Apa itu Otomatisasi Proses Bisnis?

Saya pernah melihat tim rantai pasok mengalihkan satu pesanan pembelian melalui tujuh sistem dan empat orang. Prosesnya memakan waktu lima hari. Nilai pesanannya? Hanya $72 untuk toner printer.

Saat saya berbicara dengan tim, tidak ada yang bisa menjelaskan mengapa proses itu ada. Sebaliknya, mereka hanya menggumamkan kalimat terlarang: “Dari dulu memang seperti ini.”

Di sinilah otomatisasi proses bisnis (BPA) benar-benar unggul. Bukan AI chatbot yang mencolok atau lengan robotik – tapi otomatisasi proses yang efektif yang biasanya memakan waktu berjam-jam setiap minggu.

Di Botpress, kami telah membantu menerapkan lebih dari 750.000 agen AI yang memperlancar proses bisnis – mulai dari onboarding vendor hingga rekonsiliasi faktur – untuk UKM, perusahaan besar, dan agensi, sama seperti lainnya.

Kami sudah melihat sendiri bagaimana BPA membedakan perusahaan yang bisa berkembang efisien dengan yang akhirnya mandek.

“BPA memberdayakan orang untuk melakukan lebih banyak. Satu orang kini bisa mengelola pekerjaan yang dulu butuh sepuluh orang,” jelas Ajaykumar Mudaliar, Product Manager di Botpress. “BPA adalah kunci bagi bisnis untuk beralih dari pertumbuhan linear ke skala eksponensial.”

Dalam artikel ini, saya akan menjelaskan apa itu BPA, tantangan umum dalam penerapan BPA, dan bagaimana cara menerapkan strategi BPA yang sukses.

Apa itu otomasi proses bisnis?

Business process automation (BPA) adalah penggunaan teknologi untuk menyederhanakan dan menjalankan tugas serta alur kerja yang biasanya membutuhkan campur tangan manusia.

Proses bisnis adalah serangkaian langkah yang diikuti perusahaan untuk menyelesaikan tugas, seperti menyetujui cuti, memproses faktur, atau memenuhi pesanan online.

BPA adalah cara perusahaan menyelesaikan tugas lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan dengan menyerahkan aspek berulang dari operasional mereka ke mesin.

Namun dalam banyak kasus, otomasi tidak menggantikan manusia, melainkan melengkapi mereka, sehingga manusia dan mesin bisa bekerja lebih efisien bersama. Ini sudah jadi praktik umum, bahkan 2/3 organisasi telah mengotomasi proses bisnis setidaknya di satu fungsi bisnis.

Apa contoh otomatisasi proses bisnis?

Pemenuhan pesanan adalah contoh sempurna bagaimana otomasi menyederhanakan tugas sehari-hari. Yang dulu butuh beberapa orang dan banyak langkah, kini bisa selesai dalam hitungan detik.

Skenario: Seorang pelanggan melakukan pemesanan di situs web

Tanpa otomatisasi, seseorang di tim operasional atau pemenuhan mungkin harus:

1. Periksa secara manual apakah barang tersedia di stok
2. Perbarui sistem inventaris
3. Proses pembayaran
4. Tulis dan kirim email konfirmasi
5. Beritahu gudang atau mitra pengiriman
6. Buat label pengiriman
7. Bagikan info pelacakan kepada pelanggan

Dengan BPA, seluruh rangkaian langkah bisa terjadi dalam hitungan detik.

Begitu pesanan masuk, sistem BPA langsung bekerja: memverifikasi pembelian, menyesuaikan stok, menagih ke kartu, dan memicu proses pengiriman – semua tanpa campur tangan manusia.

Apa perbedaan antara RPA dan BPA?

RPA mengotomatisasi tugas individu dengan meniru aksi manusia, sedangkan BPA mengotomatisasi seluruh alur kerja dengan mengorkestrasi sistem di belakang layar.

Robotic process automation (RPA) fokus pada tugas-tugas permukaan – aktivitas berulang yang biasanya dilakukan manusia di komputer. Contohnya menyalin data dari satu spreadsheet ke spreadsheet lain, atau mengisi formulir digital.

Di sisi lain, BPA berfokus pada proses secara menyeluruh. Alih-alih meniru input manusia, BPA menghubungkan berbagai sistem secara langsung. BPA mengatur orkestrasi banyak tugas, menggunakan API dan basis data untuk memindahkan informasi, mengambil keputusan, dan memicu aksi di berbagai departemen.

Dalam praktiknya, teknologi-teknologi ini sering bekerja bersama. Inisiatif BPA sering kali mencakup komponen RPA untuk menjembatani tugas dalam alur otomatisasi yang lebih besar.

Kapan saya harus menggunakan RPA dibandingkan BPA?

RPA lebih cepat diterapkan untuk kasus penggunaan yang sempit. Cocok untuk mengotomatisasi langkah-langkah terpisah dalam sebuah proses, terutama jika sistem belum terintegrasi dengan baik. Jadi jika tim Anda ingin mengotomatisasi tugas tanpa mengubah sistem yang ada, pilih solusi RPA.

BPA membutuhkan perencanaan lebih di awal namun memberikan dampak lebih luas, memungkinkan otomatisasi alur kerja kompleks lintas tim dan sistem. Jika Anda ingin menyederhanakan seluruh alur kerja yang melibatkan banyak departemen atau alat, maka solusi BPA lebih cocok untuk kebutuhan Anda.

Fitur Utama dan Komponen Alat BPA

Alat business process automation terdiri dari beberapa komponen inti yang bekerja bersama untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi intervensi manual:

Otomatisasi alur kerja

Otomatisasi alur kerja adalah inti dari setiap sistem BPA: kemampuan membangun alur langkah demi langkah yang menangani tugas secara otomatis. Alur ini memastikan tindakan yang tepat terjadi dalam urutan yang benar, di seluruh tim dan alat.

Integrasi data

Alat BPA terhubung dengan sistem yang sudah digunakan tim, seperti CRM, perangkat lunak HR, atau database internal, sehingga bisa menarik dan memperbarui data secara otomatis.

Ini menjaga data tetap akurat dan proses berjalan lancar di berbagai tim dan alat.

Pemetaan dan desain proses

Sebelum tim dapat mengotomatisasi proses, mereka harus memahaminya. Di sinilah visual builder berperan. Visual builder membantu tim untuk:

• Peta alur kerja saat ini langkah demi langkah
• Temukan celah atau langkah yang tidak perlu
• Kolaborasi lintas tim sebelum otomasi dijalankan

Pemantauan dan pelaporan real-time

Setelah sistem berjalan, tim perlu tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak. Platform BPA yang baik menawarkan:

• Dasbor dengan statistik langsung (penyelesaian tugas, keterlambatan, kesalahan)
• Deteksi bottleneck
• Pelaporan mudah untuk audit atau tinjauan kinerja

Fitur keamanan dan kepatuhan

Platform BPA yang baik membantu menjaga data tetap aman. Mereka menyediakan fitur keamanan seperti kontrol izin dan log aktivitas untuk melindungi data sensitif dan memenuhi regulasi industri.

Ini sangat penting di bidang seperti keuangan, HR, dan kesehatan, di mana privasi dan kepatuhan adalah hal utama.

Logika kustom dan kemampuan ekstensi

Platform BPA yang efektif akan memiliki fitur-fitur seperti:

• Aturan dan kondisi
• Integrasi API
• Pengaturan modular

Alat-alat ini memudahkan pembuatan otomatisasi yang sesuai dengan berbagai proses dan dapat menyesuaikan diri saat ada perubahan.

Apa manfaat otomatisasi proses bisnis?

Efisiensi meningkat

Otomasi menghilangkan hambatan dan ketergantungan manual, sehingga tugas bisa berjalan tanpa menunggu serah terima atau persetujuan.

Ini menciptakan lebih banyak hal yang bisa berkembang seiring pertumbuhan bisnis, tanpa harus menambah jumlah karyawan secara proporsional.

Penghematan biaya yang lebih tinggi

BPA mengurangi tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas rutin dan mencegah kesalahan yang mahal akibat kesalahan manusia atau inkonsistensi.

Seiring waktu, penghematan ini akan bertambah – terutama pada proses dengan volume tinggi – membebaskan anggaran untuk inovasi, bukan hanya pemeliharaan.

Akurasi data yang lebih baik

Data yang lebih akurat menghasilkan keputusan yang lebih tepat.

Dengan mengotomatisasi entri data dan pembaruan sistem, BPA mengurangi kemungkinan kesalahan manusia masuk ke laporan atau alur kerja.

Peningkatan kepatuhan dan manajemen risiko

Di industri yang diatur, penyimpangan proses bisa berdampak hukum atau finansial.

BPA menegakkan prosedur standar dan menyimpan log detail. Ini memperkuat kesiapan audit dan meminimalkan risiko terkait proses.

Layanan pelanggan yang lebih baik

Proses otomatis merespons lebih cepat dan konsisten – baik itu tiket dukungan, pembaruan pesanan, atau langkah orientasi.

Dengan sistem yang terhubung dan lebih sedikit penundaan, pelanggan selalu mendapat layanan yang tepat waktu dan andal.

Apa saja 6 tantangan dalam mengimplementasikan BPA?

1. Kualitas dan integrasi data

Salah satu alasan umum otomasi gagal bukan pada alurnya – tapi pada data yang masuk ke dalamnya.

Otomasi terbaik pun tidak bisa berbuat banyak jika input-nya tidak lengkap atau sudah usang.

Mengalami masalah otomatisasi? Coba:

• Bersihkan jalur data sebelum memperluas BPA – pastikan datanya benar-benar bisa digunakan sebelum mengotomatiskan proses di sekitarnya
• Memilih alat yang terintegrasi mulus dengan sistem yang sudah ada – tidak ada lagi sistem tambal sulam atau sumber data yang terpisah
• Audit kelengkapan data utama, terutama yang memengaruhi keputusan atau logika bercabang

2. Manajemen perubahan

Jika tim Anda melihat otomasi sebagai ancaman, bukan sebagai alat, semuanya akan berjalan lebih lambat. Penolakan itu wajar, terutama jika karyawan belum jelas bagaimana fungsi pekerjaan mereka akan berubah.

Untuk mendapatkan dukungan sejak awal, libatkan pengguna akhir (yaitu karyawan) sejak awal. Minta masukan mereka tentang titik masalah dan biarkan mereka berkontribusi dalam penggunaan otomatisasi di alur kerja mereka.

Dan jangan hanya mengumumkan kehadiran alat baru. Sebaliknya, berikan penjelasan yang jelas dengan menonjolkan manfaat bagi karyawan.

Penyampaiannya tergantung pada bagaimana tempat kerja Anda menggunakan BPA. Bisa jadi otomasi diperkenalkan untuk mengurangi hambatan, bukan menggantikan karyawan. Atau mungkin solusi BPA Anda akan memungkinkan karyawan lebih fokus pada pekerjaan kompleks, bukan membuang waktu untuk tugas berulang.

Peluncuran otomatisasi sebaiknya terasa kolaboratif, bukan instruksi dari atas. Dalam semua kasus, utamakan empati dan kejelasan.

3. Kompatibilitas sistem

Alat otomasi modern memang hebat… sampai harus berhadapan dengan sistem dari 2007 yang hanya bisa disentuh lewat tiket IT.

Jika proyek BPA Anda terus terhambat karena perangkat lunak yang kaku atau API yang terkunci, Anda tidak sendirian. Namun ada beberapa cara untuk mempermudahnya:

• Gunakan platform yang dibangun untuk lingkungan hybrid. Tidak semua harus berbasis cloud — pastikan alat Anda juga bisa bekerja dengan sistem lama di lokasi. (Sering kali ini membutuhkan platform pembangunan yang fleksibel, seperti Botpress.)
• Cari konektor siap pakai. Semakin sedikit kode kustom yang perlu Anda buat agar sistem saling terhubung, semakin cepat Anda bergerak.

4. Keamanan dan kepatuhan

Otomatisasi bisa menghemat waktu – tapi jika menangani informasi sensitif dan keamanannya tidak terjamin, justru bisa menimbulkan masalah besar yang baru.

Mulailah dengan memikirkan jenis data apa yang akan disentuh oleh otomasi Anda: info pelanggan, catatan keuangan, data karyawan, kredensial. Semuanya tergolong sensitif.

Jadi, daripada menganggap keamanan sebagai hal sekunder, jadikan itu sebagai titik awal. Artinya, pilihlah platform BPA (atau agensi mitra) yang sudah tersertifikasi penuh dan dibangun dengan kepatuhan sejak awal.

Platform yang kuat memberi Anda alat untuk tetap mengendalikan:

• Atur izin secara detail agar hanya orang (atau bot) yang tepat yang dapat mengakses data tertentu
• Gunakan enkripsi baik saat data disimpan maupun saat dikirim
• Aktifkan audit log untuk melacak aktivitas dan mendeteksi masalah lebih awal

Dan ya, Botpress memiliki semua ini dan lebih banyak lagi, sudah terpasang secara default. Kami telah membantu ribuan perusahaan mengotomatiskan alur kerja penting tanpa mengorbankan keamanan chatbot.

Dan jika Anda berada di industri yang diatur seperti kesehatan atau keuangan, pastikan platform BPA Anda memiliki sertifikasi seperti SOC 2, HIPAA, dan ISO 27001.

5. Skalabilitas

Hanya karena otomasi berjalan hari ini, bukan berarti akan tetap stabil besok. Apa yang bisa menangani 1000 permintaan per hari bisa saja kewalahan di 10.000. Jika Anda tidak siap untuk pertumbuhan itu, Anda akan membangun ulang dari awal.

Alih-alih menambal masalah seiring waktu, jadikan skalabilitas sebagai bagian dari rencana sejak awal.

Pilih alat yang bisa berkembang bersama Anda, bukan yang hanya cocok untuk bukti konsep. Pertimbangkan bagaimana sistem Anda menangani beban lebih tinggi, apakah bisa memantau performa seiring waktu, dan seberapa mudah beradaptasi saat alur kerja makin kompleks.

Otomatisasi harus berkembang seiring bisnis Anda, bukan membatasinya.

6. Biaya dan alokasi sumber daya

Salah satu tantangan terbesar dalam otomasi adalah meremehkan waktu dan biaya yang dibutuhkan agar hasilnya maksimal. Sering kali, semangat di awal tinggi, tapi akhirnya terhenti di tengah jalan karena perencanaan yang kurang matang.

Alih-alih mencoba mengotomatisasi semuanya sekaligus, pilih satu alur kerja yang berdampak besar dan mudah diukur. Jalankan sebagai pilot, lihat apa yang berhasil (dan tidak), lalu gunakan wawasan itu untuk langkah berikutnya.

Memulai dari yang kecil membantu tim menggunakan anggaran dengan bijak, serta memberikan data nyata untuk membentuk strategi Anda seiring berjalannya waktu.

Anda bisa mempelajari lebih lanjut tentang cara mengimplementasikan sistem AI baru di organisasi dari Blueprint to AI Implementation kami.

5 Jenis Solusi Otomatisasi Proses Bisnis

1. Alat otomasi alur kerja

Jika Anda membangun sistem otomasi apa pun, Anda pasti membutuhkan platform otomasi alur kerja. Inilah yang menjalankan logika Anda – bagian "jika ini, maka itu" dari operasinya.

Platform otomasi workflow memungkinkan Anda merancang proses langkah demi langkah di berbagai aplikasi dan tim.

Platform-platform ini memungkinkan Anda merancang proses langkah demi langkah yang melibatkan berbagai tim dan alat. Banyak yang menawarkan builder visual atau low-code untuk karyawan non-teknis, sekaligus memberi fleksibilitas bagi developer untuk membangun fitur kompleks jika diperlukan.

Dan ya, memang ada banyak pilihan di luar sana. Platform seperti Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street, dan Monday.com semuanya membantu Anda memetakan alur kerja dan mengotomatisasi tugas-tugas membosankan. Beberapa lebih fokus pada operasional internal, yang lain lebih cocok untuk sistem yang berhadapan langsung dengan pelanggan.

Intinya: jika Anda masih menggabungkan proses dengan spreadsheet, formulir, dan pesan Slack, platform otomasi alur kerja adalah solusi untuk naik level.

2. Suite Otomasi Proses End-to-End

Jika platform otomasi workflow menangani hal-hal sederhana, suite otomasi proses end-to-end adalah ruang kontrol operasi penuh.

Paket otomasi proses end-to-end melampaui alur kerja individual dengan mengotomatiskan proses bisnis penuh dari awal hingga akhir. Contohnya: koordinasi lintas fungsi, pelacakan real-time, manajemen kasus, kepatuhan, analitik, dan banyak logika di balik layar.

Perlu diingat: Anda tidak butuh alat secanggih ini hanya untuk menyetujui cuti. Tapi kalau Anda menangani onboarding enterprise, pemrosesan klaim, atau proses dengan banyak bagian, alur, dan kasus khusus? Di sinilah alat ini benar-benar berguna.

Nah, di sinilah banyak orang salah paham. Ada yang mengira mereka harus langsung memakai paket lengkap. Padahal, kecuali Anda menangani volume atau kompleksitas besar, lebih baik mulai dari yang sederhana dulu dan bertahap menambah fitur.

Namun, jika sudah siap, ada beberapa nama besar yang layak dipertimbangkan: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex, dan Bizagi menawarkan solusi kuat untuk orkestrasi skala besar.

Botpress juga masuk dalam daftar ini – terutama jika Anda ingin membangun alur yang kuat, menyeluruh, terasa alami, dan terintegrasi langsung dengan sistem yang sudah ada. (Ya, kami memang berpihak. Tapi... tidak salah juga.)

Singkatnya: Jika operasional Anda mulai rumit karena banyaknya serah terima dan pelacakan manual, platform otomatisasi proses end-to-end adalah solusi untuk merapikannya.

3. Solusi Digital Process Automation (DPA)

Solusi digital process automation adalah alat yang berfokus pada menghubungkan antarmuka pelanggan dengan sistem back-end untuk menciptakan pengalaman digital. Mereka memastikan bahwa ketika pelanggan mengisi formulir, menjadwalkan janji, atau mengobrol dengan bot, alur kerja yang tepat langsung berjalan di belakang layar.

Jadi jika seseorang mengisi permintaan di portal Anda, itu tidak sekadar hilang ke Google Sheet dan harapan. Permintaan itu memicu aksi nyata: kasus dibuat, alur kerja dimulai, tim diberi notifikasi.

Ini sangat berguna jika Anda memiliki alur yang kompleks dan berhadapan langsung dengan pelanggan yang bergantung pada banyak sistem yang saling terhubung.

Platform seperti OutSystems dan Creatio memang dirancang untuk ini. Mereka menghubungkan interaksi front-end dengan logika proses dan otomasi di balik layar.

Singkatnya: Jika Anda ingin aksi pelanggan memicu alur kerja nyata, DPA adalah pilihan utama.

4. Platform Otomasi Berbasis Integrasi

Platform otomatisasi berbasis integrasi dirancang untuk menghubungkan berbagai alat dan memungkinkan alur kerja otomatis dengan memindahkan data di antara mereka secara real time.

Ini adalah konektor. Mereka tidak mencoba mengelola seluruh proses bisnis Anda, mereka hanya ingin aplikasi Anda saling terhubung tanpa Anda harus menjadi perantara.

Platform otomasi berbasis integrasi sangat cocok jika Anda butuh sesuatu seperti: “Saat seseorang menandatangani kontrak di PandaDoc, perbarui HubSpot, kirim notifikasi Slack, dan tandai di Airtable.” Mudah, cepat, dan tanpa perlu tiket engineering.

Jujur saja: alat-alat ini bukan untuk logika rumit atau alur kerja yang penuh regulasi. Tapi jika Anda di bagian operasional, marketing, atau ingin menghilangkan copy-paste manual antar 10 aplikasi, Anda pasti menyukainya.

Zapier mungkin nama paling dikenal di sini. Make (dulu Integromat) menawarkan lebih banyak kekuatan dan fleksibilitas. Workato menambah kemampuan tingkat enterprise (dengan harga lebih tinggi). Tray.io ada di tengah-tengah, dengan nuansa lebih ramah developer.

Anda bisa melakukan banyak hal dengan platform ini: sinkronisasi data antar alat, memicu notifikasi, mengelola flow persetujuan dasar, bahkan membuat otomasi ringan yang langsung menghadap pelanggan.

Perlu diingat: semakin rumit logika Anda, semakin cepat alat-alat ini menunjukkan batasnya. Tapi untuk otomasi ringan? Mereka sangat mudah digunakan.

5. Platform Otomasi Cerdas

Platform otomasi cerdas adalah tempat segalanya mulai menjadi... pintar.

Berbeda dengan alat workflow dasar yang hanya mengikuti aturan kaku, platform otomasi cerdas menggabungkan AI – seperti machine learning, natural language processing, dan pengambilan keputusan berbasis konteks. Jadi, alih-alih “jika X, maka Y”, Anda mendapat “jika ini mirip X dan sentimennya negatif dan dokumen menyebut Y, maka lakukan Z.” Hasilnya lebih nyambung dan fleksibel.

Platform otomasi cerdas sangat berguna saat data Anda berantakan atau Anda ingin otomasi yang terasa lebih manusiawi.

Jadi, seperti apa penerapannya? Membaca faktur yang tidak mengikuti template. Memprioritaskan tiket dukungan berdasarkan nada. Mengklasifikasikan dokumen secara otomatis atau membuat keputusan routing berdasarkan pola sebelumnya. Semua ini bisa dilakukan.

Beberapa pemain besar di sini termasuk UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder, dan Automation Anywhere. Masing-masing menawarkan kombinasi otomasi tradisional dengan AI di atasnya.

Botpress juga cocok di sini, terutama jika Anda ingin agen AI yang memahami permintaan pengguna, merespons secara alami, dan memicu workflow back-end berdasarkan intent.

Kesimpulannya? Jika otomatisasi Anda perlu memahami konteks tersembunyi, otomatisasi cerdas adalah solusinya.

(Tertarik? Artikel intelligent process automation kami membahas platform-platform ini secara lebih mendalam.)

Cara Mengimplementasikan Otomasi Proses Bisnis: Panduan Langkah demi Langkah

Menerapkan otomatisasi proses bisnis tidak harus menjadi proyek transformasi digital AI besar sejak hari pertama. Implementasi terbaik justru dimulai dari yang kecil.

Baik Anda mengotomatisasi alur kerja internal pertama atau mengganti kumpulan alat lama, panduan langkah demi langkah ini akan membantu Anda memahami BPA dengan jelas.

1. Temukan di mana letak hambatannya

Sebelum mulai menggambar flowchart atau membandingkan alat otomasi, mundurlah sejenak dan tanyakan: apa yang sebenarnya memperlambat tim?

Setiap perusahaan pasti punya beberapa proses yang sangat manual, rawan kesalahan, atau sekadar menyebalkan. Di sinilah otomasi benar-benar bisa memberi dampak—bukan hanya di tempat yang mudah diotomasi.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, bicaralah dengan orang yang menjalankan proses. Apa yang berulang? Apa yang menyebabkan keterlambatan? Apa yang sering salah? Anda juga bisa melihat tiket dukungan, keluhan pengguna, atau data sistem untuk menemukan hambatan.

2. Pahami proses yang sedang berjalan

“Jangan otomatisasi apa yang belum Anda pahami” seharusnya jadi aturan #1 dalam panduan BPA mana pun.

Mudah sekali bersemangat mengotomatiskan proses yang rumit, tapi jika Anda belum memahami bagaimana proses itu berjalan (dan mengapa berjalan seperti itu), Anda akan kesulitan di kemudian hari.

Di sinilah riset cepat sangat bermanfaat. Bahkan pertanyaan dasar seperti “Siapa yang memulai alur kerja ini?” atau “Biasanya proses terhambat di mana?” bisa menghemat waktu Anda berjam-jam.

Juga: jangan lewatkan bagian yang rumit. Kasus tepi, solusi satu kali yang digunakan orang agar sistem tetap berjalan – justru di situlah otomatisasi sering gagal.

Pastikan Anda memperhatikan hal-hal berikut:

• Siapa yang memulai alur kerja dan dalam kondisi apa?
• Sistem apa saja yang saat ini terlibat? Mana yang tidak berjalan baik bersama?
• Di mana proses estafet terjadi? Di mana paling sering terjadi kegagalan?
• Langkah mana yang masih mengandalkan solusi manual?

3. Riset solusi BPA

Setelah Anda memetakan proses yang ada dan tahu apa yang ingin ditingkatkan, saatnya memilih alat yang tepat. Tapi ingat: tidak ada satu platform BPA yang “terbaik” untuk semua orang.

Beberapa dibuat untuk otomatisasi tugas sederhana. Lainnya dirancang untuk alur kerja kompleks dengan banyak integrasi. Jadi pertanyaan sebenarnya adalah, apa yang akan bekerja untuk Anda?

Anda perlu mengetahui seberapa teknis tim Anda, sistem apa saja yang perlu diintegrasikan dengan alat BPA, dan seberapa fleksibel alur kerjanya. Beberapa perusahaan butuh kustomisasi tingkat pengembang. Yang lain hanya butuh solusi siap pakai untuk tim operasional mereka.

Anda bisa melakukan ini dengan tiga cara:

Otomasi tugas ringan

Alat-alat ini dibuat untuk kecepatan dan kemudahan. Sangat cocok jika Anda ingin mengotomatisasi pekerjaan sederhana dan berulang.

Paling cocok untuk hal-hal seperti permintaan cuti, routing prospek sederhana, atau logika “jika ini, maka itu” – hal-hal yang tidak memerlukan pengambilan keputusan kompleks atau koordinasi multi-langkah.

Cari fitur seperti:

• Integrasi siap pakai dengan CRM atau alat tiket Anda
• Builder workflow drag-and-drop sederhana
• Batasan jelas pada skalabilitas atau kompleksitas

Platform populer di kategori ini termasuk Botpress, Zapier, Automate.io, dan alat bawaan seperti Notion automations.

Jika Anda baru mencoba BPA atau butuh hasil cepat, ini adalah tempat yang sangat baik untuk memulai.

Otomatisasi alur kerja tingkat menengah

Tingkat ini adalah saat otomatisasi mulai menjadi lebih kuat. Cocok untuk tim yang sudah melewati otomasi tugas dasar dan kini membutuhkan alur kerja yang merespons kondisi adaptif atau membutuhkan keputusan manusia di dalamnya.

Anda mungkin mengarahkan persetujuan berdasarkan nilai transaksi, meningkatkan tiket dukungan berdasarkan sentimen, atau memicu rangkaian multi-langkah saat data pelanggan berubah di CRM Anda.

Alat-alat ini biasanya seimbang antara kemudahan penggunaan dan kemampuan. Anda tetap mendapat antarmuka no-code atau low-code, tapi dengan kontrol lebih atas logika, pengecualian, dan peran.

Beberapa fitur umum dari platform otomasi alur kerja kelas menengah meliputi:

• Logika bercabang dan jalur kondisional
• Izin berbasis peran
• Dukungan untuk alur terstruktur dan pengecualian yang fleksibel

Beberapa alat di bidang ini juga menawarkan audit trail bawaan dan integrasi dengan sistem penting bisnis seperti CRM, ERP, atau basis pengetahuan.

Platform populer termasuk Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (dengan aturan dan otomatisasi), dan Monday.com dengan logika alur kerja.

Pada akhirnya, alat tingkat menengah sangat cocok jika Anda ingin membawa struktur dan kecanggihan lebih ke operasional bisnis – tanpa harus masuk ke mode enterprise penuh. Anda tetap mendapatkan kecepatan dan kemudahan, tapi dengan kontrol yang jauh lebih besar.

BPA tingkat enterprise

Ini adalah platform andalan yang dirancang untuk menangani alur kerja end-to-end di banyak tim dan sistem. Dibuat untuk skala besar dan kompleksitas – ideal untuk operasi global atau rantai persetujuan berlapis.

Jika proses Anda melibatkan banyak sistem (CRM, ERP, HRIS, database khusus), atau butuh kontrol kepatuhan yang detail, BPA tingkat enterprise adalah pilihan yang tepat.

Platform enterprise berfokus pada orkestrasi. Artinya, alur kerja yang menangani pengecualian, sinkronisasi data real-time antar alat, dan menjaga kepatuhan tanpa hambatan.

Fitur yang perlu dicari antara lain:

• Dukungan integrasi yang komprehensif
• Fitur kepatuhan yang kuat dan jejak audit
• Desain yang mendukung kolaborasi

Platform di tingkat ini biasanya sudah dilengkapi analitik bawaan, pelacakan SLA, lingkungan sandbox, dan tata kelola berbasis peran untuk mendukung skala dan kompleksitas.

Pemain populer termasuk Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx, dan Appian.

Dan ingat: apa pun platform yang Anda pilih, harus sesuai dengan cara kerja tim Anda saat ini. Jika alatnya memaksa Anda mengubah seluruh proses hanya agar cocok, berarti itu bukan pilihan yang tepat.

4. Uji coba solusi yang dipilih

Sebelum Anda sepenuhnya beralih ke otomatisasi, mulai dengan satu alur kerja saja.

Anggap saja ini sebagai uji coba Anda. Ini adalah tahap “merangkak” dalam model klasik Merangkak-Berjalan-Berlari.

Pilih sesuatu yang sederhana tapi bermanfaat. Mungkin mengotomatiskan persetujuan permintaan cuti, atau mengarahkan tiket dukungan baru. Kuncinya adalah bisa diukur – waktu yang dihemat, tugas selesai lebih cepat, lebih sedikit kesalahan manual.

Anda bisa membangun ini secara manual dengan alat BPA baru Anda, atau biarkan AI menangani logika dan kasus khusus jika Anda sudah siap.

Beberapa tim menjalankan pilot di sandbox. Yang lain langsung live dengan tim kecil dan memantau hasilnya dengan cermat. Bagaimanapun caranya, Anda akan belajar apa yang tidak berjalan, apa yang perlu disesuaikan, dan dampak yang sebenarnya dihasilkan.

Jika pilot berhasil? Selamat! Anda sudah punya bukti. Gunakan itu untuk menyempurnakan pengaturan dan memperkuat alasan untuk peluncuran yang lebih luas. Jika tidak berhasil? Lebih baik lagi, Anda menemukan masalah sebelum memperluas skala.

Dan jika Anda butuh penjelasan lebih mendalam tentang cara menyusun peluncuran seperti ini, baca tulisan rekan saya tentang implementasi chatbot strategis. Di sana dibahas cara berproses dari tahap awal hingga mahir—tanpa tersandung.

5. Latih tim Anda

Bahkan pengaturan otomasi terbaik pun tidak akan efektif jika tim tidak memahaminya—atau lebih buruk lagi, jika mereka merasa itu dipaksakan tanpa konteks.

Otomasi harus terasa seperti peningkatan yang membantu, bukan pengganti yang mengejutkan. Jika orang tidak tahu bagaimana otomasi ini masuk ke alur kerja harian mereka atau ke mana harus pergi saat ada masalah, mereka akan cepat kembali ke kebiasaan lama.

Jadi jangan hanya memberikan mereka login. Bimbing mereka memahami cara kerjanya di dunia mereka. Tunjukkan apa saja yang bisa dihemat dari pekerjaan mereka. Tegaskan bahwa ini tentang mengurangi tugas berulang, bukan tentang pemutusan hubungan kerja.

Cara Anda meluncurkan ini tergantung ukuran dan struktur tim, tapi adopsi yang kuat biasanya dimulai dengan:

• Panduan khusus peran agar setiap tim melihat bagaimana penerapannya pada pekerjaan mereka
• Panduan ringkas atau video Loom singkat untuk saat mereka lupa fungsi tombol tertentu
• Sediakan saluran terbuka (Slack, email, atau lainnya) untuk pertanyaan, masukan, atau pelaporan masalah

Dengan kata lain: buat otomatisasi terasa seperti alat bantu, bukan ancaman.

6. Kembangkan dan lakukan iterasi

Hanya karena pilot BPA Anda berhasil bukan berarti pekerjaan selesai. Sistem otomatisasi terbaik berkembang seiring waktu, dan memperluas skala terlalu cepat tanpa penyempurnaan justru bisa menyebabkan masalah.

Setelah Anda melihat manfaat dari workflow pertama, kembangkan secara bertahap. Tambahkan use case baru, libatkan lebih banyak tim, dan mulai bangun sistem yang semakin baik seiring pertumbuhan.

Di sinilah iterasi sangat penting. Terus pantau sinyal utama: Apakah alur kerja selesai lebih cepat? Apakah tingkat kesalahan menurun? Apakah orang benar-benar menggunakan sistem baru?

Kemudian, lakukan penyesuaian kecil seiring waktu:

• Perbaiki logika. Jika langkah-langkah sering gagal di titik yang sama, tinjau kembali pemicu atau kondisinya.
• Tingkatkan handoff. Tambahkan kejelasan di titik alur kerja yang melibatkan banyak tim atau alat.
• Lacak adopsi. Jika penggunaan menurun, diskusikan dengan tim. Apakah prosesnya membingungkan? Apakah pekerjaan manual mulai kembali?
• Tinjau kembali metrik. Apakah Anda sudah memantau KPI yang tepat? Tambahkan yang baru jika perlu (misalnya, waktu penyelesaian, tingkat penyelesaian tugas).

Setelah semua bagian berjalan lancar, buat panduan internal. Dengan begitu, tim lain bisa membangun dari yang sudah ada tanpa harus mulai dari nol.

Apa saja contoh penggunaan business process automation?

Onboarding karyawan

Onboarding terdengar sederhana sampai Anda menyadari betapa banyak hal yang harus diurus. Akun yang harus dibuat, dokumen yang harus dikumpulkan, peralatan yang harus disiapkan, dan jadwal yang harus diatur, daftarnya terus bertambah.

Tanpa otomasi, sebagian besar proses ini terjadi lewat email yang tak ada habisnya dan update spreadsheet. Lambat, rawan kesalahan, dan jujur saja? Membuat semua orang pusing.

Mari kita lihat bagaimana BPA benar-benar bisa membuat proses onboarding jadi lancar, baik untuk HR maupun karyawan baru.

Jalankan alur kerja segera setelah penawaran diterima

Keajaiban dimulai setelah kandidat mengatakan ya. Alat BPA dapat secara otomatis membuat data karyawan di HRIS, mengirim email sambutan dan formulir kepatuhan, serta memulai langkah berikutnya tanpa perlu mendorong tiap departemen secara manual.

Bayangkan ini: begitu penawaran ditandatangani, tim TI langsung mendapat tiket untuk menyiapkan laptop dan akun pengguna. Sementara itu, karyawan baru menerima email orientasi yang dipersonalisasi dan tautan untuk mengunggah dokumen yang perlu mereka serahkan.

Jadwalkan tanpa bolak-balik

Orientasi, pendaftaran tunjangan, check-in hari pertama – semuanya bisa dijadwalkan otomatis.

Alih-alih mengatur jadwal secara manual, alat BPA dapat memesan waktu berdasarkan ketersediaan dan mengirim konfirmasi ke semua pihak terkait.

Dan voila. Tidak ada langkah yang terlewat dan karyawan baru benar-benar merasa diterima.

Alat apa yang membuat ini bisa terjadi?

Biasanya Anda akan melihat kombinasi alat: platform HRIS seperti BambooHR atau Personio mengelola data karyawan, alat otomasi alur kerja seperti Kissflow atau Pipefy membantu menghubungkan tugas, dan alat ITSM seperti Jira Service Management memastikan pengaturan teknologi berjalan lancar.

Layanan pelanggan

Jujur saja. Agen support sering membuang waktu untuk hal-hal yang tidak berhubungan langsung dengan membantu pelanggan. Menyortir tiket. Menentukan prioritas. Memutuskan siapa yang menangani apa. Sementara itu, pelanggan menunggu.

Di sinilah otomatisasi (dan penggunaan AI dalam layanan pelanggan) benar-benar bermanfaat. Bukan untuk menggantikan tim dukungan Anda, tapi untuk mengurangi beban mereka agar bisa fokus menyelesaikan masalah nyata.

Triage otomatis

Saat permintaan dukungan masuk, seseorang (atau sesuatu) harus menentukan topiknya. Apakah ini masalah penagihan? Bug? Apakah pelanggan marah atau hanya bingung?

Sistem BPA bisa mengambil alih sepenuhnya. Dengan AI (misal: analisis sentimen, pencocokan kata kunci, atau riwayat akun), sistem BPA bisa mengkategorikan dan memprioritaskan tiket secara otomatis. Jadi, alih-alih agen harus membaca semua permintaan, mereka langsung diarahkan ke permintaan yang paling membutuhkan.

Routing pintar

Setelah tiket dikategorikan, langkah berikutnya adalah mengirimkannya ke orang yang tepat. Proses ini saja bisa memakan waktu berjam-jam jika dilakukan secara manual.

Dengan BPA, proses pengalihan berjalan instan. Pertanyaan tagihan langsung ke tim Keuangan. Bug produk prioritas tinggi langsung ke Engineering. Masalah klien VIP langsung ditandai untuk agen senior Anda. Anda bisa membangun logika apa pun yang dibutuhkan, dan semuanya berjalan otomatis di belakang layar.

Pengisian otomatis dan pembaruan status

Setiap agen dukungan tahu repotnya copy-paste data pelanggan dari satu sistem ke sistem lain.

Tapi jika BPA Anda terhubung ke CRM atau alat internal, ia bisa mengisi otomatis kolom tiket dengan data relevan sebelum agen menyentuhnya.

Anda juga bisa menggunakan otomasi untuk mengirim pembaruan status secara real-time atau menindaklanjuti respons yang tertunda. Artinya, pekerjaan manual tim berkurang dan pengalaman pelanggan jadi lebih mulus.

Alat yang memudahkan hal ini

Platform seperti Zendesk dan Freshdesk sudah memiliki fitur BPA bawaan. Padukan dengan alat routing berbasis AI dan integrasi dengan CRM atau basis pengetahuan internal Anda, dan Anda punya mesin dukungan yang bisa diskalakan.

Ucapkan selamat tinggal pada tugas admin berulang.

Manajemen kontrak

Mengelola kontrak secara manual? Bersiaplah menghadapi kekacauan versi dan tenggat waktu yang terlewat. Mengotomatiskan alur kerja kontrak membawa keteraturan dan kecepatan yang sangat dibutuhkan – terima kasih AI di pengadaan!

Buat kontrak secara otomatis

Paling cocok untuk: Perjanjian standar seperti NDA, SOW, atau MSA.

Fungsinya: Menarik data dari template dan mengisi detail secara otomatis berdasarkan input CRM atau formulir.

Tips penting: Kunci kolom-kolom utama untuk mencegah perubahan tanpa izin, tapi tetap sediakan ruang untuk ketentuan khusus.

Arahkan untuk ditinjau dan tanda tangan elektronik

Paling cocok untuk: Persetujuan internal, kolaborasi lintas tim, dan tanda tangan klien.

Fungsinya: Mengirim kontrak ke orang yang tepat pada waktu yang tepat – seperti bagian legal, keuangan, manajer, atau klien – berdasarkan aturan yang sudah ditentukan.

Tips penting: Gunakan alat yang melacak siapa yang membuka dan menandatangani dokumen, sehingga Anda tidak perlu menebak di mana proses terhambat.

Lacak perubahan dan atur pengingat

Paling cocok untuk: Menjaga kontrak tetap sesuai aturan dan selalu terbaru.

Apa fungsinya: Mencatat perubahan dan persetujuan dalam jejak audit, lalu mengirim pengingat untuk pembaruan atau tinjauan kepatuhan yang akan datang.

Tips: Jangan menunggu seseorang mengingat—atur notifikasi otomatis 30, 60, atau 90 hari sebelum tanggal penting.

Alat apa yang membuat ini bisa terjadi?

Alat umum meliputi platform CLM (misal, Ironclad, DocuSign CLM), alat otomatisasi dokumen, platform alur kerja dan tanda tangan elektronik (misal, PandaDoc, HelloSign).

Pemrosesan faktur dan pengeluaran

Penanganan faktur manual adalah pekerjaan yang menguras waktu dan kesabaran. Menyalin angka dari PDF, mencari email persetujuan, mengejar orang untuk kuitansi – tak heran tim keuangan sering kewalahan.

Mari kita lihat bagaimana BPA membantu membereskan masalah ini.

Ekstrak data faktur

Langkah pertama: tinggalkan entri manual. Alat BPA dengan OCR atau AI bisa memindai faktur dan mengambil detail penting seperti nama vendor, jumlah, tanggal jatuh tempo, item – secara otomatis. Tidak perlu lagi bolak-balik antara file dan spreadsheet.

Cocokkan dengan PO atau anggaran

Setelah data masuk, Anda perlu mencocokkannya dengan sesuatu. Misalnya, pesanan pembelian yang sudah ada atau anggaran departemen.

Otomatisasi menangani ini secara instan dan menandai apa pun yang tidak sesuai, sehingga tidak ada yang terlewat tanpa diketahui.

Rute untuk persetujuan

Daripada mengirim email “Hei, bisa tolong setujui ini?”, biarkan BPA yang mengatur routing. Sistem akan mengirimkan invoice ke orang yang tepat sesuai aturan.

Dan ya, bot juga akan mengingatkan mereka.

Sinkronkan dengan perangkat akuntansi

Setelah semuanya disetujui, BPA bisa langsung memasukkan faktur ke software akuntansi Anda secara otomatis. Tidak perlu entri data tambahan. Selesai.

Alat seperti Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks, dan NetSuite memudahkan pengaturan ini. Jika tim keuangan Anda masih melakukan semuanya secara manual... mari kita perbaiki.

Terapkan Solusi AI Bulan Depan

Otomatisasi adalah cara tim modern bergerak lebih cepat dan fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting.

Botpress adalah platform AI percakapan yang memberikan tim alat untuk membangun otomatisasi proses bisnis yang kuat – dari alur kerja sederhana hingga integrasi multi-sistem yang kompleks.

Dengan pembuat alur visual, integrasi tanpa batas, dan dukungan multibahasa, siapa pun bisa meluncurkan otomasi skala besar tanpa menulis satu baris kode pun.

Mulai membangun hari ini. Gratis.

FAQ

Apa itu otomatisasi proses bisnis (BPA)?

BPA adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan alur kerja dan proses rutin. Biasanya melibatkan penerapan perangkat lunak yang menyederhanakan tugas berulang, mengurangi pekerjaan manual, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Proses bisnis mana yang paling cocok untuk otomatisasi?

Proses yang sering terjadi dan mengikuti aturan yang jelas adalah kandidat ideal untuk otomatisasi. Misalnya, onboarding karyawan, persetujuan pembelian, interaksi layanan pelanggan, dan entri data bisa diotomatisasi untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

Apa perbedaan antara RPA dan BPA?

Robotic Process Automation (RPA) menggunakan bot perangkat lunak untuk tugas sederhana dan berulang seperti entri data, sedangkan Business Process Automation (BPA) menghubungkan berbagai sistem untuk mengotomasi seluruh alur kerja dan beberapa langkah proses demi perbaikan yang lebih menyeluruh.

Siapa yang diuntungkan dari otomasi proses bisnis?

Otomatisasi memberikan nilai di semua lini. Bisnis menghemat waktu dan biaya, karyawan bisa fokus pada tugas yang lebih penting dan strategis, dan pelanggan mendapat layanan yang lebih cepat dan andal.

Bagaimana cara mengukur ROI dari BPA?

ROI dapat dipantau dengan mengukur indikator kinerja utama seperti penurunan waktu proses, penghematan biaya, peningkatan akurasi data dan kepatuhan, serta kepuasan pelanggan yang lebih baik. Tinjauan rutin dan umpan balik dari tim membantu memastikan BPA memberikan manfaat yang diharapkan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melihat hasil dari BPA?

Beberapa peningkatan efisiensi mungkin terasa dalam beberapa bulan, tapi manfaat penuh biasanya butuh waktu lebih lama. Penting untuk menerapkan secara bertahap dan terus mengoptimalkan agar nilai jangka panjang BPA bisa tercapai.