Jak zapewnić zgodność chatbota z RODO?

Ponieważ RODO(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) rzuca cień na firmy przetwarzające dane klientów, rośnie poczucie pilnej potrzeby zajęcia się technologicznymi aspektami działalności przedsiębiorstw.

Jednym z pytań często zadawanych przez naszych klientów jest: jak sprawić, by mój chatbot Botpress był zgodny z RODO? Chociaż zgodność z RODO może być trudna, jesteśmy tutaj, aby pomóc. 

Jeśli RODO ma zastosowanie do Twojej firmy, oto kilka wskazówek i trików, jak zapewnić ciągłą zgodność chatbota.

Szybki kurs RODO

Czym jest RODO?

RODO to rozporządzenie UE koncentrujące się na ochronie danych i prywatności. Ma ono wpływ na osoby fizyczne i firmy w UE i Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), w tym na przekazywanie danych poza UE i EOG.

Jego celem jest zapewnienie osobom fizycznym kontroli nad ich danymi osobowymi i zapewnienie ujednoliconych przepisów w całej UE. Jeśli Twoja firma działa w tych obszarach, musisz być zgodny z RODO.

Nieprzestrzeganie RODO wiąże się z kosztami. Może to prowadzić do znacznych kar, sięgających nawet 20 milionów euro lub 4% światowego obrotu za poprzedni rok obrotowy - w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa. 

Celem jest pokazanie użytkownikom, że będziesz przetwarzać ich dane dokładnie tak, jak obiecałeś. To z pewnością zbuduje zaufanie klientów do chatbots, co ostatecznie może zwiększyć rentowność i sukces firmy.

Co jest uważane za dane osobowe?

Zgodnie z RODO dane osobowe definiuje się jako "wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żywej osoby". Obejmuje to:

• Numery telefonów
• Numery kart kredytowych
• Liczba pracowników
• Dane konta
• Tablice rejestracyjne
• Wygląd
• Numery klientów
• Adresy

Jednak definicja zawarta w RODO jest szeroka - jeśli nie masz pewności, czy informacje powinny być traktowane jako dane osobowe, lepiej założyć, że tak właśnie powinno być. 

Przejrzystość

Jeśli zbierasz dane klientów za pośrednictwem swojego chatbota - a dane te są uważane za dane osobowe zgodnie z RODO - musisz zachować przejrzystość wobec użytkowników chatbota. Musisz wyjaśnić "kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego" gromadzi ich dane.

Oznacza to informowanie użytkowników o tym, jakie dane klientów gromadzisz, w jaki sposób je wykorzystujesz i komu je udostępniasz. Elementy te powinny być zawsze przedstawiane użytkownikowi przed zebraniem jakichkolwiek danych klienta.

Poinformuj użytkownika przed pobraniem

Przed rozpoczęciem zarządzania danymi klientów za pośrednictwem chatbota należy przedstawić jasne i zrozumiałe powiadomienie.

Często będzie to wyglądać jak wyskakujące okienka, które wyjaśniają użytkownikom, jakie dane będą od nich zbierane, dlaczego je zbierasz i jakie są ich prawa do gromadzenia danych osobowych. 

Publiczne oświadczenie o ochronie prywatności

Należy również wyszczególnić swoje praktyki przetwarzania danych w polityce prywatności online lub oświadczeniu i aktualizować je w razie potrzeby. Przykładem może być oświadczenie o ochronie prywatnościBotpress. 

Oświadczenie o ochronie prywatności powinno zawierać:

• Jakie informacje są zbierane od użytkownika
• Dlaczego przetwarzasz ich dane osobowe (tj. cel gromadzenia danych)
• Sposób przechowywania i przekazywania danych osobowych
• Sposób ochrony danych osobowych i postępowania z nimi
• Prawa użytkowników do prywatności

Przejrzystość w zakresie wykorzystywania i obsługi danych klientów sprzyja poczuciu zaufania i dobrej woli - a to prowadzi do silniejszych, trwalszych relacji z klientami, a ostatecznie do bardziej zrównoważonego i renomowanego biznesu. 

Bądź prawdomówny

Dane należy przetwarzać wyłącznie w określonych celach. Obejmuje to zachowanie czujności, aby firma i jej pracownicy przetwarzali dane klientów wyłącznie w określonych celach.

Na przykład, jeśli oświadczysz, że będziesz wykorzystywać dane klientów do wysyłania komunikatów handlowych, algorytmów szkoleniowych, analizy danych w celu ulepszania produktów, wsparcia technicznego, obsługi klienta lub personalizacji usług, możesz wykorzystywać dane tylko do takich celów i nic więcej. 

Bądź inteligentny

Dane należy przetwarzać wyłącznie z odpowiednim uzasadnieniem prawnym.

Zrób krok wstecz i wewnętrznie oceń podstawę prawną przetwarzania danych klientów. Analiza ta jest wymagana przez RODO. 

Użytkownik może zarządzać danymi klienta tylko wtedy, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: 

• Opiera się na wyraźnej zgodzie użytkownika chatbota
• Jest to część umowy z użytkownikiem, a przetwarzanie jest niezbędne.
• Jest to wypełnienie obowiązku prawnego
• Ma to na celu ochronę żywotnych interesów użytkownika (czytaj: sytuacja życia lub śmierci!).
• Wykonuje zadanie w interesie publicznym
• Jest to część twoich oficjalnych uprawnień
• Ma to na celu realizację uzasadnionych interesów (chyba że takie interesy są równoważone przez interesy użytkowników lub podstawowe prawa i wolności). 

Najczęstszymi powodami przetwarzania danych klientów są zgoda, wykonanie umowy lub uzasadnione interesy.

Zorientowanie na klienta

Musisz umożliwić użytkownikom korzystanie z ich praw do prywatności danych.

Jedna z pozycji na liście kontrolnej RODO dla strony chatbots dotyczy zapewnienia, że użytkownicy chatbota są w stanie skorzystać z jednego lub więcej różnych praw do prywatności danych przyznanych im na mocy RODO. 

Użytkownicy chatbota muszą mieć możliwość dostępu do danych klientów zebranych na ich temat przez chatbota, poprawiania ich, ograniczania przetwarzania i sprzeciwu wobec niego, żądania usunięcia swoich danych lub uzyskania ich w formacie przenośnym. 

Idealnie byłoby, gdyby użytkownicy mogli korzystać z tych praw bezpośrednio za pośrednictwem przepływu konwersacji chatbots , poprzez interaktywny proces pytań i odpowiedzi. Na szczęście Botpress oferuje taką możliwość. 

Być człowiekiem

Postaraj się wykazać, że zautomatyzowane decyzje są podejmowane przy udziale człowieka.

Chatbots obsługiwane przez Botpress wykorzystują technologię opartą na sztucznej inteligencji. O ile nie zostaną spełnione określone warunki, nie można skonstruować chatbota w taki sposób, aby sztuczna inteligencja podejmowała krytyczne decyzje dotyczące samego użytkownika: decyzje podejmowane w odniesieniu do użytkowników nie mogą wywoływać skutków prawnych ani znacząco wpływać na użytkownika. 

Oznacza to, że ludzki nadzór powinien być obecny na każdym etapie wdrażania chatbota opartego na sztucznej inteligencji, aby zapewnić zgodność z RODO. Istotne jest, abyś był w stanie wykazać użytkownikom, że zaangażowanie człowieka odegrało rolę w kształtowaniu tych decyzji.

Niechęć do logowania

Oceń, jakiego rodzaju dzienniki prowadzisz za pośrednictwem swojego chatbota. Czy masz dzienniki błędów? Dzienniki dostępu? Dzienniki audytu bezpieczeństwa? 

Jeśli tak, należy ustalić, czy dzienniki te zawierają dane klientów, takie jak adresy IP, informacje identyfikujące lub imiona i nazwiska. Jeśli odpowiedź brzmi "tak", być może będziesz musiał wdrożyć proces usuwania tych danych klientów. RODO zabrania przechowywania i zachowywania tych danych bez odpowiedniego uzasadnienia.

Jeśli zatrzymywanie danych jest nieuzasadnione, należy usunąć wszelkie dane osobowe uzyskane za pośrednictwem dzienników.

Na stronie Botpress automatycznie usuwamy dane osobowe uzyskane za pośrednictwem dzienników po wyraźnie określonym czasie.

Bądź bezpieczny

Oprócz wszystkich innych elementów, należy również zapewnić wdrożenie środków technicznych, organizacyjnych, fizycznych i administracyjnych w celu ochrony informacji przetwarzanych przez chatbota. 

Może to oznaczać zapewnienie, że:

• Szyfrowanie danych klientów w spoczynku i podczas przesyłania
• Anonimizacja lub pseudonimizacja danych klientów
• Odpowiednie zarządzanie dostępem pracowników do danych klientów w oparciu o zasadę ograniczonego dostępu.
• Między innymi należy mieć odpowiednie kopie zapasowe

Wszystkie te środki są odpowiednie do zabezpieczenia powierzonych danych - będą się one różnić w zależności od celu chatbota i gromadzonych przez niego danych.

Aby zapoznać się z innymi przykładami, możesz zajrzeć do Załącznika 2 do Botpress' Data Processing Agreement, aby zapoznać się z listą środków bezpieczeństwa, które wprowadzamy, gdy tworzysz chatbota z naszą pomocą.

Budynek zgodny z przepisami chatbots

Zapewnienie zgodności chatbota z RODO jest ważne nie tylko ze względów prawnych czy finansowych. Ustanowienie zaufania i przejrzystości wobec użytkowników jest integralną częścią publicznego wizerunku firmy i indywidualnych relacji z klientami. W razie wątpliwości upewnij się, że Twoje produkty i usługi są zgodne z listą kontrolną ROD O.

Chętnie pomożemy Ci upewnić się, że Twój chatbot AI jest zgodny z niezbędnymi przepisami. Wiele funkcji zgodności z RODO jest wbudowanych bezpośrednio w Botpress , dzięki czemu możesz skupić się na tworzeniu botów.

Wszelkie pytania można kierować na adres [email protected].

Tworzenie sztucznej inteligencji Chatbots

Zbuduj własnego chatbota AI za darmo

Zacznij teraz

Karta kredytowa nie jest wymagana