Che cos'è la RPA nell'automazione?

Quando utilizzare la RPA

La RPA è più adatta per automatizzare attività ripetitive, integrare sistemi legacy, gestire dati strutturati e qualsiasi attività ad alto volume che richieda un processo decisionale minimo. 

Questi punti di forza fanno sì che un'azienda debba utilizzare la RPA se vuole automatizzare l'elaborazione delle fatture, la riconciliazione dei record, la navigazione in un vecchio mainframe o l'elaborazione degli ordini dei clienti.

Quando utilizzare una soluzione AI diversa

Ci sono molti compiti che l'RPA non è in grado di gestire bene, tra cui:

• Gestione dei dati non strutturati
• Interazioni personalizzate
• Analisi predittiva
• Processo decisionale
• Apprendimento continuo

Quindi, se un'organizzazione vuole utilizzare una soluzione di IA per categorizzare e rispondere automaticamente alle e-mail dei clienti, una soluzione più appropriata sarebbe un software di elaborazione del linguaggio naturale o di IA conversazionale.

Se un'azienda vuole una soluzione di intelligenza artificiale per prevedere le tendenze, dovrebbe scegliere una soluzione di apprendimento automatico. Se desidera una soluzione che interagisca automaticamente con i clienti, dovrebbe optare per un chatbot AI piuttosto che per l'RPA.

Monitoraggio dei prezzi e del sistema

L'RPA è ideale per automatizzare il monitoraggio continuo dei prezzi e delle prestazioni del sistema. I bot sono in grado di monitorare le modifiche dei prezzi su tutte le piattaforme, garantendo che i prezzi di un'azienda rimangano competitivi e aggiornati.

Per il monitoraggio del sistema, l'RPA può verificare la presenza di problemi di prestazioni e inviare avvisi per qualsiasi anomalia rilevata. Questi tipi di bot RPA sono spesso in esecuzione continua in background di un software o di un sistema.

Elaborazione delle buste paga

Le buste paga e altre forme di contabilità organizzativa vengono spesso pagate regolarmente, il che le rende un caso d'uso facile per la RPA.

Gestione dei dati

La maggior parte delle applicazioni della RPA rientra nel termine ombrello di "gestione dei dati". In tutti i settori, le attività di gestione dei dati RPA più comuni includono:

• Inserimento dati
• Estrazione dei dati
• Convalida dei dati
• Migrazione dei dati
• Pulizia dei dati
• Aggiornamenti del database
• Riconciliazione dei dati
• Ordinamento e categorizzazione dei dati

Questi compiti generali possono essere svolti in quasi tutti i settori o casi d'uso: tutto ciò che cambia è il tipo di dati e il modo in cui devono essere gestiti.

Evasione degli ordini

Attività ripetitive come l'evasione degli ordini, compresa l'elaborazione dell'imballaggio e la spedizione, sono perfettamente adatte all'RPA. Richiedono un'elevata precisione, comportano grandi quantità di inserimento e convalida dei dati e ripetono lo stesso processo migliaia di volte.

Documentazione 

L'RPA può essere utilizzata per garantire una conformità e una documentazione adeguate. 

Ad esempio, uno studio legale che compila documenti complessi può utilizzare una soluzione RPA per inserire automaticamente le informazioni corrette, verificare il completamento e l'accuratezza e garantire che i documenti finali siano conformi agli standard normativi.

I bot RPA possono anche archiviare e recuperare documenti e dati come richiesto dai dipendenti umani, o addirittura creare audit trail per tracciare i flussi di lavoro e le modifiche.

RPA non presidiato

I bot RPA non presidiati operano in modo indipendente, senza l'intervento umano. Invece di essere attivati da un essere umano, possono funzionare in base a programmi, essere attivati da eventi specifici o funzionare 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Ad esempio, un bot RPA non presidiato potrebbe elaborare i dati in batch alla fine di ogni giornata lavorativa o automatizzare i processi di payroll.

Partecipazione a RPA

I bot RPA assistiti lavorano a fianco degli utenti umani e sono in genere attivati dall'utente stesso. Questi bot assistono in compiti che richiedono l'intervento umano o il processo decisionale.

Ad esempio, un addetto al servizio clienti potrebbe utilizzare un bot RPA presenziato per ottenere informazioni sui clienti durante una chiamata.

RPA ibrida

L'RPA ibrido combina l'RPA assistito e quello non assistito. I bot RPA ibridi interagiscono con gli esseri umani quando necessario e operano in modo indipendente quando possibile. 

Questi bot vengono utilizzati per creare un flusso continuo tra le attività che richiedono l'intervento umano e quelle che possono essere completamente automatizzate.

Ad esempio, un bot RPA ibrido potrebbe assistere un dipendente durante una chiamata e poi elaborare automaticamente il resto del compito al termine della chiamata.

RPA intelligente

La RPA intelligente, talvolta chiamata automazione intelligente, si riferisce alla combinazione della RPA tradizionale con le tecnologie di intelligenza artificiale. Queste possono includere l'elaborazione del linguaggio naturale, l'apprendimento automatico o la computer vision.

Di per sé, la RPA è progettata per seguire regole rigide e gestire attività prevedibili e strutturate. Funziona meglio quando i passaggi sono ripetitivi e i dati sono puliti e coerenti.

Ma con l'aggiunta dell'intelligenza artificiale, i bot RPA possono iniziare a riconoscere schemi, interpretare il testo e persino prendere decisioni consapevoli del contesto.

Distribuire gli agenti di intelligenza artificiale?

Leggete il nostro progetto per l'implementazione dell'agente AI

Leggi ora

L'accesso è sempre gratuito

Aumento della produttività

I bot RPA sono in grado di gestire attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo molto più velocemente degli esseri umani, liberando così i dipendenti per concentrarsi su attività più strategiche.

Costo ridotto

L'automazione delle attività basate su regole riduce significativamente i costi di manodopera per le organizzazioni, in particolare quando un sistema RPA viene scalato o quando l'RPA viene esteso a tutti i processi aziendali.

Miglioramento della precisione 

La RPA riduce al minimo gli errori umani in processi come l'inserimento dei dati, i calcoli e la gestione dei documenti, portando a una maggiore accuratezza e a un minor numero di errori costosi.

Possono anche essere programmati per seguire rigorosamente le linee guida normative e di conformità, se un'azienda vuole garantire una documentazione rigorosa delle azioni.

Maggiore soddisfazione dei dipendenti

I dipendenti sono più soddisfatti sul lavoro quando possono concentrarsi su compiti coinvolgenti, piuttosto che su quelli banali e ripetitivi.

Scalabile e adattabile 

Le soluzioni RPA possono essere incrementate o ridotte in base alle esigenze aziendali, il tutto senza investimenti significativi in infrastrutture o risorse.

E se i processi aziendali o i requisiti normativi cambiano, non è necessario formare nuovamente i dipendenti: un bot RPA può essere rapidamente riconfigurato o aggiornato per adeguarsi ai nuovi standard.

1. Identificare i compiti appropriati 

Il primo passo per l'implementazione della RPA è l'identificazione delle attività ripetitive, basate su regole e che richiedono molto tempo. 

Questi compiti vengono poi mappati per comprendere le fasi specifiche coinvolte. Questo include il dettaglio degli input di dati, dei punti di decisione e delle azioni necessarie per completare il processo.

2. Progettare e costruire un bot

Una volta mappati i compiti, gli sviluppatori o gli analisti aziendali progettano il bot RPA. Ciò comporta la creazione di script o flussi di lavoro che istruiscono il bot su cosa fare esattamente.

3. Distribuire il bot 

Una volta progettato, il bot viene implementato nell'ambiente in cui dovrà operare, in genere all'interno delle applicazioni software esistenti dell'azienda. Il bot interagisce con il software proprio come farebbe un essere umano, navigando nelle interfacce, inserendo dati ed eseguendo comandi.

4. Esecuzione del bot

Quando il bot viene distribuito, inizia a svolgere le attività in modo automatico. Può accedere alle applicazioni, spostare file, compilare moduli o estrarre dati da documenti.

5. Monitoraggio dei bot

Una volta che il bot è operativo, può essere monitorato in tempo reale attraverso un cruscotto di controllo. In questo modo le aziende possono monitorare le prestazioni del bot, gestire le sue attività e apportare le modifiche necessarie. 

Se si verifica un problema, come un errore di sistema o una modifica del processo, il bot può essere riconfigurato per adattarsi alle nuove condizioni.

6. Miglioramento continuo

La RPA non è una soluzione che si imposta e si dimentica. Nel corso del tempo, con l'evoluzione dei processi, potrebbe essere necessario aggiornare i bot per gestire nuove attività o modifiche ai flussi di lavoro esistenti. 

Inoltre, man mano che le aziende acquisiscono familiarità con la RPA, spesso scoprono nuove aree in cui è possibile applicare l'automazione, portando a una continua espansione all'interno dell'organizzazione.