De 25% toename in leads van Waiver Group leverde volledige ROI op na 3 weken

Navigeren door de bureaucratie van het gezondheidszorgsysteem is geen sinecure. 

Voor zorgverleners staat er ongelooflijk veel op het spel - misstappen kunnen leiden tot verlies van financiering, nalevingsproblemen of vertraagde patiëntenzorg. 

Dat is waar adviesbureaus voor de gezondheidszorg, zoals de Waiver Consulting Group, een rol spelen - zij helpen zorgverleners door complexe Medicaid Waiver-programma's te navigeren en fouten met een hoog risico te voorkomen.

Dankzij hun werk kunnen hun klanten zich concentreren op het leveren van kwaliteitszorg in plaats van te worstelen met administratieve hindernissen. 

Maar zonder gebruik te maken van AI-technologie is er geen manier om hun inspanningen aanzienlijk op te schalen.

De uitdaging

In hun vorige sales funnel maakte Waiver Group gebruik van goed geplaatste contactformulieren op hun website. Maar ze wisten dat er een manier was waarop AI hun verkoopproces kon verbeteren.

Met het drukke seizoen in aantocht hadden ze een oplossing nodig:

• Meer consulten boeken
• Leads kwalificeren zonder extra handmatig werk
• Industrie-expertise aantonen

Bovendien hadden ze een oplossing nodig die naadloos kon integreren met bestaande verkoopworkflows en de huidige marketingstrategie van Waiver Group kon versterken.

Waiver Group wendde zich tot Hanakano Consulting, een Botpress-gecertificeerde partnerorganisatie, om hun visie van een AI-verbeterd proces tot leven te brengen met een AI-chatbot.

"Botpress paste goed bij Waiver Group omdat ze een platform wilden dat meerdere kanalen kon bereiken, dat kon integreren met hun bestaande systemen en dat gebruik kon maken van hun uitgebreide kennis", legt Gordon Clark uit, Founding Partner bij Hanakano Consulting. "Maar het belangrijkste is dat ze meteen aan de slag moeten kunnen en zich geen zorgen hoeven te maken over servers of onderhoud."

Even voorstellen: Waiverlyn

Enter Waiverlyn, een digitale conciërge die elke websitebezoeker begroet met een uitnodiging voor meer informatie. 

Hanakano heeft Waiverlyn ontwikkeld om vragen over de diensten van Waiver Group te beantwoorden, contactinformatie te verzamelen en direct vanuit de chat-interface consulten te boeken zonder menselijke tussenkomst.

"We wilden iets dat ook beschikbaar was als wij er niet waren. Iets dat afspraken zou kunnen maken en mensen in ons portaal zou kunnen plaatsen terwijl we slapen," zegt Amara Kamara, Licensing & Certification Manager bij Waiver Group.

Waiverlyn integreert naadloos in de bestaande Google Business Suite van Waiver Group:

Boek automatisch consulten

De bot maakt Google Calendar evenementen aan, vult beschrijvingen aan met prospectinformatie, voegt links naar videoconferenties toe en verstuurt gedetailleerde e-mailuitnodigingen naar zowel gasten als werknemers.

Stroomlijn leadbeheer

Waiverlyn verzamelt gedetailleerde contact- en kwalificatiegegevens, werkt automatisch het Google Sheets van het verkoopteam bij en stelt de belangrijkste teamleden per e-mail op de hoogte. 

Hierdoor kan het verkoopteam de mogelijkheden van de chatbot naadloos integreren in hun bestaande platforms en workflows - alle voordelen van efficiëntie zonder verstoring.

Klanten sneller aan de slag

Kamara legt uit: "Sommige van onze klanten weten precies wat ze willen en willen meteen aan de slag. Waiverlyn kan hen direct naar onze self-serve portal sturen waar ze een account kunnen aanmaken en kunnen beginnen met het uploaden van hun documenten."

Merkgerichtheid versterken

De uitnodigingsmails bevatten marketingdetails op maat om prospects voor te bereiden op het overleg en om de technologiegedreven aanpak van Waiver Group te benadrukken.

Betere leads en 25% meer consulten

De zakelijke impact van Waiverlyn was zowel onmiddellijk als indrukwekkend. Specialisten bij The Waiver Group zagen hun agenda's al snel gevuld met consulten - allemaal volgeboekt en gekwalificeerd door de chatbot. 

Na de implementatie rapporteerde het team een vrijwel onmiddellijke stijging in positieve KPI's:

• Een toename van 25% in consulten geboekt door potentiële klanten

• Een 9x hogere betrokkenheid van bezoekers in vergelijking met traditionele webadvertenties

• Geen verlies van verkeer van webformulieren, aangezien Waiverlyn een aanvullende oplossing was, geen vervanging

• Leads van hogere kwaliteit, dankzij het leadkwalificatieproces van Waiverlyn

"Het succes van de bot is te danken aan het feit dat we ons hebben geconcentreerd op de prestatiecijfers die er toe doen," aldus Clark. "Botpress is flexibel genoeg dat we aangepaste integraties en statistieken konden implementeren om de prestaties van de chatbot te volgen en te verfijnen."

Positieve ROI na 3 weken

Na 3 weken live te zijn geweest op hun website, was Waiverlyn in staat om genoeg consultaties te boeken om de volledige ontwikkelingskosten te compenseren. 

De snelle ROI geleverd door Hanakano heeft Waiver Group geïnspireerd om groter na te denken over hoe Waiverlyn kan uitgroeien van een eenvoudige tool tot een strategische asset - een die de toewijding van Waiver Group aan cutting-edge oplossingen voor hun klanten laat zien. 

Kamara en zijn team zien ook positieve feedback buiten de cijfers om: "Als ik met klanten praat die via de chatbot hebben geboekt, zijn ze allemaal onder de indruk. Niemand anders doet zo'n chatbot en het laat zien hoe serieus Waiver Group is. Het laat onze toewijding en expertise zien aan toekomstige klanten."

Over de partner

Hanakano past conversationele AI toe als een strategische omzetstimulator voor bedrijven. Het bedrijf is opgericht in 2023 en is gespecialiseerd in de ontwikkeling van chatbots die verkooppijplijnen versnellen met behulp van AI om een directe impact te hebben op de bottom-line prestaties.