RPA trong Tự động hóa là gì?

Dù gần đây trở nên phổ biến, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đã thay đổi cách vận hành doanh nghiệp trong nhiều năm qua.

RPA thường được xem là trường hợp lý tưởng để tích hợp AI hoặc chatbot trong doanh nghiệp: tự động hóa các công việc lặp lại, nhàm chán.

Trong phần tổng quan này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về RPA, bao gồm các loại RPA, các công việc phù hợp và cách triển khai giải pháp RPA.

RPA là gì?

Robotic process automation (RPA) là một nhánh của tự động hóa quy trình doanh nghiệp. Nó sử dụng robot phần mềm hoặc tác nhân AI để tự động hóa các công việc lặp lại, dựa trên logic giữa con người và máy tính.

Kết hợp giữa tự động hóa, thị giác máy tính và học máy, phần mềm RPA được dùng để tự động hóa bất kỳ công việc nào dựa trên quy tắc diễn ra trên máy tính.

RPA có thể tự động hóa những công việc nào?

RPA phù hợp nhất để tự động hóa các công việc lặp lại, dựa trên quy tắc và liên quan đến dữ liệu số có cấu trúc.

Các bot này có thể được kích hoạt bởi con người – ví dụ như nhân viên yêu cầu RPA phân loại và lưu trữ dữ liệu mới – hoặc tự động kích hoạt.

Khi nào nên sử dụng RPA?

Với sự phát triển nhanh chóng của AI và các giải pháp liên quan, việc lựa chọn giải pháp phù hợp cho nhu cầu tổ chức có thể trở nên khó khăn.

Có nhiều công việc có thể tự động hóa bằng RPA, nhưng tùy vào mức độ phức tạp, có thể nên chọn giải pháp tiên tiến hơn.

Khi nào nên dùng RPA

RPA phù hợp nhất để tự động hóa các công việc lặp lại, tích hợp hệ thống cũ, xử lý dữ liệu có cấu trúc và các nhiệm vụ khối lượng lớn cần ít quyết định.

Những điểm mạnh này cho thấy doanh nghiệp nên dùng RPA nếu muốn tự động hóa xử lý hóa đơn, đối soát dữ liệu, điều hướng hệ thống cũ hoặc xử lý đơn hàng khách hàng.

Khi nào nên dùng giải pháp AI khác

Có nhiều công việc mà RPA không xử lý tốt, bao gồm:

• Xử lý dữ liệu không cấu trúc
• Tương tác cá nhân hóa
• Phân tích dự đoán
• Ra quyết định
• Học liên tục

Vì vậy, nếu tổ chức muốn dùng AI để phân loại và tự động trả lời email khách hàng, giải pháp phù hợp hơn là phần mềm xử lý ngôn ngữ tự nhiên hoặc AI hội thoại.

Nếu doanh nghiệp muốn AI dự đoán xu hướng, nên chọn giải pháp học máy. Nếu muốn giải pháp tự động tương tác với khách hàng, nên chọn chatbot AI thay vì RPA.

Các trường hợp sử dụng RPA

Phần mềm RPA được sử dụng rộng rãi – có thể áp dụng cho bất kỳ công việc số lặp lại, dựa trên logic nào. Tuy nhiên, RPA là khoản đầu tư tốt hơn khi có khối lượng lớn các công việc như vậy cần hoàn thành.

Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến nhất của giải pháp RPA:

Giám sát giá và hệ thống

RPA lý tưởng để tự động hóa việc giám sát liên tục giá cả và hiệu suất hệ thống. Bot có thể theo dõi thay đổi giá trên các nền tảng, đảm bảo giá của công ty luôn cạnh tranh và cập nhật.

Với giám sát hệ thống, RPA có thể kiểm tra các vấn đề hiệu suất và gửi cảnh báo khi phát hiện bất thường. Các loại bot RPA này thường chạy liên tục ở chế độ nền của phần mềm hoặc hệ thống.

Xử lý bảng lương

Bảng lương và các hình thức kế toán tổ chức khác thường được chi trả định kỳ, khiến chúng trở thành trường hợp sử dụng RPA dễ dàng.

Quản lý dữ liệu

Hầu hết các ứng dụng của RPA đều nằm trong phạm vi 'quản lý dữ liệu'. Trong nhiều ngành, các công việc quản lý dữ liệu bằng RPA phổ biến bao gồm:

• Nhập dữ liệu
• Trích xuất dữ liệu
• Xác thực dữ liệu
• Di chuyển dữ liệu
• Làm sạch dữ liệu
• Cập nhật cơ sở dữ liệu
• Đối soát dữ liệu
• Sắp xếp và phân loại dữ liệu

Những công việc rộng này xuất hiện ở hầu hết mọi ngành hoặc trường hợp sử dụng – chỉ khác nhau về loại dữ liệu và cách xử lý.

Hoàn tất đơn hàng

Các công việc lặp lại như hoàn tất đơn hàng – bao gồm xử lý đóng gói và vận chuyển – rất phù hợp với RPA. Công việc này đòi hỏi độ chính xác cao, liên quan đến lượng lớn dữ liệu nhập và xác thực, và lặp lại quy trình hàng nghìn lần.

Lưu trữ tài liệu

RPA có thể được dùng để đảm bảo tuân thủ và lưu trữ tài liệu đúng quy định.

Ví dụ, một công ty luật điền các tài liệu phức tạp có thể dùng RPA để tự động điền thông tin chính xác, xác minh hoàn thành và độ chính xác, cũng như đảm bảo tài liệu cuối cùng tuân thủ tiêu chuẩn pháp lý.

Bot RPA cũng có thể lưu trữ và truy xuất tài liệu, dữ liệu theo yêu cầu của nhân viên, hoặc thậm chí tạo nhật ký kiểm tra để theo dõi quy trình và thay đổi.

Các loại RPA

RPA không giám sát

Bot RPA không giám sát hoạt động độc lập, không cần sự can thiệp của con người. Thay vì được kích hoạt bởi con người, chúng có thể chạy theo lịch trình, kích hoạt bởi sự kiện cụ thể hoặc hoạt động 24/7.

Ví dụ, một bot RPA không giám sát có thể xử lý dữ liệu hàng loạt vào cuối mỗi ngày làm việc, hoặc tự động hóa quy trình bảng lương.

RPA có giám sát

Bot RPA có giám sát làm việc cùng người dùng và thường được kích hoạt bởi chính người dùng. Những bot này hỗ trợ các công việc cần sự can thiệp hoặc quyết định của con người.

Ví dụ, một nhân viên chăm sóc khách hàng có thể dùng bot RPA có giám sát để truy xuất thông tin khách hàng khi đang gọi điện.

RPA kết hợp

RPA kết hợp là sự pha trộn giữa RPA có giám sát và không giám sát. Bot RPA kết hợp tương tác với con người khi cần thiết và hoạt động độc lập khi có thể.

Những bot này được dùng để tạo luồng công việc liền mạch giữa các nhiệm vụ cần sự tham gia của con người và các nhiệm vụ có thể tự động hóa hoàn toàn.

Ví dụ, một bot RPA kết hợp có thể hỗ trợ một nhân viên trong cuộc gọi, sau đó tự động xử lý phần còn lại của nhiệm vụ sau khi cuộc gọi kết thúc.

RPA thông minh

RPA thông minh — đôi khi còn gọi là tự động hóa thông minh — là sự kết hợp giữa RPA truyền thống với công nghệ trí tuệ nhân tạo. Các công nghệ này có thể bao gồm xử lý ngôn ngữ tự nhiên, học máy hoặc thị giác máy tính.

Bản thân RPA được thiết kế để tuân thủ quy tắc nghiêm ngặt và xử lý các công việc có cấu trúc, dễ dự đoán. Nó hoạt động tốt nhất khi các bước lặp lại và dữ liệu sạch, nhất quán.

Nhưng khi kết hợp AI, bot RPA có thể nhận diện mẫu, hiểu văn bản và thậm chí đưa ra quyết định dựa trên ngữ cảnh.

Lợi ích của RPA là gì?

Giống như các giải pháp liên quan đến AI khác, RPA ngày càng phổ biến nhờ tính tiết kiệm chi phí và hiệu quả. Vì các công việc lặp lại thường dễ xảy ra lỗi do con người, RPA cũng giúp tăng độ chính xác tổng thể.

Tăng năng suất

Bot RPA có thể xử lý các công việc lặp lại, tốn thời gian nhanh hơn nhiều so với con người, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Giảm chi phí

Tự động hóa các công việc dựa trên quy tắc giúp giảm đáng kể chi phí lao động cho tổ chức, đặc biệt khi hệ thống RPA được mở rộng hoặc áp dụng trên nhiều quy trình kinh doanh.

Cải thiện độ chính xác

RPA giảm thiểu lỗi của con người trong các quy trình như nhập dữ liệu, tính toán và xử lý tài liệu, giúp tăng độ chính xác và giảm thiểu sai sót tốn kém.

Chúng cũng có thể được lập trình để tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn về quy định và tuân thủ, nếu doanh nghiệp muốn đảm bảo việc ghi chép đầy đủ các hành động đã thực hiện.

Tăng sự hài lòng của nhân viên

Nhân viên cảm thấy hài lòng hơn với công việc khi họ được tập trung vào các nhiệm vụ thú vị, thay vì những công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán.

Có thể mở rộng và thích ứng

Các giải pháp RPA có thể được mở rộng hoặc thu hẹp tùy theo nhu cầu kinh doanh mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng hoặc nguồn lực.

Và nếu quy trình kinh doanh hoặc yêu cầu pháp lý thay đổi, không cần đào tạo lại nhân viên – bot RPA có thể được cấu hình hoặc cập nhật nhanh chóng để đáp ứng tiêu chuẩn mới.

RPA cho doanh nghiệp

RPA cho doanh nghiệp là việc triển khai RPA ở quy mô lớn trong tổ chức. Nó được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu phức tạp của doanh nghiệp và thường mở rộng ra nhiều quy trình khác nhau.

Việc này bao gồm triển khai các giải pháp RPA mạnh mẽ, an toàn, có khả năng mở rộng và xử lý khối lượng lớn giao dịch trên nhiều phòng ban hoặc chức năng.

Cũng giống như chatbot doanh nghiệp, RPA cho doanh nghiệp phải đáp ứng mọi yêu cầu về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu trong phạm vi và mục đích sử dụng. Điều này thường bao gồm việc sử dụng nhật ký kiểm tra và kiểm soát truy cập theo vai trò để tuân thủ các chính sách nội bộ, tiêu chuẩn ngành và quy định pháp luật.

Cách triển khai RPA

RPA mô phỏng các thao tác mà con người thực hiện khi tương tác với hệ thống số. Nó tuân theo một bộ hướng dẫn để xử lý dữ liệu, thực hiện giao dịch và giao tiếp với các hệ thống khác.

Dưới đây là các bước triển khai RPA:

1. Xác định nhiệm vụ phù hợp

Bước đầu tiên khi triển khai RPA là xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và tốn nhiều thời gian.

Các nhiệm vụ này sẽ được phân tích để hiểu rõ từng bước thực hiện. Bao gồm cả chi tiết về dữ liệu đầu vào, các điểm ra quyết định và hành động cần thiết để hoàn thành quy trình.

2. Thiết kế và xây dựng bot

Sau khi các nhiệm vụ đã được phân tích, lập trình viên hoặc chuyên viên nghiệp vụ sẽ thiết kế bot RPA. Việc này bao gồm tạo các kịch bản hoặc luồng công việc hướng dẫn bot thực hiện chính xác các thao tác cần thiết.

3. Triển khai bot

Khi bot đã được thiết kế, nó sẽ được triển khai vào môi trường vận hành – thường là trong các ứng dụng phần mềm hiện có của doanh nghiệp. Bot sẽ tương tác với phần mềm giống như con người, điều hướng giao diện, nhập dữ liệu và thực thi lệnh.

4. Thực thi bot

Khi bot được triển khai, nó sẽ tự động thực hiện các nhiệm vụ. Bot có thể đăng nhập vào ứng dụng, di chuyển tệp, điền biểu mẫu hoặc trích xuất dữ liệu từ tài liệu.

5. Giám sát bot

Khi bot đã hoạt động, có thể giám sát theo thời gian thực qua bảng điều khiển. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của bot, quản lý hoạt động và điều chỉnh khi cần thiết.

Nếu có sự cố xảy ra, như lỗi hệ thống hoặc thay đổi quy trình, bot có thể được cấu hình lại để thích ứng với điều kiện mới.

6. Cải tiến liên tục

RPA không phải là giải pháp thiết lập một lần rồi bỏ đó. Theo thời gian, khi quy trình thay đổi, bot có thể cần được cập nhật để xử lý các nhiệm vụ mới hoặc thay đổi trong luồng công việc hiện tại.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp quen thuộc hơn với RPA, họ thường phát hiện thêm các lĩnh vực mới có thể tự động hóa, giúp mở rộng phạm vi ứng dụng trong tổ chức.

Triển khai giải pháp AI vào tháng tới

Chatbot AI đang nhanh chóng được các doanh nghiệp lớn áp dụng rộng rãi – trong chăm sóc khách hàng, vận hành nội bộ và thương mại điện tử. Những công ty chậm áp dụng sẽ phải chịu hậu quả khi bỏ lỡ làn sóng AI.

Botpress là nền tảng xây dựng bot có khả năng mở rộng vô hạn dành cho doanh nghiệp. Công nghệ của chúng tôi cho phép lập trình viên xây dựng chatbot và tác nhân AI với bất kỳ tính năng nào.

Bộ bảo mật nâng cao của chúng tôi đảm bảo dữ liệu khách hàng luôn được bảo vệ và hoàn toàn do đội ngũ phát triển của bạn kiểm soát.

Bắt đầu xây dựng ngay hôm nay – hoàn toàn miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

1. RPA có giống AI không? Chúng khác nhau như thế nào?

RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) không giống AI. RPA tự động hóa các nhiệm vụ dựa trên quy tắc bằng cách mô phỏng thao tác người dùng (như nhấp chuột hoặc nhập liệu), trong khi AI mô phỏng tư duy con người và học từ dữ liệu để đưa ra quyết định. RPA là xác định và tuân theo kịch bản; AI là xác suất và thích ứng.

2. RPA khác gì so với các công cụ tự động hóa truyền thống?

Điểm khác biệt chính giữa RPA và tự động hóa truyền thống là RPA tương tác với ứng dụng qua giao diện người dùng (giống như con người), nên không cần tích hợp hệ thống phức tạp. Tự động hóa truyền thống cần truy cập API hoặc lập trình phía sau, còn RPA có thể triển khai nhanh hơn bằng cách mô phỏng thao tác chuột và bàn phím.

3. Có thể sử dụng RPA mà không cần biết lập trình không?

Có, RPA có thể sử dụng mà không cần kiến thức lập trình. Hầu hết các nền tảng RPA hiện đại như UiPath và Power Automate đều cung cấp giao diện kéo thả, không cần mã hóa, cho phép người dùng nghiệp vụ xây dựng tự động hóa qua luồng làm việc trực quan.

4. Những rủi ro hoặc hạn chế của RPA là gì?

RPA có những hạn chế như dễ bị lỗi – bot có thể ngừng hoạt động khi giao diện ứng dụng thay đổi. RPA cũng gặp khó khăn với dữ liệu phi cấu trúc (như email hoặc tài liệu scan) và không thể xử lý các nhiệm vụ cần phán đoán của con người.

5. RPA có thể phối hợp với chatbot AI hoặc trợ lý giọng nói như thế nào?

RPA có thể thực hiện các quy trình phía sau được kích hoạt bởi chatbot AI hoặc trợ lý giọng nói, ví dụ như tạo phiếu hỗ trợ hoặc gửi hóa đơn. Chatbot xử lý cuộc trò chuyện với người dùng, còn RPA thực hiện các tác vụ giao dịch một cách âm thầm ở hậu trường, tạo nên giải pháp tự động hóa toàn diện.