RPA ในระบบอัตโนมัติคืออะไร?

เมื่อใดที่ควรใช้ RPA

RPA เหมาะที่สุดสําหรับงานซ้ํา ๆ โดยอัตโนมัติ การรวมระบบเดิม การจัดการข้อมูลที่มีโครงสร้าง และงานที่มีปริมาณมากที่ต้องตัดสินใจน้อยที่สุด 

จุดแข็งเหล่านี้หมายความว่าธุรกิจควรใช้ RPA หากต้องการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ กระทบยอดบันทึก การนําทางผ่านเมนเฟรมเก่า หรือการประมวลผลคําสั่งซื้อของลูกค้า

เมื่อใดควรใช้โซลูชัน AI อื่น

มีงานมากมายที่ RPA ไม่สามารถจัดการได้ดี ได้แก่:

• การจัดการข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง
• การโต้ตอบส่วนบุคคล
• การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์
• การตัดสินใจ
• การเรียนรู้ต่อเนื่อง

ดังนั้นหากองค์กรต้องการใช้โซลูชัน AI เพื่อจัดหมวดหมู่และตอบกลับอีเมลของลูกค้าโดยอัตโนมัติ

หากธุรกิจต้องการโซลูชัน AI เพื่อคาดการณ์แนวโน้ม ควรเลือกโซลูชันแมชชีนเลิร์นนิง หากพวกเขาต้องการโซลูชันที่โต้ตอบกับลูกค้าโดยอัตโนมัติ ควรเลือกใช้ แชทบอท AI มากกว่า RPA

การตรวจสอบราคาและระบบ

RPA เหมาะอย่างยิ่งสําหรับการตรวจสอบราคาและประสิทธิภาพของระบบอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติ บอทสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงราคาในแพลตฟอร์มต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าราคาของบริษัทยังคงแข่งขันได้และเป็นปัจจุบัน

สําหรับการตรวจสอบระบบ RPA สามารถตรวจสอบปัญหาด้านประสิทธิภาพและส่งการแจ้งเตือนสําหรับความผิดปกติที่ตรวจพบ บอท RPA ประเภทนี้มักจะทํางานอย่างต่อเนื่องในพื้นหลังของซอฟต์แวร์หรือระบบ

การประมวลผลบัญชีเงินเดือน

บัญชีเงินเดือนและการบัญชีองค์กรรูปแบบอื่นๆ มักจะจ่ายเป็นประจํา ทําให้เป็นกรณีการใช้งานที่ง่ายสําหรับ RPA

การจัดการข้อมูล

แอปพลิเคชัน RPA ส่วนใหญ่อยู่ภายใต้คําศัพท์ของ 'การจัดการข้อมูล' งานการจัดการข้อมูล RPA ทั่วไปในอุตสาหกรรมต่างๆ ได้แก่:

• การป้อนข้อมูล
• การดึงข้อมูล
• การตรวจสอบข้อมูล
• การย้ายข้อมูล
• การล้างข้อมูล
• การอัปเดตฐานข้อมูล
• การกระทบยอดข้อมูล
• การเรียงลําดับและการจัดหมวดหมู่ข้อมูล

งานกว้างๆ เหล่านี้มีอยู่ในเกือบทุกอุตสาหกรรมหรือกรณีการใช้งาน – สิ่งที่เปลี่ยนแปลงคือประเภทของข้อมูลและวิธีการจัดการ

การปฏิบัติตามคําสั่งซื้อ

งานซ้ําๆ เช่น การปฏิบัติตามคําสั่งซื้อ รวมถึงการประมวลผล การบรรจุ และการจัดส่ง เหมาะอย่างยิ่งสําหรับ RPA ต้องใช้ความแม่นยําสูง เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้องจํานวนมาก และทําซ้ํากระบวนการเดียวกันหลายพันครั้ง

การเอกสาร 

สามารถใช้ RPA เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกําหนดและเอกสารที่เหมาะสม 

ตัวอย่างเช่น สํานักงานกฎหมายที่กรอกเอกสารที่ซับซ้อนอาจใช้โซลูชัน RPA เพื่อกรอกข้อมูลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารขั้นสุดท้ายเป็นไปตามมาตรฐานการกํากับดูแล

บอท RPA ยังสามารถเก็บถาวรและดึงเอกสารและข้อมูลตามที่พนักงานที่เป็นมนุษย์ร้องขอ หรือแม้แต่สร้างเส้นทางการตรวจสอบเพื่อติดตามเวิร์กโฟลว์และการเปลี่ยนแปลง

RPA แบบไม่ต้องใส่ข้อมูล

บอท RPA แบบไม่ต้องใส่ข้อมูลทํางานอย่างอิสระโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์ แทนที่จะถูกกระตุ้นโดยมนุษย์พวกเขาสามารถทํางานตามกําหนดเวลาถูกกระตุ้นโดยเหตุการณ์เฉพาะหรือทํางานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน

ตัวอย่างเช่น บอท RPA แบบอัตโนมัติอาจประมวลผลข้อมูลเป็นชุดเมื่อสิ้นสุดวันทํางานทุกๆ วัน หรือทําให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนเป็นแบบอัตโนมัติ

เข้าร่วม RPA

บอท RPA ที่เข้าร่วมจะทํางานร่วมกับผู้ใช้ที่เป็นมนุษย์และโดยทั่วไปจะถูกเรียกใช้โดยผู้ใช้เอง บอทเหล่านี้ช่วยในงานที่ต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์หรือการตัดสินใจ

ตัวอย่างเช่น ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจใช้บอท RPA ที่เข้าร่วมเพื่อดึงข้อมูลลูกค้าขณะโทร

RPA แบบไฮบริด

RPA แบบไฮบริดรวม RPA แบบมีผู้ดูแลและแบบไม่ต้องใส่ข้อมูล บอท RPA แบบไฮบริดโต้ตอบกับมนุษย์เมื่อจําเป็นและทํางานอย่างอิสระเมื่อเป็นไปได้ 

บอทเหล่านี้ใช้เพื่อสร้างโฟลว์ที่ราบรื่นระหว่างงานที่ต้องป้อนข้อมูลจากมนุษย์และงานที่สามารถทํางานอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์

ตัวอย่างเช่น บอท RPA แบบไฮบริดอาจช่วยเหลือและพนักงานในระหว่างการโทร จากนั้นจะประมวลผลงานที่เหลือโดยอัตโนมัติหลังจากการโทรเสร็จสิ้น

RPA อัจฉริยะ

RPA อัจฉริยะ — บางครั้งเรียกว่าระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ — หมายถึงการผสมผสานระหว่าง RPA แบบดั้งเดิมกับเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ ซึ่งอาจรวมถึงการประมวลผลภาษาธรรมชาติ การเรียนรู้ของเครื่องจักร หรือการมองเห็นด้วยคอมพิวเตอร์

RPA ได้รับการออกแบบมาให้ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดและจัดการงานที่มีโครงสร้างชัดเจนได้ด้วยตัวเอง โดยจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อขั้นตอนต่างๆ เกิดขึ้นซ้ำๆ และข้อมูลมีความชัดเจนและสอดคล้องกัน

แต่ด้วย AI ที่เพิ่มเข้ามา บอท RPA จะสามารถเริ่มจดจำรูปแบบ ตีความข้อความ และแม้แต่ตัดสินใจโดยคำนึงถึงบริบทได้

เพิ่มผลผลิต

บอท RPA สามารถจัดการงานที่ซ้ําซากและใช้เวลานานได้เร็วกว่ามนุษย์มาก ซึ่งทําให้พนักงานมีอิสระในการมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ลดต้นทุน

การทํางานตามกฎโดยอัตโนมัติช่วยลดต้นทุนแรงงานสําหรับองค์กรได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการปรับขนาดระบบ RPA หรือเมื่อ RPA ถูกขยายไปทั่วทั้งกระบวนการทางธุรกิจ

ปรับปรุงความแม่นยํา 

RPA ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ในกระบวนการต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูล การคํานวณ และการจัดการเอกสาร ซึ่งนําไปสู่ความแม่นยําที่สูงขึ้นและข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายน้อยลง

นอกจากนี้ยังสามารถตั้งโปรแกรมให้ปฏิบัติตามแนวทางการกํากับดูแลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัดหาก บริษัท ต้องการให้แน่ใจว่ามีเอกสารการดําเนินการที่เข้มงวด

ความพึงพอใจของพนักงานที่สูงขึ้น

พนักงานจะพึงพอใจในที่ทํางานมากขึ้นเมื่อพวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีส่วนร่วม มากกว่างานธรรมดาและซ้ําซาก

ปรับขนาดได้และปรับเปลี่ยนได้ 

โซลูชัน RPA สามารถปรับขนาดขึ้นหรือลงได้ตามความต้องการทางธุรกิจ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานหรือทรัพยากรจํานวนมาก

และหากกระบวนการทางธุรกิจหรือข้อกําหนดด้านกฎระเบียบเปลี่ยนแปลง ก็ไม่จําเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่ – บอท RPA สามารถกําหนดค่าหรืออัปเดตใหม่ได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้ตรงกับมาตรฐานใหม่

1. ระบุงานที่เหมาะสม 

ขั้นตอนแรกในการนํา RPA ไปใช้คือการระบุงานที่ซ้ําซาก ตามกฎ และใช้เวลานาน 

จากนั้นงานเหล่านี้จะถูกจัดทําแผนที่เพื่อทําความเข้าใจขั้นตอนเฉพาะที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรวมถึงรายละเอียดการป้อนข้อมูล จุดตัดสินใจ และการดําเนินการที่จําเป็นเพื่อให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์

2. ออกแบบและสร้างบอท

เมื่อแมปงานแล้วนักพัฒนาหรือนักวิเคราะห์ธุรกิจจะออกแบบบอท RPA สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างสคริปต์หรือเวิร์กโฟลว์ที่แนะนําบอทว่าต้องทําอะไร

3. ปรับใช้บอท 

หลังจากออกแบบบอทแล้ว บอทจะถูกปรับใช้ในสภาพแวดล้อมที่จะทํางาน ซึ่งโดยทั่วไปจะอยู่ภายในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ของบริษัท บอทโต้ตอบกับซอฟต์แวร์เช่นเดียวกับมนุษย์ นําทางอินเทอร์เฟซ ป้อนข้อมูล และดําเนินการคําสั่ง

4. การดําเนินการบอท

เมื่อปรับใช้บอท บอทจะเริ่มทํางานโดยอัตโนมัติ สามารถลงชื่อเข้าใช้แอปพลิเคชัน ย้ายไฟล์ กรอกแบบฟอร์ม หรือดึงข้อมูลจากเอกสาร

5. การตรวจสอบบอท

เมื่อบอททํางานแล้ว สามารถตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์ผ่านแดชบอร์ดควบคุม สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามประสิทธิภาพของบอท จัดการกิจกรรม และทําการปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ 

หากเกิดปัญหาขึ้น เช่น ข้อผิดพลาดของระบบหรือการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ บอทสามารถกําหนดค่าใหม่เพื่อปรับให้เข้ากับเงื่อนไขใหม่ได้

6. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

RPA ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาแบบตั้งแล้วลืม เมื่อเวลาผ่านไป เมื่อกระบวนการพัฒนาขึ้น บอทอาจต้องได้รับการอัปเดตเพื่อจัดการกับงานใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ 

นอกจากนี้ เมื่อบริษัทต่างๆ คุ้นเคยกับ RPA มากขึ้น พวกเขามักจะพบพื้นที่ใหม่ๆ ที่สามารถนําระบบอัตโนมัติไปใช้ ซึ่งนําไปสู่การขยายตัวอย่างต่อเนื่องภายในองค์กร

1. RPA เหมือนกับ AI ไหม? ต่างกันอย่างไร?

ไม่ค่อยใช่ RPA ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเพื่อทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ในขณะที่ AI เลียนแบบสติปัญญาของมนุษย์ด้วยการเรียนรู้และการตัดสินใจ ลองคิดดูว่า RPA เป็นผู้ลงมือทำ และ AI เป็นผู้คิด

2. อะไรที่ทำให้ RPA แตกต่างจากเครื่องมืออัตโนมัติแบบดั้งเดิม?

RPA เลียนแบบวิธีที่มนุษย์โต้ตอบกับซอฟต์แวร์ (เช่น การคลิก การพิมพ์ ฯลฯ) ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการบูรณาการระบบอย่างลึกซึ้งเหมือนระบบอัตโนมัติแบบดั้งเดิม เพียงทำงานบนอินเทอร์เฟซที่มีอยู่เดิม

3. สามารถใช้ RPA ได้โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านการเขียนโค้ดหรือไม่?

ใช่ แพลตฟอร์ม RPA จำนวนมากเป็นแบบ no-code หรือ low-code ดังนั้นผู้ใช้ทางธุรกิจจึงสามารถสร้างบอทโดยใช้เครื่องมือลากและวางได้โดยไม่ต้องเขียนสคริปต์

4. RPA มีความเสี่ยงหรือข้อจำกัดอะไรบ้าง?

RPA อาจล้มเหลวได้หากระบบพื้นฐานมีการเปลี่ยนแปลง (เช่น การอัปเดต UI) และมีปัญหาในการจัดการข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างหรืองานที่ต้องใช้การตัดสิน RPA เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานที่อิงกฎเกณฑ์ แต่ไม่ยืดหยุ่นเหมือนมนุษย์

5. RPA ทำงานร่วมกับแชทบอท AI หรือผู้ช่วยเสียงได้อย่างไร

RPA สามารถจัดการงานเบื้องหลังที่เกิดจากแชทบอทได้ เช่น การอัปเดตบันทึกหรือการส่งอีเมล ดังนั้น AI จึงจัดการการสนทนา และ RPA จะดูแลงานเบื้องหลัง