Cos'è l'RPA nell'automazione?

Anche se la sua popolarità è in crescita, la robotic process automation (RPA) sta trasformando i processi aziendali da anni.

L’RPA è spesso considerata il caso d’uso ideale per l’integrazione dell’AI o dei chatbot in azienda: l’automazione di attività ripetitive e noiose.

In questa panoramica spiegheremo i dettagli della RPA, inclusi i tipi di RPA, i compiti per cui è più adatta e come implementare una soluzione RPA.

Cos’è l’RPA?

La Robotic Process Automation (RPA) è una sottocategoria dell'automazione dei processi aziendali. Utilizza robot software o agenti AI per automatizzare compiti ripetitivi, logici e basati sull'interazione uomo-computer.

Combinando automazione, computer vision e machine learning, il software RPA viene utilizzato per automatizzare qualsiasi attività basata su regole che si svolge su un computer.

Quali attività può automatizzare l’RPA?

L’RPA è ideale per automatizzare attività ripetitive e basate su regole che coinvolgono dati digitali strutturati.

Possono essere attivati da una persona – ad esempio un dipendente che istruisce un RPA a classificare e archiviare nuovi dati – oppure attivati automaticamente.

Quando dovrei usare l’RPA?

Con la rapida crescita delle soluzioni AI e affini, può essere difficile capire quale tipo di soluzione sia la migliore per le esigenze di un’organizzazione.

Ci sono molte attività che possono essere automatizzate con RPA, ma a seconda della complessità, potrebbe essere meglio scegliere una soluzione più avanzata.

Quando usare l’RPA

L’RPA è ideale per automatizzare compiti ripetitivi, integrare sistemi legacy, gestire dati strutturati e qualsiasi attività ad alto volume che richiede decisioni minime.

Questi punti di forza indicano che un’azienda dovrebbe usare l’RPA se vuole automatizzare la gestione delle fatture, la riconciliazione dei registri, la navigazione su vecchi mainframe o l’elaborazione degli ordini dei clienti.

Quando usare una soluzione AI diversa

Ci sono molte attività che la RPA non gestisce bene, tra cui:

• Gestione dei dati non strutturati
• Interazioni personalizzate
• Analisi predittiva
• Processo decisionale
• Apprendimento continuo

Quindi, se un’organizzazione vuole utilizzare una soluzione AI per categorizzare e rispondere automaticamente alle email dei clienti, una soluzione più adatta sarebbe un software di elaborazione del linguaggio naturale o conversational AI.

Se un’azienda vuole una soluzione AI per prevedere le tendenze, dovrebbe scegliere una soluzione di machine learning. Se desidera una soluzione che interagisca automaticamente con i clienti, dovrebbe optare per un chatbot AI invece dell’RPA.

Casi d’uso RPA

Il software RPA è molto diffuso: può essere applicato a qualsiasi compito digitale ripetitivo e basato sulla logica. Tuttavia, l’RPA è un investimento migliore quando c’è un alto volume di questi compiti da svolgere.

Ecco alcune delle applicazioni più comuni delle soluzioni RPA:

Monitoraggio prezzi e sistema

L’RPA è ideale per automatizzare il monitoraggio continuo dei prezzi e delle prestazioni di sistema. I bot possono tracciare le variazioni di prezzo sulle diverse piattaforme, garantendo che i prezzi dell’azienda restino competitivi e aggiornati.

Per il monitoraggio dei sistemi, l'RPA può rilevare problemi di performance e inviare avvisi in caso di anomalie. Questi tipi di bot RPA spesso operano in modo continuo in background su software o sistemi.

Gestione delle buste paga

Le buste paga e altre forme di contabilità organizzativa vengono spesso pagate regolarmente, rendendole un caso d’uso ideale per l’RPA.

Gestione dei dati

La maggior parte delle applicazioni RPA rientra nel termine generico ‘gestione dei dati’. Nei vari settori, le attività comuni di gestione dati tramite RPA includono:

• Inserimento dati
• Estrazione dati
• Validazione dei dati
• Migrazione dei dati
• Pulizia dei dati
• Aggiornamenti del database
• Riconciliazione dati
• Ordinamento e categorizzazione dei dati

Questi compiti generali trovano spazio in quasi ogni settore o caso d’uso: ciò che cambia è il tipo di dati e come devono essere gestiti.

Evasione ordini

Le attività ripetitive come l’evasione degli ordini – inclusi imballaggio e spedizione – sono perfette per l’RPA. Richiedono alta precisione, coinvolgono grandi quantità di inserimento e verifica dati e ripetono lo stesso processo migliaia di volte.

Documentazione

L’RPA può essere utilizzata per garantire la conformità e la corretta documentazione.

Ad esempio, uno studio legale che compila documenti complessi può utilizzare una soluzione RPA per inserire automaticamente le informazioni corrette, verificare il completamento e l’accuratezza e assicurarsi che i documenti finali rispettino gli standard normativi.

I bot RPA possono anche archiviare e recuperare documenti e dati su richiesta dei dipendenti umani, o persino creare audit trail per monitorare i flussi di lavoro e le modifiche.

Tipi di RPA

RPA non presidiata

I bot RPA non presidiati operano in autonomia, senza intervento umano. Invece di essere attivati da una persona, possono funzionare secondo una pianificazione, essere avviati da eventi specifici o operare 24/7.

Ad esempio, un bot RPA non presidiato può elaborare dati in batch a fine giornata lavorativa o automatizzare i processi di payroll.

RPA assistita

I bot RPA assistiti lavorano insieme agli utenti umani e vengono generalmente attivati dall’utente stesso. Questi bot supportano attività che richiedono intervento o decisione umana.

Ad esempio, un operatore del servizio clienti potrebbe usare un bot RPA assistito per recuperare le informazioni di un cliente durante una chiamata.

RPA ibrido

L’RPA ibrido combina RPA assistita e non assistita. I bot RPA ibridi interagiscono con le persone quando necessario e operano in autonomia quando possibile.

Questi bot vengono utilizzati per creare un flusso continuo tra attività che richiedono l’intervento umano e quelle che possono essere completamente automatizzate.

Ad esempio, un bot RPA ibrido può assistere un dipendente durante una chiamata e poi completare automaticamente il resto dell’attività una volta terminata la chiamata.

RPA intelligente

L’RPA intelligente — chiamata anche automazione intelligente — si riferisce alla combinazione di RPA tradizionale e tecnologie di intelligenza artificiale. Queste possono includere elaborazione del linguaggio naturale, machine learning o computer vision.

L’RPA, da sola, è pensata per seguire regole rigide e gestire compiti prevedibili e strutturati. Funziona meglio quando i passaggi sono ripetitivi e i dati sono puliti e coerenti.

Ma con l’aggiunta dell’IA, i bot RPA possono iniziare a riconoscere schemi, interpretare testi e persino prendere decisioni contestuali.

Quali sono i vantaggi della RPA?

Come altre soluzioni vicine all’AI, l’RPA sta crescendo rapidamente in popolarità grazie alla sua efficienza e convenienza. Poiché i compiti ripetitivi sono spesso soggetti a errori umani, l’RPA può anche migliorare la precisione complessiva.

Produttività aumentata

I bot RPA possono gestire attività ripetitive e dispendiose molto più velocemente degli esseri umani, liberando i dipendenti per compiti più strategici.

Riduzione dei costi

L’automazione di attività basate su regole riduce significativamente i costi del lavoro per le organizzazioni, soprattutto quando un sistema RPA viene scalato o esteso a più processi aziendali.

Maggiore precisione

L’RPA riduce gli errori umani in processi come inserimento dati, calcoli e gestione dei documenti, portando a maggiore precisione e meno errori costosi.

Possono anche essere programmati per seguire rigorosamente le normative e le linee guida di conformità, se un'azienda vuole garantire una documentazione precisa delle azioni.

Maggiore soddisfazione dei dipendenti

I dipendenti sono più soddisfatti quando possono concentrarsi su attività stimolanti, invece che su compiti banali e ripetitivi.

Scalabile e adattabile

Le soluzioni RPA possono essere scalate in base alle esigenze aziendali, senza investimenti significativi in infrastrutture o risorse.

E se i processi aziendali o i requisiti normativi cambiano, non serve riaddestrare i dipendenti: un bot RPA può essere rapidamente riconfigurato o aggiornato per adeguarsi ai nuovi standard.

RPA aziendale

L’RPA enterprise si riferisce all’implementazione dell’RPA su larga scala all’interno di un’organizzazione. È progettata per soddisfare le esigenze complesse di un’azienda ed è spesso estesa a diversi processi aziendali.

Si tratta dell’implementazione di soluzioni RPA robuste, sicure, scalabili e in grado di gestire grandi volumi di transazioni tra più reparti o funzioni.

Proprio come i chatbot aziendali, anche l’RPA aziendale deve rispettare tutti i requisiti di sicurezza e privacy dei dati previsti dalla giurisdizione e dal caso d’uso. Questi spesso includono l’uso di audit trail e controlli di accesso basati sui ruoli per conformarsi a politiche interne, standard di settore e normative.

Come distribuire l'RPA

L’RPA imita le azioni che una persona compirebbe interagendo con sistemi digitali. Segue una serie di istruzioni per elaborare dati, eseguire transazioni e comunicare con altri sistemi.

Ecco una guida passo passo su come distribuire l’RPA:

1. Identifica le attività adatte

Il primo passo per implementare l’RPA è identificare le attività ripetitive, basate su regole e che richiedono molto tempo.

Queste attività vengono poi mappate per comprendere i passaggi specifici coinvolti. Ciò include la definizione dei dati in ingresso, dei punti decisionali e delle azioni necessarie per completare il processo.

2. Progetta e costruisci un bot

Una volta mappate le attività, sviluppatori o analisti aziendali progettano il bot RPA. Questo comporta la creazione di script o workflow che istruiscono il bot su cosa fare esattamente.

3. Distribuisci il bot

Dopo la progettazione, il bot viene distribuito nell’ambiente in cui opererà – di solito all’interno delle applicazioni software già in uso in azienda. Il bot interagisce con il software proprio come farebbe una persona, navigando tra le interfacce, inserendo dati ed eseguendo comandi.

4. Esecuzione del bot

Quando il bot viene distribuito, inizia a svolgere automaticamente i compiti. Può accedere alle applicazioni, spostare file, compilare moduli o estrarre dati dai documenti.

5. Monitoraggio del bot

Una volta che il bot è operativo, può essere monitorato in tempo reale tramite una dashboard di controllo. Questo permette alle aziende di seguire le prestazioni del bot, gestirne le attività e apportare modifiche quando necessario.

Se si verifica un problema, come un errore di sistema o una modifica del processo, il bot può essere riconfigurato per adattarsi alle nuove condizioni.

6. Miglioramento continuo

L’RPA non è una soluzione da impostare e dimenticare. Col tempo, man mano che i processi cambiano, i bot potrebbero dover essere aggiornati per gestire nuovi compiti o modifiche nei flussi di lavoro esistenti.

Inoltre, man mano che le aziende acquisiscono familiarità con l’RPA, spesso individuano nuove aree da automatizzare, portando a un’espansione continua all’interno dell’organizzazione.

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Domande frequenti

1. RPA e AI sono la stessa cosa? In cosa differiscono?

L’RPA (Robotic Process Automation) non è la stessa cosa dell’AI. L’RPA automatizza compiti basati su regole imitando le azioni dell’utente (come cliccare o digitare), mentre l’AI simula il ragionamento umano e apprende dai dati per prendere decisioni. L’RPA è deterministica e segue script; l’AI è probabilistica e adattiva.

2. In cosa si distingue la RPA dagli strumenti di automazione tradizionali?

La principale differenza tra RPA e l’automazione tradizionale è che la RPA interagisce con le applicazioni tramite l’interfaccia utente (proprio come farebbe una persona), quindi non richiede integrazioni di sistema complesse. L’automazione tradizionale necessita di accesso API o programmazione sul back-end, mentre la RPA può essere implementata più rapidamente simulando clic del mouse e digitazioni.

3. Si può usare l’RPA senza conoscenze di programmazione?

Sì, l’RPA può essere utilizzata anche senza conoscenze di programmazione. La maggior parte delle piattaforme RPA moderne, come UiPath e Power Automate, offre interfacce drag-and-drop senza codice che permettono agli utenti aziendali di creare automazioni tramite flussi di lavoro visivi.

4. Quali sono i rischi o i limiti della RPA?

L'RPA presenta limiti come la fragilità: i bot possono smettere di funzionare se cambia l'interfaccia utente di un'applicazione. Inoltre, l'RPA fatica con dati non strutturati (come email o documenti scansionati) e non può gestire compiti che richiedono giudizio umano.

5. Come può l’RPA lavorare insieme a chatbot AI o assistenti vocali?

L’RPA può eseguire processi di back-end attivati da chatbot o assistenti vocali AI, come la creazione di ticket di supporto o l’invio di fatture. Il chatbot gestisce la conversazione front-end, mentre l’RPA svolge le attività transazionali in background, creando una soluzione di automazione end-to-end.