Apa yang dimaksud dengan Otomatisasi Proses Bisnis?

Saya pernah menyaksikan tim rantai pasokan mengalihkan satu pesanan pembelian melalui tujuh sistem dan empat orang. Butuh waktu lima hari. Pesanan yang sebenarnya? Toner printer senilai $72.

Ketika saya berbicara dengan tim, tidak ada yang bisa memberi tahu saya mengapa proses itu ada. Sebaliknya, mereka menggumamkan kalimat terlarang: "Ini adalah cara yang selalu kami lakukan."

Di sinilah letak keunggulan otomatisasi proses bisnis (BPA). Bukan chatbot AI yang mencolok atau lengan robotik - tetapi otomatisasi proses yang efektif yang menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggunya.

Di Botpress, kami telah membantu menyebarkan lebih dari 750.000 Agen AI yang menyederhanakan proses bisnis - mulai dari proses penerimaan vendor hingga rekonsiliasi faktur - untuk UKM, perusahaan, dan agensi. 

Kami telah melihat secara langsung bagaimana BPA memisahkan perusahaan yang berkembang secara efisien dari perusahaan yang terhenti. 

"BPA memberdayakan orang untuk berbuat lebih banyak. Satu orang sekarang dapat mengelola apa yang dulunya membutuhkan sepuluh orang," jelas Ajaykumar Mudaliar, Manajer Produk di Botpress. "BPA adalah pembuka jalan bagi bisnis untuk berpindah dari pertumbuhan linier ke skalabilitas eksponensial."

Dalam artikel ini, saya akan menjelaskan apa itu BPA, tantangan umum dalam mengimplementasikan BPA, dan menjelaskan bagaimana cara mengimplementasikan strategi BPA yang sukses.

Apa yang dimaksud dengan otomatisasi proses bisnis?

Otomatisasi proses bisnis (BPA) adalah penggunaan teknologi untuk merampingkan dan menjalankan tugas dan alur kerja yang secara tradisional melibatkan input manusia.

Proses bisnis adalah serangkaian langkah yang diikuti perusahaan untuk menyelesaikan tugas, seperti menyetujui permintaan cuti, memproses faktur, atau memenuhi pesanan online.

BPA adalah cara perusahaan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan dengan menyerahkan aspek-aspek operasi mereka yang berulang kepada mesin. 

Namun dalam banyak kasus, otomatisasi tidak menggantikan manusia, melainkan menambahnya, sehingga memungkinkan manusia dan mesin untuk bekerja sama dengan lebih efisien. Hal ini sudah menjadi praktik umum hingga 2/3 organisasi telah mengotomatiskan proses bisnis setidaknya dalam satu fungsi bisnis.

Apa contoh otomatisasi proses bisnis?

Pemenuhan pesanan adalah contoh sempurna bagaimana otomatisasi menyederhanakan tugas sehari-hari. Apa yang dulunya membutuhkan beberapa orang dan beberapa langkah sekarang terjadi dalam hitungan detik.

Skenario: Seorang pelanggan melakukan pemesanan di situs web 

Tanpa otomatisasi, seseorang di tim operasi atau pemenuhan mungkin harus melakukannya:

1. Memeriksa secara manual apakah barang tersedia
2. Memperbarui sistem inventaris
3. Memproses pembayaran
4. Tulis dan kirim email konfirmasi
5. Memberitahukan gudang atau mitra pengiriman
6. Membuat label pengiriman
7. Berbagi informasi pelacakan dengan pelanggan

Tetapi dengan BPA, seluruh rangkaian langkah dapat terjadi dalam hitungan detik. 

Begitu pesanan masuk, sistem BPA langsung bekerja: sistem ini memverifikasi pembelian, menyesuaikan tingkat stok, mengisi kartu, dan memicu pemenuhan pesanan - semuanya tanpa manusia menyentuh keyboard.

Apa perbedaan antara RPA dan BPA?

RPA mengotomatiskan tugas-tugas individu dengan meniru tindakan manusia, sementara BPA mengotomatiskan seluruh alur kerja dengan mengatur sistem di belakang layar.

Otomatisasi proses robotik (RPA) berfokus pada tugas-tugas di tingkat permukaan - jenis aktivitas berulang yang mungkin dilakukan manusia menggunakan komputer. Ini termasuk menyalin data dari satu spreadsheet ke spreadsheet lainnya, atau mengisi formulir digital. 

Di sisi lain, BPA berkaitan dengan proses ujung ke ujung. Alih-alih mensimulasikan input manusia, BPA menghubungkan sistem yang berbeda secara langsung. BPA menangani orkestrasi berbagai tugas, menggunakan API dan basis data untuk memindahkan informasi, membuat keputusan, dan memicu tindakan di seluruh departemen. 

Dalam praktiknya, teknologi ini sering kali bekerja bersama. Inisiatif BPA sering kali menyertakan komponen RPA untuk menjembatani tugas-tugas dalam alur otomatis yang lebih besar.

Kapan saya harus menggunakan RPA daripada BPA?

RPA lebih cepat diimplementasikan untuk kasus penggunaan yang sempit. Paling baik untuk mengotomatiskan langkah-langkah yang terisolasi dalam suatu proses, terutama ketika sistem tidak terintegrasi dengan baik. Jadi, jika tim Anda ingin mengotomatiskan tugas tanpa mengubah sistem yang ada, pilihlah solusi RPA.

BPA membutuhkan perencanaan yang lebih matang namun menawarkan dampak yang lebih luas, memungkinkan otomatisasi alur kerja yang kompleks di seluruh tim dan sistem. Jika Anda mencoba merampingkan seluruh alur kerja yang mencakup beberapa departemen atau alat, maka solusi BPA lebih baik untuk kebutuhan Anda.

Fitur dan Komponen Utama Alat BPA

Alat bantu otomatisasi proses bisnis mencakup beberapa komponen inti yang bekerja sama untuk mendorong efisiensi dan mengurangi intervensi manual:

Otomatisasi alur kerja

Otomatisasi alur kerja adalah inti dari sistem BPA: kemampuan untuk membuat alur langkah demi langkah yang menangani tugas secara otomatis. Alur kerja ini memastikan tindakan yang tepat dilakukan dalam urutan yang benar, di seluruh tim, dan alat.

Integrasi data

Alat bantu BPA terhubung dengan sistem yang sudah digunakan oleh tim, seperti CRM, perangkat lunak SDM, atau basis data internal, sehingga alat bantu ini dapat menarik dan memperbarui informasi secara otomatis.

Hal ini membuat data tetap akurat dan proses berjalan dengan lancar di berbagai tim dan alat yang berbeda.

Pemetaan dan desain proses

Sebelum tim dapat mengotomatiskan suatu proses, mereka perlu memahaminya. Di situlah pembangun visual berperan. Visual builder membantu tim:

• Memetakan alur kerja saat ini selangkah demi selangkah
• Menemukan celah atau langkah yang tidak perlu
• Berkolaborasi di seluruh tim sebelum otomatisasi apa pun ditayangkan

Pemantauan dan pelaporan waktu nyata

Setelah semuanya berjalan, tim perlu memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak. Platform BPA yang bagus menawarkan:

• Dasbor dengan statistik langsung (penyelesaian tugas, penundaan, kesalahan)
• Deteksi kemacetan
• Pelaporan yang mudah untuk audit atau tinjauan kinerja

Fitur keamanan dan kepatuhan

Platform BPA yang baik membantu menjaga keamanan data. Platform ini menawarkan fitur keamanan seperti kontrol izin dan log aktivitas untuk melindungi informasi sensitif dan memenuhi peraturan industri.

Hal ini sangat penting terutama di bidang-bidang seperti keuangan, SDM, dan perawatan kesehatan, di mana privasi dan kepatuhan sangat penting.

Logika dan ekstensibilitas khusus

Platform BPA yang efektif akan menyertakan fitur-fitur seperti:

• Peraturan dan ketentuan
• Integrasi API
• Penyiapan modular

Alat-alat ini memudahkan untuk membangun otomatisasi yang sesuai dengan proses yang berbeda dan dapat menyesuaikan dengan perubahan.

Apa saja manfaat otomatisasi proses bisnis?

Peningkatan efisiensi

Otomatisasi menghilangkan kemacetan dan ketergantungan manual, memungkinkan tugas-tugas berjalan tanpa harus menunggu handoff atau persetujuan.

Hal ini menciptakan lebih banyak skala yang dapat berkembang dengan lancar seiring dengan pertumbuhan bisnis, tanpa peningkatan jumlah karyawan secara proporsional.

Penghematan biaya yang lebih tinggi

BPA mengurangi tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas rutin dan mencegah kesalahan yang merugikan yang disebabkan oleh kesalahan manusia atau ketidakkonsistenan.

Seiring berjalannya waktu, penghematan ini semakin bertambah - terutama dalam proses bervolume tinggi - sehingga membebaskan anggaran untuk inovasi, bukan hanya untuk pemeliharaan.

Akurasi data yang ditingkatkan

Data yang lebih akurat akan menghasilkan keputusan yang lebih meyakinkan.

Dengan mengotomatiskan entri data dan pembaruan sistem, BPA mengurangi kemungkinan kesalahan manusia yang masuk ke dalam laporan atau alur kerja. 

Peningkatan kepatuhan dan manajemen risiko

Dalam industri yang diatur, penyimpangan proses dapat membawa konsekuensi hukum atau keuangan. 

BPA memberlakukan prosedur standar dan menyimpan catatan terperinci. Hal ini memperkuat kesiapan audit dan meminimalkan paparan terhadap risiko terkait proses.

Layanan pelanggan yang lebih baik

Proses otomatis merespons dengan lebih cepat dan lebih konsisten - baik itu tiket dukungan, pembaruan pesanan, atau langkah orientasi.

Dengan sistem yang terhubung dan penundaan yang lebih sedikit, pelanggan mendapatkan layanan yang tepat waktu dan dapat diandalkan setiap saat.

Apa saja 6 tantangan dalam mengimplementasikan BPA?

1. Kualitas dan integrasi data

Alasan umum kegagalan otomatisasi bukanlah alur kerja itu sendiri - melainkan data yang dimasukkan ke dalamnya.

Bahkan otomatisasi terbaik pun tidak dapat berbuat banyak dengan input yang tidak lengkap atau ketinggalan zaman.

Mengalami masalah otomatisasi? Cobalah:

• Membersihkan saluran data sebelum menskalakan BPA - pastikan data benar-benar dapat digunakan sebelum mengotomatiskannya
• Memilih alat yang terintegrasi dengan sistem yang sudah ada - tidak ada lagi pengaturan tambal sulam atau sumber yang terputus-putus
• Mengaudit kelengkapan input data utama, terutama yang mendorong keputusan atau logika percabangan

2. Manajemen perubahan

Jika tim Anda melihat otomatisasi sebagai ancaman dan bukan sebagai alat bantu, maka akan memperlambat segalanya. Resistensi adalah hal yang wajar, terutama jika karyawan tidak paham tentang bagaimana fungsi pekerjaan mereka akan berubah ...

Untuk mendapatkan dukungan di awal, libatkan pengguna akhir (yaitu karyawan) sejak awal. Mintalah masukan dari mereka mengenai masalah yang dihadapi dan biarkan mereka berkontribusi pada bagaimana otomatisasi digunakan dalam alur kerja mereka.

Dan jangan hanya mengumumkan kedatangan alat baru. Sebaliknya, berikan penjelasan yang jelas yang berpusat pada manfaat bagi karyawan. 

Pembingkaiannya akan tergantung pada bagaimana tempat kerja Anda menggunakan BPA. Mungkin saja otomatisasi diperkenalkan untuk menghilangkan gesekan, dan bukan untuk menggantikan karyawan. Atau mungkin solusi BPA Anda akan memungkinkan karyawan untuk lebih fokus pada pekerjaan yang kompleks, daripada membuang waktu untuk tugas yang berulang-ulang.

Peluncuran otomatisasi harus terasa kolaboratif, bukan top-down. Dalam semua kasus, pimpinlah dengan empati dan kejelasan.

3. Kompatibilitas sistem

Alat otomatisasi modern memang hebat... sampai mereka bertemu dengan sistem dari tahun 2007 yang tidak bisa disentuh oleh siapa pun tanpa tiket TI.

Jika proyek BPA Anda terus terhenti karena perangkat lunak yang kaku atau API yang terkunci, Anda tidak sendirian. Tetapi ada beberapa cara untuk mempermudahnya:

• Gunakan platform yang dibuat untuk lingkungan hibrida. Tidak semuanya harus cloud-native - pastikan peralatan Anda juga dapat bekerja dengan sistem lokal yang lebih lama. (Hal ini sering kali melibatkan penggunaan platform pembuatan yang fleksibel, seperti Botpress).
• Carilah konektor yang sudah jadi. Semakin sedikit kode khusus yang perlu Anda tulis untuk membuat segala sesuatunya berbicara satu sama lain, semakin cepat Anda bergerak.

4. Keamanan dan kepatuhan

Otomatisasi bisa menghemat waktu - namun jika menangani informasi sensitif dan tidak sepenuhnya aman, otomatisasi bisa membuka dunia baru yang penuh dengan kesalahan kritis. 

Mulailah dengan memikirkan jenis data yang akan disentuh oleh otomatisasi Anda: informasi pelanggan, catatan keuangan, data karyawan, kredensial. Semua data tersebut dianggap sensitif. 

Jadi, alih-alih memperlakukan keamanan sebagai renungan, jadikanlah keamanan sebagai titik awal. Itu berarti memilih platform BPA (atau agen mitra) yang sepenuhnya bersertifikat dan dibangun dengan mempertimbangkan kepatuhan sejak hari pertama.

Platform yang kuat memberi Anda alat untuk tetap memegang kendali:

• Tetapkan izin yang sangat halus sehingga hanya orang yang tepat (atau bot) yang dapat menyentuh data tertentu
• Gunakan enkripsi baik saat istirahat maupun dalam perjalanan
• Aktifkan log audit untuk melacak aktivitas dan menangkap masalah lebih awal

Dan ya, Botpress memiliki semua ini dan banyak lagi, dibangun secara default. Kami telah membantu ribuan perusahaan mengotomatiskan alur kerja penting tanpa mengorbankan keamanan chatbot.

Dan jika Anda berada di industri yang diatur seperti perawatan kesehatan atau keuangan, pastikan platform BPA Anda memiliki sertifikasi seperti SOC 2, HIPAA, dan ISO 27001.

5. Skalabilitas

Hanya karena sebuah otomatisasi bekerja hari ini, bukan berarti ia akan bertahan besok. Apa yang menangani 1000 permintaan per hari mungkin akan berhenti pada 10.000 permintaan. Dan jika Anda tidak siap untuk pertumbuhan itu, Anda akan berakhir dengan membangun kembali dari awal. 

Alih-alih menambal berbagai hal saat Anda melakukannya, jadikan skalabilitas sebagai bagian dari rencana sejak awal. 

Pilihlah alat yang dapat berkembang bersama Anda, bukan alat yang hanya berfungsi sebagai bukti konsep. Pikirkan bagaimana sistem Anda menangani beban yang lebih tinggi, apakah sistem dapat memantau kinerja dari waktu ke waktu, dan seberapa mudah sistem dapat beradaptasi seiring dengan semakin kompleksnya alur kerja. 

Otomatisasi seharusnya tumbuh bersama bisnis Anda, bukan membatasinya.

6. Alokasi biaya dan sumber daya

Salah satu tantangan terbesar dalam otomatisasi adalah meremehkan berapa banyak waktu dan anggaran yang diperlukan untuk melakukannya dengan baik. Sering kali kita terjun dengan niat yang baik, namun terhenti di tengah jalan karena perencanaan yang buruk.

Daripada mencoba mengotomatiskan semuanya sekaligus, pilihlah satu alur kerja yang berdampak besar dan mudah diukur. Jalankan sebagai percontohan, lihat apa yang berhasil (dan apa yang tidak), dan gunakan wawasan tersebut untuk memandu langkah Anda selanjutnya.

Memulai dari yang kecil akan membantu tim membelanjakan uang dengan bijak, dan memberi Anda data nyata untuk membentuk strategi Anda seiring berjalannya waktu. 

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara mengimplementasikan sistem AI baru ke dalam organisasi melalui Blueprint to AI Implementation. 

5 Jenis Solusi Otomatisasi Proses Bisnis

1. Alat bantu otomatisasi alur kerja

Jika Anda membangun sistem otomatisasi apa pun, Anda akan membutuhkan platform otomatisasi alur kerja. Inilah yang sebenarnya menjalankan logika Anda - bagian operasi "jika ini, maka itu".

Platform otomatisasi alur kerja memungkinkan Anda merancang proses langkah demi langkah di berbagai aplikasi dan tim. 

Platform ini memungkinkan Anda merancang proses langkah demi langkah yang menjangkau berbagai tim dan alat. Banyak yang menawarkan pembangun visual atau kode rendah untuk karyawan non-teknis, sekaligus memberikan fleksibilitas kepada pengembang untuk membangun fitur kompleks saat dibutuhkan. 

Dan ya, ada banyak pilihan di luar sana. Platform seperti Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street, dan Monday.com semuanya membantu Anda memetakan alur kerja dan mengotomatiskan hal-hal yang membosankan. Beberapa lebih condong ke arah operasi internal, yang lain lebih baik dengan sistem yang berhadapan dengan pelanggan.

Intinya adalah: jika Anda masih menyatukan proses-proses dengan spreadsheet, formulir, dan pesan Slack , platform otomatisasi alur kerja adalah yang Anda perlukan untuk naik level.

2. Suite Otomasi Proses End-to-End

Jika platform otomatisasi alur kerja menangani hal-hal yang sederhana, rangkaian otomatisasi proses end-to-end adalah ruang kontrol operasi yang lengkap.

Rangkaian otomatisasi proses menyeluruh melampaui alur kerja individual dengan mengotomatiskan proses bisnis secara penuh dari awal hingga akhir. Pikirkan: koordinasi lintas fungsi, pelacakan waktu nyata, manajemen kasus, kepatuhan, analisis, dan banyak logika di balik layar.

Mari kita perjelas: Anda tidak memerlukan tingkat alat bantu ini untuk menyetujui permintaan cuti. Tetapi jika Anda menjalankan sesuatu seperti orientasi perusahaan, pemrosesan klaim, atau apa pun yang memiliki banyak bagian yang bergerak, handoff, dan edge case? Di sinilah mereka bersinar.

Nah, di sinilah orang-orang menjadi bingung. Beberapa orang beranggapan bahwa mereka langsung membutuhkan suite raksasa. Namun, kecuali jika Anda beroperasi pada volume atau kompleksitas yang serius, Anda mungkin lebih baik memulai dengan sesuatu yang lebih sederhana dan berlapis-lapis.

Meskipun demikian, ketika Anda sudah siap, ada beberapa nama besar yang patut dipertimbangkan: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex, dan Bizagi, semuanya menawarkan kekuatan yang serius untuk orkestrasi skala besar.

Selain itu, Botpress juga masuk dalam daftar ini - terutama jika Anda ingin membangun alur end-to-end yang kuat, yang terasa seperti percakapan dan terintegrasi langsung dengan stack yang sudah ada. (Ya, kami bias. Tapi juga... tidak salah.)

TL; DR: Jika operasi Anda menjadi kusut dalam handoff dan pelacakan manual, rangkaian otomatisasi proses end-to-end adalah platform yang menguraikannya.

3. Solusi Otomasi Proses Digital (DPA)

Solusi otomatisasi proses digital adalah alat yang berfokus pada menghubungkan antarmuka yang berhadapan langsung dengan pelanggan dengan sistem back-end untuk menciptakan pengalaman digital. Solusi ini memastikan bahwa ketika pelanggan mengirimkan formulir, menjadwalkan janji temu, atau mengobrol dengan bot, alur kerja yang tepat benar-benar dimulai di belakang layar.

Jadi, jika seseorang mengisi permintaan di portal Anda, permintaan tersebut tidak hanya lenyap begitu saja ke dalam Google Sheet dan doa. Ini memicu sesuatu yang nyata: sebuah kasus dibuat, alur kerja dimulai, sebuah tim diberitahu.

Hal ini sangat berguna jika Anda memiliki alur yang kompleks dan berhubungan dengan pelanggan yang bergantung pada beberapa sistem yang saling berbicara satu sama lain.

Platform seperti OutSystems dan Creatio dibuat untuk hal ini. Platform ini menghubungkan interaksi front-end dengan logika proses dan otomatisasi di balik layar.

TL; DR: Jika Anda ingin tindakan pelanggan memicu alur kerja yang nyata, DPA adalah pilihan yang tepat.

4. Platform Otomasi yang Dipimpin oleh Integrasi

Platform otomatisasi berbasis integrasi dirancang untuk menghubungkan berbagai alat yang berbeda dan memungkinkan alur kerja otomatis dengan memindahkan data di antara alat tersebut secara real time.

Inilah penghubungnya. Mereka tidak mencoba mengelola seluruh proses bisnis Anda, mereka hanya ingin aplikasi-aplikasi Anda berbicara satu sama lain tanpa Anda bertindak sebagai perantara.

Platform otomatisasi yang dipimpin integrasi sangat bagus jika Anda membutuhkan sesuatu seperti: "Ketika seseorang menandatangani kontrak di PandaDoc, perbarui HubSpot, kirim notifikasi Slack , dan tandai mereka di Airtable." Mudah, cepat, dan tidak ada tiket rekayasa.

Jujur saja: alat ini tidak hadir untuk logika yang rumit atau alur kerja yang penuh dengan kepatuhan. Namun jika Anda berada di bagian operasional, pemasaran, atau hanya mencoba menghapus salin-tempel manual di antara 10 aplikasi, Anda akan menyukainya.

Zapier mungkin adalah nama yang paling terkenal di sini. Make (sebelumnya Integromat) memberi Anda sedikit lebih banyak kekuatan dan fleksibilitas. Workato menambahkan otot kelas perusahaan (dengan harga yang lebih tinggi). Tray.io berada di antara keduanya, dengan suasana yang lebih ramah pengembang.

Anda bisa melakukan banyak hal dengan platform ini: menyinkronkan data di seluruh alat, memicu notifikasi, mengelola alur persetujuan dasar, dan bahkan menyatukan otomatisasi yang berhubungan dengan pelanggan.

Perlu diingat: semakin rumit logika Anda, semakin cepat alat ini akan menunjukkan batasnya. Tetapi untuk otomatisasi ringan? Mereka hanya tinggal pasang dan pakai.

5. Platform Otomasi Cerdas

Platform otomatisasi cerdas adalah tempat segala sesuatunya mulai menjadi... cerdas.

Tidak seperti alat bantu alur kerja dasar yang mengikuti aturan yang kaku, platform otomatisasi cerdas memadukan AI - pikirkan pembelajaran mesin , pemrosesan bahasa alamidan pengambilan keputusan berdasarkan konteks. Jadi, alih-alih "jika X, maka Y," Anda mendapatkan "jika ini terlihat seperti X dan sentimennya negatif dan dokter mengatakan Y, maka lakukan Z." Anda mendapatkan nuansa. Anda mendapatkan fleksibilitas.

Platform otomatisasi cerdas sangat berguna ketika data Anda berantakan atau Anda menginginkan otomatisasi yang terasa lebih manusiawi.

Jadi, seperti apa hal ini dalam praktiknya? Membaca faktur yang tidak mengikuti template. Memprioritaskan tiket dukungan berdasarkan nada. Mengklasifikasikan dokumen secara otomatis atau membuat keputusan perutean berdasarkan pola sebelumnya. Semua bisa dilakukan.

Beberapa pemain besar di sini termasuk UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder, dan Automation Anywhere. Masing-masing menawarkan perpaduan otomatisasi tradisional dengan AI yang berlapis di atasnya.

Botpress juga cocok di sini, terutama jika Anda menginginkan agen AI yang memahami apa yang ditanyakan pengguna, merespons secara alami, dan memicu alur kerja back-end berdasarkan maksud.

Intinya? Jika otomatisasi Anda perlu membaca yang tersirat, otomatisasi cerdas adalah langkah yang tepat.

(Tertarik? Artikel otomatisasi proses cerdas kami membahas tentang platform ini secara lebih rinci).

Bagaimana Menerapkan Otomatisasi Proses Bisnis: Panduan Langkah-demi-Langkah

Meluncurkan otomatisasi proses bisnis tidak harus menjadi upaya transformasi digital AI yang masif sejak hari pertama. Implementasi terbaik dimulai dari yang kecil. 

Baik Anda mengotomatiskan alur kerja internal pertama Anda atau mengganti tambal sulam alat lama, panduan langkah demi langkah ini akan membantu Anda melakukan pendekatan terhadap BPA dengan jelas.

1. Cari tahu di mana letak gesekannya

Sebelum Anda mulai menggambar diagram alur atau membandingkan alat bantu otomatisasi, ambil langkah mundur dan tanyakan: apa yang sebenarnya memperlambat tim?

Setiap perusahaan memiliki beberapa proses yang sangat manual, rawan kesalahan, atau sangat menjengkelkan. Di situlah otomatisasi dapat membuat perbedaan nyata - bukan hanya di tempat yang paling mudah untuk dimasukkan ke dalam alur kerja.

Jika Anda tidak yakin harus memulai dari mana, bicaralah dengan orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Apa yang berulang? Apa yang menyebabkan penundaan? Apa yang terus menerus dilakukan dengan salah? Anda juga bisa melihat tiket dukungan, keluhan pengguna, atau data sistem untuk menemukan kemacetan.

2. Memahami proses yang ada saat ini

"Jangan mengotomatiskan apa yang tidak Anda pahami" harus menjadi aturan nomor satu dalam buku pedoman BPA.

Sangat mudah untuk bersemangat mengotomatiskan proses yang kikuk, tetapi jika Anda tidak meluangkan waktu untuk mencari tahu bagaimana proses itu sebenarnya bekerja (dan mengapa proses itu bekerja seperti itu), Anda menyiapkan diri Anda untuk kesusahan di kemudian hari.

Di sinilah pendalaman yang cepat dan mendalam akan terbayar. Bahkan pertanyaan dasar seperti "Siapa yang memulai alur kerja ini?" atau "Di mana biasanya terjadi kemacetan?" dapat menghemat waktu pengerjaan ulang.

Juga: jangan melewatkan bagian yang berantakan. Kasus-kasus tepi, solusi sekali pakai yang digunakan orang untuk membuat segala sesuatunya berjalan - di situlah otomatisasi cenderung rusak.

Pastikan untuk mencarinya:

• Siapa yang memulai alur kerja dan dalam kondisi apa?
• Sistem apa saja yang saat ini terlibat? Sistem mana yang tidak bekerja sama dengan baik?
• Di mana handoff terjadi? Di mana mereka paling sering berantakan?
• Langkah mana yang mengandalkan solusi manual?

3. Meneliti solusi BPA

Setelah Anda memetakan proses Anda saat ini dan mengetahui apa yang ingin Anda tingkatkan, sekarang saatnya untuk memilih alat bantu. Namun, inilah masalahnya: tidak ada platform BPA yang "terbaik" secara universal.

Beberapa dibuat untuk otomatisasi tugas sederhana. Ada pula yang dibuat untuk alur kerja yang kompleks dan multi-langkah dengan banyak integrasi. Jadi pertanyaan sebenarnya adalah, apa yang akan bekerja untuk Anda?

Anda harus mencari tahu seberapa teknis tim Anda, sistem apa yang perlu disambungkan dengan alat BPA, dan seberapa fleksibel alur kerjanya. Beberapa perusahaan membutuhkan kustomisasi tingkat pengembang. Yang lain hanya membutuhkan sesuatu yang bisa dijalankan oleh tim operasional mereka di luar kotak.

Anda bisa melakukan pendekatan ini dengan tiga cara:

Otomatisasi tugas yang ringan

Alat-alat ini dibuat untuk kecepatan dan kesederhanaan. Sangat bagus jika Anda mengotomatiskan pekerjaan yang mudah dan berulang.

Mereka paling baik untuk hal-hal seperti permintaan PTO, perutean prospek sederhana, atau logika "jika ini, maka itu" - hal-hal yang tidak memerlukan pengambilan keputusan yang rumit atau koordinasi multi-langkah.

Carilah fitur-fitur seperti:

• Integrasi siap pakai dengan CRM atau alat tiket Anda
• Pembangun alur kerja seret dan lepas yang sederhana
• Batasan yang jelas tentang skalabilitas atau kompleksitas

Platform populer dalam kategori ini termasuk Botpress, Zapier, Automate.io, dan perangkat bawaan seperti otomatisasi Notion .

Jika Anda menguji BPA untuk pertama kalinya atau membutuhkan kemenangan cepat, ini adalah tempat yang tepat untuk memulai.

Otomatisasi alur kerja kelas menengah

Tingkat ini adalah di mana otomatisasi mulai menjadi lebih kuat. Tingkat ini ideal untuk tim yang telah berkembang melewati otomatisasi tugas dasar dan sekarang membutuhkan alur kerja yang merespons kondisi yang lebih adaptif atau memerlukan beberapa bentuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manusia.

Anda mungkin merutekan persetujuan berdasarkan ukuran kesepakatan, meningkatkan tiket dukungan berdasarkan sentimen, atau memicu urutan multi-langkah ketika data pelanggan berubah di CRM Anda. 

Alat-alat ini biasanya menyeimbangkan antara kemudahan penggunaan dan kemampuan. Anda masih mendapatkan antarmuka tanpa kode atau kode rendah, tetapi dengan kontrol yang lebih besar terhadap logika, pengecualian, dan peran.

Beberapa fitur umum platform otomatisasi alur kerja kelas menengah meliputi:

• Logika percabangan dan jalur bersyarat
• Izin berbasis peran
• Dukungan untuk aliran terstruktur dan pengecualian yang fleksibel

Beberapa alat bantu dalam bidang ini juga menawarkan jejak audit bawaan dan integrasi dengan sistem bisnis penting seperti CRM, ERP, atau basis pengetahuan.

Platform populer termasuk Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (dengan aturan dan otomatisasi), dan Monday.com dengan logika alur kerja.

Pada akhirnya, alat tingkat menengah sangat bagus ketika Anda ingin menghadirkan lebih banyak struktur dan kecanggihan pada operasi bisnis - tanpa menggunakan mode perusahaan penuh. Anda masih mendapatkan kecepatan dan aksesibilitas, tetapi dengan kontrol yang lebih besar.

BPA tingkat perusahaan

Ini adalah platform tugas berat Anda yang dibuat untuk menangani alur kerja menyeluruh di berbagai tim dan sistem. Platform ini dibuat untuk skala dan kompleksitas - ideal untuk operasi global atau rantai persetujuan yang berlapis-lapis.

Jika proses Anda menjangkau beberapa sistem (CRM, ERP, HRIS, basis data khusus), atau jika Anda membutuhkan kontrol yang lebih baik atas kepatuhan, BPA tingkat perusahaan adalah tempat yang tepat.

Platform perusahaan adalah tentang orkestrasi. Ini berarti alur kerja yang menangani pengecualian, menyinkronkan data waktu nyata di seluruh alat, dan menjaga kepatuhan tanpa harus berhenti.

Fitur-fitur yang harus dicari meliputi:

• Dukungan integrasi yang komprehensif
• Fitur-fitur kepatuhan dan jejak audit yang kuat
• Desain yang ramah kolaborasi

Platform di tingkat ini sering kali dilengkapi dengan analitik bawaan, pelacakan SLA, lingkungan sandbox, dan tata kelola berbasis peran untuk mendukung skala dan kompleksitas.

Pemain populer termasuk Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx, dan Appian.

Dan ingat: apa pun platform yang Anda pilih, platform tersebut harus sesuai dengan cara kerja tim Anda. Jika alat ini memaksa Anda untuk memikirkan kembali seluruh proses Anda hanya untuk membuatnya sesuai, maka alat ini bukanlah alat yang tepat.

4. Uji coba solusi yang dipilih

Sebelum Anda melakukan otomatisasi secara menyeluruh, mulailah dengan satu alur kerja. Hanya satu. 

Anggap saja ini sebagai uji coba Anda. Ini adalah "merangkak" dalam model klasik Crawl-Walk-Run.

Pilihlah sesuatu yang sederhana namun berharga. Mungkin mengotomatiskan bagaimana permintaan PTO disetujui. Atau merutekan tiket dukungan baru. Kuncinya adalah bahwa hal ini dapat diukur - waktu yang dihemat, tugas-tugas yang diselesaikan lebih cepat, lebih sedikit kesalahan manual.

Anda dapat membangun ini dengan alat BPA baru Anda secara manual, atau membiarkan AI menangani logika dan kasus tepi jika Anda siap untuk itu. 

Beberapa tim menjalankan uji coba di kotak pasir. Ada pula yang menjalankannya dengan tim kecil dan memantau hasilnya dengan cermat. Apa pun itu, Anda mempelajari apa yang rusak, apa yang perlu diubah, dan apa dampak yang dihasilkannya.

Jika pilot berhasil? Selamat! Anda telah mendapatkan titik pembuktian. Gunakan itu untuk menyempurnakan pengaturan Anda dan membuat kasus untuk peluncuran yang lebih luas. Jika tidak? Lebih baik lagi, Anda sudah mengetahui masalahnya sebelum melakukan penskalaan.

Dan jika Anda membutuhkan pendalaman lebih dalam tentang cara menyusun peluncuran semacam ini, lihat apa yang ditulis oleh rekan saya yang berbakat tentang implementasi chatbot strategis. Di dalamnya dibahas cara bergerak dari merangkak ke berjalan hingga berlari - tanpa tersandung.

5. Melatih tim Anda

Bahkan pengaturan otomatisasi terbaik pun tidak akan bertahan jika tim tidak memahaminya-atau lebih buruk lagi, jika mereka merasa bahwa hal itu diturunkan dari atas tanpa konteks.

Otomatisasi seharusnya terasa seperti sebuah peningkatan yang membantu, bukan pengganti yang mengejutkan. Jika orang tidak tahu bagaimana cara menyesuaikannya dengan alur keseharian mereka atau ke mana harus pergi saat terjadi kerusakan, mereka akan kembali ke kebiasaan lama dengan cepat.

Jadi, jangan hanya melemparkan login kepada mereka. Bimbing mereka melalui cara kerjanya di dunia mereka. Tunjukkan kepada mereka apa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mereka. Jelaskan bahwa ini adalah tentang mengurangi tugas yang berulang-ulang dan bukan tentang memotong kepala.

Bagaimana Anda menjalankannya akan tergantung pada ukuran dan pengaturan tim Anda, tetapi adopsi yang kuat biasanya dimulai dengan:

• Panduan khusus untuk peran tertentu sehingga setiap tim dapat melihat bagaimana hal tersebut dapat diterapkan pada pekerjaan mereka
• Panduan referensi cepat atau alat tenun pendek ketika mereka lupa tombol mana yang melakukan apa
• Saluran terbukaSlack, email, apa pun) untuk pertanyaan, umpan balik, atau masalah pelaporan

Dengan kata lain: jadikan otomatisasi terasa seperti sebuah alat bantu, bukan ancaman.

6. Perluas dan ulangi

Hanya karena uji coba BPA Anda berhasil, bukan berarti Anda sudah selesai. Sistem otomatisasi terbaik berevolusi dari waktu ke waktu, dan penskalaan yang terlalu cepat tanpa penyempurnaan adalah cara yang cepat untuk merusak segalanya.

Setelah Anda melihat nilai dari alur kerja pertama Anda, kembangkan dengan hati-hati. Tambahkan kasus penggunaan baru, ajak lebih banyak tim, dan mulailah membangun sistem yang terus meningkat seiring pertumbuhannya.

Di sinilah iterasi menjadi sangat penting. Terus pantau sinyal-sinyal utama: Apakah alur kerja selesai lebih cepat? Apakah tingkat kesalahan menurun? Apakah orang-orang benar-benar menggunakan sistem yang baru?

Kemudian, buatlah penyesuaian kecil saat Anda melakukannya:

• Kencangkan logika. Jika langkah-langkahnya selalu gagal di tempat yang sama, tinjau kembali pemicu atau kondisi Anda.
• Meningkatkan handoff. Menambah kejelasan ketika alur kerja menyentuh beberapa tim atau alat.
• Lacak adopsi. Jika penggunaan menurun, bicarakan dengan tim. Apakah prosesnya membingungkan? Pekerjaan manual merayap kembali?
• Tinjau kembali metrik. Apakah Anda melacak KPI yang tepat? Tambahkan yang baru jika diperlukan (misalnya, waktu penyelesaian, tingkat penyelesaian tugas).

Setelah semua bagian bekerja dengan lancar, buatlah sebuah pedoman internal. Dengan begitu, tim lain bisa mengembangkan apa yang sudah berjalan tanpa harus memulai dari awal.

Apa saja kasus penggunaan otomatisasi proses bisnis?

Orientasi SDM

Proses orientasi terdengar sederhana sampai Anda menyadari betapa banyak bagian yang terlibat. Akun yang harus disiapkan, dokumen yang harus dikumpulkan, peralatan yang harus disediakan, dan kalender yang harus diisi, dan masih banyak lagi.

Tanpa otomatisasi, sebagian besar dari hal ini terjadi melalui utas email dan pembaruan spreadsheet yang tak ada habisnya. Lambat, rawan kesalahan, dan jujur saja? Memusingkan bagi semua orang yang terlibat.

Mari kita bahas bagaimana BPA dapat membuat proses orientasi berjalan lancar, baik bagi HR maupun karyawan baru.

Memicu alur kerja saat penawaran diterima

Keajaiban dimulai saat kandidat mengatakan ya. Alat bantu BPA dapat secara otomatis membuat catatan karyawan di HRIS Anda, mengirimkan email selamat datang dan formulir kepatuhan, dan memulai langkah selanjutnya tanpa harus menghubungi setiap departemen secara manual.

Bayangkan ini: begitu penawaran ditandatangani, tim TI mendapatkan tiket untuk menyiapkan laptop dan akun pengguna. Sementara itu, karyawan baru mendapatkan email orientasi yang dipersonalisasi dan tautan untuk mengunggah dokumen apa pun yang perlu mereka kirimkan.

Jadwalkan tanpa bolak-balik

Orientasi, pendaftaran manfaat, check-in hari pertama - semuanya dapat dijadwalkan secara otomatis. 

Daripada mencoba mengoordinasikan kalender secara manual, alat BPA dapat memesan slot waktu berdasarkan ketersediaan dan mengirimkan konfirmasi kepada semua orang yang terlibat.

Dan voila. Tidak ada langkah yang terlewatkan dan karyawan baru yang benar-benar merasa disambut.

Alat bantu apa yang memungkinkan hal ini terjadi?

Anda biasanya akan melihat campuran dari berbagai alat: Platform HRIS seperti BambooHR atau Personio menangani data karyawan, alat otomatisasi alur kerja seperti Kissflow atau Pipefy membantu menyatukan tugas-tugas, dan alat ITSM seperti Jira Service Management memastikan penyiapan teknologi tidak gagal.

Dukungan pelanggan

Jujur saja. Agen dukungan membuang terlalu banyak waktu untuk hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan membantu pelanggan. Menyortir tiket. Menetapkan prioritas. Mencari tahu siapa yang harus mengambil apa. Dan sementara itu, pelanggan menunggu.

Di sinilah otomatisasi (dan menggunakan AI dalam layanan pelanggan) mendapatkan manfaatnya. Daripada mengganti tim dukungan Anda, ini adalah tentang membebaskan tugas mereka sehingga mereka dapat benar-benar fokus pada penyelesaian masalah yang sebenarnya.

Triase otomatis

Ketika permintaan dukungan masuk, seseorang (atau sesuatu) harus mencari tahu tentang apa permintaan tersebut. Apakah ini masalah penagihan? Bug? Apakah pelanggan marah atau hanya bingung?

Sistem BPA dapat mengambil alih hal ini sepenuhnya. Dengan menggunakan AI (misalnya: analisis sentimen, pencocokan kata kunci, atau riwayat akun), sistem BPA dapat mengkategorikan dan memprioritaskan tiket secara otomatis. Jadi, alih-alih agen membaca sekilas setiap permintaan, mereka akan langsung diarahkan ke permintaan yang paling membutuhkan.

Perutean cerdas

Setelah tiket dikategorikan, langkah selanjutnya adalah mengirimkannya ke orang yang tepat. Hal ini bisa menghabiskan waktu berjam-jam jika dilakukan secara manual.

Dengan BPA, perutean terjadi secara instan. Pertanyaan penagihan masuk ke bagian Keuangan. Bug produk dengan prioritas tinggi langsung masuk ke bagian Teknik. Masalah klien VIP akan ditandai untuk agen senior Anda. Anda dapat membuat logika apa pun yang Anda butuhkan, dan semuanya berjalan di latar belakang.

Pengisian otomatis dan pembaruan status

Setiap agen dukungan mengetahui betapa sulitnya menyalin dan menempelkan informasi pelanggan dari satu sistem ke sistem lainnya. 

Namun jika BPA Anda terhubung ke CRM atau alat bantu internal Anda, BPA dapat mengisi kolom tiket dengan data yang relevan bahkan sebelum agen menyentuhnya.

Anda juga bisa menggunakan otomatisasi untuk mengirimkan pembaruan status secara real-time atau menindaklanjuti tanggapan yang tertunda. Ini berarti lebih sedikit pekerjaan manual bagi tim, dan pengalaman yang lebih lancar bagi pelanggan.

Alat bantu yang mempermudah hal ini

Platform seperti Zendesk dan Freshdesk memiliki fitur BPA bawaan. Padukan dengan alat perutean bertenaga AI dan integrasi dengan CRM atau basis pengetahuan internal Anda, dan Anda akan mendapatkan mesin pendukung yang dapat berkembang.

Ucapkan selamat tinggal pada tugas-tugas admin yang berulang-ulang. 

Manajemen kontrak

Mengelola kontrak secara manual? Selamat datang di kekacauan kontrol versi dan tenggat waktu yang terlewat. Mengotomatiskan alur kerja kontrak menghadirkan ketertiban dan kecepatan yang sangat dibutuhkan - terima kasih kepada AI dalam pengadaan!

Membuat kontrak secara otomatis

Terbaik untuk: Perjanjian standar seperti NDA, SOW, atau MSA.

Apa yang dilakukannya: Menarik data dari templat dan mengisi detail secara otomatis berdasarkan CRM atau input formulir.

Saran populer: Kunci kolom kunci untuk menghindari pengeditan yang tidak sah, tetapi tetap sediakan ruang untuk istilah khusus.

Rute untuk peninjauan dan tanda tangan elektronik

Paling baik untuk: Persetujuan internal, kolaborasi lintas tim, dan tanda tangan klien.

Apa yang dilakukannya: Mengirimkan kontrak kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat - seperti bagian hukum, keuangan, manajer, atau klien - berdasarkan aturan yang telah ditetapkan.

Kiat: Gunakan alat bantu yang melacak siapa yang membuka dan menandatangani apa, sehingga Anda tidak perlu menebak-nebak di mana masalahnya.

Melacak perubahan dan mengatur pengingat

Terbaik untuk: Menjaga agar kontrak tetap patuh dan terbaru.

Apa yang dilakukannya: Mencatat pengeditan dan persetujuan dalam jejak audit, lalu mengirimkan pengingat untuk pembaruan atau tinjauan kepatuhan yang akan datang.

Kiat populer: Jangan menunggu seseorang untuk mengingatnya - siapkan pemberitahuan otomatis 30, 60, atau 90 hari sebelum tanggal-tanggal penting.

Alat bantu apa yang memungkinkan hal ini terjadi?

Alat bantu yang umum termasuk platform CLM (misalnya, Ironclad, DocuSign CLM), alat bantu otomatisasi dokumen, alur kerja, dan platform tanda tangan elektronik (misalnya, PandaDoc, HelloSign).

Pemrosesan faktur dan pengeluaran

Penanganan faktur secara manual adalah jenis pekerjaan yang menguras waktu dan kesabaran. Menyalin nomor dari PDF, menggali email untuk mendapatkan persetujuan, mengejar orang untuk mendapatkan tanda terima - tidak heran jika tim keuangan bekerja terlalu keras.

Mari kita uraikan bagaimana BPA membantu membersihkannya.

Mengekstrak data faktur

Langkah pertama: tinggalkan entri manual. Alat bantu BPA dengan OCR atau AI dapat memindai faktur dan mengeluarkan detail penting seperti nama vendor, jumlah, tanggal jatuh tempo, mata anggaran - secara otomatis. Artinya, tidak perlu lagi membuka-buka file dan spreadsheet.

Cocokkan dengan PO atau anggaran

Setelah data masuk, Anda perlu mencocokkannya dengan sesuatu. Misalnya, pesanan pembelian yang sudah ada atau anggaran departemen. 

Otomatisasi menangani hal ini secara instan dan menandai apa pun yang tidak sesuai, sehingga tidak ada yang terlewatkan tanpa diketahui.

Rute untuk mendapatkan persetujuan

Daripada mengirim email "Hei, bisakah Anda menyetujui ini?", biarkan BPA menangani perutean. BPA dapat mengirimkan faktur yang tepat kepada orang yang tepat berdasarkan aturan.

Dan ya, ini akan mengingatkan mereka juga.

Sinkronisasi dengan alat bantu akuntansi

Ketika semuanya telah ditandatangani, BPA dapat memasukkan faktur yang telah disetujui ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda secara otomatis. Tidak ada entri data tambahan. Selesai.

Alat-alat seperti Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks, dan NetSuite memudahkan pengaturan ini. Jika tim keuangan Anda masih melakukan semuanya secara manual... mari kita perbaiki.

Menerapkan Solusi AI Bulan Depan

Otomatisasi adalah cara tim modern bergerak lebih cepat dan fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting.

Botpress adalah platform AI percakapan yang memberi tim alat untuk membangun otomatisasi proses bisnis yang kuat - mulai dari alur kerja sederhana hingga integrasi multi-sistem yang kompleks.

Dengan pembangun aliran visual, integrasi tak terbatas, dan dukungan multibahasa, siapa pun dapat meluncurkan otomatisasi yang dapat diskalakan tanpa menulis satu baris kode pun.

Mulai membangun hari ini. Gratis.

Hal-hal yang sering ditanyakan

Apa yang dimaksud dengan otomatisasi proses bisnis (BPA)?

BPA mengacu pada penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan alur kerja dan proses rutin. Biasanya melibatkan penggunaan alat perangkat lunak dan aplikasi yang merampingkan tugas-tugas yang berulang, mengurangi upaya manual dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Proses bisnis mana yang terbaik untuk otomatisasi?

Proses yang sering terjadi dan mengikuti aturan yang jelas adalah kandidat ideal untuk otomatisasi. Misalnya, proses orientasi karyawan, persetujuan pembelian, interaksi layanan pelanggan, dan entri data dapat diotomatisasi untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

Apa perbedaan antara RPA dan BPA?

Robotic Process Automation (RPA) menggunakan bot perangkat lunak untuk melakukan tugas-tugas sederhana dan berulang seperti entri data, sedangkan Business Process Automation (BPA) menghubungkan sistem yang berbeda untuk mengotomatiskan seluruh alur kerja dan beberapa langkah proses untuk peningkatan yang lebih komprehensif.

Siapa yang diuntungkan dengan mengotomatiskan proses bisnis?

Otomatisasi memberikan nilai di seluruh lini. Bisnis menghemat waktu dan uang, karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan strategis, dan pelanggan menikmati layanan yang lebih cepat dan lebih andal.

Bagaimana cara mengukur ROI BPA?

ROI dapat dilacak dengan memantau indikator kinerja utama seperti pengurangan waktu pemrosesan, penghematan biaya, peningkatan akurasi dan kepatuhan data, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Tinjauan dan umpan balik rutin dari tim membantu memastikan BPA memberikan manfaat yang diharapkan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melihat hasil dari BPA?

Meskipun beberapa keuntungan efisiensi dapat terlihat dalam beberapa bulan, manfaat skala penuh sering kali membutuhkan waktu lebih lama untuk terwujud. Penting untuk mengambil pendekatan bertahap dan terus mengoptimalkan untuk mewujudkan nilai jangka panjang BPA.