Meskipun popularitasnya sedang melonjak, otomatisasi proses bisnis (BPA) telah mengubah cara perusahaan beroperasi selama bertahun-tahun.
BPA sering kali dipandang sebagai kasus penggunaan yang sempurna untuk integrasi AI dan chatbot dalam bisnis: otomatisasi seluruh alur kerja dan proses yang kompleks untuk mendorong efisiensi.
Faktanya, 50% organisasi berencana untuk mengotomatiskan proses mereka di masa depan.
Dalam tinjauan umum ini, kami akan menjelaskan apa itu BPA, tantangan umum dalam menerapkan BPA, dan menjelaskan cara menerapkan strategi BPA yang sukses.
Apa yang dimaksud dengan otomatisasi proses bisnis?
Otomatisasi proses bisnis (BPA) adalah pendekatan strategis yang memanfaatkan perangkat lunak untuk menangani tugas-tugas yang kompleks dan berulang.
Fokusnya adalah merampingkan operasi sehari-hari, memastikan bisnis berjalan dengan lancar.
Proses bisnis adalah urutan langkah-langkah yang diikuti perusahaan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Sebagai contoh, pertimbangkan alur kerja yang terlibat dalam memproses pesanan - mulai dari menerima pesanan hingga pengiriman akhir.
Mengotomatiskan alur kerja ini dapat membantu meminimalkan kesalahan manual dan membebaskan waktu karyawan, sehingga staf dapat fokus pada aktivitas yang bernilai lebih tinggi.
Otomatisasi dalam hal ini dapat bekerja sebagai berikut:
- Ketika pesanan diterima, perangkat lunak secara otomatis memverifikasi detail pesanan, memperbarui inventaris, memproses pembayaran, dan mengirimkan email konfirmasi kepada pelanggan.
- Sistem kemudian meneruskan informasi pesanan ke bagian pengiriman atau penyedia logistik pihak ketiga, yang secara otomatis menghasilkan label pengiriman dan nomor pelacakan.
Apa perbedaan antara RPA dan BPA?
Keduanya mungkin terdengar mirip, namun BPA dan otomatisasi proses robotik (RPA) berbeda secara signifikan dalam praktiknya.
RPA biasanya melibatkan pemrograman robot perangkat lunak dasar (atau "bot") untuk melakukan tugas-tugas berulang seperti entri data menggunakan antarmuka pengguna grafis yang sama dengan yang digunakan manusia.
Sebaliknya, solusi BPA sering kali beroperasi di belakang layar atau secara independen dari antarmuka pengguna, mengotomatiskan alur kerja yang kompleks dan mengambil informasi sesuai kebutuhan.
Melatih bot RPA dapat semudah merekam manusia yang melakukan tugas, sedangkan solusi BPA umumnya membutuhkan perencanaan dan integrasi yang lebih strategis.
Dalam banyak kasus, BPA mencakup lebih banyak variasi kasus penggunaan dan memberikan solusi yang lebih komprehensif dan menyeluruh. Sering kali, sistem BPA menggabungkan RPA sebagai salah satu komponen dalam fungsinya yang lebih luas.
Fitur dan Komponen Utama Alat BPA
Alat bantu otomatisasi proses bisnis dirancang untuk merampingkan operasi dengan mengotomatiskan alur kerja yang kompleks dan mengintegrasikan sistem yang berbeda. Solusi ini biasanya mencakup beberapa komponen inti yang bekerja sama untuk mendorong efisiensi dan mengurangi intervensi manual:
Otomatisasi alur kerja
Alat bantu BPA memungkinkan bisnis untuk merancang, menjalankan, dan memantau alur kerja otomatis yang menggantikan tugas-tugas manual yang berulang. Hal ini memastikan bahwa proses-proses tersebut terstandardisasi dan berjalan secara konsisten.
Integrasi data
Alat yang dirancang untuk mengotomatisasi proses bisnis harus berintegrasi dengan berbagai sumber data dan sistem (seperti ERP, CRM, dan aplikasi lawas lainnya) untuk memberikan tampilan informasi yang terpadu. Hal ini memudahkan pengambilan keputusan secara real-time dan mengurangi silo data.
Pemetaan dan desain proses
Banyak platform BPA yang menawarkan alat bantu visual untuk memetakan proses yang ada. Alat-alat ini memungkinkan tim untuk mendesain ulang alur kerja untuk kinerja yang optimal sebelum otomatisasi diterapkan.
Pemantauan dan pelaporan waktu nyata
Alat BPA sering kali menggabungkan dasbor dan kemampuan analitik yang memberikan pandangan komprehensif tentang kinerja proses. Alat-alat ini terus melacak metrik utama dan menunjukkan area yang perlu ditingkatkan, sehingga memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Keamanan dan kepatuhan
Mengingat sifat data bisnis yang sensitif, solusi BPA yang tangguh dibangun dengan kerangka kerja keamanan komprehensif yang melindungi informasi penting sekaligus memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
Mereka menerapkan kontrol akses yang ketat dan menggunakan teknik enkripsi canggih, dengan pemantauan terus menerus untuk menjaga integritas data.
Skalabilitas dan fleksibilitas
Alat BPA terbaik dirancang untuk menyesuaikan dengan bisnis Anda, mengakomodasi pertumbuhan dan kebutuhan proses yang terus berkembang. Mereka menawarkan fitur yang dapat disesuaikan dan kemampuan integrasi untuk beradaptasi dengan berbagai industri dan kasus penggunaan.
Manfaat Otomatisasi Proses Bisnis
Peningkatan efisiensi
Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang akan mempercepat operasi dan memastikan konsistensi di seluruh proses, sehingga karyawan dapat mendedikasikan lebih banyak waktu untuk inovasi.
Penghematan biaya
Mengurangi intervensi manual dan kesalahan menurunkan biaya operasional, membebaskan sumber daya untuk pertumbuhan dan investasi strategis.
Akurasi data yang ditingkatkan
Dengan integrasi dan pemrosesan data otomatis, BPA meminimalkan kesalahan dan memberikan tampilan informasi bisnis penting yang dapat diandalkan dan real-time.
Peningkatan kepatuhan dan manajemen risiko
Proses terstandardisasi dan jejak audit bawaan membantu menjaga kepatuhan terhadap persyaratan peraturan, sehingga mengurangi risiko masalah kepatuhan.
Layanan pelanggan yang lebih baik
Interaksi pelanggan yang disederhanakan dan penanganan data otomatis menghasilkan waktu respons yang lebih cepat dan pengalaman yang lebih personal.
Tantangan Umum dalam Menerapkan BPA
Menerapkan otomatisasi proses bisnis dapat menjadi transformatif, namun sering kali disertai dengan beberapa tantangan. Berikut ini adalah beberapa hambatan umum dan strategi untuk mengatasinya
Kualitas dan integrasi data
Tantangan
Memastikan data yang akurat dan terintegrasi dengan baik bisa jadi sulit. Data berkualitas buruk dapat menggagalkan proses otomatis dan menyebabkan kesalahan.
Pendekatan
- Mengembangkan strategi tata kelola data yang kuat.
- Berinvestasilah pada alat pembersihan data yang efektif.
- Menetapkan protokol standar untuk menjaga konsistensi di seluruh sistem.
Manajemen perubahan
Tantangan
Transisi dari proses manual ke otomatisasi dapat menimbulkan ketidakpastian di antara anggota tim, yang mungkin khawatir akan perubahan atau keamanan pekerjaan.
Pendekatan
Libatkan tim Anda sejak dini, komunikasikan dengan jelas manfaat BPA, dan berikan pelatihan yang ditargetkan untuk membantu semua orang beradaptasi dengan lancar.
Kompatibilitas sistem
Tantangan
Mengintegrasikan alat BPA dengan sistem lama bisa jadi rumit dan dapat mengganggu alur kerja yang sudah ada jika tidak dikelola dengan hati-hati.
Pendekatan
Lakukan tinjauan menyeluruh terhadap lingkungan teknologi Anda saat ini dan pilih alat bantu otomatisasi yang dirancang untuk integrasi yang lancar.
Keamanan dan kepatuhan
Tantangan
Mengotomatiskan proses bisnis meningkatkan kebutuhan untuk melindungi data sensitif dan mematuhi standar peraturan.
Pendekatan
Perkuat langkah-langkah keamanan dengan enkripsi yang kuat, kontrol akses yang efektif, dan audit rutin untuk memastikan kepatuhan dan menjaga operasi.
Skalabilitas
Tantangan
Solusi BPA yang cocok untuk tim kecil mungkin tidak akan memenuhi kebutuhan organisasi yang sedang berkembang.
Pendekatan
Pilih platform dengan arsitektur modular yang dapat ditingkatkan atau ditingkatkan seiring dengan perkembangan bisnis Anda.
Alokasi biaya dan sumber daya
Tantangan
Investasi awal untuk BPA bisa sangat besar, dan menyeimbangkan biaya dengan manfaat yang diharapkan sangatlah penting.
Pendekatan
Mulailah dengan program percontohan untuk menguji efektivitas sistem, mengumpulkan umpan balik, dan mengukur kinerja. Pendekatan bertahap ini membantu menyempurnakan strategi Anda dan mengelola sumber daya secara efektif sebelum peluncuran skala penuh.
Jenis-jenis Solusi Otomatisasi Proses Bisnis
Ada beberapa jenis solusi BPA yang dirancang untuk merampingkan berbagai aspek operasi bisnis. Solusi ini memiliki fokus yang beragam, mulai dari mengotomatiskan tugas yang berulang hingga mengintegrasikan alur kerja dan sumber data yang kompleks.
Alat bantu otomatisasi alur kerja
Alat-alat ini menyederhanakan proses sehari-hari dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan mengelola alur dokumen dan persetujuan. Dengan demikian, mereka memastikan bahwa operasi harian tetap konsisten dan efisien.
Otomatisasi proses digital (DPA)
DPA meningkatkan otomatisasi alur kerja tradisional dengan mengintegrasikan berbagai saluran digital. Pendekatan ini menghubungkan antarmuka web dan titik kontak pelanggan lainnya, menciptakan lingkungan tanpa batas yang meningkatkan pengalaman pengguna dan daya tanggap.
Platform integrasi perusahaan
Platform ini dirancang untuk menghubungkan sistem yang berbeda dalam sebuah organisasi. Platform ini memfasilitasi aliran data yang lancar dan komunikasi waktu nyata di antara berbagai aplikasi, memastikan bahwa semua aspek proses bisnis Anda bekerja bersama secara kohesif.
Otomatisasi cerdas
Otomatisasi cerdas dibangun di atas BPA tradisional dengan menggabungkan elemen AI seperti pembelajaran mesin dan pemrosesan bahasa alami (NLP). Pendekatan ini tidak hanya mengotomatiskan tugas-tugas rutin, tetapi juga memungkinkan sistem untuk belajar dari data dan membuat keputusan yang tepat.
Bagaimana Menerapkan Otomatisasi Proses Bisnis: Panduan Langkah-demi-Langkah
Menerapkan otomatisasi proses bisnis tidak harus menjadi sesuatu yang berat. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah yang mudah untuk membantu Anda memulai.
1. Mengidentifikasi proses inti
Mulailah dengan mengidentifikasi proses-proses inti Anda. Lihatlah tugas-tugas yang menghabiskan banyak waktu dan sumber daya - pikirkan proses seperti pemrosesan pesanan atau persetujuan dokumen - dan tentukan proses mana yang sudah siap untuk diotomatisasi.
2. Mengevaluasi alur kerja yang ada
Perhatikan dengan seksama bagaimana tim Anda saat ini beroperasi dan tentukan hambatan atau inefisiensi apa pun. Pemahaman ini akan membantu Anda memilih alat otomatisasi yang tepat.
3. Meneliti solusi BPA
Jelajahi berbagai alat yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pertimbangkan faktor-faktor seperti:
- Kemampuan integrasi dengan sistem Anda saat ini
- Skalabilitas seiring pertumbuhan bisnis Anda
- Keramahan pengguna untuk adopsi yang lancar
Misalnya, jika Anda mencari solusi berbasis AI, platform seperti Botpress mungkin merupakan pilihan yang bagus.
4. Uji coba solusi yang dipilih
Jelajahi berbagai alat yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pertimbangkan faktor-faktor seperti:
- Kemampuan integrasi dengan sistem Anda saat ini
- Skalabilitas seiring pertumbuhan bisnis Anda
- Keramahan pengguna untuk adopsi yang lancar
Misalnya, jika Anda mencari solusi berbasis AI, platform seperti Botpress mungkin merupakan pilihan yang bagus.
5. Melatih tim Anda
Berikan pelatihan yang komprehensif dan dokumentasi yang jelas untuk memastikan semua orang memahami cara kerja sistem yang baru. Pelatihan yang efektif akan membantu tim Anda untuk cepat memahami dan menggunakan teknologi dengan percaya diri.
6. Mengintegrasikan dan meningkatkan
Setelah uji coba berhasil, secara bertahap perluas penggunaan solusi BPA di seluruh proyek Anda. Pantau terus metrik kinerja utama dan sesuaikan pendekatan Anda sesuai kebutuhan untuk memastikan manfaat jangka panjang.
Kasus Penggunaan Otomasi Proses Bisnis
2/3 organisasi telah mengotomatiskan proses bisnis setidaknya dalam satu fungsi bisnis. Berikut ini adalah beberapa dari sekian banyak kasus penggunaan otomatisasi yang dapat dimanfaatkan di seluruh industri.
Orientasi SDM
Otomatisasi dapat menyederhanakan seluruh proses rekrutmen, mulai dari penyaringan kandidat dan penjadwalan wawancara hingga mengelola dokumen orientasi.
Misalnya, sistem SDM dapat berintegrasi dengan sistem pelacakan pelamar untuk secara otomatis memperbarui catatan kandidat dan memicu alur kerja orientasi setelah kandidat dipekerjakan.
Otomatisasi Layanan Pelanggan
Di industri seperti perhotelan atau keuangan, chatbot AI dapat membuat pengalaman pelanggan jauh lebih baik.
Misalnya, chatbot hotel dapat menyederhanakan proses check-in tamu:
- Menangani pertanyaan tentang fasilitas yang tersedia secara efisien
- Memberikan rekomendasi lokal yang dipersonalisasi
Demikian pula, chatbot keuangan dapat dengan cepat menyelesaikan pertanyaan penagihan dan memproses transaksi rutin, memastikan pelanggan menerima dukungan yang cepat tanpa penundaan intervensi manual.
Manajemen kontrak
Sistem manajemen kontrak otomatis merampingkan seluruh siklus hidup kontrak dengan menangani tahapan-tahapan penting seperti penyusunan dan peninjauan sebelum melanjutkan ke persetujuan akhir, sambil memastikan kepatuhan hukum.
Sebagai contoh, solusi manajemen kontrak mungkin:
- Secara otomatis menghasilkan templat standar
- Rute kontrak untuk tanda tangan digital dan tangkap perubahan dalam repositori terpusat
Pendekatan ini mengurangi kesalahan manual dan mempercepat proses, sehingga tim hukum dan pengadaan dapat fokus pada negosiasi strategis.
Pemrosesan faktur dan pengeluaran
Di sektor keuangan, otomatisasi mengubah cara faktur dan pengeluaran diproses dengan menangkap data dan mencocokkannya dengan pesanan pembelian tanpa campur tangan manual.
Alih-alih mengandalkan entri data yang membosankan, alat ini memperbarui catatan keuangan secara otomatis, yang mengarah pada peningkatan akurasi dan kontrol keuangan yang lebih efektif.
Dengan merampingkan persetujuan pengeluaran dan proses rekonsiliasi, organisasi dapat mengurangi biaya administrasi dan mempercepat operasi keuangan mereka.
Menerapkan Solusi AI Bulan Depan
Chatbot AI dengan cepat mencapai tingkat adopsi massal di kalangan perusahaan - dalam layanan pelanggan, operasi internal, dan e-commerce.
Perusahaan yang lambat dalam mengadopsi akan merasakan akibat dari ketinggalan gelombang AI. Botpress adalah platform pembuatan bot yang dapat dikembangkan tanpa henti yang dibuat untuk perusahaan. stack kami memungkinkan pengembang untuk membangun chatbot dan agen AI dengan kemampuan apa pun.
Rangkaian keamanan kami yang telah disempurnakan memastikan bahwa data pelanggan selalu terlindungi, dan sepenuhnya dikendalikan oleh tim pengembangan Anda.
Mulai membangun di sini. Gratis.
Hal-hal yang sering ditanyakan
Apa yang dimaksud dengan otomatisasi proses bisnis (BPA)?
BPA mengacu pada penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan alur kerja dan proses rutin. Biasanya melibatkan penggunaan alat perangkat lunak dan aplikasi yang merampingkan tugas-tugas yang berulang, mengurangi upaya manual dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Proses bisnis mana yang terbaik untuk otomatisasi?
Proses yang sering terjadi dan mengikuti aturan yang jelas adalah kandidat ideal untuk otomatisasi. Misalnya, proses orientasi karyawan, persetujuan pembelian, interaksi layanan pelanggan, dan entri data dapat diotomatisasi untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
Apa perbedaan antara RPA dan BPA?
Robotic Process Automation (RPA) menggunakan bot perangkat lunak untuk melakukan tugas-tugas sederhana dan berulang seperti entri data, sedangkan Business Process Automation (BPA) menghubungkan sistem yang berbeda untuk mengotomatiskan seluruh alur kerja dan beberapa langkah proses untuk peningkatan yang lebih komprehensif.
Siapa yang diuntungkan dengan mengotomatiskan proses bisnis?
Otomatisasi memberikan nilai di seluruh lini. Bisnis menghemat waktu dan uang, karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan strategis, dan pelanggan menikmati layanan yang lebih cepat dan lebih andal.
Bagaimana cara mengukur ROI BPA?
ROI dapat dilacak dengan memantau indikator kinerja utama seperti pengurangan waktu pemrosesan, penghematan biaya, peningkatan akurasi dan kepatuhan data, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Tinjauan dan umpan balik rutin dari tim membantu memastikan BPA memberikan manfaat yang diharapkan.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melihat hasil dari BPA?
Meskipun beberapa keuntungan efisiensi dapat terlihat dalam beberapa bulan, manfaat skala penuh sering kali membutuhkan waktu lebih lama untuk terwujud. Penting untuk mengambil pendekatan bertahap dan terus mengoptimalkan untuk mewujudkan nilai jangka panjang BPA.
Daftar Isi
Bagikan ini:
.svg)
