Czym jest RPA w automatyzacji?

Choć popularność RPA gwałtownie rośnie, robotyczna automatyzacja procesów od lat zmienia sposób działania firm.

RPA często postrzegane jest jako idealny przypadek użycia do integracji AI lub chatbotów w biznesie: automatyzacja powtarzalnych, rutynowych zadań.

W tym przeglądzie wyjaśnimy, czym jest RPA, jakie są jego rodzaje, do jakich zadań najlepiej się nadaje i jak wdrożyć rozwiązanie RPA.

Czym jest RPA?

Robotyczna automatyzacja procesów (RPA) to podzbiór automatyzacji procesów biznesowych. Wykorzystuje roboty programowe lub agentów AI do automatyzowania powtarzalnych, logicznych zadań wykonywanych przez człowieka na komputerze.

Łącząc automatyzację, rozpoznawanie obrazu i uczenie maszynowe, oprogramowanie RPA służy do automatyzowania wszelkich zadań opartych na regułach, które odbywają się na komputerze.

Jakie zadania może automatyzować RPA?

RPA najlepiej sprawdza się przy automatyzacji powtarzalnych, opartych na regułach zadań, które dotyczą uporządkowanych danych cyfrowych.

Mogą być uruchamiane przez człowieka – na przykład gdy pracownik zleca RPA kategoryzację i archiwizację nowych danych – lub działać automatycznie.

Kiedy warto użyć RPA?

Wraz z szybkim rozwojem AI i rozwiązań pokrewnych, trudno czasem określić, które rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom organizacji.

Wiele zadań można zautomatyzować za pomocą RPA, ale w przypadku większej złożoności warto rozważyć bardziej zaawansowane rozwiązania.

Kiedy stosować RPA

RPA najlepiej nadaje się do automatyzacji powtarzalnych zadań, integracji starszych systemów, obsługi uporządkowanych danych oraz wszelkich zadań o dużej skali, które nie wymagają złożonego podejmowania decyzji.

Te zalety sprawiają, że warto wdrożyć RPA, jeśli firma chce zautomatyzować obsługę faktur, uzgadnianie danych, pracę na starych systemach lub realizację zamówień klientów.

Kiedy wybrać inne rozwiązanie AI

Istnieje wiele zadań, z którymi RPA nie radzi sobie dobrze, w tym:

• Obsługa nieustrukturyzowanych danych
• Spersonalizowane interakcje
• Analizy predykcyjne
• Podejmowanie decyzji
• Ciągłe uczenie się

Dlatego jeśli organizacja chce wykorzystać AI do kategoryzowania i automatycznej odpowiedzi na e-maile klientów, lepszym wyborem będzie oprogramowanie do przetwarzania języka naturalnego lub konwersacyjna AI.

Jeśli firma chce, aby AI przewidywała trendy, powinna wybrać rozwiązanie oparte na uczeniu maszynowym. Jeśli zależy jej na automatycznej obsłudze klientów, lepszym wyborem będzie chatbot AI zamiast RPA.

Przykłady zastosowań RPA

Oprogramowanie RPA jest szeroko wykorzystywane – można je zastosować do każdego powtarzalnego, opartego na logice zadania cyfrowego. Jednak RPA jest lepszą inwestycją, gdy do wykonania jest duża liczba takich zadań.

Oto kilka najczęstszych zastosowań rozwiązań RPA:

Monitorowanie cen i systemów

RPA doskonale nadaje się do automatyzacji ciągłego monitorowania cen i wydajności systemów. Boty mogą śledzić zmiany cen na różnych platformach, zapewniając, że ceny firmy są konkurencyjne i aktualne.

W przypadku monitorowania systemów, RPA może wykrywać problemy z wydajnością i wysyłać powiadomienia o wykrytych nieprawidłowościach. Takie boty RPA często działają nieprzerwanie w tle oprogramowania lub systemu.

Obsługa listy płac

Obsługa listy płac i inne formy rozliczeń organizacyjnych są często realizowane regularnie, co czyni je łatwym przypadkiem użycia dla RPA.

Zarządzanie danymi

Większość zastosowań RPA mieści się w szerokim pojęciu „zarządzania danymi”. W różnych branżach typowe zadania RPA w tym zakresie to:

• Wprowadzanie danych
• Ekstrakcja danych
• Walidacja danych
• Migracja danych
• Czyszczenie danych
• Aktualizacje baz danych
• Uzgadnianie danych
• Sortowanie i kategoryzacja danych

Te szerokie zadania występują niemal w każdej branży czy przypadku użycia – zmienia się jedynie rodzaj danych i sposób ich obsługi.

Realizacja zamówień

Powtarzalne zadania, takie jak realizacja zamówień – w tym pakowanie i wysyłka – są idealne do automatyzacji przez RPA. Wymagają dużej dokładności, obejmują masowe wprowadzanie i weryfikację danych oraz polegają na wielokrotnym powtarzaniu tych samych czynności.

Dokumentacja

RPA może być wykorzystywane do zapewnienia zgodności i prawidłowej dokumentacji.

Na przykład kancelaria prawna wypełniająca złożone dokumenty może użyć RPA do automatycznego uzupełniania poprawnych informacji, weryfikacji kompletności i poprawności oraz zapewnienia zgodności końcowych dokumentów z przepisami.

Boty RPA mogą także archiwizować i pobierać dokumenty oraz dane na żądanie pracowników, a nawet tworzyć ścieżki audytu do śledzenia przebiegu pracy i zmian.

Rodzaje RPA

RPA bezobsługowe

Boty RPA bezobsługowe działają samodzielnie, bez udziału człowieka. Zamiast być uruchamiane przez użytkownika, mogą pracować według harmonogramu, być wyzwalane przez określone zdarzenia lub działać 24/7.

Na przykład bot RPA bezobsługowy może przetwarzać dane zbiorczo na koniec każdego dnia roboczego lub automatyzować procesy płacowe.

RPA wspierające użytkownika

Boty RPA wspierające użytkownika pracują razem z człowiekiem i zazwyczaj są uruchamiane przez samego użytkownika. Pomagają w zadaniach wymagających interwencji lub decyzji człowieka.

Na przykład konsultant obsługi klienta może użyć takiego bota RPA, aby podczas rozmowy szybko uzyskać informacje o kliencie.

RPA hybrydowe

RPA hybrydowe łączy cechy RPA wspierającego użytkownika i bezobsługowego. Boty hybrydowe współpracują z człowiekiem, gdy to konieczne, a w pozostałych przypadkach działają samodzielnie.

Takie boty pozwalają płynnie przechodzić między zadaniami wymagającymi udziału człowieka a tymi, które można w pełni zautomatyzować.

Na przykład bot RPA hybrydowy może wspierać pracownika podczas rozmowy, a po jej zakończeniu automatycznie dokończyć pozostałą część zadania.

Inteligentne RPA

Inteligentne RPA — czasem nazywane inteligentną automatyzacją — to połączenie tradycyjnego RPA ze sztuczną inteligencją. Może obejmować przetwarzanie języka naturalnego, uczenie maszynowe czy rozpoznawanie obrazu.

Samo RPA jest zaprojektowane do ścisłego przestrzegania reguł i obsługi przewidywalnych, uporządkowanych zadań. Najlepiej działa, gdy kroki są powtarzalne, a dane czyste i spójne.

Dzięki dodaniu AI boty RPA mogą zacząć rozpoznawać wzorce, interpretować tekst, a nawet podejmować decyzje uwzględniające kontekst.

Jakie są korzyści z RPA?

Podobnie jak inne rozwiązania powiązane z AI, RPA szybko zyskuje na popularności dzięki efektywności i oszczędnościom. Ponieważ powtarzalne zadania są podatne na błędy ludzkie, RPA może także poprawić ogólną dokładność.

Większa produktywność

Boty RPA mogą wykonywać powtarzalne, czasochłonne zadania znacznie szybciej niż ludzie, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach.

Niższe koszty

Automatyzacja zadań opartych na regułach znacząco obniża koszty pracy w organizacji, zwłaszcza gdy system RPA jest skalowany lub obejmuje wiele procesów biznesowych.

Lepsza dokładność

RPA minimalizuje błędy ludzkie w procesach takich jak wprowadzanie danych, obliczenia czy obsługa dokumentów, co przekłada się na większą precyzję i mniej kosztownych pomyłek.

Mogą być również zaprogramowane tak, aby ściśle przestrzegały wytycznych regulacyjnych i zgodności, jeśli firma chce zapewnić dokładną dokumentację działań.

Wyższe zadowolenie pracowników

Pracownicy są bardziej zadowoleni z pracy, gdy mogą skupić się na angażujących zadaniach, zamiast na rutynowych i powtarzalnych czynnościach.

Możliwość skalowania i dostosowania

Rozwiązania RPA można łatwo skalować w górę lub w dół, w zależności od potrzeb biznesowych, bez konieczności dużych inwestycji w infrastrukturę czy zasoby.

A jeśli procesy biznesowe lub wymagania regulacyjne się zmienią, nie trzeba ponownie szkolić pracowników – bota RPA można szybko przeprogramować lub zaktualizować do nowych standardów.

RPA dla przedsiębiorstw

RPA dla przedsiębiorstw oznacza wdrożenie RPA na dużą skalę w organizacji. Jest projektowane z myślą o złożonych potrzebach biznesowych i często obejmuje różne procesy firmowe.

Obejmuje wdrażanie rozwiązań RPA, które są solidne, bezpieczne, skalowalne i zdolne do obsługi dużych wolumenów transakcji w wielu działach lub obszarach firmy.

Podobnie jak czatboty dla przedsiębiorstw, RPA dla przedsiębiorstw musi spełniać wszelkie wymagania dotyczące bezpieczeństwa i prywatności danych w danej jurysdykcji i zastosowaniu. Często obejmuje to stosowanie rejestrów audytowych i kontroli dostępu opartych na rolach, aby zapewnić zgodność z politykami wewnętrznymi, standardami branżowymi i wymaganiami regulacyjnymi.

Jak wdrożyć RPA

RPA naśladuje działania, które człowiek wykonałby podczas pracy z systemami cyfrowymi. Podąża za zestawem instrukcji, aby przetwarzać dane, wykonywać transakcje i komunikować się z innymi systemami.

Oto szczegółowy opis krok po kroku, jak wdrożyć RPA:

1. Identyfikacja odpowiednich zadań

Pierwszym krokiem przy wdrażaniu RPA jest wskazanie zadań, które są powtarzalne, oparte na regułach i czasochłonne.

Następnie te zadania są rozpisywane, aby zrozumieć konkretne kroki. Obejmuje to określenie danych wejściowych, punktów decyzyjnych i działań niezbędnych do zakończenia procesu.

2. Projektowanie i budowa bota

Po rozpisaniu zadań, deweloperzy lub analitycy biznesowi projektują i budują bota RPA. Tworzą skrypty lub przepływy pracy, które dokładnie określają, co bot ma robić.

3. Wdrożenie bota

Po zaprojektowaniu bota wdraża się go w środowisku, w którym ma działać – zazwyczaj w istniejących aplikacjach firmy. Bot obsługuje oprogramowanie tak jak człowiek: porusza się po interfejsach, wprowadza dane i wykonuje polecenia.

4. Wykonywanie zadań przez bota

Po wdrożeniu bot zaczyna automatycznie wykonywać zadania. Może logować się do aplikacji, przenosić pliki, wypełniać formularze czy pobierać dane z dokumentów.

5. Monitorowanie bota

Gdy bot działa, można go monitorować na bieżąco przez panel kontrolny. Pozwala to firmie śledzić wydajność bota, zarządzać jego działaniami i wprowadzać potrzebne zmiany.

Jeśli pojawi się problem, na przykład błąd systemu lub zmiana procesu, bota można przeprogramować, aby dostosował się do nowych warunków.

6. Ciągłe doskonalenie

RPA nie jest rozwiązaniem typu „wdroż i zapomnij”. W miarę jak procesy się zmieniają, boty mogą wymagać aktualizacji, by obsłużyć nowe zadania lub zmiany w istniejących przepływach pracy.

Ponadto, gdy firmy lepiej poznają RPA, często odkrywają kolejne obszary, w których można zastosować automatyzację, co prowadzi do ciągłego rozszerzania jej w organizacji.

Wdrażaj rozwiązania AI już w przyszłym miesiącu

Chatboty AI szybko zdobywają popularność w firmach — w obsłudze klienta, operacjach wewnętrznych i e-commerce. Firmy, które zwlekają z wdrożeniem, mogą odczuć skutki przegapienia rewolucji AI.

Botpress to nieograniczenie rozbudowywalna platforma do budowy botów stworzona dla przedsiębiorstw. Nasz stack pozwala deweloperom tworzyć czatboty i agentów AI o dowolnych możliwościach.

Nasz zaawansowany pakiet zabezpieczeń gwarantuje, że dane klientów są zawsze chronione i w pełni kontrolowane przez Twój zespół deweloperski.

Zacznij budować już dziś – to nic nie kosztuje.

Najczęstsze pytania

1. Czy RPA to to samo co AI? Czym się różnią?

RPA (Robotic Process Automation) nie jest tym samym co AI. RPA automatyzuje zadania oparte na regułach, naśladując działania użytkownika (np. kliknięcia czy wpisywanie tekstu), podczas gdy AI symuluje ludzkie rozumowanie i uczy się na podstawie danych, by podejmować decyzje. RPA działa deterministycznie według skryptów, AI jest probabilistyczne i adaptacyjne.

2. Czym RPA różni się od tradycyjnych narzędzi automatyzacji?

Główna różnica między RPA a tradycyjną automatyzacją polega na tym, że RPA obsługuje aplikacje przez interfejs użytkownika (tak jak człowiek), więc nie wymaga złożonej integracji na poziomie systemu. Tradycyjna automatyzacja wymaga dostępu do API lub kodowania po stronie serwera, natomiast RPA można wdrożyć szybciej, naśladując kliknięcia i wpisywanie.

3. Czy można korzystać z RPA bez znajomości programowania?

Tak, z RPA można korzystać bez znajomości programowania. Większość nowoczesnych platform RPA, takich jak UiPath czy Power Automate, oferuje interfejsy typu „przeciągnij i upuść”, które pozwalają użytkownikom biznesowym budować automatyzacje za pomocą wizualnych przepływów pracy.

4. Jakie są ryzyka lub ograniczenia RPA?

RPA ma ograniczenia, takie jak podatność na awarie – boty mogą przestać działać, gdy zmieni się interfejs aplikacji. RPA ma też trudności z nieustrukturyzowanymi danymi (np. e-maile czy zeskanowane dokumenty) i nie radzi sobie z zadaniami wymagającymi ludzkiego osądu.

5. Jak RPA może współpracować z czatbotami AI lub asystentami głosowymi?

RPA może wykonywać procesy zaplecza wywoływane przez czatboty AI lub asystentów głosowych, takie jak tworzenie zgłoszeń serwisowych czy wysyłanie faktur. Czatbot obsługuje rozmowę z użytkownikiem, a RPA realizuje zadania transakcyjne w tle, tworząc kompleksowe rozwiązanie automatyzujące cały proces.