Document Workflow Automation: 4 Real Use Cases na Makatipid ng Oras

Ilang taon lang ang nakalipas, noong nagsusumikap ako sa Chem 101 sa aking mga undergrad na pag-aaral, ang semestre ay umikot — ang pandemya ay tumama, bago ang aming huling mga praktikal na lab.

At sa halip na mga pagsusulit, sinabi sa amin ng kolehiyo, "I-type ang iyong buong lab record sa isang PDF at isumite ito."

Limampung pahina ng sulat-kamay na mga talahanayan, mga formula, mga reaksyon, mga kalkulasyon — lahat ay manu-manong na-type para lamang makakuha kami ng pass grade. ngayon? I-scan ko ang buong bagay.

Ang mga ahente ng AI ay nagpapagana na ngayon ng mga daloy ng trabaho na makakabasa ng aking masamang sulat-kamay — sapat na para sa akin na mag-flag ng mga error, magtanong tungkol sa nilalaman, magpadala ng iba't ibang bersyon, at ipadala ang dokumento sa mga kasamahan sa koponan o mga tagapamahala nang hindi muling nagta-type ng isang salita.

Ang pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento ay kung ano ang pumipigil sa iyong mga sulat-kamay na "dilation" na lumabas bilang "mga delusyon" sa inbox ng ibang tao.

Ano ang document workflow automation?

Ang Document workflow automation (DWA) ay ang paggamit ng software upang ilipat ang mga dokumento sa isang hanay ng mga gawain — tulad ng pagkuha, pag-index, pagsusuri, pag-apruba, at paghahatid — nang hindi umaasa sa mga manual na handoff.

Ang DWA ay napapailalim sa mas malaking payong ng business process automation , na tumutulong sa mga team na palitan ang mga paulit-ulit na gawain sa dokumento ng maaasahan, na hinimok ng AI.

Ang automation ng dokumento ay ginamit upang umasa sa mga sistema ng OCR na nakabatay sa panuntunan na nag-scan ng mga character at nag-pull out ng text. Ngayon, kasama ang mga ahente ng AI, ang parehong mga daloy ng trabaho ay pinapagana ng mga tool na nauunawaan kung paano nakaayos ang isang dokumento at kung ano ang ibig sabihin ng bawat bahagi.

Sa pamamagitan ng paghahati-hati ng content sa mga structured, makabuluhang bahagi, maaaring i-feed ng mga ahente ng AI ang data na iyon sa mga system tulad ng mga CRM o ticketing platform para awtomatikong ma-trigger ng mga system na iyon ang mga tamang desisyon o mga susunod na hakbang.

Document Workflow Automation: Mga Pangunahing Tuntunin

Paano gumagana ang pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento?

Hakbang 1: Pagkuha at pag-digitize ng dokumento

Ang dokumento ay ina-upload bilang isang file — PDF, DOCX, email, o HTML. Ginagawa ng pag-parse ang file na iyon sa isang structured na representasyon na mauunawaan at magagamit ng system.

Hinahati ng pag-parse ang dokumento sa mga discrete na bloke — mga pamagat, talata, talahanayan, listahan, at footnote. Ang bawat bloke ay may label na may contextual metadata na tumutukoy sa tungkulin nito: ito man ay heading, value, label, o iba pa.

Ang pag-parse ay bumubuo ng isang layout-aware na mapa ng dokumento , na nakaimbak sa isang vector database . Ang mapa na ito ay nagiging base layer na ginagamit ng mga ahente ng AI upang mangatuwiran tungkol sa kung ano ang nasa loob at kung paano nag-uugnay ang bawat bahagi.

Hakbang 2: Pagkuha ng nauugnay na data mula sa bawat file

Kinukuha ng ahente ng AI ang na-parse na istraktura at sinimulang tukuyin kung ano ang mahalaga, kabilang ang:

• Mga field at entity : Mga pangalan, petsa, halaga, address
  
  
• Mga Relasyon : Aling mga value ang nabibilang sa kung aling mga label, aling mga seksyon ang nakasalalay sa iba
  
  
• Konteksto : Saang bahagi ng dokumento nagmula ang halaga — buod, talababa, legal na sugnay, atbp.

Ang prosesong ito ay tinatawag na AI document indexing. Ang bawat tipak ng nilalaman ay naka-embed at naka-imbak sa isang vector database, bilang isang semantikong kahulugan na maaaring hanapin ng ahente.

Kaya sa halip na "mag-scan" para sa mga keyword, maaaring itanong ng ahente:

"Saan sa dokumentong ito sumasang-ayon ang user sa mga tuntunin sa pagbabayad?"

Maaari pa ring ibalik ng ahente ang isang tumpak, sagot sa konteksto, kahit na ang mga parirala sa dokumento ay ganap na naiiba.

Hakbang 3: Pagruruta ng mga dokumento sa pamamagitan ng lohika at pag-apruba

Kapag na-index na ang content, makakapagdesisyon ang mga ahente ng AI tungkol sa kung ano ang susunod na mangyayari at kung ano.

Maaaring ilapat ang AI orkestra na ito sa dalawang antas:

• Antas ng dokumento : Ipadala ang buong file (hal., isang nilagdaang kontrata na ipinasa sa legal)
• Antas ng nilalaman : Magpadala lamang ng isang na-extract na seksyon (hal., isang naka-flag na sugnay o halaga ng invoice) 

Ang mga desisyon ng ahente ng AI ay hinihimok ng mga paunang natukoy na panuntunan at senyas. Halimbawa, maaaring turuan ng isang tagabuo ang kanilang ahente ng AI automation ng dokumento na may:

• Kung lumampas sa 60 araw ang mga tuntunin sa pagbabayad, i-flag para sa manu-manong pagsusuri
• Kung naaprubahan ang vendor at nilagdaan ang PO, mag-auto-forward para sa pananalapi

Mula rito, ang mga dokumento ay magsisimulang magsanga, magsanib, o magresolba batay sa kanilang nilalaman at nilalayon na paggamit.

Hakbang 4: Pag-iimbak at pagsubaybay sa structured na data ng dokumento para sa pagsunod

Sa yugtong ito, ang mismong dokumento ay nakaimbak na — ang mahalaga ngayon ay ang pagsubaybay kung paano ito ginamit.

Itinatala ng mga ahente ng AI ang bawat desisyong ginawa gamit ang dokumento. Maaaring kabilang dito ang:

• Anong mga bahagi ng dokumento ang na-access
• Anong mga halaga ang nakuha at ginamit
• Aling bersyon ang isinangguni
• Sino ang nag-apruba kung ano, at kailan

Ito ay bumubuo ng isang structured audit trail . Ito ay kung paano mo patunayan na sinusunod ang isang patakaran, kung bakit naaprubahan ang isang kontrata, o kung ano ang nag-trigger ng isang aksyon, nang hindi naghuhukay sa pamamagitan ng mga email o Slack .

Ang pagsubaybay na tulad nito ay ginagawang mga accountable system ang iyong mga daloy ng trabaho habang dinaragdagan ang paggamit.

Mga Pangunahing Benepisyo ng Pag-automate ng Mga Workflow ng Dokumento

Binabawasan ang oras ng turnaround sa mga departamento

Kapag may nag-upload ng dokumento, ito ay na-parse at inihahatid — na may tamang konteksto — sa sinumang kailangang kumilos dito.

Ang bawat isa sa loop ay nakikita ang parehong structured na bersyon mula sa simula, na nagpapaikli sa mga pag-apruba at pinipigilan ang mga paulit-ulit na handoff.

Ang ganitong uri ng pagkakahanay ay lalong nagiging malakas sa mga kaso ng paggamit ng automation, tulad ng isang lead generation na chatbot na nagruruta ng mga tugon sa mga team.

Binabawasan ang mga manu-manong error sa paghawak ng data

Kinukuha ng automation workflow ang file kung ano ito — na-scan, binibigkas, sulat-kamay, o na-export — at ginagawa itong structured na data.

At kung isasaalang-alang na 45% ng maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo sa US ay umaasa pa rin sa mga sulat-kamay na talaan upang pamahalaan ang data ng empleyado at vendor, ang mga pagkakamaling ito ay inilalagay sa pang-araw-araw na operasyon.

Kinukuha ng automation kung ano ang mahalaga at awtomatikong ini-link ito sa tamang record. Nangangahulugan iyon na mas kaunting pagwawasto at mas kaunting mga error sa simula.

Tinitiyak ang pagsunod sa patakaran sa mga transparent na daloy ng trabaho

Kapag lumipat ang isang dokumento sa isang workflow, kailangan mong malaman kung ano ang nangyari — sino ang nag-apruba nito, anong bersyon ang nakita nila, at kung paano ginawa ang mga desisyon.

Sinusubaybayan iyon ng automation bilang default. Ang bawat pakikipag-ugnayan ay naka-log sa sandaling mangyari ito. Itaas mo ang rekord at alam mo kung saan ito nakatayo.

Pinapababa ang mga gastos sa pagpapatakbo mula sa mga prosesong mabigat sa papel

Ang mga legacy na organisasyon ay nagpapatakbo pa rin ng mga kritikal na operasyon sa papel — mataas na dami, manual na daloy ng trabaho na walang mga pamantayan sa pag-upload at walang mga structured na format na ipapatupad. 

Iniulat ni McKinsey na 75% ng mga organisasyon ay gumagamit na ng AI sa hindi bababa sa isang function, ngunit 1% lang ang itinuturing na mature ang mga deployment na iyon.

Ang pag-i-index ng dokumento ay dating napakababa sa gastos. Ngunit sa mas bagong mga modelo ng visual na pag-embed, mabilis na bumaba ang presyo ng pagbubuo ng mga magulo na input.

Mga Halimbawa ng Document Workflow Automation

Nalalapat ang pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento saanman kailangan mong gawing magulo at hindi nakaayos ang mga dokumento sa isang bagay na mauunawaan at magagamit ng system. Kasama rito ang mga na-scan na form, PDF, mga spreadsheet — anumang bagay na hindi ginawa upang magkasya sa isang database. 

Ginagawang kapaki-pakinabang ng automation ang mga dokumentong iyon. Nagbibigay din ito sa iyo ng paraan upang masubaybayan kung paano tinitingnan, nire-reference, o ginagamit ang bawat piraso ng impormasyon — kahit isang parirala — sa iyong mga system.

Ang mga halimbawa sa ibaba ay nagpapakita kung paano iyon gumaganap sa apat na magkakaibang mga setting:

Pinagkasundo ang mga rekord ng pasyente sa mga pagbisita sa pangangalagang pangkalusugan

Ang bawat pagbisita sa pasyente ay nagdaragdag ng higit pang mga papeles - mga form ng paggamit, mga slip ng pahintulot, mga tala sa paglabas, mga sulat ng referral. Ngunit kung ang diagnosis ngayon ay hindi konektado sa reseta ng nakaraang taon, mawawala ang pangunahing konteksto.

Inaayos ito ng automation ng daloy ng trabaho ng dokumento sa pinagmulan sa pamamagitan ng pagbibigay-daan sa mga user na iruta ang mga hilaw na dokumento sa pamamagitan ng isang medikal na chatbot na binuo upang buuin ang klinikal na data.

Sa sandaling ma-upload ang isang file, awtomatiko itong na-parse. Ang mga ID ng pasyente, mga diagnosis, mga gamot, at mga pangalan ng provider ay kinukuha, na-normalize, at iniuugnay sa kasalukuyang talaan ng pasyente.

Sa halip na maghintay sa mga kahilingan sa talaan, ang mga pangkat ng pangangalaga ay nakakakuha ng konektadong view. Ang bawat pagbisita, pamamaraan, at reseta ay lumalabas sa konteksto, sa sandaling ginagawa ang mga pagpapasya.

Pag-flag ng hindi sumusunod na mga tuntunin sa pagbabayad sa mga pag-apruba sa pananalapi

Lumalabas na sira ang mga invoice. Dumating ang ilan bilang mga na-scan na larawan na walang metadata. Ang iba ay mga spreadsheet kung saan ang mga field ng buwis ay hindi nakahanay o ang mga kabuuan ay hindi tumutugma sa kontrata.

Ang bawat isa ay kailangang basahin, i-verify, at i-follow up sa mga email o Slack mga thread. Pinipigilan nito ang bawat pagbabayad.

Ang pag-automate ng workflow ng dokumento ay nag-parse ng mga invoice sa pagdating, nag-extract ng mga PO number, mga halaga ng buwis, mga line item, mga pangalan ng vendor, at sinusuri ang mga ito ayon sa mga tuntunin ng kontrata. Maaaring i-flag ng mga chatbot sa pananalapi ang mga hindi tugmang termino gamit ang data na ito bago maaprubahan ang mga invoice.

Pag-detect ng mga paglabag sa panuntunan ng empleyado/vendor sa retail onboarding

Habang lumalawak ang mga negosyo sa mga hangganan at lumilipat sa mga hybrid na operasyon, ang onboarding load para sa parehong mga empleyado at vendor ay mabilis na lumalaki. 

Nagsusumite ang mga vendor ng mga file sa mga format ng kanilang kumpanya. Ang mga kontratista ay nag-a-upload ng mga dokumento mula sa mga mobile app. Ang ilang mga form ay na-scan na mga kopya mula sa onboarding cycle noong nakaraang taon — ang iba ay nawawala ang buong seksyon.

Binabasa ng automation ng dokumento ang bawat isa pagdating nito. Kinukuha nito ang mga ID, mga detalye ng buwis, at mga pag-uuri ng tungkulin at sinusuri ang mga ito ayon sa alam na ng iyong mga system.

Ang anumang bagay na nag-expire o wala sa pagkakahanay ay na-flag bago ito kailangang hawakan ng HR o pagkuha.

Awtomatikong pagpuno ng mga checklist ng pagsunod sa site sa mga daloy ng trabaho sa konstruksiyon

Sa mga site ng konstruksiyon, nagpapakita ang dokumentasyon gayunpaman ito ay magagawa. Ang mga field engineer ay kumukuha ng mga larawan sa kalagitnaan ng gawain — walang label, kung minsan ay wala sa ayos. Ang mga checklist ay nai-print, pinupunan sa pamamagitan ng kamay, na-scan sa mahinang liwanag, at na-upload ilang araw mamaya.

Nakikita ito ng tatay ko bawat linggo, na namamahala sa mga civil infrastructure build sa telecom. Sa daan-daang empleyado na kumalat sa dose-dosenang mga site, walang oras upang linisin ang mga input, ngunit kailangan pa ring magkaroon ng kahulugan ang data sa oras na maiulat ito.

Ang bawat file ay naka-angkla sa tamang site, gawain, o inspeksyon. Pinupuno ng sistema ng automation kung ano ang magagawa nito gamit ang isang structured checklist.

Nangungunang 5 Tool para sa Document Workflow Automation

1. Botpress

Pinakamahusay para sa: Automation ng pagbuo ng mga koponan na nagsisimula sa pag-uusap ngunit kailangang maabot nang malalim ang software, mga dokumento, API, at mga workflow na mabigat sa lohika.

Botpress ay isang platform ng ahente ng AI na nagbibigay sa iyo ng kontrol sa kung paano pinangangasiwaan ang mga gawaing batay sa dokumento sa real time sa pamamagitan ng pag-i-index ng dokumento ng native AI sa pamamagitan ng mga natural na pag-uusap.

Ito ay ginawa para sa mga kaso ng paggamit kung saan ang mga input ay nasa parehong medium at format, at kung saan ang mga desisyon ay nakasalalay sa pag-parse ng kung ano ang nasa isang file, paghingi ng higit pang konteksto, at pagruruta ng mga aksyon sa pamamagitan ng mga konektadong tool.

Madalas itong naglalaro sa mga pag-apruba, onboarding, pag-uulat, at suporta — kahit saan ang isang dokumento ay nagtataglay ng impormasyon, ngunit ang isang tao ay nangangailangan ng kalinawan o mga susunod na hakbang.

Tinutukoy mo kung paano kumikilos ang AI gamit ang mga daloy, memorya, at mga senyas. Maaari kang magpasa ng data sa mga API, na, kapag na-index, ay magagamit upang lumikha ng mga ahente na gumagawa ng mga desisyon batay sa kung ano ang kanilang nahanap.

At habang matatag sa iba't ibang uri ng data, binibigyan ka ng platform ng mga madaling pagsasama na madaling makakatulong sa iyong i-deploy ang pipeline sa iba't ibang platform tulad ng WhatsApp chatbot o Telegram chatbot .

Mga feature na sumusuporta sa mga workflow ng dokumento:

• Mag-upload ng mga file sa isang knowledge base at kumuha ng mga partikular na sagot sa pamamagitan ng chat
• Ikonekta ang mga CRM, form tool, channel ng komunikasyon, o signature platform
• Gumamit ng mga dynamic na daloy upang mangolekta ng mga nawawalang field o kumpirmahin ang impormasyon sa kalagitnaan ng pag-uusap
• I-deploy sa Slack , WhatsApp , Telegram , o direkta sa iyong mga panloob na tool

Pagpepresyo:

• Libreng Plano: Kasama ang pangunahing tagabuo, 1 bot, at $5 na AI credit
• Plus : $89/buwan — pagsubok sa daloy, pagruruta, handoff ng tao
• Koponan: $495/buwan — SSO, pakikipagtulungan, nakabahaging pagsubaybay sa paggamit
• Enterprise: Custom — para sa mga custom na setup, mataas na volume, o mga kontrol sa pagsunod

2. Zapier

Pinakamahusay para sa: Mga non-teknikal na team na sinusubukang i-automate ang mga workflow ng dokumento nang hindi nababalot ng malalim sa mga masalimuot na pangangasiwa ng data

Zapier ay isang AI orchestration platform na binuo para sa mga tool sa pagtahi. Kapag dumating ang isang dokumento, Zapier maaaring ilipat ang data, i-update ang mga system sa paligid nito, i-trigger ang susunod na hakbang, at tiyaking tapos na ang lahat sa data na naka-sync.

Lumilikha ka ng Zaps — mga magaan na daloy ng trabaho na tumutugon sa mga nag-trigger at nagpapatakbo ng isang serye ng mga pagkilos. Ang pag-upload ng file mula sa isang user ay maaaring humantong sa isang bagong entry sa CRM, isang email, isang mensahe sa Slack , o isang gawaing ipinasa sa isang teammate.

Zapier gumagana nang maayos sa tabi ng mga platform tulad ng Botpress . Ang isang dokumentong na-parse sa pag-uusap ay maaaring ipadala sa Zapier , na pagkatapos ay ruta ito sa pamamagitan ng isang tagapuno ng form, isang pumirma, isang kalendaryo, o isang tool sa analytics.

Mga pangunahing kakayahan para sa automation ng dokumento:

• 6,000+ app integration — CRM, form, signer, storage, database
• Webhook at mga module ng API para sa mga flexible na trigger ng dokumento
• Sumasanga na lohika, mga filter, at mga formatter para sa mga structured na daloy ng trabaho
• Mahusay na ipinares sa mga bot o front-end na ahente na nangangailangan ng maaasahang pagpapatupad ng backend

Pagpepresyo:

• Libre: 100 gawain/buwan, mga solong hakbang na daloy
• Starter: $29.99/buwan — 750 na gawain, pangunahing lohika
• Propesyonal: $73.50/buwan — multi-step na daloy, filter, path
• Koponan at Kumpanya: Custom — para sa sukat, mga kontrol sa pag-access, at suporta

3. n8n

Pinakamahusay para sa: Maliit na sukat, self-hosted na mga setup kung saan ang mga dokumento ay kailangang ma-ingested at dumiretso sa ibang system.

Ang n8n ay isang automation platform kung saan ka bumuo ng mga daloy sa pamamagitan ng pagkonekta ng mga hakbang — a webhook , isang parser, isang database, isang bot.

Gumagana ito sa iyong server o cloud instance, at nagbibigay ito sa iyo ng visual na paraan upang magpasya kung paano gumagalaw ang data sa pagitan ng mga app.

Para sa automation ng dokumento, pinangangasiwaan nito ang layer ng transportasyon. Kapag naproseso na ang iyong dokumento sa ibang lugar, ang n8n ay nagiging system na nagpapadala ng nilalaman kung saan kailangan nitong pumunta sa isang API.

Ito ay may isa sa mga pinakamahusay na connector library out doon, ito ay mahusay na gumagana bilang isang tulay sa pagitan ng mga ahente ng dokumento, CRM, signer, dashboard, at bot.

Mga pangunahing kakayahan para sa automation ng dokumento:

• Self-host na automation engine na may ganap na kakayahang makita sa pagpapatupad
• Mga node para sa HTTP, paghawak ng file, pagbabago ng data, at mga tawag sa serbisyo
• Tugma sa OCR, pag-parse, at LLM mga serbisyo sa pamamagitan ng API

Pagpepresyo:

• Self-host: Libre
• Cloud Starter: $20/buwan — 5,000 execution
• Cloud Pro: $50/buwan — multi-user, mas mataas na volume
• Enterprise: Custom — Mga SLA, advanced na pag-access, pribadong pagho-host

4. PandaDoc

Pinakamahusay para sa: Mga koponan na kailangang bumuo ng pinakintab, nasusubaybayang mga dokumento sa maraming platform

Ang PandaDoc ay isang platform ng pagbuo ng dokumento na may kakayahang mag-automate ng mga daloy ng trabaho sa paligid ng mga dokumento na nakatali sa maraming platform. Ang PandaDoc ay mas malapit sa mga benta at account ops kaysa sa backend automation.

Nagse-set up ka ng mga template, pumasa sa ilang field, itali ang mga platform na kailangang makipag-ugnayan at ang platform ay nagbibigay sa iyo ng mga feature para gawing maaasahan ang pipeline.

Ito ay mahusay na gumagana kung saan ang isang chatbot o AI agent ay nangongolekta ng mga input mula sa mga user at pagkatapos ay ipinapasa ito sa PandaDoc upang bumuo ng isang panukala o mga paunang napunan na mga kasunduan.

Karamihan sa mga team ay nagsisimula sa Essentials plan, na hindi kasama ang buong automation toolkit. Ginagawa nitong mas mahirap irekomenda ang platform para sa mga kumplikadong daloy ng trabaho. Gayunpaman, ang mga pangunahing integrasyon at balangkas ng paghahatid ay sapat na malakas upang bigyang-katwiran ang lugar nito dito.

Mga pangunahing kakayahan para sa automation ng dokumento:

• Mga naka-embed na eSignature na sumusubaybay sa mga view at status
• Pag-access na nakabatay sa tungkulin at pagsubaybay sa bersyon para sa mga daloy ng trabaho ng team

Pagpepresyo:

• Libre: Mga Pangunahing eSignature at pag-upload ng dokumento
• Mga Mahahalaga: $19/buwan bawat user — mga template at library ng nilalaman
• Negosyo: $49/buwan bawat user — Mga pagsasama ng CRM at custom na daloy ng trabaho

5. DocuWare

Pinakamahusay para sa: Mga koponan sa mga regulated na industriya na nangangailangan ng secure na storage at pagruruta ng dokumento na nakabatay sa panuntunan.

Ang DocuWare ay isang pamamahala ng dokumento at platform ng automation na binuo para sa sukat. Nakatuon ito sa istruktura sa mga workflow ng dokumento at gumagana sa pamamagitan ng pagkuha ng mga file, pagkuha ng data, at pagruruta sa mga ito sa pamamagitan ng mga paunang natukoy na daloy ng trabaho na may mahigpit na kontrol sa pag-access.

Ito ay kadalasang ginagamit sa HR, pananalapi, at legal, kung saan ang mga dokumento ay malamang na ma-audit. Ise-set up mo ang daloy, at pinangangasiwaan ng DocuWare ang pag-parse, pagpapatunay, mga handoff, at pagsubaybay sa bersyon sa likod ng mga eksena.

Ang platform ay nakahilig sa kontrol sa flexibility, ngunit para sa mga team na nangangailangan ng visibility at pagsunod mula sa unang araw, ito ay isang maaasahang layer sa stack .

Mga pangunahing kakayahan para sa automation ng dokumento:

• Tagabuo ng workflow na may lohika ng gawain at mga pag-apruba
• OCR-based na pag-index para sa mga na-scan na file
• Pag-access na nakabatay sa tungkulin at pag-log ng pag-audit
• Mga patakaran sa pagpapanatili para sa mga daloy ng trabaho sa pagsunod

Pagpepresyo: 

• Custom: Batay sa mga user, storage, at access sa feature. Available ang mga opsyon sa cloud at on-prem.

Simulan ang Pag-automate ng Mga Workflow ng Dokumento

Kahit sino ay maaaring mag-scan ng isang PDF — ngunit kung gusto mong ang iyong mga dokumento ay makapaghatid ng mga tunay na resulta, kailangan mo ng istraktura.

Botpress nagkokonekta at nag-parse ng nilalaman mula sa mga PDF, talahanayan, Notion mga page, spreadsheet, website, at higit pa, ginagawa ang mga raw input sa queryable na data na maaaring aksyonan ng iyong mga ahente ng AI.

Awtomatikong gumagalaw ang data na iyon sa mga user, tool, at system, na ginagabayan ng dynamic na konteksto ng bawat query. Gamit ang built-in na HITL at multi-channel deployment, maaari mong sukatin ang automation ng dokumento na gumagana kasama ng iyong team.

Simulan ang pagtatayo ngayon . Ito ay libre.

Mga FAQ

Maaari bang pangasiwaan ng automation ng daloy ng trabaho ng dokumento ang mga dokumento sa maraming wika?

Oo, ang pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento ay maaaring humawak ng mga dokumento sa maraming wika dahil ang mga modernong modelo ng AI ay sinanay sa maraming wikang data at maaaring magproseso ng teksto sa iba't ibang wika. Gayunpaman, ang katumpakan ay maaaring mag-iba depende sa kung gaano kahusay ang AI ay sinanay sa mga partikular na wika, diyalekto, at set ng character, kaya ang mga negosyong nakikitungo sa hindi gaanong karaniwang mga wika ay dapat na masusing subukan bago i-deploy.

Posible bang isama ang pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento sa aking umiiral na CRM o ERP system?

Posibleng isama ang pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento sa mga umiiral nang CRM o ERP system, dahil karamihan sa mga modernong platform ay sumusuporta sa mga koneksyon sa API na nagpapahintulot sa data mula sa mga dokumento na dumaloy sa mga talaan ng customer at mga database ng pagpapatakbo.

Anong mga uri ng negosyo ang higit na nakikinabang sa pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento?

Ang mga negosyo sa mga industriya tulad ng pangangalagang pangkalusugan, pananalapi, legal, insurance, konstruksiyon, at retail ay higit na nakikinabang mula sa pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento dahil sila ay nakikitungo nang husto sa mataas na dami ng mga form, kontrata, invoice, ulat, at talaan ng pagsunod. Ang anumang organisasyon na may paulit-ulit, mabigat na proseso ng dokumento ay makakatipid ng oras sa pamamagitan ng pag-automate kung paano pinangangasiwaan at dinadala ang mga dokumento.

Gaano ka-secure ang data na naproseso sa pamamagitan ng mga tool sa automation ng workflow ng dokumento?

Ang data na naproseso sa pamamagitan ng mga tool sa pag-automate ng workflow ng dokumento ay maaaring maging lubos na secure dahil ang mga kagalang-galang na platform ay gumagamit ng encryption at mga audit trail upang protektahan ang sensitibong impormasyon. Gayunpaman, nakadepende ang seguridad sa napiling vendor at kung paano na-configure ang system, kaya dapat i-verify ng mga negosyong humahawak ng kumpidensyal na data ang mga sertipikasyon ng seguridad ng provider.

Kailangan ko ba ng mga teknikal na kasanayan upang i-set up ang pag-automate ng daloy ng trabaho ng dokumento, o maaari ba itong pangasiwaan ng mga hindi developer?

Bagama't ang ilang advanced na pag-setup ng automation ng workflow ng dokumento ay nangangailangan ng mga teknikal na kasanayan para sa mga custom na pagsasama o mga configuration ng API, maraming modernong tool ang nag-aalok ng mga interface na walang code na magagamit ng mga hindi developer para bumuo at mamahala ng mga workflow ng dokumento. Ang mga hindi teknikal na user ay maaaring humawak ng mga gawain tulad ng pagtukoy sa lohika ng pagruruta at pagtatakda ng mga panuntunan sa automation, ngunit ang mga kumplikadong pagpapatupad ay nakikinabang pa rin sa suporta sa IT.