أتمتة سير عمل المستندات: 4 حالات استخدام حقيقية توفر الوقت

منذ سنوات قليلة مضت، عندما كنت أعاني في مادة الكيمياء 101 في دراستي الجامعية، اتخذ الفصل الدراسي منعطفًا حادًا - فقد ضربت الجائحة قبل الاختبارات العملية المختبرية النهائية مباشرةً.

وبدلاً من الامتحانات، قالت لنا الكلية: "اكتب سجلك المخبري بالكامل في ملف PDF وأرسله."

خمسون صفحة من الجداول المكتوبة بخط اليد والصيغ والتفاعلات والحسابات - كلها مكتوبة يدويًا فقط حتى نتمكن من الحصول على درجة النجاح. والآن؟ سأقوم بمسح كل شيء.

يعمل وكلاء الذكاء الاصطناعي الآن على تشغيل عمليات سير العمل التي يمكنها قراءة خطي السيئ - بشكل جيد بما يكفي للإشارة إلى الأخطاء وطرح أسئلة حول المحتوى وإرسال إصدارات مختلفة وإرسال المستند إلى زملائي في الفريق أو المديرين دون إعادة كتابة كلمة واحدة.

إن أتمتة سير عمل المستندات هو ما يحول دون ظهور "التوسعات" المكتوبة بخط اليد على أنها "أوهام" في صندوق الوارد الخاص بشخص آخر.

ما هي أتمتة سير عمل المستندات؟

أتمتة سير عمل المستندات (DWA) هو استخدام البرامج لنقل المستندات من خلال مجموعة من المهام - مثل الالتقاط والفهرسة والمراجعة والموافقة والتسليم - دون الاعتماد على عمليات التسليم اليدوي.

تندرج DWA تحت المظلة الأكبر لأتمتة عمليات الأعمال، مما يساعد الفرق على استبدال مهام المستندات المتكررة بإجراءات موثوقة تعتمد على الذكاء الاصطناعي.

كانت أتمتة المستندات تعتمد في السابق على أنظمة التعرف الضوئي على الحروف المستندة إلى القواعد التي تقوم بمسح الأحرف ضوئيًا وسحب النص. والآن، مع وكلاء الذكاء الاصطناعي، يتم تشغيل عمليات سير العمل نفسها بواسطة أدوات تفهم كيفية هيكلة المستند وما يعنيه كل جزء.

من خلال تقسيم المحتوى إلى مكونات منظمة وذات مغزى، يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي تغذية تلك البيانات في أنظمة مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء أو منصات التذاكر حتى تتمكن تلك الأنظمة من إطلاق القرارات أو الخطوات التالية الصحيحة تلقائياً.

أتمتة سير عمل المستندات: المصطلحات الرئيسية

كيف تعمل أتمتة سير عمل المستندات؟

الخطوة 1: التقاط المستند ورقمنته

يتم تحميل المستند كملف - PDF أو DOCX أو بريد إلكتروني أو HTML. يحول التحليل هذا الملف إلى تمثيل منظم يمكن للنظام فهمه والعمل معه.

يقسم التحليل المستند إلى كتل منفصلة - العناوين والفقرات والجداول والقوائم والحواشي السفلية. ثم يتم تصنيف كل كتلة ببيانات وصفية سياقية تحدد دورها: سواء كانت عنوانًا أو قيمة أو تسمية أو أي شيء آخر.

يقوم التحليل ببناء خريطة تخطيطية للمستند، والتي يتم تخزينها في قاعدة بيانات متجهة. تصبح هذه الخريطة هي الطبقة الأساسية التي يستخدمها وكلاء الذكاء الاصطناعي للتفكير فيما بداخله وكيفية اتصال كل جزء به.

الخطوة 2: استخراج البيانات ذات الصلة من كل ملف

يأخذ وكيل الذكاء الاصطناعي البنية المُحللة ويبدأ في تحديد ما هو مهم، بما في ذلك:

• الحقول والكيانات: الأسماء والتواريخ والمبالغ والعناوين
  
  
• العلاقات: ما هي القيم التي تنتمي إلى أي تصنيفات، وما هي الأقسام التي تعتمد على غيرها
  
  
• السياق: من أي جزء من المستند تأتي القيمة - ملخص، حاشية، بند قانوني، إلخ.

تسمى هذه العملية فهرسة مستندات الذكاء الاصطناعي. يتم تضمين كل جزء من المحتوى وتخزينه في قاعدة بيانات متجهة، كمعنى دلالي يمكن للوكيل البحث فيه.

لذا بدلاً من "البحث" عن الكلمات المفتاحية، يمكن للوكيل أن يسأل:

"أين يوجد في هذا المستند موافقة المستخدم على شروط الدفع؟"

لا يزال بإمكان الوكيل إرجاع إجابة دقيقة ومراعية للسياق، حتى عندما تكون الصياغة في المستند مختلفة تماماً.

الخطوة 3: توجيه المستندات من خلال المنطق والموافقات

بمجرد أن تتم فهرسة المحتوى، يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي اتخاذ قرارات بشأن ما يجب أن يحدث بعد ذلك وإلى ماذا.

يمكن تطبيق تنسيق الذكاء الاصطناعي هذا على مستويين:

• على مستوى المستند: إرسال الملف كاملاً (على سبيل المثال، عقد موقّع مُرسَل إلى الشؤون القانونية)
• على مستوى المحتوى: إرسال قسم مستخرج فقط (على سبيل المثال، بند تم وضع علامة عليه أو مبلغ الفاتورة) 

تكون قرارات وكيل الذكاء الاصطناعي مدفوعة بقواعد ومطالبات محددة مسبقاً. على سبيل المثال، قد يقوم المنشئ بتوجيه وكيل الذكاء الاصطناعي لأتمتة المستندات باستخدام:

• إذا تجاوزت آجال السداد 60 يومًا، ضع علامة للمراجعة اليدوية
• إذا تمت الموافقة على البائع وتوقيع أمر الشراء، يتم التحويل التلقائي إلى التمويل

من هنا، تبدأ المستندات في التفرع أو الدمج أو الحل بناءً على محتواها والاستخدام المقصود منها.

الخطوة 4: تخزين بيانات المستندات المهيكلة وتتبعها من أجل الامتثال

في هذه المرحلة، يتم تخزين المستند نفسه بالفعل - ما يهم الآن هو تتبع كيفية استخدامه.

يقوم وكلاء الذكاء الاصطناعي بتسجيل كل قرار يتم اتخاذه باستخدام المستند. يمكن أن يشمل ذلك:

• ما هي أجزاء المستند التي تم الوصول إليها
• ما هي القيم التي تم استخراجها واستخدامها
• الإصدار الذي تمت الإشارة إليه
• من وافق على ماذا، ومتى

يشكل هذا مسار تدقيق منظم. إنها الطريقة التي تثبت بها اتباع سياسة ما، أو سبب الموافقة على عقد ما، أو ما الذي أدى إلى اتخاذ إجراء ما، دون البحث في رسائل البريد الإلكتروني أو Slack.

إن التتبع بهذه الطريقة يحول سير العمل لديك إلى أنظمة خاضعة للمساءلة مع زيادة الاعتماد.

الفوائد الرئيسية لأتمتة سير عمل المستندات

تقليل وقت الاستجابة في الأقسام المختلفة

عندما يقوم شخص ما بتحميل مستند، يتم تحليله وتسليمه - مع السياق الصحيح - إلى من يحتاج إلى التصرف بناءً عليه.

يرى كل شخص في الحلقة نفس النسخة المنظمة منذ البداية، مما يقلل من الموافقات ويمنع عمليات التسليم المتكررة.

يصبح هذا النوع من المواءمة قوياً بشكل خاص في حالات استخدام الأتمتة، مثل chatbot الآلي لتوليد العملاء المحتملين الذي يوجه استجابات النماذج عبر الفرق.

تقليل الأخطاء اليدوية في معالجة البيانات

يلتقط سير عمل الأتمتة الملف كما هو، سواء كان ممسوحًا ضوئيًا أو منطوقًا أو مكتوبًا بخط اليد أو مُصدَّرًا، ويحوّله إلى بيانات منظمة.

وبالنظر إلى أن 45% من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم في الولايات المتحدة لا تزال تعتمد على السجلات المكتوبة بخط اليد لإدارة بيانات الموظفين والبائعين، فإن هذه الأخطاء موجودة في العمليات اليومية.

تسحب الأتمتة ما يهم وتربطه بالسجل الصحيح تلقائيًا. وهذا يعني عمل تصحيح أقل وأخطاء أقل في البداية.

ضمان الامتثال للسياسة من خلال تدفقات عمل شفافة

عندما ينتقل المستند عبر سير العمل، تحتاج إلى معرفة ما حدث - من وافق عليه، وما هي النسخة التي اطلع عليها، وكيف تم اتخاذ القرارات.

تتعقب الأتمتة ذلك بشكل افتراضي. يتم تسجيل كل تفاعل لحظة حدوثه. يمكنك سحب السجل ومعرفة مكانه بالضبط.

يقلل التكاليف التشغيلية من العمليات الورقية الثقيلة

لا تزال المؤسسات القديمة تدير العمليات الهامة على الورق - عمليات سير عمل يدوية كبيرة الحجم بدون معايير تحميل ولا تنسيقات منظمة لفرضها. 

تشير تقارير شركة ماكنزي إلى أن 75% من المؤسسات تستخدم الذكاء الاصطناعي بالفعل في وظيفة واحدة على الأقل، ومع ذلك فإن 1% فقط من المؤسسات تعتبر أن عمليات النشر هذه ناضجة.

اعتادت فهرسة المستندات أن تكون باهظة التكلفة. ولكن مع نماذج التضمين المرئي الأحدث، انخفض سعر هيكلة المدخلات الفوضوية بسرعة.

أمثلة على أتمتة سير عمل المستندات

تنطبق أتمتة سير عمل المستندات في أي مكان تحتاج فيه إلى تحويل المستندات الفوضوية وغير المنظمة إلى شيء يمكن للنظام فهمه والعمل معه. ويشمل ذلك النماذج الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF وجداول البيانات - أي شيء لم يتم إنشاؤه ليتناسب مع قاعدة بيانات. 

الأتمتة تجعل هذه المستندات مفيدة. كما أنها تمنحك طريقة لتتبع كيفية عرض كل معلومة من المعلومات - حتى لو كانت عبارة واحدة - أو الإشارة إليها أو استخدامها عبر أنظمتك.

توضح الأمثلة أدناه كيف يتم ذلك في أربعة إعدادات مختلفة:

التوفيق بين سجلات المرضى عبر الزيارات في الرعاية الصحية

تضيف كل زيارة للمريض المزيد من الأعمال الورقية - استمارات الدخول، وقسائم الموافقة، وملاحظات الخروج، وخطابات الإحالة. ولكن إذا لم يكن تشخيص اليوم مرتبطاً بوصفة العام الماضي، فإن السياق الأساسي يضيع.

تعمل أتمتة سير عمل المستندات على إصلاح هذه المشكلة من المصدر من خلال السماح للمستخدمين بتوجيه المستندات الأولية من خلال chatbot طبي مصمم لهيكلة البيانات السريرية.

بمجرد تحميل الملف، يتم تحليله تلقائيًا. يتم استخراج معرّفات المرضى والتشخيصات والأدوية وأسماء مقدمي الرعاية الصحية وتوحيدها وربطها بسجل المريض الحالي.

بدلاً من انتظار طلبات السجلات، تحصل فرق الرعاية على عرض متصل. تظهر كل زيارة وإجراء ووصفة طبية في سياقها، مباشرةً عند اتخاذ القرارات.

الإبلاغ عن شروط الدفع غير المتوافقة في موافقات التمويل

تظهر الفواتير معطلة. بعضها يصل كصور ممسوحة ضوئيًا بدون بيانات وصفية. والبعض الآخر عبارة عن جداول بيانات لا تتطابق فيها حقول الضرائب أو لا تتطابق المجاميع مع العقد.

Each one has to be read, verified, and followed up on across emails or Slack threads. وهذا يعطل كل دفعة.

تقوم أتمتة سير عمل المستندات بتحليل الفواتير عند وصولها، واستخراج أرقام أوامر الشراء ومبالغ الضرائب وبنود البنود وأسماء البائعين ومقارنتها بشروط العقد. يمكن لروبوتات الدردشة المالية تحديد الشروط غير المتطابقة باستخدام هذه البيانات قبل الموافقة على الفواتير.

الكشف عن انتهاكات قواعد الموظفين/البائعين في عملية التأهيل بالتجزئة

مع توسع الأعمال التجارية عبر الحدود والتحول إلى العمليات المختلطة، يزداد عبء العمل على كل من الموظفين والبائعين بسرعة. 

يقوم الموردون بإرسال الملفات بتنسيقات شركاتهم. يقوم المتعاقدون بتحميل المستندات من تطبيقات الأجهزة المحمولة. بعض النماذج عبارة عن نسخ ممسوحة ضوئياً من دورة الإعداد للعام الماضي - والبعض الآخر يفتقد أقساماً كاملة.

تقوم أتمتة المستندات بقراءة كل مستند عند وصوله. فهو يسحب المعرفات والتفاصيل الضريبية وتصنيفات الأدوار ويتحقق منها مقابل ما تعرفه أنظمتك بالفعل.

يتم الإبلاغ عن أي شيء منتهي الصلاحية أو غير متوافق قبل أن تلمسه الموارد البشرية أو المشتريات.

الملء التلقائي لقوائم التحقق من الامتثال للموقع في سير عمل الإنشاءات

في مواقع البناء، تظهر الوثائق كيفما أمكن. يلتقط المهندسون الميدانيون صوراً في منتصف المهمة - غير موسومة، وأحياناً غير مرتبة. تتم طباعة قوائم التدقيق وتعبئتها يدويًا ومسحها ضوئيًا في ضوء خافت وتحميلها بعد أيام.

يرى والدي هذا الأمر كل أسبوع، حيث يدير عمليات بناء البنية التحتية المدنية في مجال الاتصالات. مع وجود مئات الموظفين الموزعين على عشرات المواقع، لا يوجد وقت لتنظيف المدخلات، ولكن لا يزال يتعين أن تكون البيانات منطقية في الوقت الذي يتم فيه الإبلاغ عنها.

يتم ربط كل ملف بالموقع أو المهمة أو الفحص المناسب. يقوم نظام التشغيل الآلي بملء ما يمكنه ملؤه باستخدام قائمة مراجعة منظمة.

أفضل 5 أدوات لأتمتة سير عمل المستندات

1. Botpress

الأفضل لـ الفرق التي تقوم ببناء الأتمتة التي تبدأ في المحادثة ولكنها تحتاج إلى التعمق في البرامج والمستندات وواجهات برمجة التطبيقات وعمليات سير العمل ذات المنطق الثقيل.

Botpress عبارة عن منصة وكيل ذكاء اصطناعي تمنحك التحكم في كيفية التعامل مع المهام التي تعتمد على المستندات في الوقت الفعلي من خلال فهرسة المستندات بالذكاء الاصطناعي الأصلي من خلال المحادثات الطبيعية.

وهو مصمم لحالات الاستخدام التي تتنوع فيها المدخلات من حيث الوسيلة والشكل، وحيث تعتمد القرارات على تحليل ما هو موجود في الملف، وطلب المزيد من السياق، وتوجيه الإجراءات من خلال الأدوات المتصلة.

وغالباً ما يظهر هذا الأمر مع الموافقات، والإعداد، وإعداد التقارير، والدعم - في أي مكان يحتوي المستند على المعلومات، ولكن يحتاج الشخص إلى توضيح أو الخطوات التالية.

يمكنك تحديد كيفية تصرف الذكاء الاصطناعي باستخدام التدفقات والذاكرة والمطالبات. يمكنك تمرير البيانات إلى واجهات برمجة التطبيقات، والتي بمجرد فهرستها، يمكن استخدامها لإنشاء وكلاء يتخذون قرارات بناءً على ما يجدونه.

وعلى الرغم من قوة المنصة في التعامل مع أنواع البيانات المختلفة، إلا أنها تمنحك عمليات تكامل سهلة يمكن أن تساعدك بسهولة على نشر خط الأنابيب على منصات مختلفة مثل WhatsApp chatbot أو Telegram chatbot.

الميزات التي تدعم سير عمل المستندات:

• تحميل الملفات إلى قاعدة معرفية واستخراج إجابات محددة من خلال الدردشة
• ربط أدوات إدارة علاقات العملاء أو أدوات النماذج أو قنوات الاتصال أو منصات التوقيع
• استخدم التدفقات الديناميكية لجمع الحقول المفقودة أو تأكيد المعلومات في منتصف المحادثة
• انشرها على Slack أو WhatsApp أو Telegram أو مباشرةً في أدواتك الداخلية

التسعير:

• خطة مجانية: تشمل أداة إنشاء أساسية و1 روبوت و5 دولارات للذكاء الاصطناعي
• Plus: 89 دولارًا شهريًا - اختبار التدفق والتوجيه والتسليم البشري
• الفريق: 495 دولارًا أمريكيًا/شهريًا - الدخول الآمن والتعاون وتتبع الاستخدام المشترك
• المؤسسات: مخصص - للإعدادات المخصصة أو الحجم الكبير أو ضوابط الامتثال

2. Zapier

الأفضل ل: الفرق غير التقنية التي تحاول أتمتة سير عمل المستندات دون التعمق في تعقيدات معالجة البيانات

Zapier عبارة عن منصة تنسيق للذكاء الاصطناعي مصممة لربط الأدوات معًا. عندما يهبط مستند، يمكن لـ Zapier نقل البيانات وتحديث الأنظمة حولها، وتشغيل الخطوة التالية، والتأكد من أن كل شيء يتم مع البيانات متزامناً.

يمكنك إنشاء Zaps - تدفقات عمل خفيفة الوزن تتفاعل مع المشغلات وتقوم بتشغيل سلسلة من الإجراءات. يمكن أن يؤدي تحميل ملف من مستخدم إلى إدخال جديد في إدارة علاقات العملاء، أو رسالة بريد إلكتروني، أو رسالة إلى Slack أو مهمة يتم تسليمها إلى زميل في الفريق.

يعمل Zapier جيدًا جنبًا إلى جنب مع منصات مثل Botpress. يمكن إرسال المستند الذي يتم تحليله في المحادثة إلى Zapier والذي يقوم بعد ذلك بتوجيهه من خلال أداة تعبئة النماذج أو أداة توقيع أو تقويم أو أداة تحليلات.

الإمكانات الرئيسية لأتمتة المستندات:

• أكثر من 6,000 تكامل للتطبيقات - CRMs، والنماذج، والموقِّعين، والتخزين، وقواعد البيانات
• وحدات Webhook وواجهة برمجة التطبيقات لتشغيل المستندات بمرونة
• منطق التفرع والمرشحات والمنسقات لسير العمل المنظم
• يقترن بشكل جيد مع الروبوتات أو وكلاء الواجهة الأمامية الذين يحتاجون إلى تنفيذ موثوق للواجهة الخلفية

التسعير:

• مجانًا: 100 مهمة/شهرًا، تدفقات أحادية الخطوة
• البداية: 29.99 دولارًا أمريكيًا/شهريًا - 750 مهمة، منطق أساسي
• احترافي: 73.50 دولارًا أمريكيًا في الشهر - تدفقات متعددة الخطوات، ومرشحات، ومسارات
• الفريق والشركة: مخصص - للحجم، وضوابط الوصول، والدعم

3. ن8 ن

الأفضل ل: إعدادات صغيرة الحجم ذاتية الاستضافة حيث يجب استيعاب المستندات وتمريرها مباشرةً إلى نظام آخر.

n8n عبارة عن منصة أتمتة حيث يمكنك إنشاء تدفقات من خلال ربط الخطوات - webhook ومحلل تحليلي، وقاعدة بيانات، وروبوت.

يعمل على خادمك أو مثيل السحابة الخاص بك، ويمنحك طريقة مرئية لتحديد كيفية انتقال البيانات بين التطبيقات.

بالنسبة لأتمتة المستندات، فإنه يتعامل مع طبقة النقل. بمجرد أن تتم معالجة المستند في مكان آخر، يصبح n8n النظام الذي يرسل المحتوى إلى حيث يجب أن يذهب مع واجهة برمجة التطبيقات.

فهو يحتوي على واحدة من أفضل مكتبات الموصلات الموجودة، ويعمل بشكل جيد كجسر بين وكلاء المستندات، وإدارة علاقات العملاء، والموقّعين، ولوحات التحكم، والروبوتات.

الإمكانات الرئيسية لأتمتة المستندات:

• محرك أتمتة ذاتي الاستضافة مع رؤية كاملة للتنفيذ
• عقد HTTP، ومعالجة الملفات، وتحويل البيانات، واستدعاءات الخدمة
• متوافق مع خدمات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتحليل وخدمات LLM عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)

التسعير:

• استضافة ذاتية: مجاناً
• سحابة ستارتر: 20 دولارًا شهريًا - 5,000 عملية تنفيذ
• كلاود برو: 50 دولارًا شهريًا - متعدد المستخدمين، وحجم أكبر
• المؤسسات: مخصص - اتفاقيات مستوى الخدمة والوصول المتقدم والاستضافة الخاصة

4. PandaDoc

الأفضل ل: الفرق التي تحتاج إلى إنشاء مستندات مصقولة وقابلة للتتبع عبر منصات متعددة

PandaDoc هي عبارة عن منصة إنشاء مستندات قادرة على أتمتة سير العمل حول المستندات المرتبطة عبر منصات متعددة. PandaDoc أقرب إلى المبيعات وعمليات الحسابات من أتمتة الواجهة الخلفية.

يمكنك إعداد القوالب، وتمرير بعض الحقول، وربط المنصات التي تحتاج إلى التواصل، وتمنحك المنصة ميزات لجعل خط الأنابيب موثوقاً.

وهو يعمل بشكل جيد حيث يقوم chatbot أو وكيل الذكاء الاصطناعي بجمع المدخلات من المستخدمين ثم تمريرها إلى PandaDoc لإنشاء اقتراح أو اتفاقيات مملوءة مسبقاً.

تبدأ معظم الفرق بخطة Essentials، والتي لا تتضمن مجموعة أدوات الأتمتة الكاملة. وهذا يجعل من الصعب التوصية بالمنصة لمهام سير العمل المعقدة. ومع ذلك، فإن عمليات التكامل الأساسية وإطار عمل التسليم قوية بما يكفي لتبرير مكانها هنا.

الإمكانات الرئيسية لأتمتة المستندات:

• توقيعات إلكترونية مضمنة تتعقب المشاهدات والحالة
• الوصول المستند إلى الأدوار وتتبع الإصدار لسير عمل الفريق

التسعير:

• مجاني: التوقيعات الإلكترونية الأساسية وتحميل المستندات مجاناً
• الأساسيات: 19 دولارًا شهريًا لكل مستخدم - القوالب ومكتبة المحتوى
• الأعمال: 49 دولارًا شهريًا لكل مستخدم - تكامل CRM وسير عمل مخصص

5. DocuWare

‍الأفضللـ فرق العمل في الصناعات الخاضعة للتنظيم التي تحتاج إلى تخزين آمن وتوجيه المستندات القائم على القواعد.

DocuWare عبارة عن منصة لإدارة المستندات والتشغيل الآلي مصممة للتوسع. وهي تركز على البنية في تدفقات عمل المستندات وتعمل من خلال التقاط الملفات واستخراج البيانات وتوجيهها من خلال تدفقات عمل محددة مسبقًا مع التحكم الصارم في الوصول.

يتم استخدامه غالبًا في الموارد البشرية والمالية والقانونية، حيث من المرجح أن يتم تدقيق المستندات. أنت تقوم بإعداد التدفق، وتتولى DocuWare تحليل المستندات والتحقق من صحتها وتسليمها وتتبع الإصدار خلف الكواليس.

تميل المنصة إلى التحكم أكثر من المرونة، ولكن بالنسبة للفرق التي تحتاج إلى الرؤية والامتثال منذ اليوم الأول، فهي طبقة يمكن الاعتماد عليها في stack.

الإمكانات الرئيسية لأتمتة المستندات:

• منشئ سير العمل مع منطق المهام والموافقات
• الفهرسة المستندة إلى OCR للملفات الممسوحة ضوئياً
• الوصول المستند إلى الأدوار وتسجيل التدقيق
• سياسات الاحتفاظ بسير عمل الامتثال

التسعير: 

• مخصص: بناءً على المستخدمين والتخزين والوصول إلى الميزات. تتوفر خيارات السحابة والخيارات المحلية.

بدء أتمتة مهام سير عمل المستندات

يمكن لأي شخص مسح ملف PDF ضوئيًا - ولكن إذا كنت تريد أن تؤدي مستنداتك إلى نتائج حقيقية، فأنت بحاجة إلى هيكلية.

يربط Botpress المحتوى من ملفات PDF، والجداول، وصفحات Notion وجداول البيانات، وجداول البيانات، والمواقع الإلكترونية، وغير ذلك، ويحللها، ويحول المدخلات الأولية إلى بيانات قابلة للاستعلام يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي لديك التصرف بناءً عليها.

تنتقل هذه البيانات تلقائياً عبر المستخدمين والأدوات والأنظمة، مسترشدةً بالسياق الديناميكي لكل استعلام. مع خاصية HITL المدمجة والنشر متعدد القنوات، يمكنك توسيع نطاق أتمتة المستندات التي تعمل جنباً إلى جنب مع فريقك.

ابدأ البناء اليوم. إنه مجاني.

الأسئلة الأكثر تداولًا

هل يمكن لأتمتة سير عمل المستندات التعامل مع المستندات بلغات متعددة؟

نعم، يمكن لأتمتة سير عمل المستندات التعامل مع المستندات بلغات متعددة لأن نماذج الذكاء الاصطناعي الحديثة يتم تدريبها على بيانات متعددة اللغات ويمكنها معالجة النصوص بلغات مختلفة. ومع ذلك، يمكن أن تختلف الدقة اعتمادًا على مدى جودة تدريب الذكاء الاصطناعي على لغات ولهجات ومجموعات أحرف محددة، لذلك يجب على الشركات التي تتعامل مع لغات أقل شيوعًا أن تختبرها بدقة قبل النشر.

هل من الممكن دمج أتمتة سير عمل المستندات مع أنظمة CRM أو ERP الحالية الخاصة بي؟

من الممكن دمج أتمتة سير عمل المستندات مع أنظمة CRM أو ERP الحالية، حيث تدعم معظم المنصات الحديثة اتصالات واجهة برمجة التطبيقات (API) التي تسمح بتدفق البيانات من المستندات إلى سجلات العملاء وقواعد البيانات التشغيلية.

ما هي أنواع الشركات الأكثر استفادة من أتمتة سير عمل المستندات؟

تستفيد الشركات في قطاعات مثل الرعاية الصحية والمالية والقانونية والتأمين والبناء والتشييد وتجارة التجزئة أكثر من غيرها من أتمتة سير عمل المستندات لأنها تتعامل بشكل كبير مع كميات كبيرة من النماذج والعقود والفواتير والتقارير وسجلات الامتثال. يمكن لأي مؤسسة لديها عمليات متكررة وثقيلة المستندات توفير الوقت من خلال أتمتة كيفية التعامل مع المستندات وتوجيهها.

ما مدى أمان البيانات التي تتم معالجتها من خلال أدوات أتمتة سير عمل المستندات؟

يمكن أن تكون البيانات التي تتم معالجتها من خلال أدوات أتمتة سير عمل المستندات آمنة للغاية لأن المنصات ذات السمعة الطيبة تستخدم التشفير ومسارات التدقيق لحماية المعلومات الحساسة. ومع ذلك، يعتمد الأمان على البائع المختار وكيفية تهيئة النظام، لذلك يجب على الشركات التي تتعامل مع البيانات السرية التحقق من شهادات الأمان الخاصة بالمزود.

هل أحتاج إلى مهارات تقنية لإعداد أتمتة سير عمل المستندات، أم يمكن لغير المطورين التعامل معها؟

في حين أن بعض إعدادات أتمتة سير عمل المستندات المتقدمة تتطلب مهارات تقنية لعمليات التكامل المخصصة أو تكوينات واجهة برمجة التطبيقات، فإن العديد من الأدوات الحديثة توفر واجهات بدون رموز يمكن لغير المطورين استخدامها لإنشاء عمليات سير عمل المستندات وإدارتها. يمكن للمستخدمين غير التقنيين التعامل مع مهام مثل تحديد منطق التوجيه وإعداد قواعد الأتمتة، ولكن لا تزال التطبيقات المعقدة تستفيد من دعم تكنولوجيا المعلومات.