Wie die Waiver Group nach 3 Wochen durch 25 % mehr Leads den vollen ROI erreichte

Sich im bürokratischen Gesundheitssystem zurechtzufinden, ist keine leichte Aufgabe.

Für Gesundheitsdienstleister steht viel auf dem Spiel – Fehler können zu Fördermittelverlusten, Compliance-Problemen oder verzögerter Patientenversorgung führen.

Hier kommen Beratungsunternehmen wie die Waiver Consulting Group ins Spiel – sie unterstützen Gesundheitsdienstleister dabei, komplexe Medicaid-Waiver-Programme zu navigieren und risikoreiche Fehler zu vermeiden.

Ihre Arbeit ermöglicht es den Kunden, sich auf die Bereitstellung hochwertiger Versorgung zu konzentrieren, statt sich mit Verwaltungsaufwand herumzuschlagen.

Ohne den Einsatz von KI-Technologie ist es jedoch nicht möglich, diese Bemühungen maßgeblich zu skalieren.

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Die Herausforderung

Im bisherigen Vertriebsprozess setzte Waiver Group gezielt platzierte Kontaktformulare auf ihrer Website ein. Doch sie wussten, dass KI ihren Vertriebsprozess deutlich beschleunigen könnte.

Mit der bevorstehenden Hochsaison benötigten sie eine Lösung, um:

• Mehr Beratungsgespräche zu vereinbaren
• Leads zu qualifizieren, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand
• Fachkompetenz zu demonstrieren

Außerdem brauchten sie eine Lösung, die sich nahtlos in bestehende Vertriebsabläufe integrieren und die aktuelle Marketingstrategie der Waiver Group verstärken konnte.

Waiver Group wandte sich an Hanakano Consulting, einen von Botpress zertifizierten Partner, um ihre Vision eines KI-gestützten Prozesses mit einem KI-Chatbot umzusetzen.

„Botpress war die ideale Lösung für Waiver Group, da sie eine Plattform suchten, die mehrere Kanäle abdecken, sich in ihre bestehenden Systeme integrieren und ihr umfangreiches Wissensarchiv nutzen kann“, erklärte Gordon Clark, Gründungspartner bei Hanakano Consulting. „Am wichtigsten war jedoch, dass sie sofort loslegen konnten, ohne sich um Server oder Wartung kümmern zu müssen.“

Vorstellung von Waiverlyn

Hier kommt Waiverlyn ins Spiel – ein digitaler Concierge, der jeden Website-Besucher mit einer Einladung begrüßt, mehr zu erfahren.

Hanakano entwickelte Waiverlyn, um Fragen zu den Dienstleistungen der Waiver Group zu beantworten, Kontaktdaten zu erfassen und Beratungstermine direkt über die Chat-Oberfläche zu buchen – ganz ohne menschliches Zutun.

„Wir wollten etwas, das auch dann verfügbar ist, wenn wir es nicht sind. Etwas, das Termine vereinbaren und Nutzer in unser Portal aufnehmen kann, während wir schlafen“, sagt Amara Kamara, Manager für Zulassung & Zertifizierung bei Waiver Group.

Waiverlyn integriert sich nahtlos in die bestehende Google Business Suite der Waiver Group, um:

Beratungstermine automatisch zu buchen

Der Bot erstellt Google-Kalendereinträge, ergänzt Beschreibungen mit Interessentendaten, fügt Videokonferenz-Links hinzu und verschickt detaillierte Einladungen per E-Mail an Gäste und Mitarbeitende.

Lead-Management zu optimieren

Waiverlyn sammelt detaillierte Kontakt- und Qualifikationsdaten, aktualisiert automatisch die Google Sheets des Vertriebsteams und informiert wichtige Teammitglieder per E-Mail.

So kann das Vertriebsteam die Fähigkeiten des Chatbots nahtlos in bestehende Plattformen und Abläufe integrieren – alle Vorteile der Effizienz, ohne Unterbrechungen.

Kunden-Onboarding beschleunigen

Wie Kamara erklärt: „Einige unserer Kunden wissen genau, was sie wollen, und möchten sofort starten. Waiverlyn kann sie direkt zu unserem Self-Service-Portal weiterleiten, wo sie ein Konto anlegen und ihre Dokumente hochladen können.“

Markenfokus stärken

Einladungs-E-Mails enthalten gezielte Marketinginformationen, um Interessenten auf die Beratung vorzubereiten und den technologieorientierten Ansatz der Waiver Group hervorzuheben.

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Bessere Leads und 25 % mehr Beratungstermine

Die Wirkung von Waiverlyn auf das Geschäft war sowohl unmittelbar als auch beeindruckend. Die Spezialisten der Waiver Group sahen ihre Kalender schnell mit Beratungsterminen gefüllt – alle vollständig vom Chatbot gebucht und qualifiziert.

Nach der Einführung verzeichnete das Team einen nahezu sofortigen Anstieg positiver Kennzahlen:

• Eine Steigerung um 25 % bei den von potenziellen Kunden gebuchten Beratungsterminen

• Ein 9-facher Anstieg der Besucherinteraktion im Vergleich zu klassischen Webanzeigen

• Kein Traffic-Verlust durch Webformulare, da Waiverlyn eine ergänzende Lösung und kein Ersatz war

• Höherwertige Leads dank Waiverlyns Lead-Qualifizierungsprozess

„Der Erfolg des Bots liegt darin, sich konsequent auf die entscheidenden Leistungskennzahlen zu konzentrieren“, sagt Clark. „Botpress ist so flexibel, dass wir eigene Integrationen und Metriken einrichten konnten, um die Leistung des Chatbots zu messen und zu optimieren.“

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Positiver ROI nach 3 Wochen

Nach nur 3 Wochen auf der Website konnte Waiverlyn genügend Beratungstermine buchen, um die gesamten Entwicklungskosten zu decken.

Der schnelle ROI durch Hanakano hat Waiver Group dazu inspiriert, noch größer zu denken: Waiverlyn soll sich von einem einfachen Tool zu einem strategischen Vorteil entwickeln – und so das Engagement der Waiver Group für innovative Lösungen unterstreichen.

Kamara und sein Team erhalten auch abseits der Zahlen positives Feedback: „Wenn ich mit Kunden spreche, die über den Chatbot gebucht haben, sind alle begeistert. Niemand sonst setzt einen solchen Chatbot ein – das zeigt, wie ernst es Waiver Group ist. Es beweist unsere Kompetenz und unser Engagement gegenüber zukünftigen Kunden.“

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Über den Partner

Hanakano setzt Conversational AI gezielt als Umsatztreiber für Unternehmen ein. Gegründet 2023, sind sie auf die Entwicklung von Chatbots spezialisiert, die mit KI den Vertrieb beschleunigen und direkt die Geschäftsergebnisse verbessern.