Tự động hóa quy trình tài liệu: 4 trường hợp sử dụng thực tế giúp tiết kiệm thời gian

Chỉ vài năm trước, khi tôi vật lộn với môn Hóa đại cương ở đại học, học kỳ bỗng rẽ ngoặt — đại dịch ập đến, ngay trước kỳ thực hành cuối cùng.

Và thay vì thi, trường bảo chúng tôi, “Gõ toàn bộ sổ thực hành thành file PDF rồi nộp.”

Năm mươi trang bảng biểu, công thức, phản ứng, phép tính viết tay — tất cả phải gõ lại chỉ để được qua môn. Giờ thì sao? Tôi chỉ cần quét toàn bộ.

Các tác nhân AI giờ đây có thể xử lý quy trình đọc cả chữ viết tay xấu của tôi — đủ tốt để tôi phát hiện lỗi, đặt câu hỏi về nội dung, gửi các phiên bản khác nhau, và chuyển tài liệu cho đồng nghiệp hoặc quản lý mà không cần gõ lại chữ nào.

Tự động hóa quy trình tài liệu giúp bạn tránh việc “dilations” viết tay bị thành “delusions” trong hộp thư của người khác.

Tự động hóa quy trình tài liệu là gì?

Tự động hóa quy trình tài liệu (DWA) là việc sử dụng phần mềm để chuyển tài liệu qua một chuỗi tác vụ — như thu thập, lập chỉ mục, rà soát, phê duyệt và chuyển giao — mà không cần chuyển giao thủ công.

DWA thuộc nhóm lớn hơn là tự động hóa quy trình kinh doanh, giúp các nhóm thay thế các tác vụ tài liệu lặp lại bằng hành động đáng tin cậy, do AI điều khiển.

Trước đây, tự động hóa tài liệu dựa vào hệ thống OCR theo quy tắc để quét ký tự và trích xuất văn bản. Giờ đây, với các tác nhân AI, quy trình này được vận hành bằng công cụ hiểu cấu trúc tài liệu và ý nghĩa từng phần.

Bằng cách phân tách nội dung thành các thành phần có cấu trúc và ý nghĩa, tác nhân AI có thể đưa dữ liệu vào các hệ thống như CRM hoặc nền tảng quản lý yêu cầu để các hệ thống đó tự động kích hoạt quyết định hoặc bước tiếp theo phù hợp.

Tự động hóa quy trình tài liệu: Các thuật ngữ chính

Tự động hóa quy trình tài liệu hoạt động như thế nào?

Bước 1: Thu thập và số hóa tài liệu

Tài liệu được tải lên dưới dạng tệp — PDF, DOCX, email hoặc HTML. Phân tích cú pháp chuyển tệp này thành dạng có cấu trúc mà hệ thống có thể hiểu và xử lý.

Phân tích cú pháp chia tài liệu thành các khối riêng biệt — tiêu đề, đoạn văn, bảng, danh sách, chú thích. Mỗi khối được gắn nhãn với siêu dữ liệu ngữ cảnh xác định vai trò: tiêu đề, giá trị, nhãn hay mục khác.

Phân tích cú pháp tạo bản đồ bố cục tài liệu, được lưu trong cơ sở dữ liệu vector. Bản đồ này là lớp nền để tác nhân AI suy luận về nội dung và mối liên hệ giữa các phần.

Bước 2: Trích xuất dữ liệu liên quan từ từng tệp

Tác nhân AI nhận cấu trúc đã phân tích và bắt đầu xác định các thông tin quan trọng, bao gồm:

• Trường và thực thể: Tên, ngày tháng, số tiền, địa chỉ
  
  
• Mối quan hệ: Giá trị nào thuộc nhãn nào, phần nào phụ thuộc phần nào
  
  
• Ngữ cảnh: Giá trị lấy từ phần nào của tài liệu — tóm tắt, chú thích, điều khoản pháp lý, v.v.

Quy trình này gọi là lập chỉ mục tài liệu bằng AI. Mỗi đoạn nội dung được nhúng và lưu vào cơ sở dữ liệu vector, dưới dạng ý nghĩa ngữ nghĩa để tác nhân có thể tìm kiếm.

Thay vì “quét” từ khóa, tác nhân có thể hỏi:

“Người dùng đồng ý điều khoản thanh toán ở đâu trong tài liệu này?”

Tác nhân vẫn trả về câu trả lời chính xác, có ngữ cảnh, ngay cả khi cách diễn đạt trong tài liệu hoàn toàn khác.

Bước 3: Phân luồng tài liệu qua logic và phê duyệt

Khi nội dung đã được lập chỉ mục, tác nhân AI có thể quyết định bước tiếp theo là gì và áp dụng cho phần nào.

Điều phối AI này có thể áp dụng ở hai cấp độ:

• Cấp tài liệu: Gửi toàn bộ tệp (ví dụ, hợp đồng đã ký chuyển cho bộ phận pháp lý)
• Cấp nội dung: Chỉ gửi phần được trích xuất (ví dụ, điều khoản bị gắn cờ hoặc số tiền hóa đơn)

Quyết định của tác nhân AI được điều khiển bởi các quy tắc và hướng dẫn định sẵn. Ví dụ, một nhà thầu có thể chỉ dẫn cho tác nhân AI tự động hóa tài liệu như sau:

• Nếu điều khoản thanh toán vượt quá 60 ngày, chuyển cho kiểm tra thủ công
• Nếu nhà cung cấp đã được duyệt và PO đã ký, tự động chuyển cho bộ phận tài chính

Từ đây, tài liệu sẽ được phân nhánh, hợp nhất hoặc xử lý tùy theo nội dung và mục đích sử dụng.

Bước 4: Lưu trữ và theo dõi dữ liệu tài liệu có cấu trúc để đảm bảo tuân thủ

Ở giai đoạn này, tài liệu đã được lưu — điều quan trọng là theo dõi cách nó được sử dụng.

Tác nhân AI ghi lại mọi quyết định được thực hiện bằng tài liệu. Bao gồm:

• Những phần nào của tài liệu đã được truy cập
• Giá trị nào đã được trích xuất và sử dụng
• Phiên bản nào đã được tham chiếu
• Ai đã phê duyệt gì, vào thời điểm nào

Điều này tạo thành một chuỗi kiểm tra có cấu trúc. Đây là cách bạn chứng minh quy trình đã được tuân thủ, lý do hợp đồng được duyệt, hoặc điều gì đã kích hoạt một hành động — mà không cần lục tìm email hay Slack.

Theo dõi như vậy biến quy trình của bạn thành hệ thống có trách nhiệm và tăng khả năng được áp dụng.

Lợi ích chính của tự động hóa quy trình tài liệu

Rút ngắn thời gian xử lý giữa các phòng ban

Khi ai đó tải lên tài liệu, nó được phân tích và chuyển đến đúng người cần xử lý — kèm theo ngữ cảnh phù hợp.

Mọi người liên quan đều xem cùng một phiên bản có cấu trúc ngay từ đầu, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt và tránh chuyển giao lặp lại.

Sự đồng bộ này đặc biệt hiệu quả trong các trường hợp tự động hóa, như chatbot tạo khách hàng tiềm năng phân luồng phản hồi biểu mẫu giữa các nhóm.

Giảm lỗi thủ công khi xử lý dữ liệu

Quy trình tự động hóa nhận tệp ở bất kỳ dạng nào — quét, ghi âm, viết tay hoặc xuất dữ liệu — và chuyển thành dữ liệu có cấu trúc.

Và thực tế là 45% doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Mỹ vẫn dùng hồ sơ viết tay để quản lý dữ liệu nhân viên và nhà cung cấp, những sai sót này diễn ra hàng ngày.

Tự động hóa sẽ trích xuất thông tin quan trọng và tự động liên kết với hồ sơ phù hợp. Điều đó đồng nghĩa với ít phải sửa lỗi và giảm sai sót ngay từ đầu.

Đảm bảo tuân thủ chính sách với quy trình minh bạch

Khi tài liệu đi qua quy trình, bạn cần biết điều gì đã xảy ra — ai phê duyệt, họ xem phiên bản nào và quyết định ra sao.

Tự động hóa theo dõi điều đó mặc định. Mọi thao tác đều được ghi lại ngay khi diễn ra. Bạn chỉ cần mở hồ sơ là biết chính xác trạng thái.

Giảm chi phí vận hành từ quy trình giấy tờ nặng nề

Nhiều tổ chức truyền thống vẫn vận hành các quy trình quan trọng trên giấy — khối lượng lớn, thủ công, không tiêu chuẩn tải lên và không có định dạng cấu trúc để kiểm soát.

Báo cáo của McKinsey cho thấy 75% tổ chức đã dùng AI cho ít nhất một chức năng, nhưng chỉ 1% đánh giá việc triển khai đó là trưởng thành.

Trước đây, lập chỉ mục tài liệu rất tốn kém. Nhưng với các mô hình nhúng hình ảnh mới, chi phí cấu trúc hóa dữ liệu đầu vào lộn xộn đã giảm nhanh chóng.

Ví dụ về Tự động hóa Quy trình Tài liệu

Tự động hóa quy trình tài liệu áp dụng ở bất cứ đâu bạn cần biến các tài liệu lộn xộn, không có cấu trúc thành dạng mà hệ thống có thể hiểu và xử lý. Điều này bao gồm các biểu mẫu được quét, PDF, bảng tính — bất cứ thứ gì không được tạo ra để đưa vào cơ sở dữ liệu.

Tự động hóa giúp các tài liệu đó trở nên hữu ích. Nó cũng cho phép bạn theo dõi cách từng thông tin — thậm chí chỉ một cụm từ — được xem, tham chiếu hoặc sử dụng trên các hệ thống của bạn.

Các ví dụ dưới đây minh họa cách áp dụng trong bốn bối cảnh khác nhau:

Đối chiếu hồ sơ bệnh nhân qua các lần khám trong lĩnh vực y tế

Mỗi lần khám bệnh lại phát sinh thêm giấy tờ — phiếu khai thông tin, giấy đồng ý, ghi chú xuất viện, thư giới thiệu. Nhưng nếu chẩn đoán hôm nay không liên kết với đơn thuốc năm ngoái, thông tin quan trọng sẽ bị bỏ lỡ.

Tự động hóa quy trình tài liệu giải quyết vấn đề này ngay từ đầu bằng cách cho phép người dùng chuyển các tài liệu gốc qua một chatbot y tế được thiết kế để cấu trúc dữ liệu lâm sàng.

Ngay khi tệp được tải lên, hệ thống sẽ tự động phân tích. Mã bệnh nhân, chẩn đoán, thuốc và tên bác sĩ được trích xuất, chuẩn hóa và liên kết với hồ sơ hiện có của bệnh nhân.

Thay vì phải chờ yêu cầu hồ sơ, đội ngũ y tế có cái nhìn tổng thể. Mỗi lần khám, thủ thuật và đơn thuốc đều hiển thị trong bối cảnh phù hợp, đúng lúc cần ra quyết định.

Phát hiện điều khoản thanh toán không tuân thủ trong phê duyệt tài chính

Hóa đơn thường không đồng nhất. Có hóa đơn là ảnh quét không có siêu dữ liệu. Có hóa đơn là bảng tính mà trường thuế không khớp hoặc tổng tiền không đúng với hợp đồng.

Mỗi hóa đơn đều phải đọc, xác minh và xử lý qua email hoặc các đoạn chat trên Slack. Điều này làm chậm mọi khoản thanh toán.

Tự động hóa quy trình tài liệu sẽ phân tích hóa đơn ngay khi nhận được, trích xuất số PO, số tiền thuế, các mục chi tiết, tên nhà cung cấp và kiểm tra với điều khoản hợp đồng. Chatbot tài chính có thể phát hiện các điều khoản không khớp trước khi hóa đơn được phê duyệt.

Phát hiện vi phạm quy định của nhân viên/nhà cung cấp trong quy trình nhận việc ngành bán lẻ

Khi doanh nghiệp mở rộng ra quốc tế và chuyển sang mô hình vận hành kết hợp, khối lượng công việc tiếp nhận cho cả nhân viên và nhà cung cấp tăng nhanh.

Nhà cung cấp gửi tài liệu theo định dạng riêng của công ty họ. Nhà thầu tải lên tài liệu từ ứng dụng di động. Một số biểu mẫu là bản quét từ đợt nhận việc năm ngoái — số khác thì thiếu hẳn một số phần.

Tự động hóa tài liệu sẽ đọc từng tệp ngay khi nhận được. Nó trích xuất mã số, thông tin thuế và phân loại vai trò rồi kiểm tra với dữ liệu hệ thống của bạn.

Bất kỳ thông tin nào hết hạn hoặc không phù hợp sẽ được cảnh báo trước khi bộ phận nhân sự hoặc mua sắm phải xử lý.

Tự động điền checklist tuân thủ công trường trong quy trình xây dựng

Tại công trường, tài liệu được gửi về dưới nhiều hình thức khác nhau. Kỹ sư hiện trường chụp ảnh giữa lúc làm việc — không ghi nhãn, đôi khi lộn xộn. Checklist được in ra, điền tay, quét dưới ánh sáng yếu và tải lên sau vài ngày.

Bố tôi gặp tình trạng này hàng tuần khi quản lý các dự án hạ tầng viễn thông. Với hàng trăm nhân viên ở hàng chục công trường, không có thời gian để xử lý lại dữ liệu, nhưng thông tin vẫn phải rõ ràng khi báo cáo.

Mỗi tệp được gắn với đúng công trường, nhiệm vụ hoặc đợt kiểm tra. Hệ thống tự động sẽ điền các thông tin có thể dựa trên checklist có cấu trúc.

Top 5 công cụ tự động hóa quy trình tài liệu

1. Botpress

Phù hợp nhất cho: Các đội ngũ xây dựng tự động hóa bắt đầu từ hội thoại nhưng cần kết nối sâu với phần mềm, tài liệu, API và quy trình phức tạp.

Botpress là nền tảng AI agent cho phép bạn kiểm soát cách các tác vụ liên quan đến tài liệu được xử lý theo thời gian thực thông qua lập chỉ mục tài liệu AI gốc bằng hội thoại tự nhiên.

Nó được thiết kế cho các trường hợp mà dữ liệu đầu vào đa dạng cả về phương tiện và định dạng, và quyết định phụ thuộc vào việc phân tích nội dung tệp, hỏi thêm thông tin và chuyển tác vụ qua các công cụ kết nối.

Điều này thường xuất hiện trong các quy trình phê duyệt, onboarding, báo cáo và hỗ trợ — bất cứ nơi nào tài liệu chứa thông tin nhưng con người cần sự rõ ràng hoặc bước tiếp theo.

Bạn xác định cách AI hoạt động bằng cách sử dụng flows, bộ nhớ và prompt. Bạn có thể truyền dữ liệu vào API, sau khi được lập chỉ mục, có thể dùng để tạo agent ra quyết định dựa trên dữ liệu tìm được.

Và dù hỗ trợ nhiều loại dữ liệu, nền tảng này vẫn cung cấp tích hợp dễ dàng giúp bạn triển khai quy trình trên nhiều nền tảng như chatbot WhatsApp hoặc chatbot Telegram.

Tính năng hỗ trợ quy trình tài liệu:

• Tải tệp lên kho tri thức và trích xuất câu trả lời cụ thể qua chat
• Kết nối CRM, công cụ biểu mẫu, kênh liên lạc hoặc nền tảng ký tên
• Sử dụng luồng động để thu thập trường còn thiếu hoặc xác nhận thông tin ngay trong hội thoại
• Triển khai lên Slack, WhatsApp, Telegram hoặc trực tiếp vào công cụ nội bộ

Giá:

• Gói miễn phí: Bao gồm trình xây dựng chính, 1 bot và $5 tín dụng AI
• Plus: $89/tháng — kiểm thử luồng, định tuyến, chuyển giao cho người thật
• Team: $495/tháng — SSO, cộng tác, theo dõi sử dụng chung
• Enterprise: Tùy chỉnh — cho cấu hình riêng, khối lượng lớn hoặc kiểm soát tuân thủ

2. Zapier

Phù hợp nhất cho: Các đội ngũ không chuyên kỹ thuật muốn tự động hóa quy trình tài liệu mà không cần đi sâu vào xử lý dữ liệu

Zapier là nền tảng điều phối AI được xây dựng để kết nối các công cụ với nhau. Khi tài liệu đến, Zapier có thể chuyển dữ liệu, cập nhật hệ thống liên quan, kích hoạt bước tiếp theo và đảm bảo mọi thứ được đồng bộ.

Bạn tạo Zap — quy trình nhẹ phản ứng với các sự kiện và thực hiện chuỗi hành động. Một tệp do người dùng tải lên có thể tạo mục mới trong CRM, gửi email, nhắn tin Slack hoặc giao việc cho đồng đội.

Zapier hoạt động tốt cùng các nền tảng như Botpress. Một tài liệu được phân tích qua hội thoại có thể gửi sang Zapier, sau đó được chuyển qua công cụ điền biểu mẫu, ký tên, lịch hoặc phân tích.

Khả năng chính cho tự động hóa tài liệu:

• Hơn 6.000 tích hợp ứng dụng — CRM, biểu mẫu, ký tên, lưu trữ, cơ sở dữ liệu
• Module webhook và API cho các sự kiện tài liệu linh hoạt
• Logic rẽ nhánh, bộ lọc và định dạng cho quy trình có cấu trúc
• Kết hợp tốt với bot hoặc agent giao diện cần thực thi backend ổn định

Giá:

• Miễn phí: 100 tác vụ/tháng, luồng một bước
• Starter: $29.99/tháng — 750 tác vụ, logic cơ bản
• Professional: $73.50/tháng — luồng nhiều bước, bộ lọc, nhánh
• Team & Company: Tùy chỉnh — cho quy mô lớn, kiểm soát truy cập và hỗ trợ

3. n8n

Phù hợp nhất cho: Các thiết lập nhỏ, tự lưu trữ cần nhập tài liệu và chuyển thẳng sang hệ thống khác.

n8n là nền tảng tự động hóa nơi bạn xây dựng luồng bằng cách kết nối các bước — webhook, bộ phân tích, cơ sở dữ liệu, bot.

Nó chạy trên máy chủ hoặc dịch vụ đám mây của bạn và cung cấp giao diện trực quan để bạn quyết định cách dữ liệu di chuyển giữa các ứng dụng.

Đối với tự động hóa tài liệu, nó xử lý lớp truyền tải. Khi tài liệu của bạn đã được xử lý ở nơi khác, n8n trở thành hệ thống gửi nội dung đến đúng nơi cần thiết thông qua API.

Nó sở hữu một thư viện kết nối thuộc hàng tốt nhất hiện nay, hoạt động hiệu quả như cầu nối giữa các tác nhân tài liệu, CRM, công cụ ký, bảng điều khiển và bot.

Khả năng chính cho tự động hóa tài liệu:

• Công cụ tự động hóa tự lưu trữ với khả năng giám sát toàn bộ quá trình thực thi
• Các node cho HTTP, xử lý tệp, chuyển đổi dữ liệu và gọi dịch vụ
• Tương thích với các dịch vụ OCR, phân tích cú pháp và LLM thông qua API

Giá:

• Tự lưu trữ: Miễn phí
• Cloud Starter: $20/tháng — 5.000 lượt thực thi
• Cloud Pro: $50/tháng — nhiều người dùng, dung lượng lớn hơn
• Enterprise: Tùy chỉnh — SLA, quyền truy cập nâng cao, lưu trữ riêng

4. PandaDoc

Phù hợp nhất cho: Các nhóm cần tạo tài liệu chuyên nghiệp, dễ theo dõi trên nhiều nền tảng

PandaDoc là nền tảng tạo tài liệu có khả năng tự động hóa các quy trình làm việc xoay quanh tài liệu được liên kết trên nhiều nền tảng khác nhau. PandaDoc thiên về các hoạt động bán hàng và vận hành tài khoản hơn là tự động hóa phía sau.

Bạn thiết lập mẫu, nhập một vài trường, liên kết các nền tảng cần trao đổi và nền tảng này cung cấp các tính năng giúp quy trình vận hành ổn định.

Nó hoạt động tốt khi chatbot hoặc tác nhân AI thu thập thông tin từ người dùng rồi chuyển cho PandaDoc để tạo đề xuất hoặc hợp đồng đã điền sẵn.

Hầu hết các nhóm bắt đầu với gói Essentials, không bao gồm đầy đủ bộ công cụ tự động hóa. Điều này khiến nền tảng khó được khuyến nghị cho các quy trình phức tạp. Tuy nhiên, các tích hợp cốt lõi và khung chuyển giao đủ mạnh để xứng đáng có mặt ở đây.

Khả năng chính cho tự động hóa tài liệu:

• Chữ ký điện tử tích hợp theo dõi lượt xem và trạng thái
• Quyền truy cập theo vai trò và theo dõi phiên bản cho quy trình nhóm

Giá:

• Miễn phí: Chữ ký điện tử cơ bản và tải lên tài liệu
• Essentials: $19/tháng/người dùng — thư viện mẫu và nội dung
• Business: $49/tháng/người dùng — tích hợp CRM và quy trình tùy chỉnh

5. DocuWare

‍Phù hợp nhất cho: Các nhóm trong ngành có quy định nghiêm ngặt cần lưu trữ an toàn và phân luồng tài liệu theo quy tắc.

DocuWare là nền tảng quản lý và tự động hóa tài liệu được xây dựng để mở rộng quy mô. Nó tập trung vào cấu trúc trong quy trình tài liệu, hoạt động bằng cách thu thập tệp, trích xuất dữ liệu và chuyển chúng qua các quy trình định sẵn với kiểm soát truy cập nghiêm ngặt.

Nó thường được sử dụng nhất trong các lĩnh vực nhân sự, tài chính và pháp lý, nơi tài liệu có khả năng bị kiểm toán cao nhất. Bạn thiết lập quy trình, và DocuWare xử lý việc phân tích, xác thực, chuyển giao và theo dõi phiên bản ở phía sau.

Nền tảng này ưu tiên kiểm soát hơn linh hoạt, nhưng với các nhóm cần minh bạch và tuân thủ ngay từ đầu, đây là một lớp đáng tin cậy trong hệ thống.

Khả năng chính cho tự động hóa tài liệu:

• Trình xây dựng quy trình làm việc với logic nhiệm vụ và phê duyệt
• Lập chỉ mục dựa trên OCR cho các tệp được quét
• Quyền truy cập theo vai trò và ghi nhật ký kiểm toán
• Chính sách lưu trữ cho quy trình tuân thủ

Giá:

• Tùy chỉnh: Dựa trên số người dùng, dung lượng lưu trữ và quyền truy cập tính năng. Có lựa chọn lưu trữ đám mây và tại chỗ.

Bắt đầu tự động hóa quy trình tài liệu

Ai cũng có thể quét PDF — nhưng nếu bạn muốn tài liệu của mình tạo ra kết quả thực sự, bạn cần có cấu trúc.

Botpress kết nối và phân tích nội dung từ PDF, bảng, trang Notion, bảng tính, website và nhiều nguồn khác, biến dữ liệu thô thành dữ liệu có thể truy vấn để tác nhân AI của bạn sử dụng.

Dữ liệu đó sẽ tự động di chuyển giữa người dùng, công cụ và hệ thống, được dẫn dắt bởi ngữ cảnh động của từng truy vấn. Với tính năng HITL tích hợp sẵn và triển khai đa kênh, bạn có thể mở rộng tự động hóa tài liệu cùng với đội ngũ của mình.

Bắt đầu xây dựng ngay hôm nay. Miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Tự động hóa quy trình tài liệu có xử lý được tài liệu đa ngôn ngữ không?

Có, tự động hóa quy trình tài liệu có thể xử lý tài liệu đa ngôn ngữ vì các mô hình AI hiện đại được huấn luyện trên dữ liệu đa ngôn ngữ và có thể xử lý văn bản ở nhiều ngôn ngữ khác nhau. Tuy nhiên, độ chính xác có thể thay đổi tùy vào mức độ huấn luyện của AI đối với từng ngôn ngữ, phương ngữ và bộ ký tự, nên các doanh nghiệp sử dụng ngôn ngữ ít phổ biến cần kiểm tra kỹ trước khi triển khai.

Có thể tích hợp tự động hóa quy trình tài liệu với hệ thống CRM hoặc ERP hiện tại của tôi không?

Có thể tích hợp tự động hóa quy trình tài liệu với các hệ thống CRM hoặc ERP hiện tại, vì hầu hết các nền tảng hiện đại đều hỗ trợ kết nối API cho phép dữ liệu từ tài liệu chuyển vào hồ sơ khách hàng và cơ sở dữ liệu vận hành.

Những loại hình doanh nghiệp nào hưởng lợi nhiều nhất từ tự động hóa quy trình tài liệu?

Các doanh nghiệp trong lĩnh vực như y tế, tài chính, pháp lý, bảo hiểm, xây dựng và bán lẻ hưởng lợi nhiều nhất từ tự động hóa quy trình tài liệu vì họ xử lý khối lượng lớn biểu mẫu, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo và hồ sơ tuân thủ. Bất kỳ tổ chức nào có quy trình lặp lại, nhiều tài liệu đều có thể tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa việc xử lý và định tuyến tài liệu.

Dữ liệu được xử lý qua công cụ tự động hóa quy trình tài liệu có an toàn không?

Dữ liệu được xử lý qua công cụ tự động hóa quy trình tài liệu có thể rất an toàn vì các nền tảng uy tín sử dụng mã hóa và nhật ký kiểm tra để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Tuy nhiên, mức độ bảo mật phụ thuộc vào nhà cung cấp và cách cấu hình hệ thống, nên các doanh nghiệp xử lý dữ liệu bí mật cần xác minh chứng chỉ bảo mật của nhà cung cấp.

Tôi có cần kỹ năng kỹ thuật để thiết lập tự động hóa quy trình tài liệu không, hay người không chuyên cũng làm được?

Một số thiết lập tự động hóa quy trình tài liệu nâng cao cần kỹ năng kỹ thuật để tích hợp tùy chỉnh hoặc cấu hình API, nhưng nhiều công cụ hiện đại cung cấp giao diện không cần mã mà người không chuyên có thể sử dụng để xây dựng và quản lý quy trình tài liệu. Người không chuyên có thể đảm nhận các tác vụ như xác định logic định tuyến và thiết lập quy tắc tự động, nhưng các triển khai phức tạp vẫn nên có sự hỗ trợ của IT.