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- La automatización robótica de procesos (RPA) utiliza robots de software para gestionar tareas repetitivas basadas en reglas en ordenadores, imitando la forma en que los humanos hacen clic, teclean y se mueven por los sistemas para completar el trabajo digital.
- Es el más adecuado para tareas estructuradas de gran volumen, como la introducción de datos, el procesamiento de nóminas o la supervisión de sistemas, pero tiene dificultades con los datos no estructurados, la toma de decisiones complejas y las tareas que requieren un juicio humano.
- Los distintos tipos de RPA incluyen bots desatendidos que se ejecutan automáticamente, bots atendidos que ayudan a los humanos en tiempo real, modelos híbridos que mezclan ambos enfoques y RPA inteligentes que combinan la automatización con la IA para realizar acciones más inteligentes.
Aunque su popularidad es cada vez mayor, la automatización robótica de procesos (RPA) lleva años transformando los procesos empresariales.
A menudo se considera que RPA es el caso de uso perfecto para la integración de IA o chatbots en las empresas: la automatización de tareas repetitivas y mundanas.
En esta descripción general, explicaremos los entresijos de la RPA, incluidos los tipos de RPA, las tareas para las que es más adecuado y cómo implementar una solución de RPA.
¿Qué es RPA?
La automatización robótica de procesos (RPA) es un subconjunto de la automatización de procesos empresariales. Utiliza robots de software o agentes de IA para automatizar tareas repetitivas, basadas en la lógica y realizadas por un ordenador.
Utilizando una combinación de automatización, visión artificial y aprendizaje automático, el software RPA se utiliza para automatizar cualquier tarea basada en reglas que tenga lugar en una computadora.
¿Qué tareas puede automatizar RPA?
La RPA es la más adecuada para automatizar tareas repetitivas basadas en reglas que involucran datos digitales estructurados.
Pueden ser activados por un ser humano, como un empleado que instruye a un RPA para categorizar y archivar nuevos datos, o activados automáticamente.
¿Cuándo debo usar RPA?
Con el rápido aumento de la IA y las soluciones adyacentes a la IA, puede ser difícil saber qué tipo de solución es la mejor para las necesidades de una organización.
Hay muchas tareas que se pueden automatizar con RPA, pero dependiendo del nivel de complejidad, puede ser prudente elegir una solución más avanzada.
Cuándo usar RPA
La RPA es la más adecuada para automatizar tareas repetitivas, integrar sistemas heredados, manejar datos estructurados y cualquier tarea de gran volumen que requiera una toma de decisiones mínima.
Estas fortalezas significan que una empresa debe usar RPA si desea automatizar el procesamiento de facturas, la conciliación de registros, la navegación a través de un mainframe antiguo o el procesamiento de pedidos de clientes.
Cuándo usar una solución de IA diferente
Hay muchas tareas que la RPA no puede manejar bien, entre ellas:
- Manejo de datos no estructurados
- Interacciones personalizadas
- Analítica predictiva
- Toma de decisiones
- Aprendizaje continuo
Por lo tanto, si una organización busca utilizar una solución de IA para categorizar y responder automáticamente a los correos electrónicos de los clientes, una solución más adecuada sería un software de procesamiento del lenguaje natural o una IA conversacional.
Si una empresa quiere una solución de IA para predecir tendencias, debe elegir una solución de aprendizaje automático. Si quieren una solución que interactúe con los clientes de forma automática, deben optar por un chatbot de IA en lugar de RPA.
Casos prácticos de RPA
El software RPA es ampliamente utilizado: se puede aplicar a cualquier tarea digital repetitiva basada en la lógica. Sin embargo, la RPA es una mejor inversión cuando hay un gran volumen de estas tareas para completar.
Estas son algunas de las aplicaciones más comunes de las soluciones RPA:
Seguimiento de precios y sistemas
RPA es ideal para automatizar el monitoreo continuo de los precios y el rendimiento del sistema. Los bots pueden rastrear los cambios de precios en todas las plataformas, lo que garantiza que los precios de una empresa sigan siendo competitivos y estén actualizados.
Para la supervisión del sistema, RPA puede comprobar si hay problemas de rendimiento y enviar alertas para cualquier anomalía detectada. Estos tipos de bots de RPA a menudo se ejecutan continuamente en segundo plano en un software o sistema.
Procesamiento de nómina
La nómina y otras formas de contabilidad organizacional a menudo se pagan regularmente, lo que las convierte en un caso de uso fácil para RPA.
Gestión de datos
La mayoría de las aplicaciones de RPA se engloban bajo el término general de "gestión de datos". En todas las industrias, las tareas comunes de administración de datos de RPA incluyen:
- Entrada de datos
- Extracción de datos
- Validación de datos
- Migración de datos
- Limpieza de datos
- Actualizaciones de la base de datos
- Conciliación de datos
- Clasificación y categorización de datos
Estas tareas generales tienen cabida en casi cualquier sector o caso de uso: lo único que cambia es el tipo de datos y cómo hay que gestionarlos.
Cumplimiento de pedidos
Las tareas repetitivas, como el cumplimiento de pedidos, incluido el procesamiento, el embalaje y el envío, se adaptan perfectamente a RPA. Requiere una alta precisión, implica grandes cantidades de entrada y validación de datos, y repite el mismo proceso miles de veces.
Documentación
La RPA se puede utilizar para garantizar el cumplimiento y la documentación adecuados.
Por ejemplo, un bufete de abogados que rellena documentos complejos puede utilizar una solución de RPA para rellenar automáticamente la información correcta, verificar la finalización y la precisión, y garantizar que los documentos finales se adhieran a las normas reglamentarias.
Los bots de RPA también pueden archivar y recuperar documentos y datos según lo soliciten los empleados humanos, o incluso crear pistas de auditoría para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y los cambios.
Tipos de RPA
RPA desatendida
Los bots de RPA desatendidos operan de forma independiente, sin intervención humana. En lugar de ser activados por un humano, pueden ejecutarse según horarios, ser activados por eventos específicos u operar las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Por ejemplo, un bot de RPA desatendido podría procesar los datos por lotes al final de cada día laboral o automatizar los procesos de nómina.
RPA atendido
Los bots de RPA atendidos trabajan junto a los usuarios humanos y, por lo general, son activados por el propio usuario. Estos bots ayudan con tareas que requieren intervención humana o toma de decisiones.
Por ejemplo, un representante del servicio de atención al cliente podría utilizar un bot de RPA atendido para extraer información del cliente durante una llamada.
RPA híbrido
La RPA híbrida combina RPA asistida y desatendida. Los bots de RPA híbridos interactúan con los humanos cuando es necesario y operan de forma independiente cuando es posible.
Estos bots se utilizan para crear un flujo continuo entre las tareas que requieren la intervención humana y las que se pueden automatizar por completo.
Por ejemplo, un bot de RPA híbrido puede ayudar a un empleado durante una llamada y, a continuación, procesar automáticamente el resto de la tarea una vez finalizada la llamada.
RPA inteligente
La RPA inteligente -a veces denominada automatización inteligente- se refiere a la combinación de la RPA tradicional con tecnologías de inteligencia artificial. Estas pueden incluir el procesamiento del lenguaje natural, el aprendizaje automático o la visión por ordenador.
Por sí sola, la RPA está diseñada para seguir normas estrictas y gestionar tareas predecibles y estructuradas. Funciona mejor cuando los pasos son repetitivos y los datos están limpios y son coherentes.
Pero si se añade la IA, los robots RPA pueden empezar a reconocer patrones, interpretar textos e incluso tomar decisiones en función del contexto.
¿Cuáles son los beneficios de RPA?
Al igual que otras soluciones adyacentes a la IA, la RPA está creciendo rápidamente en popularidad debido a su naturaleza rentable y eficiente. Dado que las tareas repetitivas a menudo sufren errores humanos, la RPA también puede mejorar la precisión general.
Aumento de la productividad
Los bots de RPA pueden manejar tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo mucho más rápido que los humanos, lo que libera a los empleados para que se concentren en tareas más estratégicas.
Reducción de costes
La automatización de tareas basadas en reglas reduce significativamente los costos de mano de obra para las organizaciones, particularmente cuando se escala un sistema de RPA o cuando la RPA se extiende a todos los procesos comerciales.
Precisión mejorada
La RPA minimiza los errores humanos en procesos como la entrada de datos, los cálculos y el manejo de documentos, lo que genera una mayor precisión y menos errores costosos.
También se pueden programar para seguir estrictamente las directrices reglamentarias y de cumplimiento, si una empresa desea garantizar una documentación estricta de las acciones.
Mayor satisfacción de los empleados
Los empleados están más satisfechos en el trabajo cuando pueden concentrarse en tareas atractivas, en lugar de en las mundanas y repetitivas.
Escalable y adaptable
Las soluciones de RPA pueden ampliarse o reducirse en función de las necesidades empresariales, todo ello sin necesidad de realizar inversiones significativas en infraestructura o recursos.
Y si los procesos empresariales o los requisitos normativos cambian, no es necesario volver a formar a los empleados: un bot de RPA puede reconfigurarse o actualizarse rápidamente para que coincida con los nuevos estándares.
RPA empresarial
La RPA empresarial se refiere a la implementación de RPA a gran escala dentro de una organización. Está diseñado para satisfacer las complejas necesidades de una empresa y, a menudo, se expande a través de diferentes procesos comerciales.
Implica la implementación de soluciones RPA que sean robustas, seguras, escalables y capaces de manejar grandes volúmenes de transacciones en múltiples departamentos o funciones.
Al igual que los chatbots empresariales, la RPA empresarial debe cumplir con todos y cada uno de los requisitos de seguridad y privacidad de datos dentro de su jurisdicción y caso de uso. Estos a menudo incluyen el uso de pistas de auditoría y controles de acceso basados en roles para cumplir con las políticas internas, los estándares de la industria y los requisitos regulatorios.
Cómo implantar RPA
La RPA imita las acciones que tomaría un ser humano al interactuar con los sistemas digitales. Sigue un conjunto de instrucciones para que pueda procesar datos, ejecutar transacciones y comunicarse con otros sistemas.
A continuación, se muestra un desglose paso a paso de cómo implementar RPA:
1. Identificar las tareas adecuadas
El primer paso para implementar RPA es identificar las tareas repetitivas, basadas en reglas y que requieren mucho tiempo.
A continuación, se mapean estas tareas para comprender los pasos específicos involucrados. Esto incluye detallar las entradas de datos, los puntos de decisión y las acciones necesarias para completar el proceso.
2. Diseña y crea un bot
Una vez mapeadas las tareas, los desarrolladores o analistas de negocio diseñan el bot de RPA. Esto implica la creación de scripts o flujos de trabajo que instruyan al bot sobre exactamente qué hacer.
3. Implementar el bot
Una vez que se diseña el bot, se implementa en el entorno donde operará, generalmente dentro de las aplicaciones de software existentes de la empresa. El bot interactúa con el software como lo haría un humano, navegando por interfaces, ingresando datos y ejecutando comandos.
4. Ejecución de bots
Cuando se implementa el bot, comienza a realizar las tareas automáticamente. Puede iniciar sesión en aplicaciones, mover archivos, rellenar formularios o extraer datos de documentos.
5. Monitorización de bots
Una vez que el bot está operativo, se puede monitorear en tiempo real a través de un panel de control. Esto permite a las empresas realizar un seguimiento del rendimiento del bot, gestionar sus actividades y realizar los ajustes necesarios.
Si surge un problema, como un error del sistema o un cambio en el proceso, el bot se puede reconfigurar para adaptarse a las nuevas condiciones.
6. 6. Mejora continua
La RPA no es una solución que se configura y se olvida. Con el tiempo, a medida que los procesos evolucionan, es posible que sea necesario actualizar los bots para manejar nuevas tareas o cambios en los flujos de trabajo existentes.
Además, a medida que las empresas se familiarizan con la RPA, a menudo encuentran nuevas áreas donde se puede aplicar la automatización, lo que lleva a una expansión continua dentro de la organización.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Es lo mismo RPA que IA? ¿En qué se diferencian?
No del todo. La RPA sigue reglas estrictas para automatizar tareas repetitivas, mientras que la IA imita la inteligencia humana aprendiendo y tomando decisiones. Piensa en la RPA como el hacedor y en la IA como el pensador.
2. ¿Qué distingue a RPA de las herramientas de automatización tradicionales?
La RPA imita la forma en que los humanos interactúan con el software (haciendo clic, tecleando, etc.), por lo que no necesita una integración profunda del sistema como la automatización tradicional. Simplemente funciona sobre las interfaces existentes.
3. ¿Puede utilizarse RPA sin conocimientos de codificación?
Sí. Muchas plataformas de RPA son de código bajo o sin código, por lo que los usuarios empresariales pueden crear bots utilizando herramientas de arrastrar y soltar sin necesidad de escribir secuencias de comandos.
4. ¿Cuáles son los riesgos o limitaciones de la RPA?
La RPA puede fallar si cambian los sistemas subyacentes (como las actualizaciones de la interfaz de usuario) y tiene dificultades con los datos no estructurados o las tareas que requieren juicio. Es ideal para tareas basadas en reglas, pero no es tan flexible como los humanos.
5. Cómo puede funcionar la RPA junto con los chatbots de IA o los asistentes de voz?
La RPA puede encargarse del trabajo de fondo que desencadena un chatbot, como la actualización de registros o el envío de correos electrónicos, de modo que la IA se encarga de la conversación y la RPA de las tareas entre bastidores.
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