24 Mejores Prácticas de Chatbots que No Puedes Ignorar en 2025

Hemos ayudado a muchos equipos a desplegar chatbots. Lo hemos visto todo.

Cuando se implementan correctamente, los chatbots con IA son una de las mejores inversiones en retorno para tu empresa. Pero un chatbot mal construido o mal implementado puede causar más problemas que beneficios.

Tras varios años y miles de implementaciones de chatbots, nuestro equipo de Customer Success recopiló algunas de las mejores prácticas para desplegar chatbots.

Ya sea que busques generación de prospectos con IA o un bot de RRHH, estas buenas prácticas para chatbots te ayudarán a alinear tu estrategia con resultados reales.

1. Define KPIs claros desde el primer día

Un proyecto de software no se trata de sensaciones. Se trata de resultados. Entonces, ¿cómo lo vas a medir?

Define desde el principio cómo se verá el éxito. Puede ser la tasa de desvío, conversión de prospectos, tiempo de resolución o tasa de finalización de tareas: lo que realmente importe para tu negocio.

Si no defines los KPIs desde el principio, no tendrás forma de medir el impacto ni de justificar la inversión continua.

Puedes ver mi explicación sobre cómo medir el ROI de un chatbot si necesitas orientación sobre cómo aprovechar tus KPIs.

2. Equilibra los objetivos del negocio con la realidad de los desarrolladores

Soluciones como Langchain son ideales para desarrolladores. Pero eso significa que los miembros del área de negocio normalmente no pueden colaborar en el despliegue.

Algunos de nuestros competidores – no diremos nombres – son ideales para quienes toman decisiones de negocio. Pero cuando el resto del equipo los usa, los desarrolladores se ven limitados por plataformas poco flexibles.

Un chatbot es una colaboración entre el equipo de desarrollo y el equipo de lanzamiento al mercado. Un despliegue exitoso es la unión de ambos. Asegúrate de que tu hoja de ruta y tus herramientas sean adecuadas para ambas partes.

3. Itera constantemente en base a datos reales de uso

Tu chatbot no está terminado cuando se lanza: apenas está comenzando.

Supervisa cómo la gente realmente lo usa. ¿Dónde abandonan? ¿Qué preguntan que no puede responder? ¿Qué flujos son demasiado largos o confusos?

Utiliza transcripciones, análisis y comentarios para hacer actualizaciones periódicas. Los análisis de chatbot son imprescindibles.

Los mejores bots se construyen a través de pequeños cambios continuos, no con un solo gran lanzamiento.

4. Prioriza la claridad y la utilidad sobre los textos ingeniosos

Claro, tal vez a todos nos gusta diseñar un bot ingenioso que haga bromas a los usuarios. Pero, siendo honestos, estos bots son terribles de usar en la práctica.

Los bots más exitosos son útiles y directos. Puedes darle algo de personalidad si lo deseas, pero asegúrate de que esta no eclipse la claridad en la asistencia.

5. Mantén tu base de conocimientos actualizada

Tu chatbot solo es tan bueno como los datos que utiliza.

Esto es común: un equipo que espera que un chatbot resuelva mágicamente sus problemas internos de datos.

‘¡Nadie sabe qué información es correcta, así que construiremos un bot para que lo ordene!’ Lamentablemente, al menos una persona de tu equipo tendrá que organizarlo antes de entrenar al chatbot.

Una vez que tus datos base sean precisos, mantenlos actualizados.

Y asigna a alguien para mantener la documentación, o conecta tu chatbot a fuentes que se actualicen automáticamente, como un CMS o una base de datos.

6. Sé claro desde el principio: es un chatbot, no una persona

Hay muchas historias de chatbots empresariales que los usuarios creen que son humanos (al final del día, todos enviamos correos bastante similares, ¿no?).

Evita confusiones presentando claramente al bot como un bot. Esto ayuda a establecer expectativas para la interacción y los usuarios serán más comprensivos si algo no funciona perfectamente.

7. Diseña nuevos flujos de trabajo en torno a tu chatbot

Un chatbot funciona mejor cuando está integrado en el flujo, no solo añadido al margen.

Haz que sea la forma predeterminada de iniciar una solicitud de soporte, enviar un formulario o acceder a documentación interna.

Por ejemplo, dirige a los usuarios primero a través del bot antes de transferirlos a una persona, o usa el bot como punto único de entrada para preguntas frecuentes.

Si es fundamental para el proceso, su uso se vuelve automático (¡y también su valor!).

8. Usa LLMs para conversaciones flexibles

Antes los chatbots eran malos, pero ahora —en gran parte gracias a los LLM— ya no tienen por qué serlo.

La mayoría de los chatbots hoy en día son agentes LLM que usan una combinación de LLMs y lógica empresarial personalizada.

Pueden mantener conversaciones naturales (gracias al procesamiento de lenguaje natural), pero siempre respetando las directrices de tu empresa: comunican información real, pero suenan humanos al mismo tiempo.

9. Despliega donde están tus usuarios

Un widget en el sitio web es un buen comienzo, pero no siempre es donde ocurren las conversaciones.

Observa dónde ya se comunican las personas e integra tu chatbot en ese flujo.

Si tus clientes usan principalmente WhatsApp o los mensajes directos de Instagram, un chatbot para WhatsApp o una integración social puede tener más sentido.

Si tus equipos internos trabajan en Slack o Microsoft Teams, despliega ahí en su lugar.

10. Establece expectativas realistas sobre el rendimiento y el retorno de inversión

Esto lo hemos visto en la práctica: un promotor entusiasta está tan emocionado por implementar IA agente que sobrevende la solución a la dirección o a los usuarios.

Un chatbot nunca podrá gestionar el 100% de las consultas de los usuarios (¡ni siquiera querrías eso!). Siempre habrá casos excepcionales que no deberían automatizarse si te importa la experiencia del usuario final.

Y buenas noticias: los chatbots bien implementados ofrecen un gran retorno de inversión. No hace falta exagerar.

Si no tienes claro qué esperar, habla con el equipo de Customer Success de tu plataforma de chatbot. Nuestro equipo CS siempre está dispuesto a definir expectativas realistas para la implementación de chatbots.

11. Mantén el diálogo conversacional

No tienes que sonar como un robot. Hay muchas formas sencillas de hacer que un chatbot suene más humano.

12. Diseña conversaciones a medida

Estás usando un LLM como el 'cerebro' de tu chatbot. Bien. Perfecto.

Muchos piensan que esto significa que no necesitan diseñar conversaciones. Que pueden dejar que su agente LLM lo gestione solo (¡gracias ChatGPT!).

En realidad, quieres que tu experiencia sea mejor que una simple conversación con GPT. ¿Qué pasa con tu marca? ¿Tu chatbot tendrá personalidad? ¿Cómo redirigirá a los usuarios cuando no sepa la respuesta?

Apóyate en un LLM, pero no olvides crear una experiencia de usuario única.

13. Planifica para la escalabilidad a largo plazo

Tienes razón: deberías empezar poco a poco.

Crea un sistema de generación de leads con IA antes de intentar automatizar todo un equipo de ventas.

Pero no dejes que tu pequeño piloto defina tu estrategia a largo plazo.

Por ejemplo, a menudo vemos clientes que compran un chatbot de atención al cliente y tienen un gran éxito. Están listos para expandir su solución... pero solo adquirieron una solución que funciona para atención al cliente.

Piensa en tu hoja de ruta a largo plazo y planifica en consecuencia. No limites a tu equipo a un proyecto piloto para siempre.

14. Elige una plataforma de chatbot que se adapte a tu caso de uso y al nivel de tu equipo

Hay tantas plataformas de chatbots que puede ser difícil saber cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Algunas están pensadas para equipos técnicos que buscan máxima flexibilidad. Otras son mejores para equipos no técnicos que necesitan un constructor low-code o sin código.

Antes de elegir una plataforma, piensa en la complejidad de tu caso de uso, las integraciones que necesitarás y quién en tu equipo mantendrá el bot.

Para saber qué te conviene, pregúntate:

• ¿Qué tan técnico es el equipo que gestiona este bot en el día a día?
• ¿El chatbot necesita gestionar flujos de trabajo complejos o conectarse a sistemas internos?
• ¿Necesitamos soporte multicanal (web, WhatsApp, Slack, etc.)?
• ¿Este bot necesitará lógica personalizada o extensiones en el futuro?
• ¿Quién lo mantendrá una vez que esté en funcionamiento?

Si no cuentas con experiencia técnica interna, considera trabajar con un freelancer o un socio de implementación para comenzar.

15. Personaliza las respuestas según los usuarios y los casos de uso

Hemos comprobado que cuanto más personalices un bot, mejor es recibido por los usuarios.

Usa el nombre del usuario si está disponible y menciona directamente su caso de uso en las respuestas.

Este tipo de personalización es fácil de implementar y hace que las conversaciones sean más dinámicas y menos monótonas.

16. Integra con tus sistemas existentes

Un chatbot solo es útil si puede realizar tareas. ¿Cómo lo logra? Conectándose a los sistemas o bases de datos que utiliza tu organización.

Un bot de soporte podría necesitar acceso a tu mesa de ayuda. Un bot de RRHH interno podría requerir información de políticas desde una unidad compartida. Un bot de generación de prospectos podría necesitar enviar información de contacto a tu CRM.

Piensa bien qué necesita hacer tu bot y asegúrate de que tenga los permisos adecuados para lograrlo.

17. Diseña pensando en la privacidad de los datos y el cumplimiento normativo

Si tu chatbot gestiona datos personales o sensibles, la privacidad debe estar integrada desde el principio.

Almacena solo lo necesario. Oculta o anonimiza los datos sensibles. Asegúrate de que los datos estén cifrados tanto en tránsito como en reposo.

Incluye mensajes de consentimiento si es necesario y ofrece a los usuarios una forma de darse de baja o solicitar la eliminación de sus datos.

Dependiendo de tu región o sector, puede que necesites crear un chatbot compatible con GDPR o seguir marcos como HIPAA, SOC 2, CCPA o ISO 27001.

Trabaja con tu equipo legal o de cumplimiento para revisar los flujos de datos y las políticas de retención antes de ponerlo en marcha.

18. Deja claro qué puede y qué no puede hacer el chatbot

La mayoría de los chatbots comienzan presentándose, especialmente destacando lo que pueden hacer por el usuario final.

Tener expectativas claras reduce la frustración. “Hola, soy Chatty y puedo ayudarte con tu pedido más reciente.” Así de simple.

19. Informa a tus usuarios que tienes un chatbot

Aunque parezca obvio, tus usuarios solo usarán tu bot si lo das a conocer.

Dar a conocer un chatbot es parte de mejorar su retorno de inversión. Si nadie lo usa, es dinero perdido. Anúncialo como harías con cualquier lanzamiento importante de software.

20. Evita los párrafos largos

A todos les desagrada leer párrafos largos, incluidos tus usuarios finales.

Distribuye la información para que sea más accesible y fácil de entender.

21. Usa botones y respuestas rápidas para reducir la fricción

Si has usado un chatbot empresarial, probablemente te han mostrado una selección de botones.

No son solo decorativos: los botones y respuestas rápidas guían al usuario al siguiente paso sin que tenga que escribir. Esto reduce el abandono y mantiene la conversación estructurada.

Son especialmente útiles para confirmar o rechazar una acción, o ayudar a los usuarios a elegir entre algunas intenciones comunes.

22. Espacia tus preguntas — no abrumes al usuario

A nadie le gusta que le hagan 5 preguntas seguidas.

Es mejor dividir las preguntas y dar a los usuarios la oportunidad de responder una por una. Así reduces la carga cognitiva y mejoras la precisión de las respuestas.

23. Financia el proyecto como un producto real, no como una iniciativa secundaria

Un chatbot barato no te dará un retorno de inversión muy alto.

Presupuesta como lo harías para cualquier otro producto: tiempo para planificación, integración, un backend sólido, pruebas de usuario y actualizaciones tras el lanzamiento.

Eso significa horas reales de desarrollo, no solo un becario y un flujo de trabajo en Zapier. Si quieres resultados reales, invierte en consecuencia.

24. Involucra a varios departamentos en la planificación y actualización del chatbot

Un chatbot no es solo una herramienta para desarrolladores. Tampoco es solo una solución empresarial.

Esta es una parte difícil de implementar un chatbot, pero se necesitará la opinión de varios departamentos (si tu organización tiene varios departamentos).

Algunos tipos de información que podrías necesitar de distintas áreas incluyen:

• Soporte: Preguntas frecuentes de usuarios, tono de comunicación, rutas de escalamiento
• Producto: Especificaciones de funciones, actualizaciones de lanzamientos, detalles técnicos
• Marketing: Marca, mensajes, lenguaje aprobado
• IT o Ingeniería: Puntos de integración, acceso a datos, soporte de API
• Legal o cumplimiento: Requisitos de privacidad de datos, avisos legales
• RRHH (para bots internos): Detalles de políticas, documentación de procesos

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Preguntas frecuentes

1. ¿Qué pasa si el chatbot no sabe la respuesta?

Si el chatbot no sabe la respuesta, debe reconocerlo claramente y ofrecer una opción alternativa (como reformular la pregunta o sugerir temas) o escalar la conversación a un agente humano.

2. ¿Por qué es tan importante definir KPIs en proyectos de chatbot?

Definir KPIs es importante porque proporciona objetivos medibles para evaluar el rendimiento, como la tasa de resolución o la tasa de conversión. Sin KPIs, es imposible calcular el ROI o identificar áreas a optimizar.

3. ¿Cómo equilibro las necesidades técnicas y de negocio al diseñar un chatbot?

Para equilibrar las necesidades técnicas y de negocio al diseñar un chatbot, involucra a desarrolladores y responsables de negocio desde el principio. Los desarrolladores garantizan la viabilidad técnica y la escalabilidad, mientras que los equipos de negocio definen los objetivos del usuario y los flujos de trabajo. La alineación entre ambos es esencial para construir una solución de chatbot efectiva.

4. ¿Con qué frecuencia debo actualizar la base de conocimientos de mi chatbot?

Debes actualizar la base de conocimientos de tu chatbot cada vez que cambie la información de tu empresa, como los precios o las políticas, revisándola idealmente cada mes. Mantener el contenido actualizado garantiza la precisión y reduce las escaladas de soporte.

5. ¿Debo informar a los usuarios que están hablando con un bot?

Sí, debes informar a los usuarios que están hablando con un bot. La transparencia genera confianza y ayuda a los usuarios a adaptar sus preguntas a las capacidades del bot, mejorando la experiencia general y cumpliendo con regulaciones de datos en muchas jurisdicciones.