RPA ในระบบอัตโนมัติคืออะไร?

แม้ว่า RPA จะได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่จริง ๆ แล้วเทคโนโลยีนี้ได้เปลี่ยนแปลงกระบวนการธุรกิจมาหลายปีแล้ว

RPA มักถูกมองว่าเป็นกรณีตัวอย่างที่เหมาะสำหรับการผสาน AI หรือ แชทบอทในธุรกิจ เพื่อทำให้งานซ้ำซากและน่าเบื่อเป็นอัตโนมัติ

ในบทความนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับ RPA ประเภทต่าง ๆ งานที่เหมาะสม และวิธีการนำ RPA ไปใช้งาน

RPA คืออะไร?

Robotic process automation (RPA) เป็นส่วนหนึ่งของการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นอัตโนมัติ โดยใช้ซอฟต์แวร์โรบ็อตหรือ AI agents เพื่อทำงานที่ซ้ำซากและใช้ตรรกะระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์ให้เป็นอัตโนมัติ

RPA ใช้การผสมผสานระหว่างระบบอัตโนมัติ การมองเห็นด้วยคอมพิวเตอร์ และ machine learning เพื่อทำให้งานที่มีรูปแบบและกฎเกณฑ์บนคอมพิวเตอร์เป็นอัตโนมัติ

RPA สามารถทำงานอะไรได้บ้าง?

RPA เหมาะกับงานที่ซ้ำซาก มีรูปแบบชัดเจน และใช้ข้อมูลดิจิทัลที่มีโครงสร้าง

RPA สามารถถูกสั่งงานโดยมนุษย์ เช่น พนักงานสั่งให้ RPA จัดหมวดหมู่และจัดเก็บข้อมูลใหม่ หรือจะถูกเรียกใช้อัตโนมัติก็ได้

ควรใช้ RPA เมื่อไหร่?

ด้วยการเติบโตอย่างรวดเร็วของ AI และโซลูชันที่เกี่ยวข้อง บางครั้งอาจสับสนว่าควรเลือกใช้โซลูชันแบบไหนให้เหมาะกับความต้องการขององค์กร

มีงานมากมายที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติด้วย RPA แต่หากงานนั้นซับซ้อน อาจต้องเลือกโซลูชันที่ล้ำหน้ากว่า

เมื่อไหร่ควรใช้ RPA

RPA เหมาะกับการทำงานซ้ำซาก การเชื่อมต่อกับระบบเก่า การจัดการข้อมูลที่มีโครงสร้าง และงานที่มีปริมาณมากซึ่งไม่ต้องใช้การตัดสินใจมากนัก

จุดแข็งเหล่านี้ทำให้องค์กรควรใช้ RPA หากต้องการทำให้งานอย่างการประมวลผลใบแจ้งหนี้ การกระทบยอดข้อมูล การใช้งานระบบเก่า หรือการประมวลผลคำสั่งซื้อของลูกค้าเป็นอัตโนมัติ

เมื่อไหร่ควรใช้โซลูชัน AI อื่น

มีงานจำนวนมากที่ RPA ไม่เหมาะสม เช่น:

• การจัดการข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง
• การโต้ตอบที่เป็นส่วนตัว
• การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์
• การตัดสินใจ
• การเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

ดังนั้น หากองค์กรต้องการใช้ AI เพื่อจัดหมวดหมู่และตอบอีเมลลูกค้าโดยอัตโนมัติ โซลูชันที่เหมาะสมกว่าคือซอฟต์แวร์ประมวลผลภาษาธรรมชาติหรือ AI สนทนา

หากธุรกิจต้องการ AI เพื่อทำนายแนวโน้ม ควรเลือกโซลูชัน machine learning หากต้องการโซลูชันที่โต้ตอบกับลูกค้าโดยอัตโนมัติ ควรเลือก แชทบอท AI แทน RPA

ตัวอย่างการใช้งาน RPA

ซอฟต์แวร์ RPA ถูกใช้อย่างแพร่หลาย สามารถนำไปใช้กับงานดิจิทัลที่ซ้ำซากและมีตรรกะได้ทุกประเภท อย่างไรก็ตาม RPA จะคุ้มค่ามากที่สุดเมื่อมีปริมาณงานเหล่านี้จำนวนมาก

ตัวอย่างการใช้งาน RPA ที่พบบ่อย ได้แก่

การตรวจสอบราคาและระบบ

RPA เหมาะสำหรับการทำงานอัตโนมัติเพื่อเฝ้าติดตามราคาสินค้าและประสิทธิภาพของระบบอย่างต่อเนื่อง บอทสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงราคาบนหลายแพลตฟอร์ม เพื่อให้ราคาของบริษัทสามารถแข่งขันและทันสมัยอยู่เสมอ

สำหรับการตรวจสอบระบบ RPA สามารถเช็คปัญหาประสิทธิภาพและแจ้งเตือนเมื่อพบความผิดปกติ บอทประเภทนี้มักทำงานอยู่เบื้องหลังตลอดเวลาในซอฟต์แวร์หรือระบบ

การประมวลผลเงินเดือน

การประมวลผลเงินเดือนและงานบัญชีองค์กรอื่น ๆ มักต้องจ่ายเป็นประจำ จึงเหมาะกับการใช้ RPA

การจัดการข้อมูล

การใช้งาน RPA ส่วนใหญ่จัดอยู่ในหมวด 'การจัดการข้อมูล' โดยงานจัดการข้อมูลที่พบบ่อยในแต่ละอุตสาหกรรม ได้แก่:

• การป้อนข้อมูล
• การดึงข้อมูล
• การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• การย้ายข้อมูล
• การล้างข้อมูล
• การอัปเดตฐานข้อมูล
• การกระทบยอดข้อมูล
• การจัดเรียงและจัดหมวดหมู่ข้อมูล

งานเหล่านี้พบได้ในแทบทุกอุตสาหกรรมหรือกรณีใช้งาน สิ่งที่แตกต่างกันคือประเภทของข้อมูลและวิธีการจัดการ

การดำเนินการสั่งซื้อ

งานที่ทำซ้ำบ่อย ๆ เช่น การดำเนินการสั่งซื้อ ซึ่งรวมถึงการจัดเตรียมและจัดส่งสินค้า เหมาะกับ RPA เพราะต้องการความแม่นยำสูง มีการป้อนและตรวจสอบข้อมูลจำนวนมาก และต้องทำขั้นตอนเดิมซ้ำหลายพันครั้ง

การจัดทำเอกสาร

RPA สามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดทำเอกสารและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นไปอย่างถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น บริษัทกฎหมายที่ต้องกรอกเอกสารซับซ้อน อาจใช้ RPA เพื่อกรอกข้อมูล ตรวจสอบความครบถ้วนและความถูกต้อง และให้แน่ใจว่าเอกสารสุดท้ายเป็นไปตามมาตรฐานข้อบังคับ

บอท RPA ยังสามารถจัดเก็บและค้นหาเอกสารหรือข้อมูลตามที่พนักงานร้องขอ หรือสร้างประวัติการตรวจสอบเพื่อบันทึกขั้นตอนและการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ได้ด้วย

ประเภทของ RPA

RPA อัตโนมัติ (Unattended RPA)

บอท RPA อัตโนมัติทำงานได้เองโดยไม่ต้องมีมนุษย์คอยควบคุม สามารถตั้งเวลา เรียกใช้ตามเหตุการณ์ หรือทำงานตลอด 24 ชั่วโมงได้

ตัวอย่างเช่น บอท RPA อัตโนมัติอาจประมวลผลข้อมูลเป็นชุดเมื่อสิ้นวันทำงาน หรือทำงานประมวลผลเงินเดือนโดยอัตโนมัติ

RPA ร่วมมือกับมนุษย์ (Attended RPA)

บอท RPA ประเภทนี้ทำงานร่วมกับผู้ใช้ และมักถูกเรียกใช้โดยผู้ใช้เอง เพื่อช่วยในงานที่ต้องการการตัดสินใจหรือการแทรกแซงของมนุษย์

ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าอาจใช้บอท RPA เพื่อดึงข้อมูลลูกค้าขณะสนทนาทางโทรศัพท์

RPA แบบผสม (Hybrid RPA)

RPA แบบผสมผสานการทำงานระหว่าง RPA อัตโนมัติและ RPA ร่วมมือกับมนุษย์ บอทจะโต้ตอบกับมนุษย์เมื่อจำเป็น และทำงานเองเมื่อเป็นไปได้

บอทประเภทนี้ช่วยให้กระบวนการทำงานที่ต้องใช้ข้อมูลจากมนุษย์และงานที่สามารถทำอัตโนมัติได้เชื่อมต่อกันอย่างราบรื่น

ตัวอย่างเช่น บอท RPA แบบผสมอาจช่วยพนักงานระหว่างคุยโทรศัพท์ แล้วดำเนินการงานที่เหลือโดยอัตโนมัติหลังจบสาย

RPA อัจฉริยะ (Intelligent RPA)

RPA อัจฉริยะ หรือที่เรียกว่า intelligent automation คือการผสาน RPA แบบดั้งเดิมเข้ากับเทคโนโลยี AI เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ machine learning หรือ computer vision

RPA แบบดั้งเดิมจะทำตามกฎอย่างเคร่งครัดและเหมาะกับงานที่มีรูปแบบและข้อมูลที่ชัดเจน

แต่เมื่อผสาน AI เข้าไป บอท RPA จะสามารถจดจำรูปแบบ วิเคราะห์ข้อความ และตัดสินใจตามบริบทได้

ประโยชน์ของ RPA มีอะไรบ้าง?

เช่นเดียวกับโซลูชันที่เกี่ยวข้องกับ AI อื่น ๆ RPA กำลังได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วเพราะประหยัดต้นทุนและมีประสิทธิภาพสูง งานซ้ำซากที่มนุษย์ทำมักเกิดข้อผิดพลาด RPA จึงช่วยเพิ่มความถูกต้องโดยรวมได้ด้วย

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

บอท RPA สามารถจัดการงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานานได้เร็วกว่ามนุษย์มาก ทำให้พนักงานมีเวลามุ่งเน้นกับงานที่มีความสำคัญมากขึ้น

ลดต้นทุน

การทำให้งานที่มีกฎเกณฑ์เป็นอัตโนมัติช่วยลดต้นทุนแรงงานขององค์กรได้อย่างมาก โดยเฉพาะเมื่อขยายระบบ RPA หรือใช้กับกระบวนการทางธุรกิจหลายส่วน

เพิ่มความถูกต้อง

RPA ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ในงานอย่างการป้อนข้อมูล การคำนวณ และการจัดการเอกสาร ส่งผลให้ความถูกต้องสูงขึ้นและลดความผิดพลาดที่มีต้นทุนสูง

พวกมันยังสามารถตั้งโปรแกรมให้ปฏิบัติตามแนวทางด้านกฎระเบียบและข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อบังคับอย่างเคร่งครัดได้ หากบริษัทต้องการให้มีการบันทึกการดำเนินการต่าง ๆ อย่างละเอียด

เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

พนักงานจะมีความพึงพอใจในการทำงานมากขึ้นเมื่อสามารถมุ่งเน้นกับงานที่น่าสนใจ แทนที่จะต้องทำงานซ้ำซากที่น่าเบื่อ

สามารถขยายและปรับเปลี่ยนได้

โซลูชัน RPA สามารถขยายหรือลดขนาดได้ตามความต้องการของธุรกิจ โดยไม่ต้องลงทุนด้านโครงสร้างพื้นฐานหรือทรัพยากรเพิ่มเติมมากนัก

และหากกระบวนการทางธุรกิจหรือข้อกำหนดด้านกฎระเบียบมีการเปลี่ยนแปลง ก็ไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่ – เพียงแค่ปรับหรืออัปเดตบอท RPA ให้ตรงกับมาตรฐานใหม่ได้อย่างรวดเร็ว

RPA สำหรับองค์กร

RPA สำหรับองค์กร หมายถึงการนำ RPA ไปใช้ในวงกว้างภายในองค์กร ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ความต้องการที่ซับซ้อนของธุรกิจ และมักครอบคลุมกระบวนการหลากหลายด้าน

เกี่ยวข้องกับการติดตั้งโซลูชัน RPA ที่มีความแข็งแกร่ง ปลอดภัย ปรับขนาดได้ และรองรับปริมาณธุรกรรมจำนวนมากในหลายแผนกหรือฟังก์ชันงาน

เช่นเดียวกับ แชทบอทสำหรับองค์กร RPA สำหรับองค์กรต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลทุกประการตามเขตอำนาจและกรณีการใช้งาน ซึ่งมักรวมถึงการใช้ระบบบันทึกการทำงาน (audit trail) และการควบคุมสิทธิ์ตามบทบาท เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายภายใน มาตรฐานอุตสาหกรรม และข้อกำหนดทางกฎหมาย

วิธีการนำ RPA ไปใช้

RPA เลียนแบบการกระทำที่มนุษย์จะทำเมื่อต้องโต้ตอบกับระบบดิจิทัล โดยทำตามชุดคำสั่งเพื่อประมวลผลข้อมูล ดำเนินธุรกรรม และสื่อสารกับระบบอื่น ๆ

นี่คือขั้นตอนการนำ RPA ไปใช้แบบทีละขั้นตอน:

1. ระบุงานที่เหมาะสม

ขั้นตอนแรกของการนำ RPA ไปใช้คือการระบุงานที่ซ้ำ ๆ มีรูปแบบชัดเจน และใช้เวลามาก

จากนั้นจะทำแผนผังขั้นตอนของงานเหล่านี้เพื่อให้เข้าใจรายละเอียดแต่ละขั้น รวมถึงข้อมูลที่ต้องใช้ จุดตัดสินใจ และการดำเนินการที่จำเป็นสำหรับกระบวนการนั้น

2. ออกแบบและสร้างบอท

เมื่อได้แผนผังงานแล้ว นักพัฒนาหรือวิเคราะห์ธุรกิจจะออกแบบบอท RPA โดยสร้างสคริปต์หรือเวิร์กโฟลว์ที่สั่งให้บอททำงานตามที่ต้องการ

3. ติดตั้งบอท

หลังจากออกแบบบอทเสร็จแล้ว จะนำไปติดตั้งในสภาพแวดล้อมที่ต้องการใช้งาน – โดยปกติจะอยู่ในซอฟต์แวร์ที่บริษัทใช้งานอยู่ บอทจะโต้ตอบกับซอฟต์แวร์เหมือนกับที่มนุษย์ทำ เช่น การนำทางในหน้าจอ กรอกข้อมูล และสั่งงานต่าง ๆ

4. การทำงานของบอท

เมื่อบอทถูกติดตั้งแล้ว มันจะเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติ เช่น เข้าสู่ระบบแอปพลิเคชัน ย้ายไฟล์ กรอกแบบฟอร์ม หรือดึงข้อมูลจากเอกสาร

5. การตรวจสอบบอท

เมื่อบอทเริ่มทำงานแล้ว สามารถตรวจสอบสถานะได้แบบเรียลไทม์ผ่านแดชบอร์ดควบคุม ช่วยให้ธุรกิจติดตามประสิทธิภาพของบอท จัดการกิจกรรม และปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ

หากเกิดปัญหา เช่น ข้อผิดพลาดของระบบหรือกระบวนการเปลี่ยนแปลง ก็สามารถปรับแต่งบอทให้เหมาะสมกับเงื่อนไขใหม่ได้

6. ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

RPA ไม่ใช่โซลูชันแบบตั้งแล้วจบ เมื่อเวลาผ่านไป กระบวนการอาจเปลี่ยนแปลง บอทอาจต้องอัปเดตเพื่อรองรับงานใหม่หรือปรับเวิร์กโฟลว์เดิม

นอกจากนี้ เมื่อบริษัทคุ้นเคยกับ RPA มากขึ้น ก็มักจะพบโอกาสใหม่ ๆ ในการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในส่วนอื่น ๆ ขององค์กรอย่างต่อเนื่อง

เริ่มใช้งานโซลูชัน AI เดือนหน้า

แชทบอท AI กำลังได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วในองค์กรต่าง ๆ ทั้งด้านบริการลูกค้า งานภายใน และอีคอมเมิร์ซ บริษัทที่ปรับตัวช้าจะพลาดโอกาสสำคัญจากกระแส AI นี้

Botpress คือแพลตฟอร์มสร้างบอทที่ขยายขีดความสามารถได้ไม่สิ้นสุด สร้างขึ้นสำหรับองค์กร สแต็กของเราช่วยให้นักพัฒนาสามารถสร้างแชทบอทและเอเจนต์ AI ที่มีความสามารถได้ทุกประเภท

ชุดความปลอดภัยขั้นสูงของเราช่วยให้ข้อมูลลูกค้าปลอดภัยอยู่เสมอ และอยู่ภายใต้การควบคุมของทีมพัฒนาของคุณอย่างสมบูรณ์

เริ่มสร้างได้เลยวันนี้ – ฟรี

คำถามที่พบบ่อย

1. RPA กับ AI เหมือนกันหรือไม่? แตกต่างกันอย่างไร?

RPA (Robotic Process Automation) ไม่เหมือนกับ AI RPA จะทำงานอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้ โดยเลียนแบบการกระทำของผู้ใช้ (เช่น คลิกหรือพิมพ์) ส่วน AI จะจำลองการคิดของมนุษย์และเรียนรู้จากข้อมูลเพื่อใช้ตัดสินใจ RPA มีความแน่นอนและทำตามสคริปต์ ส่วน AI มีความยืดหยุ่นและปรับตัวได้

2. อะไรที่ทำให้ RPA แตกต่างจากเครื่องมืออัตโนมัติแบบเดิม?

ความแตกต่างหลักคือ RPA โต้ตอบกับแอปพลิเคชันผ่านส่วนติดต่อผู้ใช้ (เหมือนมนุษย์) จึงไม่ต้องเชื่อมต่อระบบหรือเขียนโค้ดฝั่งเซิร์ฟเวอร์ให้ซับซ้อน เครื่องมืออัตโนมัติแบบเดิมต้องใช้ API หรือโค้ดฝั่งหลังบ้าน แต่ RPA สามารถนำไปใช้ได้รวดเร็วโดยเลียนแบบการคลิกเมาส์และการพิมพ์

3. สามารถใช้ RPA ได้โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านโค้ดหรือไม่?

ได้ RPA สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านโค้ด แพลตฟอร์ม RPA สมัยใหม่ เช่น UiPath และ Power Automate มีอินเทอร์เฟซแบบลากแล้ววางและไม่ต้องเขียนโค้ด ช่วยให้ผู้ใช้งานทางธุรกิจสร้างระบบอัตโนมัติผ่านเวิร์กโฟลว์แบบภาพได้

4. RPA มีความเสี่ยงหรือข้อจำกัดอะไรบ้าง?

RPA มีข้อจำกัด เช่น ความเปราะบาง – บอทอาจหยุดทำงานหากส่วนติดต่อผู้ใช้ของแอปพลิเคชันเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ RPA ยังจัดการกับข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง (เช่น อีเมลหรือเอกสารสแกน) ได้ไม่ดี และไม่สามารถทำงานที่ต้องใช้การตัดสินใจของมนุษย์ได้

5. RPA สามารถทำงานร่วมกับแชทบอท AI หรือผู้ช่วยเสียงได้อย่างไร?

RPA สามารถดำเนินกระบวนการหลังบ้านที่ถูกเรียกโดยแชทบอท AI หรือผู้ช่วยเสียง เช่น การสร้างทิกเก็ตสนับสนุนหรือส่งใบแจ้งหนี้ แชทบอทจะดูแลการสนทนากับผู้ใช้ ส่วน RPA จะจัดการงานธุรกรรมเบื้องหลัง ทำให้เกิดโซลูชันอัตโนมัติแบบครบวงจร