¿Qué es la RPA en la automatización?

Aunque su popularidad está en aumento, la automatización robótica de procesos (RPA) lleva años transformando los procesos empresariales.

La RPA suele considerarse el caso ideal para integrar IA o chatbots en los negocios: la automatización de tareas repetitivas y rutinarias.

En este resumen, explicaremos los aspectos clave de la RPA, incluyendo los tipos de RPA, las tareas para las que es más adecuada y cómo implementar una solución de RPA.

¿Qué es la RPA?

La automatización robótica de procesos (RPA) es una subcategoría de la automatización de procesos empresariales. Utiliza robots de software o agentes de IA para automatizar tareas repetitivas, basadas en lógica, y que implican interacción entre humanos y computadoras.

Combinando automatización, visión por computadora y aprendizaje automático, el software de RPA se utiliza para automatizar cualquier tarea basada en reglas que se realice en una computadora.

¿Qué tareas puede automatizar la RPA?

La RPA es más adecuada para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas que involucren datos digitales estructurados.

Pueden ser activadas por una persona —como un empleado que instruye a la RPA para categorizar y archivar nuevos datos— o ejecutarse automáticamente.

¿Cuándo debería usar RPA?

Con el rápido avance de la IA y soluciones relacionadas, puede resultar difícil saber qué tipo de solución es la más adecuada para las necesidades de una organización.

Existen muchas tareas que pueden automatizarse con RPA, pero según el nivel de complejidad, puede ser recomendable optar por una solución más avanzada.

Cuándo usar RPA

La RPA es ideal para automatizar tareas repetitivas, integrar sistemas antiguos, manejar datos estructurados y cualquier tarea de alto volumen que requiera poca toma de decisiones.

Estas fortalezas significan que una empresa debería usar RPA si desea automatizar el procesamiento de facturas, la conciliación de registros, la navegación por un mainframe antiguo o el procesamiento de pedidos de clientes.

Cuándo usar otra solución de IA

Existen muchas tareas que la RPA no puede gestionar eficazmente, entre ellas:

• Manejo de datos no estructurados
• Interacciones personalizadas
• Análisis predictivo
• Toma de decisiones
• Aprendizaje continuo

Por ejemplo, si una organización busca una solución de IA para clasificar y responder automáticamente a correos de clientes, lo más adecuado sería un software de procesamiento de lenguaje natural o IA conversacional.

Si una empresa quiere una solución de IA para predecir tendencias, debería elegir una solución de aprendizaje automático. Si busca una herramienta que interactúe automáticamente con clientes, es mejor optar por un chatbot de IA en lugar de RPA.

Casos de uso de RPA

El software de RPA se utiliza ampliamente: puede aplicarse a cualquier tarea digital repetitiva y basada en lógica. Sin embargo, la RPA es una mejor inversión cuando hay un alto volumen de estas tareas por completar.

Estos son algunos de los usos más comunes de las soluciones de RPA:

Monitorización de precios y sistemas

La RPA es ideal para automatizar la monitorización continua de precios y el rendimiento de sistemas. Los bots pueden rastrear cambios de precios en distintas plataformas, asegurando que los precios de la empresa sean competitivos y estén actualizados.

En cuanto a la monitorización de sistemas, la RPA puede detectar problemas de rendimiento y enviar alertas ante cualquier anomalía. Este tipo de bots suelen funcionar de manera continua en segundo plano dentro de un software o sistema.

Procesamiento de nóminas

La nómina y otros procesos contables de la organización suelen procesarse de forma regular, lo que los convierte en un caso de uso sencillo para la RPA.

Gestión de datos

La mayoría de las aplicaciones de RPA se engloban bajo el término ‘gestión de datos’. En todos los sectores, las tareas comunes de gestión de datos con RPA incluyen:

• Entrada de datos
• Extracción de datos
• Validación de datos
• Migración de datos
• Limpieza de datos
• Actualización de bases de datos
• Conciliación de datos
• Clasificación y categorización de datos

Estas tareas generales tienen cabida en casi cualquier sector o caso de uso; lo único que cambia es el tipo de datos y la forma en que deben gestionarse.

Cumplimiento de pedidos

Tareas repetitivas como el cumplimiento de pedidos —incluyendo el procesamiento, embalaje y envío— son perfectas para la RPA. Requieren alta precisión, implican grandes volúmenes de entrada y validación de datos, y repiten el mismo proceso miles de veces.

Documentación

La RPA puede utilizarse para garantizar el cumplimiento normativo y la correcta documentación.

Por ejemplo, un despacho legal que deba completar documentos complejos puede usar una solución de RPA para rellenar automáticamente la información correcta, verificar que esté completa y precisa, y asegurar que los documentos finales cumplan con las normativas.

Los bots de RPA también pueden archivar y recuperar documentos y datos a petición de los empleados, o incluso crear registros de auditoría para rastrear flujos de trabajo y cambios.

Tipos de RPA

RPA desatendida

Los bots de RPA desatendida funcionan de manera independiente, sin intervención humana. En lugar de ser activados por una persona, pueden ejecutarse según horarios, ser activados por eventos específicos o funcionar las 24 horas.

Por ejemplo, un bot de RPA desatendida puede procesar datos en lote al final de cada jornada laboral o automatizar el procesamiento de nóminas.

RPA asistida

Los bots de RPA asistida trabajan junto a los usuarios y normalmente son activados por el propio usuario. Estos bots ayudan en tareas que requieren intervención o decisiones humanas.

Por ejemplo, un representante de atención al cliente puede usar un bot de RPA asistida para obtener información de un cliente durante una llamada.

RPA híbrida

La RPA híbrida combina la RPA asistida y la desatendida. Los bots híbridos interactúan con personas cuando es necesario y funcionan de forma autónoma cuando es posible.

Estos bots permiten un flujo continuo entre tareas que requieren intervención humana y aquellas que pueden automatizarse por completo.

Por ejemplo, un bot híbrido puede asistir a un empleado durante una llamada y luego procesar automáticamente el resto de la tarea una vez finalizada la llamada.

RPA inteligente

La RPA inteligente —también llamada automatización inteligente— se refiere a la combinación de la RPA tradicional con tecnologías de inteligencia artificial. Esto puede incluir procesamiento de lenguaje natural, aprendizaje automático o visión por computadora.

Por sí sola, la RPA está diseñada para seguir reglas estrictas y gestionar tareas predecibles y estructuradas. Funciona mejor cuando los pasos son repetitivos y los datos son claros y consistentes.

Pero al añadir IA, los bots de RPA pueden empezar a reconocer patrones, interpretar textos e incluso tomar decisiones basadas en el contexto.

¿Cuáles son los beneficios de la RPA?

Al igual que otras soluciones relacionadas con la IA, la RPA está creciendo rápidamente en popularidad por su eficiencia y bajo coste. Como las tareas repetitivas suelen estar sujetas a errores humanos, la RPA también puede mejorar la precisión general.

Mayor productividad

Los bots de RPA pueden encargarse de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo mucho más rápido que las personas, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más estratégicas.

Reducción de costes

Automatizar tareas basadas en reglas reduce significativamente los costes laborales para las organizaciones, especialmente cuando un sistema de RPA se amplía o se aplica a varios procesos empresariales.

Mejora de la precisión

La RPA minimiza los errores humanos en procesos como la entrada de datos, cálculos y gestión de documentos, lo que se traduce en mayor precisión y menos errores costosos.

También se pueden programar para seguir estrictamente las normas y directrices de cumplimiento, si una empresa quiere garantizar una documentación rigurosa de las acciones.

Mayor satisfacción de los empleados

Los empleados están más satisfechos en el trabajo cuando pueden centrarse en tareas interesantes, en lugar de las monótonas y repetitivas.

Escalable y adaptable

Las soluciones RPA pueden ampliarse o reducirse según las necesidades del negocio, todo sin inversiones importantes en infraestructura o recursos.

Y si los procesos empresariales o los requisitos normativos cambian, no es necesario volver a capacitar al personal: un bot RPA puede reconfigurarse o actualizarse rápidamente para cumplir con los nuevos estándares.

RPA empresarial

El RPA empresarial se refiere a la implementación de RPA a gran escala dentro de una organización. Está diseñado para cubrir las necesidades complejas de una empresa y suele abarcar diferentes procesos de negocio.

Implica la implementación de soluciones RPA que sean robustas, seguras, escalables y capaces de gestionar grandes volúmenes de transacciones en varios departamentos o funciones.

Al igual que los chatbots empresariales, el RPA empresarial debe cumplir con todos los requisitos de seguridad y privacidad de datos según su jurisdicción y caso de uso. Esto suele incluir el uso de registros de auditoría y controles de acceso basados en roles para cumplir con políticas internas, estándares de la industria y requisitos regulatorios.

Cómo implementar RPA

RPA imita las acciones que realizaría una persona al interactuar con sistemas digitales. Sigue un conjunto de instrucciones para procesar datos, ejecutar transacciones y comunicarse con otros sistemas.

Aquí tienes un desglose paso a paso de cómo implementar RPA:

1. Identificar tareas adecuadas

El primer paso para implementar RPA es identificar las tareas que son repetitivas, basadas en reglas y que consumen mucho tiempo.

Luego, estas tareas se mapean para entender los pasos específicos involucrados. Esto incluye detallar los datos de entrada, puntos de decisión y acciones necesarias para completar el proceso.

2. Diseñar y construir un bot

Una vez mapeadas las tareas, los desarrolladores o analistas de negocio diseñan el bot RPA. Esto implica crear scripts o flujos de trabajo que le indican al bot exactamente qué hacer.

3. Desplegar el bot

Después de diseñar el bot, se implementa en el entorno donde va a operar, normalmente dentro de las aplicaciones de software existentes de la empresa. El bot interactúa con el software igual que lo haría una persona, navegando por las interfaces, ingresando datos y ejecutando comandos.

4. Ejecución del bot

Cuando el bot está desplegado, comienza a realizar las tareas automáticamente. Puede iniciar sesión en aplicaciones, mover archivos, completar formularios o extraer datos de documentos.

5. Monitoreo del bot

Una vez que el bot está en funcionamiento, puede ser monitoreado en tiempo real a través de un panel de control. Esto permite a las empresas seguir el rendimiento del bot, gestionar sus actividades y hacer ajustes cuando sea necesario.

Si surge algún problema, como un error del sistema o un cambio en el proceso, el bot puede reconfigurarse para adaptarse a las nuevas condiciones.

6. Mejora continua

RPA no es una solución que se instala y se olvida. Con el tiempo, a medida que los procesos evolucionan, los bots pueden necesitar actualizaciones para gestionar nuevas tareas o cambios en los flujos de trabajo existentes.

Además, a medida que las empresas se familiarizan con RPA, suelen descubrir nuevas áreas donde aplicar la automatización, lo que lleva a una expansión continua dentro de la organización.

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Preguntas frecuentes

1. ¿Es RPA lo mismo que la IA? ¿En qué se diferencian?

RPA (Automatización Robótica de Procesos) no es lo mismo que la IA. RPA automatiza tareas basadas en reglas imitando acciones de usuario (como hacer clic o escribir), mientras que la IA simula el razonamiento humano y aprende de los datos para tomar decisiones. RPA es determinista y sigue scripts; la IA es probabilística y adaptable.

2. ¿Qué diferencia a RPA de las herramientas de automatización tradicionales?

La principal diferencia entre RPA y la automatización tradicional es que RPA interactúa con las aplicaciones a través de la interfaz de usuario (como lo haría una persona), por lo que no requiere integraciones complejas a nivel de sistema. La automatización tradicional necesita acceso a APIs o programación de back-end, mientras que RPA puede implementarse más rápido imitando clics y pulsaciones de teclas.

3. ¿Se puede usar RPA sin conocimientos de programación?

Sí, se puede usar RPA sin saber programar. La mayoría de las plataformas RPA modernas, como UiPath y Power Automate, ofrecen interfaces sin código y de arrastrar y soltar que permiten a los usuarios de negocio crear automatizaciones mediante flujos visuales.

4. ¿Cuáles son los riesgos o limitaciones de RPA?

RPA tiene limitaciones como la fragilidad: los bots pueden fallar si cambia la interfaz de usuario de una aplicación. RPA también tiene dificultades con datos no estructurados (como correos electrónicos o documentos escaneados) y no puede gestionar tareas que requieran juicio humano.

5. ¿Cómo puede RPA trabajar junto con chatbots de IA o asistentes de voz?

RPA puede ejecutar procesos de back-end activados por chatbots de IA o asistentes de voz, como crear tickets de soporte o enviar facturas. El chatbot gestiona la conversación con el usuario, mientras que RPA realiza las tareas transaccionales en segundo plano, creando una solución de automatización de extremo a extremo.