Hoe Waiver Group met 25% meer leads na 3 weken volledige ROI behaalde

De bureaucratie van het zorgsysteem navigeren is geen eenvoudige opgave.

Voor zorgverleners zijn de risico’s enorm – fouten kunnen leiden tot verlies van financiering, problemen met naleving of vertraagde patiëntenzorg.

Daar komen zorgadviesbureaus zoals de Waiver Consulting Group in beeld – zij helpen zorgverleners om complexe Medicaid Waiver-programma’s te doorgronden en risicovolle fouten te vermijden.

Hun werk zorgt ervoor dat hun klanten zich kunnen richten op het leveren van kwalitatieve zorg in plaats van te worstelen met administratieve obstakels.

Maar zonder gebruik te maken van AI-technologie is het onmogelijk hun inspanningen op grote schaal uit te breiden.

‍

De uitdaging

In hun vorige verkoopfunnel gebruikte Waiver Group goed geplaatste contactformulieren op hun website. Maar ze wisten dat AI hun verkoopproces aanzienlijk kon versnellen.

Met het drukke seizoen in aantocht hadden ze een oplossing nodig om:

• Meer consulten in te plannen
• Leads te kwalificeren zonder extra handmatig werk
• Branche-expertise te tonen

Daarnaast hadden ze een oplossing nodig die naadloos integreert met bestaande verkoopprocessen en de huidige marketingstrategie van Waiver Group versterkt.

Waiver Group schakelde Hanakano Consulting, een door Botpress gecertificeerde partnerorganisatie, in om hun visie van een AI-gestuurd proces te realiseren met een AI-chatbot.

"Botpress was een uitstekende keuze voor Waiver Group omdat ze een platform zochten dat meerdere kanalen kon bereiken, kon integreren met hun bestaande systemen en gebruik kon maken van hun uitgebreide kennisbank," legde Gordon Clark uit, medeoprichter van Hanakano Consulting. "Maar het allerbelangrijkste was dat ze direct aan de slag konden zonder zich zorgen te maken over servers of onderhoud."

Introductie van Waiverlyn

Maak kennis met Waiverlyn, een digitale conciërge die elke websitebezoeker verwelkomt met een uitnodiging om meer te ontdekken.

Hanakano ontwikkelde Waiverlyn om vragen over de diensten van Waiver Group te beantwoorden, contactgegevens te verzamelen en direct via de chat consulten in te plannen – zonder menselijke tussenkomst.

“We wilden iets dat beschikbaar was, ook als wij dat niet waren. Iets dat afspraken kon boeken en mensen kon aanmelden in ons portaal terwijl wij slapen,” zegt Amara Kamara, Licensing & Certification Manager bij Waiver Group.

Waiverlyn integreert moeiteloos met de bestaande Google Business Suite van Waiver Group om:

Automatisch consulten in te plannen

De bot maakt Google Agenda-afspraken aan, vult beschrijvingen aan met informatie over de prospect, voegt videobel-links toe en stuurt gedetailleerde e-mailuitnodigingen naar zowel gasten als medewerkers.

Leadbeheer te stroomlijnen

Waiverlyn verzamelt gedetailleerde contact- en kwalificatiegegevens, werkt automatisch de Google Sheets van het salesteam bij en stuurt e-mailnotificaties naar belangrijke teamleden.

Hierdoor kan het salesteam de mogelijkheden van de chatbot eenvoudig integreren in hun bestaande platforms en processen – alle efficiëntievoordelen zonder verstoring.

Cliëntonboarding te versnellen

Zoals Kamara uitlegt: “Sommige van onze klanten weten precies wat ze willen en willen direct starten. Waiverlyn kan hen direct doorsturen naar ons selfserviceportaal waar ze een account kunnen aanmaken en hun documenten kunnen uploaden.”

Merkfocus te versterken

Uitnodigingsmails bevatten gerichte marketinginformatie om prospects voor te bereiden op het consult en de technologiegerichte aanpak van Waiver Group te benadrukken.

‍

Betere leads en 25% meer consulten

De impact van Waiverlyn op het bedrijf was direct en indrukwekkend. Specialisten bij The Waiver Group zagen hun agenda’s snel gevuld met consulten – allemaal volledig geboekt en gekwalificeerd door de chatbot.

Na de implementatie rapporteerde het team vrijwel direct een sterke stijging in positieve KPI’s:

• Een toename van 25% in het aantal geboekte consulten door potentiële klanten

• Een 9x stijging in bezoekersbetrokkenheid ten opzichte van traditionele webadvertenties

• Geen verkeersverlies door webformulieren, omdat Waiverlyn een aanvullende oplossing was en geen vervanging

• Betere kwaliteit leads, dankzij het kwalificatieproces van Waiverlyn

"Het succes van de bot komt doordat we ons sterk richten op de prestatie-indicatoren die ertoe doen," zegt Clark. "Botpress is flexibel genoeg om aangepaste integraties en meetpunten te implementeren waarmee we de prestaties van de chatbot konden volgen en optimaliseren."

‍

Positieve ROI na 3 weken

Na 3 weken live op de website had Waiverlyn genoeg consulten geboekt om de volledige ontwikkelkosten terug te verdienen.

De snelle ROI die Hanakano leverde, heeft Waiver Group geïnspireerd om groter te denken over hoe Waiverlyn kan uitgroeien van een eenvoudig hulpmiddel tot een strategisch bedrijfsmiddel – een die Waiver Group’s inzet voor geavanceerde oplossingen voor hun klanten aantoont.

Kamara en zijn team krijgen ook buiten de cijfers positieve reacties: “Als ik spreek met klanten die via de chatbot hebben geboekt, zijn ze allemaal onder de indruk. Niemand anders heeft zo’n chatbot, en het laat zien hoe serieus Waiver Group is. Het toont onze toewijding en expertise aan toekomstige klanten.”

‍

Over de partner

Hanakano zet conversational AI in als strategische omzetmotor voor bedrijven. Opgericht in 2023, zijn ze gespecialiseerd in het ontwikkelen van chatbots die verkooptrajecten versnellen met AI en direct bijdragen aan betere bedrijfsresultaten.