Automatização do fluxo de trabalho de documentos: 4 casos reais de utilização que poupam tempo

Há apenas alguns anos, quando estava a lutar pela Química 101 nos meus estudos de licenciatura, o semestre sofreu uma reviravolta - a pandemia chegou, mesmo antes das nossas práticas laboratoriais finais.

E em vez de exames, a faculdade disse-nos: "Escreva todo o seu registo de laboratório num PDF e envie-o".

Cinquenta páginas de tabelas manuscritas, fórmulas, reacções, cálculos - tudo dactilografado manualmente só para podermos obter uma nota de aprovação. E agora? Eu digitalizava tudo.

Os agentes de IA permitem agora fluxos de trabalho que conseguem ler a minha má caligrafia - suficientemente bem para que eu possa assinalar erros, fazer perguntas sobre o conteúdo, enviar diferentes versões e enviar o documento a colegas de equipa ou gestores sem voltar a escrever uma única palavra.

A automatização do fluxo de trabalho dos documentos é o que impede que as suas "dilatações" manuscritas apareçam como "delírios" na caixa de entrada de outra pessoa.

O que é a automatização do fluxo de trabalho de documentos?

A automatização do fluxo de trabalho de documentos (DWA) é a utilização de software para mover documentos através de um conjunto de tarefas - como a captura, indexação, revisão, aprovação e entrega - sem depender de transferências manuais.

O DWA insere-se no âmbito mais vasto da automatização de processos empresariais, ajudando as equipas a substituir tarefas documentais repetitivas por acções fiáveis e orientadas por IA.

A automatização de documentos costumava depender de sistemas de OCR baseados em regras que digitalizavam caracteres e extraíam texto. Atualmente, com os agentes de IA, os mesmos fluxos de trabalho são alimentados por ferramentas que compreendem a estrutura de um documento e o significado de cada parte.

Ao decompor o conteúdo em componentes estruturados e significativos, os agentes de IA podem alimentar esses dados em sistemas como CRMs ou plataformas de emissão de bilhetes, para que esses sistemas possam acionar automaticamente as decisões certas ou os passos seguintes.

Automatização do fluxo de trabalho de documentos: Termos chave

Como funciona a automatização do fluxo de trabalho de documentos?

Passo 1: Capturar e digitalizar o documento

O documento é carregado como um ficheiro - PDF, DOCX, e-mail ou HTML. A análise transforma esse ficheiro numa representação estruturada que o sistema pode compreender e utilizar.

A análise divide o documento em blocos discretos - títulos, parágrafos, tabelas, listas e notas de rodapé. Cada bloco é então etiquetado com metadados contextuais que definem a sua função: se é um título, um valor, uma etiqueta ou outra coisa qualquer.

A análise constrói um mapa do documento com noção de layout, que é armazenado numa base de dados vetorial. Este mapa torna-se a camada de base que os agentes de IA utilizam para raciocinar sobre o que está no interior e como cada parte se liga.

Passo 2: Extrair dados relevantes de cada ficheiro

O agente de IA pega na estrutura analisada e começa a identificar o que é importante, incluindo:

• Campos e entidades: Nomes, datas, montantes, endereços
  
  
• Relações: Que valores pertencem a que etiquetas, que secções dependem de outras
  
  
• Contexto: De que parte do documento provém o valor - resumo, nota de rodapé, cláusula jurídica, etc.

Este processo é designado por indexação de documentos de IA. Cada pedaço de conteúdo é incorporado e armazenado numa base de dados vetorial, como um significado semântico que o agente pode pesquisar.

Assim, em vez de "procurar" palavras-chave, o agente pode perguntar:

"Em que parte deste documento é que o utilizador concorda com as condições de pagamento?"

O agente pode ainda dar uma resposta precisa e contextualizada, mesmo que o texto do documento seja completamente diferente.

Etapa 3: Encaminhamento de documentos através da lógica e das aprovações

Assim que o conteúdo é indexado, os agentes de IA podem tomar decisões sobre o que deve acontecer a seguir e para quê.

Esta orquestração da IA pode aplicar-se a dois níveis:

• Nível do documento: Enviar o ficheiro completo (por exemplo, um contrato assinado enviado para o departamento jurídico)
• Nível de conteúdo: Enviar apenas uma secção extraída (por exemplo, uma cláusula marcada ou o montante da fatura) 

As decisões do agente de IA são orientadas por regras e avisos predefinidos. Por exemplo, um construtor pode dar instruções ao seu agente de IA de automatização de documentos com:

• Se as condições de pagamento excederem 60 dias, assinalar para revisão manual
• Se o fornecedor for aprovado e o pedido for assinado, o envio automático para o departamento financeiro

A partir daqui, os documentos começam a ramificar-se, a fundir-se ou a resolver-se com base no seu conteúdo e utilização pretendida.

Etapa 4: Armazenamento e acompanhamento de dados de documentos estruturados para fins de conformidade

Nesta fase, o documento em si já está armazenado - o que importa agora é seguir a forma como foi utilizado.

Os agentes de IA registam todas as decisões tomadas utilizando o documento. Estas podem incluir:

• Que partes do documento foram acedidas
• Que valores foram extraídos e utilizados
• Que versão foi referenciada
• Quem aprovou o quê e quando

Isto forma uma pista de auditoria estruturada. É assim que se prova que uma política foi seguida, porque é que um contrato foi aprovado ou o que desencadeou uma ação, sem ter de vasculhar e-mails ou Slack.

Este tipo de acompanhamento transforma os seus fluxos de trabalho em sistemas responsáveis, aumentando simultaneamente a adoção.

Principais benefícios da automatização dos fluxos de trabalho de documentos

Reduz o tempo de execução em todos os departamentos

Quando alguém carrega um documento, este é analisado e entregue - com o contexto correto - a quem precisa de atuar sobre ele.

Todos os intervenientes vêem a mesma versão estruturada desde o início, o que encurta as aprovações e evita repetidas transferências.

Este tipo de alinhamento torna-se especialmente poderoso em casos de utilização de automação, como um chatbot de geração de leads que encaminha respostas de formulários entre equipas.

Reduz os erros manuais no tratamento de dados

O fluxo de trabalho de automatização pega no ficheiro tal como ele é - digitalizado, falado, manuscrito ou exportado - e transforma-o em dados estruturados.

E tendo em conta que 45% das pequenas e médias empresas dos EUA ainda dependem de registos manuscritos para gerir os dados dos empregados e dos fornecedores, estes erros estão integrados nas operações diárias.

A automatização extrai o que é importante e liga-o automaticamente ao registo correto. Isto significa menos trabalho de correção e menos erros para começar.

Assegura a conformidade com as políticas através de fluxos de trabalho transparentes

Quando um documento passa por um fluxo de trabalho, é necessário saber o que aconteceu - quem o aprovou, que versão viram e como foram tomadas as decisões.

A automatização regista isso por defeito. Cada interação é registada no momento em que ocorre. É possível consultar o registo e saber exatamente em que ponto se encontra.

Reduz os custos operacionais de processos que envolvem muito papel

As organizações tradicionais ainda executam operações críticas em papel - fluxos de trabalho manuais de grande volume, sem normas de carregamento e sem formatos estruturados para aplicar. 

A McKinsey refere que 75% das organizações já utilizam a IA em pelo menos uma função, mas apenas 1% considera essas implementações maduras.

A indexação de documentos costumava ter um custo proibitivo. Mas com os novos modelos de incorporação visual, o preço da estruturação de entradas confusas baixou rapidamente.

Exemplos de automatização do fluxo de trabalho de documentos

A automatização do fluxo de trabalho de documentos aplica-se em qualquer lugar onde seja necessário transformar documentos confusos e não estruturados em algo que um sistema possa compreender e trabalhar. Isto inclui formulários digitalizados, PDFs, folhas de cálculo - tudo o que não tenha sido criado para caber numa base de dados. 

A automatização torna esses documentos úteis. Também lhe dá uma forma de controlar a forma como cada informação - mesmo uma única frase - está a ser vista, referenciada ou utilizada nos seus sistemas.

Os exemplos abaixo mostram como isso se processa em quatro contextos diferentes:

Reconciliação dos registos dos doentes entre visitas nos cuidados de saúde

Cada visita de um doente acrescenta mais papelada - formulários de admissão, folhas de consentimento, notas de alta, cartas de referência. Mas se o diagnóstico de hoje não estiver relacionado com a prescrição do ano passado, perde-se o contexto fundamental.

A automatização do fluxo de trabalho de documentos resolve este problema na origem, permitindo que os utilizadores encaminhem documentos em bruto através de um chatbot médico criado para estruturar dados clínicos.

Assim que um ficheiro é carregado, é analisado automaticamente. As IDs dos pacientes, os diagnósticos, os medicamentos e os nomes dos fornecedores são extraídos, normalizados e ligados ao registo existente do paciente.

Em vez de esperar pelos pedidos de registo, as equipas de cuidados de saúde têm uma visão interligada. Cada visita, procedimento e prescrição aparece no contexto, exatamente no momento em que as decisões estão a ser tomadas.

Marcação de condições de pagamento não conformes nas aprovações financeiras

As facturas aparecem danificadas. Algumas chegam como imagens digitalizadas sem metadados. Outras são folhas de cálculo em que os campos de impostos não estão alinhados ou os totais não correspondem ao contrato.

Cada uma delas tem de ser lida, verificada e acompanhada através de mensagens de correio eletrónico ou tópicos Slack . Isso atrasa todos os pagamentos.

A automatização do fluxo de trabalho de documentos analisa as facturas à chegada, extraindo números de pedido, montantes de impostos, itens de linha, nomes de fornecedores e verificando-os em relação aos termos do contrato. Os chatbots financeiros podem assinalar termos incompatíveis utilizando estes dados antes de as facturas serem aprovadas.

Deteção de violações das regras do empregado/fornecedor na integração do retalho

À medida que as empresas se expandem além-fronteiras e mudam para operações híbridas, a carga de integração de funcionários e fornecedores aumenta rapidamente. 

Os fornecedores enviam ficheiros nos formatos das suas empresas. Os contratantes carregam documentos a partir de aplicações móveis. Alguns formulários são cópias digitalizadas do ciclo de integração do ano passado, outros não têm secções inteiras.

A automatização de documentos lê cada um deles à medida que chegam. Retira IDs, detalhes fiscais e classificações de funções e compara-os com o que os seus sistemas já sabem.

Tudo o que estiver caducado ou desalinhado é assinalado antes de os RH ou as aquisições terem de lhe tocar.

Preenchimento automático de listas de verificação de conformidade do local em fluxos de trabalho de construção

Nos estaleiros de construção, a documentação aparece como pode. Os engenheiros de campo tiram fotografias a meio da tarefa - sem etiqueta, por vezes fora de ordem. As listas de verificação são impressas, preenchidas à mão, digitalizadas com pouca luz e carregadas dias depois.

O meu pai vê isto todas as semanas, gerindo a construção de infra-estruturas civis nas telecomunicações. Com centenas de empregados espalhados por dezenas de locais, não há tempo para limpar as entradas, mas os dados têm de fazer sentido na altura em que são comunicados.

Cada ficheiro está associado ao local, tarefa ou inspeção certos. O sistema de automatização preenche o que pode, utilizando uma lista de controlo estruturada.

As 5 principais ferramentas para automatização do fluxo de trabalho de documentos

1. Botpress

Ideal para: Equipas que criam automação que começa na conversa, mas que precisa de se aprofundar em software, documentos, APIs e fluxos de trabalho com muita lógica.

Botpress é uma plataforma de agentes de IA que lhe dá controlo sobre a forma como as tarefas orientadas para os documentos são tratadas em tempo real através da indexação de documentos com IA nativa através de conversas naturais.

Foi concebido para casos de utilização em que as entradas variam tanto em termos de suporte como de formato e em que as decisões dependem da análise do conteúdo de um ficheiro, do pedido de mais contexto e do encaminhamento de acções através de ferramentas ligadas.

Isto acontece frequentemente com aprovações, integração, relatórios e apoio - em qualquer lugar onde um documento contenha a informação, mas uma pessoa necessite de clareza ou de passos seguintes.

O utilizador define o comportamento da IA utilizando fluxos, memória e avisos. Pode passar dados para APIs que, uma vez indexadas, podem ser utilizadas para criar agentes que tomam decisões com base no que encontram.

E, embora seja robusta para diferentes tipos de dados, a plataforma oferece integrações fáceis que podem ajudá-lo facilmente a implantar o pipeline em diferentes plataformas, como um chatbot WhatsApp ou um chatbot Telegram.

Caraterísticas que suportam fluxos de trabalho de documentos:

• Carregue ficheiros para uma base de conhecimentos e extraia respostas específicas através de conversação
• Ligar CRMs, ferramentas de formulários, canais de comunicação ou plataformas de assinatura
• Utilizar fluxos dinâmicos para recolher campos em falta ou confirmar informações a meio da conversa
• Implante no Slack, WhatsApp, Telegram ou diretamente em suas ferramentas internas

Preços:

• Plano Gratuito: Inclui o construtor principal, 1 bot e crédito de IA de $5
• Plus: $89/mês - teste de fluxo, encaminhamento, transferência humana
• Equipa: $495/mês - SSO, colaboração, controlo de utilização partilhada
• Empresa: Personalizado - para configurações personalizadas, elevado volume ou controlos de conformidade

2. Zapier

Ideal para: Equipas não técnicas que tentam automatizar fluxos de trabalho de documentos sem se aprofundarem nas complexidades do tratamento de dados

Zapier é uma plataforma de orquestração de IA criada para unir ferramentas. Quando um documento chega, Zapier pode mover os dados, atualizar os sistemas à sua volta, desencadear o passo seguinte e garantir que tudo é feito com os dados sincronizados.

Cria Zaps - fluxos de trabalho leves que reagem a accionadores e executam uma série de acções. O carregamento de um ficheiro por um utilizador pode levar a uma nova entrada no CRM, a um e-mail, a uma mensagem no Slack ou a uma tarefa entregue a um colega de equipa.

Zapier funciona bem com plataformas como o Botpress. Um documento analisado numa conversa pode ser enviado para o Zapier, que o encaminha através de um preenchimento de formulário, um signatário, um calendário ou uma ferramenta de análise.

Principais capacidades para a automatização de documentos:

• Mais de 6000 integrações de aplicações - CRMs, formulários, signatários, armazenamento, bases de dados
• Módulos Webhook e API para accionadores de documentos flexíveis
• Lógica de ramificação, filtros e formatadores para fluxos de trabalho estruturados
• Combina bem com bots ou agentes front-end que necessitam de uma execução back-end fiável

Preços:

• Gratuito: 100 tarefas/mês, fluxos de um só passo
• Starter: $29,99/mês - 750 tarefas, lógica básica
• Profissional: $73.50/mês - fluxos em várias etapas, filtros, caminhos
• Equipa e empresa: Personalizado - para escala, controlos de acesso e suporte

3. n8n

Ideal para: Configurações de pequena escala, auto-hospedadas, em que os documentos precisam de ser ingeridos e passados diretamente para outro sistema.

A n8n é uma plataforma de automatização onde se constroem fluxos ligando etapas - um webhook, um analisador, uma base de dados, um bot.

É executado no seu servidor ou numa instância na nuvem e proporciona-lhe uma forma visual de decidir como os dados se movem entre aplicações.

Para a automatização de documentos, trata da camada de transporte. Assim que o documento é processado noutro local, a n8n torna-se o sistema que envia o conteúdo para onde é necessário através de uma API.

Tem uma das melhores bibliotecas de conectores do mercado e funciona bem como ponte entre agentes de documentos, CRMs, signatários, painéis de controlo e bots.

Principais capacidades para a automatização de documentos:

• Motor de automatização auto-hospedado com visibilidade total da execução
• Nós para HTTP, tratamento de ficheiros, transformação de dados e chamadas de serviço
• Compatível com serviços de OCR, análise e LLM através de API

Preços:

• Auto-hospedado: Grátis
• Cloud Starter: $20/mês - 5.000 execuções
• Cloud Pro: $50/mês - multi-utilizador, maior volume
• Empresas: Personalizado - SLAs, acesso avançado, alojamento privado

4. PandaDoc

Ideal para: Equipas que precisam de gerar documentos polidos e rastreáveis em várias plataformas

A PandaDoc é uma plataforma de criação de documentos capaz de automatizar fluxos de trabalho em torno de documentos que estão ligados a várias plataformas. A PandaDoc está mais próxima das vendas e das operações de conta do que da automatização de back-end.

Configura-se modelos, introduzem-se alguns campos, ligam-se as plataformas que precisam de comunicar e a plataforma fornece-lhe funcionalidades para tornar o pipeline fiável.

Funciona bem quando um chatbot ou agente de IA recolhe informações dos utilizadores e as transmite ao PandaDoc para gerar uma proposta ou acordos pré-preenchidos.

A maioria das equipas começa com o plano Essentials, que não inclui o conjunto completo de ferramentas de automatização. Isso torna a plataforma mais difícil de recomendar para fluxos de trabalho complexos. Ainda assim, as integrações principais e a estrutura de entrega são suficientemente fortes para justificar o seu lugar aqui.

Principais capacidades para a automatização de documentos:

• Assinaturas electrónicas incorporadas que acompanham as visualizações e o estado
• Acesso baseado em funções e controlo de versões para fluxos de trabalho de equipa

Preços:

• Gratuito: Assinaturas electrónicas básicas e carregamentos de documentos
• Essenciais: $19/mês por utilizador - modelos e biblioteca de conteúdos
• Empresas: $49/mês por utilizador - Integrações CRM e fluxos de trabalho personalizados

5. DocuWare

‍Melhorpara: Equipas em indústrias regulamentadas que necessitam de armazenamento seguro e encaminhamento de documentos baseado em regras.

O DocuWare é uma plataforma de gestão e automatização de documentos concebida para ser dimensionada. Centra-se na estrutura dos fluxos de trabalho de documentos e funciona através da captura de ficheiros, da extração de dados e do seu encaminhamento através de fluxos de trabalho predefinidos com um controlo de acesso rigoroso.

É utilizado com mais frequência nos departamentos de RH, financeiro e jurídico, onde é mais provável que os documentos sejam auditados. O utilizador define o fluxo e o DocuWare trata da análise, validação, transferências e controlo de versões nos bastidores.

A plataforma privilegia o controlo em detrimento da flexibilidade, mas para as equipas que necessitam de visibilidade e conformidade desde o primeiro dia, é uma camada fiável na stack.

Principais capacidades para a automatização de documentos:

• Criador de fluxo de trabalho com lógica de tarefas e aprovações
• Indexação baseada em OCR para ficheiros digitalizados
• Acesso baseado em funções e registo de auditoria
• Políticas de retenção para fluxos de trabalho de conformidade

Preços: 

• Personalizado: Com base em utilizadores, armazenamento e acesso a funcionalidades. Estão disponíveis opções na nuvem e no local.

Comece a automatizar os fluxos de trabalho de documentos

Qualquer pessoa pode digitalizar um PDF - mas se quiser que os seus documentos produzam resultados reais, precisa de uma estrutura.

Botpress liga e analisa o conteúdo de PDFs, tabelas, páginas Notion , folhas de cálculo, sítios Web e muito mais, transformando entradas em bruto em dados consultáveis que podem ser utilizados pelos seus agentes de IA.

Esses dados circulam automaticamente entre utilizadores, ferramentas e sistemas, orientados pelo contexto dinâmico de cada consulta. Com o HITL integrado e a implementação multicanal, pode escalar a automatização de documentos que trabalha em conjunto com a sua equipa.

Comece a construir hoje. É grátis.

FAQs

A automatização do fluxo de trabalho de documentos pode tratar documentos em várias línguas?

Sim, a automatização do fluxo de trabalho de documentos pode tratar documentos em várias línguas porque os modelos modernos de IA são treinados em dados multilingues e podem processar texto em várias línguas. No entanto, a precisão pode variar consoante o grau de formação da IA em línguas, dialectos e conjuntos de caracteres específicos, pelo que as empresas que lidam com línguas menos comuns devem efetuar testes rigorosos antes da implementação.

É possível integrar a automatização do fluxo de trabalho de documentos com os meus sistemas CRM ou ERP existentes?

É possível integrar a automatização do fluxo de trabalho de documentos com os sistemas CRM ou ERP existentes, uma vez que a maioria das plataformas modernas suporta ligações API que permitem que os dados dos documentos fluam para registos de clientes e bases de dados operacionais.

Que tipos de empresas beneficiam mais da automatização do fluxo de trabalho de documentos?

As empresas de sectores como os cuidados de saúde, finanças, jurídico, seguros, construção e retalho são as que mais beneficiam da automatização do fluxo de trabalho de documentos, uma vez que lidam com grandes volumes de formulários, contratos, facturas, relatórios e registos de conformidade. Qualquer organização com processos repetitivos e com muitos documentos pode poupar tempo automatizando a forma como os documentos são tratados e encaminhados.

Quão seguros são os dados processados através de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho de documentos?

Os dados processados através de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho de documentos podem ser altamente seguros, uma vez que as plataformas de renome utilizam encriptação e pistas de auditoria para proteger informações sensíveis. No entanto, a segurança depende do fornecedor escolhido e da forma como o sistema está configurado, pelo que as empresas que lidam com dados confidenciais devem verificar as certificações de segurança do fornecedor.

Necessito de competências técnicas para configurar a automatização do fluxo de trabalho de documentos, ou os não programadores podem fazê-lo?

Embora algumas configurações avançadas de automatização do fluxo de trabalho de documentos exijam competências técnicas para integrações personalizadas ou configurações de API, muitas ferramentas modernas oferecem interfaces sem código que os não programadores podem utilizar para criar e gerir fluxos de trabalho de documentos. Os utilizadores não técnicos podem realizar tarefas como a definição da lógica de encaminhamento e a definição de regras de automatização, mas as implementações complexas continuam a beneficiar do apoio das TI.