¿Qué es la automatización de procesos empresariales?

Escenario: Un cliente realiza un pedido en un sitio web 

Sin automatización, alguien del equipo de operaciones o de cumplimiento podría tener que hacerlo:

1. Comprobar manualmente si el artículo está en stock
2. Actualizar el sistema de inventario
3. Tramitar el pago
4. Redactar y enviar un correo electrónico de confirmación
5. Avisar al almacén o al transportista
6. Generar una etiqueta de envío
7. Compartir información de seguimiento con el cliente

Pero con el BPA, toda la cadena de pasos puede suceder en cuestión de segundos. 

En el momento en que llega un pedido, el sistema BPA se pone en marcha: verifica la compra, ajusta los niveles de existencias, realiza el cargo en la tarjeta y activa la entrega, todo ello sin que una persona toque el teclado.

¿Cuándo utilizar RPA en lugar de BPA?

La RPA es más rápida de implementar para casos de uso limitados. Es mejor para automatizar pasos aislados dentro de un proceso, especialmente cuando los sistemas no están bien integrados. Así que si su equipo quiere automatizar una tarea sin cambiar los sistemas existentes, opte por una solución de RPA.

BPA requiere más planificación previa, pero ofrece un impacto más amplio, permitiendo la automatización de flujos de trabajo complejos entre equipos y sistemas. Si se trata de agilizar un flujo de trabajo completo que abarca varios departamentos o herramientas, la solución BPA se adapta mejor a sus necesidades.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización de flujos de trabajo es el núcleo de cualquier sistema BPA: la capacidad de crear flujos paso a paso que gestionan las tareas automáticamente. Estos flujos de trabajo garantizan que se realicen las acciones correctas en el orden adecuado, en todos los equipos y herramientas.

Integración de datos

Las herramientas BPA se conectan con los sistemas que ya utilizan los equipos, como CRM, software de RRHH o bases de datos internas, para que puedan extraer y actualizar información automáticamente.

Así se mantiene la precisión de los datos y la fluidez de los procesos en los distintos equipos y herramientas.

Mapeo y diseño de procesos

Antes de que los equipos puedan automatizar un proceso, tienen que entenderlo. Ahí es donde entran en juego los visual builders. Los visual builders ayudan a los equipos:

• Trazar paso a paso los flujos de trabajo actuales
• Detectar lagunas o pasos innecesarios
• Colabore con todos los equipos antes de poner en marcha cualquier automatización

Control e informes en tiempo real

Una vez en marcha, los equipos tendrán que entender qué funciona y qué no. Las buenas plataformas BPA ofrecen:

• Cuadros de mando con estadísticas en tiempo real (finalización de tareas, retrasos, errores)
• Detección de cuellos de botella
• Informes sencillos para auditorías o revisiones del rendimiento

Funciones de seguridad y conformidad

Las buenas plataformas de BPA ayudan a mantener los datos seguros. Ofrecen funciones de seguridad como controles de permisos y registros de actividad para proteger la información confidencial y cumplir la normativa del sector.

Esto es especialmente importante en áreas como las finanzas, los recursos humanos y la sanidad, donde la privacidad y el cumplimiento de las normas son esenciales.

Lógica personalizada y extensibilidad

Las plataformas BPA eficaces incluirán funciones como:

• Normas y condiciones
• Integraciones API
• Configuración modular

Estas herramientas facilitan la creación de automatizaciones que se adaptan a distintos procesos y pueden ajustarse a medida que cambian las cosas.

Mayor eficacia

La automatización elimina los cuellos de botella y las dependencias manuales, permitiendo que las tareas avancen sin esperar a que se produzcan traspasos o aprobaciones.

De este modo se crean más puestos que se escalan sin problemas a medida que crece la empresa, sin aumentos proporcionales de la plantilla.

Mayor ahorro de costes

La BPA reduce la mano de obra necesaria para realizar tareas rutinarias y evita costosas equivocaciones causadas por errores humanos o incoherencias.

Con el tiempo, estos ahorros se acumulan -especialmente en procesos de gran volumen- liberando presupuesto para la innovación, no sólo para el mantenimiento.

Mayor precisión de los datos

Unos datos más precisos conducen a decisiones más seguras.

Al automatizar la introducción de datos y las actualizaciones del sistema, BPA reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos en los informes o flujos de trabajo. 

Mejora del cumplimiento y la gestión de riesgos

En las industrias reguladas, las desviaciones del proceso pueden acarrear consecuencias legales o financieras. 

BPA aplica procedimientos normalizados y mantiene registros detallados. Esto refuerza la preparación para auditorías y minimiza la exposición a riesgos relacionados con los procesos.

Mejor servicio al cliente

Los procesos automatizados responden con mayor rapidez y coherencia, ya se trate de una solicitud de asistencia, una actualización de un pedido o un paso de incorporación.

Con sistemas conectados y menos retrasos, los clientes obtienen un servicio puntual y fiable en todo momento.

1. Calidad e integración de los datos

Una de las razones habituales por las que falla la automatización no es el flujo de trabajo en sí, sino los datos que lo alimentan.

Ni siquiera la mejor automatización puede hacer mucho con datos incompletos o anticuados.

¿Tiene problemas de automatización? Inténtalo:

• Limpiar las canalizaciones de datos antes de ampliar la BPA: asegurarse de que los datos son realmente utilizables antes de automatizarlos.
• Elección de herramientas que se integren perfectamente con los sistemas existentes: se acabaron los parches y las fuentes desconectadas.
• Auditoría de la integridad de los datos clave, especialmente los que impulsan las decisiones o la lógica de bifurcación.

2. 2. Gestión del cambio

Si su equipo ve la automatización como una amenaza en lugar de como una herramienta, todo se ralentizará. La resistencia es normal, sobre todo si los empleados no tienen claro cómo podrían cambiar sus funciones laborales....

Para conseguir su aceptación desde el principio, implique a los usuarios finales (es decir, a los empleados) desde el principio. Pídales su opinión sobre los puntos débiles y permítales contribuir a cómo se utiliza la automatización en sus flujos de trabajo.

Y no se limite a anunciar la llegada de nuevas herramientas. En su lugar, dé una explicación clara que centre los beneficios de los empleados. 

El encuadre dependerá de cómo se utilice la BPA en su lugar de trabajo. Puede que la automatización se introduzca para eliminar fricciones y no para sustituir a los empleados. O tal vez su solución BPA permita a los empleados centrarse mejor en el trabajo complejo, en lugar de perder el tiempo en tareas repetitivas.

Las implantaciones de automatización deben realizarse en colaboración, no de arriba abajo. En todos los casos, dirija con empatía y claridad.

3. Compatibilidad del sistema

Las herramientas de automatización modernas son geniales... hasta que se topan con un sistema de 2007 que nadie puede tocar sin un ticket de TI.

Si su proyecto de BPA sigue estancado debido a la rigidez del software o al bloqueo de las API, no está solo. Pero hay algunas formas de facilitar las cosas:

• Utilice plataformas diseñadas para entornos híbridos. No todo tiene que ser nativo de la nube: asegúrate de que tus herramientas también pueden funcionar con sistemas locales más antiguos. (Esto suele implicar el uso de una plataforma de construcción flexible, como Botpress).
• Busca conectores prediseñados. Cuanto menos código personalizado tengas que escribir para que las cosas se comuniquen entre sí, más rápido avanzarás.

4. Seguridad y cumplimiento

La automatización puede ahorrar tiempo, pero si maneja información confidencial y no es totalmente segura, puede abrir todo un nuevo mundo de errores críticos. 

Comience por pensar qué tipo de datos tocará su automatización: información de clientes, registros financieros, datos de empleados, credenciales. Todo ello se considera sensible. 

En lugar de tratar la seguridad como algo secundario, conviértala en un punto de partida. Eso significa elegir una plataforma BPA (o una agencia asociada) que esté totalmente certificada y que haya sido creada teniendo en cuenta el cumplimiento desde el primer día.

Las plataformas sólidas te dan las herramientas para mantener el control:

• Establezca permisos detallados para que sólo las personas adecuadas (o bots) puedan acceder a determinados datos.
• Utilizar el cifrado tanto en reposo como en tránsito
• Active los registros de auditoría para realizar un seguimiento de la actividad y detectar problemas con antelación.

Y sí, Botpress tiene todo esto y más, incorporado por defecto. Hemos ayudado a miles de empresas a automatizar flujos de trabajo críticos sin comprometer la seguridad del chatbot.

Y si pertenece a un sector regulado como la sanidad o las finanzas, asegúrese de que su plataforma BPA cuenta con certificaciones como SOC 2, HIPAA e ISO 27001.

5. Escalabilidad

Que una automatización funcione hoy no significa que vaya a funcionar mañana. Lo que gestiona 1.000 solicitudes al día puede ceder ante 10.000. Y si no estás preparado para ese crecimiento, acabarás reconstruyendo desde cero. Y si no estás preparado para ese crecimiento, acabarás reconstruyendo desde cero. 

En lugar de poner parches sobre la marcha, haga que la escalabilidad forme parte del plan desde el principio. 

Elija herramientas que puedan crecer con usted, no las que sólo funcionan para una prueba de concepto. Piensa en cómo gestiona el sistema cargas más elevadas, si puede supervisar el rendimiento a lo largo del tiempo y con qué facilidad puede adaptarse a medida que los flujos de trabajo se hacen más complejos. 

Las automatizaciones deben crecer con su empresa, no limitarla.

6. Asignación de costes y recursos

Uno de los mayores retos de la automatización es subestimar el tiempo y el presupuesto necesarios para hacerlo bien. Es habitual lanzarse con buenas intenciones y quedarse a medio camino por culpa de una mala planificación.

En lugar de intentar automatizarlo todo a la vez, elige un flujo de trabajo que tenga un gran impacto y sea fácil de medir. Ejecútalo como prueba piloto, observa qué funciona (y qué no) y utiliza esa información para orientar tus próximos pasos.

Empezar poco a poco ayuda a los equipos a gastar con sensatez y les proporciona datos reales para perfilar su estrategia a medida que avanzan. 

Puede obtener más información sobre cómo implantar nuevos sistemas de IA en una organización en nuestro Plan de implantación de la IA. 

1. Herramientas de automatización del flujo de trabajo

Si está creando cualquier tipo de sistema de automatización, necesitará una plataforma de automatización del flujo de trabajo. Esto es lo que realmente ejecuta su lógica - la parte "si esto, entonces aquello" de la operación.

Las plataformas de automatización de flujos de trabajo le permiten diseñar procesos paso a paso en diferentes aplicaciones y equipos. 

Estas plataformas permiten diseñar procesos paso a paso que abarcan distintos equipos y herramientas. Muchas ofrecen constructores visuales o de bajo código para empleados sin conocimientos técnicos, al tiempo que ofrecen a los desarrolladores la flexibilidad necesaria para crear funciones complejas cuando sea necesario. 

Y sí, existen muchas opciones. Plataformas como Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street y Monday.com te ayudan a planificar flujos de trabajo y automatizar las tareas aburridas. Algunas se inclinan más hacia las operaciones internas, otras se adaptan mejor a los sistemas orientados al cliente.

El punto es: si todavía está cosiendo procesos con hojas de cálculo, formularios y mensajes de Slack , una plataforma de automatización de flujos de trabajo es lo que necesita para subir de nivel.

2. Suites de automatización de procesos de extremo a extremo

Si las plataformas de automatización de flujos de trabajo se encargan de las cosas sencillas, las suites de automatización de procesos integrales son la sala de control de operaciones completa.

Las suites de automatización de procesos de extremo a extremo van más allá de los flujos de trabajo individuales al automatizar procesos empresariales completos de principio a fin. Piense en: coordinación interfuncional, seguimiento en tiempo real, gestión de casos, cumplimiento, análisis y mucha lógica entre bastidores.

Seamos claros: no necesita este nivel de herramientas para aprobar solicitudes de tiempo libre. Pero si está ejecutando algo como la incorporación de la empresa, el procesamiento de reclamaciones o cualquier otra cosa con muchas partes móviles, traspasos y casos extremos... Aquí es donde brillan.

Aquí es donde la gente se confunde. Algunos asumen que necesitan una suite gigante de inmediato. Pero a menos que estés operando con un volumen o una complejidad importantes, es mejor que empieces con algo más sencillo y lo vayas ampliando.

Dicho esto, cuando esté preparado, hay algunos grandes nombres que merece la pena tener en cuenta: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex y Bizagi ofrecen una gran capacidad de orquestación a gran escala.

Además, Botpress también está en esta lista, especialmente si quieres crear flujos potentes e integrales que se sientan como una conversación y se integren directamente con tu stack existente. (Sí, somos parciales, pero no nos equivocamos).

TL;DR: Si sus operaciones se enredan en traspasos y seguimientos manuales, las suites de automatización de procesos integrales son las plataformas que las desenredan.

3. Soluciones de automatización de procesos digitales (DPA)

Las soluciones de automatización de procesos digitales son herramientas centradas en conectar interfaces orientadas al cliente con sistemas back-end para crear experiencias digitales. Garantizan que cuando un cliente envía un formulario, programa una cita o chatea con un bot, se pone en marcha el flujo de trabajo adecuado entre bastidores.

Así, si alguien rellena una solicitud en su portal, no se queda en una hoja de Google y en una oración. Activa algo real: se crea un caso, se inicia un flujo de trabajo, se alerta a un equipo.

Esto es especialmente útil si tiene flujos complejos de cara al cliente que dependen de varios sistemas que se comunican entre sí.

Plataformas como OutSystems y Creatio están hechas exactamente para esto. Conectan las interacciones del front-end con la lógica del proceso y la automatización bajo el capó.

TL;DR: Si desea que las acciones de los clientes activen flujos de trabajo reales, DPA es su solución.

4. Plataformas de automatización basadas en la integración

Las plataformas de automatización basadas en la integración están diseñadas para conectar herramientas dispares y permitir flujos de trabajo automatizados moviendo datos entre ellas en tiempo real.

Estos son los conectores. No pretenden gestionar todo tu proceso empresarial, solo quieren que tus aplicaciones se comuniquen entre sí sin que tú hagas de intermediario.

Las plataformas de automatización basadas en la integración son geniales si necesitas algo como: "Cuando alguien firme un contrato en PandaDoc, actualiza HubSpot, envía una notificación a Slack y etiquétalo en Airtable". Fácil, rápido y sin tickets de ingeniería de por medio.

Seamos realistas: estas herramientas no están aquí para la lógica compleja o los flujos de trabajo de cumplimiento pesado. Pero si estás en operaciones, marketing, o simplemente tratando de eliminar el copy-paste manual entre 10 aplicaciones, te encantarán.

Zapier es probablemente el nombre más conocido aquí. Make (antes Integromat) te da un poco más de potencia y flexibilidad. Workato añade músculo de nivel empresarial (a un precio más alto). Tray.io se sitúa en algún punto intermedio, con un ambiente más amigable para los desarrolladores.

Con estas plataformas se pueden hacer muchas cosas: sincronizar datos entre herramientas, activar notificaciones, gestionar flujos de aprobación básicos e incluso crear ligeras automatizaciones orientadas al cliente.

Ten en cuenta que cuanto más compleja sea tu lógica, más rápido mostrarán sus límites estas herramientas. Pero, ¿para automatizaciones ligeras? No hay nada más fácil que utilizarlas.

5. Plataformas de automatización inteligentes

Las plataformas de automatización inteligente es donde las cosas empiezan a volverse... inteligentes.

A diferencia de las herramientas de flujo de trabajo básicas que siguen reglas rígidas, las plataformas de automatización inteligente mezclan IA -piense en aprendizaje automático , procesamiento del lenguaje naturaly la toma de decisiones basada en el contexto. Así, en lugar de "si X, entonces Y", se obtiene "si esto se parece a X y el sentimiento es negativo y el documento dice Y, entonces haz Z". Obtienes matices. Obtienes flexibilidad.

Las plataformas de automatización inteligente son especialmente útiles cuando los datos son confusos o cuando se desea una automatización más humana.

¿Qué significa esto en la práctica? Lectura de facturas que no siguen una plantilla. Priorizar las solicitudes de asistencia en función del tono. Clasificar automáticamente documentos o tomar decisiones de enrutamiento basadas en patrones anteriores. Todo es factible.

Algunos de los principales actores son UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder y Automation Anywhere. Cada uno ofrece una mezcla de automatización tradicional con IA superpuesta.

Botpress también encaja aquí, especialmente si quieres agentes de IA que entiendan lo que preguntan los usuarios, respondan de forma natural y activen flujos de trabajo de back-end basados en la intención.

¿En resumidas cuentas? Si su automatización necesita leer entre líneas, la automatización inteligente es la solución.

(¿Le interesa? Nuestro artículo sobre automatización inteligente de procesos profundiza mucho más en estas plataformas).

1. Averiguar dónde está la fricción

Antes de empezar a dibujar diagramas de flujo o comparar herramientas de automatización, dé un paso atrás y pregúntese: ¿qué está ralentizando realmente al equipo?

Todas las empresas tienen algunos procesos que son penosamente manuales, propensos a errores o simplemente molestos. Ahí es donde la automatización puede marcar la diferencia, y no solo donde es más fácil incluirla en un flujo de trabajo.

Si no está seguro de por dónde empezar, hable con la gente que hace el trabajo. ¿Qué es repetitivo? ¿Qué causa retrasos? ¿Qué se sigue haciendo mal? También puede consultar los tickets de asistencia, las quejas de los usuarios o los datos del sistema para detectar cuellos de botella.

2. Comprender los procesos actuales

"No automatices lo que no entiendes" debería ser la regla número 1 de cualquier manual de BPA.

Es fácil entusiasmarse con la idea de automatizar un proceso engorroso, pero si no se ha tomado el tiempo necesario para averiguar cómo funciona realmente ese proceso (y por qué funciona de esa manera), se está preparando para sufrir más adelante.

Aquí es donde merece la pena una rápida inmersión en profundidad. Incluso preguntas básicas como "¿Quién inicia este flujo de trabajo?" o "¿Dónde suelen atascarse las cosas?" pueden ahorrarte horas de trabajo.

Además: no te saltes las partes complicadas. Los casos extremos, las soluciones puntuales que la gente utiliza para que las cosas funcionen... ahí es exactamente donde la automatización tiende a fallar.

Asegúrate de buscar:

• ¿Quién inicia el flujo de trabajo y en qué condiciones?
• ¿Cuáles son los sistemas actuales? ¿Cuáles no funcionan bien juntos?
• ¿Dónde se producen los traspasos? ¿Dónde suelen fallar?
• ¿Qué pasos dependen de soluciones manuales?

3. Investigar soluciones BPA

Una vez que haya trazado sus procesos actuales y sepa qué quiere mejorar, es hora de elegir sus herramientas. Pero aquí está el truco: no existe una "mejor" plataforma BPA universal.

Algunos están diseñados para automatizar tareas sencillas. Otras están pensadas para flujos de trabajo complejos, de varios pasos y con muchas integraciones. Así que la verdadera pregunta es: ¿qué te va a funcionar a ti?

Deberá determinar el nivel técnico de su equipo, los sistemas a los que debe conectarse la herramienta BPA y la flexibilidad de los flujos de trabajo. Algunas empresas necesitan una personalización a nivel de desarrollador. Otras sólo necesitan algo que su equipo de operaciones pueda utilizar nada más sacarlo de la caja.

Puede abordarlo de tres maneras:

4. Pilotar la solución elegida

Antes de lanzarse a la automatización, empiece con un único flujo de trabajo. Sólo uno. 

Piense en ello como una prueba. Este es el "gateo" en el modelo clásico de gateo-caminata-corrida.

Elija algo sencillo pero valioso. Tal vez se trate de automatizar la aprobación de las solicitudes de PTO. O el enrutamiento de nuevos tickets de soporte. La clave es que sea medible: tiempo ahorrado, tareas completadas más rápido, menos errores manuales.

Puede crear esto manualmente con su nueva herramienta BPA, o dejar que la IA se encargue de la lógica y los casos extremos si está preparado para ello. 

Algunos equipos realizan pruebas piloto en un entorno aislado. Otros se ponen en marcha con un pequeño equipo y siguen de cerca los resultados. En cualquier caso, aprendes qué se rompe, qué hay que ajustar y qué impacto tiene realmente.

¿Si el piloto tiene éxito? ¡Felicidades! Ya tienes una prueba. Utilícelo para perfeccionar su configuración y justificar una implantación más amplia. ¿Y si no? Mejor aún, habrás detectado los problemas antes de la ampliación.

Y si necesitas profundizar en cómo estructurar este tipo de despliegue, echa un vistazo a lo que mi talentoso colega escribió sobre la implementación estratégica del chatbot. En él se explica cómo pasar de gatear a caminar y correr sin tropezar.

5. Forme a su equipo

Incluso la mejor configuración de automatización no se mantendrá si el equipo no la entiende o, peor aún, si tiene la sensación de que se la están imponiendo desde arriba sin contexto.

La automatización debe percibirse como una actualización útil, no como una sustitución sorpresa. Si la gente no sabe cómo encaja en su día a día o a dónde dirigirse cuando algo se rompe, volverá rápidamente a los viejos hábitos.

Así que no te limites a lanzarles un nombre de usuario. Enséñeles cómo funciona en su mundo. Muéstreles lo que les quita de encima. Deja claro que se trata de reducir las tareas repetitivas y no de cortar cabezas.

La forma de ponerlo en marcha dependerá del tamaño y la configuración de tu equipo, pero una adopción sólida suele empezar por:

• Recorridos específicos por funciones para que cada equipo vea cómo se aplica a su trabajo.
• Guías de referencia rápida o telares cortos para cuando olvidan qué botón hace qué cosa
• Un canal abiertoSlack, correo electrónico, lo que sea) para preguntas, comentarios o notificación de problemas.

En otras palabras: haga que la automatización se sienta como una herramienta, no como una amenaza.

6. Ampliar e iterar

El hecho de que su piloto BPA haya funcionado no significa que haya terminado. Los mejores sistemas de automatización evolucionan con el tiempo, y ampliarlos demasiado rápido sin perfeccionarlos es una forma rápida de estropearlos.

Una vez que haya visto el valor de su primer flujo de trabajo, amplíelo con cuidado. Añade nuevos casos de uso, incorpora más equipos y empieza a crear un sistema que mejore a medida que crece.

Aquí es donde más importa la iteración. Siga controlando las señales clave: ¿Los flujos de trabajo se completan más rápido? ¿Se está reduciendo la tasa de errores? ¿Los usuarios utilizan realmente el nuevo sistema?

Después, haz pequeños ajustes sobre la marcha:

• Ajuste la lógica. Si los pasos siguen fallando en el mismo lugar, revise sus desencadenantes o condiciones.
• Mejore los traspasos. Aporta claridad cuando los flujos de trabajo afectan a varios equipos o herramientas.
• Haga un seguimiento de la adopción. Si el uso disminuye, hable con el equipo. ¿El proceso es confuso? ¿Vuelve a aparecer el trabajo manual?
• Revise las métricas. ¿Sigue los KPI adecuados? Añada otros nuevos si es necesario (por ejemplo, tiempo de respuesta, índices de finalización de tareas).

Una vez que las piezas funcionen a la perfección, crea un manual interno. Así, otros equipos podrán basarse en lo que ya funciona sin empezar de cero.

Incorporación de RR.HH.

La incorporación parece sencilla hasta que uno se da cuenta de la cantidad de elementos que intervienen. Cuentas que crear, documentos que recopilar, equipos que aprovisionar, calendarios que rellenar... La lista es interminable.

Sin automatización, la mayor parte de esta tarea se realiza mediante interminables cadenas de correos electrónicos y actualizaciones de hojas de cálculo. Es lento, propenso a errores y, sinceramente... Un quebradero de cabeza para todos los implicados.

Veamos cómo la BPA puede facilitar la incorporación, tanto para RRHH como para el nuevo empleado.

Atención al cliente

Seamos sinceros. Los agentes de soporte pierden demasiado tiempo en cosas que no tienen nada que ver con ayudar a los clientes. Clasificando tickets. Asignando prioridades. Averiguando quién debe ocuparse de qué. Y mientras tanto, los clientes esperan.

Aquí es donde la automatización (y el uso de la IA en el servicio de atención al cliente) se gana su sustento. En lugar de sustituir a tu equipo de asistencia, se trata de despejar sus tareas para que puedan centrarse en resolver problemas reales.

Gestión de contratos

¿Gestionar los contratos manualmente? Bienvenido al caos del control de versiones y al incumplimiento de plazos. La automatización de los flujos de trabajo de los contratos aporta el orden y la velocidad que tanto necesitamos.

Procesamiento de facturas y gastos

La gestión manual de facturas es el tipo de trabajo que agota el tiempo y la paciencia. Copiar números de PDF, buscar aprobaciones en correos electrónicos, buscar recibos... no es de extrañar que los equipos financieros estén sobrecargados de trabajo.

Analicemos cómo el BPA ayuda a limpiar esto.

¿Qué es la automatización de procesos empresariales (BPA)?

BPA es el uso de la tecnología para automatizar procesos y flujos de trabajo rutinarios. Suele implicar el despliegue de herramientas y aplicaciones informáticas que agilizan las tareas repetitivas, reducen el esfuerzo manual y aumentan la eficiencia general.

¿Qué procesos empresariales se prestan mejor a la automatización?

Los procesos que se producen con frecuencia y siguen reglas claras son candidatos ideales para la automatización. Por ejemplo, la incorporación de empleados, la aprobación de compras, las interacciones de atención al cliente y la introducción de datos pueden automatizarse para ahorrar tiempo y reducir errores.

¿Cuál es la diferencia entre RPA y BPA?

La automatización robótica de procesos (RPA) utiliza robots de software para realizar tareas sencillas y repetitivas, como la introducción de datos, mientras que la automatización de procesos empresariales (BPA) conecta diferentes sistemas para automatizar flujos de trabajo completos y múltiples pasos de procesos para lograr mejoras más exhaustivas.

¿A quién beneficia la automatización de los procesos empresariales?

La automatización aporta valor en todos los ámbitos. Las empresas ahorran tiempo y dinero, los empleados pueden centrarse en tareas estratégicas más importantes y los clientes disfrutan de un servicio más rápido y fiable.

¿Cómo puedo medir el ROI de BPA?

La rentabilidad de la inversión puede controlarse mediante indicadores clave de rendimiento, como la reducción de los plazos de tramitación, el ahorro de costes, la mejora de la precisión de los datos y el cumplimiento de las normativas, y el aumento de la satisfacción del cliente. Las revisiones periódicas y los comentarios de los equipos ayudan a garantizar que la BPA proporciona los beneficios previstos.

¿Cuánto tiempo se tarda en ver los resultados del BPA?

Aunque algunos aumentos de eficiencia pueden notarse en pocos meses, los beneficios a gran escala suelen tardar más en materializarse. Es importante adoptar un enfoque gradual y optimizar continuamente para obtener el valor a largo plazo del BPA.