أتمتة سير عمل المستندات: ٤ حالات استخدام واقعية توفر الوقت

منذ بضع سنوات فقط، عندما كنت أواجه صعوبة في مادة الكيمياء ١٠١ خلال دراستي الجامعية، حدث تحول كبير في الفصل الدراسي — فقد ضربت الجائحة قبل اختبارات المعمل النهائية مباشرة.

وبدلاً من الامتحانات، أخبرتنا الكلية: “اكتب سجل المعمل بالكامل في ملف PDF وارسله.”

خمسون صفحة من الجداول والمعادلات والتفاعلات والحسابات المكتوبة بخط اليد — تم إدخالها يدوياً فقط لنحصل على درجة النجاح. الآن؟ كنت سأقوم بمسحها ضوئياً بالكامل.

الوكلاء الذكيون الآن يديرون سير العمل الذي يمكنه قراءة خط يدي السيئ — بشكل جيد بما يكفي لأتمكن من اكتشاف الأخطاء، وطرح الأسئلة حول المحتوى، وإرسال نسخ مختلفة، ومشاركة المستند مع الزملاء أو المديرين دون إعادة كتابة كلمة واحدة.

أتمتة سير عمل المستندات هي ما يمنع ظهور كلمة “توسعات” المكتوبة بخط يدك كـ“أوهام” في صندوق بريد شخص آخر.

ما هي أتمتة سير عمل المستندات؟

أتمتة سير عمل المستندات (DWA) هي استخدام البرمجيات لنقل المستندات عبر مجموعة من المهام — مثل الالتقاط، والفهرسة، والمراجعة، والموافقة، والتسليم — دون الاعتماد على النقل اليدوي.

تندرج أتمتة سير عمل المستندات تحت مظلة أتمتة العمليات التجارية، حيث تساعد الفرق على استبدال المهام المتكررة المتعلقة بالمستندات بإجراءات موثوقة مدعومة بالذكاء الاصطناعي.

كانت أتمتة المستندات تعتمد سابقاً على أنظمة التعرف البصري على الحروف (OCR) القائمة على القواعد والتي تقوم بمسح الأحرف واستخراج النص. أما الآن، مع الوكلاء الذكيين، أصبحت نفس سير العمل مدعومة بأدوات تفهم بنية المستند ومعنى كل جزء فيه.

من خلال تقسيم المحتوى إلى مكونات منظمة وذات معنى، يمكن للوكلاء الذكيين إدخال تلك البيانات في أنظمة مثل إدارة علاقات العملاء أو منصات التذاكر بحيث يمكن لتلك الأنظمة اتخاذ القرارات أو الخطوات التالية تلقائياً.

أتمتة سير عمل المستندات: المصطلحات الأساسية

كيف تعمل أتمتة سير عمل المستندات؟

الخطوة ١: التقاط المستند ورقمنته

يتم رفع المستند كملف — PDF أو DOCX أو بريد إلكتروني أو HTML. تقوم عملية التحليل بتحويل هذا الملف إلى تمثيل منظم يمكن للنظام فهمه والتعامل معه.

يقوم التحليل بتقسيم المستند إلى كتل منفصلة — عناوين، فقرات، جداول، قوائم، وحواشي. ثم يتم تصنيف كل كتلة ببيانات وصفية تحدد دورها: هل هي عنوان، قيمة، وسم، أو شيء آخر.

يقوم التحليل بإنشاء خريطة للمستند تراعي تخطيطه، وتُخزن هذه الخريطة في قاعدة بيانات المتجهات. وتصبح هذه الخريطة هي الطبقة الأساسية التي يستخدمها الوكلاء الذكيون لفهم محتوى المستند وكيفية ترابط أجزائه.

الخطوة ٢: استخراج البيانات ذات الصلة من كل ملف

يأخذ الوكيل الذكي البنية المحللة ويبدأ في تحديد العناصر المهمة، بما في ذلك:

• الحقول والكيانات: الأسماء، التواريخ، المبالغ، العناوين
  
  
• العلاقات: القيم التي تنتمي إلى أي وسوم، والأقسام التي تعتمد على أقسام أخرى
  
  
• السياق: من أي جزء من المستند جاءت القيمة — ملخص، حاشية، بند قانوني، إلخ.

تسمى هذه العملية فهرسة المستندات بالذكاء الاصطناعي. يتم تضمين كل جزء من المحتوى وتخزينه في قاعدة بيانات المتجهات كمعنى دلالي يمكن للوكيل البحث فيه.

وبدلاً من “البحث” عن كلمات مفتاحية، يمكن للوكيل أن يسأل:

“أين يوافق المستخدم على شروط الدفع في هذا المستند؟”

لا يزال بإمكان الوكيل تقديم إجابة دقيقة وواعية للسياق، حتى إذا كانت صياغة المستند مختلفة تماماً.

الخطوة ٣: توجيه المستندات عبر المنطق والموافقات

بمجرد فهرسة المحتوى، يمكن للوكلاء الذكيين اتخاذ قرارات بشأن ما يجب أن يحدث تالياً ولأي جزء.

يمكن تطبيق هذا التنسيق الذكي بالذكاء الاصطناعي على مستويين:

• على مستوى المستند: إرسال الملف بالكامل (مثلاً، عقد موقع يُرسل إلى القسم القانوني)
• على مستوى المحتوى: إرسال قسم مستخرج فقط (مثلاً، بند محدد أو مبلغ فاتورة)

تستند قرارات الوكيل الذكي إلى قواعد وتعليمات محددة مسبقاً. على سبيل المثال، قد يوجه أحدهم وكيل أتمتة المستندات الخاص به بالتالي:

• إذا تجاوزت شروط الدفع ٦٠ يوماً، أرسل للمراجعة اليدوية
• إذا كان المورد معتمداً وأُبرم أمر الشراء، أرسل تلقائياً إلى المالية

من هنا، تبدأ المستندات في التفرع أو الدمج أو الحل بناءً على محتواها والغرض منها.

الخطوة ٤: تخزين وتتبع بيانات المستندات المنظمة للامتثال

في هذه المرحلة، يكون المستند نفسه قد تم تخزينه بالفعل — وما يهم الآن هو تتبع كيفية استخدامه.

يقوم الوكلاء الذكيون بتسجيل كل قرار تم اتخاذه باستخدام المستند. ويمكن أن يشمل ذلك:

• ما هي أجزاء المستند التي تم الوصول إليها
• ما هي القيم التي تم استخراجها واستخدامها
• أي نسخة تم الرجوع إليها
• من وافق على ماذا، ومتى

يشكل هذا سجل تدقيق منظم. هكذا تثبت أن سياسة ما تم اتباعها، أو لماذا تم الموافقة على عقد، أو ما الذي أدى إلى اتخاذ إجراء، دون الحاجة للبحث في البريد الإلكتروني أو Slack.

هذا النوع من التتبع يحول سير العمل إلى أنظمة قابلة للمساءلة ويزيد من تبنيها.

الفوائد الرئيسية لأتمتة سير عمل المستندات

يقلل من وقت الإنجاز بين الأقسام

عندما يرفع أحدهم مستنداً، يتم تحليله وتسليمه — بالسياق الصحيح — إلى من يحتاج لاتخاذ إجراء.

يرى جميع المعنيين نفس النسخة المنظمة من البداية، مما يقلل من زمن الموافقات ويمنع تكرار تسليم المستندات.

يصبح هذا النوع من التوافق فعالاً بشكل خاص في حالات الأتمتة، مثل روبوت دردشة توليد العملاء المحتملين الذي يوجه الردود على النماذج بين الفرق.

يقلل من الأخطاء اليدوية في معالجة البيانات

تلتقط سير العمل المؤتمت الملف كما هو — سواء كان ممسوحاً ضوئياً، أو منطوقاً، أو مكتوباً بخط اليد، أو مُصدّراً — وتحوله إلى بيانات منظمة.

وبالنظر إلى أن ٤٥٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة في الولايات المتحدة لا تزال تعتمد على السجلات المكتوبة بخط اليد لإدارة بيانات الموظفين والموردين، فإن هذه الأخطاء جزء من العمليات اليومية.

تقوم الأتمتة باستخراج ما هو مهم وربطه بالسجل الصحيح تلقائياً. وهذا يعني عملاً أقل في التصحيح وعدداً أقل من الأخطاء من البداية.

تضمن الامتثال للسياسات من خلال سير عمل شفاف

عندما ينتقل مستند عبر سير العمل، تحتاج إلى معرفة ما حدث — من وافق عليه، وأي نسخة شاهدها، وكيف تم اتخاذ القرارات.

تقوم الأتمتة بتتبع ذلك افتراضياً. كل تفاعل يُسجل في اللحظة التي يحدث فيها. يمكنك استعراض السجل ومعرفة وضعه بالضبط.

يقلل التكاليف التشغيلية الناتجة عن العمليات الورقية

لا تزال المؤسسات التقليدية تدير عملياتها الحيوية على الورق — سير عمل يدوي كثيف الحجم دون معايير رفع أو تنسيقات منظمة للفرض.

تشير تقارير ماكينزي إلى أن ٧٥٪ من المؤسسات تستخدم الذكاء الاصطناعي بالفعل في وظيفة واحدة على الأقل، ومع ذلك يعتبر ١٪ فقط من هذه التطبيقات ناضجة.

كان فهرسة المستندات مكلفاً في السابق. لكن مع نماذج التضمين البصري الحديثة، انخفضت تكلفة تنظيم المدخلات غير المنظمة بسرعة.

أمثلة على أتمتة سير عمل المستندات

تُطبق أتمتة سير عمل المستندات في أي مكان تحتاج فيه لتحويل المستندات الفوضوية وغير المهيكلة إلى شيء يمكن للنظام فهمه والتعامل معه. يشمل ذلك النماذج الممسوحة ضوئيًا، وملفات PDF، وجداول البيانات — أي شيء لم يُصمم ليتناسب مع قاعدة بيانات.

تجعل الأتمتة هذه المستندات مفيدة. كما توفر لك طريقة لتتبع كيفية عرض أو الرجوع أو استخدام كل جزء من المعلومات — حتى عبارة واحدة — عبر أنظمتك.

توضح الأمثلة أدناه كيف يظهر ذلك في أربعة سياقات مختلفة:

تسوية سجلات المرضى عبر الزيارات في الرعاية الصحية

كل زيارة للمريض تضيف المزيد من الأوراق — نماذج الدخول، استمارات الموافقة، ملاحظات الخروج، رسائل الإحالة. لكن إذا لم يكن تشخيص اليوم مرتبطًا بوصفة العام الماضي، ستضيع معلومات مهمة.

تعالج أتمتة سير عمل المستندات هذه المشكلة من المصدر من خلال السماح للمستخدمين بتمرير المستندات الأولية عبر روبوت دردشة طبي مصمم لتنظيم البيانات السريرية.

بمجرد تحميل الملف، يتم تحليله تلقائيًا. تُستخرج معرفات المرضى، والتشخيصات، والأدوية، وأسماء مقدمي الرعاية، وتُنظم وتُربط بسجل المريض الحالي.

بدلاً من انتظار طلبات السجلات، يحصل فريق الرعاية على رؤية متكاملة. تظهر كل زيارة أو إجراء أو وصفة طبية في سياقها، في الوقت الذي تُتخذ فيه القرارات.

الإشارة إلى شروط الدفع غير المتوافقة في الموافقات المالية

تصل الفواتير بحالة غير منظمة. بعضها يأتي كصور ممسوحة دون بيانات وصفية. وأخرى كجداول بيانات لا تتطابق فيها حقول الضرائب أو لا تتوافق الإجماليات مع العقد.

يجب قراءة كل واحدة منها والتحقق منها والمتابعة بشأنها عبر البريد الإلكتروني أو محادثات Slack. هذا يؤخر كل دفعة.

تقوم أتمتة سير عمل المستندات بتحليل الفواتير عند وصولها، وتستخرج أرقام أوامر الشراء، ومبالغ الضرائب، وبنود الفاتورة، وأسماء الموردين، وتتحقق منها مقابل شروط العقد. يمكن لـ روبوتات الدردشة المالية الإشارة إلى الشروط غير المتطابقة باستخدام هذه البيانات قبل الموافقة على الفواتير.

كشف مخالفات القواعد من الموظفين أو الموردين أثناء إجراءات الانضمام في قطاع التجزئة

مع توسع الأعمال عبر الحدود والتحول إلى العمل الهجين، يزداد عبء إجراءات الانضمام لكل من الموظفين والموردين بسرعة.

يقدم الموردون ملفات بتنسيقات شركاتهم. يرفع المتعاقدون مستندات من تطبيقات الهواتف المحمولة. بعض النماذج عبارة عن نسخ ممسوحة ضوئيًا من دورة الانضمام السابقة — وأخرى تفتقد إلى أقسام كاملة.

تقرأ أتمتة المستندات كل ملف عند وصوله. تستخرج المعرفات، وتفاصيل الضرائب، وتصنيفات الأدوار وتتحقق منها مقابل ما تعرفه أنظمتك بالفعل.

أي شيء منتهي الصلاحية أو غير متوافق يتم الإشارة إليه قبل أن يحتاج قسم الموارد البشرية أو المشتريات للتعامل معه.

تعبئة قوائم التحقق الخاصة بالامتثال تلقائيًا في سير عمل البناء

في مواقع البناء، تصل المستندات بأي طريقة ممكنة. يلتقط المهندسون الميدانيون صورًا أثناء العمل — غالبًا دون تسمية، وأحيانًا بترتيب غير صحيح. تُطبع قوائم التحقق وتُملأ يدويًا وتُمسح ضوئيًا في إضاءة ضعيفة وتُرفع بعد أيام.

يرى والدي هذا كل أسبوع أثناء إدارته لمشاريع البنية التحتية المدنية في قطاع الاتصالات. مع مئات الموظفين المنتشرين عبر عشرات المواقع، لا يوجد وقت لتنظيف المدخلات، لكن البيانات يجب أن تكون منطقية عند إعداد التقارير.

يتم ربط كل ملف بالموقع أو المهمة أو الفحص الصحيح. يملأ نظام الأتمتة ما يمكنه باستخدام قائمة تحقق منظمة.

أفضل 5 أدوات لأتمتة سير عمل المستندات

1. Botpress

الأفضل لـ: الفرق التي تبني أتمتة تبدأ من المحادثة ولكن تحتاج للوصول العميق إلى البرمجيات والمستندات وواجهات البرمجة وسير العمل المعقدة.

Botpress هي منصة وكيل ذكاء اصطناعي تمنحك التحكم في كيفية معالجة المهام القائمة على المستندات في الوقت الفعلي من خلال فهرسة مستندات الذكاء الاصطناعي الأصلية عبر المحادثات الطبيعية.

تم تصميمها للحالات التي تتنوع فيها المدخلات من حيث الوسيط والصيغة، وحيث تعتمد القرارات على تحليل محتوى الملف، وطلب مزيد من السياق، وتوجيه الإجراءات عبر الأدوات المتصلة.

يظهر هذا غالبًا في الموافقات، والانضمام، وإعداد التقارير، والدعم — في أي موقف يحمل فيه المستند المعلومات، لكن الشخص يحتاج إلى توضيح أو خطوات تالية.

أنت تحدد كيف يتصرف الذكاء الاصطناعي باستخدام التدفقات والذاكرة والمحفزات. يمكنك تمرير البيانات إلى واجهات البرمجة، والتي، بعد فهرستها، يمكن استخدامها لإنشاء وكلاء يتخذون قرارات بناءً على ما يجدونه.

وبينما تدعم أنواع بيانات مختلفة، توفر المنصة تكاملات سهلة تساعدك على نشر خط العمل بسهولة على منصات مختلفة مثل روبوت دردشة WhatsApp أو روبوت دردشة Telegram.

ميزات تدعم سير عمل المستندات:

• تحميل الملفات إلى قاعدة المعرفة واستخراج إجابات محددة عبر الدردشة
• ربط أنظمة إدارة علاقات العملاء، وأدوات النماذج، وقنوات التواصل، أو منصات التوقيع
• استخدام تدفقات ديناميكية لجمع الحقول الناقصة أو تأكيد المعلومات أثناء المحادثة
• النشر على Slack، وWhatsApp، وTelegram، أو مباشرة في أدواتك الداخلية

الأسعار:

• الخطة المجانية: تشمل أداة البناء الأساسية، روبوت واحد، و5 دولارات رصيد ذكاء اصطناعي
• Plus: 89 دولارًا/شهريًا — اختبار التدفقات، التوجيه، التحويل للبشر
• Team: 495 دولارًا/شهريًا — تسجيل الدخول الموحد، التعاون، تتبع الاستخدام المشترك
• Enterprise: مخصص — للإعدادات المخصصة، الحجم الكبير، أو ضوابط الامتثال

2. Zapier

الأفضل لـ: الفرق غير التقنية التي ترغب في أتمتة سير عمل المستندات دون التعمق في تفاصيل معالجة البيانات

Zapier هي منصة تنظيم ذكاء اصطناعي مصممة لربط الأدوات معًا. عندما يصل مستند، يمكن لـ Zapier نقل البيانات، وتحديث الأنظمة المحيطة به، وتشغيل الخطوة التالية، وضمان تزامن كل شيء مع البيانات.

تنشئ Zaps — تدفقات عمل خفيفة تتفاعل مع المحفزات وتنفذ سلسلة من الإجراءات. يمكن أن يؤدي تحميل ملف من مستخدم إلى إدخال جديد في CRM، أو بريد إلكتروني، أو رسالة على Slack، أو مهمة تُسلم لزميل.

يعمل Zapier بشكل جيد جنبًا إلى جنب مع منصات مثل Botpress. يمكن إرسال مستند تم تحليله في محادثة إلى Zapier، الذي يوجهه بعد ذلك عبر أداة تعبئة النماذج، أو أداة التوقيع، أو التقويم، أو أداة التحليلات.

القدرات الرئيسية لأتمتة المستندات:

• أكثر من 6000 تكامل تطبيقي — أنظمة إدارة علاقات العملاء، النماذج، أدوات التوقيع، التخزين، قواعد البيانات
• وحدات Webhook وAPI لمحفزات مستندات مرنة
• منطق التفرع، ومرشحات، وأدوات تنسيق لسير عمل منظم
• يتكامل جيدًا مع الروبوتات أو الوكلاء الأماميين الذين يحتاجون إلى تنفيذ موثوق في الخلفية

الأسعار:

• مجاني: 100 مهمة/شهر، تدفقات خطوة واحدة
• Starter: 29.99 دولارًا/شهريًا — 750 مهمة، منطق أساسي
• Professional: 73.50 دولارًا/شهريًا — تدفقات متعددة الخطوات، مرشحات، مسارات
• Team & Company: مخصص — للتوسع، وضوابط الوصول، والدعم

3. n8n

الأفضل لـ: الإعدادات الصغيرة المستضافة ذاتيًا حيث يجب استيعاب المستندات وتمريرها مباشرة إلى نظام آخر.

n8n هي منصة أتمتة تبني فيها التدفقات من خلال ربط الخطوات — webhook، محلل، قاعدة بيانات، روبوت.

تعمل على خادمك أو في السحابة، وتوفر لك طريقة مرئية لتحديد كيفية انتقال البيانات بين التطبيقات.

بالنسبة لأتمتة المستندات، يتولى n8n طبقة النقل. بمجرد معالجة مستندك في مكان آخر، يصبح n8n هو النظام الذي يرسل المحتوى إلى المكان المطلوب عبر واجهة برمجة التطبيقات (API).

يمتلك واحدة من أفضل مكتبات الموصلات المتوفرة، ويعمل بشكل ممتاز كجسر بين وكلاء المستندات، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وأنظمة التوقيع، ولوحات المعلومات، والروبوتات.

القدرات الرئيسية لأتمتة المستندات:

• محرك أتمتة مستضاف ذاتيًا مع رؤية كاملة على التنفيذ
• عُقد لمعالجة HTTP، وإدارة الملفات، وتحويل البيانات، واستدعاء الخدمات
• متوافق مع خدمات التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، والتحليل، ونماذج اللغة الكبيرة (LLM) عبر واجهة برمجة التطبيقات

الأسعار:

• الاستضافة الذاتية: مجاني
• Cloud Starter: 20 دولارًا/شهريًا — 5,000 تنفيذ
• Cloud Pro: 50 دولارًا/شهريًا — متعدد المستخدمين، حجم أكبر
• Enterprise: مخصص — اتفاقيات مستوى الخدمة، وصول متقدم، استضافة خاصة

4. PandaDoc

الأفضل لـ: الفرق التي تحتاج إلى إنشاء مستندات مصقولة وقابلة للتتبع عبر منصات متعددة

PandaDoc هو منصة لإنشاء المستندات قادرة على أتمتة سير العمل المرتبط بالمستندات عبر منصات متعددة. يقترب PandaDoc أكثر من فرق المبيعات وإدارة الحسابات مقارنة بأتمتة العمليات الخلفية.

تقوم بإعداد القوالب، وإدخال بعض الحقول، وربط المنصات التي تحتاج إلى التواصل، وتوفر لك المنصة ميزات لجعل سير العمل موثوقًا.

يعمل بشكل جيد عندما يجمع روبوت الدردشة أو وكيل الذكاء الاصطناعي مدخلات المستخدمين ثم يرسلها إلى PandaDoc لإنشاء عرض أو اتفاقيات مملوءة مسبقاً.

تبدأ معظم الفرق بخطة Essentials، التي لا تتضمن مجموعة أدوات الأتمتة الكاملة. وهذا يجعل المنصة أقل ملاءمة لسير العمل المعقد. ومع ذلك، فإن التكاملات الأساسية وإطار التسليم قويان بما يكفي لتبرير وجودها هنا.

القدرات الرئيسية لأتمتة المستندات:

• توقيعات إلكترونية مدمجة تتبع المشاهدات والحالة
• وصول قائم على الدور وتتبع الإصدارات لسير عمل الفريق

الأسعار:

• مجاني: توقيعات إلكترونية أساسية وتحميل المستندات
• Essentials: 19 دولارًا/شهريًا لكل مستخدم — قوالب ومكتبة محتوى
• Business: 49 دولارًا/شهريًا لكل مستخدم — تكاملات CRM وسير عمل مخصص

5. DocuWare

‍الأفضل لـ: الفرق في القطاعات المنظمة التي تحتاج إلى تخزين آمن وتوجيه مستندات قائم على القواعد.

DocuWare هو منصة لإدارة وأتمتة المستندات مصممة للتوسع. تركز على تنظيم سير عمل المستندات وتعمل من خلال التقاط الملفات، واستخلاص البيانات، وتوجيهها عبر سير عمل محدد مسبقاً مع تحكم صارم في الوصول.

يُستخدم غالباً في الموارد البشرية، والمالية، والقانونية، حيث تكون المستندات عرضة للتدقيق. تقوم بإعداد سير العمل، ويتولى DocuWare التحليل، والتحقق، والتسليم، وتتبع الإصدارات في الخلفية.

تميل المنصة إلى التحكم أكثر من المرونة، ولكن بالنسبة للفرق التي تحتاج إلى الشفافية والامتثال منذ اليوم الأول، فهي طبقة موثوقة في البنية التقنية.

القدرات الرئيسية لأتمتة المستندات:

• منشئ سير عمل مع منطق للمهام والموافقات
• فهرسة قائمة على OCR للملفات الممسوحة ضوئياً
• وصول قائم على الدور وتسجيل تدقيق
• سياسات الاحتفاظ لسير العمل الخاص بالامتثال

الأسعار:

• مخصص: حسب عدد المستخدمين، والتخزين، والوصول إلى الميزات. تتوفر خيارات سحابية ومحلية.

ابدأ بأتمتة سير عمل المستندات

أي شخص يمكنه مسح ملف PDF ضوئياً — لكن إذا كنت تريد لمستنداتك أن تحقق نتائج فعلية، فأنت بحاجة إلى تنظيم.

يربط Botpress ويحلل المحتوى من ملفات PDF، والجداول، وصفحات Notion، وجداول البيانات، والمواقع الإلكترونية، وغيرها، ليحول المدخلات الخام إلى بيانات قابلة للاستعلام يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي لديك العمل عليها.

تنتقل هذه البيانات تلقائياً بين المستخدمين والأدوات والأنظمة، موجهة بسياق ديناميكي لكل استعلام. مع وجود الإنسان في الحلقة (HITL) والنشر متعدد القنوات المدمج، يمكنك توسيع أتمتة المستندات لتعمل جنباً إلى جنب مع فريقك.

ابدأ البناء اليوم. إنه مجاني.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن لأتمتة سير عمل المستندات التعامل مع مستندات بلغات متعددة؟

نعم، يمكن لأتمتة سير عمل المستندات التعامل مع مستندات بلغات متعددة لأن نماذج الذكاء الاصطناعي الحديثة مدربة على بيانات متعددة اللغات وقادرة على معالجة النصوص بلغات متنوعة. ومع ذلك، قد تختلف الدقة حسب مدى تدريب الذكاء الاصطناعي على لغات أو لهجات أو مجموعات أحرف معينة، لذا يجب على الشركات التي تتعامل مع لغات أقل شيوعاً اختبار النظام جيداً قبل النشر.

هل من الممكن دمج أتمتة سير عمل المستندات مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحالية؟

من الممكن دمج أتمتة سير عمل المستندات مع أنظمة إدارة علاقات العملاء أو تخطيط موارد المؤسسات الحالية، حيث تدعم معظم المنصات الحديثة اتصالات واجهة برمجة التطبيقات (API) التي تسمح بتدفق بيانات المستندات إلى سجلات العملاء وقواعد بيانات العمليات.

ما أنواع الأعمال التي تستفيد أكثر من أتمتة سير عمل المستندات؟

تستفيد الأعمال في قطاعات مثل الرعاية الصحية، والمالية، والقانونية، والتأمين، والبناء، والتجزئة بشكل أكبر من أتمتة سير عمل المستندات لأنها تتعامل بكثافة مع كميات كبيرة من النماذج، والعقود، والفواتير، والتقارير، وسجلات الامتثال. أي مؤسسة لديها عمليات متكررة تعتمد على المستندات يمكنها توفير الوقت من خلال أتمتة كيفية معالجة المستندات وتوجيهها.

ما مدى أمان البيانات التي تتم معالجتها عبر أدوات أتمتة سير عمل المستندات؟

يمكن أن تكون البيانات التي تتم معالجتها عبر أدوات أتمتة سير عمل المستندات آمنة للغاية لأن المنصات الموثوقة تستخدم التشفير وسجلات التدقيق لحماية المعلومات الحساسة. ومع ذلك، تعتمد الأمان على المزود المختار وكيفية إعداد النظام، لذا يجب على الشركات التي تتعامل مع بيانات سرية التحقق من شهادات الأمان الخاصة بالمزود.

هل أحتاج إلى مهارات تقنية لإعداد أتمتة سير عمل المستندات، أم يمكن لغير المطورين التعامل معها؟

بينما تتطلب بعض إعدادات أتمتة سير عمل المستندات المتقدمة مهارات تقنية للتكاملات المخصصة أو إعداد واجهات برمجة التطبيقات، توفر العديد من الأدوات الحديثة واجهات بدون كود يمكن لغير المطورين استخدامها لبناء وإدارة سير عمل المستندات. يمكن للمستخدمين غير التقنيين تنفيذ مهام مثل تحديد منطق التوجيه ووضع قواعد الأتمتة، لكن التنفيذات المعقدة لا تزال تستفيد من دعم قسم تكنولوجيا المعلومات.