Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tôi từng chứng kiến một nhóm chuỗi cung ứng chuyển hướng một đơn hàng qua bảy hệ thống và bốn người. Việc này mất năm ngày. Đơn hàng thực tế ư? Mực in trị giá 72 đô la.

Khi tôi nói chuyện với nhóm, không ai có thể giải thích tại sao lại có quy trình này. Thay vào đó, họ lẩm bẩm câu nói cấm kỵ: "Đó là cách chúng tôi vẫn làm."

Đây chính xác là lúc tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) tỏa sáng. Không phải chatbot AI hào nhoáng hay cánh tay robot – mà là tự động hóa hiệu quả các quy trình ngốn hàng giờ mỗi tuần.

Tại Botpress Chúng tôi đã hỗ trợ triển khai hơn 750.000 tác nhân AI giúp hợp lý hóa quy trình kinh doanh – từ việc tiếp nhận nhà cung cấp đến đối chiếu hóa đơn – cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn và các cơ quan. 

Chúng ta đã tận mắt chứng kiến BPA phân biệt các công ty mở rộng quy mô hiệu quả với các công ty trì trệ. 

“BPA trao quyền cho mọi người làm được nhiều việc hơn. Một cá nhân giờ đây có thể quản lý công việc mà trước đây cần đến mười người”, Ajaykumar Mudaliar, Giám đốc Sản phẩm tại Botpress . “BPA là chìa khóa để các doanh nghiệp chuyển từ tăng trưởng tuyến tính sang khả năng mở rộng theo cấp số nhân.”

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích BPA là gì, những thách thức phổ biến khi triển khai BPA và giải thích cách triển khai chiến lược BPA thành công.

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là việc sử dụng công nghệ để hợp lý hóa và thực hiện các nhiệm vụ và quy trình công việc thường cần sự tham gia của con người.

Quy trình kinh doanh là một loạt các bước mà công ty thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ, chẳng hạn như phê duyệt yêu cầu nghỉ phép, xử lý hóa đơn hoặc thực hiện đơn hàng trực tuyến.

BPA là cách các công ty hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và ít mắc lỗi hơn bằng cách chuyển giao những khía cạnh lặp đi lặp lại trong hoạt động của họ cho máy móc. 

Nhưng trong nhiều trường hợp, tự động hóa không thay thế con người mà còn hỗ trợ họ, cho phép con người và máy móc làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Nó đang trở nên phổ biến đến mức 2/3 số tổ chức đã tự động hóa quy trình kinh doanh trong ít nhất một chức năng.

Một ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Hoàn tất đơn hàng là một ví dụ hoàn hảo về cách tự động hóa đơn giản hóa các công việc hàng ngày. Những việc trước đây chỉ cần một vài người và vài bước thực hiện thì giờ đây chỉ mất vài giây.

Tình huống: Một khách hàng đặt hàng trên một trang web 

Nếu không có tự động hóa, một ai đó trong nhóm vận hành hoặc thực hiện đơn hàng có thể phải:

1. Kiểm tra thủ công xem sản phẩm có còn hàng không
2. Cập nhật hệ thống kiểm kê
3. Xử lý thanh toán
4. Viết và gửi email xác nhận
5. Thông báo cho kho hoặc đối tác vận chuyển
6. Tạo nhãn vận chuyển
7. Chia sẻ thông tin theo dõi với khách hàng

Nhưng với BPA, toàn bộ chuỗi bước này có thể diễn ra chỉ trong vài giây. 

Ngay khi có đơn hàng, hệ thống BPA sẽ hoạt động: xác minh giao dịch mua, điều chỉnh mức tồn kho, tính phí vào thẻ và kích hoạt quá trình hoàn tất – tất cả đều không cần con người chạm vào bàn phím.

Sự khác biệt giữa RPA và BPA là gì?

RPA tự động hóa các tác vụ riêng lẻ bằng cách mô phỏng hành động của con người, trong khi BPA tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc bằng cách điều phối các hệ thống đằng sau hậu trường.

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) tập trung vào các tác vụ ở mức độ bề mặt - các loại hoạt động lặp đi lặp lại mà con người có thể thực hiện bằng máy tính. Điều này bao gồm sao chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác hoặc điền vào các biểu mẫu kỹ thuật số. 

Mặt khác, BPA quan tâm đến toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối. Thay vì mô phỏng đầu vào của con người, BPA kết nối trực tiếp các hệ thống khác nhau. BPA xử lý việc điều phối nhiều tác vụ, sử dụng API và cơ sở dữ liệu để di chuyển thông tin, đưa ra quyết định và kích hoạt hành động giữa các phòng ban. 

Trên thực tế, các công nghệ này thường hoạt động cùng nhau. Các sáng kiến BPA thường bao gồm các thành phần RPA để kết nối các tác vụ trong một quy trình tự động hóa lớn hơn.

Khi nào tôi nên sử dụng RPA thay vì BPA?

RPA triển khai nhanh hơn cho các trường hợp sử dụng hẹp. Giải pháp này phù hợp nhất để tự động hóa các bước riêng lẻ trong một quy trình, đặc biệt khi các hệ thống chưa được tích hợp tốt. Vì vậy, nếu nhóm của bạn muốn tự động hóa một tác vụ mà không cần thay đổi hệ thống hiện có, hãy chọn giải pháp RPA.

BPA yêu cầu lập kế hoạch ban đầu kỹ lưỡng hơn nhưng mang lại tác động rộng hơn, cho phép tự động hóa các quy trình làm việc phức tạp trên nhiều nhóm và hệ thống. Nếu bạn đang muốn hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc trải rộng trên nhiều phòng ban hoặc công cụ, thì giải pháp BPA sẽ phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.

Các tính năng chính và thành phần của công cụ BPA

Các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh bao gồm một số thành phần cốt lõi hoạt động cùng nhau để thúc đẩy hiệu quả và giảm sự can thiệp thủ công:

Tự động hóa quy trình làm việc

Tự động hóa quy trình làm việc là cốt lõi của bất kỳ hệ thống BPA nào: khả năng xây dựng các luồng công việc từng bước để xử lý các tác vụ một cách tự động. Các quy trình làm việc này đảm bảo các hành động đúng được thực hiện theo đúng thứ tự, trên khắp các nhóm và công cụ.

Tích hợp dữ liệu

Các công cụ BPA kết nối với các hệ thống mà nhóm đã sử dụng, như CRM, phần mềm nhân sự hoặc cơ sở dữ liệu nội bộ, để họ có thể tự động thu thập và cập nhật thông tin.

Điều này giúp dữ liệu chính xác và quy trình diễn ra suôn sẻ trên nhiều nhóm và công cụ khác nhau.

Lập bản đồ và thiết kế quy trình

Trước khi các nhóm có thể tự động hóa một quy trình, họ cần phải hiểu rõ nó. Đó chính là lúc các công cụ xây dựng hình ảnh phát huy tác dụng. Các công cụ xây dựng hình ảnh giúp các nhóm:

• Lập bản đồ quy trình làm việc hiện tại từng bước
• Phát hiện các khoảng trống hoặc các bước không cần thiết
• Hợp tác giữa các nhóm trước khi bất kỳ hoạt động tự động hóa nào được triển khai

Theo dõi và báo cáo thời gian thực

Khi mọi thứ đã đi vào hoạt động, các nhóm sẽ cần hiểu điều gì đang hiệu quả và điều gì không. Các nền tảng BPA tốt cung cấp:

• Bảng thông tin có số liệu thống kê trực tiếp (hoàn thành nhiệm vụ, chậm trễ, lỗi)
• Phát hiện nút thắt cổ chai
• Báo cáo dễ dàng cho việc kiểm toán hoặc đánh giá hiệu suất

Các tính năng bảo mật và tuân thủ

Các nền tảng BPA tốt giúp bảo vệ dữ liệu an toàn. Chúng cung cấp các tính năng bảo mật như kiểm soát quyền và nhật ký hoạt động để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đáp ứng các quy định của ngành.

Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực như tài chính, nhân sự và chăm sóc sức khỏe, nơi quyền riêng tư và tuân thủ là điều cần thiết.

Logic tùy chỉnh và khả năng mở rộng

Các nền tảng BPA hiệu quả sẽ bao gồm các tính năng như:

• Quy định và điều kiện
• Tích hợp API
• Thiết lập mô-đun

Những công cụ này giúp xây dựng các quy trình tự động hóa phù hợp với nhiều quy trình khác nhau và có thể điều chỉnh khi mọi thứ thay đổi.

Lợi ích của tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tăng hiệu quả

Tự động hóa loại bỏ tình trạng tắc nghẽn và sự phụ thuộc thủ công, cho phép các tác vụ tiến triển mà không cần chờ bàn giao hoặc phê duyệt.

Điều này tạo ra nhiều khả năng mở rộng quy mô một cách trơn tru khi doanh nghiệp phát triển mà không cần tăng số lượng nhân viên theo tỷ lệ tương ứng.

Tiết kiệm chi phí cao hơn

BPA giúp giảm bớt công sức cần thiết để hoàn thành các công việc thường ngày và ngăn ngừa những sai lầm tốn kém do lỗi của con người hoặc sự không nhất quán.

Theo thời gian, những khoản tiết kiệm này sẽ tăng lên – đặc biệt là trong các quy trình có khối lượng lớn – giúp giải phóng ngân sách cho đổi mới, không chỉ cho bảo trì.

Độ chính xác của dữ liệu được nâng cao

Dữ liệu chính xác hơn dẫn đến quyết định tự tin hơn.

Bằng cách tự động nhập dữ liệu và cập nhật hệ thống, BPA làm giảm nguy cơ xảy ra lỗi của con người trong báo cáo hoặc quy trình làm việc. 

Cải thiện sự tuân thủ và quản lý rủi ro

Trong các ngành công nghiệp được quản lý, sự sai lệch trong quy trình có thể dẫn đến hậu quả về mặt pháp lý hoặc tài chính. 

BPA áp dụng các quy trình chuẩn hóa và duy trì nhật ký chi tiết. Điều này tăng cường khả năng sẵn sàng kiểm toán và giảm thiểu rủi ro liên quan đến quy trình.

Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Các quy trình tự động phản hồi nhanh hơn và nhất quán hơn – cho dù đó là phiếu hỗ trợ, cập nhật đơn hàng hay bước tiếp nhận.

Với hệ thống kết nối và ít chậm trễ hơn, khách hàng luôn nhận được dịch vụ kịp thời và đáng tin cậy.

6 thách thức trong việc thực hiện BPA là gì?

1. Chất lượng dữ liệu và tích hợp

Một lý do phổ biến khiến tự động hóa thất bại không phải là do quy trình làm việc mà là do dữ liệu đưa vào.

Ngay cả hệ thống tự động hóa tốt nhất cũng không thể làm được nhiều với những dữ liệu đầu vào không đầy đủ hoặc lỗi thời.

Bạn gặp sự cố tự động hóa? Hãy thử:

• Dọn dẹp đường ống dữ liệu trước khi mở rộng BPA – đảm bảo dữ liệu thực sự có thể sử dụng được trước khi tự động hóa xung quanh nó
• Lựa chọn các công cụ tích hợp hoàn toàn với các hệ thống hiện có – không còn thiết lập chắp vá hoặc nguồn không kết nối
• Kiểm tra tính đầy đủ của các dữ liệu đầu vào quan trọng, đặc biệt là những dữ liệu thúc đẩy quyết định hoặc logic phân nhánh

2. Quản lý thay đổi

Nếu nhóm của bạn coi tự động hóa là mối đe dọa thay vì một công cụ, nó sẽ làm chậm mọi thứ. Sự phản kháng là bình thường, đặc biệt là khi nhân viên không rõ chức năng công việc của họ có thể thay đổi như thế nào.

Để nhận được sự đồng thuận sớm, hãy thu hút người dùng cuối (tức là nhân viên) ngay từ đầu. Hãy hỏi ý kiến họ về những điểm chưa tốt và cho phép họ đóng góp vào cách áp dụng tự động hóa trong quy trình làm việc của họ.

Và đừng chỉ thông báo về sự ra mắt của các công cụ mới. Thay vào đó, hãy đưa ra lời giải thích rõ ràng, tập trung vào lợi ích của nhân viên. 

Việc định hình sẽ phụ thuộc vào cách nơi làm việc của bạn sử dụng BPA. Có thể tự động hóa được áp dụng để loại bỏ sự chồng chéo chứ không phải để thay thế nhân viên. Hoặc có lẽ giải pháp BPA của bạn sẽ cho phép nhân viên tập trung tốt hơn vào công việc phức tạp, thay vì lãng phí thời gian vào những công việc lặp đi lặp lại.

Việc triển khai tự động hóa cần mang tính hợp tác, chứ không phải áp đặt từ trên xuống. Trong mọi trường hợp, hãy dẫn dắt bằng sự đồng cảm và rõ ràng.

3. Khả năng tương thích của hệ thống

Các công cụ tự động hóa hiện đại rất tuyệt vời… cho đến khi chúng gặp phải một hệ thống từ năm 2007 mà không ai có thể chạm vào nếu không có phiếu CNTT.

Nếu dự án BPA của bạn cứ bị trì trệ vì phần mềm cứng nhắc hoặc API bị khóa, bạn không phải là người duy nhất. Tuy nhiên, có một vài cách để mọi thứ trở nên dễ dàng hơn:

• Sử dụng các nền tảng được xây dựng cho môi trường lai. Không phải mọi thứ đều cần phải chạy trên nền tảng đám mây – hãy đảm bảo các công cụ của bạn cũng có thể hoạt động với các hệ thống cũ hơn, tại chỗ. (Điều này thường liên quan đến việc sử dụng một nền tảng xây dựng linh hoạt, chẳng hạn như Botpress .)
• Hãy tìm các trình kết nối được xây dựng sẵn. Bạn càng cần ít mã tùy chỉnh để kết nối các thành phần với nhau thì tốc độ xử lý sẽ càng nhanh.

4. Bảo mật và tuân thủ

Tự động hóa có thể tiết kiệm thời gian – nhưng nếu xử lý thông tin nhạy cảm và không hoàn toàn an toàn, nó có thể mở ra một thế giới hoàn toàn mới đầy rẫy lỗi nghiêm trọng. 

Hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ về loại dữ liệu mà hệ thống tự động hóa của bạn sẽ xử lý: thông tin khách hàng, hồ sơ tài chính, dữ liệu nhân viên, thông tin xác thực. Tất cả đều được coi là nhạy cảm. 

Vì vậy, thay vì xem nhẹ vấn đề bảo mật, hãy biến nó thành điểm khởi đầu. Điều này có nghĩa là lựa chọn một nền tảng BPA (hoặc đơn vị đối tác) được chứng nhận đầy đủ và xây dựng với tiêu chí tuân thủ ngay từ đầu.

Các nền tảng mạnh mẽ cung cấp cho bạn các công cụ để kiểm soát:

• Thiết lập các quyền hạn chi tiết để chỉ những người (hoặc bot) phù hợp mới có thể chạm vào dữ liệu nhất định
• Sử dụng mã hóa cả khi lưu trữ và khi truyền tải
• Bật nhật ký kiểm tra để theo dõi hoạt động và phát hiện sự cố sớm

Và vâng, Botpress có tất cả những tính năng này và hơn thế nữa, được tích hợp sẵn theo mặc định. Chúng tôi đã giúp hàng nghìn công ty tự động hóa các quy trình làm việc quan trọng mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật của chatbot .

Và nếu bạn hoạt động trong ngành được quản lý như chăm sóc sức khỏe hoặc tài chính, hãy đảm bảo nền tảng BPA của bạn có các chứng chỉ như SOC 2, HIPAA và ISO 27001.

5. Khả năng mở rộng

Việc tự động hóa hoạt động hiệu quả hôm nay không có nghĩa là nó sẽ tiếp tục hoạt động vào ngày mai. Hệ thống xử lý 1000 yêu cầu mỗi ngày có thể gặp trục trặc khi đạt 10.000 yêu cầu. Và nếu bạn không sẵn sàng cho sự tăng trưởng đó, bạn sẽ phải xây dựng lại từ đầu. 

Thay vì vá lỗi trong quá trình thực hiện, hãy đưa khả năng mở rộng vào kế hoạch ngay từ đầu. 

Hãy chọn những công cụ có thể phát triển cùng bạn, thay vì những công cụ chỉ mang tính minh chứng cho khái niệm. Hãy suy nghĩ về cách hệ thống của bạn xử lý tải cao hơn, liệu nó có thể theo dõi hiệu suất theo thời gian hay không, và khả năng thích ứng dễ dàng như thế nào khi quy trình làm việc trở nên phức tạp hơn. 

Tự động hóa phải phát triển cùng doanh nghiệp của bạn chứ không phải hạn chế nó.

6. Phân bổ chi phí và nguồn lực

Một trong những thách thức lớn nhất của tự động hóa là đánh giá thấp thời gian và ngân sách cần thiết để đạt được hiệu quả. Thông thường, chúng ta sẽ lao vào với ý định tốt, nhưng rồi lại dừng lại giữa chừng do kế hoạch kém.

Thay vì cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc, hãy chọn một quy trình làm việc có tác động lớn và dễ đo lường. Chạy thử nghiệm, xem xét điều gì hiệu quả (và điều gì không), và sử dụng thông tin chi tiết đó để định hướng các bước tiếp theo.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ giúp các nhóm chi tiêu một cách khôn ngoan và cung cấp cho bạn dữ liệu thực tế để định hình chiến lược khi thực hiện. 

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách triển khai các hệ thống AI mới vào một tổ chức từ Bản thiết kế triển khai AI của chúng tôi. 

5 loại giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh

1. Công cụ tự động hóa quy trình làm việc

Nếu bạn đang xây dựng bất kỳ hệ thống tự động hóa nào, bạn sẽ cần một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc. Đây chính là thứ thực sự vận hành logic của bạn – phần "nếu thế này, thì thế kia" của quy trình.

Nền tảng tự động hóa quy trình làm việc cho phép bạn thiết kế các quy trình từng bước trên nhiều ứng dụng và nhóm khác nhau. 

Các nền tảng này cho phép bạn thiết kế các quy trình từng bước, trải rộng trên nhiều nhóm và công cụ khác nhau. Nhiều nền tảng cung cấp trình xây dựng trực quan hoặc mã nguồn đơn giản cho nhân viên không rành về kỹ thuật, đồng thời mang đến cho các nhà phát triển sự linh hoạt để xây dựng các tính năng phức tạp khi cần. 

Và vâng, có rất nhiều lựa chọn ngoài kia. Các nền tảng như Botpress Pipefy, Kissflow, Process Street và Monday.com đều giúp bạn lập sơ đồ quy trình làm việc và tự động hóa những công việc nhàm chán. Một số nghiêng về vận hành nội bộ, một số khác lại phù hợp hơn với các hệ thống hướng đến khách hàng.

Vấn đề là: nếu bạn vẫn đang ghép các quy trình lại với nhau bằng bảng tính, biểu mẫu và Slack tin nhắn, nền tảng tự động hóa quy trình làm việc chính là thứ bạn cần để nâng cấp.

2. Bộ tự động hóa quy trình đầu cuối

Nếu nền tảng tự động hóa quy trình làm việc xử lý những công việc đơn giản thì bộ tự động hóa quy trình đầu cuối chính là phòng điều khiển hoạt động toàn diện.

Bộ giải pháp tự động hóa quy trình đầu cuối vượt xa quy trình làm việc riêng lẻ bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối. Hãy nghĩ đến: phối hợp liên chức năng, theo dõi thời gian thực, quản lý hồ sơ, tuân thủ, phân tích và rất nhiều logic hậu trường.

Nói rõ hơn: bạn không cần trình độ công cụ này để phê duyệt yêu cầu nghỉ phép. Nhưng nếu bạn đang vận hành một hệ thống như tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp, xử lý khiếu nại, hoặc bất kỳ hoạt động nào có nhiều bộ phận chuyển động, chuyển giao và các trường hợp ngoại lệ thì đây chính là điểm mạnh của chúng.

Đây chính là điểm khiến mọi người bối rối. Một số người cho rằng họ cần một bộ ứng dụng khổng lồ ngay lập tức. Nhưng trừ khi bạn đang vận hành với khối lượng công việc lớn hoặc phức tạp, tốt hơn hết bạn nên bắt đầu với một thứ gì đó đơn giản hơn và tăng dần số lượng.

Tuy nhiên, khi bạn đã sẵn sàng, có một số cái tên lớn đáng để xem xét: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex và Bizagi đều cung cấp sức mạnh đáng kể cho việc phối hợp quy mô lớn.

Cũng, Botpress cũng tạo nên danh sách này – đặc biệt nếu bạn muốn xây dựng các luồng mạnh mẽ, xuyên suốt, mang tính đàm thoại và tích hợp trực tiếp với các luồng hiện có của bạn stack . (Vâng, chúng tôi có thiên vị. Nhưng cũng... không sai.)

Tóm lại: Nếu hoạt động của bạn đang bị rối rắm trong việc chuyển giao và theo dõi thủ công, thì bộ tự động hóa quy trình đầu cuối chính là nền tảng giúp bạn giải quyết vấn đề đó.

3. Giải pháp tự động hóa quy trình số (DPA)

Giải pháp tự động hóa quy trình số là các công cụ tập trung vào việc kết nối giao diện khách hàng với hệ thống back-end để tạo ra trải nghiệm số. Chúng đảm bảo rằng khi khách hàng gửi biểu mẫu, đặt lịch hẹn hoặc trò chuyện với bot, quy trình làm việc phù hợp sẽ thực sự được khởi động ở chế độ nền.

Vì vậy, nếu ai đó điền yêu cầu trên cổng thông tin của bạn, yêu cầu đó không chỉ biến mất trong Google Trang tính và một lời cầu nguyện. Nó còn kích hoạt một điều gì đó thực tế: một trường hợp được tạo, một quy trình làm việc bắt đầu, và một nhóm được thông báo.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có các luồng xử lý phức tạp, hướng tới khách hàng, dựa vào nhiều hệ thống tương tác với nhau.

Các nền tảng như OutSystems và Creatio được tạo ra chính xác cho mục đích này. Chúng kết nối các tương tác front-end với logic quy trình và tự động hóa bên trong.

Tóm lại: Nếu bạn muốn hành động của khách hàng kích hoạt quy trình làm việc thực sự, DPA chính là giải pháp dành cho bạn.

4. Nền tảng tự động hóa do tích hợp dẫn đầu

Các nền tảng tự động hóa tích hợp được thiết kế để kết nối các công cụ khác nhau và cho phép quy trình làm việc tự động bằng cách di chuyển dữ liệu giữa chúng theo thời gian thực.

Đây là các đầu nối. Họ không cố gắng quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh của bạn, họ chỉ muốn các ứng dụng của bạn giao tiếp với nhau mà không cần bạn đóng vai trò trung gian.

Các nền tảng tự động hóa do tích hợp dẫn đầu rất tuyệt vời nếu bạn cần thứ gì đó như: “Khi ai đó ký hợp đồng trong PandaDoc, hãy cập nhật HubSpot, gửi Slack thông báo và gắn thẻ chúng trong Airtable.” Dễ dàng, nhanh chóng và không cần vé kỹ thuật.

Thực tế mà nói: những công cụ này không dành cho logic phức tạp hay quy trình làm việc đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt. Nhưng nếu bạn làm việc trong bộ phận vận hành, tiếp thị, hoặc chỉ muốn loại bỏ thao tác sao chép-dán thủ công giữa 10 ứng dụng, bạn sẽ thích chúng.

Zapier Có lẽ là cái tên nổi tiếng nhất ở đây. Make (trước đây là Integromat) mang đến cho bạn sức mạnh và sự linh hoạt hơn một chút. Workato bổ sung sức mạnh cấp doanh nghiệp (với mức giá cao hơn). Tray.io nằm đâu đó ở giữa, với giao diện thân thiện với nhà phát triển hơn.

Bạn có thể làm được nhiều việc với các nền tảng này: đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều công cụ, kích hoạt thông báo, quản lý luồng phê duyệt cơ bản và thậm chí kết hợp các hoạt động tự động hóa nhẹ hướng đến khách hàng.

Chỉ cần lưu ý: logic của bạn càng phức tạp, các công cụ này sẽ bộc lộ giới hạn càng nhanh. Nhưng đối với các hệ thống tự động hóa nhẹ thì sao? Chúng gần như chỉ cần cắm và chạy.

5. Nền tảng tự động hóa thông minh

Nền tảng tự động hóa thông minh là nơi mọi thứ bắt đầu trở nên... thông minh.

Không giống như các công cụ quy trình làm việc cơ bản tuân theo các quy tắc cứng nhắc, các nền tảng tự động hóa thông minh kết hợp AI – hãy nghĩ đến học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và ra quyết định dựa trên ngữ cảnh . Vì vậy, thay vì "nếu X thì Y", bạn sẽ hiểu "nếu điều này trông giống X và cảm xúc tiêu cực , và bác sĩ nói Y thì làm Z". Bạn sẽ có được sự tinh tế. Bạn sẽ có được sự linh hoạt.

Nền tảng tự động hóa thông minh đặc biệt hữu ích khi dữ liệu của bạn lộn xộn hoặc bạn muốn tự động hóa mang tính con người hơn.

Vậy điều này trông như thế nào trong thực tế? Đọc hóa đơn không theo mẫu. Ưu tiên các phiếu hỗ trợ dựa trên giọng điệu. Tự động phân loại tài liệu hoặc đưa ra quyết định định tuyến dựa trên các mẫu trước đó. Tất cả đều khả thi.

Một số công cụ nổi bật bao gồm UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder và Automation Anywhere. Mỗi công cụ đều cung cấp sự kết hợp giữa tự động hóa truyền thống với AI tích hợp.

Botpress cũng phù hợp ở đây, đặc biệt nếu bạn muốn các tác nhân AI hiểu được người dùng đang yêu cầu gì, phản hồi tự nhiên và kích hoạt quy trình làm việc phụ trợ dựa trên ý định.

Tóm lại là gì? Nếu hệ thống tự động hóa của bạn cần phải đọc hiểu các dòng chữ, thì tự động hóa thông minh chính là giải pháp.

(Bạn có quan tâm không? Bài viết về tự động hóa quy trình thông minh của chúng tôi sẽ đi sâu vào các nền tảng này chi tiết hơn nhiều.)

Cách triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh: Hướng dẫn từng bước

Việc triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh không nhất thiết phải là một nỗ lực chuyển đổi số AI quy mô lớn ngay từ đầu. Những triển khai tốt nhất thường bắt đầu từ những bước nhỏ. 

Cho dù bạn đang tự động hóa quy trình làm việc nội bộ đầu tiên hay thay thế một loạt các công cụ cũ, hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn tiếp cận BPA một cách rõ ràng hơn.

1. Tìm ra nơi có ma sát

Trước khi bắt đầu vẽ sơ đồ luồng công việc hoặc so sánh các công cụ tự động hóa, hãy lùi lại một bước và tự hỏi: điều gì thực sự đang làm chậm tiến độ của nhóm?

Mỗi công ty đều có một vài quy trình thủ công gây khó chịu, dễ xảy ra lỗi hoặc đơn giản là cực kỳ phiền phức. Đó là lúc tự động hóa có thể tạo ra sự khác biệt thực sự – chứ không chỉ là nơi dễ dàng loại bỏ nhất trong quy trình làm việc.

Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy trao đổi với những người đang thực hiện công việc. Điều gì lặp đi lặp lại? Điều gì gây ra sự chậm trễ? Điều gì liên tục bị thực hiện sai? Bạn cũng có thể xem phiếu hỗ trợ, khiếu nại của người dùng hoặc dữ liệu hệ thống để phát hiện các điểm nghẽn.

2. Hiểu các quy trình hiện tại

“Đừng tự động hóa những gì bạn không hiểu” phải là quy tắc số 1 trong bất kỳ sách hướng dẫn BPA nào.

Thật dễ dàng để phấn khích khi tự động hóa một quy trình phức tạp, nhưng nếu bạn chưa dành thời gian để tìm hiểu quy trình đó thực sự hoạt động như thế nào (và tại sao nó lại hoạt động theo cách đó), thì bạn sẽ tự chuốc lấy rắc rối sau này.

Đây chính là lúc việc tìm hiểu sâu nhanh chóng sẽ mang lại hiệu quả. Ngay cả những câu hỏi cơ bản như "Ai là người bắt đầu quy trình làm việc này?" hay "Mọi thứ thường bị kẹt ở đâu?" cũng có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm lại.

Ngoài ra: đừng bỏ qua những phần phức tạp. Các trường hợp ngoại lệ, những giải pháp tạm thời mà mọi người sử dụng để vận hành mọi thứ – đó chính là những điểm yếu của tự động hóa.

Hãy chắc chắn tìm kiếm:

• Ai là người khởi xướng quy trình làm việc và trong điều kiện nào?
• Những hệ thống nào hiện đang được sử dụng? Những hệ thống nào không hoạt động tốt với nhau?
• Việc chuyển giao diễn ra ở đâu? Chúng thường thất bại nhất ở đâu?
• Những bước nào cần giải pháp thủ công?

3. Nghiên cứu các giải pháp BPA

Khi bạn đã vạch ra các quy trình hiện tại và biết mình đang cố gắng cải thiện điều gì, đã đến lúc chọn công cụ. Nhưng vấn đề là: không có nền tảng BPA nào được coi là "tốt nhất" chung.

Một số được thiết kế để tự động hóa các tác vụ đơn giản. Một số khác được thiết kế cho các quy trình làm việc phức tạp, nhiều bước với nhiều tích hợp. Vậy câu hỏi thực sự là, giải pháp nào sẽ phù hợp với bạn ?

Bạn sẽ cần tìm hiểu xem nhóm của mình có trình độ kỹ thuật cao đến đâu, công cụ BPA cần kết nối với hệ thống nào và quy trình làm việc cần linh hoạt đến mức nào. Một số công ty cần tùy chỉnh ở cấp độ nhà phát triển. Những công ty khác chỉ cần một cái gì đó mà nhóm vận hành của họ có thể vận hành ngay lập tức.

Bạn có thể thực hiện điều này theo ba cách:

Tự động hóa tác vụ nhẹ

Những công cụ này được thiết kế hướng đến tốc độ và sự đơn giản. Rất phù hợp nếu bạn đang tự động hóa những công việc đơn giản, lặp đi lặp lại.

Chúng phù hợp nhất với những thứ như yêu cầu PTO, định tuyến khách hàng tiềm năng đơn giản hoặc logic "nếu thế này, thì thế kia" – những thứ không cần phải đưa ra quyết định phức tạp hoặc phối hợp nhiều bước.

Hãy tìm những tính năng như:

• Tích hợp sẵn với CRM hoặc công cụ tạo vé của bạn
• Trình xây dựng quy trình làm việc kéo và thả đơn giản
• Giới hạn rõ ràng về khả năng mở rộng hoặc độ phức tạp

Các nền tảng phổ biến trong danh mục này bao gồm Botpress , Zapier , Automate.io và các công cụ tích hợp như Notion tự động hóa.

Nếu bạn đang thử nghiệm BPA lần đầu tiên hoặc cần giải pháp nhanh chóng, đây là những nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Tự động hóa quy trình làm việc tầm trung

Đây là cấp độ mà tự động hóa bắt đầu trở nên mạnh mẽ hơn. Nó lý tưởng cho các nhóm đã phát triển vượt qua mức tự động hóa tác vụ cơ bản và hiện cần quy trình làm việc đáp ứng các điều kiện thích ứng hơn hoặc yêu cầu một số hình thức ra quyết định có sự tham gia của con người.

Bạn có thể định tuyến phê duyệt dựa trên quy mô giao dịch, tăng cường phiếu hỗ trợ dựa trên cảm tính hoặc kích hoạt chuỗi nhiều bước khi dữ liệu khách hàng trong CRM của bạn thay đổi. 

Các công cụ này thường đạt được sự cân bằng giữa tính dễ sử dụng và khả năng. Bạn vẫn có giao diện không cần mã hoặc ít mã, nhưng có khả năng kiểm soát logic, ngoại lệ và vai trò tốt hơn nhiều.

Một số tính năng phổ biến của nền tảng tự động hóa quy trình làm việc tầm trung bao gồm:

• Logic phân nhánh và đường dẫn có điều kiện
• Quyền dựa trên vai trò
• Hỗ trợ cho cả luồng có cấu trúc và ngoại lệ linh hoạt

Một số công cụ trong lĩnh vực này cũng cung cấp các bản ghi kiểm toán tích hợp và tích hợp với các hệ thống quan trọng cho doanh nghiệp như CRM, ERP hoặc cơ sở kiến thức.

Các nền tảng phổ biến bao gồm Botpress , Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (có quy tắc và tự động hóa) và Monday.com có logic quy trình làm việc.

Cuối cùng, các công cụ tầm trung rất phù hợp khi bạn muốn mang lại cấu trúc và sự tinh vi hơn cho hoạt động kinh doanh – mà không cần phải chuyển sang chế độ doanh nghiệp hoàn toàn. Bạn vẫn có được tốc độ và khả năng truy cập, nhưng với nhiều quyền kiểm soát hơn.

BPA cấp doanh nghiệp

Đây là những nền tảng mạnh mẽ được thiết kế để xử lý quy trình làm việc xuyên suốt giữa nhiều nhóm và hệ thống. Chúng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu mở rộng và phức tạp – lý tưởng cho các hoạt động toàn cầu hoặc chuỗi phê duyệt nhiều lớp.

Nếu quy trình của bạn trải dài trên nhiều hệ thống (CRM, ERP, HRIS, cơ sở dữ liệu tùy chỉnh) hoặc nếu bạn cần kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ, thì BPA cấp doanh nghiệp chính là giải pháp bạn cần.

Nền tảng doanh nghiệp hướng đến sự phối hợp. Điều này có nghĩa là các quy trình làm việc xử lý các ngoại lệ, đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực trên các công cụ và duy trì sự tuân thủ mà không bị gián đoạn.

Các tính năng cần chú ý bao gồm:

• Hỗ trợ tích hợp toàn diện
• Các tính năng tuân thủ mạnh mẽ và theo dõi kiểm toán
• Thiết kế thân thiện với sự hợp tác

Các nền tảng ở cấp độ này thường đi kèm với tính năng phân tích tích hợp, theo dõi SLA, môi trường hộp cát và quản trị dựa trên vai trò để hỗ trợ quy mô và tính phức tạp.

Những người chơi nổi tiếng bao gồm Botpress , ServiceNow, Nintex, IBM watsonx và Appian.

Và hãy nhớ: bất kể bạn chọn nền tảng nào, nó cũng phải phù hợp với cách vận hành hiện tại của nhóm bạn. Nếu công cụ buộc bạn phải suy nghĩ lại toàn bộ quy trình chỉ để phù hợp, thì đó không phải là lựa chọn phù hợp.

4. Thử nghiệm giải pháp đã chọn

Trước khi áp dụng tự động hóa hoàn toàn, hãy bắt đầu với một quy trình làm việc duy nhất. Chỉ một thôi. 

Hãy coi đây như một lần chạy thử của bạn. Đây chính là kiểu "bò" trong mô hình Bò-Đi-Chạy cổ điển.

Hãy chọn một điều gì đó đơn giản nhưng có giá trị. Có thể là tự động hóa quy trình phê duyệt yêu cầu nghỉ phép có lương (PTO). Hoặc định tuyến các phiếu hỗ trợ mới. Điều quan trọng là nó phải có thể đo lường được – tiết kiệm thời gian, hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, ít lỗi thủ công hơn.

Bạn có thể xây dựng điều này bằng công cụ BPA mới theo cách thủ công hoặc để AI xử lý logic và các trường hợp ngoại lệ nếu bạn đã sẵn sàng. 

Một số nhóm chạy thử nghiệm trong môi trường thử nghiệm (sandbox). Số khác triển khai trực tiếp với một nhóm nhỏ và theo dõi chặt chẽ kết quả. Dù bằng cách nào, bạn cũng sẽ biết được những điểm yếu, những điểm cần điều chỉnh và tác động thực sự mà nó mang lại.

Nếu thử nghiệm thành công? Chúc mừng! Bạn đã có bằng chứng. Hãy dùng nó để tinh chỉnh thiết lập và làm cơ sở cho việc triển khai rộng rãi hơn. Nếu không? Thậm chí còn tốt hơn nữa, bạn đã phát hiện ra vấn đề trước khi mở rộng quy mô.

Và nếu bạn cần tìm hiểu sâu hơn về cách xây dựng cấu trúc cho loại triển khai này, hãy xem bài viết của đồng nghiệp tài năng của tôi về việc triển khai chatbot chiến lược . Bài viết đề cập đến cách chuyển từ bò sang đi rồi chạy - mà không bị vấp ngã.

5. Đào tạo đội ngũ của bạn

Ngay cả thiết lập tự động hóa tốt nhất cũng sẽ không hiệu quả nếu nhóm không hiểu nó—hoặc tệ hơn, nếu họ cảm thấy như nó được truyền đạt từ cấp trên mà không có bối cảnh.

Tự động hóa nên được xem như một nâng cấp hữu ích, chứ không phải là một sự thay thế bất ngờ. Nếu mọi người không biết cách ứng dụng nó vào quy trình làm việc hàng ngày hoặc không biết phải làm gì khi có sự cố xảy ra, họ sẽ nhanh chóng quay lại thói quen cũ.

Vậy nên đừng chỉ ném cho họ một thông tin đăng nhập. Hãy hướng dẫn họ cách thức hoạt động trong thế giới của họ . Cho họ thấy nó giúp họ giảm bớt gánh nặng công việc. Hãy làm rõ rằng mục đích của việc này là giảm thiểu các nhiệm vụ lặp đi lặp lại chứ không phải là cắt đầu người.

Cách bạn triển khai sẽ phụ thuộc vào quy mô và cách thiết lập nhóm của bạn, nhưng việc áp dụng mạnh mẽ thường bắt đầu bằng:

• Hướng dẫn cụ thể theo từng vai trò để mỗi nhóm thấy được cách áp dụng vào công việc của họ
• Hướng dẫn tham khảo nhanh hoặc máy dệt ngắn khi họ quên nút nào có chức năng gì
• Một kênh mở ( Slack (email, v.v.) để đặt câu hỏi, phản hồi hoặc báo cáo sự cố

Nói cách khác: hãy biến tự động hóa thành một công cụ chứ không phải là mối đe dọa.

6. Mở rộng và lặp lại

Chỉ vì chương trình thử nghiệm BPA của bạn thành công không có nghĩa là bạn đã xong việc. Các hệ thống tự động hóa tốt nhất sẽ phát triển theo thời gian, và việc mở rộng quy mô quá nhanh mà không tinh chỉnh sẽ nhanh chóng phá hỏng mọi thứ.

Khi bạn đã thấy được giá trị từ quy trình làm việc đầu tiên, hãy mở rộng quy trình một cách thận trọng. Thêm các trường hợp sử dụng mới, tuyển thêm nhiều nhóm và bắt đầu xây dựng một hệ thống có khả năng cải thiện khi phát triển.

Đây là lúc lặp lại quan trọng nhất. Hãy tiếp tục theo dõi các tín hiệu chính: Quy trình làm việc có hoàn thành nhanh hơn không? Tỷ lệ lỗi có giảm không? Mọi người có thực sự sử dụng hệ thống mới không?

Sau đó, hãy thực hiện những điều chỉnh nhỏ khi bạn thực hiện:

• Siết chặt logic. Nếu các bước tiếp tục bị lỗi ở cùng một chỗ, hãy xem lại nguyên nhân hoặc điều kiện của bạn.
• Cải thiện việc chuyển giao. Làm rõ hơn khi quy trình làm việc liên quan đến nhiều nhóm hoặc nhiều công cụ.
• Theo dõi việc áp dụng. Nếu lượng sử dụng giảm, hãy trao đổi với nhóm. Quy trình có khó hiểu không? Công việc thủ công có quay trở lại không?
• Xem lại các số liệu. Bạn có đang theo dõi đúng KPI không? Hãy thêm các KPI mới nếu cần (ví dụ: thời gian hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ).

Khi mọi thứ đã hoạt động trơn tru, hãy tạo một cẩm nang nội bộ. Bằng cách đó, các nhóm khác có thể phát triển dựa trên những gì đã có mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.

Các trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Nhân sự lên tàu

Việc onboarding nghe có vẻ đơn giản cho đến khi bạn nhận ra có bao nhiêu công đoạn cần phải thực hiện. Tài khoản cần thiết lập, tài liệu cần thu thập, thiết bị cần cung cấp, lịch làm việc cần điền, v.v.

Nếu không có tự động hóa, hầu hết công việc này diễn ra thông qua các chuỗi email và cập nhật bảng tính liên tục. Nó chậm chạp, dễ xảy ra lỗi, và thành thật mà nói thì? Thật là đau đầu cho tất cả những người liên quan.

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem BPA thực sự có thể giúp quá trình gia nhập diễn ra suôn sẻ như thế nào, cho cả nhân sự và nhân viên mới.

Kích hoạt quy trình làm việc ngay khi lời đề nghị được chấp nhận

Phép màu bắt đầu khi ứng viên đồng ý. Các công cụ BPA có thể tự động tạo hồ sơ nhân viên trong HRIS của bạn, gửi email chào mừng và biểu mẫu tuân thủ, đồng thời thực hiện các bước tiếp theo mà không cần ai phải tự tay nhắc nhở từng phòng ban.

Hãy tưởng tượng điều này: ngay khi hợp đồng được ký kết, nhóm CNTT sẽ nhận được một vé để thiết lập máy tính xách tay và tài khoản người dùng. Trong khi đó, nhân viên mới sẽ nhận được email chào đón được cá nhân hóa và một liên kết để tải lên bất kỳ tài liệu nào họ cần nộp.

Lên lịch mà không cần phải qua lại

Định hướng, đăng ký quyền lợi, kiểm tra ngày đầu tiên – tất cả đều có thể được lên lịch tự động. 

Thay vì cố gắng phối hợp thủ công giữa các lịch, các công cụ BPA có thể đặt trước các khung thời gian dựa trên tình trạng sẵn có và gửi xác nhận cho tất cả những người liên quan.

Và thế là xong. Không còn bước nào bị bỏ sót và nhân viên mới thực sự cảm thấy được chào đón.

Những công cụ nào giúp thực hiện điều này?

Bạn thường sẽ thấy sự kết hợp của nhiều công cụ: các nền tảng HRIS như BambooHR hoặc Personio xử lý dữ liệu của mọi người, các công cụ tự động hóa quy trình làm việc như Kissflow hoặc Pipefy giúp kết nối các nhiệm vụ lại với nhau và các công cụ ITSM như Jira Service Management đảm bảo thiết lập công nghệ không bị bỏ sót.

Hỗ trợ khách hàng

Thành thật mà nói, các nhân viên hỗ trợ lãng phí quá nhiều thời gian vào những việc chẳng liên quan gì đến việc hỗ trợ khách hàng. Phân loại phiếu yêu cầu, sắp xếp thứ tự ưu tiên, quyết định ai nên làm gì. Và trong khi đó, khách hàng vẫn đang chờ đợi.

Đây chính là lúc tự động hóa (và ứng dụng AI trong dịch vụ khách hàng ) phát huy tác dụng. Thay vì thay thế đội ngũ hỗ trợ, hãy dọn dẹp công việc để họ có thể tập trung giải quyết các vấn đề thực tế.

Phân loại tự động

Khi nhận được yêu cầu hỗ trợ, ai đó (hoặc thứ gì đó) phải tìm hiểu xem đó là vấn đề gì. Đó có phải là vấn đề thanh toán không? Hay là lỗi? Khách hàng đang tức giận hay chỉ đơn giản là bối rối?

Hệ thống BPA có thể xử lý hoàn toàn việc này. Sử dụng AI (ví dụ: phân tích cảm xúc, khớp từ khóa hoặc lịch sử tài khoản), hệ thống BPA có thể tự động phân loại và ưu tiên các yêu cầu. Vì vậy, thay vì nhân viên phải lướt qua từng yêu cầu, họ sẽ được chuyển thẳng đến những yêu cầu cần thiết nhất.

Định tuyến thông minh

Sau khi phân loại xong, bước tiếp theo là gửi nó đến đúng người. Chỉ riêng việc này thôi cũng có thể tốn hàng giờ nếu làm thủ công.

Với BPA, việc định tuyến diễn ra ngay lập tức. Một câu hỏi về thanh toán sẽ được chuyển đến Bộ phận Tài chính. Một lỗi sản phẩm có mức độ ưu tiên cao sẽ được chuyển thẳng đến Bộ phận Kỹ thuật. Vấn đề của khách hàng VIP sẽ được gắn cờ cho các đại lý cấp cao của bạn. Bạn có thể xây dựng bất kỳ logic nào bạn cần, và tất cả đều chạy ngầm.

Tự động điền và cập nhật trạng thái

Mọi nhân viên hỗ trợ đều biết sự khó khăn khi phải sao chép và dán thông tin khách hàng từ hệ thống này sang hệ thống khác. 

Nhưng nếu BPA của bạn được kết nối với CRM hoặc các công cụ nội bộ, nó có thể điền trước các trường dữ liệu có liên quan trước khi nhân viên chạm vào.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng tự động hóa để gửi cập nhật trạng thái theo thời gian thực hoặc theo dõi các phản hồi đang chờ xử lý. Điều này đồng nghĩa với việc giảm bớt công việc thủ công cho các nhóm và mang lại trải nghiệm mượt mà hơn cho khách hàng.

Các công cụ giúp việc này dễ dàng hơn

Các nền tảng như Zendesk và Freshdesk có các tính năng BPA tích hợp sẵn. Kết hợp chúng với các công cụ định tuyến hỗ trợ AI và tích hợp với CRM hoặc cơ sở kiến thức nội bộ, bạn sẽ có một bộ máy hỗ trợ có khả năng mở rộng.

Hãy nói lời tạm biệt với những công việc quản trị lặp đi lặp lại. 

Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng thủ công? Chào mừng bạn đến với sự hỗn loạn trong kiểm soát phiên bản và những hạn chót bị lỡ. Tự động hóa quy trình làm việc hợp đồng mang lại sự trật tự và tốc độ rất cần thiết – nhờ AI trong mua sắm !

Tự động tạo hợp đồng

Phù hợp nhất cho: Các thỏa thuận tiêu chuẩn như NDA, SOW hoặc MSA.

Chức năng: Lấy dữ liệu từ các mẫu và tự động điền thông tin chi tiết dựa trên CRM hoặc thông tin đầu vào từ biểu mẫu.

Mẹo hay: Khóa các trường khóa để tránh chỉnh sửa trái phép nhưng vẫn giữ chỗ cho các thuật ngữ tùy chỉnh.

Tuyến đường để xem xét và chữ ký điện tử

Phù hợp nhất cho: Phê duyệt nội bộ, cộng tác giữa các nhóm và chữ ký của khách hàng.

Chức năng: Gửi hợp đồng đến đúng người vào đúng thời điểm – như bộ phận pháp lý, tài chính, quản lý hoặc khách hàng – dựa trên các quy tắc được xác định trước.

Mẹo hay: Sử dụng các công cụ theo dõi ai đã mở và ký những gì, để bạn không bao giờ phải đoán xem mọi thứ bị kẹt ở đâu.

Theo dõi các thay đổi và đặt lời nhắc

Tốt nhất cho: Đảm bảo hợp đồng tuân thủ và cập nhật.

Chức năng: Ghi lại các chỉnh sửa và phê duyệt trong bản kiểm tra, sau đó gửi lời nhắc gia hạn hoặc đánh giá tuân thủ sắp tới.

Mẹo hay: Đừng chờ ai đó nhớ ra – hãy thiết lập thông báo tự động 30, 60 hoặc 90 ngày trước các ngày quan trọng.

Những công cụ nào giúp thực hiện điều này?

Các công cụ phổ biến bao gồm nền tảng CLM (ví dụ: Ironclad, DocuSign CLM), công cụ tự động hóa tài liệu, quy trình làm việc và nền tảng chữ ký điện tử (ví dụ: PandaDoc, HelloSign).

Xử lý hóa đơn và chi phí

Xử lý hóa đơn thủ công là loại công việc tiêu tốn thời gian và sự kiên nhẫn. Sao chép số liệu từ PDF, lục tung email để xin phê duyệt, thúc giục mọi người xuất hóa đơn - chẳng có gì ngạc nhiên khi các nhóm tài chính bị quá tải.

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem BPA giúp làm sạch chất này như thế nào.

Trích xuất dữ liệu hóa đơn

Bước đầu tiên: loại bỏ việc nhập liệu thủ công. Các công cụ BPA với OCR hoặc AI có thể quét hóa đơn và tự động trích xuất các thông tin quan trọng như tên nhà cung cấp, số tiền, ngày đến hạn, các mục hàng. Điều này có nghĩa là không còn phải mất thời gian nhập liệu giữa các tệp và bảng tính.

Phù hợp với PO hoặc ngân sách

Sau khi nhập dữ liệu, bạn cần đối chiếu nó với một thông tin nào đó, ví dụ như đơn đặt hàng hiện có hoặc ngân sách của một phòng ban. 

Tự động hóa sẽ xử lý việc này ngay lập tức và đánh dấu bất kỳ thứ gì không thẳng hàng, do đó không có gì bị bỏ sót.

Lộ trình phê duyệt

Thay vì gửi email kiểu "Này, bạn có thể chấp thuận không?", hãy để BPA xử lý việc định tuyến. Nó có thể gửi đúng hóa đơn đến đúng người dựa trên các quy tắc.

Và vâng, nó cũng sẽ nhắc nhở họ nữa.

Đồng bộ với các công cụ kế toán

Sau khi mọi thứ đã được ký duyệt, BPA có thể tự động đẩy hóa đơn đã được phê duyệt vào phần mềm kế toán của bạn. Không cần nhập dữ liệu bổ sung. Hoàn tất.

Các công cụ như Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks và NetSuite giúp việc thiết lập này trở nên dễ dàng. Nếu nhóm tài chính của bạn vẫn đang làm mọi thứ theo cách thủ công… hãy cùng khắc phục điều đó.

Triển khai các giải pháp AI vào tháng tới

Tự động hóa là cách các nhóm hiện đại di chuyển nhanh hơn và tập trung vào công việc thực sự quan trọng.

Botpress là nền tảng AI đàm thoại cung cấp cho các nhóm công cụ để xây dựng quy trình tự động hóa kinh doanh mạnh mẽ – từ quy trình làm việc đơn giản đến tích hợp phức tạp, đa hệ thống.

Với trình xây dựng luồng trực quan, khả năng tích hợp không giới hạn và hỗ trợ đa ngôn ngữ, bất kỳ ai cũng có thể khởi chạy tính năng tự động hóa có thể mở rộng mà không cần viết một dòng mã nào.

Bắt đầu xây dựng ngay hôm nay. Nó miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là gì?

BPA đề cập đến việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình và luồng công việc thường lệ. Nó thường liên quan đến việc triển khai các công cụ phần mềm và ứng dụng hợp lý hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm bớt nỗ lực thủ công và tăng hiệu quả chung.

Quy trình kinh doanh nào là tốt nhất để tự động hóa?

Các quy trình diễn ra thường xuyên và tuân theo các quy tắc rõ ràng là ứng cử viên lý tưởng cho tự động hóa. Ví dụ, việc tuyển dụng nhân viên, phê duyệt mua hàng, tương tác dịch vụ khách hàng và nhập dữ liệu có thể được tự động hóa để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.

Sự khác biệt giữa RPA và BPA là gì?

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) sử dụng các bot phần mềm để thực hiện các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, trong khi Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) kết nối các hệ thống khác nhau để tự động hóa toàn bộ quy trình công việc và nhiều bước quy trình để cải tiến toàn diện hơn.

Ai được hưởng lợi từ việc tự động hóa quy trình kinh doanh?

Tự động hóa mang lại giá trị trên mọi phương diện. Các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn và khách hàng được hưởng dịch vụ nhanh hơn, đáng tin cậy hơn.

Tôi có thể đo lường ROI của BPA như thế nào?

ROI có thể được theo dõi bằng cách giám sát các chỉ số hiệu suất chính như giảm thời gian xử lý, tiết kiệm chi phí, cải thiện độ chính xác và tuân thủ dữ liệu, và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Đánh giá và phản hồi thường xuyên từ các nhóm giúp đảm bảo BPA đang mang lại những lợi ích dự kiến.

Phải mất bao lâu để thấy được kết quả từ BPA?

Trong khi một số lợi ích về hiệu quả có thể thấy rõ trong vòng vài tháng, lợi ích toàn diện thường mất nhiều thời gian hơn để hiện thực hóa. Điều quan trọng là phải áp dụng phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn và liên tục tối ưu hóa để nhận ra giá trị lâu dài của BPA.