Trong khi mức độ phổ biến đang tăng vọt, tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) đã và đang thay đổi cách thức hoạt động của các công ty trong nhiều năm.
BPA thường được coi là trường hợp sử dụng hoàn hảo cho tích hợp AI và chatbot trong kinh doanh : tự động hóa toàn bộ quy trình công việc và các quy trình phức tạp để thúc đẩy hiệu quả.
Trên thực tế, 50% các tổ chức có kế hoạch tự động hóa quy trình của mình trong tương lai.
Trong phần tổng quan này, chúng tôi sẽ giải thích BPA là gì, những thách thức phổ biến khi triển khai BPA và giải thích cách triển khai chiến lược BPA thành công.
Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?
Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là một phương pháp tiếp cận chiến lược tận dụng phần mềm để xử lý cả các nhiệm vụ phức tạp và lặp đi lặp lại.
Tập trung vào việc hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trơn tru.
Quy trình kinh doanh là trình tự các bước mà công ty thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, hãy xem xét quy trình làm việc liên quan đến việc xử lý đơn hàng — từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng cuối cùng.
Tự động hóa các quy trình công việc này có thể giúp giảm thiểu lỗi thủ công và giải phóng thời gian của nhân viên, cho phép họ tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn.
Tự động hóa trong trường hợp này có thể hoạt động như sau:
- Khi nhận được đơn hàng, phần mềm sẽ tự động xác minh thông tin chi tiết về đơn hàng, cập nhật hàng tồn kho, xử lý thanh toán và gửi email xác nhận cho khách hàng.
- Sau đó, hệ thống chuyển tiếp thông tin đơn hàng đến bộ phận vận chuyển hoặc nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba, tự động tạo nhãn vận chuyển và số theo dõi.
Sự khác biệt giữa RPA và BPA là gì?
Chúng có vẻ giống nhau nhưng BPA và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) lại có sự khác biệt đáng kể trong thực tế.
RPA thường liên quan đến việc lập trình một rô-bốt phần mềm cơ bản (hay còn gọi là "bot") để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu bằng cách sử dụng cùng giao diện người dùng đồ họa mà con người sử dụng.
Ngược lại, các giải pháp BPA thường hoạt động ẩn hoặc độc lập với giao diện người dùng, tự động hóa quy trình làm việc phức tạp và truy xuất thông tin khi cần.
Việc đào tạo bot RPA có thể đơn giản như ghi lại quá trình con người thực hiện một nhiệm vụ, trong khi giải pháp BPA thường đòi hỏi nhiều kế hoạch chiến lược và tích hợp hơn.
Trong nhiều trường hợp, BPA bao gồm nhiều trường hợp sử dụng hơn và cung cấp các giải pháp toàn diện hơn, từ đầu đến cuối. Thông thường, các hệ thống BPA kết hợp RPA như một thành phần trong chức năng rộng hơn của chúng.
Các tính năng chính và thành phần của công cụ BPA
Các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh được thiết kế để hợp lý hóa các hoạt động bằng cách tự động hóa các quy trình làm việc phức tạp và tích hợp các hệ thống riêng biệt. Các giải pháp này thường bao gồm một số thành phần cốt lõi hoạt động cùng nhau để thúc đẩy hiệu quả và giảm sự can thiệp thủ công:
Tự động hóa quy trình làm việc
Các công cụ BPA cho phép doanh nghiệp thiết kế, thực hiện và giám sát các quy trình làm việc tự động thay thế các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại. Điều này đảm bảo các quy trình được chuẩn hóa và chạy nhất quán.
Tích hợp dữ liệu
Các công cụ được thiết kế để tự động hóa quy trình kinh doanh phải tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu và hệ thống khác nhau (như ERP, CRM và các ứng dụng cũ khác) để cung cấp chế độ xem thông tin thống nhất. Điều này tạo điều kiện cho việc ra quyết định theo thời gian thực và giảm các kho dữ liệu.
Lập bản đồ và thiết kế quy trình
Nhiều nền tảng BPA cung cấp các công cụ trực quan để lập bản đồ các quy trình hiện có. Các công cụ này cho phép các nhóm thiết kế lại quy trình làm việc để có hiệu suất tối ưu trước khi triển khai tự động hóa.
Theo dõi và báo cáo thời gian thực
Các công cụ BPA thường kết hợp bảng điều khiển và khả năng phân tích cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu suất quy trình. Chúng liên tục theo dõi các số liệu chính và xác định các lĩnh vực cần cải thiện, cho phép các tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả chung.
Bảo mật và tuân thủ
Do tính chất nhạy cảm của dữ liệu kinh doanh, các giải pháp BPA mạnh mẽ được xây dựng với khuôn khổ bảo mật toàn diện giúp bảo vệ thông tin quan trọng đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định.
Họ thực thi các biện pháp kiểm soát truy cập chặt chẽ và triển khai các kỹ thuật mã hóa tiên tiến, đồng thời giám sát liên tục để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu.
Khả năng mở rộng và linh hoạt
Các công cụ BPA tốt nhất được thiết kế để mở rộng quy mô cùng với doanh nghiệp của bạn, đáp ứng nhu cầu phát triển và thay đổi quy trình. Chúng cung cấp các tính năng tùy chỉnh và khả năng tích hợp để thích ứng với nhiều ngành công nghiệp và trường hợp sử dụng khác nhau.
Lợi ích của Tự động hóa quy trình kinh doanh
Tăng hiệu quả
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giúp tăng tốc hoạt động và đảm bảo tính nhất quán trong các quy trình, cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động đổi mới.
Tiết kiệm chi phí
Việc giảm thiểu can thiệp thủ công và lỗi sẽ giúp giảm chi phí hoạt động, giải phóng nguồn lực cho tăng trưởng và đầu tư chiến lược.
Độ chính xác của dữ liệu được nâng cao
Với khả năng tích hợp và xử lý dữ liệu tự động, BPA giảm thiểu lỗi và cung cấp chế độ xem thông tin kinh doanh quan trọng theo thời gian thực đáng tin cậy.
Cải thiện sự tuân thủ và quản lý rủi ro
Các quy trình chuẩn hóa và lịch sử kiểm toán tích hợp giúp duy trì việc tuân thủ các yêu cầu theo quy định, giảm thiểu rủi ro về các vấn đề tuân thủ.
Dịch vụ khách hàng tốt hơn
Tương tác với khách hàng được sắp xếp hợp lý và xử lý dữ liệu tự động giúp thời gian phản hồi nhanh hơn và trải nghiệm được cá nhân hóa hơn.
Những thách thức chung trong việc thực hiện BPA
Việc triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh có thể mang tính chuyển đổi, nhưng thường đi kèm với một số thách thức. Sau đây là cái nhìn về những trở ngại phổ biến và các chiến lược để vượt qua chúng
Chất lượng dữ liệu và tích hợp
Thử thách
Đảm bảo dữ liệu chính xác và tích hợp liền mạch có thể khó khăn. Dữ liệu chất lượng kém có thể làm chệch hướng các quy trình tự động và dẫn đến lỗi.
Tiếp cận
- Phát triển chiến lược quản trị dữ liệu mạnh mẽ.
- Đầu tư vào các công cụ làm sạch dữ liệu hiệu quả.
- Thiết lập các giao thức chuẩn hóa để duy trì tính nhất quán trên toàn hệ thống.
Quản lý thay đổi
Thử thách
Việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang tự động hóa có thể tạo ra sự không chắc chắn giữa các thành viên trong nhóm, những người có thể lo lắng về những thay đổi hoặc sự an toàn công việc.
Tiếp cận
Thu hút nhóm của bạn sớm, truyền đạt rõ ràng những lợi ích của BPA và cung cấp chương trình đào tạo có mục tiêu để giúp mọi người thích nghi dễ dàng.
Khả năng tương thích của hệ thống
Thử thách
Việc tích hợp các công cụ BPA với các hệ thống cũ có thể phức tạp và làm gián đoạn quy trình làm việc hiện tại nếu không được quản lý cẩn thận.
Tiếp cận
Hãy tiến hành đánh giá kỹ lưỡng môi trường công nghệ hiện tại của bạn và lựa chọn các công cụ tự động hóa được thiết kế để tích hợp trơn tru.
Bảo mật và tuân thủ
Thử thách
Tự động hóa quy trình kinh doanh làm tăng nhu cầu bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.
Tiếp cận
Tăng cường các biện pháp bảo mật bằng mã hóa mạnh mẽ, kiểm soát truy cập hiệu quả và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tuân thủ và bảo vệ hoạt động.
Khả năng mở rộng
Thử thách
Giải pháp BPA phù hợp với một nhóm nhỏ có thể không đáp ứng được nhu cầu của một tổ chức đang phát triển.
Tiếp cận
Chọn nền tảng có kiến trúc mô-đun có thể mở rộng hoặc nâng cấp khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Phân bổ chi phí và nguồn lực
Thử thách
Khoản đầu tư ban đầu cho BPA có thể rất đáng kể và việc cân bằng chi phí với lợi ích mong đợi là rất quan trọng.
Tiếp cận
Bắt đầu bằng một chương trình thí điểm để kiểm tra hiệu quả của hệ thống, thu thập phản hồi và đo lường hiệu suất. Phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn này giúp tinh chỉnh chiến lược của bạn và quản lý tài nguyên hiệu quả trước khi triển khai toàn diện.
Các loại giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh
Có một số loại giải pháp BPA được thiết kế để hợp lý hóa các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh. Các giải pháp này có trọng tâm khác nhau, từ tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại đến tích hợp các luồng công việc phức tạp và nguồn dữ liệu.
Công cụ tự động hóa quy trình làm việc
Các công cụ này hợp lý hóa các quy trình hàng ngày bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và quản lý luồng tài liệu và phê duyệt. Khi làm như vậy, chúng đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày vẫn nhất quán và hiệu quả.
Tự động hóa quy trình số (DPA)
DPA tăng cường tự động hóa quy trình làm việc truyền thống bằng cách tích hợp nhiều kênh kỹ thuật số. Phương pháp này kết nối giao diện web và các điểm tiếp xúc khác với khách hàng, tạo ra một môi trường liền mạch giúp cải thiện trải nghiệm và khả năng phản hồi của người dùng.
Nền tảng tích hợp doanh nghiệp
Các nền tảng này được thiết kế để kết nối các hệ thống riêng biệt trong một tổ chức. Chúng tạo điều kiện cho luồng dữ liệu trơn tru và giao tiếp thời gian thực giữa các ứng dụng khác nhau, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của quy trình kinh doanh của bạn hoạt động cùng nhau một cách gắn kết.
Tự động hóa thông minh
Tự động hóa thông minh xây dựng trên BPA truyền thống bằng cách kết hợp các yếu tố AI như máy học và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Cách tiếp cận này không chỉ tự động hóa các tác vụ thường lệ mà còn cho phép các hệ thống học hỏi từ dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt.
Cách triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh: Hướng dẫn từng bước
Việc triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh không nhất thiết phải quá khó khăn. Sau đây là hướng dẫn từng bước đơn giản để giúp bạn bắt đầu.
1. Xác định các quy trình cốt lõi
Bắt đầu bằng cách xác định các quy trình cốt lõi của bạn. Xem xét các nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian và tài nguyên — hãy nghĩ đến các quy trình như xử lý đơn hàng hoặc phê duyệt tài liệu — và xác định những quy trình nào đã sẵn sàng để tự động hóa.
2. Đánh giá quy trình làm việc hiện tại
Hãy xem xét kỹ cách nhóm của bạn hiện đang hoạt động và xác định bất kỳ điểm nghẽn hoặc thiếu hiệu quả nào. Sự hiểu biết này sẽ giúp bạn chọn đúng công cụ tự động hóa.
3. Nghiên cứu các giải pháp BPA
Khám phá nhiều công cụ khác nhau phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy cân nhắc các yếu tố như:
- Khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại của bạn
- Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển
- Tính thân thiện với người dùng giúp dễ dàng áp dụng
Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp do AI thúc đẩy, các nền tảng như Botpress có thể là một lựa chọn tuyệt vời.
4. Thử nghiệm giải pháp đã chọn
Khám phá nhiều công cụ khác nhau phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy cân nhắc các yếu tố như:
- Khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại của bạn
- Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển
- Tính thân thiện với người dùng giúp dễ dàng áp dụng
Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp do AI thúc đẩy, các nền tảng như Botpress có thể là một lựa chọn tuyệt vời.
5. Đào tạo đội ngũ của bạn
Cung cấp đào tạo toàn diện và tài liệu rõ ràng để đảm bảo mọi người hiểu cách hệ thống mới hoạt động. Đào tạo hiệu quả sẽ giúp nhóm của bạn nhanh chóng bắt kịp và sử dụng công nghệ một cách tự tin.
6. Tích hợp và mở rộng quy mô
Sau khi thí điểm thành công, hãy dần dần mở rộng việc sử dụng giải pháp BPA trên các dự án của bạn. Liên tục theo dõi các số liệu hiệu suất chính và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn khi cần thiết để đảm bảo lợi ích lâu dài.
Các trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình kinh doanh
2/3 các tổ chức đã tự động hóa quy trình kinh doanh trong ít nhất một chức năng kinh doanh. Sau đây là một số trường hợp sử dụng tự động hóa có thể được tận dụng trong nhiều ngành.
Nhân sự lên tàu
Tự động hóa có thể đơn giản hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ sàng lọc ứng viên và lên lịch phỏng vấn cho đến quản lý giấy tờ tuyển dụng.
Ví dụ, hệ thống nhân sự có thể tích hợp với hệ thống theo dõi ứng viên để tự động cập nhật hồ sơ ứng viên và kích hoạt quy trình làm việc khi ứng viên được tuyển dụng.
Tự động hóa dịch vụ khách hàng
Trong các ngành như khách sạn hoặc tài chính, chatbot AI có thể giúp trải nghiệm của khách hàng tốt hơn đáng kể.
Ví dụ, một chatbot của khách sạn có thể hợp lý hóa quy trình nhận phòng của khách bằng cách:
- Xử lý hiệu quả các yêu cầu về tiện nghi có sẵn
- Cung cấp các đề xuất địa phương được cá nhân hóa
Tương tự như vậy, chatbot tài chính có thể nhanh chóng giải quyết các thắc mắc về thanh toán và xử lý các giao dịch thường lệ, đảm bảo khách hàng nhận được hỗ trợ kịp thời mà không bị chậm trễ do can thiệp thủ công.
Quản lý hợp đồng
Hệ thống quản lý hợp đồng tự động hợp lý hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng bằng cách xử lý các giai đoạn quan trọng như soạn thảo và xem xét trước khi chuyển sang phê duyệt cuối cùng, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Ví dụ, giải pháp quản lý hợp đồng có thể:
- Tự động tạo mẫu chuẩn
- Định tuyến hợp đồng cho chữ ký số và nắm bắt những thay đổi trong kho lưu trữ tập trung
Cách tiếp cận này giúp giảm lỗi thủ công và đẩy nhanh quá trình xử lý, cho phép các nhóm pháp lý và mua sắm tập trung vào các cuộc đàm phán chiến lược.
Xử lý hóa đơn và chi phí
Trong lĩnh vực tài chính, tự động hóa chuyển đổi cách xử lý hóa đơn và chi phí bằng cách thu thập dữ liệu và đối chiếu với đơn đặt hàng mua mà không cần can thiệp thủ công.
Thay vì dựa vào việc nhập dữ liệu tẻ nhạt, các công cụ này sẽ tự động cập nhật hồ sơ tài chính, giúp cải thiện độ chính xác và kiểm soát tài chính hiệu quả hơn.
Bằng cách hợp lý hóa quy trình phê duyệt và đối chiếu chi phí, các tổ chức có thể giảm chi phí hành chính và đẩy nhanh hoạt động tài chính.
Triển khai các giải pháp AI vào tháng tới
Các chatbot AI đang nhanh chóng đạt được tỷ lệ áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp – trong dịch vụ khách hàng, hoạt động nội bộ và thương mại điện tử.
Các công ty chậm áp dụng sẽ phải gánh chịu hậu quả của việc bỏ lỡ làn sóng AI. Botpress là một nền tảng xây dựng bot có khả năng mở rộng vô hạn được xây dựng cho các doanh nghiệp. stack cho phép các nhà phát triển xây dựng chatbot và tác nhân AI với bất kỳ khả năng nào.
Bộ bảo mật nâng cao của chúng tôi đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng luôn được bảo vệ và kiểm soát hoàn toàn bởi nhóm phát triển của bạn.
Bắt đầu xây dựng tại đây. Hoàn toàn miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là gì?
BPA đề cập đến việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình và luồng công việc thường lệ. Nó thường liên quan đến việc triển khai các công cụ phần mềm và ứng dụng hợp lý hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm bớt nỗ lực thủ công và tăng hiệu quả chung.
Quy trình kinh doanh nào là tốt nhất để tự động hóa?
Các quy trình diễn ra thường xuyên và tuân theo các quy tắc rõ ràng là ứng cử viên lý tưởng cho tự động hóa. Ví dụ, việc tuyển dụng nhân viên, phê duyệt mua hàng, tương tác dịch vụ khách hàng và nhập dữ liệu có thể được tự động hóa để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.
Sự khác biệt giữa RPA và BPA là gì?
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) sử dụng các bot phần mềm để thực hiện các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, trong khi Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) kết nối các hệ thống khác nhau để tự động hóa toàn bộ quy trình công việc và nhiều bước quy trình để cải tiến toàn diện hơn.
Ai được hưởng lợi từ việc tự động hóa quy trình kinh doanh?
Tự động hóa mang lại giá trị trên mọi phương diện. Các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn và khách hàng được hưởng dịch vụ nhanh hơn, đáng tin cậy hơn.
Tôi có thể đo lường ROI của BPA như thế nào?
ROI có thể được theo dõi bằng cách giám sát các chỉ số hiệu suất chính như giảm thời gian xử lý, tiết kiệm chi phí, cải thiện độ chính xác và tuân thủ dữ liệu, và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Đánh giá và phản hồi thường xuyên từ các nhóm giúp đảm bảo BPA đang mang lại những lợi ích dự kiến.
Phải mất bao lâu để thấy được kết quả từ BPA?
Trong khi một số lợi ích về hiệu quả có thể thấy rõ trong vòng vài tháng, lợi ích toàn diện thường mất nhiều thời gian hơn để hiện thực hóa. Điều quan trọng là phải áp dụng phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn và liên tục tối ưu hóa để nhận ra giá trị lâu dài của BPA.
Mục lục
Chia sẻ điều này trên:
.svg)
%20(2).webp)
