Apa itu RPA dalam Otomasi?

Meskipun popularitasnya meningkat pesat, robotic process automation (RPA) telah mengubah proses bisnis selama bertahun-tahun.

RPA sering dianggap sebagai contoh sempurna untuk integrasi AI atau chatbot dalam bisnis: otomatisasi tugas-tugas berulang dan membosankan.

Dalam ringkasan ini, kami akan menjelaskan seluk-beluk RPA, termasuk jenis-jenis RPA, tugas yang paling cocok diotomasi, dan cara menerapkan solusi RPA.

Apa itu RPA?

Robotic process automation (RPA) adalah bagian dari otomasi proses bisnis. RPA menggunakan robot perangkat lunak atau agen AI untuk mengotomasi tugas manusia-komputer yang berulang dan berbasis logika.

Dengan menggabungkan otomasi, computer vision, dan machine learning, perangkat lunak RPA digunakan untuk mengotomasi tugas berbasis aturan yang dilakukan di komputer.

Tugas apa saja yang bisa diotomasi RPA?

RPA paling cocok untuk mengotomasi tugas-tugas berulang dan berbasis aturan yang melibatkan data digital terstruktur.

Tugas-tugas ini bisa dipicu oleh manusia – misalnya karyawan yang menginstruksikan RPA untuk mengkategorikan dan mengarsipkan data baru – atau berjalan otomatis.

Kapan saya harus menggunakan RPA?

Dengan pesatnya perkembangan AI dan solusi terkait AI, kadang sulit menentukan jenis solusi mana yang paling sesuai untuk kebutuhan organisasi.

Banyak tugas yang bisa diotomasi dengan RPA, namun tergantung tingkat kompleksitasnya, mungkin lebih baik memilih solusi yang lebih canggih.

Kapan menggunakan RPA

RPA paling cocok untuk mengotomasi tugas berulang, mengintegrasikan sistem lama, menangani data terstruktur, dan tugas dengan volume tinggi yang membutuhkan sedikit pengambilan keputusan.

Kekuatan ini membuat bisnis sebaiknya menggunakan RPA jika ingin mengotomasi pemrosesan faktur, rekonsiliasi data, navigasi di mainframe lama, atau pemrosesan pesanan pelanggan.

Kapan menggunakan solusi AI lain

Ada banyak tugas yang kurang cocok untuk RPA, di antaranya:

• Menangani data tidak terstruktur
• Interaksi personal
• Analitik prediktif
• Pengambilan keputusan
• Pembelajaran kontinu

Jadi, jika organisasi ingin menggunakan solusi AI untuk mengkategorikan dan membalas email pelanggan secara otomatis, solusi yang lebih tepat adalah perangkat lunak pemrosesan bahasa alami atau AI percakapan.

Jika bisnis ingin solusi AI untuk memprediksi tren, sebaiknya memilih solusi machine learning. Jika ingin solusi yang berinteraksi otomatis dengan pelanggan, pilihlah chatbot AI daripada RPA.

Contoh Penggunaan RPA

Perangkat lunak RPA digunakan secara luas – dapat diterapkan pada tugas digital berulang dan berbasis logika apa pun. Namun, RPA merupakan investasi yang lebih baik jika ada volume tugas yang tinggi untuk diselesaikan.

Berikut beberapa aplikasi RPA yang paling umum:

Pemantauan harga dan sistem

RPA sangat ideal untuk mengotomasi pemantauan harga dan performa sistem secara terus-menerus. Bot dapat melacak perubahan harga di berbagai platform, memastikan harga perusahaan tetap kompetitif dan selalu diperbarui.

Untuk pemantauan sistem, RPA dapat memeriksa masalah performa dan mengirimkan peringatan jika ada anomali. Bot RPA jenis ini biasanya berjalan terus-menerus di latar belakang perangkat lunak atau sistem.

Pemrosesan penggajian

Penggajian dan bentuk akuntansi organisasi lainnya umumnya dilakukan secara rutin, sehingga sangat cocok untuk diotomasi dengan RPA.

Manajemen data

Sebagian besar penerapan RPA berada di bawah istilah umum ‘manajemen data’. Di berbagai industri, tugas manajemen data dengan RPA yang umum meliputi:

• Entri data
• Ekstraksi data
• Validasi data
• Migrasi data
• Pembersihan data
• Pembaruan basis data
• Rekonsiliasi data
• Penyortiran dan pengkategorian data

Tugas-tugas luas ini ada di hampir semua industri atau kasus penggunaan – yang membedakan hanyalah jenis data dan cara penanganannya.

Pemenuhan pesanan

Tugas berulang seperti pemenuhan pesanan – termasuk pemrosesan, pengemasan, dan pengiriman – sangat cocok untuk RPA. Tugas ini membutuhkan akurasi tinggi, melibatkan banyak entri dan validasi data, serta mengulang proses yang sama ribuan kali.

Dokumentasi

RPA dapat digunakan untuk memastikan kepatuhan dan dokumentasi yang tepat.

Misalnya, firma hukum yang mengisi dokumen kompleks dapat menggunakan solusi RPA untuk mengisi informasi secara otomatis, memverifikasi kelengkapan dan akurasi, serta memastikan dokumen akhir sesuai standar regulasi.

Bot RPA juga dapat mengarsipkan dan mengambil dokumen serta data sesuai permintaan karyawan, atau bahkan membuat jejak audit untuk melacak alur kerja dan perubahan.

Jenis-jenis RPA

Unattended RPA

Bot unattended RPA berjalan secara mandiri tanpa campur tangan manusia. Alih-alih dipicu manusia, bot ini bisa berjalan sesuai jadwal, dipicu oleh peristiwa tertentu, atau beroperasi 24/7.

Misalnya, bot unattended RPA dapat memproses data secara batch di akhir hari kerja, atau mengotomasi proses penggajian.

Attended RPA

Bot attended RPA bekerja bersama pengguna manusia dan biasanya dipicu langsung oleh pengguna. Bot ini membantu tugas yang membutuhkan intervensi atau keputusan manusia.

Contohnya, perwakilan layanan pelanggan dapat menggunakan bot attended RPA untuk mengambil data pelanggan saat melakukan panggilan.

Hybrid RPA

Hybrid RPA menggabungkan attended dan unattended RPA. Bot hybrid RPA berinteraksi dengan manusia saat diperlukan dan bekerja mandiri jika memungkinkan.

Bot ini digunakan untuk menciptakan alur kerja yang mulus antara tugas yang membutuhkan input manusia dan tugas yang bisa sepenuhnya diotomasi.

Misalnya, bot hybrid RPA dapat membantu karyawan selama panggilan, lalu secara otomatis memproses sisa tugas setelah panggilan selesai.

Intelligent RPA

Intelligent RPA — kadang disebut intelligent automation — adalah gabungan antara RPA tradisional dengan teknologi kecerdasan buatan. Ini bisa mencakup pemrosesan bahasa alami, machine learning, atau computer vision.

Secara mandiri, RPA dirancang untuk mengikuti aturan ketat dan menangani tugas terstruktur yang dapat diprediksi. RPA paling efektif jika langkah-langkahnya berulang dan datanya bersih serta konsisten.

Namun dengan tambahan AI, bot RPA dapat mulai mengenali pola, menafsirkan teks, bahkan membuat keputusan yang sesuai konteks.

Apa manfaat dari RPA?

Seperti solusi yang berdekatan dengan AI lainnya, RPA semakin populer karena sifatnya yang efisien dan hemat biaya. Karena tugas berulang sering kali rawan kesalahan manusia, RPA juga dapat meningkatkan akurasi secara keseluruhan.

Peningkatan produktivitas

Bot RPA dapat menangani tugas-tugas berulang dan memakan waktu jauh lebih cepat daripada manusia, sehingga karyawan bisa fokus pada tugas yang lebih strategis.

Biaya lebih rendah

Mengotomasi tugas berbasis aturan secara signifikan mengurangi biaya tenaga kerja bagi organisasi, terutama ketika sistem RPA diperluas atau diterapkan di seluruh proses bisnis.

Akurasi yang lebih baik

RPA meminimalkan kesalahan manusia dalam proses seperti entri data, perhitungan, dan penanganan dokumen, sehingga menghasilkan akurasi lebih tinggi dan mengurangi kesalahan yang merugikan.

Mereka juga dapat diprogram untuk mengikuti pedoman regulasi dan kepatuhan secara ketat, jika perusahaan ingin memastikan dokumentasi tindakan yang ketat.

Kepuasan karyawan yang lebih tinggi

Karyawan lebih puas di tempat kerja ketika mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang menarik, bukan pekerjaan yang membosankan dan berulang.

Dapat diskalakan dan mudah diadaptasi

Solusi RPA dapat diskalakan naik atau turun sesuai kebutuhan bisnis, tanpa investasi besar pada infrastruktur atau sumber daya.

Dan jika proses bisnis atau persyaratan regulasi berubah, tidak perlu melatih ulang karyawan – bot RPA dapat dengan cepat dikonfigurasi ulang atau diperbarui agar sesuai dengan standar baru.

RPA Perusahaan

RPA Perusahaan mengacu pada penerapan RPA dalam skala besar di dalam organisasi. Ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang kompleks dan seringkali mencakup berbagai proses bisnis.

Ini melibatkan penerapan solusi RPA yang tangguh, aman, dapat diskalakan, dan mampu menangani volume transaksi tinggi di berbagai departemen atau fungsi.

Sama seperti chatbot perusahaan, RPA perusahaan harus memenuhi semua persyaratan keamanan dan privasi data sesuai yurisdiksi dan kasus penggunaannya. Ini sering kali mencakup penggunaan jejak audit dan kontrol akses berbasis peran untuk mematuhi kebijakan internal, standar industri, dan persyaratan regulasi.

Cara Menerapkan RPA

RPA meniru tindakan yang dilakukan manusia saat berinteraksi dengan sistem digital. Ia mengikuti serangkaian instruksi agar dapat memproses data, menjalankan transaksi, dan berkomunikasi dengan sistem lain.

Berikut adalah langkah-langkah cara menerapkan RPA:

1. Identifikasi tugas yang sesuai

Langkah pertama dalam menerapkan RPA adalah mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang, berbasis aturan, dan memakan waktu.

Tugas-tugas ini kemudian dipetakan untuk memahami langkah-langkah spesifik yang terlibat. Ini termasuk merinci input data, titik keputusan, dan tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan proses.

2. Desain dan bangun bot

Setelah tugas dipetakan, pengembang atau analis bisnis mendesain bot RPA. Ini melibatkan pembuatan skrip atau alur kerja yang menginstruksikan bot tentang apa yang harus dilakukan.

3. Terapkan bot

Setelah bot didesain, bot diterapkan di lingkungan tempat ia akan beroperasi – biasanya di dalam aplikasi perangkat lunak perusahaan yang sudah ada. Bot berinteraksi dengan perangkat lunak seperti manusia, menavigasi antarmuka, memasukkan data, dan menjalankan perintah.

4. Eksekusi bot

Ketika bot diterapkan, ia mulai menjalankan tugas secara otomatis. Bot dapat masuk ke aplikasi, memindahkan file, mengisi formulir, atau mengekstrak data dari dokumen.

5. Pemantauan bot

Setelah bot berjalan, ia dapat dipantau secara real-time melalui dasbor kontrol. Ini memungkinkan bisnis melacak kinerja bot, mengelola aktivitasnya, dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.

Jika terjadi masalah, seperti kesalahan sistem atau perubahan proses, bot dapat dikonfigurasi ulang untuk menyesuaikan dengan kondisi baru.

6. Perbaikan berkelanjutan

RPA bukan solusi sekali pasang lalu lupakan. Seiring waktu, ketika proses berkembang, bot mungkin perlu diperbarui untuk menangani tugas baru atau perubahan pada alur kerja yang ada.

Selain itu, seiring perusahaan semakin terbiasa dengan RPA, mereka sering menemukan area baru yang dapat diotomatisasi, sehingga otomatisasi terus berkembang di dalam organisasi.

Terapkan solusi AI bulan depan

Chatbot AI semakin banyak diadopsi oleh perusahaan—baik untuk layanan pelanggan, operasi internal, maupun e-commerce. Perusahaan yang lambat beradaptasi akan merasakan dampak dari tertinggal dalam gelombang AI.

Botpress adalah platform pembuatan bot yang sangat dapat diperluas dan dirancang untuk perusahaan. Teknologi kami memungkinkan pengembang membangun chatbot dan agen AI dengan kemampuan apa pun.

Paket keamanan kami yang ditingkatkan memastikan data pelanggan selalu terlindungi dan sepenuhnya berada di bawah kendali tim pengembangan Anda.

Mulai membangun sekarang – gratis.

FAQ

1. Apakah RPA sama dengan AI? Apa perbedaannya?

RPA (Robotic Process Automation) tidak sama dengan AI. RPA mengotomatisasi tugas berbasis aturan dengan meniru tindakan pengguna (seperti mengklik atau mengetik), sedangkan AI meniru penalaran manusia dan belajar dari data untuk mengambil keputusan. RPA bersifat deterministik dan mengikuti skrip; AI bersifat probabilistik dan adaptif.

2. Apa yang membedakan RPA dari alat otomasi tradisional?

Perbedaan utama antara RPA dan otomasi tradisional adalah RPA berinteraksi dengan aplikasi melalui antarmuka pengguna (seperti manusia), sehingga tidak memerlukan integrasi tingkat sistem yang kompleks. Otomasi tradisional membutuhkan akses API atau pemrograman back-end, sedangkan RPA dapat diterapkan lebih cepat dengan meniru klik mouse dan penekanan tombol.

3. Apakah RPA dapat digunakan tanpa pengetahuan pemrograman?

Ya, RPA dapat digunakan tanpa pengetahuan pemrograman. Sebagian besar platform RPA modern seperti UiPath dan Power Automate menawarkan antarmuka drag-and-drop tanpa kode yang memungkinkan pengguna bisnis membangun otomasi melalui alur kerja visual.

4. Apa risiko atau keterbatasan RPA?

RPA memiliki keterbatasan seperti rentan rusak – bot bisa gagal jika antarmuka pengguna aplikasi berubah. RPA juga kesulitan dengan data tidak terstruktur (seperti email atau dokumen hasil scan) dan tidak dapat menangani tugas yang membutuhkan penilaian manusia.

5. Bagaimana RPA dapat bekerja bersama chatbot AI atau asisten suara?

RPA dapat menjalankan proses back-end yang dipicu oleh chatbot AI atau asisten suara, seperti membuat tiket dukungan atau mengirim faktur. Chatbot mengelola percakapan di sisi pengguna, sementara RPA menjalankan tugas transaksional secara diam-diam di latar belakang, menciptakan solusi otomasi ujung ke ujung.