- Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows nutzt KI, um Dokumente in strukturierte Daten umzuwandeln, wodurch die manuelle Eingabe von Daten entfällt, Fehler reduziert werden und die Freigabe in verschiedenen Teams beschleunigt wird.
- Moderne KI-Agenten verstehen das Layout und den Kontext von Dokumenten und ermöglichen eine präzise Datenextraktion und Weiterleitung auf der Grundlage von Regeln oder Inhalten.
- Branchen wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen, der Einzelhandel und das Bauwesen sparen bereits Zeit und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften, indem sie dokumentengesteuerte Prozesse durchgängig automatisieren.
- Um DWA zu implementieren, beginnen Sie mit der Digitalisierung von Dokumenten, nutzen Sie KI, um Schlüsseldaten zu extrahieren, definieren Sie eine Routing-Logik für die nächsten Schritte und verfolgen Sie alle Aktionen für Compliance und Transparenz.
Vor ein paar Jahren, als ich mich im Grundstudium durch das Fach Chemie 101 kämpfte, nahm das Semester eine wilde Wendung - die Pandemie brach aus, und zwar genau vor unseren letzten Laborpraktika.
Und anstelle von Prüfungen sagte uns die Hochschule : "Tippen Sie Ihr gesamtes Laborprotokoll in ein PDF und reichen Sie es ein."
Fünfzig Seiten handgeschriebener Tabellen, Formeln, Reaktionen, Berechnungen - alles von Hand abgetippt, nur damit wir eine gute Note bekamen. Und jetzt? Ich würde das ganze Ding einscannen.
KI-Agenten steuern jetzt Workflows, die meine schlechte Handschrift lesen können - gut genug, um Fehler zu markieren, Fragen zum Inhalt zu stellen, verschiedene Versionen zu versenden und das Dokument an Teamkollegen oder Manager zu senden, ohne ein einziges Wort neu zu tippen.
Die Automatisierung des Dokumenten-Workflows sorgt dafür, dass Ihre handschriftlichen "Erweiterungen" nicht als "Wahnvorstellungen" im Posteingang eines anderen Mitarbeiters auftauchen.
Was ist die Automatisierung des Dokumenten-Workflows?
Unter Automatisierung des Dokumenten-Workflows (DWA) versteht man den Einsatz von Software, um Dokumente durch eine Reihe von Aufgaben zu bewegen - wie z. B. Erfassen, Indizieren, Überprüfen, Genehmigen und Bereitstellen - ohne sich auf manuelle Übergaben zu verlassen.
DWA fällt unter den Oberbegriff der Geschäftsprozessautomatisierung und hilft Teams, sich wiederholende Dokumentenaufgaben durch zuverlässige, KI-gesteuerte Aktionen zu ersetzen.
Die Automatisierung von Dokumenten beruhte früher auf regelbasierten OCR-Systemen, die Zeichen scannten und den Text herauszogen. Mit KI-Agenten werden dieselben Workflows nun von Tools unterstützt, die verstehen, wie ein Dokument strukturiert ist und was die einzelnen Teile bedeuten.
Durch die Zerlegung von Inhalten in strukturierte, aussagekräftige Komponenten können KI-Agenten diese Daten in Systeme wie CRM oder Ticketing-Plattformen einspeisen, sodass diese Systeme automatisch die richtigen Entscheidungen oder nächsten Schritte auslösen können.
Automatisierung des Dokumenten-Workflows: Schlüsselbegriffe
Wie funktioniert die Automatisierung des Dokumenten-Workflows?
Schritt 1: Erfassen und Digitalisieren des Dokuments
Das Dokument wird als Datei hochgeladen - PDF, DOCX, E-Mail oder HTML. Durch Parsing wird diese Datei in eine strukturierte Darstellung umgewandelt, die das System verstehen und verarbeiten kann.
Beim Parsing wird das Dokument in einzelne Blöcke aufgeteilt - Titel, Absätze, Tabellen, Listen und Fußnoten. Jeder Block wird dann mit kontextbezogenen Metadaten versehen, die seine Rolle definieren: ob es sich um eine Überschrift, einen Wert, eine Bezeichnung oder etwas anderes handelt.
Beim Parsing wird eine layoutfähige Karte des Dokuments erstellt, die in einer Vektordatenbank gespeichert wird. Diese Karte wird zur Basisschicht, die KI-Agenten verwenden, um zu erkennen, was im Dokument enthalten ist und wie die einzelnen Teile miteinander verbunden sind.
Schritt 2: Extrahieren relevanter Daten aus jeder Datei
Der KI-Agent nimmt die geparste Struktur und beginnt zu ermitteln, was wichtig ist, einschließlich:
- Felder und Entitäten: Namen, Daten, Beträge, Adressen
- Beziehungen: Welche Werte gehören zu welchen Etiketten, welche Abschnitte hängen von anderen ab
- Kontext: Aus welchem Teil des Dokuments stammt der Wert - Zusammenfassung, Fußnote, Rechtsklausel usw.
Dieser Prozess wird als KI-Indexierung von Dokumenten bezeichnet. Jedes Stück Inhalt wird in eine Vektordatenbank eingebettet und dort als semantische Bedeutung gespeichert, nach der der Agent suchen kann.
Anstatt nach Schlüsselwörtern zu "scannen", kann der Agent also fragen:
"Wo in diesem Dokument stimmt der Nutzer den Zahlungsbedingungen zu?"
Der Agent kann immer noch eine präzise, kontextgerechte Antwort geben, auch wenn die Formulierung im Dokument völlig anders ist.
Schritt 3: Weiterleitung von Dokumenten durch Logik und Genehmigungen
Sobald der Inhalt indiziert ist, können KI-Agenten Entscheidungen darüber treffen, was als Nächstes geschehen soll und mit was.
Diese KI-Orchestrierung kann auf zwei Ebenen angewendet werden:
- Dokumentenebene: Senden Sie die vollständige Datei (z. B. einen unterzeichneten Vertrag, der an die Rechtsabteilung weitergeleitet wird)
- Inhaltsebene: Senden Sie nur einen extrahierten Abschnitt (z. B. eine markierte Klausel oder einen Rechnungsbetrag)
Die Entscheidungen des KI-Agenten werden durch vordefinierte Regeln und Aufforderungen gesteuert. Zum Beispiel könnte ein Hersteller seinen KI-Agenten für die Dokumentenautomatisierung mit folgenden Anweisungen versehen:
- Wenn die Zahlungsfrist 60 Tage überschreitet, zur manuellen Überprüfung vormerken
- Wenn der Lieferant genehmigt und die Bestellung unterzeichnet ist, automatische Weiterleitung an die Finanzabteilung
Von hier aus werden die Dokumente je nach Inhalt und Verwendungszweck verzweigt, zusammengeführt oder aufgelöst.
Schritt 4: Speicherung und Nachverfolgung strukturierter Dokumentendaten zur Einhaltung von Vorschriften
In diesem Stadium ist das Dokument selbst bereits gespeichert - jetzt kommt es darauf an, zu verfolgen, wie es verwendet wurde.
KI-Agenten protokollieren jede Entscheidung, die sie anhand des Dokuments treffen. Diese können umfassen:
- Auf welche Teile des Dokuments wurde zugegriffen
- Welche Werte wurden extrahiert und verwendet?
- Auf welche Version wurde verwiesen?
- Wer hat was und wann genehmigt?
So entsteht ein strukturierter Prüfpfad. So können Sie nachweisen, dass eine Richtlinie befolgt wurde, warum ein Vertrag genehmigt wurde oder was eine Aktion ausgelöst hat, ohne sich durch E-Mails oder Slack zu wühlen.
Durch eine solche Nachverfolgung werden Ihre Arbeitsabläufe zu rechenschaftspflichtigen Systemen und erhöhen gleichzeitig die Akzeptanz.
Die wichtigsten Vorteile der Automatisierung von Dokumenten-Workflows
Verkürzung der Durchlaufzeit in allen Abteilungen
Wenn jemand ein Dokument hochlädt, wird es analysiert und - mit dem richtigen Kontext - an denjenigen weitergeleitet, der es bearbeiten muss.
Alle Beteiligten sehen von Anfang an dieselbe strukturierte Version, was die Genehmigungsverfahren verkürzt und wiederholte Übergaben verhindert.
Diese Art der Abstimmung ist besonders leistungsfähig bei Automatisierungsanwendungen, z. B. bei einem Chatbot zur Lead-Generierung, der Formularantworten an verschiedene Teams weiterleitet.
Verringert manuelle Fehler bei der Datenverarbeitung
Der Automatisierungsworkflow nimmt die Datei so auf, wie sie ist - gescannt, gesprochen, handschriftlich oder exportiert - und wandelt sie in strukturierte Daten um.
Und wenn man bedenkt, dass 45 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen in den USA immer noch handschriftliche Aufzeichnungen zur Verwaltung von Mitarbeiter- und Lieferantendaten verwenden, sind diese Fehler in den täglichen Arbeitsabläufen fest verankert.
Die Automatisierung zieht das Wesentliche heraus und verknüpft es automatisch mit dem richtigen Datensatz. Das bedeutet weniger Korrekturaufwand und weniger Fehler von vornherein.
Gewährleistet die Einhaltung von Richtlinien durch transparente Arbeitsabläufe
Wenn ein Dokument einen Workflow durchläuft, müssen Sie wissen, was passiert ist - wer es genehmigt hat, welche Version er gesehen hat und wie die Entscheidungen getroffen wurden.
Die Automatisierung verfolgt das standardmäßig. Jede Interaktion wird in dem Moment protokolliert, in dem sie stattfindet. Sie können den Datensatz abrufen und wissen genau, wo er steht.
Senkung der Betriebskosten durch papierintensive Prozesse
Alte Unternehmen führen kritische Vorgänge immer noch auf Papier aus - umfangreiche, manuelle Arbeitsabläufe ohne Upload-Standards und ohne strukturierte Formate, die sich durchsetzen lassen.
McKinsey berichtet, dass 75 % der Unternehmen KI bereits in mindestens einer Funktion einsetzen, aber nur 1 % diese Implementierungen als ausgereift betrachten.
Die Indizierung von Dokumenten war früher sehr kostspielig. Aber mit neueren visuellen Einbettungsmodellen ist der Preis für die Strukturierung unübersichtlicher Eingaben schnell gesunken.
Beispiele für die Automatisierung des Dokumenten-Workflows
Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows kommt überall dort zum Einsatz, wo unübersichtliche, unstrukturierte Dokumente in etwas umgewandelt werden müssen, das ein System verstehen und verarbeiten kann. Dazu gehören gescannte Formulare, PDFs, Tabellenkalkulationen - alles, was nicht in eine Datenbank passt.
Die Automatisierung macht diese Dokumente nützlich. Sie gibt Ihnen auch die Möglichkeit zu verfolgen, wie jede Information - selbst ein einzelner Satz - in Ihren Systemen angesehen, referenziert oder verwendet wird.
Die folgenden Beispiele zeigen, wie sich das in vier verschiedenen Situationen auswirkt:
Abgleich von Patientendaten bei verschiedenen Besuchen im Gesundheitswesen
Bei jedem Patientenbesuch fällt mehr Papierkram an - Aufnahmeformulare, Einverständniserklärungen, Entlassungspapiere, Überweisungsschreiben. Aber wenn die heutige Diagnose nicht mit der Verschreibung vom letzten Jahr verknüpft ist, geht der wichtige Zusammenhang verloren.
Die Automatisierung des Dokumenten-Workflows behebt dieses Problem an der Quelle, indem sie die Benutzer Rohdokumente durch einen medizinischen Chatbot leiten lässt, der zur Strukturierung klinischer Daten entwickelt wurde.
Sobald eine Datei hochgeladen wird, wird sie automatisch geparst. Patienten-IDs, Diagnosen, Medikamente und Namen von Leistungserbringern werden extrahiert, normalisiert und mit dem bestehenden Patientendatensatz verknüpft.
Anstatt auf Aktenanfragen zu warten, erhalten Pflegeteams eine vernetzte Ansicht. Jeder Besuch, jedes Verfahren und jedes Rezept wird im Kontext angezeigt, genau dann, wenn die Entscheidungen getroffen werden.
Kennzeichnung von nicht konformen Zahlungsbedingungen in Finanzierungsgenehmigungen
Rechnungen werden fehlerhaft angezeigt. Einige kommen als gescannte Bilder ohne Metadaten an. Andere sind Tabellenkalkulationen, bei denen die Steuerfelder nicht übereinstimmen oder die Summen nicht mit dem Vertrag übereinstimmen.
Jede einzelne muss gelesen, überprüft und über E-Mails oder Slack weiterverfolgt werden. Das verzögert jede Zahlung.
Die Automatisierung des Dokumenten-Workflows analysiert Rechnungen bei ihrem Eingang, extrahiert Bestellnummern, Steuerbeträge, Einzelposten und Lieferantennamen und überprüft sie anhand der Vertragsbedingungen. Finanz-Chatbots können anhand dieser Daten auf nicht übereinstimmende Bedingungen hinweisen, bevor die Rechnungen genehmigt werden.
Erkennung von Verstößen gegen Mitarbeiter-/Lieferantenregeln beim Onboarding im Einzelhandel
Wenn Unternehmen grenzüberschreitend expandieren und auf hybride Betriebsabläufe umstellen, steigt die Belastung durch das Onboarding von Mitarbeitern und Lieferanten schnell an.
Anbieter übermitteln Dateien in den Formaten ihrer Unternehmen. Auftragnehmer laden Dokumente aus mobilen Apps hoch. Einige Formulare sind gescannte Kopien aus dem letztjährigen Onboarding-Zyklus - bei anderen fehlen ganze Abschnitte.
Die Dokumentenautomatisierung liest jedes einzelne Dokument, sobald es eintrifft. Sie zieht IDs, Steuerdetails und Rollenklassifizierungen heraus und gleicht sie mit dem ab, was Ihre Systeme bereits kennen.
Alles, was abgelaufen ist oder nicht der Norm entspricht, wird markiert, bevor die Personalabteilung oder das Beschaffungswesen es anfassen muss.
Automatisches Ausfüllen von Baustellen-Compliance-Checklisten in Bauarbeitsabläufen
Auf Baustellen taucht die Dokumentation auf, wo immer sie kann. Außendienstmitarbeiter machen mitten in der Arbeit Fotos - ohne Beschriftung und manchmal auch ungeordnet. Checklisten werden ausgedruckt, von Hand ausgefüllt, bei schlechten Lichtverhältnissen gescannt und erst Tage später hochgeladen.
Mein Vater erlebt das jede Woche, wenn er zivile Infrastrukturbauten in der Telekommunikation leitet. Bei Hunderten von Mitarbeitern, die auf Dutzende von Standorten verteilt sind, bleibt keine Zeit, Eingaben zu bereinigen, aber die Daten müssen trotzdem einen Sinn ergeben, wenn sie gemeldet werden.
Jede Datei ist mit dem richtigen Standort, der richtigen Aufgabe oder der richtigen Inspektion verknüpft. Das Automatisierungssystem füllt mit Hilfe einer strukturierten Checkliste aus, was es kann.
Die 5 besten Tools für die Automatisierung des Dokumenten-Workflows
1. Botpress
Am besten geeignet für: Teams, die Automatisierungen entwickeln, die in der Konversation beginnen, aber tief in Software, Dokumente, APIs und logiklastige Workflows eingreifen müssen.
Botpress ist eine KI-Agentenplattform, die Ihnen die Kontrolle darüber gibt, wie dokumentengesteuerte Aufgaben in Echtzeit durch native KI-Dokumentenindizierung mittels natürlicher Konversationen erledigt werden.
Es wurde für Anwendungsfälle entwickelt, bei denen die Eingaben sowohl in Bezug auf das Medium als auch auf das Format variieren und bei denen Entscheidungen davon abhängen, was in einer Datei enthalten ist, nach mehr Kontext gefragt wird und Aktionen durch verbundene Tools weitergeleitet werden.
Dies kommt häufig bei Genehmigungen, beim Onboarding, bei der Berichterstattung und beim Support zum Tragen - überall dort, wo ein Dokument die Informationen enthält, aber eine Person Klarheit oder nächste Schritte benötigt.
Sie definieren, wie sich die KI verhält, indem Sie Abläufe, Speicher und Aufforderungen verwenden. Sie können Daten an APIs weitergeben, die nach der Indizierung verwendet werden können, um Agenten zu erstellen, die auf der Grundlage der gefundenen Daten Entscheidungen treffen.
Und während die Plattform robust gegenüber verschiedenen Datentypen ist, bietet sie Ihnen einfache Integrationen, die Ihnen helfen können, die Pipeline auf verschiedenen Plattformen wie einem WhatsApp oder einem Telegram einzusetzen.
Funktionen zur Unterstützung von Dokumenten-Workflows:
- Hochladen von Dateien in eine Wissensdatenbank und Abrufen spezifischer Antworten per Chat
- Verbinden Sie CRMs, Formular-Tools, Kommunikationskanäle oder Signaturplattformen
- Verwenden Sie dynamische Abläufe, um fehlende Felder zu erfassen oder Informationen während eines Gesprächs zu bestätigen.
- Bereitstellung auf Slack, WhatsApp, Telegram oder direkt in Ihren internen Tools
Preisgestaltung:
- Kostenloser Plan: Beinhaltet Core Builder, 1 Bot und $5 AI-Guthaben
- Plus: $89/Monat - Flussprüfung, Routing, Weiterleitung
- Team: $495/Monat - SSO, Zusammenarbeit, gemeinsame Nutzungsverfolgung
- Unternehmen: Benutzerdefiniert - für benutzerdefinierte Konfigurationen, hohes Volumen oder Compliance-Kontrollen
2. Zapier
.webp)
Am besten geeignet für: Nicht-technische Teams, die versuchen, Dokumenten-Workflows zu automatisieren, ohne sich in die Feinheiten der Datenverarbeitung zu vertiefen
Zapier ist eine KI-Orchestrierungsplattform, die für das Zusammenfügen von Tools entwickelt wurde. Wenn ein Dokument eintrifft, kann Zapier die Daten verschieben, die Systeme um sie herum aktualisieren, den nächsten Schritt auslösen und sicherstellen, dass alles mit den Daten synchronisiert wird.
Sie erstellen Zaps - leichtgewichtige Workflows, die auf Auslöser reagieren und eine Reihe von Aktionen ausführen. Ein Datei-Upload von einem Benutzer kann zu einem neuen CRM-Eintrag, einer E-Mail, einer Nachricht auf Slack oder einer Aufgabe führen, die an einen Teamkollegen übergeben wird.
Zapier arbeitet gut mit Plattformen wie Botpress zusammen. Ein in der Konversation geparstes Dokument kann an Zapier gesendet werden, das es dann durch einen Formularausfüller, einen Unterzeichner, einen Kalender oder ein Analysetool leitet.
Schlüsselfunktionen für die Automatisierung von Dokumenten:
- Über 6.000 App-Integrationen - CRMs, Formulare, Unterzeichner, Speicher, Datenbanken
- Webhook und API-Module für flexible Dokumentauslöser
- Verzweigungslogik, Filter und Formatierer für strukturierte Arbeitsabläufe
- Gut geeignet für Bots oder Front-End-Agenten, die eine zuverlässige Back-End-Ausführung benötigen
Preisgestaltung:
- Kostenlos: 100 Aufgaben/Monat, Abläufe in einem Schritt
- Starter: $29.99/Monat - 750 Aufgaben, grundlegende Logik
- Professional: $73,50/Monat - mehrstufige Abläufe, Filter, Pfade
- Team & Unternehmen: Benutzerdefiniert - für Skalierung, Zugriffskontrolle und Support
3. n8n
Am besten geeignet für: Kleine, selbst gehostete Installationen, bei denen Dokumente direkt in ein anderes System übernommen werden müssen.
n8n ist eine Automatisierungsplattform, auf der Sie Abläufe erstellen, indem Sie Schritte verbinden - einen webhook, einen Parser, eine Datenbank, einen Bot.
Es läuft auf Ihrem Server oder Ihrer Cloud-Instanz und gibt Ihnen eine visuelle Möglichkeit, zu entscheiden, wie Daten zwischen Anwendungen verschoben werden.
Bei der Automatisierung von Dokumenten übernimmt es die Transportebene. Sobald Ihr Dokument an anderer Stelle verarbeitet wurde, wird n8n zum System, das den Inhalt über eine API dorthin sendet, wo er benötigt wird.
Es verfügt über eine der besten Connector-Bibliotheken, die es gibt, und funktioniert gut als Brücke zwischen Dokumentenagenten, CRMs, Unterzeichnern, Dashboards und Bots.
Schlüsselfunktionen für die Automatisierung von Dokumenten:
- Selbstgehostete Automatisierungs-Engine mit vollständiger Transparenz der Ausführung
- Knoten für HTTP, Dateiverarbeitung, Datenumwandlung und Dienstaufrufe
- Kompatibel mit OCR-, Parsing- und LLM über API
Preisgestaltung:
- Selbstgehostet: Kostenlos
- Cloud Starter: $20/Monat - 5.000 Ausführungen
- Cloud Pro: $50/Monat - Mehrbenutzer, höheres Volumen
- Unternehmen: Benutzerdefiniert - SLAs, erweiterter Zugang, privates Hosting
4. PandaDoc
.webp)
Am besten geeignet für: Teams, die ausgefeilte, nachvollziehbare Dokumente über mehrere Plattformen hinweg erstellen müssen
PandaDoc ist eine Plattform zur Dokumentenerstellung, die in der Lage ist, Workflows rund um Dokumente zu automatisieren, die über mehrere Plattformen hinweg verknüpft sind. PandaDoc ist näher am Vertrieb und an der Kundenbetreuung angesiedelt als an der Backend-Automatisierung.
Sie richten Vorlagen ein, geben einige Felder ein, verbinden die Plattformen, die miteinander kommunizieren müssen, und die Plattform stellt Ihnen Funktionen zur Verfügung, um die Pipeline zuverlässig zu machen.
Es funktioniert gut, wenn ein Chatbot oder KI-Agent Eingaben von Nutzern sammelt und diese dann an PandaDoc weitergibt, um ein Angebot oder vorausgefüllte Verträge zu erstellen.
Die meisten Teams beginnen mit dem Essentials-Plan, der nicht das gesamte Automatisierungstoolkit enthält. Das macht es schwieriger, die Plattform für komplexe Arbeitsabläufe zu empfehlen. Dennoch sind die Kernintegrationen und das Delivery Framework stark genug, um ihren Platz hier zu rechtfertigen.
Schlüsselfunktionen für die Automatisierung von Dokumenten:
- Eingebettete eSignaturen, die Ansichten und Status verfolgen
- Rollenbasierter Zugriff und Versionsverfolgung für Team-Workflows
Preisgestaltung:
- Kostenlos: Einfache eSignaturen und Dokumenten-Uploads
- Essentials: $19/Monat pro Benutzer - Vorlagen und Inhaltsbibliothek
- Business: $49/Monat pro Benutzer - CRM-Integrationen und benutzerdefinierte Workflows
5. DocuWare
.webp)
Bestfür: Teams in regulierten Branchen, die eine sichere Speicherung und regelbasierte Weiterleitung von Dokumenten benötigen.
DocuWare ist eine Dokumentenmanagement- und Automatisierungsplattform, die auf Skalierbarkeit ausgelegt ist. Sie konzentriert sich auf die Strukturierung von Dokumenten-Workflows, indem sie Dateien erfasst, Daten extrahiert und sie durch vordefinierte Workflows mit strenger Zugriffskontrolle leitet.
Am häufigsten wird es in der Personal-, Finanz- und Rechtsabteilung eingesetzt, wo Dokumente am ehesten einer Prüfung unterzogen werden. Sie legen den Ablauf fest, und DocuWare übernimmt im Hintergrund das Parsing, die Validierung, die Übergabe und die Versionskontrolle.
Die Plattform bietet mehr Kontrolle als Flexibilität, aber für Teams, die vom ersten Tag an Transparenz und Konformität benötigen, ist sie eine verlässliche Schicht im stack.
Schlüsselfunktionen für die Automatisierung von Dokumenten:
- Workflow-Builder mit Aufgabenlogik und Genehmigungen
- OCR-basierte Indizierung für gescannte Dateien
- Rollenbasierter Zugriff und Audit-Protokollierung
- Aufbewahrungsrichtlinien für Compliance-Workflows
Preisgestaltung:
- Benutzerdefiniert: Basierend auf Benutzern, Speicherplatz und Funktionszugang. Es sind Cloud- und On-Premise-Optionen verfügbar.
Beginn der Automatisierung von Dokumenten-Workflows
Jeder kann eine PDF-Datei einscannen - aber wenn Sie wollen, dass Ihre Dokumente zu echten Ergebnissen führen, brauchen Sie eine Struktur.
Botpress verbindet und analysiert Inhalte aus PDFs, Tabellen, Notion , Tabellenkalkulationen, Websites und vielem mehr und verwandelt rohe Eingaben in abfragbare Daten, auf die Ihre KI-Agenten reagieren können.
Diese Daten werden automatisch zwischen Benutzern, Tools und Systemen ausgetauscht und durch den dynamischen Kontext der einzelnen Abfragen gesteuert. Mit integrierter HITL und Multi-Channel-Bereitstellung können Sie die Dokumentenautomatisierung skalieren, die mit Ihrem Team zusammenarbeitet.
Beginnen Sie noch heute mit dem Bau. Es ist kostenlos.
FAQs
Kann die Automatisierung des Dokumenten-Workflows Dokumente in mehreren Sprachen verarbeiten?
Ja, die Automatisierung von Dokumenten-Workflows kann Dokumente in mehreren Sprachen verarbeiten, da moderne KI-Modelle auf mehrsprachigen Daten trainiert sind und Text in verschiedenen Sprachen verarbeiten können. Die Genauigkeit kann jedoch variieren, je nachdem, wie gut die KI auf bestimmte Sprachen, Dialekte und Zeichensätze trainiert wurde. Unternehmen, die mit weniger verbreiteten Sprachen zu tun haben, sollten daher vor dem Einsatz gründlich testen.
Ist es möglich, die Automatisierung des Dokumenten-Workflows in meine bestehenden CRM- oder ERP-Systeme zu integrieren?
Es ist möglich, die Automatisierung des Dokumenten-Workflows in bestehende CRM- oder ERP-Systeme zu integrieren, da die meisten modernen Plattformen API-Verbindungen unterstützen, die es ermöglichen, Daten aus Dokumenten in Kundendatensätze und operative Datenbanken einfließen zu lassen.
Welche Arten von Unternehmen profitieren am meisten von der Automatisierung des Dokumenten-Workflows?
Unternehmen in Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen, der Rechtsabteilung, dem Versicherungswesen, dem Baugewerbe und dem Einzelhandel profitieren am meisten von der Automatisierung des Dokumenten-Workflows, da sie mit großen Mengen an Formularen, Verträgen, Rechnungen, Berichten und Compliance-Aufzeichnungen zu tun haben. Jedes Unternehmen mit sich wiederholenden, dokumentenlastigen Prozessen kann durch die Automatisierung der Handhabung und Weiterleitung von Dokumenten Zeit sparen.
Wie sicher sind die Daten, die mit Tools zur Automatisierung des Dokumenten-Workflows verarbeitet werden?
Daten, die über Tools zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows verarbeitet werden, können sehr sicher sein, da seriöse Plattformen zum Schutz sensibler Daten Verschlüsselung und Prüfprotokolle verwenden. Die Sicherheit hängt jedoch vom gewählten Anbieter und der Konfiguration des Systems ab. Unternehmen, die mit vertraulichen Daten arbeiten, sollten daher die Sicherheitszertifizierungen des Anbieters überprüfen.
Brauche ich technische Kenntnisse, um die Automatisierung des Dokumenten-Workflows einzurichten, oder können auch Nicht-Entwickler damit umgehen?
Während einige fortgeschrittene Dokument-Workflow-Automatisierungen technische Kenntnisse für benutzerdefinierte Integrationen oder API-Konfigurationen erfordern, bieten viele moderne Tools No-Code-Schnittstellen, die auch von Nicht-Entwicklern für die Erstellung und Verwaltung von Dokument-Workflows verwendet werden können. Nicht-technische Benutzer können Aufgaben wie die Definition von Routing-Logik und das Festlegen von Automatisierungsregeln übernehmen, aber komplexe Implementierungen profitieren immer noch von der IT-Unterstützung.
.webp)
