- Tự động hóa quy trình làm việc tài liệu sử dụng AI để phân tích tài liệu thành dữ liệu có cấu trúc, loại bỏ việc nhập thủ công, giảm lỗi và tăng tốc độ phê duyệt giữa các nhóm.
- Các tác nhân AI hiện đại hiểu được bố cục và ngữ cảnh của tài liệu, cho phép trích xuất và định tuyến dữ liệu chính xác dựa trên các quy tắc hoặc nội dung.
- Các ngành như chăm sóc sức khỏe, tài chính, bán lẻ và xây dựng đã tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ bằng cách tự động hóa các quy trình dựa trên tài liệu từ đầu đến cuối.
- Để triển khai DWA, hãy bắt đầu bằng việc số hóa tài liệu, sử dụng AI để trích xuất dữ liệu quan trọng, xác định logic định tuyến cho các bước tiếp theo và theo dõi mọi hành động để đảm bảo tuân thủ và minh bạch.
Chỉ vài năm trước, khi tôi đang vật lộn với môn Hóa 101 trong chương trình đại học, học kỳ đã có bước ngoặt lớn — đại dịch xảy ra, ngay trước buổi thực hành trong phòng thí nghiệm cuối cùng của chúng tôi.
Và thay vì kỳ thi, trường đại học đã bảo chúng tôi, “Gõ toàn bộ hồ sơ thí nghiệm vào tệp PDF và nộp”.
Năm mươi trang bảng viết tay, công thức, phản ứng, phép tính — tất cả đều được đánh máy thủ công chỉ để chúng tôi có thể đạt điểm đậu. Bây giờ thì sao? Tôi sẽ quét toàn bộ.
Các tác nhân AI hiện hỗ trợ quy trình làm việc có thể đọc chữ viết tay xấu của tôi — đủ tốt để tôi có thể đánh dấu lỗi, đặt câu hỏi về nội dung, gửi các phiên bản khác nhau và gửi tài liệu cho đồng đội hoặc quản lý mà không cần nhập lại một từ nào.
Tự động hóa quy trình làm việc của tài liệu là cách giúp những "sự giãn nở" viết tay của bạn không bị coi là "ảo tưởng" trong hộp thư đến của người khác.
Tự động hóa quy trình làm việc tài liệu là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc tài liệu (DWA) là việc sử dụng phần mềm để di chuyển tài liệu qua một loạt các tác vụ — như thu thập, lập chỉ mục, xem xét, phê duyệt và gửi — mà không cần dựa vào việc bàn giao thủ công.
DWA nằm trong phạm vi lớn hơn của tự động hóa quy trình kinh doanh , giúp các nhóm thay thế các tác vụ tài liệu lặp đi lặp lại bằng các hành động đáng tin cậy do AI điều khiển.
Tự động hóa tài liệu trước đây dựa vào các hệ thống OCR dựa trên quy tắc quét ký tự và trích xuất văn bản. Bây giờ, với các tác nhân AI, cùng một quy trình làm việc được hỗ trợ bởi các công cụ hiểu cách cấu trúc tài liệu và ý nghĩa của từng phần.
Bằng cách chia nhỏ nội dung thành các thành phần có cấu trúc và có ý nghĩa, các tác nhân AI có thể đưa dữ liệu đó vào các hệ thống như CRM hoặc nền tảng bán vé để các hệ thống đó có thể tự động đưa ra quyết định đúng đắn hoặc các bước tiếp theo.
Tự động hóa quy trình làm việc của tài liệu: Các thuật ngữ chính
Quy trình tự động hóa tài liệu hoạt động như thế nào?
Bước 1: Chụp và số hóa tài liệu
Tài liệu được tải lên dưới dạng tệp — PDF, DOCX, email hoặc HTML. Phân tích cú pháp sẽ biến tệp đó thành biểu diễn có cấu trúc mà hệ thống có thể hiểu và làm việc.
Phân tích cú pháp chia tài liệu thành các khối riêng biệt — tiêu đề, đoạn văn, bảng, danh sách và chú thích. Mỗi khối sau đó được gắn nhãn bằng siêu dữ liệu theo ngữ cảnh xác định vai trò của nó: có thể là tiêu đề, giá trị, nhãn hoặc thứ gì khác.
Phân tích cú pháp xây dựng bản đồ nhận biết bố cục của tài liệu , được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu vector . Bản đồ này trở thành lớp cơ sở mà các tác nhân AI sử dụng để suy luận về những gì bên trong và cách mỗi phần kết nối.
Bước 2: Trích xuất dữ liệu có liên quan từ mỗi tệp
Tác nhân AI sẽ lấy cấu trúc đã phân tích và bắt đầu xác định những gì quan trọng, bao gồm:
- Các trường và thực thể : Tên, ngày tháng, số tiền, địa chỉ
- Mối quan hệ : Giá trị nào thuộc về nhãn nào, phần nào phụ thuộc vào phần khác
- Bối cảnh : Giá trị đến từ phần nào của tài liệu — tóm tắt, chú thích, điều khoản pháp lý, v.v.
Quá trình này được gọi là lập chỉ mục tài liệu AI. Mỗi khối nội dung được nhúng và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu vector, như một ý nghĩa ngữ nghĩa mà tác nhân có thể tìm kiếm.
Vì vậy, thay vì “quét” các từ khóa, tác nhân có thể hỏi:
“Người dùng đồng ý với các điều khoản thanh toán ở đâu trong tài liệu này?”
Tác nhân vẫn có thể trả về câu trả lời chính xác, phù hợp với ngữ cảnh, ngay cả khi cách diễn đạt trong tài liệu hoàn toàn khác.
Bước 3: Định tuyến tài liệu thông qua logic và phê duyệt
Sau khi nội dung được lập chỉ mục, các tác nhân AI có thể đưa ra quyết định về việc gì sẽ xảy ra tiếp theo và xảy ra như thế nào.
Sự phối hợp AI này có thể áp dụng ở hai cấp độ:
- Cấp độ tài liệu : Gửi toàn bộ tệp (ví dụ: hợp đồng đã ký chuyển tiếp cho bộ phận pháp lý)
- Cấp độ nội dung : Chỉ gửi một phần đã trích xuất (ví dụ: điều khoản được đánh dấu hoặc số tiền hóa đơn)
Quyết định của tác nhân AI được thúc đẩy bởi các quy tắc và lời nhắc được xác định trước. Ví dụ, một người xây dựng có thể hướng dẫn tác nhân AI tự động hóa tài liệu của họ bằng:
- Nếu điều khoản thanh toán vượt quá 60 ngày, hãy đánh dấu để xem xét thủ công
- Nếu nhà cung cấp được chấp thuận và PO được ký, tự động chuyển tiếp đến tài chính
Từ đây, các tài liệu bắt đầu phân nhánh, hợp nhất hoặc giải quyết dựa trên nội dung và mục đích sử dụng.
Bước 4: Lưu trữ và theo dõi dữ liệu tài liệu có cấu trúc để tuân thủ
Ở giai đoạn này, bản thân tài liệu đã được lưu trữ — điều quan trọng bây giờ là theo dõi cách sử dụng tài liệu đó.
Các tác nhân AI ghi lại mọi quyết định được đưa ra bằng tài liệu. Những quyết định này có thể bao gồm:
- Những phần nào của tài liệu đã được truy cập
- Những giá trị nào đã được trích xuất và sử dụng
- Phiên bản nào đã được tham chiếu
- Ai đã phê duyệt cái gì và khi nào
Điều này tạo thành một dấu vết kiểm toán có cấu trúc . Đó là cách bạn chứng minh một chính sách đã được tuân thủ, lý do tại sao một hợp đồng được chấp thuận hoặc điều gì đã kích hoạt một hành động, mà không cần phải đào sâu qua email hoặc Slack .
Theo dõi như thế này sẽ biến quy trình làm việc của bạn thành hệ thống có trách nhiệm đồng thời tăng khả năng áp dụng.
Lợi ích chính của việc tự động hóa quy trình làm việc tài liệu

Giảm thời gian xử lý giữa các phòng ban
Khi ai đó tải lên một tài liệu, tài liệu đó sẽ được phân tích cú pháp và gửi đi — với ngữ cảnh phù hợp — cho bất kỳ ai cần xử lý.
Mọi người trong vòng lặp đều thấy cùng một phiên bản có cấu trúc ngay từ đầu, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt và ngăn ngừa việc chuyển giao nhiều lần.
Kiểu liên kết này trở nên đặc biệt hiệu quả trong các trường hợp sử dụng tự động hóa, chẳng hạn như chatbot tạo khách hàng tiềm năng định tuyến phản hồi biểu mẫu giữa các nhóm.
Giảm thiểu lỗi thủ công trong việc xử lý dữ liệu
Quy trình làm việc tự động sẽ chọn tệp theo dạng hiện tại — được quét, nói, viết tay hoặc xuất — và chuyển thành dữ liệu có cấu trúc.
Và khi xét đến việc 45% doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Hoa Kỳ vẫn dựa vào hồ sơ viết tay để quản lý dữ liệu nhân viên và nhà cung cấp, những sai lầm này đã xâm nhập vào hoạt động hàng ngày.
Tự động hóa sẽ tự động trích xuất những gì quan trọng và liên kết chúng với đúng bản ghi. Điều đó có nghĩa là ít công việc sửa lỗi hơn và ít lỗi hơn ngay từ đầu.
Đảm bảo tuân thủ chính sách với quy trình làm việc minh bạch
Khi một tài liệu di chuyển qua quy trình làm việc, bạn cần biết điều gì đã xảy ra — ai đã phê duyệt tài liệu đó, họ đã xem phiên bản nào và các quyết định được đưa ra như thế nào.
Tự động theo dõi điều đó theo mặc định. Mọi tương tác đều được ghi lại ngay khi nó xảy ra. Bạn kéo hồ sơ lên và biết chính xác nó ở đâu.
Giảm chi phí hoạt động từ các quy trình sử dụng nhiều giấy tờ
Các tổ chức truyền thống vẫn thực hiện các hoạt động quan trọng trên giấy tờ — quy trình làm việc thủ công, khối lượng lớn mà không có tiêu chuẩn tải lên và không có định dạng có cấu trúc để thực thi.
McKinsey báo cáo rằng 75% các tổ chức đã sử dụng AI trong ít nhất một chức năng, nhưng chỉ có 1% cho rằng việc triển khai đó đã hoàn thiện.
Việc lập chỉ mục tài liệu trước đây rất tốn kém. Nhưng với các mô hình nhúng trực quan mới hơn, chi phí để cấu trúc các đầu vào lộn xộn đã giảm nhanh chóng.
Ví dụ về Tự động hóa quy trình làm việc của Tài liệu
Tự động hóa quy trình làm việc tài liệu áp dụng ở bất kỳ đâu bạn cần biến các tài liệu lộn xộn, không có cấu trúc thành thứ mà hệ thống có thể hiểu và làm việc. Điều đó bao gồm các biểu mẫu được quét, PDF, bảng tính — bất kỳ thứ gì không được xây dựng để phù hợp với cơ sở dữ liệu.
Tự động hóa làm cho các tài liệu đó hữu ích. Nó cũng cung cấp cho bạn một cách để theo dõi cách từng thông tin — thậm chí là một cụm từ — được xem, tham chiếu hoặc sử dụng trên toàn bộ hệ thống của bạn.
Các ví dụ dưới đây cho thấy điều đó diễn ra như thế nào trong bốn bối cảnh khác nhau:

Đối chiếu hồ sơ bệnh nhân qua các lần khám trong chăm sóc sức khỏe
Mỗi lần khám bệnh nhân đều thêm nhiều giấy tờ hơn — biểu mẫu nhập viện, giấy đồng ý, biên bản xuất viện, thư giới thiệu. Nhưng nếu chẩn đoán ngày hôm nay không liên quan đến đơn thuốc năm ngoái, thì bối cảnh chính sẽ bị mất.
Tự động hóa quy trình làm việc tài liệu khắc phục vấn đề này ngay từ gốc bằng cách cho phép người dùng định tuyến tài liệu thô thông qua chatbot y tế được xây dựng để cấu trúc dữ liệu lâm sàng.
Ngay khi tệp được tải lên, nó sẽ được phân tích cú pháp tự động. ID bệnh nhân, chẩn đoán, thuốc và tên nhà cung cấp được trích xuất, chuẩn hóa và liên kết với hồ sơ hiện có của bệnh nhân.
Thay vì chờ đợi yêu cầu hồ sơ, nhóm chăm sóc có được cái nhìn kết nối. Mỗi lần thăm khám, thủ thuật và đơn thuốc đều hiển thị trong ngữ cảnh, ngay khi quyết định được đưa ra.
Đánh dấu các điều khoản thanh toán không tuân thủ trong phê duyệt tài chính
Hóa đơn hiển thị bị hỏng. Một số xuất hiện dưới dạng hình ảnh được quét mà không có siêu dữ liệu. Một số khác là bảng tính trong đó các trường thuế không thẳng hàng hoặc tổng số không khớp với hợp đồng.
Mỗi cái phải được đọc, xác minh và theo dõi qua email hoặc Slack chủ đề. Điều đó làm trì hoãn mọi khoản thanh toán.
Tự động hóa quy trình làm việc của tài liệu phân tích hóa đơn khi đến, trích xuất số PO, số tiền thuế, mục hàng, tên nhà cung cấp và kiểm tra chúng theo các điều khoản hợp đồng. Các chatbot tài chính có thể đánh dấu các điều khoản không khớp bằng cách sử dụng dữ liệu này trước khi hóa đơn được chấp thuận.
Phát hiện vi phạm quy tắc của nhân viên/nhà cung cấp trong quá trình tuyển dụng bán lẻ
Khi các doanh nghiệp mở rộng ra biên giới và chuyển sang hoạt động kết hợp, khối lượng công việc dành cho cả nhân viên và nhà cung cấp đều tăng nhanh.
Nhà cung cấp nộp hồ sơ theo định dạng của công ty họ. Nhà thầu tải tài liệu lên từ ứng dụng di động. Một số biểu mẫu là bản sao được quét từ chu kỳ tuyển dụng năm ngoái — một số biểu mẫu khác thiếu toàn bộ các phần.
Tự động hóa tài liệu sẽ đọc từng tài liệu khi chúng đến. Nó sẽ trích xuất ID, thông tin thuế và phân loại vai trò và đối chiếu với những gì hệ thống của bạn đã biết.
Bất kỳ thứ gì hết hạn hoặc không phù hợp đều sẽ được đánh dấu trước khi bộ phận nhân sự hoặc mua sắm xử lý.
Tự động điền danh sách kiểm tra tuân thủ công trường trong quy trình xây dựng
Trên các công trường xây dựng, tài liệu sẽ xuất hiện theo bất kỳ cách nào có thể. Các kỹ sư hiện trường chụp ảnh giữa chừng — không có nhãn, đôi khi không theo thứ tự. Danh sách kiểm tra được in ra, điền bằng tay, quét trong điều kiện thiếu sáng và tải lên sau đó vài ngày.
Bố tôi thấy điều này mỗi tuần, quản lý việc xây dựng cơ sở hạ tầng dân sự trong viễn thông. Với hàng trăm nhân viên trải rộng trên hàng chục địa điểm, không có thời gian để dọn dẹp dữ liệu đầu vào, nhưng dữ liệu vẫn cần phải có ý nghĩa vào thời điểm báo cáo.
Mỗi tệp được neo vào đúng trang web, tác vụ hoặc kiểm tra. Hệ thống tự động hóa sẽ điền vào những gì có thể bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra có cấu trúc.
5 công cụ hàng đầu để tự động hóa quy trình làm việc tài liệu
1. Botpress

Phù hợp nhất cho: Các nhóm xây dựng quy trình tự động hóa bắt đầu bằng cuộc trò chuyện nhưng cần đi sâu vào phần mềm, tài liệu, API và quy trình làm việc phức tạp về logic.
Botpress là nền tảng tác nhân AI cho phép bạn kiểm soát cách xử lý các tác vụ dựa trên tài liệu theo thời gian thực thông qua lập chỉ mục tài liệu AI gốc thông qua các cuộc hội thoại tự nhiên.
Nó được xây dựng cho các trường hợp sử dụng mà đầu vào có phạm vi cả về phương tiện và định dạng, và khi quyết định phụ thuộc vào việc phân tích nội dung trong tệp, yêu cầu thêm ngữ cảnh và định tuyến hành động thông qua các công cụ được kết nối.
Điều này thường được áp dụng trong quá trình phê duyệt, tiếp nhận, báo cáo và hỗ trợ — bất kỳ khi nào tài liệu lưu trữ thông tin nhưng một người cần làm rõ hoặc thực hiện các bước tiếp theo.
Bạn xác định cách AI hoạt động bằng cách sử dụng luồng, bộ nhớ và lời nhắc. Bạn có thể truyền dữ liệu vào API, sau khi được lập chỉ mục, có thể được sử dụng để tạo ra các tác nhân đưa ra quyết định dựa trên những gì chúng tìm thấy.
Trong khi mạnh mẽ với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nền tảng này cung cấp cho bạn khả năng tích hợp dễ dàng giúp bạn triển khai quy trình trên nhiều nền tảng khác nhau như chatbot WhatsApp hoặc chatbot Telegram .
Các tính năng hỗ trợ quy trình làm việc của tài liệu:
- Tải tệp lên cơ sở kiến thức và trích xuất các câu trả lời cụ thể thông qua trò chuyện
- Kết nối CRM, công cụ biểu mẫu, kênh truyền thông hoặc nền tảng chữ ký
- Sử dụng luồng động để thu thập các trường bị thiếu hoặc xác nhận thông tin giữa cuộc trò chuyện
- Triển khai tới Slack , WhatsApp , Telegram hoặc trực tiếp vào các công cụ bên trong của bạn
Giá cả:
- Gói miễn phí: Bao gồm trình xây dựng cốt lõi, 1 bot và khoản tín dụng AI trị giá 5 đô la
- Plus : $89/tháng — kiểm tra luồng, định tuyến, chuyển giao của con người
- Nhóm: $495/tháng — SSO, cộng tác, theo dõi sử dụng chung
- Doanh nghiệp: Tùy chỉnh — dành cho các thiết lập tùy chỉnh, khối lượng lớn hoặc kiểm soát tuân thủ
2. Zapier
.webp)
Tốt nhất cho: Các nhóm không chuyên về kỹ thuật đang cố gắng tự động hóa quy trình làm việc của tài liệu mà không đi sâu vào sự phức tạp của việc xử lý dữ liệu
Zapier là một nền tảng phối hợp AI được xây dựng để ghép các công cụ lại với nhau. Khi một tài liệu được đưa đến, Zapier có thể di chuyển dữ liệu, cập nhật hệ thống xung quanh dữ liệu, kích hoạt bước tiếp theo và đảm bảo mọi thứ được thực hiện đồng bộ với dữ liệu.
Bạn tạo Zaps — quy trình làm việc nhẹ phản ứng với các kích hoạt và chạy một loạt các hành động. Một tệp tải lên từ người dùng có thể dẫn đến một mục CRM mới, một email, một tin nhắn đến Slack hoặc nhiệm vụ được giao cho đồng đội.
Zapier hoạt động tốt cùng với các nền tảng như Botpress . Một tài liệu được phân tích trong cuộc trò chuyện có thể được gửi đến Zapier , sau đó định tuyến thông tin đó thông qua trình điền biểu mẫu, người ký, lịch hoặc công cụ phân tích.
Các khả năng chính để tự động hóa tài liệu:
- Hơn 6.000 tích hợp ứng dụng — CRM, biểu mẫu, người ký, lưu trữ, cơ sở dữ liệu
- Webhook và các mô-đun API cho các kích hoạt tài liệu linh hoạt
- Logic phân nhánh, bộ lọc và trình định dạng cho quy trình làm việc có cấu trúc
- Kết hợp tốt với các bot hoặc tác nhân front-end cần thực hiện back-end đáng tin cậy
Giá cả:
- Miễn phí: 100 nhiệm vụ/tháng, luồng một bước
- Gói khởi đầu: 29,99 đô la/tháng — 750 nhiệm vụ, logic cơ bản
- Chuyên nghiệp: $73,50/tháng — luồng nhiều bước, bộ lọc, đường dẫn
- Nhóm & Công ty: Tùy chỉnh — để mở rộng quy mô, kiểm soát truy cập và hỗ trợ
3. n8n

Phù hợp nhất cho: Các thiết lập tự lưu trữ quy mô nhỏ, nơi tài liệu cần được tiếp nhận và chuyển thẳng đến hệ thống khác.
n8n là một nền tảng tự động hóa nơi bạn xây dựng các luồng bằng cách kết nối các bước — một webhook , một trình phân tích cú pháp, một cơ sở dữ liệu, một bot.
Nó chạy trên máy chủ hoặc phiên bản đám mây của bạn và cung cấp cho bạn cách trực quan để quyết định cách dữ liệu di chuyển giữa các ứng dụng.
Đối với tự động hóa tài liệu, nó xử lý lớp vận chuyển. Khi tài liệu của bạn được xử lý ở nơi khác, n8n trở thành hệ thống gửi nội dung đến nơi cần đến bằng API.
Nó có một trong những thư viện kết nối tốt nhất hiện nay, hoạt động tốt như một cầu nối giữa các tác nhân tài liệu, CRM, người ký, bảng điều khiển và bot.
Các khả năng chính để tự động hóa tài liệu:
- Công cụ tự động hóa tự lưu trữ với khả năng hiển thị đầy đủ về quá trình thực hiện
- Các nút cho HTTP, xử lý tệp, chuyển đổi dữ liệu và gọi dịch vụ
- Tương thích với OCR, phân tích cú pháp và LLM dịch vụ thông qua API
Giá cả:
- Tự lưu trữ: Miễn phí
- Cloud Starter: 20 đô la/tháng — 5.000 lần thực hiện
- Cloud Pro: 50 đô la/tháng — nhiều người dùng, khối lượng lớn hơn
- Doanh nghiệp: Tùy chỉnh — SLA, quyền truy cập nâng cao, lưu trữ riêng tư
4. Tài liệu Panda
.webp)
Phù hợp nhất cho: Các nhóm cần tạo tài liệu được trau chuốt, có thể theo dõi trên nhiều nền tảng
PandaDoc là một nền tảng tạo tài liệu có khả năng tự động hóa quy trình làm việc xung quanh các tài liệu được liên kết trên nhiều nền tảng. PandaDoc gần với hoạt động bán hàng và tài khoản hơn là tự động hóa backend.
Bạn thiết lập các mẫu, nhập một vài trường, liên kết các nền tảng cần giao tiếp và nền tảng sẽ cung cấp cho bạn các tính năng để làm cho đường truyền trở nên đáng tin cậy.
Công cụ này hoạt động hiệu quả khi chatbot hoặc tác nhân AI thu thập thông tin từ người dùng rồi chuyển đến PandaDoc để tạo đề xuất hoặc thỏa thuận đã điền sẵn.
Hầu hết các nhóm bắt đầu với gói Essentials, không bao gồm bộ công cụ tự động hóa đầy đủ. Điều đó khiến nền tảng khó được đề xuất cho các quy trình làm việc phức tạp. Tuy nhiên, các tích hợp cốt lõi và khuôn khổ phân phối đủ mạnh để biện minh cho vị trí của nó ở đây.
Các khả năng chính để tự động hóa tài liệu:
- Chữ ký điện tử nhúng theo dõi lượt xem và trạng thái
- Quyền truy cập dựa trên vai trò và theo dõi phiên bản cho quy trình làm việc của nhóm
Giá cả:
- Miễn phí: Chữ ký điện tử cơ bản và tải lên tài liệu
- Essentials: $19/tháng cho mỗi người dùng — mẫu và thư viện nội dung
- Doanh nghiệp: 49 đô la/tháng cho mỗi người dùng — tích hợp CRM và quy trình làm việc tùy chỉnh
5. Tài liệu
.webp)
Phù hợp nhất cho: Các nhóm trong ngành được quản lý cần lưu trữ an toàn và định tuyến tài liệu theo quy tắc.
DocuWare là một nền tảng quản lý và tự động hóa tài liệu được xây dựng để mở rộng quy mô. Nó tập trung vào cấu trúc trong quy trình làm việc của tài liệu và hoạt động bằng cách thu thập tệp, trích xuất dữ liệu và định tuyến chúng thông qua các quy trình làm việc được xác định trước với quyền kiểm soát truy cập chặt chẽ.
Nó được sử dụng thường xuyên nhất trong HR, tài chính và pháp lý, nơi các tài liệu có nhiều khả năng được kiểm toán nhất. Bạn thiết lập luồng và DocuWare xử lý việc phân tích cú pháp, xác thực, chuyển giao và theo dõi phiên bản ở chế độ nền.
Nền tảng này thiên về kiểm soát tính linh hoạt, nhưng đối với các nhóm cần khả năng hiển thị và tuân thủ ngay từ ngày đầu tiên, thì đây là một lớp đáng tin cậy trong stack .
Các khả năng chính để tự động hóa tài liệu:
- Trình xây dựng quy trình làm việc với logic tác vụ và phê duyệt
- Lập chỉ mục dựa trên OCR cho các tệp được quét
- Truy cập dựa trên vai trò và ghi nhật ký kiểm tra
- Chính sách lưu giữ cho quy trình tuân thủ
Giá cả:
- Tùy chỉnh: Dựa trên người dùng, dung lượng lưu trữ và quyền truy cập tính năng. Có sẵn các tùy chọn đám mây và tại chỗ.
Bắt đầu tự động hóa quy trình làm việc tài liệu
Bất kỳ ai cũng có thể quét PDF — nhưng nếu bạn muốn tài liệu của mình mang lại kết quả thực sự, bạn cần có cấu trúc.
Botpress kết nối và phân tích nội dung từ các tệp PDF, bảng, Notion các trang, bảng tính, trang web, v.v., biến dữ liệu đầu vào thô thành dữ liệu có thể truy vấn mà các tác nhân AI của bạn có thể xử lý.
Dữ liệu đó tự động di chuyển giữa người dùng, công cụ và hệ thống, được hướng dẫn bởi ngữ cảnh động của mỗi truy vấn. Với HITL tích hợp và triển khai đa kênh, bạn có thể mở rộng quy mô tự động hóa tài liệu hoạt động cùng với nhóm của mình.
Bắt đầu xây dựng ngay hôm nay . Hoàn toàn miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Liệu quy trình làm việc tự động của tài liệu có thể xử lý tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ không?
Có, tự động hóa quy trình làm việc tài liệu có thể xử lý tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ vì các mô hình AI hiện đại được đào tạo trên dữ liệu đa ngôn ngữ và có thể xử lý văn bản bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Tuy nhiên, độ chính xác có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ AI được đào tạo tốt như thế nào trên các ngôn ngữ, phương ngữ và bộ ký tự cụ thể, vì vậy các doanh nghiệp xử lý các ngôn ngữ ít phổ biến hơn nên kiểm tra kỹ lưỡng trước khi triển khai.
Tôi có thể tích hợp tự động hóa quy trình xử lý tài liệu với hệ thống CRM hoặc ERP hiện tại của mình không?
Có thể tích hợp tự động hóa quy trình xử lý tài liệu với các hệ thống CRM hoặc ERP hiện có vì hầu hết các nền tảng hiện đại đều hỗ trợ kết nối API cho phép dữ liệu từ tài liệu chảy vào hồ sơ khách hàng và cơ sở dữ liệu hoạt động.
Những loại hình doanh nghiệp nào được hưởng lợi nhiều nhất từ việc tự động hóa quy trình xử lý tài liệu?
Các doanh nghiệp trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, tài chính, pháp lý, bảo hiểm, xây dựng và bán lẻ được hưởng lợi nhiều nhất từ việc tự động hóa quy trình xử lý tài liệu vì họ phải xử lý khối lượng lớn biểu mẫu, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo và hồ sơ tuân thủ. Bất kỳ tổ chức nào có quy trình lặp đi lặp lại, nhiều tài liệu đều có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa cách xử lý và định tuyến tài liệu.
Dữ liệu được xử lý thông qua các công cụ tự động hóa quy trình xử lý tài liệu có an toàn không?
Dữ liệu được xử lý thông qua các công cụ tự động hóa quy trình làm việc tài liệu có thể rất an toàn vì các nền tảng uy tín sử dụng mã hóa và theo dõi kiểm toán để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Tuy nhiên, bảo mật phụ thuộc vào nhà cung cấp được chọn và cách hệ thống được cấu hình, vì vậy các doanh nghiệp xử lý dữ liệu mật nên xác minh chứng chỉ bảo mật của nhà cung cấp.
Tôi có cần kỹ năng kỹ thuật để thiết lập tự động hóa quy trình làm việc tài liệu hay người không phải nhà phát triển cũng có thể xử lý được không?
Trong khi một số thiết lập tự động hóa quy trình làm việc tài liệu nâng cao yêu cầu kỹ năng chuyên môn để tích hợp tùy chỉnh hoặc cấu hình API, nhiều công cụ hiện đại cung cấp giao diện không cần mã mà người dùng không phải nhà phát triển có thể sử dụng để xây dựng và quản lý quy trình làm việc tài liệu. Người dùng không chuyên về kỹ thuật có thể xử lý các tác vụ như xác định logic định tuyến và thiết lập quy tắc tự động hóa, nhưng các triển khai phức tạp vẫn được hưởng lợi từ hỗ trợ CNTT.