Czym jest RPA w automatyzacji?

Mimo rosnącej popularności, zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) od lat przekształca procesy biznesowe. 

RPA jest często postrzegane jako idealny przypadek użycia integracji AI lub chatbotów w biznesie: automatyzacja powtarzalnych, przyziemnych zadań.

W tym przeglądzie wyjaśnimy tajniki RPA, w tym rodzaje RPA, zadania, do których najlepiej się nadaje i jak wdrożyć rozwiązanie RPA.

Czym jest RPA?

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) to podzbiór automatyzacji procesów biznesowych. Wykorzystuje ona roboty programowe lub agentów AI do automatyzacji powtarzalnych, opartych na logice zadań wykonywanych przez człowieka i komputer.

Wykorzystując połączenie automatyzacji, wizji komputerowej i uczenia maszynowego, oprogramowanie RPA służy do automatyzacji wszelkich zadań opartych na regułach, które mają miejsce na komputerze.

Jakie zadania może zautomatyzować RPA?

RPA najlepiej nadaje się do automatyzacji powtarzalnych, opartych na regułach zadań, które obejmują ustrukturyzowane dane cyfrowe. 

Mogą one być wyzwalane przez człowieka - np. pracownika polecającego RPA kategoryzację i archiwizację nowych danych - lub wyzwalane automatycznie.

Kiedy należy korzystać z RPA?

Wraz z szybkim rozwojem AI i rozwiązań powiązanych z AI, może być trudno określić, który typ rozwiązania jest najlepszy dla potrzeb organizacji. 

Istnieje wiele zadań, które można zautomatyzować za pomocą RPA, ale w zależności od poziomu złożoności, rozsądne może być wybranie bardziej zaawansowanego rozwiązania.

Kiedy stosować RPA

RPA najlepiej nadaje się do automatyzacji powtarzalnych zadań, integracji starszych systemów, obsługi ustrukturyzowanych danych i wszelkich zadań o dużej objętości, które wymagają minimalnego podejmowania decyzji. 

Te mocne strony oznaczają, że firma powinna korzystać z RPA, jeśli chce zautomatyzować przetwarzanie faktur, uzgadnianie rekordów, poruszanie się po starym systemie mainframe lub przetwarzanie zamówień klientów.

Kiedy użyć innego rozwiązania AI

Istnieje wiele zadań, z którymi RPA nie radzi sobie dobrze, w tym:

• Obsługa nieustrukturyzowanych danych
• Spersonalizowane interakcje
• Analityka predykcyjna
• Podejmowanie decyzji
• Ciągłe uczenie się

Jeśli więc organizacja chce użyć rozwiązania AI do kategoryzowania i automatycznego odpowiadania na e-maile klientów, bardziej odpowiednim rozwiązaniem byłoby oprogramowanie do przetwarzania języka naturalnego lub konwersacyjna sztuczna inteligencja.

Jeśli firma chce rozwiązania AI do przewidywania trendów, powinna wybrać rozwiązanie uczenia maszynowego. Jeśli chcą rozwiązania, które automatycznie wchodzi w interakcje z klientami, powinni zdecydować się na chatbota AI zamiast RPA.

Przypadki użycia RPA

Oprogramowanie RPA jest szeroko stosowane - można je zastosować do każdego powtarzalnego, opartego na logice zadania cyfrowego. RPA jest jednak lepszą inwestycją, gdy do wykonania jest duża liczba takich zadań. 

Oto kilka najczęstszych zastosowań rozwiązań RPA:

Monitorowanie cen i systemu

RPA idealnie nadaje się do automatyzacji ciągłego monitorowania cen i wydajności systemu. Boty mogą śledzić zmiany cen na różnych platformach, zapewniając, że ceny firmy pozostają konkurencyjne i aktualne.

W przypadku monitorowania systemu, RPA może sprawdzać problemy z wydajnością i wysyłać alerty o wszelkich wykrytych anomaliach. Tego typu boty RPA często działają nieprzerwanie w tle oprogramowania lub systemu.

Przetwarzanie listy płac

Lista płac i inne formy księgowości organizacyjnej są często wypłacane regularnie, co czyni je łatwym przypadkiem użycia dla RPA.

Zarządzanie danymi

Większość zastosowań RPA mieści się w ogólnym pojęciu "zarządzania danymi". We wszystkich branżach powszechne zadania RPA w zakresie zarządzania danymi obejmują:

• Wprowadzanie danych
• Ekstrakcja danych
• Walidacja danych
• Migracja danych
• Czyszczenie danych
• Aktualizacje bazy danych
• Uzgadnianie danych
• Sortowanie i kategoryzacja danych

Te szerokie zadania mają zastosowanie w niemal każdej branży lub przypadku użycia - wszystko, co się zmienia, to rodzaj danych i sposób, w jaki należy je obsługiwać.

Realizacja zamówień

Powtarzalne zadania, takie jak realizacja zamówień - w tym przetwarzanie, pakowanie i wysyłka - doskonale nadają się do RPA. Wymagają one wysokiej dokładności, wiążą się z dużą ilością wprowadzanych i weryfikowanych danych oraz powtarzają ten sam proces tysiące razy.

Dokumentacja 

RPA można wykorzystać do zapewnienia odpowiedniej zgodności i dokumentacji. 

Na przykład firma prawnicza wypełniająca złożone dokumenty może korzystać z rozwiązania RPA do automatycznego wypełniania poprawnych informacji, weryfikacji kompletności i dokładności oraz zapewnienia, że ostateczne dokumenty są zgodne ze standardami regulacyjnymi.

Boty RPA mogą również archiwizować i pobierać dokumenty i dane na żądanie pracowników, a nawet tworzyć ścieżki audytu w celu śledzenia przepływów pracy i zmian.

Rodzaje RPA

RPA bez nadzoru

Bezobsługowe boty RPA działają niezależnie, bez interwencji człowieka. Zamiast być uruchamiane przez człowieka, mogą działać zgodnie z harmonogramami, być uruchamiane przez określone zdarzenia lub działać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Przykładowo, bezobsługowy bot RPA może przetwarzać dane wsadowo pod koniec każdego dnia roboczego lub automatyzować procesy płacowe.

Uczestniczył w RPA

Boty RPA współpracują z ludźmi i są zazwyczaj uruchamiane przez samych użytkowników. Boty te pomagają w zadaniach, które wymagają interwencji człowieka lub podejmowania decyzji.

Na przykład, przedstawiciel obsługi klienta może korzystać z bota RPA do pobierania informacji o kliencie podczas rozmowy telefonicznej.

Hybrydowa RPA

Hybrydowe RPA łączy w sobie obsługiwane i nienadzorowane RPA. Hybrydowe boty RPA współpracują z ludźmi, gdy jest to konieczne i działają niezależnie, gdy jest to możliwe. 

Boty te są wykorzystywane do tworzenia płynnego przepływu między zadaniami, które wymagają udziału człowieka, a tymi, które można w pełni zautomatyzować.

Przykładowo, hybrydowy bot RPA może pomagać pracownikowi podczas rozmowy, a następnie automatycznie przetwarzać resztę zadania po jej zakończeniu.

Inteligentna RPA

Inteligentna RPA - czasami nazywana inteligentną automatyzacją - odnosi się do połączenia tradycyjnej RP A z technologiami sztucznej inteligencji. Mogą one obejmować przetwarzanie języka naturalnego, uczenie maszynowe lub wizję komputerową.

RPA sama w sobie została zaprojektowana do przestrzegania ścisłych zasad i obsługi przewidywalnych, ustrukturyzowanych zadań. Działa najlepiej, gdy kroki są powtarzalne, a dane czyste i spójne.

Jednak po dodaniu sztucznej inteligencji boty RPA mogą zacząć rozpoznawać wzorce, interpretować tekst, a nawet podejmować decyzje kontekstowe.

Jakie są korzyści z RPA?

Podobnie jak inne rozwiązania związane ze sztuczną inteligencją, RPA szybko zyskuje na popularności ze względu na swoją opłacalność i wydajność. Ponieważ powtarzalne zadania często obarczone są błędem ludzkim, RPA może również poprawić ogólną dokładność.

Zwiększona produktywność

Boty RPA mogą wykonywać powtarzalne, czasochłonne zadania znacznie szybciej niż ludzie, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Obniżony koszt

Automatyzacja zadań opartych na regułach znacznie zmniejsza koszty pracy dla organizacji, zwłaszcza gdy system RPA jest skalowany lub gdy RPA jest rozszerzana na procesy biznesowe.

Zwiększona dokładność 

RPA minimalizuje błędy ludzkie w procesach takich jak wprowadzanie danych, obliczenia i obsługa dokumentów, prowadząc do większej dokładności i mniejszej liczby kosztownych błędów.

Można je również zaprogramować tak, aby ściśle przestrzegały wytycznych regulacyjnych i zgodności, jeśli firma chce zapewnić ścisłą dokumentację działań.

Wyższa satysfakcja pracowników

Pracownicy są bardziej zadowoleni z pracy, gdy mogą skupić się na angażujących zadaniach, a nie przyziemnych i powtarzalnych.

Skalowalność i możliwość dostosowania 

Rozwiązania RPA można skalować w górę lub w dół w zależności od potrzeb biznesowych, a wszystko to bez znaczących inwestycji w infrastrukturę lub zasoby.

A jeśli procesy biznesowe lub wymogi regulacyjne ulegną zmianie, nie ma potrzeby ponownego szkolenia pracowników - bota RPA można szybko przekonfigurować lub zaktualizować, aby dostosować go do nowych standardów.

RPA dla przedsiębiorstw

Enterprise RPA odnosi się do wdrażania RPA na dużą skalę w organizacji. Została zaprojektowana w celu zaspokojenia złożonych potrzeb firmy i często rozszerza się na różne procesy biznesowe. 

Wiąże się to z wdrażaniem rozwiązań RPA, które są solidne, bezpieczne, skalowalne i zdolne do obsługi dużej liczby transakcji w wielu działach lub funkcjach.

Podobnie jak chatboty dla przedsiębiorstw, RPA dla przedsiębiorstw musi spełniać wszelkie wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych i prywatności w ramach swojej jurysdykcji i przypadku użycia. Często obejmują one korzystanie ze ścieżek audytu i kontroli dostępu opartych na rolach w celu zapewnienia zgodności z wewnętrznymi zasadami, standardami branżowymi i wymogami regulacyjnymi.

Jak wdrożyć RPA

RPA naśladuje działania podejmowane przez człowieka podczas interakcji z systemami cyfrowymi. Postępuje zgodnie z zestawem instrukcji, dzięki czemu może przetwarzać dane, wykonywać transakcje i komunikować się z innymi systemami.

Oto krok po kroku, jak wdrożyć RPA:

1. Identyfikacja odpowiednich zadań 

Pierwszym krokiem we wdrażaniu RPA jest identyfikacja zadań, które są powtarzalne, oparte na regułach i czasochłonne. 

Zadania te są następnie mapowane w celu zrozumienia konkretnych kroków. Obejmuje to wyszczególnienie danych wejściowych, punktów decyzyjnych i działań potrzebnych do ukończenia procesu.

2. Zaprojektuj i zbuduj bota

Po zmapowaniu zadań programiści lub analitycy biznesowi projektują bota RPA. Obejmuje to tworzenie skryptów lub przepływów pracy, które instruują bota, co dokładnie ma robić.

3. Wdrożenie bota 

Po zaprojektowaniu bota jest on wdrażany w środowisku, w którym będzie działał - zazwyczaj w ramach istniejących aplikacji firmy. Bot wchodzi w interakcję z oprogramowaniem tak, jak robiłby to człowiek, nawigując po interfejsach, wprowadzając dane i wykonując polecenia.

4. Wykonanie bota

Po wdrożeniu bot zaczyna automatycznie wykonywać zadania. Może logować się do aplikacji, przenosić pliki, wypełniać formularze lub wyodrębniać dane z dokumentów.

5. Monitorowanie botów

Po uruchomieniu bota można go monitorować w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitu kontrolnego. Umożliwia to firmom śledzenie wydajności bota, zarządzanie jego działaniami i wprowadzanie zmian w razie potrzeby. 

Jeśli pojawi się problem, taki jak błąd systemu lub zmiana w procesie, bot może zostać ponownie skonfigurowany, aby dostosować się do nowych warunków.

6. Ciągłe doskonalenie

RPA nie jest rozwiązaniem typu "ustaw i zapomnij". Z biegiem czasu, w miarę ewolucji procesów, boty mogą wymagać aktualizacji w celu obsługi nowych zadań lub zmian w istniejących przepływach pracy. 

Ponadto, w miarę jak firmy stają się coraz bardziej zaznajomione z RPA, często znajdują nowe obszary, w których można zastosować automatyzację, co prowadzi do ciągłej ekspansji w ramach organizacji.

Wdrożenie rozwiązań AI w przyszłym miesiącu

Chatboty AI szybko osiągają masowe zastosowanie wśród przedsiębiorstw - w obsłudze klienta, operacjach wewnętrznych i handlu elektronicznym. Firmy, które są powolne w adaptacji, odczują konsekwencje przegapienia fali AI.

Botpress to nieskończenie rozszerzalna platforma do tworzenia botów stworzona dla przedsiębiorstw. Nasz stack pozwala deweloperom tworzyć chatboty i agentów AI o dowolnych możliwościach.

Nasz ulepszony pakiet zabezpieczeń zapewnia, że dane klientów są zawsze chronione i w pełni kontrolowane przez zespół programistów.

Zacznij budować już dziś - to nic nie kosztuje. 

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy RPA to to samo co sztuczna inteligencja? Czym się różnią?

Nie do końca, RPA przestrzega ścisłych zasad automatyzacji powtarzalnych zadań, podczas gdy AI naśladuje ludzką inteligencję, ucząc się i podejmując decyzje. Pomyśl o RPA jako o wykonawcy, a o AI jako o myślicielu.

2. Co odróżnia RPA od tradycyjnych narzędzi do automatyzacji?

RPA naśladuje sposób, w jaki ludzie wchodzą w interakcję z oprogramowaniem (klikanie, pisanie itp.), więc nie wymaga głębokiej integracji systemu, jak tradycyjna automatyzacja. Po prostu działa na istniejących interfejsach.

3. Czy z RPA można korzystać bez znajomości kodowania?

Tak. Wiele platform RPA to platformy typu no-code lub low-code, dzięki czemu użytkownicy biznesowi mogą tworzyć boty za pomocą narzędzi typu "przeciągnij i upuść" bez konieczności pisania skryptów.

4. Jakie są zagrożenia lub ograniczenia RPA?

RPA może się zepsuć, jeśli zmienią się systemy bazowe (np. aktualizacje interfejsu użytkownika), i zmaga się z nieustrukturyzowanymi danymi lub zadaniami wymagającymi oceny. Świetnie nadaje się do zadań opartych na regułach, ale nie jest elastyczny jak ludzie.

5. Jak RPA może współpracować z chatbotami AI lub asystentami głosowymi?

RPA może obsługiwać pracę zaplecza uruchamianą przez chatbota, taką jak aktualizowanie rekordów lub wysyłanie wiadomości e-mail, dzięki czemu sztuczna inteligencja obsługuje konwersację, a RPA zajmuje się zadaniami za kulisami.