O que é RPA em Automação?

Embora sua popularidade esteja crescendo rapidamente, a automação de processos robóticos (RPA) já vem transformando processos empresariais há anos.

A RPA costuma ser vista como o caso de uso ideal para integração com IA ou chatbots em empresas: a automação de tarefas repetitivas e rotineiras.

Neste resumo, vamos explicar todos os detalhes da RPA, incluindo os tipos existentes, para quais tarefas ela é mais indicada e como implantar uma solução de RPA.

O que é RPA?

A automação de processos robóticos (RPA) é um ramo da automação de processos de negócios. Ela utiliza robôs de software ou agentes de IA para automatizar tarefas repetitivas, lógicas e realizadas entre humanos e computadores.

Combinando automação, visão computacional e aprendizado de máquina, o software de RPA é usado para automatizar qualquer tarefa baseada em regras que aconteça em um computador.

Quais tarefas a RPA pode automatizar?

A RPA é mais indicada para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras que envolvem dados digitais estruturados.

Essas tarefas podem ser acionadas por uma pessoa – como um funcionário instruindo a RPA a categorizar e arquivar novos dados – ou serem acionadas automaticamente.

Quando devo usar RPA?

Com o crescimento acelerado da IA e de soluções relacionadas, pode ser difícil saber qual tipo de solução é a mais adequada para as necessidades de uma organização.

Muitas tarefas podem ser automatizadas com RPA, mas dependendo do nível de complexidade, pode ser melhor optar por uma solução mais avançada.

Quando usar RPA

A RPA é ideal para automatizar tarefas repetitivas, integrar sistemas legados, lidar com dados estruturados e qualquer tarefa de alto volume que exija pouca tomada de decisão.

Esses pontos fortes indicam que uma empresa deve usar RPA se quiser automatizar o processamento de faturas, conciliação de registros, navegação em sistemas antigos ou processamento de pedidos de clientes.

Quando usar outra solução de IA

Existem diversas tarefas que a RPA não consegue executar bem, incluindo:

• Lidar com dados não estruturados
• Interações personalizadas
• Análise preditiva
• Tomada de decisão
• Aprendizado contínuo

Portanto, se uma organização deseja usar uma solução de IA para categorizar e responder automaticamente a e-mails de clientes, o mais indicado seria um software de processamento de linguagem natural ou IA conversacional.

Se uma empresa quer uma solução de IA para prever tendências, deve escolher uma solução de aprendizado de máquina. Se deseja uma solução que interaja automaticamente com clientes, o ideal é optar por um chatbot de IA em vez de RPA.

Casos de Uso de RPA

O software de RPA é amplamente utilizado – pode ser aplicado a qualquer tarefa digital repetitiva e baseada em lógica. No entanto, o investimento em RPA é mais vantajoso quando há grande volume dessas tarefas a serem realizadas.

Veja alguns dos usos mais comuns de soluções de RPA:

Monitoramento de preços e sistemas

RPA é ideal para automatizar o monitoramento contínuo de preços e desempenho de sistemas. Bots podem acompanhar mudanças de preços em várias plataformas, garantindo que os preços da empresa permaneçam competitivos e atualizados.

No monitoramento de sistemas, a RPA pode verificar problemas de desempenho e enviar alertas ao detectar anomalias. Esses bots costumam operar continuamente em segundo plano em softwares ou sistemas.

Processamento de folha de pagamento

A folha de pagamento e outros tipos de pagamentos organizacionais geralmente são realizados regularmente, tornando-os um caso de uso simples para RPA.

Gestão de dados

A maioria das aplicações de RPA se enquadra no termo geral ‘gestão de dados’. Em diversos setores, tarefas comuns de gestão de dados com RPA incluem:

• Inserção de dados
• Extração de dados
• Validação de dados
• Migração de dados
• Limpeza de dados
• Atualizações em banco de dados
• Conciliação de dados
• Classificação e categorização de dados

Essas tarefas abrangentes têm espaço em praticamente qualquer setor ou caso de uso – o que muda é o tipo de dados e a forma de tratá-los.

Atendimento de pedidos

Tarefas repetitivas como atendimento de pedidos – incluindo processamento, embalagem e envio – são perfeitas para RPA. Exigem alta precisão, envolvem grandes volumes de inserção e validação de dados e repetem o mesmo processo milhares de vezes.

Documentação

A RPA pode ser usada para garantir conformidade e documentação adequadas.

Por exemplo, um escritório de advocacia que preenche documentos complexos pode usar uma solução de RPA para completar automaticamente as informações corretas, verificar o preenchimento e a precisão, e garantir que os documentos finais estejam de acordo com as normas regulatórias.

Bots de RPA também podem arquivar e recuperar documentos e dados conforme solicitado por colaboradores, ou até mesmo criar trilhas de auditoria para acompanhar fluxos de trabalho e alterações.

Tipos de RPA

RPA autônoma

Bots de RPA autônoma operam de forma independente, sem intervenção humana. Em vez de serem acionados por uma pessoa, podem funcionar em horários programados, serem ativados por eventos específicos ou operar 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Por exemplo, um bot de RPA autônoma pode processar dados em lote ao final de cada dia útil ou automatizar processos de folha de pagamento.

RPA assistida

Bots de RPA assistida trabalham junto com usuários humanos e normalmente são acionados pelo próprio usuário. Esses bots auxiliam em tarefas que exigem intervenção ou decisão humana.

Por exemplo, um atendente de suporte pode usar um bot de RPA assistida para acessar informações do cliente durante uma ligação.

RPA híbrida

A RPA híbrida combina RPA assistida e autônoma. Bots híbridos interagem com humanos quando necessário e operam de forma independente sempre que possível.

Esses bots são usados para criar um fluxo contínuo entre tarefas que exigem intervenção humana e aquelas que podem ser totalmente automatizadas.

Por exemplo, um bot de RPA híbrida pode ajudar um funcionário durante uma ligação e, em seguida, processar automaticamente o restante da tarefa após o término da chamada.

RPA inteligente

RPA inteligente — também chamada de automação inteligente — refere-se à combinação de RPA tradicional com tecnologias de inteligência artificial. Isso pode incluir processamento de linguagem natural, aprendizado de máquina ou visão computacional.

Sozinha, a RPA foi projetada para seguir regras rígidas e lidar com tarefas previsíveis e estruturadas. Funciona melhor quando as etapas são repetitivas e os dados são limpos e consistentes.

Mas, com a adição de IA, bots de RPA podem começar a reconhecer padrões, interpretar texto e até tomar decisões com base no contexto.

Quais são os benefícios da RPA?

Assim como outras soluções relacionadas à IA, a RPA está crescendo rapidamente em popularidade devido à sua eficiência e baixo custo. Como tarefas repetitivas costumam sofrer com erros humanos, a RPA também pode aumentar a precisão geral.

Mais produtividade

Bots de RPA conseguem executar tarefas repetitivas e demoradas muito mais rapidamente do que humanos, liberando os funcionários para focar em atividades mais estratégicas.

Redução de custos

Automatizar tarefas baseadas em regras reduz significativamente os custos com mão de obra nas organizações, especialmente quando o sistema de RPA é ampliado ou aplicado a vários processos de negócios.

Maior precisão

A RPA minimiza erros humanos em processos como inserção de dados, cálculos e manipulação de documentos, resultando em maior precisão e menos erros custosos.

Eles também podem ser programados para seguir rigorosamente diretrizes regulatórias e de conformidade, caso a empresa queira garantir uma documentação rigorosa das ações.

Maior satisfação dos colaboradores

Os funcionários ficam mais satisfeitos no trabalho quando podem se concentrar em tarefas envolventes, em vez de atividades repetitivas e monótonas.

Escalável e adaptável

As soluções de RPA podem ser ampliadas ou reduzidas conforme a necessidade do negócio, tudo isso sem grandes investimentos em infraestrutura ou recursos.

E se os processos de negócio ou requisitos regulatórios mudarem, não é preciso re-treinar os funcionários – um bot de RPA pode ser rapidamente reconfigurado ou atualizado para se adequar aos novos padrões.

RPA Empresarial

RPA corporativo refere-se à implementação de RPA em larga escala dentro de uma organização. É projetado para atender às necessidades complexas de uma empresa e geralmente abrange diferentes processos de negócios.

Envolve a implementação de soluções de RPA robustas, seguras, escaláveis e capazes de lidar com grandes volumes de transações em múltiplos departamentos ou funções.

Assim como chatbots corporativos, o RPA corporativo deve atender a todos os requisitos de segurança e privacidade de dados de acordo com sua jurisdição e caso de uso. Isso geralmente inclui trilhas de auditoria e controles de acesso baseados em funções para cumprir políticas internas, padrões do setor e exigências regulatórias.

Como implantar RPA

O RPA imita as ações que uma pessoa executaria ao interagir com sistemas digitais. Ele segue um conjunto de instruções para processar dados, executar transações e se comunicar com outros sistemas.

Veja um passo a passo de como fazer a implantação de RPA:

1. Identifique as tarefas adequadas

O primeiro passo para implementar RPA é identificar as tarefas que são repetitivas, baseadas em regras e que consomem muito tempo.

Essas tarefas são então mapeadas para entender as etapas específicas envolvidas. Isso inclui detalhar os dados de entrada, pontos de decisão e ações necessárias para concluir o processo.

2. Projete e construa o bot

Depois que as tarefas são mapeadas, desenvolvedores ou analistas de negócios projetam o bot de RPA. Isso envolve criar scripts ou fluxos de trabalho que instruem o bot exatamente sobre o que fazer.

3. Implemente o bot

Após o bot ser projetado, ele é implantado no ambiente onde irá operar – normalmente dentro dos aplicativos de software já utilizados pela empresa. O bot interage com o software como se fosse um usuário, navegando pelas interfaces, inserindo dados e executando comandos.

4. Execução do bot

Quando o bot é implantado, ele começa a executar as tarefas automaticamente. Pode acessar aplicativos, mover arquivos, preencher formulários ou extrair dados de documentos.

5. Monitoramento do bot

Depois que o bot está em operação, ele pode ser monitorado em tempo real por meio de um painel de controle. Isso permite que as empresas acompanhem o desempenho do bot, gerenciem suas atividades e façam ajustes quando necessário.

Se surgir algum problema, como um erro de sistema ou mudança no processo, o bot pode ser reconfigurado para se adaptar às novas condições.

6. Melhoria contínua

O RPA não é uma solução que se configura uma vez e esquece. Com o tempo, à medida que os processos evoluem, os bots podem precisar ser atualizados para lidar com novas tarefas ou mudanças nos fluxos de trabalho existentes.

Além disso, conforme as empresas se familiarizam com o RPA, geralmente identificam novas áreas onde a automação pode ser aplicada, levando à expansão contínua dentro da organização.

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Perguntas frequentes

1. RPA é o mesmo que IA? Como eles são diferentes?

RPA (Automação Robótica de Processos) não é o mesmo que IA. O RPA automatiza tarefas baseadas em regras imitando ações do usuário (como clicar ou digitar), enquanto a IA simula o raciocínio humano e aprende com dados para tomar decisões. O RPA é determinístico e segue scripts; a IA é probabilística e adaptável.

2. O que diferencia o RPA das ferramentas tradicionais de automação?

A principal diferença entre RPA e automação tradicional é que o RPA interage com aplicativos pela interface do usuário (como uma pessoa), sem exigir integração complexa em nível de sistema. A automação tradicional precisa de acesso à API ou programação no back-end, enquanto o RPA pode ser implantado mais rapidamente ao imitar cliques e digitação.

3. É possível usar RPA sem conhecimento em programação?

Sim, é possível usar RPA sem saber programar. A maioria das plataformas modernas de RPA, como UiPath e Power Automate, oferece interfaces no-code e drag-and-drop que permitem que usuários de negócios criem automações por meio de fluxos de trabalho visuais.

4. Quais são os riscos ou limitações do RPA?

O RPA tem limitações, como fragilidade – bots podem parar de funcionar quando a interface do usuário de um aplicativo muda. O RPA também tem dificuldades com dados não estruturados (como e-mails ou documentos digitalizados) e não consegue lidar com tarefas que exigem julgamento humano.

5. Como o RPA pode funcionar junto com chatbots de IA ou assistentes de voz?

O RPA pode executar processos de back-end acionados por chatbots de IA ou assistentes de voz, como criar chamados de suporte ou enviar faturas. O chatbot gerencia a conversa com o usuário, enquanto o RPA realiza as tarefas transacionais silenciosamente em segundo plano, criando uma solução de automação de ponta a ponta.