¿Qué es la RPA en la automatización?

Aunque su popularidad es cada vez mayor, la automatización robótica de procesos (RPA) lleva años transformando los procesos empresariales. 

A menudo se considera que RPA es el caso de uso perfecto para la integración de IA o chatbots en las empresas: la automatización de tareas repetitivas y mundanas.

En esta descripción general, explicaremos los entresijos de la RPA, incluidos los tipos de RPA, las tareas para las que es más adecuado y cómo implementar una solución de RPA.

¿Qué es RPA?

La automatización robótica de procesos (RPA) es un subconjunto de la automatización de procesos empresariales. Utiliza robots de software o agentes de IA para automatizar tareas repetitivas, basadas en la lógica y realizadas por un ordenador.

Utilizando una combinación de automatización, visión artificial y aprendizaje automático, el software RPA se utiliza para automatizar cualquier tarea basada en reglas que tenga lugar en una computadora.

¿Qué tareas puede automatizar RPA?

La RPA es la más adecuada para automatizar tareas repetitivas basadas en reglas que involucran datos digitales estructurados. 

Pueden ser activados por un ser humano, como un empleado que instruye a un RPA para categorizar y archivar nuevos datos, o activados automáticamente.

¿Cuándo debo usar RPA?

Con el rápido aumento de la IA y las soluciones adyacentes a la IA, puede ser difícil saber qué tipo de solución es la mejor para las necesidades de una organización. 

Hay muchas tareas que se pueden automatizar con RPA, pero dependiendo del nivel de complejidad, puede ser prudente elegir una solución más avanzada.

Cuándo usar RPA

La RPA es la más adecuada para automatizar tareas repetitivas, integrar sistemas heredados, manejar datos estructurados y cualquier tarea de gran volumen que requiera una toma de decisiones mínima. 

Estas fortalezas significan que una empresa debe usar RPA si desea automatizar el procesamiento de facturas, la conciliación de registros, la navegación a través de un mainframe antiguo o el procesamiento de pedidos de clientes.

Cuándo usar una solución de IA diferente

Hay muchas tareas que la RPA no puede manejar bien, entre ellas:

• Manejo de datos no estructurados
• Interacciones personalizadas
• Analítica predictiva
• Toma de decisiones
• Aprendizaje continuo

Por lo tanto, si una organización busca utilizar una solución de IA para categorizar y responder automáticamente a los correos electrónicos de los clientes, una solución más adecuada sería un software de procesamiento del lenguaje natural o una IA conversacional.

Si una empresa quiere una solución de IA para predecir tendencias, debe elegir una solución de aprendizaje automático. Si quieren una solución que interactúe con los clientes de forma automática, deben optar por un chatbot de IA en lugar de RPA.

Casos prácticos de RPA

El software RPA es ampliamente utilizado: se puede aplicar a cualquier tarea digital repetitiva basada en la lógica. Sin embargo, la RPA es una mejor inversión cuando hay un gran volumen de estas tareas para completar. 

Estas son algunas de las aplicaciones más comunes de las soluciones RPA:

Seguimiento de precios y sistemas

RPA es ideal para automatizar el monitoreo continuo de los precios y el rendimiento del sistema. Los bots pueden rastrear los cambios de precios en todas las plataformas, lo que garantiza que los precios de una empresa sigan siendo competitivos y estén actualizados.

Para la supervisión del sistema, RPA puede comprobar si hay problemas de rendimiento y enviar alertas para cualquier anomalía detectada. Estos tipos de bots de RPA a menudo se ejecutan continuamente en segundo plano en un software o sistema.

Procesamiento de nómina

La nómina y otras formas de contabilidad organizacional a menudo se pagan regularmente, lo que las convierte en un caso de uso fácil para RPA.

Gestión de datos

La mayoría de las aplicaciones de RPA se engloban bajo el término general de "gestión de datos". En todas las industrias, las tareas comunes de administración de datos de RPA incluyen:

• Entrada de datos
• Extracción de datos
• Validación de datos
• Migración de datos
• Limpieza de datos
• Actualizaciones de la base de datos
• Conciliación de datos
• Clasificación y categorización de datos

Estas tareas generales tienen cabida en casi cualquier sector o caso de uso: lo único que cambia es el tipo de datos y cómo hay que gestionarlos.

Cumplimiento de pedidos

Las tareas repetitivas, como el cumplimiento de pedidos, incluido el procesamiento, el embalaje y el envío, se adaptan perfectamente a RPA. Requiere una alta precisión, implica grandes cantidades de entrada y validación de datos, y repite el mismo proceso miles de veces.

Documentación 

La RPA se puede utilizar para garantizar el cumplimiento y la documentación adecuados. 

Por ejemplo, un bufete de abogados que rellena documentos complejos puede utilizar una solución de RPA para rellenar automáticamente la información correcta, verificar la finalización y la precisión, y garantizar que los documentos finales se adhieran a las normas reglamentarias.

Los bots de RPA también pueden archivar y recuperar documentos y datos según lo soliciten los empleados humanos, o incluso crear pistas de auditoría para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y los cambios.

Tipos de RPA

RPA desatendida

Los bots de RPA desatendidos operan de forma independiente, sin intervención humana. En lugar de ser activados por un humano, pueden ejecutarse según horarios, ser activados por eventos específicos u operar las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Por ejemplo, un bot de RPA desatendido podría procesar los datos por lotes al final de cada día laboral o automatizar los procesos de nómina.

RPA atendido

Los bots de RPA atendidos trabajan junto a los usuarios humanos y, por lo general, son activados por el propio usuario. Estos bots ayudan con tareas que requieren intervención humana o toma de decisiones.

Por ejemplo, un representante del servicio de atención al cliente podría utilizar un bot de RPA atendido para extraer información del cliente durante una llamada.

RPA híbrido

La RPA híbrida combina RPA asistida y desatendida. Los bots de RPA híbridos interactúan con los humanos cuando es necesario y operan de forma independiente cuando es posible. 

Estos bots se utilizan para crear un flujo continuo entre las tareas que requieren la intervención humana y las que se pueden automatizar por completo.

Por ejemplo, un bot de RPA híbrido puede ayudar a un empleado durante una llamada y, a continuación, procesar automáticamente el resto de la tarea una vez finalizada la llamada.

RPA inteligente

La RPA inteligente -a veces denominada automatización inteligente- se refiere a la combinación de la RPA tradicional con tecnologías de inteligencia artificial. Estas pueden incluir el procesamiento del lenguaje natural, el aprendizaje automático o la visión por ordenador.

Por sí sola, la RPA está diseñada para seguir normas estrictas y gestionar tareas predecibles y estructuradas. Funciona mejor cuando los pasos son repetitivos y los datos están limpios y son coherentes.

Pero si se añade la IA, los robots RPA pueden empezar a reconocer patrones, interpretar textos e incluso tomar decisiones en función del contexto.

¿Cuáles son los beneficios de RPA?

Al igual que otras soluciones adyacentes a la IA, la RPA está creciendo rápidamente en popularidad debido a su naturaleza rentable y eficiente. Dado que las tareas repetitivas a menudo sufren errores humanos, la RPA también puede mejorar la precisión general.

Aumento de la productividad

Los bots de RPA pueden manejar tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo mucho más rápido que los humanos, lo que libera a los empleados para que se concentren en tareas más estratégicas.

Reducción de costes

La automatización de tareas basadas en reglas reduce significativamente los costos de mano de obra para las organizaciones, particularmente cuando se escala un sistema de RPA o cuando la RPA se extiende a todos los procesos comerciales.

Precisión mejorada 

La RPA minimiza los errores humanos en procesos como la entrada de datos, los cálculos y el manejo de documentos, lo que genera una mayor precisión y menos errores costosos.

También se pueden programar para seguir estrictamente las directrices reglamentarias y de cumplimiento, si una empresa desea garantizar una documentación estricta de las acciones.

Mayor satisfacción de los empleados

Los empleados están más satisfechos en el trabajo cuando pueden concentrarse en tareas atractivas, en lugar de en las mundanas y repetitivas.

Escalable y adaptable 

Las soluciones de RPA pueden ampliarse o reducirse en función de las necesidades empresariales, todo ello sin necesidad de realizar inversiones significativas en infraestructura o recursos.

Y si los procesos empresariales o los requisitos normativos cambian, no es necesario volver a formar a los empleados: un bot de RPA puede reconfigurarse o actualizarse rápidamente para que coincida con los nuevos estándares.

RPA empresarial

La RPA empresarial se refiere a la implementación de RPA a gran escala dentro de una organización. Está diseñado para satisfacer las complejas necesidades de una empresa y, a menudo, se expande a través de diferentes procesos comerciales. 

Implica la implementación de soluciones RPA que sean robustas, seguras, escalables y capaces de manejar grandes volúmenes de transacciones en múltiples departamentos o funciones.

Al igual que los chatbots empresariales, la RPA empresarial debe cumplir con todos y cada uno de los requisitos de seguridad y privacidad de datos dentro de su jurisdicción y caso de uso. Estos a menudo incluyen el uso de pistas de auditoría y controles de acceso basados en roles para cumplir con las políticas internas, los estándares de la industria y los requisitos regulatorios.

Cómo implantar RPA

La RPA imita las acciones que tomaría un ser humano al interactuar con los sistemas digitales. Sigue un conjunto de instrucciones para que pueda procesar datos, ejecutar transacciones y comunicarse con otros sistemas.

A continuación, se muestra un desglose paso a paso de cómo implementar RPA:

1. Identificar las tareas adecuadas 

El primer paso para implementar RPA es identificar las tareas repetitivas, basadas en reglas y que requieren mucho tiempo. 

A continuación, se mapean estas tareas para comprender los pasos específicos involucrados. Esto incluye detallar las entradas de datos, los puntos de decisión y las acciones necesarias para completar el proceso.

2. Diseña y crea un bot

Una vez mapeadas las tareas, los desarrolladores o analistas de negocio diseñan el bot de RPA. Esto implica la creación de scripts o flujos de trabajo que instruyan al bot sobre exactamente qué hacer.

3. Implementar el bot 

Una vez que se diseña el bot, se implementa en el entorno donde operará, generalmente dentro de las aplicaciones de software existentes de la empresa. El bot interactúa con el software como lo haría un humano, navegando por interfaces, ingresando datos y ejecutando comandos.

4. Ejecución de bots

Cuando se implementa el bot, comienza a realizar las tareas automáticamente. Puede iniciar sesión en aplicaciones, mover archivos, rellenar formularios o extraer datos de documentos.

5. Monitorización de bots

Una vez que el bot está operativo, se puede monitorear en tiempo real a través de un panel de control. Esto permite a las empresas realizar un seguimiento del rendimiento del bot, gestionar sus actividades y realizar los ajustes necesarios. 

Si surge un problema, como un error del sistema o un cambio en el proceso, el bot se puede reconfigurar para adaptarse a las nuevas condiciones.

6. 6. Mejora continua

La RPA no es una solución que se configura y se olvida. Con el tiempo, a medida que los procesos evolucionan, es posible que sea necesario actualizar los bots para manejar nuevas tareas o cambios en los flujos de trabajo existentes. 

Además, a medida que las empresas se familiarizan con la RPA, a menudo encuentran nuevas áreas donde se puede aplicar la automatización, lo que lleva a una expansión continua dentro de la organización.

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Preguntas frecuentes

1. ¿Es lo mismo RPA que IA? ¿En qué se diferencian?

RPA (Robotic Process Automation) no es lo mismo que IA. La RPA automatiza tareas basadas en reglas imitando las acciones del usuario (como hacer clic o teclear), mientras que la IA simula el razonamiento humano y aprende de los datos para tomar decisiones. La RPA es determinista y sigue guiones; la IA es probabilística y adaptativa.

2. ¿Qué distingue a RPA de las herramientas de automatización tradicionales?

La diferencia clave entre la RPA y la automatización tradicional es que la RPA interactúa con las aplicaciones a través de la interfaz de usuario (igual que un humano), por lo que no requiere una integración compleja a nivel de sistema. La automatización tradicional necesita acceso a API o codificación de back-end, mientras que la RPA puede desplegarse más rápidamente imitando clics de ratón y pulsaciones de teclas.

3. ¿Puede utilizarse RPA sin conocimientos de codificación?

Sí, RPA se puede utilizar sin conocimientos de codificación. La mayoría de las plataformas de RPA modernas, como UiPath y Power Automate, ofrecen interfaces de arrastrar y soltar sin código que permiten a los usuarios empresariales crear automatizaciones mediante flujos de trabajo visuales.

4. ¿Cuáles son los riesgos o limitaciones de la RPA?

La RPA tiene limitaciones como la fragilidad: los robots pueden romperse cuando cambia la interfaz de usuario de una aplicación. La RPA también tiene dificultades con los datos no estructurados (como correos electrónicos o documentos escaneados) y no puede gestionar tareas que requieren juicio humano.

5. Cómo puede funcionar la RPA junto con los chatbots de IA o los asistentes de voz?

La RPA puede ejecutar procesos de back-end activados por chatbots de IA o asistentes de voz, como la creación de tickets de soporte o el envío de facturas. El chatbot gestiona la conversación del front-end, mientras que la RPA realiza las tareas transaccionales silenciosamente en segundo plano, creando una solución de automatización de extremo a extremo.