¿Qué es la RPA en la automatización?

El mercado de los robots está en pleno auge, ya que las empresas aprovechan cada vez más los datos para aumentar su productividad, mejorar la experiencia del usuario y reducir costes. De hecho, según un estudio, para el 60% de los empleos del mundo al menos el 30% de las tareas podrían automatizarse.

En el mundo digital actual, las empresas necesitan herramientas tecnológicas eficaces para recopilar y procesar la enorme cantidad de datos que se generan a diario. Hoy en día, la automatización de procesos es un elemento estratégico clave para las empresas que buscan mejorar sus procesos de negocio, añadir valor a sus servicios y obtener una ventaja competitiva.

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¿Qué es la automatización robótica de procesos?

La automatización robótica de procesos o RPA hace referencia a robots de software que se ejecutan virtualmente y automatizan tareas repetitivas del puesto de trabajo digital, como la recopilación, transferencia e introducción de datos, el proceso de transacción, la gestión de archivos en servidores y mucho más. Generalmente consta de una infraestructura virtual, un conjunto de programas informáticos y una metodología específica.

El software RPA es una innovadora tecnología de automatización basada en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, que ayuda a las empresas y organizaciones a optimizar su tiempo y sus recursos. RPA automatiza tareas complejas basadas en reglas para sitios web y aplicaciones, de modo que los empleados puedan centrarse en asuntos más importantes en lugar de en las tareas rutinarias diarias.

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Diferentes tipos de RPA

Existen tres tipos principales de automatización robótica de procesos; el más adecuado para su empresa dependerá de los procesos y tareas que necesite que realice la solución informática:

• Los robots se utilizan para procesar datos e información
• Los knowbots se aprovechan para recopilar y almacenar datos
• Chatbots son asistentes virtuales que responden a las consultas y mejoran la atención al cliente.

Más información chatbots

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¿Qué es un robot informático?

Un robot software es un programa diseñado por un conjunto de instrucciones y comandos, que se construye para automatizar procesos. Existen distintos tipos de robots software, como chatbots y asistentes virtuales. Pueden instalarse en un servidor físico, un PC o una máquina virtual.

Los robots de software pueden utilizarse para un sinfín de tareas diferentes y se dividen en dos categorías:

• Bots de recepción
  

Estos tipos de robots de software se utilizan para simplificar los procesos empresariales que implican interacción humana (atención al cliente, ventas, etc.) y juicio. Las empresas aprovechan los bots de front office para agilizar las operaciones y asumir determinadas tareas de modo que los empleados puedan centrarse en tareas más complejas y generadoras de valor.

Por ejemplo, las empresas que integran chatbots son capaces de responder a las consultas de los clientes, resolver reclamaciones, hacer un seguimiento de los pedidos y mucho más. Están disponibles 24/7 y aprenden y mejoran constantemente gracias a la inteligencia artificial.

• Robots de back office‍

La automatización robótica de procesos también es estupenda para automatizar procesos de fondo. Los robots de back office se encargan de tareas como la transferencia de archivos, la supervisión de sistemas y la elaboración de informes. La RPA permite una integración perfecta de los procesos de front office y back office. Por ejemplo, los datos recogidos durante una transacción de un cliente pueden añadirse automáticamente a un informe y compartirse con distintos departamentos de la organización.

¿Cómo funciona la RPA?

La RPA suele consistir en una plataforma de automatización cognitiva (CAP) y una solución unificada de gestión de pruebas (UTMS):

• CAP se nutre de diferentes tecnologías (aprendizaje automático, minería de datos, procesamiento del lenguaje natural, etc.) y tiene la capacidad de procesar cualquier formato de datos no estructurados y convertirlos en datos estructurados.
• UTMS está habilitado por bots y automatiza las tareas que requieren mucha mano de obra para aumentar la productividad y la eficiencia. También crea los scripts robóticos necesarios para la configuración del RPA.

Las configuraciones suelen basarse en reglas y la puesta en marcha de un RPA puede realizarse normalmente en un par de semanas, en función de las necesidades del cliente.

15 ventajas de la RPA

1. Reducción de costes. Al implantar RPA, las empresas pueden automatizar todas las tareas manuales o repetitivas. Las herramientas de RPA reducen los ETC y permiten a los empleados centrarse en tareas de mayor valor.
2. Mayor productividad. Los robots inteligentes pueden trabajar sin parar. Están programados para trabajar de la forma más eficiente y no tienen que tomarse descansos ni vacaciones.
3. Precisión. La robotización de las tareas automatizadas permite eliminar el margen de error humano. Los robots tienen una capacidad de atención ilimitada y no cometen errores. Si un robot encuentra una operación que no se ajusta a sus normas o parámetros, enviará una notificación a un trabajador humano.
4. Escalabilidad. El RPA puede escalarse en función de sus necesidades. Si necesita aumentar su capacidad de procesamiento, sólo tiene que asignar un mayor número de robots. Esto puede hacerse fácilmente sin incurrir en costes elevados.
5. Simplicidad. RPA es una solución principalmente libre de código, por lo que no se necesitan conocimientos de programación para configurar un bot.
6. Análisis de datos. RPA está diseñado para procesar grandes cantidades de datos y realizar análisis de KPI clave. Los datos se utilizan para mejorar continuamente el sistema y generar información valiosa en tiempo real.
7. Mayor rapidez y eficacia. Los robots trabajan más rápido que los humanos y están disponibles 24 horas al día, 365 días al año. Hacen que sus procesos empresariales sean más eficientes.
8. Adaptabilidad y flexibilidad. Puede personalizar sus herramientas RPA en función de las necesidades específicas de su empresa e incluir funcionalidades adicionales.
9. Versatilidad. La RPA puede aprovecharse en diferentes sectores y mercados.
10. Mayor cumplimiento de la normativa. Las herramientas de automatización supervisan los procedimientos, eliminan errores y registran datos.
11. Mejor calidad de servicio. Los robots eliminan los errores humanos, mejoran los procesos y recopilan y analizan datos, lo que ayuda a las empresas a encontrar áreas de mejora para mejorar la calidad de su servicio.
12. Mayor satisfacción de los empleados. Sus empleados pueden concentrarse en tareas más valiosas y creativas. Ya no tienen que pasar horas haciendo tareas diarias repetitivas. Esto aumenta la satisfacción y la productividad.
13. Optimización del tiempo. Las empresas pueden realizar tareas y actividades con mayor rapidez y RPA se adapta rápidamente a los nuevos procesos empresariales.
14. Tecnología no invasiva. RPA no necesita grandes recursos para integrarse en múltiples aplicaciones. No requiere sustituir los sistemas informáticos existentes. Se adapta fácilmente a los sistemas informáticos de los distintos departamentos de una empresa.
15. Mejora del servicio al cliente. Los robots están disponibles 24/7 y pueden resolver las consultas de los clientes con mayor rapidez, lo que mejora la calidad del servicio y la satisfacción general del cliente.

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RPA frente a las soluciones tradicionales de automatización de procesos

La automatización de procesos no es un descubrimiento nuevo, existe desde hace tiempo. Sin embargo, hasta ahora, las empresas solían invertir en aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) o externalizar actividades como medio para ampliar sus operaciones y mejorar su eficiencia.

En los últimos años, las organizaciones han ido desplazando su atención de las soluciones informáticas tradicionales hacia la RPA. Esto se debe principalmente a que las herramientas tradicionales de automatización de procesos requieren grandes inversiones, una implantación más larga y no se adaptan a los cambios.

A diferencia de las soluciones tradicionales, la RPA ayuda a las empresas a automatizar totalmente los procesos por una fracción de los recursos (tiempo y dinero) y puede implantarse en sólo unas semanas. Además, se adapta a la infraestructura y los sistemas internos existentes, por lo que las empresas no tienen que pagar el coste de sustituir esos elementos.

Procesos automatizados populares para las empresas

Servicios financieros

La RPA se está implantando cada vez más en el sector bancario y financiero para reducir la carga de tareas repetitivas como la contabilidad, la introducción de datos y la facturación. La RPA ayuda a las empresas a calcular impuestos, procesar recibos y pagar facturas a tiempo. Esto ayuda a las empresas a aumentar su productividad, reducir su margen de error y mejorar la eficiencia general.

Tecnologías de la información

La RPA puede aprovecharse de diferentes maneras en este sector. Se utiliza para solucionar problemas técnicos, ofrecer asistencia técnica al cliente, realizar copias de seguridad de datos, gestionar tickets de asistencia y llevar a cabo el mantenimiento del sistema.

Recursos humanos

Los departamentos de recursos humanos tienen que procesar y gestionar grandes cantidades de datos y mantener registros detallados de cada empleado de la organización. Las herramientas de RPA mejoran la eficiencia del personal de RRHH calculando automáticamente los beneficios, almacenando documentos, revisando las hojas de horas, gestionando la incorporación y mucho más.

Análisis de datos

Quizá uno de los aspectos más valiosos de la RPA sea su capacidad para recopilar y analizar datos. Las herramientas de automatización pueden recopilar datos sobre prácticamente cualquier cosa, ya sea relacionada con problemas, costes, eficiencia, productividad, etc. Es una forma estupenda de que las empresas encuentren áreas de mejora y controlen su rendimiento. Al fin y al cabo, los datos son clave para la toma de decisiones estratégicas.

Adquisiciones

Los equipos de compras suelen dedicar gran parte de su tiempo a realizar tareas administrativas, razón por la cual las empresas están incorporando gradualmente la RPA. De hecho, las empresas que están invirtiendo en RPA han podido agilizar sus operaciones, reducir los costes de personal y añadir valor a su servicio. El procesamiento de facturas y la aprobación de solicitudes son solo algunas de las tareas que pueden automatizarse mediante herramientas de automatización.

A medida que evolucione la automatización robótica de procesos, veremos cómo cada vez más empresas adoptan soluciones de RPA y una cantidad cada vez mayor de tareas se realizarán mediante automatización. Las empresas que reconozcan las ventajas de la automatización con suficiente antelación podrán agilizar sus procesos y hacerse con una mayor cuota de mercado.

¿Qué tareas pueden automatizarse mediante RPA?

He aquí algunos ejemplos de tareas que puede realizar un software de automatización:

• Recoger, transferir e introducir datos
• Crear informes
• Tramitación de facturas
• Gestión de existencias
• Actualización de datos
• Gestionar y tramitar los pedidos de venta
• Automatice los flujos de trabajo de incorporación
• Cálculo (impuestos, beneficios, etc.)
• Acceder a sistemas operativos, páginas web y redes sociales
• Resolver las consultas de los clientes
• Conciliación contable
• Migración de datos
• Rellenar formularios
• Ejecutar comandos
• Leer y procesar información de diferentes sistemas, documentos y archivos

La RPA se utiliza generalmente para automatizar procesos empresariales repetitivos, basados en reglas, propensos a errores y que implican datos.

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3 mitos sobre la RPA

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1. Se necesitan conocimientos de programación para utilizar las herramientas de RPA. Esta afirmación es falsa. Como ya se ha mencionado, una de las ventajas del software RPA es que es una solución sin código. Para utilizarlo, simplemente hay que entender cómo funciona en el front-end.

1. Las pequeñas empresas no pueden permitirse un software RPA. Existe la creencia generalizada de que sólo las grandes empresas pueden permitirse herramientas de RPA. Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas aprovechan la RPA para automatizar sus procesos empresariales.
2. La RPA sólo es útil para determinados sectores. Mucha gente piensa que la RPA sólo es beneficiosa para industrias como la informática, que dependen en gran medida del software. Sin embargo, todas las industrias y sectores pueden ganar mucho tiempo y recursos aprovechando esta tecnología. La RPA puede utilizarse para actualizar datos, procesar facturas, automatizar facturas... que son tareas habituales en múltiples industrias.

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¿Cuál es la importancia de la RPA?

La conclusión es que los robots están aquí para quedarse. Las empresas que comprendan esta realidad y aprovechen la RPA podrán obtener una ventaja competitiva significativa al tiempo que aumentan sus beneficios y su eficiencia. La automatización robótica de procesos ofrece ventajas a organizaciones y empresas de todos los sectores. Aparte del hecho de que el software RPA es fácil de implementar, el uso de herramientas RPA le ayudará a optimizar su flujo de trabajo y escalabilidad. También podrá supervisar su rendimiento y mejorar sus procesos gracias a la toma de decisiones estratégicas basada en datos.

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