- ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารใช้ AI เพื่อแยกเอกสารเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง ช่วยลดการพิมพ์ด้วยมือ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความเร็วในการอนุมัติระหว่างทีมต่างๆ
- ตัวแทน AI สมัยใหม่เข้าใจเค้าโครงและบริบทของเอกสาร ช่วยให้ดึงข้อมูลและกำหนดเส้นทางได้อย่างแม่นยำตามกฎหรือเนื้อหา
- อุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพ การเงิน การค้าปลีก และการก่อสร้าง กำลังประหยัดเวลาและรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้วยการทำให้กระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติแบบครบวงจร
- ในการนำ DWA ไปใช้ ให้เริ่มต้นด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ใช้ AI เพื่อดึงข้อมูลสำคัญ กำหนดตรรกะการกำหนดเส้นทางสำหรับขั้นตอนถัดไป และติดตามการดำเนินการทั้งหมดเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดและโปร่งใส
เพียงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ขณะที่ฉันกำลังดิ้นรนเรียนวิชาเคมีพื้นฐาน 101 ในระดับปริญญาตรี ภาคการศึกษานั้นเกิดจุดพลิกผันอย่างรุนแรง เกิดโรคระบาดขึ้นก่อนที่เราจะได้เริ่มการปฏิบัติภาคปฏิบัติการในห้องปฏิบัติการครั้งสุดท้าย
และแทนที่จะสอบ วิทยาลัยบอกเราว่า “พิมพ์บันทึกการทดลองในห้องปฏิบัติการทั้งหมดของคุณลงในไฟล์ PDF และส่งไป”
ตาราง สูตร ปฏิกิริยา การคำนวณที่เขียนด้วยลายมือจำนวน 50 หน้า ทั้งหมดพิมพ์ด้วยมือเพื่อให้เราผ่านเกณฑ์ ตอนนี้เหรอ? ฉันจะสแกนทั้งหน้าเลย
ปัจจุบัน ตัวแทน AI เข้ามาขับเคลื่อนเวิร์กโฟลว์ที่สามารถอ่านลายมือแย่ๆ ของฉันได้ดีพอจนฉันสามารถทำเครื่องหมายข้อผิดพลาด ถามคำถามเกี่ยวกับเนื้อหา จัดส่งเวอร์ชันต่างๆ และส่งเอกสารไปยังเพื่อนร่วมทีมหรือผู้จัดการโดยไม่ต้องพิมพ์คำเดียวใหม่
การสร้างเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ช่วยไม่ให้ข้อความที่คุณเขียนด้วยลายมือปรากฏเป็น "ภาพลวงตา" ในกล่องจดหมายของผู้อื่น
ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารคืออะไร
การทำให้เวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นอัตโนมัติ (DWA) คือการใช้ซอฟต์แวร์ในการย้ายเอกสารผ่านชุดงานต่างๆ เช่น การจับภาพ การจัดทำดัชนี การตรวจสอบ การอนุมัติ และการส่งมอบ โดยไม่ต้องพึ่งพาการส่งมอบด้วยตนเอง
DWA อยู่ภายใต้การดูแลของแผนก อัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ ช่วยให้ทีมงานสามารถแทนที่งานเอกสารที่ซ้ำซากด้วยการดำเนินการที่น่าเชื่อถือและขับเคลื่อนด้วย AI
การทำงานอัตโนมัติของเอกสารเคยอาศัยระบบ OCR ตามกฎเกณฑ์ที่สแกนอักขระและดึงข้อความออกมา ปัจจุบัน ด้วยตัวแทน AI เวิร์กโฟลว์เดียวกันนี้ขับเคลื่อนโดยเครื่องมือที่เข้าใจว่าเอกสารมีโครงสร้างอย่างไรและแต่ละส่วนมีความหมายว่าอย่างไร
ด้วยการแบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนประกอบที่มีโครงสร้างและมีความหมาย ตัวแทน AI สามารถป้อนข้อมูลดังกล่าวลงในระบบต่างๆ เช่น CRM หรือแพลตฟอร์มการขายตั๋ว เพื่อให้ระบบเหล่านั้นสามารถทริกเกอร์การตัดสินใจที่ถูกต้องหรือขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติได้
การทำงานอัตโนมัติของเอกสาร: คำศัพท์สำคัญ
ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารทำงานอย่างไร?
ขั้นตอนที่ 1: การจับภาพและแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล
เอกสารจะถูกอัปโหลดเป็นไฟล์ PDF, DOCX, อีเมล หรือ HTML การแยกวิเคราะห์ จะเปลี่ยนไฟล์ดังกล่าวให้เป็นการนำเสนอแบบมีโครงสร้างที่ระบบสามารถเข้าใจและใช้งานได้
การวิเคราะห์จะแบ่งเอกสารออกเป็นบล็อกที่แยกจากกัน ได้แก่ หัวเรื่อง ย่อหน้า ตาราง รายการ และเชิงอรรถ จากนั้นแต่ละบล็อกจะมีป้ายกำกับด้วยข้อมูลเมตาตามบริบทที่กำหนดบทบาทของบล็อกนั้น ไม่ว่าจะเป็นหัวเรื่อง ค่า ป้ายกำกับ หรืออย่างอื่น
การวิเคราะห์จะสร้างแผนที่ของเอกสารที่คำนึงถึงเค้าโครง ซึ่งจะถูกเก็บไว้ใน ฐานข้อมูลเวกเตอร์ แผนที่นี้จะกลายเป็นเลเยอร์พื้นฐานที่ตัวแทน AI ใช้ในการพิจารณาว่ามีอะไรอยู่ข้างในและแต่ละส่วนเชื่อมต่อกันอย่างไร
ขั้นตอนที่ 2: การแยกข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากแต่ละไฟล์
ตัวแทน AI จะนำโครงสร้างที่วิเคราะห์แล้วมาเริ่มระบุสิ่งที่สำคัญ รวมถึง:
- ฟิลด์และเอนทิตี้ : ชื่อ วันที่ จำนวนเงิน ที่อยู่
- ความสัมพันธ์ : ค่าใดเป็นของป้ายกำกับใด ส่วนใดขึ้นอยู่กับป้ายกำกับอื่น
- บริบท : มูลค่ามาจากส่วนใดของเอกสาร เช่น บทสรุป เชิงอรรถ ข้อกำหนดทางกฎหมาย ฯลฯ
กระบวนการนี้เรียกว่าการจัดทำดัชนีเอกสาร AI เนื้อหาแต่ละส่วนจะถูกฝังและจัดเก็บในฐานข้อมูลเวกเตอร์ ซึ่งเป็นความหมายเชิงความหมายที่ตัวแทนสามารถค้นหาได้
ดังนั้นแทนที่จะ “สแกน” คำหลัก ตัวแทนสามารถถามว่า:
ในเอกสารนี้ผู้ใช้ตกลงตามเงื่อนไขการชำระเงินตรงไหน
ตัวแทนสามารถส่งคำตอบที่ชัดเจนและคำนึงถึงบริบทกลับมาได้ แม้ว่าการใช้คำในเอกสารจะแตกต่างกันโดยสิ้นเชิงก็ตาม
ขั้นตอนที่ 3: จัดการเอกสารผ่านตรรกะและการอนุมัติ
เมื่อสร้างดัชนีเนื้อหาแล้ว ตัวแทน AI จะสามารถตัดสินใจได้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นต่อไป และจะเกิดขึ้นอย่างไร
การประสานงาน AI นี้สามารถใช้ได้ในสองระดับ:
- ระดับเอกสาร : ส่งไฟล์ฉบับเต็ม (เช่น สัญญาที่ลงนามแล้วส่งต่อไปยังฝ่ายกฎหมาย)
- ระดับเนื้อหา : ส่งเฉพาะส่วนที่แยกออกมา (เช่น เงื่อนไขที่ถูกทำเครื่องหมายหรือจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้)
การตัดสินใจของตัวแทน AI จะถูกขับเคลื่อนโดยกฎและคำเตือนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น ผู้สร้างอาจสั่งตัวแทน AI อัตโนมัติเอกสารด้วย:
- หากเงื่อนไขการชำระเงินเกิน 60 วัน ให้ทำเครื่องหมายเพื่อตรวจสอบด้วยตนเอง
- หากผู้ขายได้รับการอนุมัติและลงนามใน PO จะถูกส่งต่อไปยังฝ่ายการเงินโดยอัตโนมัติ
จากที่นี่ เอกสารจะเริ่มแตกสาขา ผสาน หรือแยกตามเนื้อหาและการใช้งานที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 4: จัดเก็บและติดตามข้อมูลเอกสารที่มีโครงสร้างเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด
ในขั้นตอนนี้ เอกสารนั้นได้รับการจัดเก็บไว้แล้ว สิ่งสำคัญตอนนี้คือการติดตามว่าเอกสารนั้นถูกนำไปใช้งานอย่างไร
ตัวแทน AI จะบันทึกทุกการตัดสินใจที่เกิดขึ้นโดยใช้เอกสาร ซึ่งอาจรวมถึง:
- ส่วนใดของเอกสารที่ได้รับการเข้าถึง
- ค่าที่ถูกสกัดออกมาและใช้คืออะไร
- เวอร์ชันใดที่ถูกอ้างอิง
- ใครอนุมัติอะไร และเมื่อใด
สิ่งนี้จะสร้าง เส้นทางการตรวจสอบที่มีโครงสร้าง ซึ่งเป็นวิธีที่คุณพิสูจน์ได้ว่ามีการปฏิบัติตามนโยบาย เหตุใดจึงอนุมัติสัญญา หรืออะไรเป็นตัวกระตุ้นให้เกิดการดำเนินการ โดยไม่ต้องค้นหาในอีเมลหรือ Slack -
การติดตามแบบนี้จะเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ของคุณให้เป็นระบบที่รับผิดชอบพร้อมกับเพิ่มการนำไปใช้
ประโยชน์หลักของการทำให้เวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ

ลดเวลาการดำเนินการระหว่างแผนกต่างๆ
เมื่อมีคนอัพโหลดเอกสาร เอกสารนั้นจะถูกแยกวิเคราะห์และส่งมอบ — ด้วยบริบทที่ถูกต้อง — ให้กับใครก็ตามที่ต้องดำเนินการกับเอกสารนั้น
ทุกคนในวงจรจะเห็นเวอร์ชันโครงสร้างเดียวกันตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งช่วยลดระยะเวลาการอนุมัติและป้องกันการส่งต่อซ้ำ
การจัดแนวดังกล่าวจะมีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในกรณีการใช้งานระบบอัตโนมัติ เช่น แชทบอทสร้างโอกาสในการขาย ที่ส่งการตอบแบบฟอร์มไปยังทีมต่างๆ
ลดข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูลด้วยตนเอง
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะหยิบไฟล์ในขณะที่เป็นไฟล์ที่ถูกสแกน พูด เขียนด้วยลายมือ หรือส่งออก และแปลงเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง
และเมื่อพิจารณาว่า ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางของสหรัฐฯ ร้อยละ 45 ยังคงต้องใช้เอกสารที่เขียนด้วยลายมือ เพื่อจัดการข้อมูลพนักงานและผู้ขาย ข้อผิดพลาดเหล่านี้จึงฝังอยู่ในการดำเนินงานประจำวัน
ระบบอัตโนมัติจะดึงข้อมูลที่สำคัญออกมาและเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านั้นเข้ากับระเบียนที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่างานแก้ไขจะน้อยลงและมีข้อผิดพลาดน้อยลงด้วย
รับประกันการปฏิบัติตามนโยบายด้วยเวิร์กโฟลว์ที่โปร่งใส
เมื่อเอกสารเคลื่อนผ่านเวิร์กโฟลว์ คุณจำเป็นต้องทราบว่าเกิดอะไรขึ้น ใครอนุมัติ เห็นเวอร์ชันใด และมีการตัดสินใจอย่างไร
ระบบอัตโนมัติจะติดตามเหตุการณ์ดังกล่าวตามค่าเริ่มต้น โดยบันทึกทุกการโต้ตอบที่เกิดขึ้นทันที คุณสามารถเรียกดูบันทึกและทราบตำแหน่งที่แน่นอนของบันทึกได้
ลดต้นทุนการดำเนินงานจากกระบวนการที่ใช้กระดาษจำนวนมาก
องค์กรแบบดั้งเดิมยังคงดำเนินการที่สำคัญบนกระดาษ ซึ่งเป็นเวิร์กโฟลว์ที่มีปริมาณมากและเป็นแบบแมนนวล ไม่มีมาตรฐานในการอัปโหลด และไม่มีรูปแบบที่มีโครงสร้างที่ต้องบังคับใช้
McKinsey รายงาน ว่า 75% ขององค์กรต่างๆ ได้ใช้งาน AI ในอย่างน้อยหนึ่งฟังก์ชันแล้ว แต่มีเพียง 1% เท่านั้นที่ถือว่าการปรับใช้เหล่านี้มีความสมบูรณ์แบบแล้ว
การจัดทำดัชนีเอกสารเคยมีค่าใช้จ่ายสูง แต่ด้วยรูปแบบการฝังภาพแบบใหม่ ราคาของการจัดโครงสร้างอินพุตที่ยุ่งเหยิงก็ลดลงอย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร
การทำงานอัตโนมัติของเอกสารนั้นใช้ได้ทุกที่ที่คุณต้องการเปลี่ยนเอกสารที่ยุ่งเหยิงและไม่มีโครงสร้างให้กลายเป็นเอกสารที่ระบบสามารถเข้าใจและใช้งานได้ ซึ่งรวมถึงแบบฟอร์มที่สแกน PDF สเปรดชีต หรือเอกสารใดๆ ที่ไม่ได้สร้างมาให้พอดีกับฐานข้อมูล
ระบบอัตโนมัติทำให้เอกสารเหล่านั้นมีประโยชน์ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณติดตามได้ว่าข้อมูลแต่ละส่วน — แม้แต่เพียงวลีเดียว — ถูกดู อ้างอิง หรือใช้ในระบบของคุณอย่างไร
ตัวอย่างด้านล่างนี้แสดงให้เห็นว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไรในสี่การตั้งค่าที่แตกต่างกัน:

การกระทบยอดข้อมูลบันทึกของผู้ป่วยในแต่ละครั้งที่เข้ารับการรักษาในระบบสาธารณสุข
การไปพบแพทย์แต่ละครั้งจะทำให้มีเอกสารเพิ่มขึ้น เช่น แบบฟอร์มการรับเข้า ใบรับรองแพทย์ ใบปล่อยตัวผู้ป่วย จดหมายส่งตัวผู้ป่วย แต่หากการวินิจฉัยของวันนี้ไม่เชื่อมโยงกับใบสั่งยาของปีที่แล้ว บริบทสำคัญก็จะสูญหายไป
การจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารแบบอัตโนมัติแก้ไขปัญหานี้ที่แหล่งที่มาด้วยการให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเส้นทางเอกสารดิบผ่าน แชทบอททางการแพทย์ ที่สร้างขึ้นเพื่อจัดโครงสร้างข้อมูลทางคลินิก
ทันทีที่อัปโหลดไฟล์ ระบบจะทำการแยกวิเคราะห์โดยอัตโนมัติ รหัสผู้ป่วย การวินิจฉัย ยา และชื่อผู้ให้บริการจะถูกแยกออกมา ทำให้เป็นมาตรฐาน และเชื่อมโยงกับบันทึกที่มีอยู่ของผู้ป่วย
แทนที่จะต้องรอคำขอบันทึก ทีมดูแลผู้ป่วยจะได้รับมุมมองที่เชื่อมต่อกัน การเข้าพบแพทย์ ขั้นตอนการรักษา และการสั่งยาแต่ละครั้งจะปรากฏขึ้นในบริบททันทีเมื่อมีการตัดสินใจ
การทำเครื่องหมายเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในการอนุมัติทางการเงิน
ใบแจ้งหนี้มีข้อบกพร่อง บางใบมาในรูปแบบภาพสแกนที่ไม่มีข้อมูลเมตา บางใบเป็นสเปรดชีตที่ช่องภาษีไม่ตรงกันหรือยอดรวมไม่ตรงกับสัญญา
แต่ละอันต้องได้รับการอ่าน ตรวจสอบ และติดตามผ่านอีเมลหรือ Slack กระทู้ที่ทำให้การชำระเงินทุกครั้งหยุดชะงัก
การทำงานอัตโนมัติของเอกสารจะวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้เมื่อมาถึง โดยแยกหมายเลขใบสั่งซื้อ จำนวนเงินภาษี รายการสินค้า ชื่อผู้ขาย และตรวจสอบกับเงื่อนไขของสัญญา แชทบอทด้านการเงิน สามารถระบุเงื่อนไขที่ไม่ตรงกันโดยใช้ข้อมูลนี้ก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะได้รับการอนุมัติ
การตรวจจับการละเมิดกฎของพนักงาน/ผู้ขายในการสอนงานการขายปลีก
ในขณะที่ธุรกิจขยายตัวข้ามพรมแดนและเปลี่ยนไปสู่การดำเนินการแบบไฮบริด ภาระงานต้อนรับสำหรับทั้งพนักงานและผู้ขายก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
ผู้ขายส่งไฟล์ในรูปแบบของบริษัท ผู้รับเหมาอัปโหลดเอกสารจากแอปมือถือ แบบฟอร์มบางฉบับเป็นสำเนาที่สแกนจากรอบการรับสมัครของปีที่แล้ว ส่วนบางฉบับไม่มีส่วนใดส่วนหนึ่งเลย
ระบบอัตโนมัติในการอ่านเอกสารแต่ละฉบับเมื่อมาถึง โดยจะดึงข้อมูลประจำตัว รายละเอียดภาษี และการแบ่งประเภทบทบาทออกมา และตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้เทียบกับข้อมูลที่ระบบของคุณทราบอยู่แล้ว
สิ่งที่หมดอายุหรือไม่อยู่ในแนวเดียวกันจะถูกทำเครื่องหมายไว้ก่อนที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายจัดซื้อจะเข้ามาตรวจสอบ
การกรอกรายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของไซต์โดยอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์การก่อสร้าง
ในไซต์ก่อสร้าง เอกสารต่างๆ จะปรากฏขึ้นมาในลักษณะที่คาดไม่ถึง วิศวกรภาคสนามจะถ่ายรูประหว่างทำงาน โดยไม่ได้ติดฉลากหรือบางครั้งก็ไม่เรียงลำดับ รายการตรวจสอบจะถูกพิมพ์ออกมา กรอกข้อมูลด้วยมือ สแกนในที่แสงน้อย และอัปโหลดในอีกไม่กี่วันต่อมา
พ่อของฉันเห็นสิ่งนี้ทุกสัปดาห์ในการจัดการสร้างโครงสร้างพื้นฐานด้านโทรคมนาคม เนื่องจากมีพนักงานหลายร้อยคนที่กระจายอยู่ในหลายสิบไซต์ จึงไม่มีเวลาที่จะแก้ไขข้อมูล แต่ข้อมูลยังคงต้องสมเหตุสมผลเมื่อถึงเวลาที่ต้องรายงาน
ไฟล์แต่ละไฟล์จะถูกยึดกับไซต์ งาน หรือการตรวจสอบที่ถูกต้อง ระบบอัตโนมัติจะกรอกข้อมูลที่สามารถทำได้โดยใช้รายการตรวจสอบที่มีโครงสร้าง
เครื่องมือ 5 อันดับแรกสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร
1. Botpress

ดีที่สุดสำหรับ: ทีมที่สร้างระบบอัตโนมัติที่เริ่มจากการสนทนาแต่ต้องเจาะลึกถึงซอฟต์แวร์ เอกสาร API และเวิร์กโฟลว์ที่เน้นตรรกะ
Botpress เป็นแพลตฟอร์มตัวแทน AI ที่ช่วยให้คุณควบคุมวิธีการจัดการงานที่ขับเคลื่อนด้วยเอกสารแบบเรียลไทม์ผ่าน การจัดทำดัชนีเอกสาร AI ดั้งเดิมผ่านการสนทนาตามธรรมชาติ
สร้างขึ้นสำหรับกรณีการใช้งานที่อินพุตมีช่วงทั้งในสื่อและรูปแบบ และที่การตัดสินใจขึ้นอยู่กับการแยกวิเคราะห์สิ่งที่อยู่ในไฟล์ การขอบริบทเพิ่มเติม และการกำหนดเส้นทางการดำเนินการผ่านเครื่องมือที่เชื่อมต่อ
สิ่งนี้มักจะมีผลกับการอนุมัติ การต้อนรับเข้าใช้งาน การรายงาน และการสนับสนุน ไม่ว่าเอกสารจะมีข้อมูลอยู่หรือไม่ แต่บุคคลนั้นต้องการความชัดเจนหรือขั้นตอนถัดไป
คุณกำหนดพฤติกรรมของ AI โดยใช้โฟลว์ หน่วยความจำ และคำเตือน คุณสามารถส่งข้อมูลไปยัง API ซึ่งเมื่อสร้างดัชนีแล้ว จะสามารถใช้สร้างตัวแทนที่ตัดสินใจโดยอิงจากสิ่งที่พบได้
แม้ว่าจะมีความทนทานต่อประเภทข้อมูลที่แตกต่างกัน แต่แพลตฟอร์มนี้ยังให้การบูรณาการที่ง่ายดายซึ่งสามารถช่วยให้คุณปรับใช้ไปป์ไลน์บนแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น แชทบอท WhatsApp หรือ แชทบอท Telegram ได้อย่างง่ายดาย
คุณสมบัติที่รองรับเวิร์กโฟลว์เอกสาร:
- อัปโหลดไฟล์เข้าสู่ฐานความรู้และแยกคำตอบที่เฉพาะเจาะจงผ่านการแชท
- เชื่อมต่อ CRM เครื่องมือแบบฟอร์ม ช่องทางการสื่อสาร หรือแพลตฟอร์มลายเซ็น
- ใช้การไหลแบบไดนามิกเพื่อรวบรวมฟิลด์ที่หายไปหรือยืนยันข้อมูลระหว่างการสนทนา
- นำไปใช้งาน Slack - WhatsApp - Telegram หรือตรงเข้าเครื่องมือภายในของคุณ
ราคา:
- แผนฟรี: รวมโปรแกรมสร้างแกนหลัก บอท 1 ตัว และเครดิต AI 5 ดอลลาร์
- Plus : $89/เดือน — การทดสอบการไหล การกำหนดเส้นทาง การส่งต่อข้อมูลโดยมนุษย์
- ทีม: $495/เดือน — SSO, การทำงานร่วมกัน, การติดตามการใช้งานร่วมกัน
- องค์กร: กำหนดเอง — สำหรับการตั้งค่าแบบกำหนดเอง ปริมาณสูง หรือการควบคุมการปฏิบัติตาม
2. Zapier
.webp)
ดีที่สุดสำหรับ: ทีมที่ไม่ใช่ช่างเทคนิคที่พยายามทำให้เวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นแบบอัตโนมัติโดยไม่ต้องลงลึกถึงความซับซ้อนของการจัดการข้อมูล
Zapier เป็นแพลตฟอร์ม การประสานงาน AI ที่สร้างขึ้นเพื่อเชื่อมต่อเครื่องมือต่างๆ เข้าด้วยกัน เมื่อเอกสารมาถึง Zapier สามารถย้ายข้อมูล อัปเดตระบบโดยรอบ กระตุ้นขั้นตอนถัดไป และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นด้วยข้อมูลที่มีการซิงค์กัน
คุณสร้าง Zaps ซึ่งเป็นเวิร์กโฟลว์น้ำหนักเบาที่ตอบสนองต่อทริกเกอร์และดำเนินการชุดหนึ่ง การอัปโหลดไฟล์จากผู้ใช้สามารถนำไปสู่รายการ CRM ใหม่ อีเมล หรือข้อความถึง Slack หรือภารกิจที่มอบหมายให้เพื่อนร่วมทีม
Zapier ทำงานได้ดีควบคู่ไปกับแพลตฟอร์มเช่น Botpress เอกสารที่วิเคราะห์ในการสนทนาสามารถส่งไปที่ Zapier ซึ่งจะส่งต่อข้อมูลผ่านตัวกรอกแบบฟอร์ม ผู้ลงนาม ปฏิทิน หรือเครื่องมือวิเคราะห์
ความสามารถหลักสำหรับการอัตโนมัติเอกสาร:
- การบูรณาการแอปมากกว่า 6,000 รายการ — CRM แบบฟอร์ม ผู้ลงนาม พื้นที่เก็บข้อมูล ฐานข้อมูล
- Webhook และโมดูล API สำหรับการเรียกใช้เอกสารแบบยืดหยุ่น
- ตรรกะการแยกสาขา ตัวกรอง และตัวจัดรูปแบบสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้าง
- จับคู่ได้ดีกับบอทหรือตัวแทนส่วนหน้าที่ต้องการการดำเนินการแบ็คเอนด์ที่เชื่อถือได้
ราคา:
- ฟรี: 100 งาน/เดือน กระแสข้อมูลแบบขั้นตอนเดียว
- เริ่มต้น: $29.99/เดือน — 750 งาน ตรรกะพื้นฐาน
- มืออาชีพ: $73.50/เดือน — ขั้นตอนหลายขั้นตอน ตัวกรอง เส้นทาง
- ทีมและบริษัท: กำหนดเอง — สำหรับการวัดขนาด การควบคุมการเข้าถึง และการสนับสนุน
3. n8n

ดีที่สุดสำหรับ: การตั้งค่าโฮสต์ด้วยตนเองขนาดเล็กที่ต้องนำเอกสารเข้ามาและส่งตรงไปยังระบบอื่น
n8n เป็นแพลตฟอร์มอัตโนมัติที่คุณสามารถสร้างโฟลว์โดยเชื่อมต่อขั้นตอนต่างๆ — webhook , ตัววิเคราะห์, ฐานข้อมูล, บอท
มันทำงานบนเซิร์ฟเวอร์หรืออินสแตนซ์คลาวด์ของคุณและมันช่วยให้คุณมองเห็นวิธีการตัดสินใจว่าข้อมูลจะเคลื่อนย้ายระหว่างแอปอย่างไร
สำหรับการจัดการเอกสารอัตโนมัติ ระบบจะจัดการชั้นการขนส่ง เมื่อเอกสารของคุณได้รับการประมวลผลในที่อื่นแล้ว n8n จะกลายเป็นระบบที่ส่งเนื้อหาไปยังที่ที่ต้องการโดยใช้ API
มีไลบรารีตัวเชื่อมต่อที่ดีที่สุดแห่งหนึ่ง ทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างตัวแทนเอกสาร CRM ผู้ลงนาม แดชบอร์ดและบ็อตได้เป็นอย่างดี
ความสามารถหลักสำหรับการอัตโนมัติเอกสาร:
- กลไกอัตโนมัติที่โฮสต์ด้วยตนเองพร้อมการมองเห็นเต็มรูปแบบในการดำเนินการ
- โหนดสำหรับ HTTP การจัดการไฟล์ การแปลงข้อมูล และการเรียกใช้บริการ
- เข้ากันได้กับ OCR, การแยกวิเคราะห์ และ LLM บริการผ่าน API
ราคา:
- โฮสต์ด้วยตนเอง: ฟรี
- Cloud Starter: $20/เดือน — ดำเนินการได้ 5,000 ครั้ง
- Cloud Pro: $50/เดือน — ผู้ใช้หลายราย ปริมาณมากขึ้น
- องค์กร: กำหนดเอง — SLA การเข้าถึงขั้นสูง โฮสติ้งส่วนตัว
4. แพนด้าด็อก
.webp)
ดีที่สุดสำหรับ: ทีมที่ต้องการสร้างเอกสารที่ดูดีและติดตามได้ในหลายแพลตฟอร์ม
PandaDoc คือแพลตฟอร์มสร้างเอกสารที่สามารถทำเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเกี่ยวกับเอกสารที่เชื่อมโยงกันบนหลายแพลตฟอร์ม PandaDoc อยู่ใกล้กับฝ่ายขายและการดำเนินงานบัญชีมากกว่าการทำงานอัตโนมัติของแบ็กเอนด์
คุณตั้งค่าเทมเพลต ส่งผ่านฟิลด์ต่างๆ เชื่อมโยงแพลตฟอร์มที่ต้องการสื่อสาร และแพลตฟอร์มจะมอบคุณสมบัติต่างๆ ให้กับคุณเพื่อทำให้กระบวนการทำงานมีความน่าเชื่อถือ
ใช้งานได้ดีในกรณีที่แชทบอทหรือตัวแทน AI รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้แล้วส่งต่อให้ PandaDoc เพื่อสร้างข้อเสนอหรือข้อตกลงที่กรอกไว้ล่วงหน้า
ทีมส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยแผน Essentials ซึ่งไม่มีชุดเครื่องมืออัตโนมัติเต็มรูปแบบ ซึ่งทำให้ยากต่อการแนะนำแพลตฟอร์มสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม กรอบการทำงานการรวมระบบหลักและการส่งมอบมีความแข็งแกร่งเพียงพอที่จะทำให้เหมาะสมที่จะใช้ที่นี่
ความสามารถหลักสำหรับการอัตโนมัติเอกสาร:
- ฝังลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดตามมุมมองและสถานะ
- การเข้าถึงตามบทบาทและการติดตามเวอร์ชันสำหรับเวิร์กโฟลว์ของทีม
ราคา:
- ฟรี: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐานและการอัปโหลดเอกสาร
- สิ่งสำคัญ: $19/เดือนต่อผู้ใช้ — เทมเพลตและไลบรารีเนื้อหา
- ธุรกิจ: $49/เดือนต่อผู้ใช้ — การบูรณาการ CRM และเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง
5. ซอฟต์แวร์เอกสาร
.webp)
เหมาะที่สุดสำหรับ: ทีมงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมซึ่งต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและการกำหนดเส้นทางเอกสารตามกฎเกณฑ์
DocuWare คือแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารและระบบอัตโนมัติที่สร้างขึ้นเพื่อรองรับการปรับขนาด โดยเน้นที่โครงสร้างในเวิร์กโฟลว์เอกสารและทำงานโดยการบันทึกไฟล์ แยกข้อมูล และส่งต่อข้อมูลผ่านเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าพร้อมการควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวด
มักใช้บ่อยที่สุดในฝ่ายทรัพยากรบุคคล การเงิน และกฎหมาย ซึ่งเอกสารมักถูกตรวจสอบ คุณตั้งค่าขั้นตอนการทำงาน และ DocuWare จะจัดการการแยกวิเคราะห์ การตรวจสอบ การส่งต่อ และการติดตามเวอร์ชันเบื้องหลัง
แพลตฟอร์มนี้เน้นไปที่การควบคุมมากกว่าความยืดหยุ่น แต่สำหรับทีมที่ต้องการการมองเห็นและการปฏิบัติตามตั้งแต่วันแรก แพลตฟอร์มนี้เป็นเลเยอร์ที่เชื่อถือได้ใน stack -
ความสามารถหลักสำหรับการอัตโนมัติเอกสาร:
- เครื่องมือสร้างเวิร์กโฟลว์พร้อมตรรกะงานและการอนุมัติ
- การจัดทำดัชนีตาม OCR สำหรับไฟล์ที่สแกน
- การเข้าถึงตามบทบาทและการบันทึกการตรวจสอบ
- นโยบายการเก็บรักษาสำหรับเวิร์กโฟลว์การปฏิบัติตามข้อกำหนด
ราคา:
- กำหนดเอง: ขึ้นอยู่กับผู้ใช้ พื้นที่จัดเก็บ และการเข้าถึงฟีเจอร์ มีตัวเลือกระบบคลาวด์และภายในสถานที่ให้เลือก
เริ่มต้นการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสาร
ใครๆ ก็สามารถสแกน PDF ได้ แต่ถ้าคุณอยากให้เอกสารของคุณมีผลลัพธ์ที่แท้จริง คุณต้องมีโครงสร้าง
Botpress เชื่อมต่อและแยกวิเคราะห์เนื้อหาจาก PDF ตาราง Notion เพจ สเปรดชีต เว็บไซต์ และอื่นๆ ที่เปลี่ยนอินพุตดิบเป็นข้อมูลที่สามารถสอบถามได้ซึ่งตัวแทน AI ของคุณสามารถดำเนินการได้
ข้อมูลดังกล่าวจะเคลื่อนผ่านผู้ใช้ เครื่องมือ และระบบโดยอัตโนมัติ โดยได้รับคำแนะนำจากบริบทแบบไดนามิกของแต่ละแบบสอบถาม ด้วย HITL ในตัวและการปรับใช้หลายช่องทาง คุณสามารถปรับขนาดการทำงานอัตโนมัติของเอกสารที่ทำงานควบคู่ไปกับทีมของคุณได้
เริ่มสร้างวันนี้ ฟรี
คำถามที่พบบ่อย
ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารสามารถจัดการเอกสารในหลายภาษาได้หรือไม่
ใช่ ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารสามารถจัดการเอกสารในหลายภาษาได้ เนื่องจากโมเดล AI สมัยใหม่ได้รับการฝึกฝนจากข้อมูลหลายภาษาและสามารถประมวลผลข้อความได้หลายภาษา อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่า AI ได้รับการฝึกฝนในภาษา สำเนียง และชุดอักขระเฉพาะเจาะจงได้ดีเพียงใด ดังนั้น ธุรกิจที่ต้องจัดการกับภาษาที่ไม่ค่อยเป็นที่รู้จักจึงควรทดสอบอย่างละเอียดก่อนนำไปใช้งาน
ฉันสามารถรวมระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารเข้ากับระบบ CRM หรือ ERP ที่มีอยู่ได้หรือไม่
สามารถบูรณาการระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารกับระบบ CRM หรือ ERP ที่มีอยู่ได้ เนื่องจากแพลตฟอร์มที่ทันสมัยส่วนใหญ่รองรับการเชื่อมต่อ API ที่ให้ข้อมูลจากเอกสารไหลเข้าสู่บันทึกของลูกค้าและฐานข้อมูลปฏิบัติการได้
ธุรกิจประเภทใดได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร?
ธุรกิจในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพ การเงิน กฎหมาย ประกันภัย ก่อสร้าง และค้าปลีก ได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสาร เนื่องจากต้องจัดการกับแบบฟอร์ม สัญญา ใบแจ้งหนี้ รายงาน และบันทึกการปฏิบัติตามกฎระเบียบจำนวนมาก องค์กรที่มีกระบวนการที่ซ้ำซากและต้องใช้เอกสารจำนวนมาก สามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการทำให้การจัดการและกำหนดเส้นทางเอกสารเป็นระบบอัตโนมัติ
ข้อมูลที่ประมวลผลผ่านเครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารมีความปลอดภัยเพียงใด
ข้อมูลที่ประมวลผลผ่านเครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารอาจมีความปลอดภัยสูง เนื่องจากแพลตฟอร์มที่มีชื่อเสียงใช้การเข้ารหัสและบันทึกการตรวจสอบเพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญ อย่างไรก็ตาม ความปลอดภัยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการที่เลือกและวิธีการกำหนดค่าระบบ ดังนั้น ธุรกิจที่จัดการข้อมูลลับควรตรวจสอบการรับรองความปลอดภัยของผู้ให้บริการ
ฉันจำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคในการตั้งค่าระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารหรือไม่ หรือผู้ที่ไม่ใช่ผู้พัฒนาสามารถจัดการได้หรือไม่
แม้ว่าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับเอกสารขั้นสูงบางอย่างอาจจำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคสำหรับการผสานรวมแบบกำหนดเองหรือการกำหนดค่า API แต่เครื่องมือสมัยใหม่จำนวนมากก็มีอินเทอร์เฟซแบบไม่ต้องเขียนโค้ด ซึ่งผู้ที่ไม่ใช่นักพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถใช้เพื่อสร้างและจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารได้ ผู้ใช้ที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคนิคสามารถจัดการงานต่างๆ เช่น การกำหนดตรรกะการกำหนดเส้นทางและการตั้งกฎอัตโนมัติได้ แต่การใช้งานที่ซับซ้อนยังคงได้รับประโยชน์จากการสนับสนุนด้านไอที