Automatisation du flux de documents : 4 cas d'utilisation réels qui font gagner du temps

Il y a quelques années, alors que je me débattais dans le cours de chimie 101 de ma licence, le semestre a pris une tournure inattendue : la pandémie a frappé, juste avant nos derniers travaux pratiques en laboratoire.

Et au lieu d'examens, l'université nous a dit : "Tapez tout votre dossier de laboratoire dans un PDF et soumettez-le".

Cinquante pages de tableaux manuscrits, de formules, de réactions, de calculs - tous tapés à la main, juste pour que nous ayons la note de passage. Et maintenant ? Je scannerais le tout.

Les agents d'IA alimentent désormais des flux de travail capables de lire ma mauvaise écriture - suffisamment bien pour que je puisse signaler les erreurs, poser des questions sur le contenu, envoyer différentes versions et transmettre le document à mes coéquipiers ou à mes responsables sans avoir à retaper un seul mot.

L'automatisation du flux de travail des documents permet d'éviter que vos "dilations" manuscrites ne se transforment en "délires" dans la boîte de réception de quelqu'un d'autre.

Qu'est-ce que l'automatisation du flux de documents ?

L'automatisation du flux de documents (DWA) est l'utilisation de logiciels pour faire passer les documents par un ensemble de tâches - comme la capture, l'indexation, la révision, l'approbation et la livraison - sans avoir recours à des opérations manuelles.

La DWA s'inscrit dans le cadre plus large de l'automatisation des processus métier, en aidant les équipes à remplacer les tâches documentaires répétitives par des actions fiables, pilotées par l'IA.

L'automatisation des documents reposait auparavant sur des systèmes d'OCR basés sur des règles qui scannaient les caractères et en extrayaient le texte. Aujourd'hui, grâce aux agents d'intelligence artificielle, les mêmes flux de travail sont alimentés par des outils qui comprennent la structure d'un document et la signification de chaque partie.

En décomposant le contenu en éléments structurés et significatifs, les agents d'IA peuvent introduire ces données dans des systèmes tels que les CRM ou les plateformes de billetterie afin que ces systèmes puissent automatiquement déclencher les bonnes décisions ou les étapes suivantes.

Automatisation du flux de documents : Termes clés

Comment fonctionne l'automatisation du flux de documents ?

Étape 1 : Capturer et numériser le document

Le document est téléchargé sous forme de fichier - PDF, DOCX, courriel ou HTML. L'analyse transforme ce fichier en une représentation structurée que le système peut comprendre et utiliser.

L'analyse syntaxique décompose le document en blocs distincts : titres, paragraphes, tableaux, listes et notes de bas de page. Chaque bloc est ensuite étiqueté avec des métadonnées contextuelles qui définissent son rôle : s'il s'agit d'un titre, d'une valeur, d'une étiquette ou d'autre chose.

L'analyse syntaxique permet de créer une carte du document qui tient compte de la mise en page et qui est stockée dans une base de données vectorielle. Cette carte devient la couche de base que les agents d'intelligence artificielle utilisent pour raisonner sur le contenu du document et sur la façon dont chaque partie est connectée.

Étape 2 : Extraction des données pertinentes de chaque fichier

L'agent d'intelligence artificielle prend la structure analysée et commence à identifier ce qui est important, notamment :

• Champs et entités: Noms, dates, montants, adresses
  
  
• Les relations: Quelles valeurs appartiennent à quelles étiquettes, quelles sections dépendent d'autres sections ?
  
  
• Contexte: De quelle partie du document la valeur provient-elle - résumé, note de bas de page, clause juridique, etc.

Ce processus est appelé indexation des documents d'IA. Chaque élément de contenu est intégré et stocké dans une base de données vectorielle, sous la forme d'une signification sémantique sur laquelle l'agent peut effectuer des recherches.

Ainsi, au lieu de rechercher des mots-clés, l'agent peut poser des questions :

"Où, dans ce document, l'utilisateur accepte-t-il les conditions de paiement ?

L'agent peut toujours renvoyer une réponse précise et adaptée au contexte, même si la formulation du document est complètement différente.

Étape 3 : Acheminement des documents à travers la logique et les approbations

Une fois le contenu indexé, les agents d'intelligence artificielle peuvent prendre des décisions sur ce qui doit se passer ensuite et sur quoi.

Cette orchestration de l'IA peut s'appliquer à deux niveaux :

• Au niveau du document: Envoyer le fichier complet (par exemple, un contrat signé transmis au service juridique).
• Au niveau du contenu: Envoyer uniquement une section extraite (par exemple, une clause marquée ou le montant d'une facture). 

Les décisions de l'agent IA sont guidées par des règles et des invites prédéfinies. Par exemple, un créateur peut donner les instructions suivantes à son agent d'IA pour l'automatisation des documents :

• Si les délais de paiement dépassent 60 jours, marquer pour examen manuel
• Si le fournisseur est approuvé et que le bon de commande est signé, transmission automatique au service financier.

À partir de là, les documents commencent à être ramifiés, fusionnés ou résolus en fonction de leur contenu et de l'usage auquel ils sont destinés.

Étape 4 : Stockage et suivi des données des documents structurés pour la conformité

À ce stade, le document lui-même est déjà stocké - ce qui importe maintenant, c'est de savoir comment il a été utilisé.

Les agents d'intelligence artificielle enregistrent toutes les décisions prises à l'aide du document. Il peut s'agir de

• Quelles parties du document ont été consultées ?
• Quelles sont les valeurs extraites et utilisées ?
• Quelle est la version référencée ?
• Qui a approuvé quoi et quand

Cela constitue une piste d'audit structurée. C'est ainsi que vous pouvez prouver qu'une politique a été respectée, qu'un contrat a été approuvé ou qu'une action a été déclenchée, sans avoir à fouiller dans les courriels ou dans Slack.

Un tel suivi transforme vos flux de travail en systèmes responsables tout en augmentant l'adoption.

Principaux avantages de l'automatisation des flux de documents

Réduction des délais d'exécution dans les différents services

Lorsque quelqu'un télécharge un document, celui-ci est analysé et transmis - avec le bon contexte - à la personne qui doit l'utiliser.

Toutes les personnes impliquées dans la boucle voient la même version structurée dès le départ, ce qui raccourcit les délais d'approbation et évite les transferts répétés.

Ce type d'alignement devient particulièrement puissant dans les cas d'utilisation de l'automatisation, comme un chatbot de génération de leads qui achemine les réponses aux formulaires à travers les équipes.

Réduction des erreurs manuelles dans le traitement des données

Le flux de travail automatisé prend le fichier tel qu'il est - scanné, parlé, écrit à la main ou exporté - et le transforme en données structurées.

Et si l'on considère que 45 % des petites et moyennes entreprises américaines utilisent encore des registres manuscrits pour gérer les données relatives aux employés et aux fournisseurs, ces erreurs font partie intégrante des opérations quotidiennes.

L'automatisation permet d'extraire ce qui est important et de le relier automatiquement au bon dossier. Cela signifie moins de travail de correction et moins d'erreurs au départ.

Garantit le respect des politiques grâce à des flux de travail transparents

Lorsqu'un document passe par un flux de travail, vous devez savoir ce qui s'est passé : qui l'a approuvé, quelle version il a vue et comment les décisions ont été prises.

L'automatisation suit cela par défaut. Chaque interaction est enregistrée au moment où elle se produit. Vous pouvez consulter le dossier et savoir exactement où il en est.

Réduction des coûts opérationnels liés à des processus nécessitant beaucoup de papier

Les organisations traditionnelles gèrent encore des opérations critiques sur papier - des flux de travail manuels à haut volume sans normes de téléchargement et sans formats structurés à appliquer. 

Selon McKinsey, 75 % des organisations utilisent déjà l'IA dans au moins une fonction, mais seulement 1 % d'entre elles considèrent que ces déploiements sont arrivés à maturité.

L'indexation des documents était autrefois prohibitive. Mais avec les nouveaux modèles d'intégration visuelle, le prix de la structuration des données désordonnées a rapidement baissé.

Exemples d'automatisation du flux de documents

L'automatisation des flux de documents s'applique partout où vous devez transformer des documents désordonnés et non structurés en quelque chose qu'un système peut comprendre et utiliser. Cela inclut les formulaires numérisés, les PDF, les feuilles de calcul - tout ce qui n'a pas été conçu pour être intégré dans une base de données. 

L'automatisation rend ces documents utiles. Elle vous permet également de savoir comment chaque information - même une simple phrase - est consultée, référencée ou utilisée dans l'ensemble de vos systèmes.

Les exemples ci-dessous montrent comment cela se passe dans quatre contextes différents :

Rapprochement des dossiers des patients au fil des visites dans le secteur des soins de santé

Chaque visite d'un patient s'accompagne d'un surcroît de paperasserie : formulaires d'admission, formulaires de consentement, notes de sortie, lettres d'orientation. Mais si le diagnostic d'aujourd'hui n'est pas relié à la prescription de l'année dernière, le contexte essentiel se perd.

L'automatisation du flux de documents résout ce problème à la source en permettant aux utilisateurs d'acheminer des documents bruts par l'intermédiaire d'un chatbot médical conçu pour structurer les données cliniques.

Dès qu'un fichier est téléchargé, il est analysé automatiquement. Les identifiants des patients, les diagnostics, les médicaments et les noms des prestataires sont extraits, normalisés et liés au dossier existant du patient.

Au lieu d'attendre les demandes d'enregistrement, les équipes de soins bénéficient d'une vue connectée. Chaque visite, procédure et prescription apparaît dans son contexte, au moment même où les décisions sont prises.

Signaler les conditions de paiement non conformes dans les approbations financières

Les factures sont envoyées avec des erreurs. Certaines arrivent sous forme d'images scannées sans métadonnées. D'autres sont des feuilles de calcul dont les champs fiscaux ne sont pas alignés ou dont les totaux ne correspondent pas au contrat.

Chacune d'entre elles doit être lue, vérifiée et suivie par le biais d'e-mails ou de fils de discussion Slack . Cela bloque tous les paiements.

L'automatisation des flux de documents analyse les factures à leur arrivée, en extrayant les numéros de commande, les montants des taxes, les postes, les noms des fournisseurs et en les comparant aux conditions contractuelles. Les chatbots financiers peuvent signaler les termes non concordants à l'aide de ces données avant que les factures ne soient approuvées.

Détecter les violations des règles applicables aux employés et aux fournisseurs dans le cadre de l'intégration dans le commerce de détail

À mesure que les entreprises s'étendent au-delà des frontières et passent à des opérations hybrides, la charge d'intégration des employés et des fournisseurs augmente rapidement. 

Les fournisseurs soumettent des fichiers dans le format de leur entreprise. Les entrepreneurs téléchargent des documents à partir d'applications mobiles. Certains formulaires sont des copies scannées du cycle d'intégration de l'année dernière, d'autres ne comportent pas de sections entières.

L'automatisation des documents lit chaque document au fur et à mesure qu'il arrive. Elle extrait les identifiants, les données fiscales et les classifications des rôles et les compare à ce que vos systèmes connaissent déjà.

Tout ce qui est périmé ou non conforme est signalé avant que les RH ou les achats n'y touchent.

Remplissage automatique des listes de contrôle de la conformité des sites dans les flux de travaux de construction

Sur les chantiers de construction, la documentation apparaît comme elle peut. Les ingénieurs de terrain prennent des photos en cours de travail - sans étiquette, parfois dans le désordre. Les listes de contrôle sont imprimées, remplies à la main, scannées dans des conditions de faible luminosité et téléchargées quelques jours plus tard.

Mon père est confronté à ce problème chaque semaine, lorsqu'il gère la construction d'infrastructures civiles dans le secteur des télécommunications. Avec des centaines d'employés répartis sur des dizaines de sites, on n'a pas le temps de nettoyer les entrées, mais les données doivent quand même avoir un sens au moment où elles sont rapportées.

Chaque fichier est rattaché au bon site, à la bonne tâche ou à la bonne inspection. Le système d'automatisation remplit ce qu'il peut à l'aide d'une liste de contrôle structurée.

Les 5 meilleurs outils pour l'automatisation du flux de documents

1. Botpress

Idéal pour : Les équipes qui construisent des automatisations qui commencent par une conversation mais qui doivent aller en profondeur dans les logiciels, les documents, les API et les flux de travail logiques.

Botpress est une plateforme d'agents d'intelligence artificielle qui vous permet de contrôler la façon dont les tâches liées aux documents sont traitées en temps réel grâce à l'indexation native des documents par l'intelligence artificielle à travers des conversations naturelles.

Il est conçu pour les cas d'utilisation où les données d'entrée varient à la fois en termes de support et de format, et où les décisions dépendent de l'analyse du contenu d'un fichier, de la demande d'un contexte supplémentaire et de l'acheminement des actions par le biais d'outils connectés.

Cela se produit souvent dans le cadre des approbations, de l'intégration, des rapports et de l'assistance - partout où un document contient l'information, mais où une personne a besoin de clarté ou des étapes suivantes.

Vous définissez le comportement de l'IA à l'aide de flux, de mémoires et d'invites. Vous pouvez transmettre des données aux API qui, une fois indexées, peuvent être utilisées pour créer des agents qui prennent des décisions en fonction de ce qu'ils trouvent.

Et tout en étant robuste pour différents types de données, la plateforme vous offre des intégrations faciles qui peuvent facilement vous aider à déployer le pipeline sur différentes plateformes comme un chatbotWhatsApp ou un chatbotTelegram .

Fonctionnalités qui soutiennent les flux de documents :

• Chargement de fichiers dans une base de connaissances et extraction de réponses spécifiques par chat
• Connecter des CRM, des outils de formulaires, des canaux de communication ou des plateformes de signature
• Utiliser des flux dynamiques pour collecter les champs manquants ou confirmer des informations en cours de conversation.
• Déployer dans Slack, WhatsApp, Telegram, ou directement dans vos outils internes.

Prix :

• Plan gratuit : Comprend le créateur principal, 1 robot et 5 $ de crédit d'intelligence artificielle.
• Plus: 89 $/mois - test de flux, routage, transfert humain
• Équipe : 495 $/mois - SSO, collaboration, suivi de l'utilisation partagée
• Entreprise : Personnalisé - pour les configurations personnalisées, les volumes importants ou les contrôles de conformité

2. Zapier

Idéal pour : Les équipes non techniques qui tentent d'automatiser les flux de documents sans entrer dans les méandres du traitement des données.

Zapier est une plateforme d'orchestration de l'IA conçue pour assembler des outils. Lorsqu'un document arrive, Zapier peut déplacer les données, mettre à jour les systèmes qui l'entourent, déclencher l'étape suivante et s'assurer que tout est fait avec les données synchronisées.

Vous créez des Zaps - des flux de travail légers qui réagissent à des déclencheurs et exécutent une série d'actions. Le téléchargement d'un fichier par un utilisateur peut conduire à une nouvelle entrée dans le CRM, à un e-mail, à un message sur Slack ou à une tâche confiée à un coéquipier.

Zapier fonctionne bien avec des plateformes comme Botpress. Un document analysé dans une conversation peut être envoyé à Zapier, qui l'achemine ensuite vers un remplisseur de formulaires, un signataire, un calendrier ou un outil d'analyse.

Capacités clés pour l'automatisation des documents :

• Plus de 6 000 intégrations d'applications - CRM, formulaires, signataires, stockage, bases de données
• Modules Webhook et API pour des déclenchements de documents flexibles
• Logique d'embranchement, filtres et formateurs pour les flux de travail structurés
• S'associe bien avec les bots ou les agents frontaux qui ont besoin d'une exécution backend fiable.

Prix :

• Gratuit : 100 tâches/mois, flux en une seule étape
• Démarrage : 29,99 $/mois - 750 tâches, logique de base
• Professionnel : 73,50 $/mois - flux à plusieurs étapes, filtres, chemins d'accès
• Équipe et entreprise : Personnalisé - pour l'échelle, les contrôles d'accès et l'assistance

3. n8n

Idéal pour : Petites installations auto-hébergées où les documents doivent être ingérés et transférés directement dans un autre système.

n8n est une plateforme d'automatisation où vous construisez des flux en connectant des étapes - un webhook, un parser, une base de données, un bot.

Il s'exécute sur votre serveur ou votre instance cloud et vous permet de décider visuellement de la manière dont les données circulent entre les applications.

Pour l'automatisation des documents, il gère la couche de transport. Une fois que votre document est traité ailleurs, n8n devient le système qui envoie le contenu là où il doit aller grâce à une API.

Il dispose de l'une des meilleures bibliothèques de connecteurs du marché et fonctionne bien comme un pont entre les agents documentaires, les CRM, les signataires, les tableaux de bord et les bots.

Capacités clés pour l'automatisation des documents :

• Moteur d'automatisation auto-hébergé avec une visibilité totale sur l'exécution
• Nœuds pour HTTP, traitement de fichiers, transformation de données et appels de service
• Compatible avec les services d'OCR, d'analyse et de LLM via l'API

Prix :

• Auto-hébergé : Gratuit
• Cloud Starter : 20 $/mois - 5 000 exécutions
• Cloud Pro : 50 $/mois - multi-utilisateurs, volume plus important
• Entreprise : Sur mesure - accords de niveau de service, accès avancé, hébergement privé

4. PandaDoc

Idéal pour : Les équipes qui ont besoin de produire des documents soignés et traçables sur plusieurs plates-formes.

PandaDoc est une plateforme de génération de documents capable d'automatiser les flux de travail autour des documents liés à plusieurs plateformes. PandaDoc est plus proche des ventes et des opérations de compte que de l'automatisation du backend.

Vous créez des modèles, vous saisissez quelques champs, vous reliez les plateformes qui doivent communiquer et la plateforme vous offre des fonctionnalités pour rendre le pipeline fiable.

Il fonctionne bien lorsqu'un chatbot ou un agent IA recueille les données des utilisateurs et les transmet ensuite à PandaDoc pour générer une proposition ou des accords pré-remplis.

La plupart des équipes commencent par la formule Essentials, qui ne comprend pas l'ensemble des outils d'automatisation. Il est donc plus difficile de recommander la plateforme pour les flux de travail complexes. Néanmoins, les intégrations de base et le cadre de livraison sont suffisamment solides pour justifier sa place ici.

Capacités clés pour l'automatisation des documents :

• Signatures électroniques intégrées qui permettent de suivre les vues et le statut.
• Accès basé sur les rôles et suivi des versions pour les flux de travail en équipe

Prix :

• Gratuit : signatures électroniques de base et téléchargement de documents
• Essentiels : 19 $/mois par utilisateur - modèles et bibliothèque de contenu
• Business : 49 $/mois par utilisateur - intégrations CRM et flux de travail personnalisés

5. DocuWare

‍Bestfor : Les équipes des secteurs réglementés qui ont besoin d'un stockage sécurisé et d'un acheminement des documents basé sur des règles.

DocuWare est une plate-forme de gestion et d'automatisation de documents conçue pour s'adapter à l'échelle. Elle se concentre sur la structure des flux de documents et fonctionne en capturant les fichiers, en extrayant les données et en les acheminant par le biais de flux de travail prédéfinis avec un contrôle d'accès strict.

Il est utilisé le plus souvent dans les services RH, financiers et juridiques, où les documents sont les plus susceptibles d'être contrôlés. Vous définissez le flux et DocuWare se charge de l'analyse, de la validation, des transferts et du suivi des versions en arrière-plan.

La plateforme privilégie le contrôle à la flexibilité, mais pour les équipes qui ont besoin de visibilité et de conformité dès le premier jour, il s'agit d'une couche fiable dans la stack

Capacités clés pour l'automatisation des documents :

• créateur flux de travail avec logique de tâches et approbations
• Indexation des fichiers numérisés basée sur l'OCR
• Accès basé sur les rôles et enregistrement des audits
• Politiques de conservation pour les flux de travail de conformité

Prix : 

• Personnalisé : Basé sur les utilisateurs, le stockage et l'accès aux fonctionnalités. Des options en nuage et sur site sont disponibles.

Commencer à automatiser les flux de documents

Tout le monde peut numériser un PDF, mais si vous voulez que vos documents produisent des résultats concrets, vous devez les structurer.

Botpress connecte et analyse le contenu des PDF, des tableaux, des pages Notion , des feuilles de calcul, des sites web, et plus encore, transformant les données brutes en données interrogeables sur lesquelles vos agents d'intelligence artificielle peuvent agir.

Ces données circulent automatiquement entre les utilisateurs, les outils et les systèmes, guidées par le contexte dynamique de chaque requête. Grâce à la technologie HITL intégrée et au déploiement multicanal, vous pouvez faire évoluer l'automatisation des documents en fonction de votre équipe.

Commencez à construire dès aujourd'hui. C'est gratuit.

FAQ

L'automatisation des flux de documents permet-elle de traiter des documents en plusieurs langues ?

Oui, l'automatisation des flux documentaires peut traiter des documents dans plusieurs langues, car les modèles d'IA modernes sont formés sur des données multilingues et peuvent traiter des textes dans différentes langues. Toutefois, la précision peut varier en fonction de la qualité de l'entraînement de l'IA à des langues, dialectes et jeux de caractères spécifiques, de sorte que les entreprises qui traitent des langues moins courantes devraient procéder à des tests approfondis avant de les déployer.

Est-il possible d'intégrer l'automatisation du flux de documents à mes systèmes CRM ou ERP existants ?

Il est possible d'intégrer l'automatisation du flux de documents aux systèmes CRM ou ERP existants, car la plupart des plateformes modernes prennent en charge les connexions API qui permettent aux données des documents de circuler dans les dossiers des clients et les bases de données opérationnelles.

Quels sont les types d'entreprises qui bénéficient le plus de l'automatisation des flux documentaires ?

Les entreprises des secteurs de la santé, de la finance, du droit, de l'assurance, de la construction et du commerce de détail sont celles qui bénéficient le plus de l'automatisation des flux documentaires, car elles traitent des volumes importants de formulaires, de contrats, de factures, de rapports et d'enregistrements de conformité. Toute organisation ayant des processus répétitifs et lourds en documents peut gagner du temps en automatisant le traitement et l'acheminement des documents.

Dans quelle mesure les données traitées par les outils d'automatisation des flux documentaires sont-elles sécurisées ?

Les données traitées par les outils d'automatisation des flux documentaires peuvent être hautement sécurisées, car les plateformes réputées utilisent le cryptage et les pistes d'audit pour protéger les informations sensibles. Toutefois, la sécurité dépend du fournisseur choisi et de la manière dont le système est configuré. Les entreprises qui traitent des données confidentielles doivent donc vérifier les certifications de sécurité du fournisseur.

Ai-je besoin de compétences techniques pour mettre en place l'automatisation du flux de documents, ou des non-développeurs peuvent-ils s'en charger ?

Alors que certaines configurations avancées d'automatisation des flux de documents nécessitent des compétences techniques pour des intégrations personnalisées ou des configurations d'API, de nombreux outils modernes offrent des interfaces sans code que les non-développeurs peuvent utiliser pour créer et gérer des flux de documents. Les utilisateurs non techniques peuvent prendre en charge des tâches telles que la définition de la logique de routage et la définition des règles d'automatisation, mais les mises en œuvre complexes bénéficient toujours d'une assistance informatique.