Herramientas de automatización sin código para flujos de trabajo cotidianos

Automatización basada en instrucciones

Un flujo de trabajo basado en instrucciones utiliza instrucciones escritas para guiar el comportamiento de la automatización. En lugar de conectar los pasos mediante formularios o nodos de arrastrar y soltar, el usuario escribe una instrucción en lenguaje natural que describe lo que debe hacer la automatización. 

Por ejemplo, un aviso podría decir: "Resuma este evento en una frase y pregunte al usuario si desea añadirlo a su calendario".

Una sola indicación puede sustituir a varias ramas lógicas, sobre todo cuando la respuesta debe sonar natural o cambiar en función de la situación. 

Estos flujos de trabajo a menudo se sitúan dentro de una automatización más amplia, donde el prompt se encarga del pensamiento flexible, y otros pasos se encargan de las acciones que siguen.

Automatización de la activación de acciones

Las automatizaciones de aplicaciones basadas en disparadores son las más sencillas, ya que se basan en un único evento que provoca una única acción. Algo como: "Cuando ocurra esto, haz aquello".

Herramientas como Zapier o IFTTT ponen a disposición de los usuarios funciones del tipo "desencadenar una acción", a menudo a través de interfaces de arrastrar y soltar.

La automatización basada en disparadores es perfecta para automatizar tareas administrativas repetitivas, como el registro de envíos de formularios, el envío de invitaciones a calendarios o la actualización de una hoja de cálculo. Pero a menudo carecen de lógica de ramificación o memoria, lo que significa que se rompen fácilmente si la entrada cambia o el flujo de trabajo crece.

Automatización lógica en varios pasos

La automatización lógica multipaso se construye a partir de una cadena de pasos definidos: disparadores, condiciones, acciones y transformaciones de datos. Cada paso se ejecuta en orden y depende del resultado del anterior.

Un flujo de trabajo típico puede comenzar con un desencadenante de envío de formulario, seguido de una condición que comprueba un campo específico, una acción que envía un correo electrónico o actualiza un registro, y un estado de retardo o espera que hace una pausa hasta que se produce otro evento.

Esta estructura admite lógica de bifurcación, bucles, filtros y tratamiento de errores. Permite que la automatización responda de forma diferente en función de la entrada recibida o del estado de los datos en cada paso.

La automatización lógica en varios pasos es la más adecuada para los flujos de trabajo que implican decisiones estructuradas, operaciones repetidas y coordinación entre varios sistemas.

Automatización basada en procesos

La automatización basada en procesos sigue una estructura fija con etapas claramente definidas. Cada tarea se mueve a través de una secuencia -como "Presentada", "Revisada", "Aprobada" y "Completada"- con reglas que controlan cuándo y cómo progresa.

Cada etapa incluye campos de formulario, asignaciones y condiciones. Una etapa puede requerir la aprobación de un gestor, imponer campos obligatorios o activar una notificación cuando cambie el estado. Todo el proceso permanece visible de principio a fin, con seguimiento de cada transición.

Este tipo de automatización funciona mejor para operaciones internas repetibles -como la incorporación, las adquisiciones, las solicitudes legales o el seguimiento de problemas informáticos- en las que los mismos pasos se suceden siempre en el mismo orden.

La automatización basada en procesos proporciona coherencia y control sin necesidad de escribir o mantener secuencias de comandos.

1. El desencadenante inicia el flujo de trabajo

Toda automatización comienza con un desencadenante: el evento que pone todo en movimiento. Puede ser el envío de un formulario, un clic en un botón, una nueva entrada en una base de datos o una reserva realizada en una herramienta de calendario.

A medida que las herramientas se vuelven más inteligentes, integraciones como las reservas de calendario o los mensajes de usuario pasan a formar parte de la automatización inteligente de procesos, en la que las decisiones y la lógica se producen automáticamente a partir de datos en tiempo real.

Pero en las plataformas sin código, los desencadenantes suelen ser escuchadores de webhook preconstruidos. Seleccionas el evento, conectas la aplicación (como Calendly para un bot de reserva de citas) y la plataforma se encarga del resto. Sólo se necesita una clave API o un token para conectar la herramienta.

En este ejemplo, el disparador verde de Inicio escucha los mensajes del usuario, mientras que el disparador púrpura de Eventos Calendly escucha una nueva reserva. Una vez que se activa cualquiera de los dos eventos, comienza la automatización.

2. Las condiciones definen lo que ocurre a continuación

Una vez que se activa un disparador, las condiciones determinan lo que ocurre a continuación. Actúan como filtros lógicos que guían el flujo por distintos caminos en función de los datos recibidos.

Las reglas se configuran mediante desplegables o expresiones, en lugar de escribir sentencias if/else.

Las condiciones son esenciales para que los flujos de trabajo sean conscientes del contexto. Permiten segmentar respuestas, redirigir a distintas herramientas u omitir pasos en función del comportamiento del usuario o de los valores introducidos.

Aquí se pregunta al usuario qué está buscando: FAQs o próximos eventos. En función de esa elección, el flujo de trabajo se divide en diferentes ramas lógicas, cada una gestionada por un subflujo independiente.

3. Acciones ejecutadas dentro de herramientas conectadas

Las acciones son lo que hace la automatización: enviar mensajes, actualizar registros, llamar a API o generar respuestas de IA. En un entorno sin código, las acciones se configuran visualmente conectando cada una al mensaje o a los datos de los que depende. 

Las interacciones entre herramientas son típicas en la automatización de flujos de trabajo con IA, donde los robots responden y se adaptan en función del contexto en tiempo real. En este caso, una acción utiliza la IA para resumir el evento del calendario. Otra envía ese resumen al usuario a través de un nodo de mensaje. 

4. Los datos se mueven entre los pasos automáticamente

Las plataformas de automatización sin código gestionan el flujo de datos automáticamente. Cuando un usuario introduce datos, selecciona una opción o activa un evento, esa información pasa a estar disponible para todos los pasos siguientes.

En este flujo de trabajo, detalles como la ubicación seleccionada, el correo electrónico del usuario y los datos del evento Calendly se transfieren. Se utilizan para personalizar la recopilación de formularios e impulsar la lógica condicional.

5. El flujo de trabajo finaliza o entra en bucle por lógica

Cada automatización llega a un punto en el que completa la tarea, se detiene a esperar algo o cambia el control.

En algunos flujos, eso significa enviar un mensaje y cerrar el bucle. En otros, puede implicar el enrutamiento a un equipo de asistencia mediante la activación de un paso de decisión humano en el bucle.

En este caso, el flujo de trabajo finaliza una vez que se envía el resumen del evento. La interacción se resuelve y no se requieren más entradas.

Inicie flujos de trabajo más rápido que codificando

Antes de que se ejecute un solo disparador, el código suele exigir horas de preparación. Se define el flujo sobre el papel, se eligen bibliotecas, se construye un andamiaje para mover datos entre herramientas y se escriben controladores para cada caso extremo. Incluso los pasos más sencillos, como filtrar los clientes potenciales por país o comprobar si ha vencido un plazo, quedan enterrados en un código largo que apenas funciona.

Un vendedor de ciclo de vida puede construir un flujo de reactivación de clientes potenciales sin esperar a la configuración: filtrar los contactos de CRM por la última fecha de compromiso, enriquecer con Clearbit, y desencadenar un correo electrónico personalizado - todo en un lienzo, en una sola sesión.

Lo que se tarda horas en construir con código, se prueba en minutos sin código, porque el resultado no está limitado por el sistema. Se ejecuta mientras se construye.

Reducir la dependencia de los equipos de ingeniería

Según McKinsey, los empleados estiman que hasta un 30% de su trabajo podría automatizarse mediante herramientas sin código, un sorprendente contraste con lo que muchos líderes suponen.

La automatización sin código es especialmente útil para la IA en la gestión de proyectos, donde los pequeños cambios lógicos dependen a menudo de los equipos de ingeniería. La persona que realiza el trabajo suele saber cómo debe llevarse a cabo el flujo de trabajo o la tarea prevista. 

Ejemplos como: 

• Un gestor de proyectos puede crear un agente de IA que reasigne automáticamente las tareas cuando los plazos vencen o aparecen bloqueos.
• Un responsable de asistencia puede activar una escalada humana cuando un modelo de sentimiento detecta un aumento de la frustración.

Con las herramientas sin código, los dependientes sin conocimientos técnicos pueden arrastrar y soltar fácilmente operaciones en forma de tarjetas sencillas e intuitivas que simplemente hacen lo que uno quiere sin tener que ocuparse realmente de las cuestiones subyacentes.

En las plataformas sin código, las habilidades para crear agentes de IA no son técnicas. Provienen de saber cómo debe realizarse el trabajo, qué pasos hay que seguir, qué se considera completo y dónde es necesaria la intervención humana.

Reducir el coste de la automatización

La mayoría de las herramientas SaaS cobran por el acceso, no por la función. Puede que sólo necesites un webhook o un activador de mensajes, pero aun así te empujan a un nivel de pago que incluye paneles, informes y puestos de usuario que nunca tocarás. La función que desea a menudo está bloqueada detrás de un plan diseñado para la adopción por parte de todo el equipo.

La automatización sin código le permite reducir el coste de acceso a toda una plataforma para una sola función. Interactúas directamente con las API que utilizan esas plataformas y pagas por el uso en lugar de por el paquete.

Un equipo de crecimiento puede enviar respuestas específicas a través de la messaging API deIntercom sin tener que suscribirse a la suite de interacción completa. RevOps puede sincronizar los datos de Salesforce con una herramienta interna sin tener que pagar asientos adicionales ni desbloquear objetos personalizados.

Cuando crea automatizaciones usted mismo, no está comprando software: está pagando por llamada, por resultado, por operación. Este cambio hace que cada flujo sea radicalmente más barato de ejecutar a escala, especialmente con las herramientas que ya utiliza.

Iterar de forma sencilla y rápida

Con la automatización tradicional, los cambios son lentos y arriesgados. Si codificas un proceso y algo se rompe, no hay forma fácil de probar una solución sin editar el script, enviar una nueva versión y esperar no haber introducido un nuevo problema.

Incluso un pequeño cambio -como actualizar una condición o cambiar una fuente de datos- puede requerir volver a empezar o hacer un bucle en ingeniería. Las herramientas sin código funcionan de otra manera. No se edita todo el sistema para probar una idea, sino que se modifica una parte, se prueba y se vuelve atrás si falla.

Cada automatización está versionada por defecto. Puede duplicar una configuración que funcione, ajustar la lógica y comparar los resultados. Si no funciona, restaura la versión anterior y sigue adelante.

Supongamos que ha creado una canalización que etiqueta los comentarios de los clientes mediante IA. Si quiere probar un modelo diferente, o cambiar cuándo marcar un mensaje como urgente, puede hacerlo directamente, sin arriesgar el resto de la configuración. Puede probar, previsualizar y enviar cambios en directo, todo ello sin escribir ni reescribir nada.

1. Botpress

Ideal para: Equipos que construyen flujos de automatización sin código que implican la comprensión del lenguaje, la toma de decisiones y la ejecución de herramientas a través de chat o sistemas internos.

Botpress es una plataforma de agentes de IA para crear asistentes que entienden el lenguaje y actúan en los sistemas digitales. Admite el desarrollo sin código y con código reducido, para que los equipos puedan empezar visualmente y añadir lógica solo donde sea necesario.

Los agentes se construyen como flujos de trabajo formados por pasos conectados. Un paso puede gestionar un mensaje de usuario. Otro accede a una herramienta para obtener datos. Otro envía una respuesta o desencadena un seguimiento.

Cada parte está construida para llevar el contexto y transmitirlo, lo que permite al agente actuar basándose en lo que ya ha sucedido. La plataforma está diseñada para soportar cambios continuos.

Los equipos pueden probar la nueva lógica, ajustar el funcionamiento de la memoria o experimentar con diferentes condiciones, todo ello sin alterar lo que ya está en funcionamiento. Las versiones integradas mantienen las configuraciones anteriores seguras y fáciles de recuperar.

Una vez desplegados, los agentes de IA pueden operar continuamente, gestionando tareas y moviéndose a través de flujos de trabajo basados en entradas reales, sin necesidad de que alguien supervise las operaciones.

El plan gratuito de Botpress incluye un agente de IA con soporte para cargar diferentes tipos de contenido, crear una lógica de conversación y conectarse a herramientas populares. También incluye 5 $ en crédito de IA para probar interacciones reales desde el primer día.

Características principales:

• Editor de flujo visual con pasos de alcance y memoria
• Compatibilidad integrada con API, variables y llamadas a herramientas externas
• Despliegue nativo en web, Telegram, WhatsApp, Slack y otros.
• Integraciones con un solo clic en plataformas como HubSpot, Google Drive, Teams, Intercom, etc.

2. Haga

Ideal para: Equipos que crean automatizaciones estructuradas de varios pasos que necesitan control lógico, enrutamiento de datos y trazabilidad visual entre herramientas.

Make es una plataforma de automatización sin código que permite a los usuarios diseñar flujos de trabajo como líneas de tiempo. Cada módulo realiza una única operación: generar una respuesta de IA, extraer datos, transformarlos o activar una acción en otra aplicación.

Los usuarios construyen arrastrando módulos al lienzo, conectándolos con rutas que definen cómo fluyen los datos y en qué condiciones se ejecutan los pasos.

Lo que diferencia a Make es la cantidad de control que ofrece sin necesidad de cambiar a código. Puedes construir bucles, condicionales, ramas de error y flujos basados en programación dentro del mismo escenario.

Esto funciona especialmente bien cuando las automatizaciones tienen que escalar a través de múltiples sistemas y adaptarse a los cambios de entrada, todo ello sin dejar de ser transparente y editable desde una sola vista.

Dicho esto, la mayor parte de la lógica sigue dependiendo de lo bien que entiendas los sistemas que estás conectando. Si una herramienta devuelve una respuesta que no esperabas, el flujo de trabajo se interrumpe a menos que lo hayas planificado.

El plan gratuito de Make ofrece 1.000 operaciones al mes y dos flujos de trabajo activos, lo suficiente para crear y ejecutar automatizaciones a pequeña escala sin tener que pagar. Incluye acceso al constructor completo, programación, gestión de errores y supervisión en tiempo real.

Características principales:

• Constructor visual de diagramas de flujo
• Módulos nativos para cientos de aplicaciones y HTTP personalizados
• Supervisión del escenario en tiempo real con inspección de la carga útil y gestión de errores
• Programación y reintentos integrados

3. Zapier

Ideal para: Equipos que automatizan flujos de trabajo ligeros a través de herramientas empresariales donde la velocidad y la simplicidad importan más que la lógica personalizada.

Zapier es una plataforma de automatización sin código que utiliza Zaps: flujos de trabajo lineales en los que un activador en una herramienta inicia una cadena de acciones en otras. Cada paso utiliza un módulo prediseñado, con campos asignados a través de formularios sencillos.

Los usuarios construyen Zaps apilando pasos. La plataforma se encarga de pasar datos, reintentar fallos y ejecutar tareas entre bastidores. La mayoría de los flujos son unidireccionales: se produce un evento y algo le sigue.

En el plan gratuito, los usuarios obtienen 100 tareas al mes y pueden crear Zaps de un solo paso, que pueden automatizar tareas básicas como reenviar el envío de formularios al correo electrónico o añadir nuevos clientes potenciales a una hoja de cálculo.

Zapier también admite algunas automatizaciones conversacionales, como un chatbotGPT que permite a los usuarios interactuar con Zaps a través de una interfaz familiar impulsada por IA.

Funciona mejor cuando la lógica es simple y las herramientas están bien soportadas. Pero a medida que los flujos de trabajo crecen, Zapier a menudo necesita flujos de trabajo alternativos o Zaps independientes para manejar una lógica más avanzada.

Características principales:

• Constructor por pasos que utiliza módulos de aplicación predefinidos
• Pasos de retardo, filtro y formateador incorporados
• Miles de integraciones con configuración guiada
• Historial de tareas y gestión de reintentos en una sola vista

4. Pipefy

Ideal para: Equipos que automatizan procesos internos que siguen pasos estrictos, como aprobaciones, revisiones de documentos o flujos de tareas de varias etapas.

Pipefy es una plataforma de automatización de procesos sin código creada para equipos que necesitan controlar cómo se mueven las tareas internas a través de fases definidas.

En lugar de diseñar los flujos de trabajo como diagramas de forma libre o flujos estilo chat, los usuarios los construyen como tuberías, cada una de ellas una secuencia de pasos como "Enviar", "Aprobar", "Revisar" y "Listo".

Cada paso (denominado fase) contiene reglas, campos obligatorios y automatizaciones. Por ejemplo, puedes autoasignar aprobaciones en función del departamento, exigir que se completen los campos antes de avanzar o enviar correos electrónicos cuando se cumplan las condiciones.

Pipefy es especialmente adecuado para la automatización de procesos empresariales, para operaciones estructuradas como adquisiciones, incorporación de RR.HH., autorizaciones legales o solicitudes de TI, el tipo de flujos de trabajo que siempre siguen el mismo conjunto de reglas y requisitos.

Aquí no va a crear agentes adaptativos ni lógica basada en IA, pero obtendrá coherencia y visibilidad en todos los procesos internos.

Pipefy permite a los equipos gestionar flujos de trabajo estructurados a través de tuberías visuales y automatización basada en reglas. El plan gratuito incluye una tubería y acceso a reglas de automatización básicas, adecuadas para gestionar procesos sencillos como aprobaciones, formularios de admisión o asignaciones de tareas con una configuración mínima.

Características principales:

• Constructor de fases de arrastrar y soltar con lógica basada en formularios
• Automatización a nivel de campo y normas necesarias
• Base de datos integrada para almacenar y reutilizar los datos del flujo de trabajo
• Seguimiento de solicitudes, control de SLA y asignación de usuarios

5. Mesa de aire

Ideal para: Equipos que diseñan automatizaciones ligeras directamente sobre datos internos estructurados.

Airtable proporciona una base de datos visual que se comporta como una hoja de cálculo, pero soporta una potente lógica subyacente. Usted trabaja con tablas, vistas y registros vinculados - y luego automatizar lo que sucede cuando las cosas cambian.

Las automatizaciones viven dentro de cada base. Se elige un desencadenante, como una nueva fila o un valor actualizado, y se define lo que sigue mediante acciones integradas o pasos de IA, como la clasificación de un registro o la generación de un mensaje.

Donde brilla es en configuraciones que ya giran en torno a campos estructurados. Con un gran enfoque en los equipos que ya existen en el ecosistema Airtable.

Pero si la automatización va más allá de Airtable, la complejidad aumenta. A menudo terminará emparejándolo con herramientas como Make o Zapier para ir a múltiples aplicaciones.

El nivel gratuito de Airtable incluye una base, una automatización por base y un número limitado de ejecuciones mensuales, requisitos sencillos para probar procesos internos simples como aprobaciones o envíos de formularios.

Características principales:

• Tablas tipo base de datos con sincronización en tiempo real y vistas
• Se integra con herramientas comunes y admite webhooks