Herramientas de automatización sin código para flujos de trabajo cotidianos

Cuando la inteligencia artificial empezó a despegar, me puse nerviosa. Como escritor, me preguntaba: ¿me va a sustituir?

Pero cuando empecé a utilizarla, me di cuenta de algo: la IA es tan buena como la persona que la utiliza. Al igual que Google, necesita dirección.

La mayoría de los equipos ya hacen la parte difícil: definir qué debe ocurrir y cuándo se considera que ha tenido éxito. Eso es todo lo que se necesita para construir un comportamiento de agente de IA que funcione para su tarea.

Con las herramientas sin código, puedo alinear los pasos de la IA, como la creación de tablas, la limpieza de esquemas, la generación de visuales e incluso la automatización de partes de mi flujo de trabajo de escritura, sin tocar una línea de código.

No necesitas conocimientos técnicos para hacer nada de esto. Ese conocimiento del flujo de trabajo es suficiente para dar forma al comportamiento de la IA utilizando herramientas sin código.

Sólo el 0,03% de la población mundial posee los conocimientos de programación necesarios para construir agentes de IA, por lo que los marcos sin código son esenciales para abrir la automatización al resto de la población.

¿Qué es la automatización sin código?

La automatización sin código es la práctica de automatizar tareas y flujos de trabajo mediante herramientas que no requieren conocimientos de programación. En lugar de escribir secuencias de comandos o código, los usuarios construyen la lógica visualmente, utilizando interfaces de arrastrar y soltar, creadores de reglas, editores basados en pasos o simples instrucciones literales.

Las herramientas de automatización sin código permiten a cualquiera conectar aplicaciones, mover datos, desencadenar acciones y crear procesos de varios pasos simplemente definiendo cómo deben comportarse las cosas.

La automatización sin código se utiliza a menudo para:

• Enviar una alerta Slack cuando se envíe un formulario
• Organizar automáticamente los datos de la hoja de cálculo cada vez que se actualiza un archivo
• Programe contenidos o envíe correos electrónicos sin trabajo manual
• Crea un chatbot que responde a los mensajes de los clientes en WhatsApp

La idea central: los usuarios definen cómo se comporta un proceso sin tener que escribir código.

Componentes básicos de la automatización sin código

Diferentes tipos de automatización sin código

La automatización sin código adopta muchas formas. Algunos flujos de trabajo son lineales y se basan en eventos. Otros transportan datos, reaccionan a condiciones o responden en función de entradas de lenguaje. 

Comprender la estructura de cada tipo de automatización ayuda a aclarar cuál se ajusta a una tarea y qué tipo de herramientas, lógica, flexibilidad o entrada puede admitir.

Automatización basada en instrucciones

Un flujo de trabajo basado en instrucciones utiliza instrucciones escritas para guiar el comportamiento de la automatización. En lugar de conectar los pasos mediante formularios o nodos de arrastrar y soltar, el usuario escribe una instrucción en lenguaje natural que describe lo que debe hacer la automatización. 

Por ejemplo, un aviso podría decir: "Resuma este evento en una frase y pregunte al usuario si desea añadirlo a su calendario".

Una sola indicación puede sustituir a varias ramas lógicas, sobre todo cuando la respuesta debe sonar natural o cambiar en función de la situación. 

Estos flujos de trabajo a menudo se sitúan dentro de una automatización más amplia, donde el prompt se encarga del pensamiento flexible, y otros pasos se encargan de las acciones que siguen.

Automatización de la activación de acciones

Las automatizaciones de aplicaciones basadas en disparadores son las más sencillas, ya que se basan en un único evento que provoca una única acción. Algo como: "Cuando ocurra esto, haz aquello".

Herramientas como Zapier o IFTTT ponen a disposición de los usuarios funciones del tipo "desencadenar una acción", a menudo a través de interfaces de arrastrar y soltar.

La automatización basada en disparadores es perfecta para automatizar tareas administrativas repetitivas, como el registro de envíos de formularios, el envío de invitaciones a calendarios o la actualización de una hoja de cálculo. Pero a menudo carecen de lógica de ramificación o memoria, lo que significa que se rompen fácilmente si la entrada cambia o el flujo de trabajo crece.

Automatización lógica en varios pasos

La automatización lógica multipaso se construye a partir de una cadena de pasos definidos: disparadores, condiciones, acciones y transformaciones de datos. Cada paso se ejecuta en orden y depende del resultado del anterior.

Un flujo de trabajo típico puede comenzar con un desencadenante de envío de formulario, seguido de una condición que comprueba un campo específico, una acción que envía un correo electrónico o actualiza un registro, y un estado de retardo o espera que hace una pausa hasta que se produce otro evento.

Esta estructura admite lógica de bifurcación, bucles, filtros y tratamiento de errores. Permite que la automatización responda de forma diferente en función de la entrada recibida o del estado de los datos en cada paso.

La automatización lógica en varios pasos es la más adecuada para los flujos de trabajo que implican decisiones estructuradas, operaciones repetidas y coordinación entre varios sistemas.

Automatización basada en procesos

La automatización basada en procesos sigue una estructura fija con etapas claramente definidas. Cada tarea se mueve a través de una secuencia -como "Presentada", "Revisada", "Aprobada" y "Completada"- con reglas que controlan cuándo y cómo progresa.

Cada etapa incluye campos de formulario, asignaciones y condiciones. Una etapa puede requerir la aprobación de un gestor, imponer campos obligatorios o activar una notificación cuando cambie el estado. Todo el proceso permanece visible de principio a fin, con seguimiento de cada transición.

Este tipo de automatización funciona mejor para operaciones internas repetibles -como la incorporación, las adquisiciones, las solicitudes legales o el seguimiento de problemas informáticos- en las que los mismos pasos se suceden siempre en el mismo orden.

La automatización basada en procesos proporciona coherencia y control sin necesidad de escribir o mantener secuencias de comandos.

¿Cuál es la diferencia entre la automatización sin código y de bajo código?

Una automatización sin código se construye enteramente a través de interfaces visuales. El constructor utiliza pasos de arrastrar y soltar, desencadenadores basados en reglas e integraciones prediseñadas para definir cómo se comporta el flujo de trabajo. No es necesario programar: toda la lógica, las condiciones y las salidas se crean mediante desplegables, campos de formulario y sencillos paneles de configuración.

Una automatización de bajo código ofrece las mismas herramientas visuales que las plataformas sin código, como un lienzo y editores de flujo de trabajo de arrastrar y soltar, pero también permite la lógica personalizada mediante bloques de código, secuencias de comandos o llamadas a la API. Esta flexibilidad añadida ayuda cuando la automatización necesita manejar datos complejos, interactuar con sistemas personalizados o aplicar lógica que va más allá de lo que admite el constructor visual.

En la práctica, los casos de uso de ambos pueden definirse del siguiente modo:

• Una automatización sin código es ideal para tareas estructuradas como el envío de alertas, la actualización de registros o el enrutamiento de envíos de formularios.
  
  
• Una automatización de bajo código es más adecuada para flujos de trabajo que requieren un manejo dinámico de entradas, cálculos personalizados o interacciones con sistemas de terceros.

Ambos pueden construirse visualmente - la diferencia es si se necesita codificación opcional para soportar un comportamiento más avanzado.

¿Cómo funciona en la práctica la automatización sin código?

Para muchos equipos, la automatización sin código comienza con algo específico, como un chatbotWhatsApp que responda preguntas, confirme reservas o enrute mensajes automáticamente. Solo quieren algo que funcione sin necesidad de codificar.

Veamos cómo es construir y mantener un chatbot de reservas utilizando una herramienta de automatización sin código.

1. El desencadenante inicia el flujo de trabajo

Toda automatización comienza con un desencadenante: el evento que pone todo en movimiento. Puede ser el envío de un formulario, un clic en un botón, una nueva entrada en una base de datos o una reserva realizada en una herramienta de calendario.

A medida que las herramientas se vuelven más inteligentes, integraciones como las reservas de calendario o los mensajes de usuario pasan a formar parte de la automatización inteligente de procesos, en la que las decisiones y la lógica se producen automáticamente a partir de datos en tiempo real.

Pero en las plataformas sin código, los desencadenantes suelen ser escuchadores de webhook preconstruidos. Seleccionas el evento, conectas la aplicación (como Calendly para un bot de reserva de citas) y la plataforma se encarga del resto. Sólo se necesita una clave API o un token para conectar la herramienta.

En este ejemplo, el disparador verde de Inicio escucha los mensajes del usuario, mientras que el disparador púrpura de Eventos Calendly escucha una nueva reserva. Una vez que se activa cualquiera de los dos eventos, comienza la automatización.

2. Las condiciones definen lo que ocurre a continuación

Una vez que se activa un disparador, las condiciones determinan lo que ocurre a continuación. Actúan como filtros lógicos que guían el flujo por distintos caminos en función de los datos recibidos.

Las reglas se configuran mediante desplegables o expresiones, en lugar de escribir sentencias if/else.

Las condiciones son esenciales para que los flujos de trabajo sean conscientes del contexto. Permiten segmentar respuestas, redirigir a distintas herramientas u omitir pasos en función del comportamiento del usuario o de los valores introducidos.

Aquí se pregunta al usuario qué está buscando: FAQs o próximos eventos. En función de esa elección, el flujo de trabajo se divide en diferentes ramas lógicas, cada una gestionada por un subflujo independiente.

3. Acciones ejecutadas dentro de herramientas conectadas

Las acciones son lo que hace la automatización: enviar mensajes, actualizar registros, llamar a API o generar respuestas de IA. En un entorno sin código, las acciones se configuran visualmente conectando cada una al mensaje o a los datos de los que depende. 

Las interacciones entre herramientas son típicas en la automatización de flujos de trabajo con IA, donde los robots responden y se adaptan en función del contexto en tiempo real. En este caso, una acción utiliza la IA para resumir el evento del calendario. Otra envía ese resumen al usuario a través de un nodo de mensaje. 

4. Los datos se mueven entre los pasos automáticamente

Las plataformas de automatización sin código gestionan el flujo de datos automáticamente. Cuando un usuario introduce datos, selecciona una opción o activa un evento, esa información pasa a estar disponible para todos los pasos siguientes.

En este flujo de trabajo, detalles como la ubicación seleccionada, el correo electrónico del usuario y los datos del evento Calendly se transfieren. Se utilizan para personalizar la recopilación de formularios e impulsar la lógica condicional.

5. El flujo de trabajo finaliza o entra en bucle por lógica

Cada automatización llega a un punto en el que completa la tarea, se detiene a esperar algo o cambia el control.

En algunos flujos, eso significa enviar un mensaje y cerrar el bucle. En otros, puede implicar el enrutamiento a un equipo de asistencia mediante la activación de un paso de decisión humano en el bucle.

En este caso, el flujo de trabajo finaliza una vez que se envía el resumen del evento. La interacción se resuelve y no se requieren más entradas.

Ventajas de la automatización sin código

Inicie flujos de trabajo más rápido que codificando

Antes de que se ejecute un solo disparador, el código suele exigir horas de preparación. Se define el flujo sobre el papel, se eligen bibliotecas, se construye un andamiaje para mover datos entre herramientas y se escriben controladores para cada caso extremo. Incluso los pasos más sencillos, como filtrar los clientes potenciales por país o comprobar si ha vencido un plazo, quedan enterrados en un código largo que apenas funciona.

Un vendedor de ciclo de vida puede construir un flujo de reactivación de clientes potenciales sin esperar a la configuración: filtrar los contactos de CRM por la última fecha de compromiso, enriquecer con Clearbit, y desencadenar un correo electrónico personalizado - todo en un lienzo, en una sola sesión.

Lo que se tarda horas en construir con código, se prueba en minutos sin código, porque el resultado no está limitado por el sistema. Se ejecuta mientras se construye.

Reducir la dependencia de los equipos de ingeniería

Según McKinsey, los empleados estiman que hasta un 30% de su trabajo podría automatizarse mediante herramientas sin código, un sorprendente contraste con lo que muchos líderes suponen.

La automatización sin código es especialmente útil para la IA en la gestión de proyectos, donde los pequeños cambios lógicos dependen a menudo de los equipos de ingeniería. La persona que realiza el trabajo suele saber cómo debe llevarse a cabo el flujo de trabajo o la tarea prevista. 

Ejemplos como: 

• Un gestor de proyectos puede crear un agente de IA que reasigne automáticamente las tareas cuando los plazos vencen o aparecen bloqueos.
• Un responsable de asistencia puede activar una escalada humana cuando un modelo de sentimiento detecta un aumento de la frustración.

Con las herramientas sin código, los dependientes sin conocimientos técnicos pueden arrastrar y soltar fácilmente operaciones en forma de tarjetas sencillas e intuitivas que simplemente hacen lo que uno quiere sin tener que ocuparse realmente de las cuestiones subyacentes.

En las plataformas sin código, las habilidades para crear agentes de IA no son técnicas. Provienen de saber cómo debe realizarse el trabajo, qué pasos hay que seguir, qué se considera completo y dónde es necesaria la intervención humana.

Reducir el coste de la automatización

La mayoría de las herramientas SaaS cobran por el acceso, no por la función. Puede que sólo necesites un webhook o un activador de mensajes, pero aun así te empujan a un nivel de pago que incluye paneles, informes y puestos de usuario que nunca tocarás. La función que desea a menudo está bloqueada detrás de un plan diseñado para la adopción por parte de todo el equipo.

La automatización sin código le permite reducir el coste de acceso a toda una plataforma para una sola función. Interactúas directamente con las API que utilizan esas plataformas y pagas por el uso en lugar de por el paquete.

Un equipo de crecimiento puede enviar respuestas específicas a través de la messaging API deIntercom sin tener que suscribirse a la suite de interacción completa. RevOps puede sincronizar los datos de Salesforce con una herramienta interna sin tener que pagar asientos adicionales ni desbloquear objetos personalizados.

Cuando crea automatizaciones usted mismo, no está comprando software: está pagando por llamada, por resultado, por operación. Este cambio hace que cada flujo sea radicalmente más barato de ejecutar a escala, especialmente con las herramientas que ya utiliza.

Iterar de forma sencilla y rápida

Con la automatización tradicional, los cambios son lentos y arriesgados. Si codificas un proceso y algo se rompe, no hay forma fácil de probar una solución sin editar el script, enviar una nueva versión y esperar no haber introducido un nuevo problema.

Incluso un pequeño cambio -como actualizar una condición o cambiar una fuente de datos- puede requerir volver a empezar o hacer un bucle en ingeniería. Las herramientas sin código funcionan de otra manera. No se edita todo el sistema para probar una idea, sino que se modifica una parte, se prueba y se vuelve atrás si falla.

Cada automatización está versionada por defecto. Puede duplicar una configuración que funcione, ajustar la lógica y comparar los resultados. Si no funciona, restaura la versión anterior y sigue adelante.

Supongamos que ha creado una canalización que etiqueta los comentarios de los clientes mediante IA. Si quiere probar un modelo diferente, o cambiar cuándo marcar un mensaje como urgente, puede hacerlo directamente, sin arriesgar el resto de la configuración. Puede probar, previsualizar y enviar cambios en directo, todo ello sin escribir ni reescribir nada.

Las 5 mejores herramientas para crear automatización sin código

1. Botpress

Ideal para: Equipos que construyen flujos de automatización sin código que implican la comprensión del lenguaje, la toma de decisiones y la ejecución de herramientas a través de chat o sistemas internos.

Botpress es una plataforma de agentes de IA para crear asistentes que entienden el lenguaje y actúan en los sistemas digitales. Admite el desarrollo sin código y con código reducido, para que los equipos puedan empezar visualmente y añadir lógica solo donde sea necesario.

Los agentes se construyen como flujos de trabajo formados por pasos conectados. Un paso puede gestionar un mensaje de usuario. Otro accede a una herramienta para obtener datos. Otro envía una respuesta o desencadena un seguimiento.

Cada parte está construida para llevar el contexto y transmitirlo, lo que permite al agente actuar basándose en lo que ya ha sucedido. La plataforma está diseñada para soportar cambios continuos.

Los equipos pueden probar la nueva lógica, ajustar el funcionamiento de la memoria o experimentar con diferentes condiciones, todo ello sin alterar lo que ya está en funcionamiento. Las versiones integradas mantienen las configuraciones anteriores seguras y fáciles de recuperar.

Una vez desplegados, los agentes de IA pueden operar continuamente, gestionando tareas y moviéndose a través de flujos de trabajo basados en entradas reales, sin necesidad de que alguien supervise las operaciones.

El plan gratuito de Botpress incluye un agente de IA con soporte para cargar diferentes tipos de contenido, crear una lógica de conversación y conectarse a herramientas populares. También incluye 5 $ en crédito de IA para probar interacciones reales desde el primer día.

Características principales:

• Editor de flujo visual con pasos de alcance y memoria
• Compatibilidad integrada con API, variables y llamadas a herramientas externas
• Despliegue nativo en web, Telegram, WhatsApp, Slack y otros.
• Integraciones con un solo clic en plataformas como HubSpot, Google Drive, Teams, Intercom, etc.

2. Haga

Ideal para: Equipos que crean automatizaciones estructuradas de varios pasos que necesitan control lógico, enrutamiento de datos y trazabilidad visual entre herramientas.

Make es una plataforma de automatización sin código que permite a los usuarios diseñar flujos de trabajo como líneas de tiempo. Cada módulo realiza una única operación: generar una respuesta de IA, extraer datos, transformarlos o activar una acción en otra aplicación.

Los usuarios construyen arrastrando módulos al lienzo, conectándolos con rutas que definen cómo fluyen los datos y en qué condiciones se ejecutan los pasos.

Lo que diferencia a Make es la cantidad de control que ofrece sin necesidad de cambiar a código. Puedes construir bucles, condicionales, ramas de error y flujos basados en programación dentro del mismo escenario.

Esto funciona especialmente bien cuando las automatizaciones tienen que escalar a través de múltiples sistemas y adaptarse a los cambios de entrada, todo ello sin dejar de ser transparente y editable desde una sola vista.

Dicho esto, la mayor parte de la lógica sigue dependiendo de lo bien que entiendas los sistemas que estás conectando. Si una herramienta devuelve una respuesta que no esperabas, el flujo de trabajo se interrumpe a menos que lo hayas planificado.

El plan gratuito de Make ofrece 1.000 operaciones al mes y dos flujos de trabajo activos, lo suficiente para crear y ejecutar automatizaciones a pequeña escala sin tener que pagar. Incluye acceso al constructor completo, programación, gestión de errores y supervisión en tiempo real.

Características principales:

• Constructor visual de diagramas de flujo
• Módulos nativos para cientos de aplicaciones y HTTP personalizados
• Supervisión del escenario en tiempo real con inspección de la carga útil y gestión de errores
• Programación y reintentos integrados

3. Zapier

Ideal para: Equipos que automatizan flujos de trabajo ligeros a través de herramientas empresariales donde la velocidad y la simplicidad importan más que la lógica personalizada.

Zapier es una plataforma de automatización sin código que utiliza Zaps: flujos de trabajo lineales en los que un activador en una herramienta inicia una cadena de acciones en otras. Cada paso utiliza un módulo prediseñado, con campos asignados a través de formularios sencillos.

Los usuarios construyen Zaps apilando pasos. La plataforma se encarga de pasar datos, reintentar fallos y ejecutar tareas entre bastidores. La mayoría de los flujos son unidireccionales: se produce un evento y algo le sigue.

En el plan gratuito, los usuarios obtienen 100 tareas al mes y pueden crear Zaps de un solo paso, que pueden automatizar tareas básicas como reenviar el envío de formularios al correo electrónico o añadir nuevos clientes potenciales a una hoja de cálculo.

Zapier también admite algunas automatizaciones conversacionales, como un chatbotGPT que permite a los usuarios interactuar con Zaps a través de una interfaz familiar impulsada por IA.

Funciona mejor cuando la lógica es simple y las herramientas están bien soportadas. Pero a medida que los flujos de trabajo crecen, Zapier a menudo necesita flujos de trabajo alternativos o Zaps independientes para manejar una lógica más avanzada.

Características principales:

• Constructor por pasos que utiliza módulos de aplicación predefinidos
• Pasos de retardo, filtro y formateador incorporados
• Miles de integraciones con configuración guiada
• Historial de tareas y gestión de reintentos en una sola vista

4. Pipefy

Ideal para: Equipos que automatizan procesos internos que siguen pasos estrictos, como aprobaciones, revisiones de documentos o flujos de tareas de varias etapas.

Pipefy es una plataforma de automatización de procesos sin código creada para equipos que necesitan controlar cómo se mueven las tareas internas a través de fases definidas.

En lugar de diseñar los flujos de trabajo como diagramas de forma libre o flujos estilo chat, los usuarios los construyen como tuberías, cada una de ellas una secuencia de pasos como "Enviar", "Aprobar", "Revisar" y "Listo".

Cada paso (denominado fase) contiene reglas, campos obligatorios y automatizaciones. Por ejemplo, puedes autoasignar aprobaciones en función del departamento, exigir que se completen los campos antes de avanzar o enviar correos electrónicos cuando se cumplan las condiciones.

Pipefy es especialmente adecuado para la automatización de procesos empresariales, para operaciones estructuradas como adquisiciones, incorporación de RR.HH., autorizaciones legales o solicitudes de TI, el tipo de flujos de trabajo que siempre siguen el mismo conjunto de reglas y requisitos.

Aquí no va a crear agentes adaptativos ni lógica basada en IA, pero obtendrá coherencia y visibilidad en todos los procesos internos.

Pipefy permite a los equipos gestionar flujos de trabajo estructurados a través de tuberías visuales y automatización basada en reglas. El plan gratuito incluye una tubería y acceso a reglas de automatización básicas, adecuadas para gestionar procesos sencillos como aprobaciones, formularios de admisión o asignaciones de tareas con una configuración mínima.

Características principales:

• Constructor de fases de arrastrar y soltar con lógica basada en formularios
• Automatización a nivel de campo y normas necesarias
• Base de datos integrada para almacenar y reutilizar los datos del flujo de trabajo
• Seguimiento de solicitudes, control de SLA y asignación de usuarios

5. Mesa de aire

Ideal para: Equipos que diseñan automatizaciones ligeras directamente sobre datos internos estructurados.

Airtable proporciona una base de datos visual que se comporta como una hoja de cálculo, pero soporta una potente lógica subyacente. Usted trabaja con tablas, vistas y registros vinculados - y luego automatizar lo que sucede cuando las cosas cambian.

Las automatizaciones viven dentro de cada base. Se elige un desencadenante, como una nueva fila o un valor actualizado, y se define lo que sigue mediante acciones integradas o pasos de IA, como la clasificación de un registro o la generación de un mensaje.

Donde brilla es en configuraciones que ya giran en torno a campos estructurados. Con un gran enfoque en los equipos que ya existen en el ecosistema Airtable.

Pero si la automatización va más allá de Airtable, la complejidad aumenta. A menudo terminará emparejándolo con herramientas como Make o Zapier para ir a múltiples aplicaciones.

El nivel gratuito de Airtable incluye una base, una automatización por base y un número limitado de ejecuciones mensuales, requisitos sencillos para probar procesos internos simples como aprobaciones o envíos de formularios.

Características principales:

• Tablas tipo base de datos con sincronización en tiempo real y vistas
• Se integra con herramientas comunes y admite webhooks

Automatice hoy mismo un flujo de trabajo sin códigos 

Botpress le permite diseñar la automatización como usted piensa: definiendo la lógica. Cada paso -desde el activador hasta la condición y la acción- vive en un flujo visual, con memoria, variables y decisiones que persisten a lo largo de toda la conversación.

Puede enrutar a los usuarios, llamar a las API, resumir las reservas o gestionar la devolución con un humano, todo dentro de la misma interfaz. La plataforma controla cómo cambian los valores, cómo responden las herramientas y cómo evolucionan los flujos a medida que cambian las entradas.

Si ya sabe cómo debe ejecutarse el proceso, ya ha recorrido la mitad del camino. Al definir rápidamente una automatización con un Nodo Autónomo, puede convertir fácilmente esa lógica en acción.

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