Walaupun popularitinya melonjak, automasi proses perniagaan (BPA) telah mengubah cara syarikat beroperasi selama bertahun-tahun.
BPA sering dilihat sebagai kes penggunaan yang sempurna untuk penyepaduan AI dan chatbots dalam perniagaan : automasi keseluruhan aliran kerja dan proses yang kompleks untuk memacu kecekapan.
Malah, 50% organisasi merancang untuk mengautomasikan proses mereka pada masa hadapan.
Dalam gambaran keseluruhan ini, kami akan menerangkan apa itu BPA, cabaran biasa dalam melaksanakan BPA, dan menerangkan cara melaksanakan strategi BPA yang berjaya.
Apakah automasi proses perniagaan?
Automasi proses perniagaan (BPA) ialah pendekatan strategik yang memanfaatkan perisian untuk mengendalikan kedua-dua tugas yang kompleks dan berulang.
Ia memberi tumpuan kepada memperkemas operasi harian, memastikan perniagaan berjalan lancar.
Proses perniagaan ialah urutan langkah yang diikuti oleh syarikat untuk mencapai tugas tertentu. Sebagai contoh, pertimbangkan aliran kerja yang terlibat dalam memproses pesanan — daripada menerima pesanan kepada penghantaran akhir.
Mengautomasikan aliran kerja ini boleh membantu meminimumkan ralat manual dan mengosongkan masa pekerja, membolehkan kakitangan menumpukan pada aktiviti bernilai lebih tinggi.
Automasi dalam kes ini mungkin berfungsi seperti berikut:
- Apabila pesanan diterima, perisian secara automatik mengesahkan butiran pesanan, mengemas kini inventori, memproses pembayaran dan menghantar e-mel pengesahan kepada pelanggan.
- Sistem kemudiannya memajukan maklumat pesanan kepada jabatan perkapalan atau pembekal logistik pihak ketiga, secara automatik menjana label penghantaran dan nombor penjejakan.
Apakah perbezaan antara RPA dan BPA?
Mereka mungkin terdengar serupa namun BPA dan automasi proses robotik (RPA) berbeza dengan ketara dalam amalan.
RPA biasanya melibatkan pengaturcaraan robot perisian asas (atau "bot") untuk melaksanakan tugas berulang seperti kemasukan data menggunakan antara muka pengguna grafik yang sama yang akan digunakan oleh manusia.
Sebaliknya, penyelesaian BPA selalunya beroperasi di belakang tabir atau secara bebas daripada antara muka pengguna, mengautomasikan aliran kerja yang kompleks dan mendapatkan maklumat seperti yang diperlukan.
Melatih bot RPA boleh semudah merakam manusia yang menjalankan tugas, manakala penyelesaian BPA biasanya memerlukan perancangan dan penyepaduan yang lebih strategik.
Dalam kebanyakan kes, BPA merangkumi pelbagai jenis kes penggunaan yang lebih luas dan menyediakan penyelesaian yang lebih menyeluruh, hujung ke hujung. Selalunya, sistem BPA menggabungkan RPA sebagai satu komponen dalam fungsi yang lebih luas.
Ciri dan Komponen Utama Alat BPA
Alat automasi proses perniagaan direka untuk menyelaraskan operasi dengan mengautomasikan aliran kerja yang kompleks dan menyepadukan sistem yang berbeza. Penyelesaian ini biasanya termasuk beberapa komponen teras yang berfungsi bersama untuk memacu kecekapan dan mengurangkan campur tangan manual:
Automasi aliran kerja
Alat BPA membolehkan perniagaan mereka bentuk, melaksanakan dan memantau aliran kerja automatik yang menggantikan tugas manual yang berulang. Ini memastikan proses diseragamkan dan dijalankan secara konsisten.
Penyepaduan data
Alat yang direka bentuk untuk mengautomasikan proses perniagaan mesti disepadukan dengan pelbagai sumber data dan sistem (seperti ERP, CRM dan aplikasi legasi lain) untuk memberikan pandangan maklumat yang bersatu. Ini memudahkan membuat keputusan masa nyata dan mengurangkan silo data.
Pemetaan proses dan reka bentuk
Banyak platform BPA menawarkan alat visual untuk memetakan proses sedia ada. Alat ini membolehkan pasukan mereka bentuk semula aliran kerja untuk prestasi optimum sebelum automasi dilaksanakan.
Pemantauan dan pelaporan masa nyata
Alat BPA selalunya menggabungkan papan pemuka dan keupayaan analitik yang memberikan pandangan menyeluruh tentang prestasi proses. Mereka secara berterusan menjejaki metrik utama dan menentukan bidang untuk penambahbaikan, membolehkan organisasi mengoptimumkan aliran kerja dan meningkatkan kecekapan keseluruhan.
Keselamatan dan pematuhan
Memandangkan sifat data perniagaan yang sensitif, penyelesaian BPA yang teguh dibina dengan rangka kerja keselamatan komprehensif yang melindungi maklumat kritikal sambil memastikan pematuhan peraturan.
Mereka menguatkuasakan kawalan akses yang ketat dan menggunakan teknik penyulitan lanjutan, dengan pemantauan berterusan untuk melindungi integriti data.
Skalabiliti dan fleksibiliti
Alat BPA terbaik direka untuk skala dengan perniagaan anda, menampung pertumbuhan dan keperluan proses yang berkembang. Mereka menawarkan ciri yang boleh disesuaikan dan keupayaan penyepaduan untuk menyesuaikan diri dengan pelbagai industri dan kes penggunaan.
Faedah Automasi Proses Perniagaan
Peningkatan kecekapan
Mengautomasikan tugasan berulang mempercepatkan operasi dan memastikan konsistensi merentas proses, membolehkan pekerja menumpukan lebih banyak masa untuk inovasi.
Penjimatan kos
Mengurangkan campur tangan dan kesilapan manual mengurangkan kos operasi, membebaskan sumber untuk pertumbuhan dan pelaburan strategik.
Ketepatan data dipertingkatkan
Dengan penyepaduan dan pemprosesan data automatik, BPA meminimumkan ralat dan menyediakan pandangan masa nyata yang boleh dipercayai bagi maklumat perniagaan kritikal.
Pematuhan dan pengurusan risiko yang lebih baik
Proses piawai dan jejak audit terbina dalam membantu mengekalkan pematuhan kepada keperluan kawal selia, mengurangkan risiko isu pematuhan.
Perkhidmatan pelanggan yang lebih baik
Interaksi pelanggan yang diperkemas dan pengendalian data automatik membawa kepada masa respons yang lebih pantas dan pengalaman yang lebih diperibadikan.
Cabaran Biasa dalam Melaksanakan BPA
Melaksanakan automasi proses perniagaan boleh menjadi transformatif, namun ia sering datang dengan beberapa cabaran. Berikut ialah pandangan tentang halangan dan strategi biasa untuk mengatasinya
Kualiti dan penyepaduan data
Cabaran
Memastikan data adalah tepat dan disepadukan dengan lancar boleh menjadi sukar. Data berkualiti rendah boleh menjejaskan proses automatik dan membawa kepada ralat.
Pendekatan
- Membangunkan strategi tadbir urus data yang mantap.
- Melabur dalam alat pembersihan data yang berkesan.
- Wujudkan protokol piawai untuk mengekalkan konsistensi merentas sistem.
Pengurusan perubahan
Cabaran
Peralihan daripada proses manual kepada automasi boleh mewujudkan ketidakpastian di kalangan ahli pasukan, yang mungkin bimbang tentang perubahan atau keselamatan kerja.
Pendekatan
Libatkan pasukan anda lebih awal, sampaikan dengan jelas manfaat BPA, dan sediakan latihan yang disasarkan untuk membantu semua orang menyesuaikan diri dengan lancar.
Keserasian sistem
Cabaran
Mengintegrasikan alatan BPA dengan sistem warisan boleh menjadi rumit dan boleh mengganggu aliran kerja sedia ada jika tidak diurus dengan teliti.
Pendekatan
Jalankan semakan menyeluruh tentang persekitaran teknologi semasa anda dan pilih alat automasi yang direka untuk penyepaduan yang lancar.
Keselamatan dan pematuhan
Cabaran
Mengautomasikan proses perniagaan meningkatkan keperluan untuk melindungi data sensitif dan mematuhi piawaian kawal selia.
Pendekatan
Perkukuhkan langkah keselamatan dengan penyulitan yang teguh, kawalan capaian yang berkesan dan audit tetap untuk memastikan operasi pematuhan dan perlindungan.
Skalabiliti
Cabaran
Penyelesaian BPA yang berfungsi untuk pasukan kecil mungkin tidak memenuhi keperluan organisasi yang semakin berkembang.
Pendekatan
Pilih platform dengan seni bina modular yang boleh ditingkatkan atau ditingkatkan semasa perniagaan anda berkembang.
Kos dan peruntukan sumber
Cabaran
Pelaburan awal untuk BPA boleh menjadi penting, dan mengimbangi kos dengan faedah yang dijangkakan adalah penting.
Pendekatan
Mulakan dengan program perintis untuk menguji keberkesanan sistem, mengumpul maklum balas dan mengukur prestasi. Pendekatan berperingkat ini membantu memperhalusi strategi anda dan mengurus sumber dengan berkesan sebelum pelancaran skala penuh.
Jenis Penyelesaian Automasi Proses Perniagaan
Terdapat beberapa jenis penyelesaian BPA yang direka untuk menyelaraskan pelbagai aspek operasi perniagaan. Penyelesaian ini berbeza-beza dalam fokusnya, daripada mengautomasikan tugasan berulang kepada menyepadukan aliran kerja yang kompleks dan sumber data.
Alat automasi aliran kerja
Alat ini menyelaraskan proses harian dengan mengautomasikan tugasan berulang dan mengurus aliran dan kelulusan dokumen. Dengan berbuat demikian, mereka memastikan operasi harian kekal konsisten dan cekap.
Automasi proses digital (DPA)
DPA meningkatkan automasi aliran kerja tradisional dengan menyepadukan pelbagai saluran digital. Pendekatan ini menghubungkan antara muka web dan titik sentuh pelanggan lain, mewujudkan persekitaran yang lancar yang meningkatkan pengalaman dan responsif pengguna.
Platform integrasi perusahaan
Platform ini direka bentuk untuk menghubungkan sistem yang berbeza dalam organisasi. Mereka memudahkan aliran data yang lancar dan komunikasi masa nyata antara aplikasi yang berbeza, memastikan semua aspek proses perniagaan anda berfungsi bersama secara kohesif.
Automasi pintar
Automasi pintar membina BPA tradisional dengan menggabungkan elemen AI seperti pembelajaran mesin dan pemprosesan bahasa semula jadi (NLP). Pendekatan ini bukan sahaja mengautomasikan tugas rutin tetapi juga membolehkan sistem belajar daripada data dan membuat keputusan termaklum.
Cara Melaksanakan Automasi Proses Perniagaan: Panduan Langkah demi Langkah
Melaksanakan automasi proses perniagaan tidak semestinya membebankan. Berikut ialah panduan langkah demi langkah yang mudah untuk membantu anda bermula.
1. Kenal pasti proses teras
Mulakan dengan mengenal pasti proses teras anda. Lihat tugas yang memakan banyak masa dan sumber — fikirkan tentang proses seperti pemprosesan pesanan atau kelulusan dokumen — dan tentukan tugasan yang sesuai untuk automasi.
2. Menilai aliran kerja sedia ada
Lihat dengan teliti cara pasukan anda beroperasi pada masa ini dan tentukan sebarang kesesakan atau ketidakcekapan. Pemahaman ini akan membantu anda memilih alat automasi yang betul.
3. Penyelidikan penyelesaian BPA
Terokai pelbagai alatan yang sepadan dengan keperluan anda. Pertimbangkan faktor seperti:
- Keupayaan penyepaduan dengan sistem semasa anda
- Kebolehskalaan apabila perniagaan anda berkembang
- Kemesraan pengguna untuk penggunaan yang lancar
Sebagai contoh, jika anda sedang mencari penyelesaian dipacu AI, platform seperti Botpress mungkin pilihan yang bagus.
4. Pilot penyelesaian yang dipilih
Terokai pelbagai alatan yang sepadan dengan keperluan anda. Pertimbangkan faktor seperti:
- Keupayaan penyepaduan dengan sistem semasa anda
- Kebolehskalaan apabila perniagaan anda berkembang
- Kemesraan pengguna untuk penggunaan yang lancar
Sebagai contoh, jika anda sedang mencari penyelesaian dipacu AI, platform seperti Botpress mungkin pilihan yang bagus.
5. Latih pasukan anda
Menyediakan latihan yang komprehensif dan dokumentasi yang jelas untuk memastikan semua orang memahami cara sistem baharu itu berfungsi. Latihan yang berkesan akan membantu pasukan anda bangkit dengan pantas dan menggunakan teknologi dengan yakin.
6. Sepadukan dan tingkatkan
Setelah perintis berjaya, kembangkan penggunaan penyelesaian BPA secara beransur-ansur merentas projek anda. Pantau metrik prestasi utama secara berterusan dan laraskan pendekatan anda mengikut keperluan untuk memastikan manfaat jangka panjang.
Kes Penggunaan Automasi Proses Perniagaan
2/3 daripada organisasi mempunyai proses perniagaan automatik dalam sekurang-kurangnya satu fungsi perniagaan. Berikut ialah beberapa kes penggunaan automasi yang boleh dimanfaatkan merentas industri.
Penyertaan HR
Automasi boleh memudahkan keseluruhan proses pengambilan, daripada penyaringan calon dan penjadualan temu duga kepada pengurusan kertas kerja onboarding.
Sebagai contoh, sistem HR mungkin berintegrasi dengan sistem penjejakan pemohon untuk mengemas kini rekod calon secara automatik dan mencetuskan aliran kerja onboarding sebaik sahaja calon diupah.
Automasi Perkhidmatan Pelanggan
Dalam industri seperti hospitaliti atau kewangan, chatbot AI boleh menjadikan pengalaman pelanggan lebih baik dengan ketara.
Sebagai contoh, chatbot hotel mungkin menyelaraskan daftar masuk tetamu dengan:
- Mengendalikan pertanyaan tentang kemudahan yang ada dengan cekap
- Menyediakan syor tempatan yang diperibadikan
Begitu juga chatbot kewangan boleh menyelesaikan pertanyaan pengebilan dan memproses urus niaga rutin dengan cepat, memastikan pelanggan menerima sokongan segera tanpa penangguhan campur tangan manual.
Pengurusan kontrak
Sistem pengurusan kontrak automatik menyelaraskan keseluruhan kitaran hayat kontrak dengan mengendalikan peringkat utama seperti penggubalan dan semakan sebelum beralih kepada kelulusan akhir, semuanya sambil memastikan pematuhan undang-undang.
Sebagai contoh, penyelesaian pengurusan kontrak mungkin:
- Menjana templat standard secara automatik
- Jalankan kontrak untuk tandatangan digital dan tangkap perubahan dalam repositori berpusat
Pendekatan ini mengurangkan ralat manual dan mempercepatkan pemprosesan, membolehkan pasukan undang-undang dan perolehan menumpukan pada rundingan strategik.
Pemprosesan invois dan perbelanjaan
Dalam sektor kewangan, automasi mengubah cara invois dan perbelanjaan diproses dengan menangkap data dan memadankannya dengan pesanan pembelian tanpa campur tangan manual.
Daripada bergantung pada kemasukan data yang membosankan, alat ini mengemas kini rekod kewangan secara automatik, yang membawa kepada ketepatan yang lebih baik dan kawalan kewangan yang lebih berkesan.
Dengan memperkemas kelulusan perbelanjaan dan proses penyelarasan, organisasi boleh mengurangkan overhed pentadbiran dan mempercepatkan operasi kewangan mereka.
Gunakan Penyelesaian AI Bulan Depan
Chatbots AI dengan cepat mencapai kadar penggunaan besar-besaran di kalangan perusahaan - dalam perkhidmatan pelanggan, operasi dalaman dan e-dagang.
Syarikat yang lambat menerima pakai akan merasakan akibat kehilangan gelombang AI. Botpress ialah platform pembinaan bot yang tidak berkesudahan yang dibina untuk perusahaan. kami stack membolehkan pembangun membina chatbots dan ejen AI dengan sebarang keupayaan.
Suite keselamatan kami yang dipertingkatkan memastikan data pelanggan sentiasa dilindungi dan dikawal sepenuhnya oleh pasukan pembangunan anda.
Mula membina di sini. Ia percuma.
SOALAN LAZIM
Apakah automasi proses perniagaan (BPA)?
BPA merujuk kepada penggunaan teknologi untuk mengautomasikan aliran kerja dan proses rutin. Ia biasanya melibatkan penggunaan alat perisian dan aplikasi yang menyelaraskan tugasan berulang, mengurangkan usaha manual dan meningkatkan kecekapan keseluruhan.
Proses perniagaan manakah yang terbaik untuk automasi?
Proses yang kerap berlaku dan mengikut peraturan yang jelas adalah calon yang sesuai untuk automasi. Contohnya, penerimaan pekerja, kelulusan pembelian, interaksi perkhidmatan pelanggan dan kemasukan data boleh diautomasikan untuk menjimatkan masa dan mengurangkan kesilapan.
Apakah perbezaan antara RPA dan BPA?
Automasi Proses Robotik (RPA) menggunakan bot perisian untuk melaksanakan tugas yang mudah dan berulang seperti kemasukan data, manakala Automasi Proses Perniagaan (BPA) menghubungkan sistem yang berbeza untuk mengautomasikan keseluruhan aliran kerja dan berbilang langkah proses untuk peningkatan yang lebih komprehensif.
Siapa yang mendapat manfaat daripada mengautomasikan proses perniagaan?
Automasi memberikan nilai secara menyeluruh. Perniagaan menjimatkan masa dan wang, pekerja boleh menumpukan pada tugas yang lebih penting dan strategik dan pelanggan menikmati perkhidmatan yang lebih pantas dan boleh dipercayai.
Bagaimanakah saya boleh mengukur ROI BPA?
ROI boleh dijejaki dengan memantau penunjuk prestasi utama seperti pengurangan masa pemprosesan, penjimatan kos, penambahbaikan dalam ketepatan dan pematuhan data, dan kepuasan pelanggan yang dipertingkatkan. Semakan dan maklum balas yang kerap daripada pasukan membantu memastikan BPA menyampaikan faedah yang dijangkakan.
Berapa lamakah masa yang diambil untuk melihat keputusan daripada BPA?
Walaupun beberapa peningkatan kecekapan mungkin ketara dalam beberapa bulan, faedah skala penuh selalunya mengambil masa yang lebih lama untuk menjadi kenyataan. Adalah penting untuk mengambil pendekatan berperingkat dan terus mengoptimumkan untuk merealisasikan nilai jangka panjang BPA.
Senarai Kandungan
Kongsi ini pada:
.svg)
