Automatyzacja obiegu dokumentów: 4 rzeczywiste przypadki użycia, które oszczędzają czas

Zaledwie kilka lat temu, kiedy zmagałem się z chemią 101 na studiach licencjackich, semestr przybrał szalony obrót - wybuchła pandemia, tuż przed naszymi końcowymi ćwiczeniami laboratoryjnymi.

A zamiast egzaminów, uczelnia powiedziała nam: "Wpisz całą swoją dokumentację laboratoryjną do pliku PDF i prześlij ją".

Pięćdziesiąt stron odręcznie napisanych tabel, wzorów, reakcji, obliczeń - wszystko pisane ręcznie, tylko po to, żeby dostać ocenę pozytywną. A teraz? Zeskanowałbym wszystko.

Agenci AI obsługują teraz przepływy pracy, które mogą odczytać moje złe pismo odręczne - wystarczająco dobrze, abym mógł oznaczyć błędy, zadawać pytania dotyczące treści, wysyłać różne wersje i wysyłać dokument do członków zespołu lub menedżerów bez ponownego wpisywania ani jednego słowa.

Automatyzacja obiegu dokumentów jest tym, co sprawia, że Twoje odręczne "dywagacje" nie pojawiają się jako "urojenia" w czyjejś skrzynce odbiorczej.

Czym jest automatyzacja obiegu dokumentów?

Automatyzacja obiegu dokumentów (DWA) to wykorzystanie oprogramowania do przenoszenia dokumentów przez zestaw zadań - takich jak przechwytywanie, indeksowanie, przeglądanie, zatwierdzanie i dostarczanie - bez polegania na ręcznym przekazywaniu.

DWA wchodzi w zakres automatyzacji procesów biznesowych, pomagając zespołom zastąpić powtarzalne zadania związane z dokumentami niezawodnymi działaniami opartymi na sztucznej inteligencji.

Automatyzacja dokumentów opierała się kiedyś na systemach OCR opartych na regułach, które skanowały znaki i wyciągały tekst. Teraz, dzięki agentom AI, te same przepływy pracy są obsługiwane przez narzędzia, które rozumieją strukturę dokumentu i znaczenie każdej jego części.

Rozbijając treść na ustrukturyzowane, znaczące komponenty, agenci AI mogą wprowadzać te dane do systemów takich jak CRM lub platformy biletowe, dzięki czemu systemy te mogą automatycznie uruchamiać właściwe decyzje lub kolejne kroki.

Automatyzacja obiegu dokumentów: Kluczowe pojęcia

Jak działa automatyzacja obiegu dokumentów?

Krok 1: Przechwytywanie i digitalizacja dokumentu

Dokument jest przesyłany jako plik - PDF, DOCX, e-mail lub HTML. Parsowanie zamienia ten plik w ustrukturyzowaną reprezentację, którą system może zrozumieć i z którą może pracować.

Parsowanie dzieli dokument na odrębne bloki - tytuły, akapity, tabele, listy i przypisy. Każdy blok jest następnie oznaczany metadanymi kontekstowymi, które definiują jego rolę: czy jest to nagłówek, wartość, etykieta czy coś innego.

Parsowanie tworzy mapę dokumentu z uwzględnieniem układu, która jest przechowywana w wektorowej bazie danych. Mapa ta staje się warstwą bazową, której agenci AI używają do wnioskowania o tym, co jest w środku i jak każda część się ze sobą łączy.

Krok 2: Wyodrębnienie odpowiednich danych z każdego pliku

Agent AI pobiera przeanalizowaną strukturę i zaczyna identyfikować to, co ma znaczenie, w tym:

• Pola i podmioty: Nazwy, daty, kwoty, adresy
  
  
• Relacje: Które wartości należą do których etykiet, które sekcje zależą od innych
  
  
• Kontekst: Z jakiej części dokumentu pochodzi wartość - podsumowanie, przypis, klauzula prawna itp.

Proces ten nazywany jest indeksowaniem dokumentów AI. Każdy fragment treści jest osadzany i przechowywany w wektorowej bazie danych jako semantyczne znaczenie, które agent może przeszukiwać.

Zamiast więc "skanować" w poszukiwaniu słów kluczowych, agent może zapytać:

"Gdzie w tym dokumencie użytkownik wyraża zgodę na warunki płatności?"

Agent nadal może zwrócić precyzyjną, kontekstową odpowiedź, nawet jeśli sformułowanie w dokumencie jest zupełnie inne.

Krok 3: Przekierowanie dokumentów przez logikę i zatwierdzenia

Po zindeksowaniu treści agenci AI mogą podejmować decyzje o tym, co powinno być dalej i z czym.

Ta orkiestracja AI może mieć zastosowanie na dwóch poziomach:

• Poziom dokumentu: Wyślij pełny plik (np. podpisaną umowę przekazaną do działu prawnego).
• Poziom zawartości: Wyślij tylko wyodrębnioną sekcję (np. oznaczoną klauzulę lub kwotę faktury). 

Decyzje agenta AI są podejmowane na podstawie predefiniowanych reguł i podpowiedzi. Na przykład, konstruktor może poinstruować swojego agenta AI ds. automatyzacji dokumentów za pomocą:

• Jeśli warunki płatności przekraczają 60 dni, oznacz do ręcznego przeglądu
• Jeśli sprzedawca zostanie zatwierdzony i zamówienie zostanie podpisane, nastąpi automatyczne przekazanie do działu finansowego.

Od tego momentu dokumenty zaczynają się rozgałęziać, łączyć lub rozwiązywać w oparciu o ich zawartość i przeznaczenie.

Krok 4: Przechowywanie i śledzenie ustrukturyzowanych danych dokumentów w celu zapewnienia zgodności z przepisami

Na tym etapie sam dokument jest już przechowywany - teraz liczy się śledzenie sposobu jego wykorzystania.

Agenci AI rejestrują każdą decyzję podjętą przy użyciu dokumentu. Mogą one obejmować:

• Do jakich części dokumentu uzyskano dostęp
• Jakie wartości zostały pobrane i wykorzystane
• Która wersja została przywołana
• Kto, co i kiedy zatwierdził

Tworzy to ustrukturyzowaną ścieżkę audytu. W ten sposób można udowodnić, że polityka była przestrzegana, dlaczego umowa została zatwierdzona lub co wywołało działanie, bez przekopywania się przez e-maile lub Slack.

Śledzenie w ten sposób zamienia przepływy pracy w odpowiedzialne systemy, jednocześnie zwiększając adopcję.

Kluczowe korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów

Skraca czas realizacji zadań we wszystkich działach

Gdy ktoś przesyła dokument, jest on analizowany i dostarczany - z odpowiednim kontekstem - do każdego, kto musi na nim działać.

Wszyscy w pętli widzą tę samą ustrukturyzowaną wersję od samego początku, co skraca zatwierdzanie i zapobiega wielokrotnemu przekazywaniu.

Ten rodzaj dostosowania staje się szczególnie skuteczny w przypadkach automatyzacji, takich jak chatbot do generowania leadów, który kieruje odpowiedzi na formularze między zespołami.

Redukcja błędów ręcznej obsługi danych

Przepływ pracy automatyzacji odbiera plik w stanie, w jakim się znajduje - zeskanowany, wypowiedziany, napisany odręcznie lub wyeksportowany - i przekształca go w ustrukturyzowane dane.

Biorąc pod uwagę, że 45% małych i średnich firm w USA nadal polega na odręcznych zapisach w celu zarządzania danymi pracowników i dostawców, błędy te są wpisane w codzienne operacje.

Automatyzacja wyciąga to, co istotne i automatycznie łączy to z odpowiednim rekordem. Oznacza to mniej pracy związanej z korektą i mniej błędów na początku.

Zapewnia zgodność z zasadami dzięki przejrzystym przepływom pracy

Gdy dokument przechodzi przez przepływ pracy, musisz wiedzieć, co się stało - kto go zatwierdził, jaką wersję widział i jak podejmowano decyzje.

Automatyzacja śledzi to domyślnie. Każda interakcja jest rejestrowana w momencie jej wystąpienia. Wyciągasz rekord i wiesz dokładnie, na czym stoi.

Niższe koszty operacyjne związane z procesami wymagającymi dużej ilości papieru

Starsze organizacje nadal prowadzą krytyczne operacje na papierze - ręczne przepływy pracy o dużej objętości, bez standardów przesyłania i bez ustrukturyzowanych formatów do egzekwowania. 

McKinsey podaje, że 75% organizacji wykorzystuje już sztuczną inteligencję w co najmniej jednej funkcji, ale tylko 1% uważa te wdrożenia za dojrzałe.

Indeksowanie dokumentów było kiedyś kosztowne. Jednak dzięki nowszym modelom osadzania wizualnego cena strukturyzacji niechlujnych danych wejściowych szybko spadła.

Przykłady automatyzacji obiegu dokumentów

Automatyzacja obiegu dokumentów ma zastosowanie wszędzie tam, gdzie trzeba przekształcić nieuporządkowane, nieustrukturyzowane dokumenty w coś, co system może zrozumieć i z czym może pracować. Obejmuje to zeskanowane formularze, pliki PDF, arkusze kalkulacyjne - wszystko, co nie zostało zbudowane tak, aby pasowało do bazy danych. 

Automatyzacja czyni te dokumenty użytecznymi. Daje również możliwość śledzenia, w jaki sposób każda informacja - nawet pojedyncza fraza - jest przeglądana, przywoływana lub używana w systemach.

Poniższe przykłady pokazują, jak to działa w czterech różnych ustawieniach:

Uzgadnianie dokumentacji pacjentów podczas wizyt w placówkach opieki zdrowotnej

Każda wizyta pacjenta wiąże się z większą ilością papierkowej roboty - formularzami przyjęcia, kartami zgody, wypisami, skierowaniami. Ale jeśli dzisiejsza diagnoza nie jest powiązana z zeszłoroczną receptą, kluczowy kontekst zostaje utracony.

Automatyzacja obiegu dokumentów rozwiązuje ten problem u źródła, umożliwiając użytkownikom kierowanie nieprzetworzonych dokumentów przez chatbota medycznego stworzonego w celu strukturyzacji danych klinicznych.

Po przesłaniu pliku jest on automatycznie analizowany. Identyfikatory pacjentów, diagnozy, leki i nazwy dostawców są wyodrębniane, normalizowane i łączone z istniejącym rekordem pacjenta.

Zamiast czekać na prośby o dokumentację, zespoły opieki otrzymują połączony widok. Każda wizyta, procedura i recepta są wyświetlane w kontekście, w momencie podejmowania decyzji.

Oznaczanie niezgodnych warunków płatności w zatwierdzeniach finansowych

Faktury pojawiają się uszkodzone. Niektóre dostarczane są jako zeskanowane obrazy bez metadanych. Inne to arkusze kalkulacyjne, w których pola podatkowe nie zgadzają się lub sumy nie są zgodne z umową.

Każda z nich musi zostać przeczytana, zweryfikowana i kontynuowana w wiadomościach e-mail lub wątkach Slack . To wstrzymuje każdą płatność.

Automatyzacja obiegu dokumentów analizuje faktury po ich otrzymaniu, wyodrębniając numery PO, kwoty podatku, pozycje, nazwy dostawców i sprawdzając je pod kątem warunków umowy. Chatboty finansowe mogą oznaczać niedopasowane warunki przy użyciu tych danych przed zatwierdzeniem faktur.

Wykrywanie naruszeń zasad przez pracowników/sprzedawców w procesie onboardingu w handlu detalicznym

W miarę jak firmy rozszerzają swoją działalność ponad granicami i przechodzą na operacje hybrydowe, obciążenie związane z wdrażaniem zarówno pracowników, jak i dostawców szybko rośnie. 

Dostawcy przesyłają pliki w formatach swoich firm. Kontrahenci przesyłają dokumenty z aplikacji mobilnych. Niektóre formularze są zeskanowanymi kopiami z zeszłorocznego cyklu wdrażania - w innych brakuje całych sekcji.

Automatyzacja dokumentów odczytuje każdy z nich w momencie jego nadejścia. Wyciąga identyfikatory, dane podatkowe i klasyfikacje ról i sprawdza je pod kątem tego, co systemy już wiedzą.

Wszystko, co wygasło lub jest niezgodne z przepisami, jest oznaczane, zanim HR lub dział zaopatrzenia będą musiały tego dotykać.

Automatyczne wypełnianie list kontrolnych zgodności placu budowy w przepływach pracy na budowie

Na placach budowy dokumentacja pojawia się w dowolny sposób. Inżynierowie terenowi robią zdjęcia w trakcie wykonywania zadania - nieoznakowane, czasem nieuporządkowane. Listy kontrolne są drukowane, wypełniane ręcznie, skanowane przy słabym oświetleniu i przesyłane kilka dni później.

Mój tata widzi to każdego tygodnia, zarządzając budową infrastruktury cywilnej w branży telekomunikacyjnej. Przy setkach pracowników rozproszonych w dziesiątkach lokalizacji nie ma czasu na czyszczenie danych wejściowych, ale dane nadal muszą mieć sens, zanim zostaną zgłoszone.

Każdy plik jest zakotwiczony w odpowiednim miejscu, zadaniu lub inspekcji. System automatyzacji wypełnia to, co może, korzystając z ustrukturyzowanej listy kontrolnej.

5 najlepszych narzędzi do automatyzacji obiegu dokumentów

1. Botpress

Najlepsze dla: Zespołów tworzących automatyzację, która zaczyna się od konwersacji, ale musi sięgać głęboko do oprogramowania, dokumentów, interfejsów API i przepływów pracy o dużej logice.

Botpress to platforma agenta AI, która zapewnia kontrolę nad sposobem obsługi zadań opartych na dokumentach w czasie rzeczywistym dzięki natywnemu indeksowaniu dokumentów AI za pomocą naturalnych konwersacji.

Została ona stworzona z myślą o przypadkach użycia, w których dane wejściowe są zróżnicowane zarówno pod względem nośnika, jak i formatu, a decyzje zależą od przeanalizowania zawartości pliku, zapytania o dodatkowy kontekst i przekierowania działań za pośrednictwem połączonych narzędzi.

Ma to często zastosowanie w przypadku zatwierdzeń, wdrażania, raportowania i wsparcia - wszędzie tam, gdzie dokument zawiera informacje, ale osoba potrzebuje jasności lub kolejnych kroków.

Użytkownik definiuje zachowanie sztucznej inteligencji za pomocą przepływów, pamięci i podpowiedzi. Możesz przekazywać dane do interfejsów API, które po zindeksowaniu mogą być używane do tworzenia agentów podejmujących decyzje na podstawie tego, co znajdą.

Będąc odporną na różne typy danych, platforma zapewnia łatwą integrację, która może łatwo pomóc we wdrożeniu potoku na różnych platformach, takich jak chatbotWhatsApp lub chatbotTelegram .

Funkcje wspierające obieg dokumentów:

• Przesyłanie plików do bazy wiedzy i uzyskiwanie konkretnych odpowiedzi za pośrednictwem czatu
• Łączenie CRM, narzędzi formularzy, kanałów komunikacji lub platform podpisów
• Korzystaj z dynamicznych przepływów, aby zbierać brakujące pola lub potwierdzać informacje w trakcie rozmowy.
• Wdrażanie do Slack, WhatsApp, Telegram lub bezpośrednio do wewnętrznych narzędzi.

Ceny:

• Plan darmowy: Obejmuje podstawowy kreator, 1 bota i środki na sztuczną inteligencję w wysokości 5 USD.
• Plus: 89 USD/miesiąc - testowanie przepływu, routing, przekazywanie przez człowieka
• Team: 495 USD/miesiąc - SSO, współpraca, współdzielone śledzenie użycia
• Enterprise: Niestandardowe - dla niestandardowych konfiguracji, dużych wolumenów lub kontroli zgodności

2. Zapier

Najlepsze dla: Zespoły nietechniczne próbujące zautomatyzować obieg dokumentów bez zagłębiania się w zawiłości obsługi danych.

Zapier to platforma orkiestracji AI stworzona do łączenia narzędzi. Gdy pojawia się dokument, Zapier może przenieść dane, zaktualizować systemy wokół niego, uruchomić następny krok i upewnić się, że wszystko jest zrobione z danymi zsynchronizowanymi.

Tworzysz Zaps - lekkie przepływy pracy, które reagują na wyzwalacze i uruchamiają serię działań. Przesłanie pliku przez użytkownika może prowadzić do nowego wpisu w CRM, wiadomości e-mail, wiadomości na Slack lub zadania przekazanego członkowi zespołu.

Zapier dobrze współpracuje z platformami takimi jak Botpress. Dokument przeanalizowany w konwersacji może zostać wysłany do Zapier, który następnie przekierowuje go przez wypełniacz formularzy, sygnatariusza, kalendarz lub narzędzie analityczne.

Kluczowe możliwości automatyzacji dokumentów:

• Ponad 6 000 integracji aplikacji - CRM, formularze, podpisy, przechowywanie, bazy danych
• Moduły Webhook i API do elastycznego wyzwalania dokumentów
• Logika rozgałęzień, filtry i formatyzatory dla ustrukturyzowanych przepływów pracy
• Dobrze współpracuje z botami lub agentami front-end, które wymagają niezawodnego wykonania back-endu.

Ceny:

• Bezpłatnie: 100 zadań/miesiąc, przepływy jednoetapowe
• Starter: 29,99 USD/miesiąc - 750 zadań, podstawowa logika
• Professional: 73,50 USD/miesiąc - wieloetapowe przepływy, filtry, ścieżki
• Team & Company: Niestandardowe - dla skali, kontroli dostępu i wsparcia

3. n8n

Najlepsze dla: Niewielkie, samoobsługowe konfiguracje, w których dokumenty muszą być pozyskiwane i przekazywane bezpośrednio do innego systemu.

n8n to platforma automatyzacji, na której można budować przepływy poprzez łączenie kroków - webhook, parser, baza danych, bot.

Działa na serwerze lub instancji w chmurze i zapewnia wizualny sposób decydowania o tym, jak dane są przenoszone między aplikacjami.

W przypadku automatyzacji dokumentów obsługuje warstwę transportową. Po przetworzeniu dokumentu w innym miejscu, n8n staje się systemem, który wysyła zawartość tam, gdzie jest potrzebna, za pomocą interfejsu API.

Ma jedną z najlepszych bibliotek konektorów, działa dobrze jako pomost między agentami dokumentów, CRM, sygnatariuszami, pulpitami nawigacyjnymi i botami.

Kluczowe możliwości automatyzacji dokumentów:

• Samoobsługowy silnik automatyzacji z pełnym wglądem w wykonanie
• Węzły dla HTTP, obsługi plików, transformacji danych i wywołań usług
• Zgodność z usługami OCR, parsowania i LLM za pośrednictwem interfejsu API

Ceny:

• Samodzielny hosting: Bezpłatnie
• Cloud Starter: 20 USD/miesiąc - 5 000 egzekucji
• Cloud Pro: 50 USD/miesiąc - wielu użytkowników, większy wolumen
• Enterprise: Niestandardowe - SLA, zaawansowany dostęp, prywatny hosting

4. PandaDoc

Najlepsze dla: Zespoły, które muszą generować dopracowane, możliwe do śledzenia dokumenty na wielu platformach.

PandaDoc to platforma do generowania dokumentów, która jest w stanie zautomatyzować przepływy pracy wokół dokumentów powiązanych na wielu platformach. PandaDoc jest bliższa działom sprzedaży i obsługi klienta niż automatyzacji zaplecza.

Konfigurujesz szablony, przekazujesz kilka pól, łączysz platformy, które muszą się komunikować, a platforma zapewnia funkcje, które sprawiają, że potok jest niezawodny.

Działa dobrze, gdy chatbot lub agent AI zbiera dane wejściowe od użytkowników, a następnie przekazuje je do PandaDoc w celu wygenerowania propozycji lub wstępnie wypełnionych umów.

Większość zespołów zaczyna od planu Essentials, który nie zawiera pełnego zestawu narzędzi do automatyzacji. To sprawia, że platformę trudniej polecić do złożonych przepływów pracy. Mimo to, podstawowe integracje i struktura dostarczania są wystarczająco silne, aby uzasadnić jej miejsce tutaj.

Kluczowe możliwości automatyzacji dokumentów:

• Wbudowane podpisy elektroniczne, które śledzą wyświetlenia i statusy
• Dostęp oparty na rolach i śledzenie wersji dla przepływów pracy zespołu

Ceny:

• Bezpłatnie: podstawowe podpisy elektroniczne i przesyłanie dokumentów
• Essentials: 19 USD/miesiąc za użytkownika - szablony i biblioteka treści
• Business: 49 USD/miesiąc za użytkownika - integracja z CRM i niestandardowe przepływy pracy

5. DocuWare

Najlepszedla: Zespoły w regulowanych branżach, które potrzebują bezpiecznego przechowywania i routingu dokumentów opartego na regułach.

DocuWare to platforma do zarządzania dokumentami i automatyzacji stworzona z myślą o skalowalności. Koncentruje się na strukturze w obiegu dokumentów i działa poprzez przechwytywanie plików, wyodrębnianie danych i kierowanie ich przez predefiniowane przepływy pracy ze ścisłą kontrolą dostępu.

Jest najczęściej używany w działach HR, finansów i prawnych, gdzie dokumenty są najczęściej poddawane audytowi. Użytkownik konfiguruje przepływ, a DocuWare zajmuje się analizą, walidacją, przekazywaniem i śledzeniem wersji za kulisami.

Platforma skłania się ku kontroli nad elastycznością, ale dla zespołów, które potrzebują widoczności i zgodności od pierwszego dnia, jest to niezawodna warstwa w stack.

Kluczowe możliwości automatyzacji dokumentów:

• Kreator przepływu pracy z logiką zadań i zatwierdzeniami
• Oparte na OCR indeksowanie zeskanowanych plików
• Dostęp oparty na rolach i rejestrowanie audytów
• Zasady przechowywania dla przepływów pracy związanych ze zgodnością

Ceny: 

• Niestandardowe: Na podstawie użytkowników, przestrzeni dyskowej i dostępu do funkcji. Dostępne są opcje chmurowe i lokalne.

Rozpocznij automatyzację obiegu dokumentów

Każdy może zeskanować plik PDF - ale jeśli chcesz, aby Twoje dokumenty przynosiły rzeczywiste wyniki, potrzebujesz struktury.

Botpress łączy i analizuje treści z plików PDF, tabel, stron Notion , arkuszy kalkulacyjnych, stron internetowych i innych, przekształcając surowe dane wejściowe w dane, na których mogą działać agenci AI.

Dane te są automatycznie przenoszone między użytkownikami, narzędziami i systemami, kierując się dynamicznym kontekstem każdego zapytania. Dzięki wbudowanemu HITL i wielokanałowemu wdrażaniu można skalować automatyzację dokumentów, która działa wraz z zespołem.

Zacznij budować już dziś. To nic nie kosztuje.

Najczęściej zadawane pytania

Czy automatyzacja obiegu dokumentów może obsługiwać dokumenty w wielu językach?

Tak, automatyzacja obiegu dokumentów może obsługiwać dokumenty w wielu językach, ponieważ nowoczesne modele sztucznej inteligencji są szkolone na wielojęzycznych danych i mogą przetwarzać tekst w różnych językach. Jednak dokładność może się różnić w zależności od tego, jak dobrze sztuczna inteligencja została przeszkolona w zakresie określonych języków, dialektów i zestawów znaków, więc firmy zajmujące się mniej popularnymi językami powinny dokładnie przetestować przed wdrożeniem.

Czy możliwe jest zintegrowanie automatyzacji obiegu dokumentów z istniejącymi systemami CRM lub ERP?

Możliwe jest zintegrowanie automatyzacji obiegu dokumentów z istniejącymi systemami CRM lub ERP, ponieważ większość nowoczesnych platform obsługuje połączenia API, które umożliwiają przepływ danych z dokumentów do rejestrów klientów i operacyjnych baz danych.

Jakie rodzaje firm odnoszą największe korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów?

Firmy z branż takich jak opieka zdrowotna, finanse, prawo, ubezpieczenia, budownictwo i handel detaliczny odnoszą największe korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów, ponieważ mają do czynienia z dużą ilością formularzy, umów, faktur, raportów i rejestrów zgodności. Każda organizacja, w której występują powtarzalne, wymagające dużej ilości dokumentów procesy, może zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji sposobu obsługi i przekierowywania dokumentów.

Jak bezpieczne są dane przetwarzane przez narzędzia do automatyzacji obiegu dokumentów?

Dane przetwarzane za pomocą narzędzi do automatyzacji obiegu dokumentów mogą być bardzo bezpieczne, ponieważ renomowane platformy wykorzystują szyfrowanie i ścieżki audytu w celu ochrony poufnych informacji. Bezpieczeństwo zależy jednak od wybranego dostawcy i sposobu konfiguracji systemu, więc firmy przetwarzające poufne dane powinny zweryfikować certyfikaty bezpieczeństwa dostawcy.

Czy do skonfigurowania automatyzacji obiegu dokumentów potrzebne są umiejętności techniczne, czy też mogą sobie z tym poradzić osoby niebędące programistami?

Podczas gdy niektóre zaawansowane konfiguracje automatyzacji obiegu dokumentów wymagają umiejętności technicznych do niestandardowych integracji lub konfiguracji API, wiele nowoczesnych narzędzi oferuje interfejsy bez kodu, których osoby niebędące programistami mogą używać do tworzenia i zarządzania obiegami dokumentów. Użytkownicy nietechniczni mogą obsługiwać zadania, takie jak definiowanie logiki routingu i ustawianie reguł automatyzacji, ale złożone wdrożenia nadal korzystają ze wsparcia IT.