Chatbots voor bedrijven: Alles wat je moet weten in 2025

1) Veiligheid

Enterprise chatbots hebben vaak strengere beveiligingseisen. En chatbotbeveiliging is een serieuze zaak. Wanneer ze worden geïntegreerd in systemen voor dagelijks gebruik of deelnemen aan processen waarbij veel op het spel staat, heeft een chatbot voor bedrijven beveiligingsstandaarden van hoog niveau nodig.

Dit betekent meestal dat je een chatbotplatform moet kiezen dat zich houdt aan compliance frameworks zoals SOC 2, HIPAA of GDPR.

Als een zakelijke chatbot klantgegevens behandelt - zoals betalingsgegevens, volledige namen of adressen - moet deze volledig intern of op een beveiligd platform worden gebouwd.

2) Meerdere gebruikssituaties

De meest effectieve chatbots voor bedrijven worden ingezet in verschillende use cases, niet beperkt tot één doel.

Als een chatbot voor klantenservice een succes is, waarom dan niet dezelfde AI-technologie gebruiken om leads te kwalificeren of nieuwe medewerkers te trainen?

Hoewel veel chatbotplatforms zich specialiseren in specifieke use cases, hebben we gemerkt dat onze zakelijke klanten veel tevredener zijn als ze het maximale uit hun chatbotplatform halen door de reikwijdte van hun AI-implementatie uit te breiden.

3) Gesynchroniseerd met interne bronnen

Enterprise chatbots moeten worden gesynchroniseerd met de interne gegevens van een bedrijf (zoals productvoorraad of HR-beleid) en met de meest nuttige systemen (zoals een CRM) om hun efficiëntie te maximaliseren. 

Als een chatbot niet goed is geïntegreerd met bestaande systemen, wordt het een extra stap voor klanten of medewerkers in plaats van een automatisering van bestaande workflows.

Enterprise chatbots maken bijna altijd gebruik van retrieval-augmented generation (RAG) om ervoor te zorgen dat hun output gegrond is in de informatie van een bedrijf. Het gebruik van RAG vermindert het risico op hallucinaties (d.w.z. een chatbot die onjuiste of misleidende informatie deelt).

Chatbots voor bedrijven

Enterprise chatbots zijn ontworpen voor grote organisaties die diepgaande integraties, schaalbaarheid en governance vereisen in complexe bedrijfssystemen.

Wat onderscheidt een enterprise chatbot?

• Ondernemingen hebben de neiging om in veel rechtsgebieden te bestaan en meer persoonlijke gegevens te verwerken, dus hun bots hebben meestal strengere chatbot-beveiligingsvereisten 
• Ondernemingen gebruiken vaak op maat gemaakte interne platforms (voor communicatie, analyse, enz.), waarvoor aangepaste integraties nodig zijn om verbinding te maken met een bot.
• Een bedrijf met meer afdelingen heeft meer use cases voor een chatbot

Deze belangrijke verschillen betekenen dat een enterprise chatbot serieuze beveiliging en hoge flexibiliteit nodig heeft (d.w.z. om aangepaste integraties te bouwen en te schalen). Ze moeten zich houden aan GDPR, SOC 2 en andere relevante kaders voor gegevensbescherming.

Chatbots voor het middensegment

Midmarket chatbots zijn flexibele chatbots die klantinteracties en workflows automatiseren en tegelijkertijd integreren met essentiële bedrijfstools zonder complexiteit op bedrijfsniveau.

Chatbots voor het middensegment, een stap verwijderd van chatbots voor bedrijven, hebben niet altijd aangepaste integraties nodig (aangezien veel chatbotplatforms worden geleverd met vooraf gebouwde integraties met grote platforms).

Beveiliging is nog steeds een integraal onderdeel van chatbots voor het middensegment, en de mogelijkheid om een chatbot op te schalen als het bedrijf groeit is vooral belangrijk.

Chatbots voor kleine bedrijven

Chatbots voor kleine bedrijven zijn vaak chatbots die zich aanpassen aan groeiende bedrijfsbehoeften zonder dat er uitgebreide technische hulpmiddelen nodig zijn. 

Kleine bedrijven gebruiken chatbots vaak om hun activiteiten uit te breiden boven wat hun kleine team alleen kan bereiken. Veel voorkomende use cases zijn AI leadgeneratie en klantenservice, omdat deze taken traditioneel veel menselijke arbeid vergen om op te schalen. 

Vanwege hun kleinere schaal zullen chatbots die door kleine bedrijven worden gebruikt altijd goedkoper zijn dan chatbots voor het middensegment of voor grote bedrijven.

Klantenservice

Je bent waarschijnlijk (en helaas) niet bekend met de vreselijke klantenservicebots van de afgelopen jaren. Je kunt opgelucht ademhalen, want die broze bots zijn een oplossing uit het verleden.

De beste teams gebruiken nu AI voor CX, in plaats van verouderde bots.

Tegenwoordig worden chatbots voor klantenservice aangestuurd door LLMs. Dus in plaats van dezelfde circulaire stroom te herhalen als hij vastloopt op een verzoek, begrijpt een LLM bijna elk verzoek (met typefouten en al).

Dit soort chatbots geven problemen niet alleen door - ze lossen ze op. Ze kunnen antwoorden uit een kennisbank halen, gebruikers begeleiden bij het oplossen van problemen en alleen escaleren als dat nodig is.

Bots voor klantondersteuning worden vaak gebruikt als een AI-ticketingtool, die binnenkomende verzoeken triageert en autonoom beslist hoe ze prioriteit krijgen. Op schaal kunnen ze de bron zijn van hele AI-contactcentra voor de behoeften van enterprise klantenondersteuning.

Leads genereren

De meeste leadgeneratietaken zullen de komende jaren AI leadgeneratie zijn - 40% van de bedrijven in 2023 was van plan om hun AI-investeringen in leadgeneratie te verhogen.

De meeste chatbots waarmee je in contact komt, zijn bots die leads genereren, ook al weet je dat misschien niet.

Een lead gen bot kan prijsramingen geven na het verzamelen van informatie over je projectvereisten. Of het kan fungeren als een adviesdienst, die oplossingen op maat voorstelt en tegelijkertijd de lead kwalificeert.

Lead gen is de meest populaire use case in een AI-ondersteunde sales funnel, gezien het grote aantal leads dat moet worden aangemaakt voor een gezonde pijplijn. Gelukkig kunnen deze bots leads ook kwalificeren, zodat er geen trechter volloopt met ongekwalificeerde kandidaten.

Verkoop

Er zijn eindeloos veel manieren om AI te gebruiken voor verkoop - de enige beperking is je creativiteit.

Een chatbot in sales kan taken afhandelen zoals het kwalificeren van leads, het beantwoorden van productvragen en het plannen van demo's zonder dat er meteen een menselijke vertegenwoordiger aan te pas hoeft te komen.

Verkoopchatbots kunnen direct antwoord geven op veelvoorkomende vragen over verkoop, zoals prijzen, productvergelijkingen of uitsplitsingen van functies. 

Als een lead nog niet klaar is om te kopen, kan de chatbot later aanvullende informatie geven of een afspraak maken met een verkoper. 

Met de opkomst van online winkelen zijn salesbots vooral populair in de e-commercebranche. E-commerce chatbots of retail chatbots zijn vaak kleine digitale assistenten voor klanten die online surfen - ze kunnen producten aanbevelen of zelfs persoonlijke kortingen aanbieden. 

Marketing

Chatbots zijn favoriet bij marketingteams, omdat veel van hun taken naar believen kunnen worden geschaald voor betere bedrijfsresultaten.

Marketingchatbots zijn divers in taken en mogelijkheden. Ze kunnen:

• Producten aanbevelen
• Organiseer wedstrijden of weggeefacties
• Sociale media beheren
• Optreden als digitale BDR's
• Gepersonaliseerde e-mailcampagnes uitvoeren

Aan de klantzijde is conversational marketing een strategie voor klantenbetrokkenheid waarbij realtime, gepersonaliseerde conversaties worden gebruikt om prospects door het kooptraject te leiden. 

Door heen en weer te chatten - vergelijkbaar met een lead gen use case - kan een marketingchatbot potentiële klanten kwalificeren, productgerelateerde vragen beantwoorden en hen naar relevante content of aanbiedingen leiden.

Financiën 

Fouten in financiële taken kunnen dodelijk zijn. Chatbots kunnen menselijke fouten voorkomen.

Chatbots voor financiën kunnen het bijhouden van onkosten stroomlijnen, belastingberekeningen vereenvoudigen, betalingsherinneringen sturen, financiële prognoses helpen voorspellen en het bedrijf op de hoogte houden van regelgevingsupdates.

De mogelijke use cases worden steeds specifieker binnen het brede domein van financiën: 

• Chatbots voor verzekeringen kunnen helpen bij het verwerken van claims, zoals de Waiverlyn van de Waiver Group
• Boekhoudbots kunnen facturen verwerken en uitgaven categoriseren
• En bij grote instellingen kunnen chatbots van banken leningen vooraf screenen en fraudepatronen detecteren. 

Personeelszaken

Veel HR-medewerkers zijn het zat om steeds maar weer dezelfde vragen te krijgen. Van ondernemingen met HR-afdelingen tot start-ups zonder HR-manager, HR-chatbots kunnen de werknemerservaring verbeteren.

HR-chatbots kunnen eenvoudig zijn: Ze beantwoorden veelgestelde vragen over beleidsregels en nemen vakantieaanvragen aan. 

HR-chatbots kunnen ook complex zijn: ze kunnen leren hoe vaak werknemers van een bedrijf zich ziek melden en vervolgens een voorspellende planning maken om te voorkomen dat ze op het laatste moment nog in actie moeten komen. 

Het bereik hangt gewoon af van de behoeften van een bedrijf.

Een van onze partnerorganisaties heeft bijvoorbeeld een chatbot ingezet die verantwoordelijk was voor vakanties en roosters. De AI-chatbot leerde voorspellen wanneer werknemers zich ziek zouden melden of de meeste vrije dagen zouden aanvragen, en kon van tevoren dienovereenkomstig plannen. 

Opmerking: Ons bedrijf gebruikt veel chatbots, maar de meest geliefde is onze HR-bot genaamd Harry Botter. Hij beantwoordt vragen over secundaire arbeidsvoorwaarden, verzekeringen, verlof, de werknemersgids of andere HR-gerelateerde vragen.

IT en technische ondersteuning

IT-chatbots zijn een andere veelvoorkomende use case voor bedrijven. Veel probleemoplossing verloopt volgens dezelfde stappen, dus het is logisch om de meest voorkomende problemen over te dragen aan een bot.

(Een van onze klanten slaagde erin om het aantal telefoontjes naar hun callcenter met 30% te verminderen).

Chatbots voor IT-ondersteuning kunnen wachtwoorden opnieuw instellen, gebruikers vertrouwd maken met nieuwe software of problemen oplossen. 

Maar ze kunnen ook helpen bij de algemene IT-strategie - ze kunnen de distributie en het beheer van IT-resources vereenvoudigen en zorgen voor de juiste veiligheid en compliance.

Een financiële bot die €530.000 bespaarde

VR Bank Südpfalz, een historische financiële instelling, maakte gebruik van AI-chatbots om kredietaanvragen en pensioenplanning te stroomlijnen en realiseerde daarmee €530.000 aan kostenbesparingen en een insluitingspercentage van 56%.

De bank verwerkt jaarlijks meer dan 3000 aanvragen voor vastgoedleningen en had te maken met hoge verwerkingskosten en complexe regelgeving. Om dit aan te pakken, introduceerden ze AVA, een chatbot die gegevens van aanvragers verzamelt, integreert met hun CRM en 24/7 realtime hulp biedt.

Na het succes breidde VR Bank de mogelijkheden van AVA uit naar pensioenplanning, zodat klanten hun beleggingen konden bijhouden en hun spaartegoeden konden optimaliseren. Door deze automatisering werd gemiddeld € 53 per gesprek bespaard, waardoor de kosten aanzienlijk daalden en de klantervaring verbeterde.

Lees de volledige casestudy.

Een bot voor klantenservice met 0 hallucinaties

RubyLabs, het bedrijf achter Able, een platform voor gepersonaliseerde gezondheidscoaching, heeft het aantal klantenservicetickets drastisch teruggebracht door reacties en abonnementenbeheer te automatiseren. 

In de gezondheidssector is nauwkeurigheid belangrijk. Een belangrijke succesfactor voor RubyLabs was 0 AI-hallucinaties in 100.000 conversaties, waardoor nauwkeurige informatie werd gegarandeerd in gezondheids- en betalingsgerelateerde interacties waarbij veel op het spel stond.

Na de introductie van een AI-ondersteuningssysteem zag RubyLabs een vermindering van het aantal handmatige tickets met 65% en bespaarde het jaarlijks 50.000 dollar - en dat alles met behoud van accurate en betrouwbare antwoorden.

Dankzij de geautomatiseerde afhandeling van routinevragen kon het bedrijf de responstijden verbeteren, Tier 1-ondersteuning overbodig maken en de activiteiten voor de hele productlijn stroomlijnen.

Lees de volledige casestudy.

Een chatbot voor lead gen en boekingen die het aantal leads met 25% verhoogde

Waiver Group had een manier nodig om meer consulten te boeken zonder meer werk toe te voegen, dus lanceerden ze Waiverlyn, een AI-chatbot om vragen te beantwoorden, leads te kwalificeren en automatisch afspraken in te plannen.

In plaats van te wachten tot iemand reageert op een contactformulier, konden potentiële klanten chatten met Waiverlyn, de informatie krijgen die ze nodig hadden en ter plekke een afspraak maken. 

De bot vult zelfs agenda-uitnodigingen in, werkt verkoopspreadsheets bij en stuurt follow-up e-mails, zodat er niets door de mazen van het net glipt.

De impact was onmiddellijk: het aantal consulten steeg met 25%, de betrokkenheid van bezoekers steeg met 9x en de chatbot betaalde zichzelf in slechts drie weken terug. De chatbot hielp ook bij het filteren van leads van lage kwaliteit, zodat het verkoopteam zich kon richten op serieuze prospects in plaats van op doodlopende wegen.

Nu bekijkt de Waiver Group hoe we het nog krachtiger kunnen maken, door van een eenvoudige chatbot een volwaardige verkoopassistent te maken.

Lees de volledige casestudy.

1) Schalen

Als je activiteiten in verschillende landen beheert, kan het tijdrovend en moeilijk zijn om nieuwe processen op te zetten en uit te breiden. 

Daarom is een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven chatbots gebruiken het schalen van hun activiteiten. 

Een belangrijk onderdeel van schaalvergroting is het identificeren van technologie die repetitieve taken kan automatiseren en een consistente ervaring voor gebruikers kan garanderen (of dat nu klanten, werknemers of leads zijn). 

Idealiter blijft het klanttraject consistent, ongeacht het aantal klantinteracties dat je bedrijf per dag heeft. Chatbots zijn een ideale manier om standaardpraktijken te garanderen terwijl processen worden opgeschaald.

2) Consistente kwaliteit

Een van de over het hoofd geziene voordelen van het gebruik van chatbots voor bedrijven is hun vermogen om betrouwbare diensten van hoge kwaliteit te leveren. 

In tegenstelling tot menselijke agenten heeft AI-software voor conversaties nooit een slechte dag. Enterprise chatbots kunnen alle soorten vragen van klanten aan zonder dat het moreel daalt - dankzij geavanceerde kennis van natuurlijke verwerking kan een chatbot bepaalde emoties detecteren, maar dat zal de kwaliteit van de service alleen maar ten goede komen.

Het inzetten van een sterke enterprise chatbot zal de klanttevredenheid verbeteren, zolang je menselijke agenten in de lus houdt voor gesprekken op hoog niveau. 

Er zullen altijd klanten zijn die een menselijke aanraking nodig hebben of met een gloednieuw probleem worden geconfronteerd - uw klantenserviceteams zullen meer van hun tijd kunnen besteden aan klanttevredenheid op hoog niveau. 

3) Integratie met oudere systemen

De meeste bedrijven zijn gebouwd op stevige fundamenten - het kan bijna onmogelijk lijken om de technologische infrastructuur te veranderen.

AI-chatbots verstoren de technische stacks van bedrijven niet. Ze kunnen worden geïntegreerd met bestaande systemen om workflows te verbeteren, in plaats van werknemers te laten overstappen van het ene systeem naar het andere. 

Interne processen kunnen op dezelfde touchpoints blijven, alleen gestroomlijnd of, in sommige gevallen, volledig geautomatiseerd. 

Als integratie met bestaande systemen een belangrijke vereiste is voor je chatbot, zorg er dan voor dat je een enterprise chatbot platform kiest met open standaarden.

4) Kostenefficiëntie

Automatisering betekent besparingen. Wanneer uw medewerkers de handen vrij hebben om aan taken op een hoger niveau te werken, stijgt de ROI van uw bedrijf.

Elke AI-software voor conversatie kan basisproblemen van klanten afhandelen en goed gebouwde chatbots kunnen zelfs complexe vragen verwerken. 

Je verkoopteams en klantenserviceteams kunnen hun totale uitgaven verlagen en tegelijkertijd de klantbetrokkenheid verhogen met een AI-chatbot. Bedrijfssystemen zijn afhankelijk van kostenefficiëntie, en chatbots zijn een bewezen manier om aan de vraag te voldoen zonder de bank te breken.

5) Gebruikersanalyse

Veel tools verzamelen waardevolle gegevens van je klanten - een enterprise chatbot verzamelt niet alleen waardevolle gegevens, maar biedt ook uitgebreide klantinzichten.

De beste enterprise chatbot-platforms analyseren klantinzichten, zoals welke producten de meeste gebruikersvragen oproepen, welke diensten de meeste supportaanvragen opleveren, klanttevredenheid of directe feedback van klanten.  

De directe klantinformatie die door enterprise chatbots wordt verzameld - in combinatie met hun integratie met andere prestatiecijfers en bedrijfsgegevens van je bedrijf - betekent dat ze een gestroomlijnd, nauwkeurig beeld geven van wat je klanten leuk vinden, willen en verwachten. 

Hoewel het vaak niet hun directe doel is, levert een enterprise chatbot waardevolle inzichten over je klanten. Als het verbeteren van klantbetrokkenheid met gegevens op je radar staat, is het verkrijgen van klantinzichten van een chatbot een directe methode van gegevensverzameling.

Stap 1: Kies een platform

We hebben veel bedrijven gezien die besloten hun eigen chatbot te bouwen. Het kan een aantrekkelijke keuze zijn: volledige controle, gegarandeerde beveiliging, geen maandelijkse abonnementskosten. Maar slechts weinigen kiezen er lang voor. 

Helemaal opnieuw bouwen is tijd- en arbeidsintensief - en het zorgt ervoor dat je chatbot ofwel veel langer zal duren ofwel van een veel lagere kwaliteit zal zijn.

Houd bij het kiezen van een platform rekening met de unieke behoeften van je bedrijf. Als je een platform wilt dat de mogelijkheden van je chatbot niet beperkt, zoek dan naar een enterprise chatbot platform dat open standaarden en een uitbreidbaar stack heeft. 

Als de privacy van gegevens je grootste zorg is, zoek dan naar een platform met hoge beveiligingsstandaarden. Als je een beginnend ontwikkelaarsteam hebt, zoek dan naar een platform met een gebruiksvriendelijke interface. 

Als je inspiratie nodig hebt, kun je onze lijst met de 9 beste chatbotplatforms bekijken. En als je geïnteresseerd bent in een gesprek morgen, kun je contact opnemen met ons verkoopteam. 

Stap 2: Verzamel uw gegevens

Als je je chatbot wilt trainen op bedrijfsinformatie - zoals HR-beleid of klantenservicetranscripties - moet je de informatie verzamelen waarop je je chatbot wilt trainen. 

Niet elke onderneming gebruikt originele gegevens om een chatbot te trainen. Vaak is geavanceerde prompting voldoende om de flows van je chatbot te ontwerpen. 

Maar als je een chatbot wilt die een extra stap neemt om het aanbod van je bedrijf aan te passen, dan is het verzamelen van gegevens en het gebruiken ervan om je chatbot te trainen een manier om dat te doen.

Stap 3: Bouw je chatbot

Wanneer je een chatbot-platform kiest, zorg er dan voor dat je er een kiest met genoeg educatief materiaal om je team te helpen tijdens het bouwproces. 

We bieden bijvoorbeeld academiecursussen, dagelijkse livestreams en een uitgebreide verzameling YouTube-tutorials. Het bouwen van bots kan een moeilijke taak zijn als je te maken hebt met een leercurve - als je hulpmiddelen binnen handbereik hebt, verloopt het proces veel soepeler dan zonder.

En als je team nieuw is in het bouwen van bots, hebben de meeste chatbotplatforms voor bedrijven een visuele flow builder met slepen en neerzetten waarmee je je workflows eenvoudig kunt visualiseren. 

Stap 4: Integreren en aanpassen

Chatbots bestaan niet in een vacuüm. Hun doel is niet alleen klantinteracties of het uitleggen van een bepaald beleid. 

De nuttigste chatbots voor bedrijven zijn geïntegreerd in de systemen en platformen van je bedrijf. 

Dit kunnen tabellen en documenten zijn, je website of andere diensten van derden - denk aan platforms zoals Hubspot, AWS, Google Analytics, Intercom, Calendly, Microsoft Teams, Slack, Stripe, Mixpanel, Telegram, WhatsApp, of Zendesk.

Als je een chatbotplatform voor bedrijven gebruikt, zal het grootste deel van de bouwtijd van je team worden besteed aan het perfectioneren van de integraties van je bot, in plaats van aan het bouwen van de chatbot zelf.

En als je een sterk platform kiest, kun je de toon en persoonlijkheid van je chatbot aanpassen. Je hoeft geen specifieke woorden te selecteren, maar je kunt wel bepalen wanneer je chatbot verontschuldigend moet praten, of welke taal hij moet gebruiken om je producten te beschrijven.

Stap 5: Uitrollen

Een van de beste aspecten van een chatbot is dat hij gemakkelijk kan worden ingezet op elk platform of berichtkanaal. 

Veel bedrijven kiezen ervoor om een chatbot niet alleen op hun website in te zetten, maar ook op hun sociale mediakanalen of interne berichtenplatforms. 

Enterprise chatbots zijn een gestroomlijnde manier om een succesvolle omnichannel strategie te voeren. Je gebruikers kunnen dezelfde service ervaren op meerdere kanalen en platform-specifieke hulp krijgen. 

Een klantcommunicatie die afkomstig is van WhatsApp kan bijvoorbeeld vragen om hun wachtwoord op je interne systeem te wijzigen. Een chatbot zorgt voor een naadloze integratie tussen je gebruikers en systemen.

Hoe werken zakelijke chatbots?

Enterprise chatbots maken gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning om processen te automatiseren in verschillende business use cases, zoals klantenservice, HR en verkoop. 

Hoe kan mijn bedrijf AI-ondersteuning krijgen?

AI-ondersteuning voor klanten is het gebruik van kunstmatige intelligentie om verschillende aspecten van de klantervaring te verbeteren, zoals het beantwoorden van vragen van gebruikers of het verwerken van aankopen.

Zullen chatbots mijn baan vervangen?

Enterprise chatbots zijn niet ontworpen om live agents te vervangen, maar om repetitieve taken te automatiseren en de bestaande workflows van medewerkers te verbeteren. 

Wat is een AI-onderneming?

Een AI-onderneming is een bedrijf dat technologieën op basis van kunstmatige intelligentie gebruikt om meerdere bedrijfsprocessen op verschillende afdelingen te verbeteren, zowel intern als extern.