文件流程自動化：4 個實際應用案例，幫你節省時間

就在幾年前，我還在大學修化學 101，學期突然大亂——疫情爆發，就在期末實驗考前夕。

學校沒讓我們考試，而是說：「把你整本實驗紀錄打成 PDF 上傳。」

五十頁手寫表格、公式、反應、計算——全都得手動輸入，才能拿到及格。現在呢？我只要掃描就好。

AI 智能代理現在能處理我的潦草筆跡——足夠讓我標記錯誤、詢問內容、產生不同版本，還能直接傳給同事或主管，不用再重打一次。

文件流程自動化能避免你手寫的「擴張」被別人收件匣看成「妄想」。

什麼是文件流程自動化？

文件流程自動化（DWA）是利用軟體，讓文件在一連串任務中自動流轉——像是擷取、編目、審查、核准與傳送——不再需要人工交接。

DWA 屬於業務流程自動化的一環，協助團隊用可靠、AI 驅動的動作取代重複性的文件作業。

過去文件自動化仰賴規則式 OCR 系統掃描字元並擷取文字。現在有了 AI 智能代理，這些流程由能理解文件結構與內容意義的工具驅動。

AI 智能代理將內容拆解為結構化、有意義的元件，並能將資料送進 CRM 或客服系統等平台，讓這些系統自動觸發正確決策或後續步驟。

文件流程自動化：關鍵術語

文件流程自動化如何運作？

步驟一：擷取與數位化文件

文件以 PDF、DOCX、電子郵件或 HTML 等檔案上傳。解析會將檔案轉換為系統可理解的結構化資料。

解析會把文件拆成獨立區塊——標題、段落、表格、清單、註腳。每個區塊都會加上描述其角色的脈絡標籤：像是標題、數值、標籤或其他。

解析建立出具版面意識的文件地圖，並儲存在向量資料庫。這份地圖成為 AI 智能代理推理內容與各部分關聯的基礎。

步驟二：從每份文件擷取相關資料

AI 智能代理會根據解析後的結構，開始辨識重要資訊，包括：

• 欄位與實體：姓名、日期、金額、地址
  
  
• 關聯性：哪些數值屬於哪些標籤、哪些區段彼此相關
  
  
• 脈絡：數值來自文件哪一部分——摘要、註腳、法律條款等。

這個過程稱為 AI 文件編目。每個內容區塊都會被嵌入並儲存在向量資料庫中，作為可供智能代理搜尋的語意資料。

因此，智能代理不再只是「掃描」關鍵字，而能直接詢問：

「這份文件哪裡有用戶同意付款條款？」

即使文件用詞完全不同，智能代理仍能給出精確且有脈絡的答案。

步驟三：透過邏輯與審核分流文件

內容編目完成後，AI 智能代理就能決定接下來該做什麼、該針對哪些對象。

這種AI 協作可分為兩個層級：

• 文件層級：傳送整份檔案（例如已簽署合約送交法務）
• 內容層級：只傳送擷取的區段（例如標記的條款或發票金額）

AI 智能代理的決策依據預先設定的規則與提示。例如，建築業者可以這樣指示文件自動化 AI 智能代理：

• 若付款條件超過 60 天，標記為人工審核
• 若廠商已核准且採購單已簽署，自動轉交財務

從這裡開始，文件會根據內容與用途分流、合併或結案。

步驟四：為合規儲存並追蹤結構化文件資料

這時文件本身已經儲存——重點在於追蹤其使用過程。

AI 智能代理會記錄每一項與文件相關的決策，包括：

• 存取了文件哪些部分
• 擷取並使用了哪些數值
• 參考的是哪一個版本
• 誰在什麼時候核准了什麼

這就形成了結構化稽核紀錄。你不用翻郵件或 Slack，也能證明政策有被遵循、合約為何獲准、或是哪個動作被觸發。

這種追蹤方式讓你的流程更有責任歸屬，也提升導入率。

自動化文件流程的主要好處

縮短各部門作業週期

有人上傳文件後，系統會解析並帶著正確脈絡送到需要處理的人手上。

流程中的每個人一開始就看到同一份結構化版本，縮短審核時間，也避免重複交接。

這種協同在自動化應用場景特別有效，例如潛在客戶開發聊天機器人能將表單回覆自動分流給各團隊。

減少資料處理的人為錯誤

自動化流程會直接處理原始檔案——無論是掃描、語音、手寫或匯出——並轉為結構化資料。

而且美國 45% 的中小企業仍靠手寫紀錄管理員工與供應商資料，這些錯誤早已成為日常。

自動化能自動擷取重點並連結到正確紀錄，減少修正工作，也降低錯誤發生率。

透明流程確保政策合規

文件在流程中流轉時，你需要知道發生了什麼——誰核准、看到哪個版本、決策如何產生。

自動化會即時記錄每一次互動。你只要查閱紀錄，就能清楚掌握進度。

減少紙本流程帶來的營運成本

傳統組織仍靠紙本處理關鍵業務——大量人工流程，沒有上傳標準，也無法強制結構化格式。

麥肯錫報告指出，75% 的組織至少在一個領域已導入 AI，但只有 1% 認為這些應用已成熟。

過去文件編目成本高昂，但隨著新型視覺嵌入模型出現，處理雜亂輸入的成本大幅下降。

文件流程自動化範例

只要你需要將雜亂、非結構化的文件轉換成系統能理解並處理的資料時，文件流程自動化就能派上用場。這包括掃描表單、PDF、試算表——任何不是為資料庫設計的文件。

自動化讓這些文件變得有用，同時也讓你能追蹤每一項資訊——甚至是一句話——在你的系統中被檢視、引用或使用的情況。

以下範例展示了這在四種不同情境下的應用方式：

醫療領域跨就診整合病患紀錄

每次病患就診都會產生更多文件——入院表、同意書、出院說明、轉診信。但如果今天的診斷沒和去年的處方連結起來，關鍵背景就會遺失。

文件流程自動化從源頭解決這個問題，讓使用者能將原始文件透過醫療聊天機器人進行結構化臨床資料處理。

檔案一上傳就會自動解析。病患編號、診斷、用藥和醫師名稱會被擷取、標準化，並連結到病患現有紀錄。

照護團隊不必再等待調閱紀錄，就能即時看到完整脈絡。每次就診、處置和處方都能在決策當下呈現。

財務審核中標記不合規付款條款

發票格式各異。有些是沒有中繼資料的掃描影像，有些則是稅金欄位對不上的試算表，或總金額與合約不符。

每一張都得人工閱讀、核對，還要在 email 或 Slack 討論串中追蹤，導致付款流程延誤。

文件流程自動化在發票抵達時即解析，擷取採購單號、稅額、明細、供應商名稱，並與合約條款比對。財務聊天機器人可在發票核准前，根據這些資料標記不符條款。

零售新人員／廠商入職規範違規偵測

企業跨國擴展、轉向混合辦公後，員工與廠商的入職文件量快速增加。

廠商以自家格式提交文件，承包商用手機 app 上傳資料。有些表單是去年入職流程的掃描件——有些甚至缺少整個區塊。

文件自動化會在文件抵達時即讀取，擷取證件、稅務資料、職務分類，並與系統現有資料比對。

任何過期或不符規範的內容都會在 HR 或採購介入前即被標記。

工地流程自動填寫合規檢查清單

工地上的文件來源多元。現場工程師在作業中拍照——沒標題、順序錯亂。檢查清單被列印、手寫、在昏暗環境下掃描，幾天後才上傳。

我爸每週都會遇到這種情況，他負責管理電信土木基礎建設。數百名員工分布在數十個工地，沒時間整理資料，但報告時數據還是得有條理。

每個檔案都會對應到正確的工地、任務或檢查。自動化系統會根據結構化檢查清單自動填入可取得的資料。

文件流程自動化五大工具

1. Botpress

最適合： 需要從對話啟動自動化，並深入軟體、文件、API 與複雜邏輯流程的團隊。

Botpress 是一個 AI 智能代理平台，讓你能透過原生AI 文件索引與自然對話，實時掌控文件驅動任務的處理方式。

它適用於輸入來源多元、格式各異，且決策仰賴解析檔案內容、補充脈絡、並串接工具執行動作的情境。

這類需求常見於審核、入職、報表與客服——只要資訊藏在文件裡，但人需要釐清或取得後續指引時。

你可以用流程、記憶體與提示詞定義 AI 行為。資料可傳遞到 API，經索引後可用於建立能根據內容決策的代理人。

平台同時支援多種資料型態，並提供簡易整合，讓你輕鬆將流程部署到WhatsApp 聊天機器人、Telegram 聊天機器人等不同平台。

支援文件流程的功能：

• 將檔案上傳至知識庫，並透過聊天擷取特定答案
• 串接 CRM、表單工具、通訊管道或簽名平台
• 利用動態流程在對話中收集缺漏欄位或確認資訊
• 可部署至 Slack、WhatsApp、Telegram，或直接整合到內部工具

價格：

• 免費方案： 包含核心建置器、1 個機器人及 $5 AI 點數
• Plus： $89/月——流程測試、路由、人員接手
• Team： $495/月——單一登入、協作、共用使用追蹤
• Enterprise： 客製化——適用於自訂部署、高流量或合規控管

2. Zapier

最適合： 非技術團隊，想自動化文件流程又不想深入資料處理細節

Zapier 是一個AI 自動化協作平台，專為串接各種工具而設計。當文件抵達時，Zapier 可移動資料、同步更新系統、觸發後續步驟，確保所有資料一致。

你可以建立 Zap——根據觸發條件執行一連串動作的輕量流程。使用者上傳檔案後，可自動新增 CRM 條目、發送 email、傳送 Slack 訊息，或交辦任務給同事。

Zapier 很適合與 Botpress 等平台搭配。對話中解析的文件可傳送到 Zapier，再由其串接表單填寫、簽署、行事曆或分析工具。

文件自動化關鍵功能：

• 6,000+ 應用程式整合——CRM、表單、簽署工具、儲存空間、資料庫
• Webhook 與 API 模組，彈性觸發文件流程
• 分支邏輯、篩選器、格式轉換，打造結構化流程
• 適合需要穩定後端執行的機器人或前端代理人搭配使用

價格：

• 免費： 每月 100 次任務，單步流程
• Starter： $29.99/月——750 次任務，基本邏輯
• Professional： $73.50/月——多步流程、篩選、分支
• Team & Company： 客製化——適用於規模擴展、存取控管與支援

3. n8n

最適合： 小型自架環境，需要將文件直接導入其他系統的情境。

n8n 是一個自動化平台，你可以透過串接步驟（如 webhook、解析器、資料庫、機器人）來建立流程。

它可部署在你的伺服器或雲端，並提供視覺化介面，讓你決定資料如何在應用程式間流動。

在文件自動化方面，它負責傳輸層。當您的文件在其他地方處理完畢後，n8n 會成為將內容透過 API 傳送到指定位置的系統。

它擁有業界數一數二的連接器庫，非常適合作為文件代理、CRM、簽署工具、儀表板與機器人之間的橋樑。

文件自動化關鍵功能：

• 自架式自動化引擎，執行過程全程可見
• 提供 HTTP、檔案處理、資料轉換與服務呼叫等節點
• 可透過 API 與 OCR、解析及 LLM 服務相容

價格：

• 自架版： 免費
• 雲端入門版： 每月 20 美元 — 5,000 次執行
• 雲端專業版： 每月 50 美元 — 支援多用戶、更高執行量
• 企業版： 客製化 — SLA、進階存取、專屬主機

4. PandaDoc

最適合： 需要在多平台產生精美且可追蹤文件的團隊

PandaDoc 是一個文件產生平台，能自動化多平台間的文件流程。PandaDoc 更貼近銷售與帳戶營運，而非後端自動化。

您可以建立範本、填入欄位、串接需要溝通的平台，平台則提供功能讓流程更穩定可靠。

當聊天機器人或 AI 助理收集使用者輸入後，將資料傳給 PandaDoc 產生提案或預填協議時，這個平台特別好用。

多數團隊會從 Essentials 方案開始，但該方案不含完整自動化工具組，因此對於複雜流程來說較難推薦。不過，它的核心整合與傳遞架構仍然足夠強大，值得列入考慮。

文件自動化關鍵功能：

• 內嵌電子簽名，可追蹤檢視與狀態
• 團隊流程支援角色權限與版本追蹤

價格：

• 免費版： 基本電子簽名與文件上傳
• Essentials： 每位用戶每月 19 美元 — 範本與內容庫
• Business： 每位用戶每月 49 美元 — CRM 整合與自訂流程

5. DocuWare

‍最適合：需要安全儲存及規則導向文件分流的受法規約束產業團隊。

DocuWare 是專為規模化打造的文件管理與自動化平台。它專注於文件流程的結構化，能夠擷取檔案、萃取資料，並依預設流程及嚴格權限控管進行流轉。

最常用於人資、財務、法務等文件易被稽核的部門。您只需設定流程，DocuWare 會在背後處理解析、驗證、交接與版本追蹤。

這個平台偏重控管而非彈性，但對於需要從第一天就確保可見性與合規的團隊來說，是值得信賴的基礎層。

文件自動化關鍵功能：

• 具備任務邏輯與審核功能的流程設計器
• 支援掃描檔案的 OCR 索引
• 角色權限控管與稽核記錄
• 合規流程的保存政策

價格：

• 客製化： 根據用戶數、儲存空間與功能存取計價。提供雲端與地端選項。

開始自動化文件流程

任何人都能掃描 PDF —— 但若想讓文件真正產生效益，就需要結構化。

Botpress 可連接並解析 PDF、表格、Notion 頁面、試算表、網站等內容，將原始資料轉換為可查詢的資訊，讓 AI 助理能夠運用。

這些資料會根據每次查詢的動態情境，自動在用戶、工具與系統間流動。結合內建 HITL 與多通路部署，您可以擴展與團隊協作的文件自動化。

立即開始打造。免費使用。

常見問題

文件流程自動化能處理多語言文件嗎？

可以，文件流程自動化能處理多語言文件，因為現代 AI 模型已在多語言資料上訓練，能處理各種語言的文字。不過，準確度會依 AI 對特定語言、方言與字元集的訓練程度而異，因此若涉及較少見語言，建議企業在部署前務必充分測試。

文件流程自動化能與我現有的 CRM 或 ERP 系統整合嗎？

可以，文件流程自動化大多能與現有的 CRM 或 ERP 系統整合，因為多數現代平台都支援 API 連接，讓文件資料能流入客戶紀錄與營運資料庫。

哪些產業最適合導入文件流程自動化？

醫療、金融、法務、保險、營建、零售等產業最適合導入文件流程自動化，因為這些產業經常處理大量表單、合約、發票、報告與合規文件。任何有重複且文件密集流程的組織，都能透過自動化文件處理與流轉節省時間。

透過文件流程自動化工具處理的資料安全性如何？

透過文件流程自動化工具處理的資料可以非常安全，因為知名平台會採用加密與稽核追蹤來保護敏感資訊。不過，安全性仍取決於所選供應商及系統設定方式，因此處理機密資料的企業應確認供應商的安全認證。

設定文件流程自動化需要技術能力嗎？非開發人員能處理嗎？

部分進階的文件流程自動化設定（如自訂整合或 API 配置）需要技術能力，但許多現代工具提供無程式碼介面，讓非開發人員也能建立與管理文件流程。非技術用戶可以設定路由邏輯與自動化規則，但複雜實作仍建議有 IT 支援。