Chatbot cho nhân sự

Bạn đã bao giờ bị mắc kẹt với một hệ thống nội bộ? Bạn biết những gì bạn cần làm, chẳng hạn như nộp báo cáo chi phí, nhưng bạn không biết nên sử dụng hệ thống nào hoặc nếu có, bạn không biết cách sử dụng hệ thống? Có lẽ bạn đang sử dụng hệ thống nhưng gặp lỗi?

Đây là tất cả các trường hợp sử dụng có thể được giải quyết bởi một chatbot.

Một chatbot về cơ bản có thể trừu tượng hóa một hệ thống nội bộ đến mức người dùng không biết họ đang sử dụng hệ thống nào.

‍

Tại sao nên sử dụng Chatbot để hỗ trợ quản lý nhân sự của bạn?

Nhân sự (HR) là một bộ phận rất phù hợp với các trường hợp sử dụng chatbot. Điều này là do hầu hết các cam kết nhân sự với người dùng xảy ra không thường xuyên, điều đó có nghĩa là người dùng quên hệ thống nào họ cần sử dụng cho một nhiệm vụ nhất định, quên chi tiết đăng nhập hoặc quên cách sử dụng hệ thống được đề cập. Nó thậm chí có thể không đáng để họ dành thời gian và rắc rối để học một hệ thống để hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay. Tất cả các vấn đề mà chúng tôi đã nhấn mạnh ở trên.

Các trường hợp sử dụng rõ ràng nhất cho nhân sự chatbots là các nhiệm vụ như nộp báo cáo chi phí, yêu cầu nghỉ phép, cập nhật đào tạo tuân thủ hoặc đặt câu hỏi về một số khía cạnh của chính sách công ty.

Trong mỗi trường hợp, người dùng không phải nhớ một quy trình và hệ thống chính xác, mà thay vào đó được chatbot hướng dẫn qua quy trình. Ví dụ: thay vì gửi liên kết đến bản trình chiếu và hệ thống để xác minh sự tuân thủ của họ, người dùng có thể chỉ cần đọc các trang trình bày trên chatbot và xác minh sự tuân thủ của họ ở đó, theo cách từng bước.

Trong tất cả các trường hợp trên, người dùng có một điểm truy cập, chatbot. Dù câu hỏi hay nhiệm vụ của họ là gì, họ bắt đầu với chatbot.

Tất nhiên, có thể có trường hợp chatbot có thể không biết câu trả lời cho một câu hỏi nhất định. Trong trường hợp này, sẽ rất hiệu quả khi câu hỏi được chuyển đến một người hỗ trợ nhân sự. Người này có thể trả lời câu hỏi và cũng có thể đảm bảo rằng, nếu thích hợp, chatbot được cập nhật để nó có thể tự trả lời câu hỏi đã cho trong tương lai.

Chức năng này được gọi là human in the loop (HITL) và nó được thiết lập tốt nhất để người hỗ trợ có thể đưa ra phản hồi trong thời gian thực, tại thời điểm nhân viên tham gia vào nhiệm vụ trong tầm tay.

‍

Chatbot có thể hỗ trợ bộ phận nhân sự bằng những cách nào?

Mặc dù các trường hợp sử dụng ở trên khá rõ ràng, nhưng có nhiều cách chatbots có thể được sử dụng bởi HR mà không quá rõ ràng.

Khi các tương tác nhân sự được thực hiện bởi con người, mọi thứ được thực hiện theo một cách nhất định để thời gian của họ được tận dụng. Điều này có nghĩa là có rất ít tùy chỉnh về cách xử lý từng nhân viên. Các công cụ phần mềm có sẵn cũng giới hạn những gì nhân sự có thể được thực hiện một cách khả thi mà không gây phiền nhiễu cho nhân viên.

Chatbots Giải quyết hai vấn đề trên. Việc cung cấp sự tham gia tùy chỉnh cho nhân viên sẽ dễ dàng hơn nhiều theo những cách ít gây rối hơn, tức là cung cấp tùy chỉnh ở quy mô lớn.

Các trường hợp sử dụng có liên quan là khảo sát và huấn luyện.

AI có thể được sử dụng để tìm ra nhân viên nào cần được hỏi, đưa ra câu hỏi vào những thời điểm nhất định và khi nào cần theo dõi dựa trên câu trả lời của họ hoặc phản hồi của người khác. Đây có thể là những câu hỏi chỉ ra về mức độ hài lòng của họ với công việc và mối quan hệ làm việc của họ với người khác. Một câu hỏi có thể chỉ là một câu hỏi, tức là nó không phải là một vài câu hỏi.

Những điều trên có thể được tích hợp với các chương trình huấn luyện và đào tạo mà một phần có thể được cung cấp bởi chatbot. Ý tưởng là để đảm bảo rằng nhân viên không bao giờ cảm thấy rằng nhu cầu của họ không được chăm sóc.

Nó có ý nghĩa rằng sự tham gia kiểu cố vấn như vậy cũng được tích hợp với bất kỳ thiết lập mục tiêu hoặc phần mềm quản lý nhiệm vụ nào.

Khả năng làm thế nào nhân viên có thể được tham gia là vô tận.

Những tiến bộ trong lĩnh vực này sẽ nằm trong việc học chatbot trong tổng hợp để tìm ra khi nào nên tham gia với nhân viên và những câu hỏi cần hỏi. Mục tiêu sẽ là cung cấp mức độ hài lòng cao nhất của nhân viên và xác định các vấn đề trước khi chúng trở nên lớn hơn.

‍

Chatbots cũng có thể cải thiện năng suất của nhân viên.

Chatbots cũng có thể được sử dụng trong bộ phận nhân sự bởi nhân viên nhân sự để cải thiện năng suất của chính họ. Trong trường hợp này, chatbots có thể được sử dụng như các công cụ quy trình làm việc dạng tự do, theo đó nhân viên nhân sự có thể khởi động một nhiệm vụ đòi hỏi sự tham gia của nhân viên nhưng sau đó chỉ tham gia vào nhiệm vụ đó khi cần thiết. Ví dụ: một nhân viên có thể cần tham gia vào một quy trình gồm nhiều bước để cập nhật chính sách lương hưu của họ hoặc cần cung cấp thông tin liên hệ cập nhật.

Ít nhất chatbot có thể cung cấp cho họ một quy trình và hướng dẫn để hoàn thành nhiệm vụ này ngay cả khi nó không thể thực hiện nhiệm vụ cho họ.

Có nhiều cách để chatbots có thể cải thiện cuộc sống và năng suất của nhân viên và giúp nhân sự gắn kết với nhân viên để tăng sự hài lòng và xác định các vấn đề trước khi chúng biến thành một điều gì đó nghiêm trọng.

‍