什么是业务流程自动化？

有一次，我看到一个供应链团队通过七个系统和四个人重新安排一份采购订单的路线。花了五天时间。实际订单是什么？价值 72 美元的打印机碳粉。

当我与团队成员交谈时，没人能告诉我为什么会有这样的流程。相反，他们嘟囔着一句禁语："我们一直都是这么做的。"

这正是业务流程自动化（BPA）的优势所在。不是华而不实的人工智能聊天机器人或机械臂，而是每周耗费大量时间的有效自动化流程。

在Botpress，我们已经帮助部署了超过 750,000 个 人工智能代理为中小企业、企业和代理机构 简化了从供应商入职到发票对账的 业务流程。 

我们亲眼目睹了 BPA 如何将高效扩展的公司与停滞不前的公司区分开来。 

"BPA使人们能够做更多的事情。现在，一个人就可以管理过去需要十个人才能完成的工作，"Botpress 的产品经理 Ajaykumar Mudaliar 解释说。"BPA是企业从线性增长转向指数扩展性的解锁"。

在本文中，我将解释什么是 BPA、实施 BPA 的常见挑战以及如何成功实施 BPA 战略。

什么是业务流程自动化？

业务流程自动化（BPA）是利用技术来简化和执行传统上需要人工输入的任务和工作流程。

业务流程是公司为完成任务而遵循的一系列步骤，如批准请假申请、处理发票或完成在线订单。

BPA 是企业通过将重复性的工作交给机器来完成，从而更快地完成任务，减少失误。 

但在很多情况下，自动化并不能取代人工，而是增强了人工的作用，使人和机器能够更高效地协同工作。这已经成为一种普遍的做法，以至于三分之二的企业至少在一项业务职能中实现了业务流程自动化。

什么是业务流程自动化的例子？

订单执行是自动化如何简化日常任务的一个完美范例。过去需要几个人、几个步骤才能完成的工作，现在只需几秒钟就能完成。

情景：客户在网站上下单 

如果没有自动化，运营或执行团队中的某个人可能不得不这样做：

1. 手动检查物品是否有库存
2. 更新库存系统
3. 处理付款
4. 撰写并发送确认电子邮件
5. 通知仓库或运输合作伙伴
6. 生成运输标签
7. 与客户共享跟踪信息

但对于双酚 A 来说，整个步骤链可以在几秒钟内完成。 

订单一经发出，BPA 系统就会立即启动：验证购买、调整库存水平、从卡中扣款并触发执行，所有这一切都无需人工触碰键盘。

RPA 和 BPA 有什么区别？

RPA 通过模仿人类的操作实现单个任务的自动化，而 BPA 则通过在幕后协调系统实现整个工作流程的自动化。

机器人流程自动化（RPA）侧重于表面任务，即人类使用计算机可能执行的重复性活动。这包括将数据从一个电子表格复制到另一个电子表格，或填写数字表格。 

另一方面，BPA 关注的是整个端到端流程。BPA 不是模拟人工输入，而是直接连接不同的系统。BPA 处理多个任务的协调工作，使用 API 和数据库来移动信息、做出决策并触发跨部门的行动。 

在实践中，这些技术往往是相互配合的。BPA 计划经常包括 RPA 组件，以便在更大的自动化流程中衔接任务。

什么时候应该使用 RPA 而不是 BPA？

对于狭窄的使用案例，RPA 的实施速度更快。它最适合自动化流程中的孤立步骤，尤其是在系统没有很好集成的情况下。因此，如果您的团队希望在不改变现有系统的情况下实现任务自动化，请选择 RPA 解决方案。

BPA 需要更多的前期规划，但影响范围更广，可实现跨团队和跨系统的复杂工作流程自动化。如果您想简化跨越多个部门或工具的整个工作流程，那么 BPA 解决方案更能满足您的需求。

BPA 工具的主要功能和组件

业务流程自动化工具包括几个核心组件，它们共同发挥作用，提高效率，减少人工干预：

工作流程自动化

工作流程自动化是任何 BPA 系统的核心：能够建立自动处理任务的逐步流程。这些工作流程可确保正确的操作以正确的顺序在不同团队和工具间进行。

数据整合

BPA 工具与团队已经使用的系统（如客户关系管理、人力资源软件或内部数据库）相连接，因此可以自动调入和更新信息。

这样就能在不同团队和工具之间保持数据的准确性和流程的顺畅运行。

流程规划和设计

在团队实现流程自动化之前，他们需要了解流程。这就是可视化构建器的作用所在。可视化构建器可以帮助团队

• 逐步规划当前的工作流程
• 找出差距或不必要的步骤
• 在任何自动化功能上线之前进行跨团队协作

实时监测和报告

一旦开始运行，团队就需要了解哪些有效，哪些无效。好的 BPA 平台可以提供

• 带有实时统计（任务完成、延迟、错误）的仪表板
• 瓶颈检测
• 为审计或绩效审查提供简便的报告

安全和合规功能

好的 BPA 平台有助于保护数据安全。它们提供权限控制和活动日志等安全功能，以保护敏感信息并符合行业规定。

这在财务、人力资源和医疗保健等领域尤为重要，因为在这些领域，隐私和合规性至关重要。

自定义逻辑和可扩展性

有效的 BPA 平台将包括以下功能

• 规则和条件
• 应用程序接口集成
• 模块化设置

这些工具使我们更容易构建适合不同流程的自动化，并能根据情况变化进行调整。

业务流程自动化有哪些好处？

提高效率

自动化消除了瓶颈和人工依赖性，使任务无需等待交接或审批即可取得进展。

这样，随着业务的增长，无需按比例增加员工人数，就能实现更多的平稳扩展。

节约更多成本

BPA 减少了完成常规任务所需的人力，避免了因人为失误或不一致而造成的代价高昂的错误。

随着时间的推移，这些节省的费用会不断增加，尤其是在大批量生产过程中，从而腾出预算用于创新，而不仅仅是维护。

提高数据准确性

数据越准确，决策就越有把握。

通过自动数据输入和系统更新，BPA 减少了人为错误侵入报告或工作流程的机会。 

改进合规性和风险管理

在受监管的行业中，流程偏差可能会带来法律或经济后果。 

BPA 执行标准化程序并保存详细日志。这加强了审计准备工作，并最大限度地降低了与流程相关的风险。

更好的客户服务

无论是支持票据、订单更新还是入职步骤，自动化流程都能做出更快、更一致的响应。

通过连接系统和减少延误，客户每次都能获得及时、可靠的服务。

实施 BPA 的 6 个挑战是什么？

1.数据质量和整合

自动化失败的一个常见原因不是工作流程本身，而是输入其中的数据。

如果输入不完整或过时，再好的自动化系统也无能为力。

遇到自动化问题？试试看：

• 在扩展 BPA 之前清理数据管道--在围绕数据进行自动化之前确保数据确实可用
• 选择能与现有系统集成的工具--不再有拼凑设置或断开的数据源
• 审核关键数据输入的完整性，尤其是驱动决策或分支逻辑的数据输入

2.变革管理

如果您的团队将自动化视为威胁而非工具，那么一切都会变得缓慢。抵触情绪是正常的，尤其是当员工不清楚自己的工作职能会发生怎样的变化时。

为了尽早获得认可，应让最终用户（即员工）从一开始就参与进来。征求他们对痛点的意见，让他们对如何在工作流程中使用自动化作出贡献。

不要只是宣布新工具的到来。相反，要以员工的利益为中心，给出清晰的解释。 

这取决于您的工作场所如何使用 BPA。可能引入自动化是为了消除摩擦，而不是取代员工。或者，您的 BPA 解决方案可以让员工更好地专注于复杂的工作，而不是在重复性任务上浪费时间。

自动化推广应该是协作式的，而不是自上而下的。在任何情况下，都要以同理心和清晰度来引导。

3.系统兼容性

现代自动化工具非常棒......直到它们遇到一个 2007 年的系统，如果没有 IT 机票，任何人都不能碰它。

如果您的 BPA 项目因僵化的软件或受限的 API 而停滞不前，那您并不孤单。不过，有几种方法可以让事情变得更简单：

• 使用专为混合环境打造的平台。并非所有东西都需要云原生--确保你的工具也能与旧的内部部署系统配合使用。(这通常需要使用灵活的构建平台，如Botpress）。
• 寻找预制连接器。你需要编写的自定义代码越少，就越能加快工作进度。

4.安全与合规

自动化可以节省时间，但如果它处理的是敏感信息，而且不完全安全，就会带来全新的重大错误。 

首先要考虑自动化将触及哪些数据：客户信息、财务记录、员工数据、凭证。所有这些都属于敏感数据。 

因此，与其事后才考虑安全问题，不如将其作为出发点。这意味着要选择一个经过全面认证的 BPA 平台（或合作机构），并从一开始就考虑到合规性。

强大的平台为您提供了掌控一切的工具：

• 设置细粒度权限，只有合适的人（或机器人）才能接触某些数据
• 在静态和传输过程中使用加密技术
• 打开审计日志，跟踪活动并及早发现问题

是的，Botpress 默认内置了所有这些功能。我们已经帮助数以千计的公司在不影响聊天机器人安全性的前提下实现了关键工作流程的自动化。

如果您从事的是医疗保健或金融等受监管行业，请确保您的 BPA 平台通过了 SOC 2、HIPAA 和 ISO 27001 等认证。

5.可扩展性

自动化系统今天能正常工作，并不意味着明天也能正常工作。每天处理 1000 个请求的自动化系统可能会在处理 10000 个请求时出现问题。如果你还没有为这种增长做好准备，你将不得不从头开始重建。 

与其边做边修补，不如从一开始就将可扩展性作为计划的一部分。 

选择能与您共同成长的工具，而不是只能用于概念验证的工具。要考虑系统如何处理更高的负载，是否能够长期监控性能，以及在工作流程变得更加复杂时如何轻松适应。 

自动化应与您的业务共同成长，而不是限制它。

6.成本和资源分配

自动化最大的挑战之一就是低估了做好自动化所需的时间和预算。带着良好的愿望投入工作，却因计划不周而半途而废，这种情况很常见。

与其试图一次性将所有工作自动化，不如挑选一个影响力大且易于衡量的工作流程。将其作为试点运行，看看哪些可行（哪些不可行），并利用这种洞察力指导下一步工作。

从小处着手有助于团队明智地花钱，并为您提供真实的数据，以便在过程中制定战略。 

您可以从我们的 "人工智能实施蓝图 "中了解更多有关如何在组织中实施新人工智能系统的信息。 

5 种业务流程自动化解决方案

1.工作流程自动化工具

如果要构建任何类型的自动化系统，都需要一个工作流程自动化平台。这就是实际运行你的逻辑--"如果这样，那么那样 "的操作部分。

工作流程自动化平台可让您设计跨不同应用程序和团队的分步流程。 

通过这些平台，您可以设计跨越不同团队和工具的逐步流程。许多平台为非技术员工提供了可视化或低代码构建工具，同时也为开发人员提供了在需要时构建复杂功能的灵活性。 

没错，现在有很多选择。Botpress、Pipefy、Kissflow、Process Street 和 Monday.com 等平台都能帮助您规划工作流程，将枯燥的工作自动化。有些更倾向于内部运营，有些则更适合面向客户的系统。

重点是：如果你还在用电子表格、表单和Slack 消息拼接流程，那么工作流程自动化平台就是你提升水平所需要的。

2.端到端流程自动化套件

如果说工作流自动化平台处理的是简单的事情，那么端到端流程自动化套件就是全面的操作控制室。

端到端流程自动化套件超越了单个工作流程，自始至终实现了整个业务流程的自动化。 想想看：跨职能协调、实时跟踪、个案管理、合规性、分析以及大量幕后逻辑。

让我们明确一点：你不需要这种级别的工具来批准请假申请。但如果你正在运行的是企业入职、报销处理或任何具有大量移动部件、交接和边缘情况的工作？这就是它们的优势所在。

这就是人们感到困惑的地方。有些人认为他们马上就需要一个巨大的套件。但除非你的业务量很大或很复杂，否则你最好还是从简单的东西开始，然后逐步增加。

尽管如此，当您准备就绪时，还是有一些大公司值得关注：Appian、IBM Business Automation Workflow、Nintex 和 Bizagi 都能为大规模协调提供有力支持。

此外，Botpress 也榜上有名--尤其是如果你想构建强大的、端到端的、具有对话感的流程，并与现有stack直接集成的话。(是的，我们有偏见，但也......没有错）。

简而言之： 如果您的业务被交接和人工跟踪所缠绕，端到端流程自动化套件就是解开这些缠绕的平台。

3.数字流程自动化（DPA）解决方案

数字流程自动化解决方案是专注于将面向客户的界面与后端系统连接起来以创建数字体验的工具。它们确保当客户提交表单、预约时间或与机器人聊天时，正确的工作流程会在幕后启动。

因此，如果有人在您的门户网站上填写了请求，它不会只是消失在 Google Sheet 和祈祷中。它会触发一些真实的事情：创建一个案例、启动一个工作流程、提醒一个团队。

如果您有复杂的、面向客户的流程，需要多个系统相互对话，这一点尤其有用。

OutSystems 和 Creatio 等平台正是为此而生。它们将前端交互与流程逻辑和引擎盖下的自动化连接起来。

简而言之：如果您想让客户操作触发真正的工作流，DPA 就是您的最佳选择。

4.集成主导型自动化平台

以集成为主导的自动化平台旨在连接不同的工具，并通过在它们之间实时移动数据来实现自动化工作流程。

这些是连接器。他们并不是要管理你的整个业务流程，他们只是希望你的应用程序能够相互对话，而不需要你充当中间人。

如果你需要这样的功能，整合型自动化平台就很不错："当有人在 PandaDoc 中签署合同时，更新 HubSpot，发送Slack 通知，并在 Airtable 中标记他们"。简单、快速，而且不涉及工程票据。

实话实说：这些工具并不适合复杂的逻辑或合规性较强的工作流程。但如果你是运营、营销人员，或者只是想消除 10 个应用程序之间的手动复制粘贴，你就会爱上它们。

Zapier 可能是这里最知名的名字。Make（前身为 Integromat）给你带来了更多的功能和灵活性。Workato 增加了企业级功能（价格较高）。Tray.io 介于两者之间，对开发者更友好。

您可以利用这些平台做很多事情：跨工具同步数据、触发通知、管理基本审批流程，甚至拼接面向客户的轻型自动化。

请记住：您的逻辑越复杂，这些工具就越快显示出它们的极限。但对于轻量级自动化来说呢？它们可以说是即插即用。

5.智能自动化平台

智能自动化平台是一切开始变得......智能的地方。

与遵循僵化规则的基本工作流程工具不同，智能自动化平台将人工智能（即机器学习 ）融入其中 、 自然语言处理以及基于上下文的决策。 因此，你得到的不是 "如果 X，那么 Y"，而是 "如果这有点像 X，情绪是负面的，文档说 Y，那么做 Z"。你会得到细微差别。灵活性。

当您的数据杂乱无章，或者您希望自动化更人性化时，智能自动化平台尤其有用。

那么，这在实际中是什么样子的呢？阅读不符合模板的发票。根据语气确定支持单的优先级。根据过去的模式自动对文档进行分类或做出路由决策。这些都是可行的。

其中的一些大公司包括 UiPath、Microsoft Power Automate + AI Builder 和 Automation Anywhere。它们都提供了传统自动化与人工智能相结合的解决方案。

Botpress 在这方面也很适合，尤其是如果你希望人工智能代理能够理解用户的询问，自然地做出回应，并根据意图触发后端工作流。

底线是什么？如果您的自动化系统需要读取字里行间的信息，那么智能自动化就是您的选择。

(感兴趣吗？我们的智能流程自动化文章会更详细地介绍这些平台）。

如何实施业务流程自动化：逐步指南

推出业务流程自动化并不一定要从第一天起就进行大规模的人工智能数字化转型。最好的实施都是从小规模开始的。 

无论您是要实现首个内部工作流程的自动化，还是要替换拼凑的传统工具，这本循序渐进的指南都将帮助您清晰地处理 BPA 问题。

1.找出摩擦的位置

在开始绘制流程图或比较自动化工具之前，请退后一步，问一问：究竟是什么在拖团队的后腿？

每家公司都有一些令人头疼的手工流程、容易出错的流程，或者令人厌烦的流程。这就是自动化能够带来真正改变的地方，而不仅仅是最容易在工作流程中实现自动化的地方。

如果你不确定从哪里入手，那就和正在做这项工作的人谈谈。什么是重复性工作？什么会导致延误？哪些工作总是做错？您还可以查看支持单、用户投诉或系统数据来发现瓶颈。

2.了解当前流程

"不要将不了解的东西自动化 "应该是所有 BPA 操作手册中的第一条规则。

自动化一个笨拙的流程很容易让人兴奋，但如果你还没有花时间弄清楚这个流程究竟是如何运作的（以及为什么要这样运作），你就会为自己日后的痛苦埋下伏笔。

这就是快速深入研究的好处。即使是像 "谁启动了这个工作流程？"或 "事情通常会在哪里卡住？"这样的基本问题，也能为你节省数小时的返工时间。

另外：不要跳过混乱的部分。边缘情况、人们为使事情顺利进行而使用的一次性变通方法--这些正是自动化容易出现问题的地方。

请务必注意

• 谁在什么情况下启动工作流程？
• 目前涉及哪些系统？哪些系统不能很好地协同工作？
• 交接在哪里发生？哪些地方最容易出现问题？
• 哪些步骤需要人工变通？

3.研究双酚 A 解决方案

一旦您绘制出当前流程图，并知道您想要改进什么，就该挑选工具了。但问题是：并不存在通用的 "最佳 "BPA 平台。

有些是为简单的任务自动化而设计的。而另一些则是为复杂的、多步骤的工作流程而设计的，其中包含大量的集成。因此，真正的问题是，什么才适合您？

您需要了解团队的技术水平、BPA 工具需要接入哪些系统以及工作流程的灵活性。有些公司需要开发人员级别的定制。另一些公司则只需要操作团队可以开箱即用的工具。

您可以从三个方面着手：

轻量级任务自动化

这些工具专为快速和简单而设计。如果您要自动执行简单、重复性的工作，它们将是您的不二之选。

它们最适用于 PTO 申请、简单的线索路由或 "如果这样，那么那样 "的逻辑等不需要复杂决策或多步骤协调的事情。

查找以下功能

• 与客户关系管理或票务工具的预建集成
• 简单的拖放式工作流程构建器
• 对可扩展性或复杂性的明确限制

这类流行平台包括Botpress、Zapier、Automate.io 和Notion 自动化等内置工具。

如果您是第一次测试双酚 A，或者需要速战速决，这些都是很好的开始。

中端工作流程自动化

这一层的自动化功能开始变得更加强大。它非常适合那些已经发展过基本任务自动化，现在需要工作流程来应对更多的适应性条件或需要某种形式的人工在环决策的团队。

您可能会根据交易规模进行路由审批，根据情绪升级支持票单，或者在 CRM 中的客户数据发生变化时触发多步骤序列。 

这些工具通常在易用性和功能之间取得平衡。你仍然可以获得无代码或低代码界面，但对逻辑、异常和角色的控制要强得多。

中端工作流程自动化平台的一些常见功能包括

• 分支逻辑和条件路径
• 基于角色的权限
• 支持结构化流程和灵活的例外情况

该领域的一些工具还提供内置审计跟踪功能，并与 CRM、ERP 或知识库等关键业务系统集成。

流行的平台包括Botpress、Pipefy、Kissflow、Asana Premium/Business（带有规则和自动化功能）以及带有工作流逻辑的 Monday.com。

归根结底，中层工具非常适合在不完全进入企业模式的情况下，为业务运营带来更多的结构和复杂性。您仍然可以获得速度和可访问性，但控制能力更强。

企业级 BPA

这些是重型平台，用于处理跨多个团队和系统的端到端工作流。它们专为规模和复杂性而设计，是全球运营或多层审批链的理想选择。

如果您的流程跨越多个系统（客户关系管理、企业资源规划、人力资源信息系统、自定义数据库），或者如果您需要对合规性进行精细控制，那么企业级 BPA 就是您的理想选择。

企业平台需要协调。这意味着工作流可以处理异常情况、跨工具同步实时数据，并在不影响进度的情况下保持合规性。

需要注意的功能包括

• 全面的集成支持
• 强大的合规功能和审计跟踪
• 便于协作的设计

这一级别的平台通常带有内置分析、SLA 跟踪、沙箱环境和基于角色的管理，以支持规模和复杂性。

受欢迎的公司包括Botpress、ServiceNow、Nintex、IBM watsonx 和 Appian。

请记住：无论您选择什么样的平台，它都应该与您的团队现有的运作方式相匹配。如果该工具迫使你重新思考整个流程，使其与之相适应，那么它就不是合适的工具。

4.试行选定的解决方案

在全面采用自动化之前，先从单一的工作流程开始。就一个。 

将其视为试运行。这就是经典的 "爬-走-跑 "模式中的 "爬"。

选择一些简单但有价值的事情。也许是自动批准 PTO 申请。或路由新的支持单。关键在于它是可衡量的--节省的时间、更快完成的任务、更少的人工错误。

您可以使用新的 BPA 工具手动构建，或者让人工智能来处理逻辑和边缘情况（如果您准备好了的话）。 

有些团队在沙盒中进行试点。另一些团队则与一个小团队一起上线，并密切监控结果。无论哪种方式，你都能了解到哪些地方会出现问题，哪些地方需要调整，以及实际产生的影响。

如果飞行员成功了？恭喜你你有了证明点。利用它来完善你的设置，并为更广泛的推广提供理由。如果不成功？那就更好了，你在推广之前就发现了问题所在。

如果你需要更深入地了解如何组织这种推广活动，可以看看我这位才华横溢的同事写的关于聊天机器人战略实施的文章。它涵盖了如何从爬到走再到跑--而不会绊倒自己。

5.培训团队

如果团队不理解，或者更糟糕的是，如果他们觉得这是高高在上下达的命令，而没有上下文，那么再好的自动化设置也无法坚持下去。

自动化应该让人感觉是一种有益的升级，而不是突如其来的替代。如果人们不知道如何将其融入日常工作流程，或者在出现故障时该去哪里，他们就会很快恢复旧习。

因此，不要只给他们一个登录名。引导他们了解如何在他们的世界中运行。向他们展示这样做能减少他们的工作量。让他们明白，这是为了减少重复性工作，而不是为了削尖脑袋。

如何推广取决于团队的规模和设置，但强有力的采用通常从以下几个方面开始：

• 针对特定角色的演练，让每个团队都了解如何将其应用到自己的工作中
• 快速参考指南或简易织布机，供他们在忘记哪个按钮做什么时使用
• 用于提问、反馈或报告问题的开放式渠道Slack、电子邮件等任何方式

换句话说：让自动化感觉是一种工具，而不是一种威胁。

6.扩展和迭代

BPA 试点成功并不意味着你的工作已经完成。最好的自动化系统会随着时间的推移而不断发展，如果不加以改进而过快扩展，很快就会出问题。

一旦你从第一个工作流程中看到了价值，就应谨慎扩展。添加新的用例，引入更多团队，并开始建立一个随着发展而不断完善的系统。

这就是迭代最重要的地方。持续监控关键信号：工作流程是否完成得更快？错误率是否下降？人们是否真的在使用新系统？

然后，边做边小幅调整：

• 强化逻辑。如果步骤总是在同一个地方出现问题，请重新检查触发器或条件。
• 改进交接。在工作流程涉及多个团队或工具时，增加清晰度。
• 跟踪采用情况。如果使用率下降，请与团队沟通。流程是否令人困惑？手工操作是否又开始出现？
• 重新审视衡量标准。您是否跟踪了正确的关键绩效指标？必要时添加新的指标（如周转时间、任务完成率）。

一旦各部分工作顺利进行，就应创建内部操作手册。这样，其他团队就可以在已有的基础上再接再厉，而不必从头开始。

什么是业务流程自动化用例？

人力资源入职

入职听起来很简单，直到你意识到其中有多少活动部件。要建立账户、收集文件、提供设备、填写日历，等等，不一而足。

如果没有自动化，大部分工作都要通过无休止的电子邮件和电子表格更新来完成。这很慢，容易出错，而且说实话？让每个相关人员都感到头疼。

让我们来看看 BPA 如何让人力资源部门和新员工顺利入职。

在接受报价的瞬间触发工作流程

一旦候选人同意，奇迹就开始了。BPA 工具可以在人力资源信息系统中自动创建员工记录，发送欢迎邮件和合规表格，并启动下一步工作，而无需每个部门的人工催促。

试想一下：在签署聘用合同的一瞬间，IT 团队就会收到一张设置笔记本电脑和用户账户的通知单。与此同时，新员工会收到一封个性化的入职电子邮件和一个链接，用于上传他们需要提交的任何文件。

无需来回奔波的日程安排

入职培训、福利登记、首日签到，所有这些都可以自动安排。 

BPA 工具可以根据可用性预留时间段，并向所有相关人员发送确认函，而不是手动协调各个日历。

然后就好了。不会错过任何步骤，新员工也会真正感受到欢迎。

是什么工具实现了这一点？

你通常会看到各种工具的组合：BambooHR 或 Personio 等人力资源信息系统平台负责处理员工数据，Kissflow 或 Pipefy 等工作流程自动化工具帮助将各项任务拼接在一起，Jira 服务管理等 ITSM 工具确保技术设置不会出现漏洞。

客户支持

实话实说吧。支持人员在与实际帮助客户无关的事情上浪费了太多时间。整理票单。分配优先级。弄清楚谁应该处理什么。与此同时，客户却在等待。

这就是自动化（以及在客户服务中使用人工智能）的优势所在。这不是要取代您的支持团队，而是要清理他们的工作，让他们能够真正专注于解决实际问题。

自动分流

当收到支持请求时，必须有人（或有东西）弄清楚是什么问题。是计费问题？错误？客户是生气还是困惑？

BPA 系统可以完全取代这一点。利用人工智能（如情感分析、关键词匹配或账户历史记录），BPA 系统可以自动对票单进行分类和优先排序。这样，座席人员就不会对每项请求进行粗略处理，而是直接处理最需要他们处理的请求。

智能路由

一旦票单被分类，下一步就是将其发送给正确的人。如果是手动操作，仅这一步就会耗费数小时。

有了 BPA，路由选择会立即发生。计费问题会转到财务部门。高优先级的产品错误会直接转到工程部。VIP 客户的问题会被标记为高级代理的问题。您可以建立任何您需要的逻辑，而这一切都在后台运行。

自动填写和状态更新

每个支持代理都知道将客户信息从一个系统复制粘贴到另一个系统的痛苦。 

但是，如果您的 BPA 与客户关系管理或内部工具相连接，它就能在座席人员接触票单之前将相关数据预先填入票单字段。

您还可以使用自动化功能发送实时状态更新或跟进待回复。这意味着减少团队的手工操作，为客户带来更顺畅的体验。

让这一切变得更容易的工具

Zendesk 和 Freshdesk 等平台已内置 BPA 功能。将这些功能与人工智能驱动的路由工具以及与 CRM 或内部知识库的集成搭配使用，您就拥有了一个可扩展的支持引擎。

告别重复性的管理任务。 

合同管理

手动管理合同？欢迎来到版本控制混乱和错过截止日期的时代。自动化合同工作流程能带来亟需的秩序和速度--这要归功于采购中的人工智能！

自动生成合同

最适用于标准协议，如 NDA、SOW 或 MSA。

功能 从模板中提取数据，并根据客户关系管理或表单输入自动填写详细信息。

小贴士： 锁定关键字段以避免未经授权的编辑，但要为自定义术语留出空间。

供审查和电子签名的途径

最适合内部审批、跨团队协作和客户签名。

它的作用根据预定义的规则，在正确的时间将合同发送给正确的人，如法律、财务、经理或客户。

小贴士：使用能跟踪谁打开和签署了什么的工具，这样你就不会猜测事情卡在哪里了。

跟踪更改并设置提醒

最适合保持合同合规和最新。

功能在审计跟踪中记录编辑和批准情况，然后发送更新或即将进行的合规审查提醒。

热门建议：不要等别人想起来--在关键日期前 30、60 或 90 天设置自动通知。

是什么工具实现了这一点？

常见的工具包括 CLM 平台（如 Ironclad、DocuSign CLM）、文档自动化工具、工作流和电子签名平台（如 PandaDoc、HelloSign）。

发票和费用处理

手工处理发票是一项耗费时间和耐心的工作。从 PDF 文件中复制数字，翻阅电子邮件以获得批准，追着别人要收据--难怪财务团队会工作过度。

让我们来分析一下双酚 A 如何帮助清理这些垃圾。

提取发票数据

第一步：放弃手工输入。具有 OCR 或人工智能功能的 BPA 工具可以扫描发票，并自动提取供应商名称、金额、到期日、细列项目等关键细节。这意味着不再需要在文件和电子表格之间切换。

与 PO 或预算匹配

数据输入后，您需要对其进行匹配。例如，现有的采购订单或部门预算。 

自动化系统会立即处理这些问题，并标记任何不一致的地方，这样就不会出现漏网之鱼。

审批途径

与其发送 "嘿，你能批准这个吗？"的电子邮件，不如让 BPA 来处理路由。它可以根据规则将正确的发票发送给正确的人。

是的，这也会提醒他们。

与会计工具同步

当一切签字完成后，BPA 可将已批准的发票自动推送到您的会计软件中。无需额外输入数据。只需完成。

Tipalti、Airbase、Ramp、QuickBooks 和 NetSuite 等工具都能轻松完成设置。如果您的财务团队仍在手动完成所有工作......让我们来解决这个问题。

下月部署人工智能解决方案

自动化是现代团队加快工作进度、专注于真正重要工作的方式。

Botpress 是一个会话式人工智能平台，为团队提供工具来构建强大的业务流程自动化--从简单的工作流到复杂的多系统集成。

通过可视化流程构建器、无限集成和多语言支持，任何人都可以启动可扩展的自动化，而无需编写一行代码。

今天就开始建设。它是免费的。

常见问题

什么是业务流程自动化（BPA）？

BPA 是指利用技术实现日常工作流程和过程的自动化。它通常涉及部署软件工具和应用程序，以简化重复性工作，减少人工操作，提高整体效率。

哪些业务流程最适合自动化？

经常发生并遵循明确规则的流程是自动化的理想候选者。例如，员工入职、采购审批、客户服务互动和数据录入都可以实现自动化，以节省时间和减少错误。

RPA 和 BPA 有什么区别？

机器人流程自动化（RPA）使用软件机器人来执行数据录入等简单的重复性任务，而业务流程自动化（BPA）则将不同的系统连接起来，实现整个工作流程和多个流程步骤的自动化，从而实现更全面的改进。

谁能从业务流程自动化中获益？

自动化带来全面价值。企业可以节省时间和金钱，员工可以专注于更重要的战略任务，客户可以享受更快、更可靠的服务。

如何衡量双酚 A 的投资回报率？

可以通过监测关键绩效指标来跟踪投资回报率，如缩短处理时间、节约成本、提高数据准确性和合规性以及提高客户满意度。团队的定期审查和反馈有助于确保 BPA 实现预期效益。

双酚 A 需要多长时间才能见效？

虽然在几个月内可能会明显提高一些效率，但全面的效益往往需要更长的时间才能实现。重要的是要采取分阶段的方法并不断优化，以实现 BPA 的长期价值。