Da die GDPR(General Data Protection Regulation) ihre Schatten auf Unternehmen wirft, die mit Kundendaten umgehen, wird es immer dringlicher, sich mit den technologischen Aspekten von Unternehmen zu befassen.
Eine Frage, die häufig von unseren Kunden gestellt wird, ist: Wie mache ich meinen Botpress Chatbot GDPR-konform? Die Einhaltung der GDPR kann schwierig sein, aber wir sind hier, um zu helfen.
Wenn die DSGVO auf Ihr Unternehmen zutrifft, finden Sie hier einige Tipps und Tricks, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Chatbot auch weiterhin den Vorschriften entspricht.
GDPR-Crashkurs
Was ist die Datenschutz-Grundverordnung?
Die GDPR ist eine EU-Verordnung zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre. Sie wirkt sich auf Einzelpersonen und Unternehmen in der EU und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) aus, auch auf die Übertragung von Daten außerhalb der EU und des EWR.
Ihr Ziel ist es, dem Einzelnen die Kontrolle über seine personenbezogenen Daten zu geben und eine einheitliche Regelung in der EU zu schaffen. Wenn Ihr Unternehmen in diesen Bereichen tätig ist, müssen Sie mit der DSGVO konform sein.
Die Nichteinhaltung der Datenschutzgrundverordnung hat ihren Preis. Sie kann zu erheblichen Strafen führen, die bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % Ihres weltweiten Umsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr betragen können - je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Das Ziel ist es, Ihren Nutzern zu zeigen, dass Sie ihre Daten genau wie versprochen verarbeiten. Dies wird mit Sicherheit das Vertrauen der Kunden in Ihre chatbots stärken, was letztlich die Rentabilität und den Erfolg Ihres Unternehmens steigern könnte.
Was gilt als personenbezogene Daten?
Nach der DSGVO sind personenbezogene Daten definiert als "alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare lebende Person beziehen". Dies schließt ein:
- Telefonnummern
- Kreditkartennummern
- Anzahl der Mitarbeiter
- Kontodaten
- Nummernschilder
- Erscheinungsbild
- Kundennummern
- Adressen
Die Definition in der DSGVO ist jedoch weit gefasst - wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Informationen als personenbezogene Daten gelten, sollten Sie besser davon ausgehen, dass sie als solche behandelt werden sollten.
Transparent sein
Wenn Sie über Ihren Chatbot Kundendaten sammeln - und diese Daten gelten nach der DSGVO als personenbezogene Daten - müssen Sie den Chatbot-Nutzern gegenüber transparent sein. Sie müssen das "Wer, Was, Wo, Wann und Warum" der Datenerfassung erklären.
Das bedeutet, dass Sie Ihre Nutzer darüber informieren müssen, welche Kundendaten Sie sammeln, wie Sie sie verwenden und an wen Sie sie weitergeben. Diese Elemente sollten den Nutzern immer präsentiert werden , bevor Sie Kundendaten sammeln.
Informieren Sie den Nutzer vor der Sammlung
Sie sollten einen klaren und leicht verständlichen Hinweis geben, bevor Sie Kundendaten über Ihren Chatbot verwalten.
Dies sieht oft wie Pop-ups aus, die den Nutzern erklären, welche Daten Sie von ihnen sammeln, warum Sie sie sammeln und welche Rechte sie in Bezug auf die Sammlung persönlicher Daten haben.
Eine öffentliche Datenschutzerklärung veröffentlichen
Sie sollten Ihre Datenverarbeitungspraktiken auch in einer Online-Datenschutzrichtlinie oder -erklärung darlegen und bei Bedarf aktualisieren. Als Beispiel können Sie die Datenschutzerklärung von Botpressheranziehen.
Ihre Datenschutzerklärung sollte Folgendes enthalten:
- Welche Informationen werden von den Nutzern gesammelt?
- Warum Sie ihre personenbezogenen Daten verarbeiten (d. h. der Zweck der Datenerhebung)
- Wie Sie personenbezogene Daten speichern und weitergeben
- Wie Sie ihre persönlichen Daten schützen und behandeln
- Die Rechte der Nutzer auf Privatsphäre
Transparenz in Bezug auf die Verwendung und den Umgang mit Kundendaten schafft Vertrauen und Wohlwollen - und das führt zu stärkeren, dauerhafteren Kundenbeziehungen und letztlich zu einem nachhaltigeren und seriöseren Unternehmen.
Wahrhaftig sein
Sie sollten Daten nur zu den von Ihnen angegebenen Zwecken verarbeiten. Dazu gehört, dass Sie darauf achten, dass Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter Kundendaten nur zu den angegebenen Zwecken verarbeiten.
Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Sie Kundendaten für das Versenden von kommerziellen Mitteilungen, für das Trainieren von Algorithmen, für Datenanalysen zur Produktverbesserung, für den technischen Support, für den Kundendienst oder für die Personalisierung von Dienstleistungen verwenden werden, dürfen Sie die Daten nur für diese Zwecke verwenden und für nichts anderes.
Klug sein
Sie sollten Daten nur verarbeiten, wenn dies rechtlich zulässig ist.
Gehen Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie intern Ihre Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Kundendaten. Diese Analyse ist in der Datenschutz-Grundverordnung vorgeschrieben.
Sie dürfen Kundendaten nur verwalten, wenn eine oder mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Es basiert auf der ausdrücklichen Zustimmung des Chatbot-Nutzers
- Sie ist Teil eines Vertrags mit dem Nutzer und die Verarbeitung ist unerlässlich.
- Es ist die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung
- Es geht um die Wahrung der vitalen Interessen des Nutzers (sprich: um Leben und Tod!)
- Sie erfüllt eine Aufgabe im öffentlichen Interesse
- Es ist Teil Ihrer offiziellen Autorität
- Es geht um die Verfolgung legitimer Interessen (es sei denn, diese Interessen werden durch die Interessen oder Grundrechte und -freiheiten der Nutzer überwogen)
Die häufigsten Gründe für die Verarbeitung von Kundendaten sind die Einwilligung, die Erfüllung eines Vertrags oder berechtigte Interessen.
Kundenorientiert sein
Sie müssen die Nutzer in die Lage versetzen, ihre Datenschutzrechte auszuüben.
Ein Punkt auf der GDPR-Checkliste für chatbots betrifft die Sicherstellung, dass Chatbot-Nutzer in der Lage sind, eines oder mehrere der verschiedenen Datenschutzrechte auszuüben, die ihnen nach der GDPR zustehen.
Chatbot-Nutzer müssen die Möglichkeit haben, auf die vom Chatbot über sie erfassten Kundendaten zuzugreifen, sie zu korrigieren, die Verarbeitung einzuschränken und ihr zu widersprechen, die Löschung ihrer Daten zu beantragen oder sie in einem portablen Format zu erhalten.
Im Idealfall können die Nutzer diese Rechte direkt über den Konversationsfluss von chatbots in einem interaktiven Frage-und-Antwort-Prozess ausüben. Zum Glück bietet Botpress diese Möglichkeit.
Menschlich sein
Versuchen Sie zu zeigen, dass automatisierte Entscheidungen von Menschen getroffen werden.
Chatbots powered by Botpress verwenden KI-gestützte Technologie. Sofern nicht bestimmte Bedingungen erfüllt sind, können Sie Ihren Chatbot nicht so strukturieren, dass die KI allein kritische Entscheidungen über einen Nutzer trifft: Entscheidungen, die über Nutzer getroffen werden, können keine rechtlichen Auswirkungen haben oder den Nutzer wesentlich beeinflussen.
Das bedeutet, dass in jeder Phase des Einsatzes Ihres KI-gesteuerten Chatbots eine menschliche Aufsicht vorhanden sein sollte, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass Sie in der Lage sind, den Nutzern zu zeigen, dass der Mensch bei der Gestaltung dieser Entscheidungen eine Rolle gespielt hat.
Log Averse sein
Bewerten Sie, welche Art von Protokollen Sie über Ihren Chatbot führen. Haben Sie Fehlerprotokolle? Zugriffsprotokolle? Sicherheitsprüfungsprotokolle?
Wenn ja, stellen Sie fest, ob diese Protokolle Kundendaten wie IP-Adressen, identifizierende Informationen oder vollständige Namen enthalten. Wenn die Antwort "ja" lautet, müssen Sie möglicherweise ein Verfahren zur Löschung dieser Kundendaten einrichten. Die DSGVO verbietet es Ihnen, diese Daten ohne angemessene Begründung aufzubewahren und zu speichern.
Wenn die Aufbewahrung nicht gerechtfertigt ist, löschen Sie alle personenbezogenen Daten, die durch Protokolle erhalten wurden.
Auf Botpress löschen wir personenbezogene Daten, die über Protokolle gewonnen wurden, automatisch nach einem ausdrücklich festgelegten Zeitraum.
Sicher sein
Zusätzlich zu allen anderen Elementen müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie technische, organisatorische, physische und administrative Maßnahmen zum Schutz der über Ihren Chatbot verarbeiteten Informationen ergreifen.
Dies könnte bedeuten, dass Sie sicherstellen, dass Sie:
- Verschlüsselung der Kundendaten im Ruhezustand und bei der Übertragung
- Anonymisierung oder Pseudonymisierung von Kundendaten
- Verwalten Sie den Zugang Ihrer Mitarbeiter zu Kundendaten auf der Grundlage der Notwendigkeit, sie zu kennen.
- Geeignete Backups, neben anderen Überlegungen
Dies sind alles geeignete Maßnahmen, um die Ihnen anvertrauten Daten zu schützen - sie variieren je nach Zweck Ihres Chatbots und den von ihm erfassten Daten.
Weitere Beispiele finden Sie in Anhang 2 der Datenverarbeitungsvereinbarung von Botpress. Dort finden Sie eine Liste der Sicherheitsmaßnahmen, die wir ergreifen, wenn Sie mit unserer Hilfe einen Chatbot erstellen.
Gebäudekonformität chatbots
Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung durch Ihren Chatbot ist nicht nur aus rechtlichen oder finanziellen Gründen wichtig. Der Aufbau von Vertrauen und Transparenz bei Ihren Nutzern ist ein wesentlicher Bestandteil des öffentlichen Images Ihres Unternehmens und Ihrer individuellen Kundenbeziehungen. Im Zweifelsfall sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen einer GDPR-Checkliste folgen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Wir helfen Ihnen gerne dabei, sicherzustellen, dass Ihr KI-Chatbot die erforderlichen Vorschriften erfüllt. Viele Funktionen zur Einhaltung der GDPR sind direkt in Botpress integriert, sodass Sie sich auf die Bot-Erstellung konzentrieren können.
Bei Fragen können Sie sich an [email protected] wenden.
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