Wat is RPA in automatisering?

Hoewel de populariteit snel toeneemt, verandert robotic process automation (RPA) al jaren bedrijfsprocessen.

RPA wordt vaak gezien als hét voorbeeld voor AI-integratie of chatbots in het bedrijfsleven: het automatiseren van repetitieve, saaie taken.

In dit overzicht leggen we uit wat RPA is, welke soorten er zijn, voor welke taken het geschikt is en hoe je een RPA-oplossing inzet.

Wat is RPA?

Robotic process automation (RPA) is een vorm van bedrijfsprocesautomatisering. Het gebruikt software-robots of AI-agenten om repetitieve, logische, mens-computer taken te automatiseren.

Met een combinatie van automatisering, computer vision en machine learning wordt RPA-software ingezet om alle regelgestuurde taken op een computer te automatiseren.

Welke taken kan RPA automatiseren?

RPA is het meest geschikt voor het automatiseren van repetitieve, regelgestuurde taken met gestructureerde digitale data.

Ze kunnen door een mens worden gestart – bijvoorbeeld als een medewerker een RPA instrueert om nieuwe data te categoriseren en op te slaan – of automatisch worden getriggerd.

Wanneer gebruik ik RPA?

Door de snelle opkomst van AI en aanverwante oplossingen is het soms lastig te bepalen welk type oplossing het beste past bij de behoeften van een organisatie.

Veel taken kunnen met RPA worden geautomatiseerd, maar afhankelijk van de complexiteit kan het verstandig zijn om voor een geavanceerdere oplossing te kiezen.

Wanneer gebruik je RPA

RPA is ideaal voor het automatiseren van repetitieve taken, het integreren van oude systemen, het verwerken van gestructureerde data en elk grootschalig proces dat weinig beslissingen vereist.

Hierdoor is RPA geschikt voor het automatiseren van factuurverwerking, het afstemmen van gegevens, navigeren door oude mainframes of het verwerken van klantorders.

Wanneer kies je voor een andere AI-oplossing

Er zijn veel taken waar RPA minder geschikt voor is, zoals:

• Werken met ongestructureerde data
• Persoonlijke interacties
• Voorspellende analyses
• Besluitvorming
• Continu leren

Wil een organisatie AI inzetten om klantmails te categoriseren en automatisch te beantwoorden, dan is natuurlijke taalverwerking of conversational AI een betere keuze.

Wil een bedrijf AI gebruiken om trends te voorspellen, dan is een machine learning-oplossing geschikt. Voor automatische klantinteractie is een AI-chatbot beter dan RPA.

RPA-toepassingen

RPA-software wordt breed ingezet – het kan op elke repetitieve, logische digitale taak worden toegepast. RPA is vooral rendabel als er veel van zulke taken zijn.

Dit zijn enkele van de meest voorkomende toepassingen van RPA-oplossingen:

Prijs- en systeemmonitoring

RPA is ideaal voor het continu monitoren van prijzen en systeemprestaties. Bots kunnen prijswijzigingen op verschillende platforms volgen, zodat de prijzen van een bedrijf concurrerend en actueel blijven.

Voor systeemmonitoring kan RPA prestatieproblemen opsporen en waarschuwingen sturen bij afwijkingen. Dit soort RPA-bots draaien vaak continu op de achtergrond van software of systemen.

Loonverwerking

Loonverwerking en andere vormen van bedrijfsadministratie vinden vaak periodiek plaats, waardoor ze eenvoudig te automatiseren zijn met RPA.

Datamanagement

De meeste RPA-toepassingen vallen onder de noemer ‘datamanagement’. In verschillende sectoren zijn veelvoorkomende RPA-taken op het gebied van datamanagement:

• Gegevensinvoer
• Gegevensextractie
• Gegevensvalidatie
• Datamigratie
• Gegevens opschonen
• Database-updates
• Gegevensafstemming
• Gegevens sorteren en categoriseren

Deze brede taken komen in vrijwel elke sector of toepassing voor – alleen het type data en de verwerking verschillen.

Orderafhandeling

Repetitieve taken zoals orderafhandeling – inclusief het verwerken, verpakken en verzenden – zijn uitermate geschikt voor RPA. Het vereist hoge nauwkeurigheid, veel gegevensinvoer en -validatie, en het proces wordt duizenden keren herhaald.

Documentatie

RPA kan worden ingezet om te zorgen voor correcte naleving en documentatie.

Een advocatenkantoor kan bijvoorbeeld een RPA-oplossing gebruiken om automatisch de juiste informatie in te vullen, de volledigheid en juistheid te controleren en te zorgen dat documenten aan regelgeving voldoen.

RPA-bots kunnen ook documenten en data archiveren en opvragen op verzoek van medewerkers, of zelfs audit trails aanmaken om werkprocessen en wijzigingen te volgen.

Soorten RPA

Onbewaakte RPA

Onbewaakte RPA-bots werken zelfstandig, zonder menselijke tussenkomst. Ze kunnen op schema draaien, door specifieke gebeurtenissen worden gestart of 24/7 actief zijn.

Een voorbeeld: een onbewaakte RPA-bot verwerkt elke werkdag aan het einde van de dag gegevens in bulk, of automatiseert de loonverwerking.

Bewaakte RPA

Bewaakte RPA-bots werken samen met mensen en worden meestal door de gebruiker zelf gestart. Deze bots ondersteunen bij taken die menselijke tussenkomst of beslissingen vereisen.

Een klantenservicemedewerker kan bijvoorbeeld een bewaakte RPA-bot gebruiken om klantinformatie op te halen tijdens een telefoongesprek.

Hybride RPA

Hybride RPA combineert bewaakte en onbewaakte RPA. Hybride RPA-bots werken samen met mensen wanneer nodig en opereren zelfstandig waar mogelijk.

Deze bots zorgen voor een soepele overgang tussen taken die menselijke input vereisen en taken die volledig geautomatiseerd kunnen worden.

Een hybride RPA-bot kan bijvoorbeeld een medewerker ondersteunen tijdens een gesprek en daarna automatisch de rest van de taak verwerken.

Intelligente RPA

Intelligente RPA – ook wel intelligente automatisering genoemd – is de combinatie van traditionele RPA met kunstmatige intelligentie. Dit kan natuurlijke taalverwerking, machine learning of computer vision omvatten.

Op zichzelf is RPA bedoeld om strikte regels te volgen en voorspelbare, gestructureerde taken uit te voeren. Het werkt het beste bij herhalende stappen en schone, consistente data.

Met AI erbij kunnen RPA-bots echter patronen herkennen, tekst interpreteren en zelfs contextafhankelijke beslissingen nemen.

Wat zijn de voordelen van RPA?

Net als andere AI-gerelateerde oplossingen groeit RPA snel in populariteit vanwege de kostenefficiëntie en effectiviteit. Omdat repetitieve taken vaak foutgevoelig zijn, kan RPA ook de nauwkeurigheid verbeteren.

Hogere productiviteit

RPA-bots kunnen repetitieve, tijdrovende taken veel sneller uitvoeren dan mensen, waardoor medewerkers zich kunnen richten op meer strategisch werk.

Lagere kosten

Het automatiseren van regelgestuurde taken verlaagt de arbeidskosten aanzienlijk, vooral als een RPA-systeem wordt opgeschaald of over meerdere bedrijfsprocessen wordt ingezet.

Betere nauwkeurigheid

RPA minimaliseert menselijke fouten bij processen zoals gegevensinvoer, berekeningen en documentverwerking, wat leidt tot hogere nauwkeurigheid en minder kostbare vergissingen.

Ze kunnen ook zo geprogrammeerd worden dat ze strikt voldoen aan regelgeving en compliance-richtlijnen, als een bedrijf volledige documentatie van handelingen wil waarborgen.

Hogere medewerkerstevredenheid

Werknemers zijn meer tevreden op het werk wanneer ze zich kunnen richten op boeiende taken in plaats van op saaie en repetitieve werkzaamheden.

Schaalbaar en aanpasbaar

RPA-oplossingen kunnen eenvoudig opgeschaald of afgeschaald worden op basis van de behoeften van het bedrijf, zonder grote investeringen in infrastructuur of middelen.

En als bedrijfsprocessen of regelgeving veranderen, hoeven medewerkers niet opnieuw getraind te worden – een RPA-bot kan snel worden aangepast of geüpdatet aan de nieuwe eisen.

Enterprise RPA

Enterprise RPA verwijst naar het grootschalig inzetten van RPA binnen een organisatie. Het is ontworpen om te voldoen aan de complexe behoeften van een bedrijf en wordt vaak toegepast op verschillende bedrijfsprocessen.

Het omvat de implementatie van RPA-oplossingen die robuust, veilig, schaalbaar zijn en grote hoeveelheden transacties aankunnen over meerdere afdelingen of functies.

Net als enterprise chatbots moet enterprise RPA voldoen aan alle eisen rondom gegevensbeveiliging en privacy binnen de relevante jurisdictie en het gebruik. Dit omvat vaak het gebruik van audit trails en toegangsbeheer op basis van rollen, om te voldoen aan interne beleidsregels, industriestandaarden en regelgeving.

Hoe RPA implementeren

RPA bootst de handelingen na die een mens zou uitvoeren bij interactie met digitale systemen. Het volgt een reeks instructies om gegevens te verwerken, transacties uit te voeren en te communiceren met andere systemen.

Hier volgt een stapsgewijze uitleg over hoe je RPA implementeert:

1. Geschikte taken identificeren

De eerste stap bij het implementeren van RPA is het identificeren van taken die repetitief, regelgestuurd en tijdrovend zijn.

Deze taken worden vervolgens in kaart gebracht om de specifieke stappen te begrijpen. Dit omvat het vastleggen van de benodigde gegevens, beslismomenten en acties om het proces te voltooien.

2. Bot ontwerpen en bouwen

Zodra de taken zijn uitgewerkt, ontwerpen ontwikkelaars of business-analisten de RPA-bot. Dit houdt in dat ze scripts of workflows maken die de bot precies instrueren wat te doen.

3. Bot implementeren

Nadat de bot is ontworpen, wordt deze geïmplementeerd in de omgeving waarin hij zal werken – meestal binnen de bestaande software van het bedrijf. De bot werkt met de software zoals een mens dat zou doen: door interfaces te navigeren, gegevens in te voeren en opdrachten uit te voeren.

4. Bot uitvoeren

Wanneer de bot is geïmplementeerd, begint hij automatisch de taken uit te voeren. Hij kan inloggen op applicaties, bestanden verplaatsen, formulieren invullen of gegevens uit documenten halen.

5. Bot monitoren

Zodra de bot operationeel is, kan hij in realtime worden gemonitord via een controlepaneel. Zo kunnen bedrijven de prestaties van de bot volgen, zijn activiteiten beheren en indien nodig aanpassingen doen.

Als er een probleem optreedt, zoals een systeemfout of een wijziging in het proces, kan de bot worden geherconfigureerd om zich aan te passen aan de nieuwe omstandigheden.

6. Continu verbeteren

RPA is geen oplossing die je eenmalig instelt en daarna vergeet. Naarmate processen veranderen, moeten bots mogelijk worden bijgewerkt om nieuwe taken of wijzigingen in bestaande workflows aan te kunnen.

Bovendien ontdekken bedrijven, naarmate ze meer ervaring opdoen met RPA, vaak nieuwe gebieden waar automatisering mogelijk is, wat leidt tot een voortdurende uitbreiding binnen de organisatie.

Volgende maand AI-oplossingen implementeren

AI-chatbots worden razendsnel omarmd door bedrijven – voor klantenservice, interne processen en e-commerce. Bedrijven die achterblijven, zullen de gevolgen merken van het missen van de AI-golf.

Botpress is een eindeloos uitbreidbaar platform voor het bouwen van bots, speciaal ontwikkeld voor bedrijven. Ons platform stelt ontwikkelaars in staat om chatbots en AI-agents te bouwen met elke gewenste functionaliteit.

Ons uitgebreide beveiligingspakket zorgt ervoor dat klantgegevens altijd beschermd zijn en volledig onder controle blijven van je ontwikkelteam.

Begin vandaag nog met bouwen – het is gratis.

Veelgestelde vragen

1. Is RPA hetzelfde als AI? Wat is het verschil?

RPA (Robotic Process Automation) is niet hetzelfde als AI. RPA automatiseert regelgestuurde taken door gebruikersacties na te bootsen (zoals klikken of typen), terwijl AI menselijk redeneren simuleert en leert van data om beslissingen te nemen. RPA is deterministisch en volgt scripts; AI is probabilistisch en past zich aan.

2. Wat onderscheidt RPA van traditionele automatiseringstools?

Het belangrijkste verschil tussen RPA en traditionele automatisering is dat RPA via de gebruikersinterface met applicaties werkt (zoals een mens), waardoor complexe systeemintegratie niet nodig is. Traditionele automatisering vereist API-toegang of back-end code, terwijl RPA sneller kan worden ingezet door muisklikken en toetsaanslagen na te bootsen.

3. Kan RPA gebruikt worden zonder programmeerkennis?

Ja, RPA kan gebruikt worden zonder programmeerkennis. De meeste moderne RPA-platforms zoals UiPath en Power Automate bieden drag-and-drop interfaces zonder code, waarmee zakelijke gebruikers automatiseringen kunnen bouwen via visuele workflows.

4. Wat zijn de risico’s of beperkingen van RPA?

RPA kent beperkingen zoals kwetsbaarheid – bots kunnen uitvallen als de gebruikersinterface van een applicatie verandert. RPA heeft ook moeite met ongestructureerde data (zoals e-mails of gescande documenten) en kan geen taken uitvoeren die menselijk oordeel vereisen.

5. Hoe werkt RPA samen met AI-chatbots of spraakassistenten?

RPA kan back-end processen uitvoeren die worden gestart door AI-chatbots of spraakassistenten, zoals het aanmaken van supporttickets of het versturen van facturen. De chatbot beheert het gesprek aan de voorkant, terwijl RPA de transactietaken stilletjes op de achtergrond uitvoert, waardoor een end-to-end automatiseringsoplossing ontstaat.