Integración de Calendly para chatbots y agentes de IA
Acerca de esta integración
Calendly es una de nuestras integraciones más útiles para la programación de reuniones. Al conectar un chatbot con Calendly, los creadores pueden permitir que los usuarios reserven reuniones directamente en el chat sin cambiar de aplicación.
La integración funciona enlazando los flujos del chatbot con un calendario de Calendly, de modo que cuando un usuario solicita una reunión, el chatbot verifica la disponibilidad y muestra las opciones de reserva.
Con esta configuración, la programación de reuniones se convierte en parte de la conversación: los usuarios pueden elegir una hora, confirmar la reunión y recibir recordatorios automáticamente, todo a través del chatbot.
Funciones principales
- Comparte franjas horarias disponibles en el chat
- Reserva reuniones directamente desde conversaciones con el chatbot
- Sincroniza automáticamente con los calendarios de Calendly
- Envía confirmaciones de reserva a los usuarios
- Activa recordatorios y seguimientos a través del chat
- Actualiza o cancela citas desde el chatbot
- Recoge los datos del usuario antes de programar
- Conecta la programación con flujos de trabajo o CRMs
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede un chatbot consultar mi disponibilidad en Calendly?
Utiliza la API de Calendly para obtener los horarios disponibles de un tipo de evento específico y muéstralos en el chat. Autentica con un Token de Acceso Personal o OAuth, llama a event_type_available_times para un periodo de 7 días y muestra los horarios al usuario.
¿Cómo conecto un chatbot con mi cuenta de Calendly?
Autentica Calendly dentro de tu bot (PAT u OAuth), selecciona los tipos de eventos que quieres mostrar y configura las suscripciones a webhooks para que el bot sepa cuándo se crean o cancelan reuniones. Este proceso es más sencillo si usas una integración de Calendly ya creada (como en Botpress, Landbot o Intercom).
¿Cómo puedo enviar confirmaciones y recordatorios de reservas a través de un chatbot?
Calendly envía confirmaciones automáticamente (invitaciones de calendario o correos electrónicos) y también puede enviar recordatorios (correo/SMS en planes de pago). Tu bot puede repetir los detalles de la confirmación y añadir recordatorios por chat si lo prefieres.
¿Cómo actualizo o cancelo una reunión de Calendly desde un chatbot?
Muestra los enlaces de reprogramación/cancelación que Calendly genera para cada reserva, o dirige a los usuarios a su correo de confirmación; tus webhooks notificarán al bot cuando el evento cambie para que pueda actualizar la conversación o el CRM.
¿Cómo puedo recoger los datos del usuario antes de programar una reunión en Calendly?
Recoge los datos en el chat (nombre, correo electrónico, respuestas personalizadas) y complétalos previamente en Calendly mediante parámetros en el enlace o la integración (incluyendo respuestas a preguntas como a1…a10). Esto reduce la fricción y mantiene los registros organizados.
¿Cómo reservan los usuarios una reunión a través de una conversación con el chatbot?
El chatbot recoge los datos básicos, muestra las franjas disponibles y lleva al usuario a tu herramienta de programación para confirmar la reserva. Luego, el bot comparte la confirmación y guarda los detalles del evento para seguimientos.
¿Cómo conecto la programación a través de un chatbot con mi CRM?
Conectas la programación con un CRM sincronizando los eventos de reserva. Cuando se crea o modifica una reunión, el chatbot transfiere los datos—como nombre, correo electrónico y hora—al CRM como un registro de contacto y actividad en el calendario.
What it is
A simply great integration to connect your Calendly account to your Botpress Bot. Send meeting invites to users and receive an event when they schedule directly in your bot.
How it works
When enabling the integration, a Webhook Subscription is created for your Calendly account using the provided Access Token. This webhook sends an event to the integration when an invitee signs up for one of your events.
The Schedule Calendly Event action can be used to create event link. It requires a Conversation Id and Calendly Event URL. It uses the URL to match an event from your Calendly and creates a new link with your Conversation Id embeded inside. This Id is then used to trigger the Calendly Event inside the conversation so that your bot can respond to the event.
Conversation Id is a unique identifier for each conversation. You can pass into this field to embed your id. When receiving a Calendly Event you can use in the Advanced Options Conversation ID field of the Calendly Event Trigger. This will pull the event to the appropriate conversation.
You can see the full integration code at: https://github.com/SimplyGreatBots/Calendly
Tutorial Video
Pre-requisites
Receiving events from Calendly requires a Standard or higher subscription to have access to webhooks required for this integration.
Calendly Setup
- Go to your Calendly Integrations Page and click on
API and Webhooks.
- Click on
Generate New Token, choose a name, and click Create Token.
- After the token is created, copy, and save it in a safe location. You will need in step 3 of the Botpress setup.
Botpress Setup
- Click
Install on the top right and select your bot.
- Click the popup that appears to configure your integration.
- Add your Calendly access token to the
Access Token field.
- Enable and save the integration.
## What it is
A simply great integration to connect your Calendly account to your Botpress Bot. Send meeting invites to users and receive an event when they schedule directly in your bot.
## How it works
When enabling the integration, a Webhook Subscription is created for your Calendly account using the provided `Access Token`. This webhook sends an event to the integration when an invitee signs up for one of your events.
The `Schedule Calendly Event` action can be used to create event link. It requires a Conversation Id and Calendly Event URL. It uses the URL to match an event from your Calendly and creates a new link with your Conversation Id embeded inside. This Id is then used to trigger the `Calendly Event` inside the conversation so that your bot can respond to the event.
`Conversation Id` is a unique identifier for each conversation. You can pass into this field to embed your id. When receiving a Calendly Event you can use in the Advanced Options `Conversation ID` field of the `Calendly Event Trigger`. This will pull the event to the appropriate conversation.
You can see the full integration code at: https://github.com/SimplyGreatBots/Calendly
## Tutorial Video
[](https://youtu.be/0jdsGJhoQfo)
#### Pre-requisites
Receiving events from Calendly requires a `Standard` or higher subscription to have access to webhooks required for this integration.
#### Calendly Setup
1. Go to your [Calendly Integrations Page](https://calendly.com/integrations) and click on `API and Webhooks`.
2. Click on `Generate New Token`, choose a name, and click `Create Token`.
3. After the token is created, copy, and save it in a safe location. You will need in step 3 of the Botpress setup.
#### Botpress Setup
1. Click `Install` on the top right and select your bot.
2. Click the popup that appears to configure your integration.
3. Add your Calendly access token to the `Access Token` field.
4. Enable and save the integration.
