文件工作流程自動化：4 個節省時間的實際使用案例

步驟 1：擷取文件並將其數位化

文件以 PDF、DOCX、電子郵件或 HTML 等檔案形式上傳。解析將檔案轉換為系統可以理解並使用的結構化表示。

解析會將文件分割成不同的區塊 - 標題、段落、表格、清單和腳註。然後，每個區塊都會標示上下文元資料，以定義其角色：它是標題、價值、標籤還是其他。

解析過程會建立一個可感知版面的文件地圖，並儲存在向量資料庫中。這個地圖成為 AI 代理的基礎層，用來推理裡面有什麼，以及每個部分是如何連結的。

步驟 2：從各檔案擷取相關資料

AI 代理接受解析後的結構，並開始識別重要的內容，包括：

• 欄位和實體：姓名、日期、金額、地址
  
  
• 關係：哪些值屬於哪些標籤，哪些部分取決於其他標籤
  
  
• 上下文：值來自文件的哪一部分 - 摘要、腳註、法律條款等。

這個過程稱為 AI 文件索引。每一大塊內容都會嵌入並儲存在向量資料庫中，作為代理程式可以搜尋的語意。

因此，代理可以詢問，而不是「掃瞄」關鍵字：

「在此文件中，用戶同意付款條款的位置在哪裡？」

即使文件中的措辭完全不同，代理程式仍能傳回精確、能感知上下文的答案。

步驟 3：透過邏輯和批准來傳遞文件

一旦內容被編入索引，AI 代理就可以決定下一步應該做什麼，以及做什麼。

此AI 協調可應用於兩個層級：

• 文件層級：傳送完整的檔案 (例如，將已簽署的合約轉寄給法務人員)
• 內容層級：僅傳送抽取的部分（例如，標記條款或發票金額） 

AI 代理的決策由預定義的規則和提示驅動。例如，建置者可能會指示他們的文件自動化 AI 代理：

• 如果付款期限超過 60 天，標記為手動審查
• 如果供應商已獲批准並已簽署 PO，則自動轉寄給財務部門

從這裡開始，文件會根據其內容和預期用途開始分支、合併或解決。

步驟 4：儲存和追蹤結構化文件資料以符合法規要求

在這個階段，文件本身已經被儲存 - 現在重要的是追蹤它是如何被使用的。

AI 代理會記錄使用文件所做的每個決定。這些可以包括

• 存取了文件的哪些部分
• 提取和使用了哪些值
• 引用的版本
• 誰批准了什麼，以及何時批准

這會形成結構化的稽核記錄。您可以藉此證明政策是否獲得遵循、合約為何獲得批准，或觸發行動的原因，而無需翻查電子郵件或Slack。

這樣的追蹤功能可將您的工作流程轉變為負責任的系統，同時提高採用率。

縮短各部門的週轉時間

當有人上傳文件時，文件會被解析，並連同正確的上下文傳送給需要處理的人。

回路中的每個人從一開始就會看到相同的結構化版本，這可縮短核准時間，避免重複交接。

在自動化使用個案中，這種協調變得特別強大，例如可在團隊間路由表單回覆的潛在客戶產生聊天機器人。

減少資料處理的手動錯誤

自動化工作流程可擷取檔案現狀 (掃瞄、口述、手寫或匯出)，並將其轉換為結構化資料。

考慮到45% 的美國中小型企業仍依賴手寫記錄來管理員工和供應商的資料，這些錯誤已融入日常運作中。

自動化會找出重要的內容，並自動連結到正確的記錄。這意味著更少的修正工作和更少的錯誤。

透過透明的工作流程確保政策合規性

當文件經過工作流程時，您需要知道發生了什麼事 - 誰批准了、他們看了什麼版本，以及如何做出決定。

自動化預設會追蹤這一點。每次互動都會在發生時記錄下來。您只需調出記錄，就能清楚知道目前的狀況。

降低紙張繁重流程的營運成本

傳統組織仍在紙張上執行關鍵作業 - 大量、手動的工作流程，沒有上傳標準，也沒有結構化格式可供強制執行。 

麥肯錫報告指出，75% 的組織已經在至少一項功能中使用 AI，但只有 1% 的組織認為這些部署已經成熟。

過去，文件索引的成本高昂。但有了更新的視覺嵌入模型，將雜亂的輸入資料結構化的價格已快速下降。

在醫療照護中核對各次就診的病患記錄

每次病人就診都會增加更多的文書工作 - 收診表格、同意書、出院記錄、轉診信。但如果今天的診斷與去年的處方沒有關聯，就會遺失關鍵內容。

文件工作流程自動化可讓使用者透過醫療聊天機器人建立臨床資料結構，從源頭解決問題。

檔案一經上傳，即自動進行解析。患者 ID、診斷、藥物和服務提供者名稱會被擷取、正規化，並連結至患者的現有記錄。

護理團隊無需等待記錄請求，即可獲得連線檢視。每個就診、手續和處方都會在決策時顯示在上下文中。

在財務審批中標示不符合規定的付款條件

發票顯示有破損。有些發票是掃描的影像，沒有元資料。還有一些是電子表格，其中的稅務欄位不一致，或者總額與合約不符。

每筆款項都必須透過電子郵件或Slack 線程來閱讀、驗證和跟進。這會拖延每次付款。

文件工作流程自動化會在發票到達時進行解析，擷取 PO 號碼、稅額、明細項目、供應商名稱，並將其與合約條款進行核對。財務聊天機器人可以在批核發票前，使用這些資料標示不匹配的條款。

偵測零售入職過程中員工/供應商的違規行為

隨著企業跨國擴張並轉向混合營運，員工和供應商的入職負荷也快速增加。 

供應商以其公司的格式提交檔案。承包商則從行動應用程式上傳文件。有些表格是去年入職週期的掃描副本，有些則缺少整個章節。

文件自動化會讀取每一份到達的文件。它會讀出 ID、稅務詳細資料和角色分類，並與您的系統已經知道的資料進行核對。

在人力資源部或採購部接觸之前，任何過期或不一致的內容都會被標示出來。

在施工工作流程中自動填寫工地合規性清單

在建築工地上，文件是隨處可見的。現場工程師會在任務進行中拍下照片 - 沒有標籤，有時甚至會亂碼。核對表需要列印、手工填寫、在微光下掃描，並在數天後上傳。

我爸爸每週都會遇到這種情況，他負責管理電信業的土木基礎建設。數百名員工分佈在數十個地點，根本沒時間清理輸入資料，但在報告時，資料仍需有其意義。

每個檔案都會固定到正確的地點、任務或檢查。自動化系統使用結構化的檢查清單填入其所能填入的內容。

1. Botpress

最適合：建立自動化的團隊，從對話開始，但需要深入軟體、文件、API 和邏輯繁重的工作流程。

Botpress 是一個 AI 代理平台，透過自然對話的原生AI 文件索引，讓您控制如何即時處理文件驅動的任務。

它適用於輸入媒介和格式各異的使用個案，而且決策取決於解析檔案中的內容、詢問更多內容，以及透過連線工具路由動作。

這通常會在核准、入職、報告和支援中發揮作用 - 任何文件中包含資訊，但個人需要明確資訊或下一步步驟的地方。

您可以使用流程、記憶體和提示來定義 AI 的行為方式。您可以將資料傳輸至 API，一旦建立索引，就可以用來建立代理程式，讓代理程式根據所找到的資料做出決策。

在強化不同資料類型的同時，平台提供您簡易的整合功能，可輕鬆幫助您在不同平台上部署管道，例如WhatsApp 聊天機器人或Telegram 聊天機器人。

支援文件工作流程的功能：

• 將檔案上傳至知識庫，並透過聊天擷取特定答案
• 連接 CRM、表單工具、通訊管道或簽名平台
• 使用動態流程收集遺漏的欄位或在對話中途確認資訊
• 部署到Slack、WhatsApp、Telegram 或直接部署到您的內部工具中

定價：

• 免費計劃：包含核心建置程式、1 個機器人和 5 美元 AI 信用額度
• Plus：89 美元/月 - 流量測試、路由、人為交接
• 團隊：$495/月 - SSO、協作、共享使用追蹤
• 企業級：自訂 - 適用於自訂設定、高容量或合規控制

2.Zapier

最適合嘗試自動化文件工作流程的非技術團隊，無需深入了解資料處理的複雜性

Zapier 是一個人工智能協調平台，專為將工具拼接在一起而打造。當文件到達時，Zapier 可以移動資料、更新周圍的系統、觸發下一步，並確保所有事情都在資料同步的情況下完成。

您可以建立 Zaps - 輕量級的工作流程，對觸發器作出反應，並執行一系列動作。使用者上傳檔案後可產生新的 CRM 記錄、電子郵件、傳送到Slack 的訊息，或是交給隊友的任務。

Zapier 可與Botpress 等平台一起運作。在會談中解析的文件可以傳送至Zapier，然後由Zapier 透過表單填寫器、簽名器、行事曆或分析工具傳送。

文件自動化的主要功能：

• 6,000+ 個應用程式整合 - CRM、表單、簽名者、儲存、資料庫
• Webhook 和 API 模組可提供彈性的文件觸發器
• 結構化工作流程的分支邏輯、篩選器和格式化器
• 可與需要可靠後端執行的機器人或前端代理程式搭配使用

定價：

• 免費：100 項任務/月，單步流程
• 入門版：$29.99/月 - 750 項任務，基本邏輯
• 專業版：$73.50/月 - 多步流程、篩選器、路徑
• 團隊與公司：自訂 - 用於規模、存取控制和支援

3. n8n

最適合： 小規模的自我託管架構，需要擷取文件並直接傳送至另一個系統。

n8n 是一個自動化平台，您可透過連接步驟建立流程 - 一個webhook、一個解析器、一個資料庫、一個機器人。

它可在您的伺服器或雲端實例上執行，讓您以視覺化的方式決定資料如何在應用程式之間移動。

對於文件自動化，它處理傳輸層。一旦您的文件在其他地方處理，n8n 就會成為一個系統，利用 API 將內容傳送到需要的地方。

它擁有最好的連接器函式庫，可以很好地作為文件代理、CRM、簽字器、儀表板和機器人之間的橋樑。

文件自動化的主要功能：

• 自託管自動化引擎，可完全掌握執行狀況
• 用於 HTTP、檔案處理、資料轉換和服務呼叫的節點
• 透過 API 與 OCR、解析及LLM 服務相容

定價：

• 自行託管：免費
• Cloud Starter：$20/月 - 5,000 次執行
• 雲端專業版：50 美元/月 - 多使用者、較高容量
• 企業：自訂 - SLA、進階存取、私人主機

4.PandaDoc

最適合： 需要在多個平台上生成精緻、可追蹤文件的團隊

PandaDoc 是一個文件生成平台，能夠自動化跨平台的文件工作流程。與後端自動化相比，PandaDoc 更貼近銷售和客戶營運。

您設定範本、傳入幾個欄位、綁定需要溝通的平台，而平台會提供功能讓管道可靠。

聊天機器人或人工智能代理收集使用者的輸入，然後傳送給 PandaDoc 以產生提案或預先填寫的協議，在這種情況下運作良好。

大多數團隊一開始使用的是 Essentials 計劃，不包含完整的自動化工具包。這使得該平台較難推薦用於複雜的工作流程。不過，其核心整合與傳送架構仍相當強大，足以證明它在此的地位。

文件自動化的主要功能：

• 可追蹤檢視和狀態的嵌入式電子簽名
• 團隊工作流程的角色存取與版本追蹤

定價：

• 免費：基本電子簽名和文件上傳
• 基本版：每名使用者每月 $19 - 範本與內容庫
• 商業：每名使用者每月 $49 - CRM 整合和自訂工作流程

5.DocuWare

最適合：需要安全儲存和基於規則的文件路由的管制行業團隊。

DocuWare 是專為規模而打造的文件管理與自動化平台。它著重於文件工作流程的結構，並透過擷取檔案、擷取資料以及透過預先定義的工作流程與嚴格的存取控制進行路由。

它最常用於人力資源、財務和法律部門，因為這些部門的文件最有可能受到審核。您設定流程後，DocuWare 會在幕後進行解析、驗證、交接和版本追蹤。

此平台傾向於控制而非彈性，但對於從一開始就需要可視性與合規性的團隊而言，它是stack中值得信賴的一層。

文件自動化的主要功能：

• 具備任務邏輯和核准功能的工作流程建立工具
• 掃描檔案的 OCR 索引
• 以角色為基礎的存取與稽核記錄
• 合規性工作流程的保留政策

定價： 

• 自訂： 基於使用者、儲存和功能存取。提供雲端和內部部署選項。

文件工作流程自動化可以處理多國語言的文件嗎？

是的，文件工作流程自動化可以處理多國語言的文件，因為現代的人工智能模型是在多國語言資料上訓練出來的，可以處理各種語言的文字。不過，準確度可能會因為 AI 在特定語言、方言和字元集上的訓練程度而有所差異，因此處理較不常用語言的企業應該在部署前進行徹底測試。

是否可以將文件工作流程自動化與現有的 CRM 或 ERP 系統整合？

將文件工作流程自動化與現有的 CRM 或 ERP 系統整合是可能的，因為大多數現代平台都支援 API 連線，可讓文件中的資料流入客戶記錄和作業資料庫。

哪些類型的企業最能從文件工作流程自動化中獲益？

醫療保健、金融、法律、保險、建築和零售等行業的企業最能從文件工作流程自動化中獲益，因為這些行業需要處理大量的表格、合約、發票、報告和合規記錄。任何有重複性文件繁重流程的組織，都可以透過自動化文件處理和傳送方式節省時間。

透過文件工作流程自動化工具處理的資料有多安全？

透過文件工作流程自動化工具處理的資料可以非常安全，因為聲譽良好的平台會使用加密和稽核追蹤來保護敏感資訊。然而，安全性取決於所選擇的供應商以及系統的配置方式，因此處理機密資料的企業應該驗證供應商的安全認證。

設定文件工作流程自動化需要技術技能嗎，或者非開發人員也可以處理？

雖然某些先進的文件工作流程自動化設定需要技術能力來進行自訂整合或 API 配置，但許多現代工具都提供無程式碼介面，非開發人員也能使用這些介面來建立和管理文件工作流程。非技術使用者可以處理定義路由邏輯和設定自動化規則等工作，但複雜的實作仍需要 IT 支援。