Die Popularität von Robotic Process Automation (RPA) steigt, doch sie verändert bereits seit Jahren die Geschäftsprozesse.
RPA wird oft als der perfekte Anwendungsfall für die Integration von KI oder Chatbots in Unternehmen angesehen: die Automatisierung von sich wiederholenden, alltäglichen Aufgaben.
In diesem Überblick erläutern wir die Besonderheiten von RPA, einschließlich der Arten von RPA, der Aufgaben, für die es am besten geeignet ist, und der Bereitstellung einer RPA-Lösung.
Was ist RPA?
Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist ein Teilbereich der Geschäftsprozessautomatisierung. Sie nutzt Software-Roboter oder KI-Agenten, um sich wiederholende, logikbasierte Aufgaben zu automatisieren, die von Menschen und Computern ausgeführt werden.
Mit einer Kombination aus Automatisierung, Computer Vision und maschinellem Lernen wird RPA-Software zur Automatisierung aller regelbasierten Aufgaben eingesetzt, die auf einem Computer ablaufen.
Welche Aufgaben können durch RPA automatisiert werden?
RPA eignet sich am besten für die Automatisierung sich wiederholender, regelbasierter Aufgaben, die strukturierte digitale Daten betreffen.
Sie können von einem Menschen ausgelöst werden - z. B. von einem Mitarbeiter, der einen RPA anweist, neue Daten zu kategorisieren und abzulegen - oder automatisch ausgelöst werden.
Wann sollte ich RPA einsetzen?
Angesichts der rasanten Zunahme von KI und KI-verwandten Lösungen kann es schwierig sein zu wissen, welche Art von Lösung für die Bedürfnisse eines Unternehmens am besten geeignet ist.
Es gibt viele Aufgaben, die mit RPA automatisiert werden können, aber je nach Komplexität kann es ratsam sein, eine fortgeschrittenere Lösung zu wählen.
Wann sollte RPA eingesetzt werden?
RPA eignet sich am besten für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Integration von Altsystemen, die Verarbeitung strukturierter Daten und alle Aufgaben mit hohem Volumen, die nur wenige Entscheidungen erfordern.
Diese Stärken bedeuten, dass ein Unternehmen RPA einsetzen sollte, wenn es die Rechnungsverarbeitung, den Abgleich von Datensätzen, die Navigation durch einen alten Mainframe oder die Bearbeitung von Kundenbestellungen automatisieren möchte.
Wann Sie eine andere AI-Lösung verwenden sollten
Es gibt eine Vielzahl von Aufgaben, die RPA nicht gut bewältigen kann, darunter:
- Umgang mit unstrukturierten Daten
- Personalisierte Interaktionen
- Prädiktive Analytik
- Entscheidungsfindung
- Kontinuierliches Lernen
Wenn ein Unternehmen also eine KI-Lösung zur Kategorisierung und automatischen Beantwortung von Kunden-E-Mails einsetzen möchte, wäre eine Software zur Verarbeitung natürlicher Sprache oder KI für Konversationen die geeignetere Lösung.
Wenn ein Unternehmen eine KI-Lösung zur Vorhersage von Trends wünscht, sollte es eine Lösung für maschinelles Lernen wählen. Wenn sie eine Lösung wollen, die automatisch mit Kunden interagiert, sollten sie sich für einen KI-Chatbot statt für RPA entscheiden.
RPA-Anwendungsfälle
RPA-Software ist weit verbreitet - sie kann für jede sich wiederholende, logikbasierte digitale Aufgabe eingesetzt werden. RPA ist jedoch eine bessere Investition, wenn ein hohes Volumen an solchen Aufgaben zu erledigen ist.
Hier sind einige der häufigsten Anwendungen von RPA-Lösungen:
Preis- und Systemüberwachung
RPA ist ideal für die Automatisierung der kontinuierlichen Überwachung von Preisen und Systemleistung. Bots können Preisänderungen plattformübergreifend verfolgen und so sicherstellen, dass die Preisgestaltung eines Unternehmens wettbewerbsfähig und aktuell bleibt.
Bei der Systemüberwachung kann RPA nach Leistungsproblemen suchen und bei festgestellten Anomalien Warnungen senden. Diese Arten von RPA-Bots laufen oft kontinuierlich im Hintergrund einer Software oder eines Systems.
Bearbeitung der Gehaltsabrechnung
Lohn- und Gehaltsabrechnungen und andere Formen der organisatorischen Buchhaltung werden häufig regelmäßig ausgezahlt, was sie zu einem einfachen Anwendungsfall für RPA macht.
Verwaltung der Daten
Die meisten Anwendungen von RPA fallen unter den Oberbegriff "Datenmanagement". Zu den branchenübergreifend üblichen RPA-Datenmanagementaufgaben gehören:
- Dateneingabe
- Datenextraktion
- Validierung der Daten
- Migration von Daten
- Datenbereinigung
- Aktualisierungen der Datenbank
- Abgleich der Daten
- Sortierung und Kategorisierung von Daten
Diese weitreichenden Aufgaben können in fast jeder Branche und in jedem Anwendungsfall durchgeführt werden - alles, was sich ändert, ist die Art der Daten und die Art, wie sie verarbeitet werden müssen.
Auftragsabwicklung
Sich wiederholende Aufgaben wie die Auftragsabwicklung - einschließlich der Bearbeitung von Verpackung und Versand - sind perfekt für RPA geeignet. Sie erfordern eine hohe Genauigkeit, beinhalten große Mengen an Dateneingabe und -validierung und wiederholen denselben Prozess tausende Male.
Dokumentation
RPA kann eingesetzt werden, um die ordnungsgemäße Einhaltung der Vorschriften und die Dokumentation sicherzustellen.
So kann beispielsweise eine Anwaltskanzlei, die komplexe Dokumente ausfüllt, eine RPA-Lösung einsetzen, um automatisch korrekte Informationen einzutragen, die Vollständigkeit und Genauigkeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass die endgültigen Dokumente den gesetzlichen Normen entsprechen.
RPA-Bots können auch Dokumente und Daten archivieren und abrufen, wie sie von menschlichen Mitarbeitern angefordert werden, oder sogar Prüfpfade erstellen, um Arbeitsabläufe und Änderungen zu verfolgen.
Arten von RPA
Unbeaufsichtigter RPA
Unbeaufsichtigte RPA-Bots arbeiten unabhängig, ohne menschliches Eingreifen. Anstatt von einem Menschen ausgelöst zu werden, können sie nach einem Zeitplan laufen, durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden oder rund um die Uhr arbeiten.
Ein unbeaufsichtigter RPA-Bot könnte zum Beispiel am Ende eines jeden Arbeitstages Daten im Stapel verarbeiten oder Gehaltsabrechnungen automatisieren.
Besuchte RPA
Beaufsichtigte RPA-Bots arbeiten neben menschlichen Benutzern und werden in der Regel vom Benutzer selbst ausgelöst. Diese Bots helfen bei Aufgaben, die menschliches Eingreifen oder Entscheidungen erfordern.
Ein Kundendienstmitarbeiter könnte zum Beispiel einen RPA-Bot verwenden, um während eines Anrufs Kundeninformationen abzurufen.
Hybride RPA
Hybride RPA kombiniert betreute und unbetreute RPA. Hybride RPA-Bots interagieren mit Menschen, wenn dies erforderlich ist, und arbeiten unabhängig, wenn dies möglich ist.
Diese Bots werden eingesetzt, um einen nahtlosen Übergang zwischen Aufgaben, die menschliche Eingaben erfordern, und solchen, die vollständig automatisiert werden können, zu schaffen.
Ein hybrider RPA-Bot könnte beispielsweise einen Mitarbeiter während eines Anrufs unterstützen und den Rest der Aufgabe nach Beendigung des Anrufs automatisch erledigen.
Intelligente RPA
Intelligente RPA - manchmal auch intelligente Automatisierung genannt - bezieht sich auf die Kombination von traditioneller RPA mit Technologien der künstlichen Intelligenz. Diese können natürliche Sprachverarbeitung, maschinelles Lernen oder Computer Vision beinhalten.
An sich ist RPA darauf ausgelegt, strenge Regeln zu befolgen und vorhersehbare, strukturierte Aufgaben zu erledigen. Sie funktioniert am besten, wenn sich die Schritte wiederholen und die Daten sauber und konsistent sind.
Mit zusätzlicher KI können RPA-Bots jedoch Muster erkennen, Text interpretieren und sogar kontextbezogene Entscheidungen treffen.
Was sind die Vorteile von RPA?
Wie andere KI-verwandte Lösungen erfreut sich auch RPA aufgrund seiner Kosteneffizienz und Effizienz zunehmender Beliebtheit. Da bei sich wiederholenden Aufgaben häufig menschliche Fehler auftreten, kann RPA auch die Gesamtgenauigkeit verbessern.
Höhere Produktivität
RPA-Bots können sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben viel schneller erledigen als Menschen, wodurch sich die Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
Geringere Kosten
Die Automatisierung regelbasierter Aufgaben senkt die Arbeitskosten für Unternehmen erheblich, insbesondere wenn ein RPA-System skaliert wird oder wenn RPA auf mehrere Geschäftsprozesse ausgeweitet wird.
Verbesserte Genauigkeit
RPA minimiert menschliche Fehler bei Prozessen wie Dateneingabe, Berechnungen und Dokumentenbearbeitung, was zu höherer Genauigkeit und weniger kostspieligen Fehlern führt.
Sie können auch so programmiert werden, dass sie Vorschriften und Compliance-Richtlinien strikt befolgen, wenn ein Unternehmen eine strenge Dokumentation seiner Handlungen sicherstellen will.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Die Mitarbeiter sind zufriedener bei der Arbeit, wenn sie sich auf interessante Aufgaben konzentrieren können, statt auf banale und sich wiederholende Aufgaben.
Skalierbar und anpassungsfähig
RPA-Lösungen können je nach Geschäftsbedarf nach oben oder nach unten skaliert werden, und zwar ohne größere Investitionen in Infrastruktur oder Ressourcen.
Und wenn sich Geschäftsprozesse oder gesetzliche Anforderungen ändern, müssen die Mitarbeiter nicht umgeschult werden - ein RPA-Bot kann schnell neu konfiguriert oder aktualisiert werden, um den neuen Standards zu entsprechen.
RPA für Unternehmen
Enterprise RPA bezieht sich auf den Einsatz von RPA in großem Maßstab innerhalb einer Organisation. Sie wurde entwickelt, um die komplexen Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen, und erstreckt sich oft auf verschiedene Geschäftsprozesse.
Es geht um die Implementierung von RPA-Lösungen, die robust, sicher und skalierbar sind und ein hohes Transaktionsvolumen über mehrere Abteilungen oder Funktionen hinweg verarbeiten können.
Genau wie Unternehmens-Chatbots muss auch Unternehmens-RPA alle Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs und Anwendungsfalls erfüllen. Dazu gehören häufig die Verwendung von Prüfpfaden und rollenbasierten Zugriffskontrollen, um interne Richtlinien, Industriestandards und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Wie man RPA einsetzt
RPA ahmt die Handlungen nach, die ein Mensch bei der Interaktion mit digitalen Systemen ausführen würde. Sie folgt einer Reihe von Anweisungen, um Daten zu verarbeiten, Transaktionen durchzuführen und mit anderen Systemen zu kommunizieren.
Hier finden Sie eine schrittweise Aufschlüsselung, wie Sie RPA einsetzen können:
1. Geeignete Aufgaben identifizieren
Der erste Schritt bei der Implementierung von RPA besteht darin, die sich wiederholenden, regelbasierten und zeitaufwändigen Aufgaben zu identifizieren.
Diese Aufgaben werden dann abgebildet, um die einzelnen Schritte zu verstehen. Dazu gehört eine detaillierte Beschreibung der Dateneingaben, der Entscheidungspunkte und der für den Abschluss des Prozesses erforderlichen Maßnahmen.
2. Entwurf und Bau eines Bots
Sobald die Aufgaben zugewiesen sind, entwerfen Entwickler oder Unternehmensanalysten den RPA-Bot. Dazu gehört die Erstellung von Skripten oder Workflows, die dem Bot genau vorschreiben, was er zu tun hat.
3. Einsetzen des Bots
Nachdem der Bot entworfen wurde, wird er in der Umgebung eingesetzt, in der er arbeiten soll - in der Regel innerhalb der bestehenden Softwareanwendungen des Unternehmens. Der Bot interagiert mit der Software wie ein Mensch, navigiert durch Schnittstellen, gibt Daten ein und führt Befehle aus.
4. Bot-Ausführung
Sobald der Bot eingesetzt wird, beginnt er, die Aufgaben automatisch auszuführen. Er kann sich bei Anwendungen anmelden, Dateien verschieben, Formulare ausfüllen oder Daten aus Dokumenten extrahieren.
5. Bot-Überwachung
Sobald der Bot betriebsbereit ist, kann er über ein Kontroll-Dashboard in Echtzeit überwacht werden. So können Unternehmen die Leistung des Bots verfolgen, seine Aktivitäten verwalten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Tritt ein Problem auf, z. B. ein Systemfehler oder eine Änderung des Prozesses, kann der Bot neu konfiguriert werden, um sich an die neuen Bedingungen anzupassen.
6. Kontinuierliche Verbesserung
RPA ist keine Lösung, die man einfach einstellt und wieder vergisst. Im Laufe der Zeit, wenn sich die Prozesse weiterentwickeln, müssen die Bots möglicherweise aktualisiert werden, um neue Aufgaben oder Änderungen in bestehenden Arbeitsabläufen zu bewältigen.
Darüber hinaus finden Unternehmen mit zunehmender Vertrautheit mit RPA oft neue Bereiche, in denen die Automatisierung eingesetzt werden kann, was zu einer kontinuierlichen Erweiterung innerhalb der Organisation führt.
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