakah yang menyebabkan kelewatan? Apa yang terus dilakukan salah? Anda juga boleh melihat tiket sokongan, aduan pengguna atau data sistem untuk mengesan kesesakan.

2. Memahami proses semasa

"Jangan mengautomasikan perkara yang anda tidak faham" sepatutnya menjadi peraturan #1 dalam mana-mana buku main BPA.

Sangat mudah untuk teruja tentang mengautomasikan proses yang kikuk, tetapi jika anda tidak meluangkan masa untuk mengetahui cara proses itu sebenarnya berfungsi (dan mengapa ia berfungsi seperti itu), anda sedang bersedia untuk kesakitan kemudian.

Di sinilah penyelaman dalam yang cepat membuahkan hasil. Malah soalan asas seperti "Siapa yang memulakan aliran kerja ini?" atau "Di manakah perkara biasanya tersekat?" boleh menjimatkan masa kerja semula anda.

Juga: jangan langkau bahagian yang tidak kemas. Kes-kes tepi, penyelesaian sekali sahaja yang digunakan oleh orang ramai untuk membuat sesuatu berjalan – di situlah automasi cenderung untuk rosak.

Pastikan untuk mencari:

• Siapa yang memulakan aliran kerja dan dalam keadaan apa?
• Apakah sistem yang terlibat pada masa ini? Mana yang tidak berfungsi dengan baik bersama?
• Di manakah penyerahan berlaku? Di manakah mereka paling kerap berantakan?
• Langkah manakah yang bergantung pada penyelesaian manual?

3. Penyelidikan penyelesaian BPA

Sebaik sahaja anda telah memetakan proses semasa anda dan mengetahui perkara yang anda cuba perbaiki, tiba masanya untuk memilih alatan anda. Tetapi inilah tangkapannya: tiada platform BPA "terbaik" universal.

Ada yang dibina untuk automasi tugas mudah. Yang lain dibuat untuk aliran kerja yang kompleks dan berbilang langkah dengan banyak penyepaduan. Jadi persoalan sebenar ialah, apa yang akan berkesan untuk anda ?

Anda perlu memikirkan sejauh mana teknikal pasukan anda, sistem apa yang perlu dipalamkan oleh alat BPA dan sejauh mana aliran kerja yang fleksibel itu perlu. Sesetengah syarikat memerlukan penyesuaian peringkat pembangun. Orang lain hanya memerlukan sesuatu yang boleh dilakukan oleh pasukan operasi mereka di luar kotak.

Anda boleh mendekati ini dalam tiga cara:

Automasi tugas yang ringan

Alat ini dibina untuk kelajuan dan kesederhanaan. Bagus jika anda mengautomasikan kerja yang mudah dan berulang.

Ia sesuai untuk perkara seperti permintaan PTO, penghalaan petunjuk mudah atau logik "jika ini, maka itu" - perkara yang tidak memerlukan penyelarasan membuat keputusan yang rumit atau berbilang langkah.

Cari ciri seperti:

• Penyepaduan prabina dengan CRM atau alat tiket anda
• Pembina aliran kerja seret dan lepas yang mudah
• Had yang jelas pada kebolehskalaan atau kerumitan

Platform popular dalam kategori ini termasuk Botpress , Zapier , Automate.io dan alatan terbina dalam seperti Notion automasi.

Jika anda menguji BPA buat kali pertama atau memerlukan kemenangan pantas, ini adalah tempat terbaik untuk bermula.

Automasi aliran kerja pertengahan

Peringkat ini adalah tempat automasi mula menjadi lebih berkuasa. Ia sesuai untuk pasukan yang telah melepasi automasi tugas asas dan kini memerlukan aliran kerja yang bertindak balas kepada keadaan yang lebih adaptif atau memerlukan beberapa bentuk pembuatan keputusan manusia-dalam-gelung.

Anda mungkin menghalakan kelulusan berdasarkan saiz tawaran, meningkatkan tiket sokongan berdasarkan sentimen atau mencetuskan jujukan berbilang langkah apabila data pelanggan berubah dalam CRM anda. 

Alat ini biasanya menyeimbangkan antara kemudahan penggunaan dan keupayaan. Anda masih mendapat antara muka tanpa kod atau kod rendah, tetapi dengan lebih banyak kawalan ke atas logik, pengecualian dan peranan.

Beberapa ciri umum platform automasi aliran kerja julat pertengahan termasuk:

• Logik bercabang dan laluan bersyarat
• Keizinan berasaskan peranan
• Sokongan untuk kedua-dua aliran berstruktur dan pengecualian fleksibel

Sesetengah alatan dalam ruang ini turut menawarkan laluan audit terbina dalam dan penyepaduan dengan sistem kritikal perniagaan seperti CRM, ERP atau pangkalan pengetahuan.

Platform popular termasuk Botpress , Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Perniagaan (dengan peraturan dan automasi) dan Monday.com dengan logik aliran kerja.

Akhirnya, alatan peringkat pertengahan sangat bagus apabila anda ingin membawa lebih banyak struktur dan kecanggihan kepada operasi perniagaan – tanpa menggunakan mod perusahaan penuh. Anda masih mendapat kelajuan dan kebolehaksesan, tetapi dengan lebih banyak kawalan.

BPA gred perusahaan

Ini ialah platform tugas berat anda yang dibina untuk mengendalikan aliran kerja hujung ke hujung merentas berbilang pasukan dan sistem. Ia dibuat untuk skala dan kerumitan – sesuai untuk operasi global atau rantaian kelulusan berbilang lapisan.

Jika proses anda merangkumi beberapa sistem (CRM, ERP, HRIS, pangkalan data tersuai), atau jika anda memerlukan kawalan terperinci ke atas pematuhan, BPA gred perusahaan adalah tempat yang anda inginkan.

Platform perusahaan adalah mengenai orkestrasi. Ini bermakna aliran kerja yang mengendalikan pengecualian, menyegerakkan data masa nyata merentas alatan dan mengekalkan pematuhan tanpa melanggar langkah.

Ciri yang perlu dicari termasuk:

• Sokongan integrasi yang komprehensif
• Ciri pematuhan yang kukuh dan jejak audit
• Reka bentuk mesra kerjasama

Platform dalam peringkat ini selalunya disertakan dengan analitik terbina dalam, penjejakan SLA, persekitaran kotak pasir dan tadbir urus berasaskan peranan untuk menyokong skala dan kerumitan.

Pemain popular termasuk Botpress , ServiceNow, Nintex, IBM watsonx dan Appian.

Dan ingat: apa sahaja platform yang anda pilih, ia harus berfungsi dengan cara pasukan anda sudah beroperasi. Jika alat itu memaksa anda untuk memikirkan semula keseluruhan proses anda hanya untuk menjadikannya sesuai, ia bukan yang betul.

4. Pilot penyelesaian yang dipilih

Sebelum anda menggunakan automasi sepenuhnya, mulakan dengan satu aliran kerja. Hanya satu. 

Anggap ia sebagai ujian anda. Ini ialah "merangkak" dalam model Crawl-Walk-Run klasik.

Pilih sesuatu yang mudah tetapi berharga. Mungkin ia mengautomasikan cara permintaan PTO diluluskan. Atau menghalakan tiket sokongan baharu. Perkara utama ialah ia boleh diukur – menjimatkan masa, tugasan diselesaikan dengan lebih cepat, ralat manual yang lebih sedikit.

Anda boleh membina ini dengan alat BPA baharu anda secara manual, atau biarkan AI mengendalikan logik dan kes tepi jika anda bersedia untuk itu. 

Sesetengah pasukan menjalankan juruterbang dalam kotak pasir. Yang lain disiarkan secara langsung dengan pasukan kecil dan memantau keputusan dengan teliti. Sama ada cara, anda sedang mempelajari perkara yang rosak, perkara yang perlu diubah suai, dan kesan yang sebenarnya diberikan olehnya.

Jika juruterbang berjaya? tahniah! Anda mempunyai titik bukti anda. Gunakannya untuk memperhalusi persediaan anda dan buat kes untuk pelancaran yang lebih luas. Jika tidak? Lebih baik lagi, anda telah memahami isu sebelum membuat skala.

Dan jika anda memerlukan kajian yang lebih mendalam tentang cara untuk menstrukturkan pelancaran jenis ini, lihat apa yang ditulis oleh rakan sekerja saya yang berbakat tentang pelaksanaan chatbot strategik . Ia merangkumi cara bergerak dari merangkak ke berjalan untuk berlari – tanpa tersandung diri anda.

5. Latih pasukan anda

Malah persediaan automasi terbaik tidak akan kekal jika pasukan tidak memahaminya—atau lebih teruk lagi, jika mereka merasakan ia diturunkan dari atas tanpa konteks.

Automasi sepatutnya berasa seperti peningkatan yang berguna, bukan penggantian mengejut. Jika orang tidak tahu cara ia sesuai dengan aliran harian mereka atau ke mana hendak pergi apabila sesuatu rosak, mereka akan kembali kepada tabiat lama dengan cepat.

Jadi jangan hanya melemparkan mereka log masuk. Bimbing mereka melalui cara ia berfungsi dalam dunia mereka . Tunjukkan kepada mereka apa yang diambil dari pinggan mereka. Jelaskan bahawa ini adalah mengenai lebih sedikit tugas berulang dan bukan tentang memotong kepala.

Cara anda melancarkan ini bergantung pada saiz dan persediaan pasukan anda, tetapi penggunaan yang kukuh biasanya bermula dengan:

• Panduan khusus peranan supaya setiap pasukan melihat cara ia digunakan pada kerja mereka
• Panduan rujukan cepat atau Loom pendek untuk apabila mereka terlupa butang yang melakukan apa
• Saluran terbuka ( Slack , e-mel, apa sahaja) untuk soalan, maklum balas atau isu pelaporan

Dengan kata lain: jadikan automasi berasa seperti alat, bukan ancaman.

6. Kembangkan dan lelaran

Hanya kerana juruterbang BPA anda bekerja tidak bermakna anda sudah selesai. Sistem automasi terbaik berkembang dari semasa ke semasa, dan penskalaan terlalu cepat tanpa penghalusan adalah cara pantas untuk memecahkan perkara.

Setelah anda melihat nilai daripada aliran kerja pertama anda, kembangkan dengan berhati-hati. Tambahkan kes penggunaan baharu, bawa lebih banyak pasukan dan mula membina sistem yang bertambah baik apabila ia berkembang.

Di sinilah lelaran paling penting. Teruskan memantau isyarat utama: Adakah aliran kerja selesai lebih cepat? Adakah kadar ralat menurun? Adakah orang sebenarnya menggunakan sistem baharu?

Kemudian, buat pelarasan kecil semasa anda pergi:

• Ketatkan logik. Jika langkah terus rosak di tempat yang sama, lawati semula pencetus atau syarat anda.
• Perbaiki penyerahan. Tambahkan kejelasan apabila aliran kerja menyentuh berbilang pasukan atau alatan.
• Penerimaan trek. Jika penggunaan menurun, berbincang dengan pasukan. Adakah proses itu mengelirukan? Kerja manual merayap kembali?
• Semak semula metrik. Adakah anda menjejaki KPI yang betul? Tambah yang baharu jika perlu (cth, masa penyelesaian, kadar penyiapan tugas).

Setelah kepingan berfungsi dengan lancar, buat buku main dalaman. Dengan cara itu, pasukan lain boleh membina apa yang sudah berfungsi tanpa bermula dari awal.

Apakah kes penggunaan automasi proses perniagaan?

Penyertaan HR

Onboarding berbunyi mudah sehingga anda menyedari berapa banyak bahagian bergerak yang terlibat. Akaun untuk disediakan, dokumen untuk dikumpulkan, peralatan untuk peruntukan, dan kalendar untuk diisi, senarai itu diteruskan.

Tanpa automasi, kebanyakan perkara ini berlaku melalui rangkaian e-mel dan kemas kini hamparan yang tidak berkesudahan. Ia lambat, mudah ralat, dan jujur? Sakit kepala untuk semua yang terlibat.

Mari kita lihat bagaimana BPA sebenarnya boleh menjadikan onboarding lancar, untuk HR dan pekerja baharu.

Pencetus aliran kerja apabila tawaran diterima

Keajaiban bermula apabila calon berkata ya. Alat BPA boleh mencipta rekod pekerja secara automatik dalam HRIS anda, menghantar e-mel alu-aluan dan borang pematuhan, dan memulakan langkah seterusnya tanpa seseorang menyenggol setiap jabatan secara manual.

Bayangkan ini: apabila tawaran ditandatangani, pasukan IT mendapat tiket untuk menyediakan komputer riba dan akaun pengguna. Sementara itu, pekerja baharu mendapat e-mel onboarding yang diperibadikan dan pautan untuk memuat naik sebarang dokumen yang perlu mereka serahkan.

Jadual tanpa bolak-balik

Orientasi, pendaftaran faedah, daftar masuk hari pertama - semuanya boleh dijadualkan secara automatik. 

Daripada cuba menyelaraskan merentas kalendar secara manual, alat BPA boleh menempah slot masa berdasarkan ketersediaan dan menghantar pengesahan kepada semua orang yang terlibat.

Dan voila. Tiada langkah terlepas dan pekerja baru yang berasa dialu-alukan.

Alat apa yang membuat ini berlaku?

Anda biasanya akan melihat gabungan alatan: Platform HRIS seperti BambooHR atau Personio mengendalikan data orang, alatan automasi aliran kerja seperti Kissflow atau Pipefy membantu mencantumkan tugas dan alatan ITSM seperti Jira Service Management memastikan persediaan teknologi tidak gagal.

Sokongan pelanggan

Jujurlah. Ejen sokongan membuang terlalu banyak masa pada perkara yang tiada kaitan dengan sebenarnya membantu pelanggan. Menyusun tiket. Menetapkan keutamaan. Memikirkan siapa yang harus mengambil apa. Dan sementara itu, pelanggan sedang menunggu.

Di sinilah automasi (dan menggunakan AI dalam perkhidmatan pelanggan ) memperoleh keuntungannya. Daripada menggantikan pasukan sokongan anda, ia adalah mengenai membersihkan plat mereka supaya mereka benar-benar boleh menumpukan pada menyelesaikan masalah sebenar.

Triage automatik

Apabila permintaan sokongan masuk, seseorang (atau sesuatu) perlu memikirkan tentang perkara itu. Adakah ia isu pengebilan? Pepijat? Adakah pelanggan marah atau hanya keliru?

Sistem BPA boleh mengambil alih sepenuhnya. Menggunakan AI (fikir: analisis sentimen, padanan kata kunci atau sejarah akaun), sistem BPA boleh mengkategorikan dan mengutamakan tiket secara automatik. Oleh itu, bukannya ejen menyemak setiap permintaan, mereka dimasukkan terus ke dalam permintaan yang paling memerlukannya.

Penghalaan pintar

Setelah tiket dikategorikan, langkah seterusnya ialah menghantarnya kepada orang yang betul. Itu sahaja boleh membakar jam jika ia dilakukan secara manual.

Dengan BPA, penghalaan berlaku serta-merta. Soalan pengebilan pergi ke Kewangan. Pepijat produk keutamaan tinggi terus ke Kejuruteraan. Isu pelanggan VIP dibenderakan untuk ejen kanan anda. Anda boleh membina apa sahaja logik yang anda perlukan, dan semuanya berjalan di latar belakang.

Pengisian automatik dan kemas kini status

Setiap ejen sokongan tahu keperitan menyalin dan menampal maklumat pelanggan dari satu sistem ke sistem yang lain. 

Tetapi jika BPA anda disambungkan ke CRM atau alatan dalaman anda, ia boleh praisi medan tiket dengan data yang berkaitan sebelum ejen menyentuhnya.

Anda juga boleh menggunakan automasi untuk menghantar kemas kini status masa nyata atau membuat susulan pada respons yang belum selesai. Ini bermakna kurang kerja manual untuk pasukan, dan pengalaman yang lebih lancar untuk pelanggan.

Alat yang memudahkan ini

Platform seperti Zendesk dan Freshdesk mempunyai ciri BPA terbina dalam. Gandingkan alat penghalaan yang dikuasakan AI dan penyepaduan dengan CRM atau pangkalan pengetahuan dalaman anda, dan anda mempunyai enjin sokongan yang berskala.

Ucapkan selamat tinggal kepada tugas pentadbir yang berulang. 

Pengurusan kontrak

Mengurus kontrak secara manual? Selamat datang ke huru-hara kawalan versi dan tarikh akhir terlepas. Mengautomasikan aliran kerja kontrak membawa beberapa pesanan dan kelajuan yang sangat diperlukan – terima kasih AI dalam perolehan !

Auto menjana kontrak

Terbaik untuk: Perjanjian standard seperti NDA, SOW atau MSA.

Perkara yang dilakukan: Menarik data daripada templat dan mengisi butiran secara automatik berdasarkan CRM atau input borang.

Petua hangat: Kunci medan utama untuk mengelakkan pengeditan tanpa kebenaran, tetapi berikan ruang untuk istilah tersuai.

Laluan untuk semakan dan tandatangan elektronik

Terbaik untuk: Kelulusan dalaman, kerjasama merentas pasukan dan tandatangan pelanggan.

Perkara yang dilakukan: Menghantar kontrak kepada orang yang betul pada masa yang sesuai – seperti undang-undang, kewangan, pengurus atau pelanggan – berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan.

Petua hangat: Gunakan alat yang menjejaki siapa yang membuka dan menandatangani apa, jadi anda tidak akan meneka di mana perkara itu tersekat.

Jejaki perubahan dan tetapkan peringatan

Terbaik untuk: Memastikan kontrak mematuhi dan terkini.

Fungsinya: Log pengeditan dan kelulusan dalam jejak audit, kemudian menghantar peringatan untuk pembaharuan atau semakan pematuhan akan datang.

Petua hangat: Jangan tunggu seseorang mengingati – sediakan pemberitahuan automatik 30, 60 atau 90 hari sebelum tarikh penting.

Alat apa yang membuat ini berlaku?

Alat biasa termasuk platform CLM (cth, Ironclad, DocuSign CLM), alat automasi dokumen, aliran kerja dan platform e-tandatangan (cth, PandaDoc, HelloSign).

Pemprosesan invois dan perbelanjaan

Pengendalian invois manual ialah jenis kerja yang menghabiskan masa dan kesabaran. Menyalin nombor daripada PDF, mencari melalui e-mel untuk mendapatkan kelulusan, mengejar orang untuk mendapatkan resit – tidak hairanlah pasukan kewangan terlalu banyak bekerja.

Mari kita pecahkan cara BPA membantu membersihkannya.

Ekstrak data invois

Langkah pertama: buang entri manual. Alat BPA dengan OCR atau AI boleh mengimbas invois dan mengeluarkan butiran penting seperti nama vendor, jumlah, tarikh akhir, item baris – secara automatik. Ini bermakna tiada lagi tab antara fail dan hamparan.

Padankan dengan PO atau belanjawan

Setelah data masuk, anda perlu memadankannya dengan sesuatu. Contohnya, pesanan pembelian sedia ada atau belanjawan jabatan. 

Automasi mengendalikan perkara ini serta-merta dan menandai apa-apa yang tidak sejajar, jadi tiada apa-apa yang terlepas tanpa disedari.

Laluan untuk kelulusan

Daripada menghantar "Hei, bolehkah anda meluluskan ini?" e-mel, biarkan BPA mengendalikan penghalaan. Ia boleh menghantar invois yang betul kepada orang yang betul berdasarkan peraturan.

Dan ya, ia akan mengingatkan mereka juga.

Segerakkan dengan alatan perakaunan

Apabila semuanya ditandatangani, BPA boleh menolak invois yang diluluskan ke dalam perisian perakaunan anda secara automatik. Tiada kemasukan data tambahan. Baru selesai.

Alat seperti Tipalti, Pangkalan Udara, Ramp, QuickBooks dan NetSuite memudahkan persediaan ini. Jika pasukan kewangan anda masih melakukan segala-galanya secara manual… mari kita betulkan itu.

Gunakan Penyelesaian AI Bulan Depan

Automasi ialah cara pasukan moden bergerak lebih pantas dan menumpukan pada kerja yang sebenarnya penting.

Botpress ialah platform AI perbualan yang memberikan pasukan alat untuk membina automasi proses perniagaan yang berkuasa - daripada aliran kerja mudah kepada penyepaduan berbilang sistem yang kompleks.

Dengan pembina aliran visual, penyepaduan tanpa had dan sokongan berbilang bahasa, sesiapa sahaja boleh melancarkan automasi berskala tanpa menulis satu baris kod.

Mula membina hari ini. Ia percuma.

SOALAN LAZIM

Apakah automasi proses perniagaan (BPA)?

BPA merujuk kepada penggunaan teknologi untuk mengautomasikan aliran kerja dan proses rutin. Ia biasanya melibatkan penggunaan alat perisian dan aplikasi yang menyelaraskan tugasan berulang, mengurangkan usaha manual dan meningkatkan kecekapan keseluruhan.

Proses perniagaan manakah yang terbaik untuk automasi?

Proses yang kerap berlaku dan mengikut peraturan yang jelas adalah calon yang sesuai untuk automasi. Contohnya, penerimaan pekerja, kelulusan pembelian, interaksi perkhidmatan pelanggan dan kemasukan data boleh diautomasikan untuk menjimatkan masa dan mengurangkan kesilapan.

Apakah perbezaan antara RPA dan BPA?

Automasi Proses Robotik (RPA) menggunakan bot perisian untuk melaksanakan tugas yang mudah dan berulang seperti kemasukan data, manakala Automasi Proses Perniagaan (BPA) menghubungkan sistem yang berbeza untuk mengautomasikan keseluruhan aliran kerja dan berbilang langkah proses untuk peningkatan yang lebih komprehensif.

Siapa yang mendapat manfaat daripada mengautomasikan proses perniagaan?

Automasi memberikan nilai secara menyeluruh. Perniagaan menjimatkan masa dan wang, pekerja boleh menumpukan pada tugas yang lebih penting dan strategik dan pelanggan menikmati perkhidmatan yang lebih pantas dan boleh dipercayai.

Bagaimanakah saya boleh mengukur ROI BPA?

ROI boleh dijejaki dengan memantau penunjuk prestasi utama seperti pengurangan masa pemprosesan, penjimatan kos, penambahbaikan dalam ketepatan dan pematuhan data, dan kepuasan pelanggan yang dipertingkatkan. Semakan dan maklum balas yang kerap daripada pasukan membantu memastikan BPA menyampaikan faedah yang dijangkakan.

Berapa lamakah masa yang diambil untuk melihat keputusan daripada BPA?

Walaupun beberapa peningkatan kecekapan mungkin ketara dalam beberapa bulan, faedah skala penuh selalunya mengambil masa yang lebih lama untuk menjadi kenyataan. Adalah penting untuk mengambil pendekatan berperingkat dan terus mengoptimumkan untuk merealisasikan nilai jangka panjang BPA.