วิธีทําให้ Chatbot ของคุณสอดคล้องกับ GDPR

หลักสูตรเร่งรัด GDPR

GDPR คืออะไร

GDPR เป็นข้อบังคับของสหภาพยุโรปที่มีศูนย์กลางอยู่ที่การปกป้องข้อมูลและความเป็นส่วนตัว ส่งผลกระทบต่อบุคคลและบริษัทในสหภาพยุโรปและเขตเศรษฐกิจยุโรป (EEA) รวมถึงการถ่ายโอนข้อมูลนอกสหภาพยุโรปและ EEA

จุดประสงค์คือเพื่อให้บุคคลสามารถควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของตนและให้กฎระเบียบแบบครบวงจรทั่วทั้งสหภาพยุโรป หากธุรกิจของคุณดําเนินงานในพื้นที่เหล่านี้ คุณจะต้องปฏิบัติตาม GDPR

การไม่ปฏิบัติตาม GDPR มีค่าใช้จ่าย อาจนําไปสู่บทลงโทษจํานวนมาก สูงถึง 20 ล้านยูโรหรือ 4% ของมูลค่าการซื้อขายทั่วโลกของคุณสําหรับปีการเงินก่อนหน้า แล้วแต่จํานวนใดจะสูงกว่า 

เป้าหมายคือสามารถแสดงให้ผู้ใช้ของคุณเห็นว่าคุณจะประมวลผลข้อมูลของพวกเขาอย่างแม่นยําตามที่สัญญาไว้ สิ่งนี้จะสร้างความไว้วางใจของลูกค้าในตัวคุณอย่างแน่นอน chatbotsซึ่งสามารถเพิ่มผลกําไรและความสําเร็จของบริษัทของคุณในที่สุด

1. โปร่งใส

หากคุณกําลังรวบรวมข้อมูลลูกค้าผ่านแชทบอทของคุณ – และข้อมูลนี้ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลภายใต้ GDPR – คุณต้องมีความโปร่งใสกับผู้ใช้แชทบอท คุณต้องอธิบาย 'ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ และทําไม' ของการรวบรวมข้อมูลของพวกเขา

ซึ่งหมายถึงการแจ้งให้ผู้ใช้ของคุณทราบว่าข้อมูลลูกค้าใดที่คุณรวบรวมวิธีการใช้งานและผู้ที่คุณแบ่งปันด้วย องค์ประกอบเหล่านี้ควรนําเสนอต่อผู้ใช้ เสมอก่อนที่คุณจะ รวบรวมข้อมูลลูกค้าใดๆ

แจ้งให้ผู้ใช้ทราบก่อนเรียกเก็บเงิน

คุณควรแจ้งให้ทราบอย่างชัดเจนและเข้าใจได้ง่ายก่อนที่คุณจะจัดการข้อมูลลูกค้าผ่านแชทบอทของคุณ

สิ่งนี้มักจะดูเหมือนป๊อปอัปที่อธิบายให้ผู้ใช้ทราบว่าคุณจะรวบรวมข้อมูลใดจากพวกเขาทําไมคุณถึงรวบรวมและสิทธิ์ในการรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล 

โพสต์คําชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลสาธารณะ

คุณควรให้รายละเอียดแนวทางปฏิบัติในการประมวลผลข้อมูลของคุณในนโยบายความเป็นส่วนตัวออนไลน์หรือคําชี้แจง และอัปเดตตามความจําเป็น คุณสามารถอ้างถึง Botpress' คําชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคล เป็นตัวอย่าง 

คําชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลของคุณควรรวมถึง:

• ข้อมูลใดบ้างที่รวบรวมจากผู้ใช้
• เหตุใดคุณจึงประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา (เช่น วัตถุประสงค์ของการรวบรวมข้อมูล)
• วิธีที่คุณจัดเก็บและถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคล
• วิธีที่คุณปกป้องและจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา
• สิทธิความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้

ความโปร่งใสเกี่ยวกับการใช้และการจัดการข้อมูลลูกค้าของคุณส่งเสริมความรู้สึกไว้วางใจและความปรารถนาดี – และสิ่งนี้นําไปสู่ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แข็งแกร่งและยั่งยืนยิ่งขึ้น และท้ายที่สุดคือธุรกิจที่ยั่งยืนและมีชื่อเสียงมากขึ้น 

2. พูดความจริง

คุณควรประมวลผลข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้เท่านั้น ซึ่งรวมถึงการระมัดระวังว่าบริษัทและพนักงานของคุณจะประมวลผลข้อมูลลูกค้าตามวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้เท่านั้น

ตัวอย่างเช่นหากคุณระบุว่าคุณจะใช้ข้อมูลลูกค้าในการส่งการสื่อสารเชิงพาณิชย์อัลกอริทึมการฝึกอบรมการวิเคราะห์ข้อมูลสําหรับการปรับปรุงผลิตภัณฑ์การสนับสนุนทางเทคนิคการบริการลูกค้าหรือการปรับเปลี่ยนบริการในแบบของคุณคุณสามารถใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าวเท่านั้นและไม่มีอะไรเพิ่มเติม 

3. มีความฉลาด

คุณควรประมวลผลข้อมูลด้วยเหตุผลทางกฎหมายที่เหมาะสมเท่านั้น

ย้อนกลับไปหนึ่งก้าวและประเมินพื้นฐานทางกฎหมายของคุณภายในสําหรับการประมวลผลข้อมูลลูกค้า การวิเคราะห์นี้จําเป็นสําหรับ GDPR 

คุณสามารถจัดการข้อมูลลูกค้าได้ก็ต่อเมื่อตรงตามเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งข้อต่อไปนี้: 

• ขึ้นอยู่กับ ความยินยอมอย่างชัดแจ้ง ของผู้ใช้แชทบอท
• เป็นส่วนหนึ่งของ สัญญา กับผู้ใช้และการประมวลผลเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
• เป็นการปฏิบัติตาม ข้อผูกพันทางกฎหมาย
• มันคือการปกป้อง ผลประโยชน์ที่สําคัญของ ผู้ใช้ (อ่าน: สถานการณ์ชีวิตหรือความตาย!)
• เป็นการปฏิบัติหน้าที่เพื่อ สาธารณประโยชน์
• เป็นส่วนหนึ่งของอํานาจอย่างเป็นทางการของคุณ
• เพื่อแสวงหา ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย (เว้นแต่ผลประโยชน์ดังกล่าวจะมีมากกว่าผลประโยชน์ของผู้ใช้หรือสิทธิและเสรีภาพขั้นพื้นฐาน) 

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดในการประมวลผลข้อมูลลูกค้าคือ ความยินยอมการดําเนินการตามสัญญา หรือ ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย

4. ขับเคลื่อนโดยลูกค้า

คุณต้องอนุญาตให้ผู้ใช้ใช้สิทธิ์ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

หนึ่งรายการในรายการตรวจสอบ GDPR สําหรับออนไลน์ chatbots เกี่ยวข้องกับการรับรองว่าผู้ใช้แชทบอทสามารถใช้สิทธิ์ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลต่างๆ ที่มอบให้กับพวกเขาภายใต้ GDPR อย่างน้อยหนึ่งสิทธิ์ 

ผู้ใช้แชทบอทจะต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่แชทบอทรวบรวมเกี่ยวกับพวกเขาแก้ไขจํากัดการประมวลผลและคัดค้านขอให้ลบข้อมูลหรือรับในรูปแบบพกพา 

ตามหลักการแล้วผู้ใช้สามารถใช้สิทธิ์เหล่านี้ได้โดยตรงผ่าน chatbots ขั้นตอนการสนทนาผ่านกระบวนการถามตอบแบบโต้ตอบ โชค ดี Botpress เสนอความเป็นไปได้นี้ 

5. เป็นมนุษย์

พยายามแสดงให้เห็นว่าการตัดสินใจอัตโนมัติมีส่วนร่วมของมนุษย์

Chatbots ขับเคลื่อนโดย Botpress ใช้เทคโนโลยี AI โดยเฉพาะ AI ที่ขับเคลื่อนโดย LLMs

หากไม่เป็นไปตามเงื่อนไขบางประการ คุณจะไม่สามารถจัดโครงสร้างแชทบอทของคุณในลักษณะที่ AI จะตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับผู้ใช้เพียงลำพังได้: การตัดสินใจที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับผู้ใช้จะไม่สามารถสร้างผลทางกฎหมายหรือส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ได้อย่างมีนัยสำคัญ 

ซึ่งหมายความว่าควรมีการกำกับดูแลโดยมนุษย์ในทุกขั้นตอนของการใช้งานแชทบอทที่ใช้ AI ตัวแทน เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตาม GDPR สิ่งสำคัญคือคุณต้องสามารถแสดงให้ผู้ใช้เห็นว่าการมีส่วนร่วมของมนุษย์มีส่วนสำคัญในการกำหนดการตัดสินใจเหล่านี้

6. ไม่ชอบบันทึก

ประเมินประเภทของบันทึกที่คุณดูแลผ่านแชทบอทของคุณ คุณมีบันทึกข้อผิดพลาดหรือไม่? บันทึกการเข้าถึง? บันทึกการตรวจสอบความปลอดภัย? 

หากคุณทําเช่นนั้น ให้ตรวจสอบว่าบันทึกเหล่านี้มีข้อมูลลูกค้าหรือไม่ เช่น ที่อยู่ IP ข้อมูลระบุตัวตน หรือชื่อเต็ม หากคําตอบคือ 'ใช่' คุณอาจต้องดําเนินการลบข้อมูลลูกค้ารายนี้ GDPR ห้ามมิให้คุณเก็บและเก็บรักษาข้อมูลนี้โดยไม่มีเหตุผลที่เหมาะสม

เมื่อการเก็บรักษาไม่ยุติธรรม ให้ลบข้อมูลส่วนบุคคลใดๆ ที่ได้รับจากบันทึก

ที่ Botpressเราจะลบข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับผ่านบันทึกโดยอัตโนมัติหลังจากระยะเวลาที่กําหนดไว้อย่างชัดเจน

7. มีความปลอดภัย

นอกเหนือจากองค์ประกอบอื่นๆ แล้ว คุณต้องแน่ใจว่าคุณใช้มาตรการทางเทคนิค องค์กร กายภาพ และการบริหารเพื่อปกป้องข้อมูลที่ประมวลผลผ่านแชทบอทของคุณ 

นี่อาจหมายถึงการทําให้แน่ใจว่าคุณ:

• เข้ารหัสข้อมูลลูกค้าที่อยู่นิ่งและระหว่างการส่ง
• ทําให้ข้อมูลลูกค้าเป็นนิรนามหรือใช้นามแฝง
• จัดการการเข้าถึงข้อมูลลูกค้าของพนักงานของคุณอย่างเหมาะสมตามความจําเป็นที่ต้องรู้
• มีการสํารองข้อมูลที่เหมาะสม รวมถึงข้อควรพิจารณาอื่นๆ

ทั้งหมดนี้เป็นมาตรการที่เหมาะสมในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ได้รับมอบหมายให้คุณ ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ของแชทบอทและข้อมูลที่รวบรวม

สําหรับตัวอย่างอื่นๆ คุณสามารถดู ตารางที่ 2 ของ Botpress' ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลสําหรับรายการมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เราวางไว้เมื่อคุณสร้างแชทบอทด้วยความช่วยเหลือของเรา

สร้าง Chatbots ที่สอดคล้อง

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าแชทบอทของคุณปฏิบัติตาม GDPR ไม่ได้มีความสําคัญเพียงด้วยเหตุผลทางกฎหมายหรือทางการเงินเท่านั้น การสร้างความไว้วางใจและความโปร่งใสกับผู้ใช้ของคุณเป็นส่วนสําคัญต่อภาพลักษณ์ของบริษัทและความสัมพันธ์กับลูกค้าแต่ละรายของคุณ หากมีข้อสงสัยตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์และบริการของคุณเป็นไปตาม รายการตรวจสอบ GDPR เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกําหนด

เรายินดีที่จะช่วยคุณให้แน่ใจว่าแชทบอท AI ของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบที่จําเป็น คุณลักษณะหลายอย่างของการปฏิบัติตาม GDPR ถูกสร้างขึ้นโดยตรงใน Botpress ดังนั้นคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างบอท

สําหรับคําถามใด ๆ คุณสามารถติดต่อได้ที่ ชอบด้วยกฎหมาย@botpress.com

คำถามที่พบบ่อย