Chatbot para RRHH

¿Alguna vez se ha quedado atascado con un sistema interno? ¿Sabía lo que tenía que hacer, como presentar un informe de gastos, pero no sabía qué sistema utilizar o, si lo sabía, no sabía cómo utilizarlo? ¿Quizá estaba utilizando el sistema pero se encontró con un error?

Todos estos son casos de uso que puede resolver un chatbot.

En esencia, un chatbot puede abstraer un sistema interno hasta el punto de que el usuario no sepa qué sistema está utilizando.

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¿Por qué utilizar un Chatbot para apoyar la gestión de sus Recursos Humanos?

Recursos Humanos (RRHH) es un departamento que se adapta bien a los casos de uso de chatbot. Esto se debe a que la mayoría de las interacciones de RRHH con los usuarios se producen con poca frecuencia, lo que significa que los usuarios olvidan qué sistemas necesitan utilizar para una tarea determinada, olvidan sus datos de acceso u olvidan cómo utilizar el sistema en cuestión. Incluso puede que no les merezca la pena el tiempo y la molestia que supone aprender a utilizar un sistema para realizar la tarea en cuestión. Todos los problemas que hemos destacado anteriormente.

Los casos de uso más obvios para RRHH chatbots son tareas como la presentación de informes de gastos, la solicitud de vacaciones, la actualización de la formación sobre cumplimiento de normas o la formulación de preguntas sobre algún aspecto de la política de la empresa.

En cada caso, el usuario no tiene que recordar un procedimiento y un sistema exactos, sino que es guiado a través del proceso por el chatbot. Por ejemplo, en lugar de enviar un enlace a un paquete de diapositivas y un sistema para verificar su cumplimiento, el usuario puede simplemente leer las diapositivas en el chatbot y verificar su cumplimiento allí, de forma paso a paso.

En todos los casos anteriores, el usuario tiene un punto de entrada, el chatbot. Sea cual sea su pregunta o tarea, empieza por el chatbot.

Por supuesto, puede haber casos en los que el chatbot no sepa la respuesta a una pregunta determinada. En este caso, es eficiente que la pregunta se remita a una persona de apoyo de RRHH. Esta persona puede responder a la pregunta y asegurarse de que, si procede, se actualice el chatbot para que pueda responder por sí mismo a la pregunta en el futuro.

Esta función se denomina human in the loop (HITL) y se configura mejor para que la persona de apoyo pueda dar respuestas en tiempo real, en el momento en que el empleado está implicado en la tarea en cuestión.

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¿De qué manera puede ayudar un chatbot al departamento de RRHH?

Aunque los casos de uso anteriores son bastante obvios, hay formas en las que chatbots puede utilizar RRHH que no son tan obvias.

Cuando las interacciones de RR.HH. son llevadas a cabo por humanos, las cosas se hacen de una determinada manera para que su tiempo sea aprovechado. Esto significa que hay poca personalización en cuanto a la forma de tratar a cada empleado. Las herramientas de software disponibles también limitan lo que RR.HH. puede hacer sin molestar a los empleados.

Chatbots resolver los dos problemas anteriores. Es mucho más fácil ofrecer un compromiso personalizado a un empleado de forma menos disruptiva, es decir, ofrecer personalización a escala.

Los casos de uso relevantes son las encuestas y el coaching.

La IA puede utilizarse para averiguar a qué empleados hay que hacer determinadas preguntas en determinados momentos y cuándo hay que hacer un seguimiento en función de sus respuestas o de las respuestas de los demás. Puede tratarse de preguntas puntuales sobre su nivel de satisfacción con su trabajo y sus relaciones laborales con los demás. Puede tratarse de una sola pregunta, es decir, no es necesario que sean varias.

Lo anterior puede integrarse con programas de coaching y formación que, en parte, pueden ser impartidos por el chatbot. La idea es garantizar que el empleado nunca sienta que no se atienden sus necesidades.

Es lógico que este tipo de compromiso de tutoría también se integre con cualquier software de fijación de objetivos o gestión de tareas.

Las posibilidades de involucrar a los empleados son infinitas.

Los avances en este campo consistirán en que el chatbot aprenda de forma agregada a averiguar cuándo debe interactuar con los empleados y qué preguntas hacerles. El objetivo será proporcionar el máximo nivel de satisfacción a los empleados e identificar los problemas antes de que se agraven.

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Chatbots también puede mejorar la productividad de los empleados.

Chatbots también puede ser utilizado dentro del departamento de RRHH por los empleados de RRHH para mejorar su propia productividad. En este caso, chatbots puede utilizarse como una herramienta de flujo de trabajo en la que los empleados de RR.HH. pueden iniciar una tarea que requiera la participación de un empleado, pero sólo participar en ella cuando sea necesario. Por ejemplo, un empleado puede tener que participar en un proceso de varios pasos para actualizar su política de pensiones o tener que proporcionar información de contacto actualizada.

Como mínimo, el chatbot puede proporcionarles un procedimiento y orientación para realizar esta tarea, incluso si no puede hacerla por ellos.

Hay muchas formas en que chatbots puede mejorar la vida y la productividad de los empleados y ayudar a RR.HH. a relacionarse con ellos para aumentar su satisfacción e identificar los problemas antes de que se conviertan en algo grave.

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